Torne suas reuniões menos insuportáveis
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Algumas reuniões são evitáveis – ou mesmo substituÃveis por outras formas de comunicação e integração. Mas não podemos escapar inteiramente delas, portanto vale a pena relembrar algumas providências simples para aumentar a efetividade das suas reuniões.
Infelizmente os erros na preparação de reuniões são comuns demais. Eu queria ganhar R$ 3,14 para cada vez que fui convidado (ou convocado) para alguma reunião em que o responsável:
- Não definiu ou divulgou o tema e os tópicos da pauta.
- Não marcou com antecedência, ou não avisou a tempo todos que deveriam participar.
- Não definiu claramente a duração (à s vezes nem mesmo o horário certo de inÃcio…).
- Convocou as equipes inteiras, para não ter de analisar quem precisaria participar.
- Não providenciou ou distribuiu atas ou registros do que foi tratado e decidido.
Reconhece estas situações? Pois você não está sozinho! Foi por isso que, por sugestão do leitor Leandro Jekimim, reuni uma coleção das melhores dicas sobre reuniões já publicadas aqui no Efetividade, a começar pelo artigo essencial, com dicas simples para reuniões mais produtivas, que trata justamente de como evitar os erros mencionados acima, e ainda sugere (mais detalhadamente), que você:
- Defina um secretário encarregado do relógio e do registro. Se ninguém quiser este papel, você pode instituir um rodÃzio!
- Tenha uma polÃtica clara e explicitada sobre telefonemas, computadores e smartphones durante a reunião.
- Pule as discussões operacionais paralelas que possam ser melhor discutidas diretamente entre os envolvidos.
- Desestimule a polarização e os monólogos.
- Gere decisões efetivas, incluindo o próximo passo de cada tema, o responsável por ele e seu prazo.
- Deixe a discussão de temas fora da pauta apenas para o final, após encerrar a pauta divulgada previamente.
O mesmo artigo ainda apresenta um esqueleto de uma boa pauta e de uma boa ata executiva, mas o tema das atas é importante a ponto de receber atenção especial em mais 2 artigos:
- Modelo de ata РComo secretariar reuni̵es com efetividade
- Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais
Havendo ou não ata, é provável que você se interesse por tomar notas sumarizando os pontos da reunião que o afetam diretamente. Cada pessoa tem seu estilo, mas algumas dicas podem tornar mais fácil a posterior recuperação das informações anotadas, e sua conversão em ação efetiva. Vamos a elas:
- Como tomar notas com efetividade
- 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade
Para mim, a principal razão de uma reunião tirar seus participantes do sério é não começar nem terminar na hora agendada. A pontualidade é importante, especialmente quando envolve a produtividade de tantas pessoas, todas elas tão importantes para um assunto de interesse comum, a ponto de serem chamadas para a reunião. Portanto, este tema também merece atenção:
- Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
- Sempre atrasado? Aprenda como fazer o relógio trabalhar a seu favor.
- 5 razões para começar a chegar mais cedo nos seus compromissos
Mas não adianta cumprir religiosamente os horários se eles tiverem sido mal escolhidos, por isso o artigo “Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade” explica algumas providências simples que facilitam a escolha do melhor agendamento.
Você já viu alguém entusiasmado demais com sua presença na reunião, ou com o que acredita ser o seu papel no grande esquema do universo, fazer papel de bobo em uma reunião, ou desrespeitar os outros sem nem mesmo perceber? Eu já, várias vezes, e por isso escrevi estes 2 artigos:
- Quer ser mais ouvido? Experimente falar menos!
- Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
Para terminar, não poderia ser outro o link: “Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões“.
E boa reunião para você!
Nadal comentou:
em October 16 2008 @
Eu tenho uma teoria sobre reuniões: Não há assuntos que demandem mais de 30 minutos para serem resolvidos por três pessoas – exceto quando os participantes da reunião desconhecem os assuntos a serem tratados (não fizeram a lição de casa), quando não estão presentes pessoas importantes para a solução dos problemas (e.g. quem é competente para tomar a decisão ou para executá-la), e sobretudo quando a reunião é meramente informativa (i.e. o “chefe” já decidiu unilateralmente, sem ouvir sua equipe, e convoca a reunião para informá-la da decisão).
Monthiel comentou:
em October 16 2008 @
Olá Augusto,
Ótimo artigo. Realmente reuniões se não forem bem organizadas, tornam-se um saco tanto para o mediador quanto para todos os demais…
Nadal, concordo inteiramente contigo. Não há assunto que leve mais de 30 minnutos, a não ser que não tenham feito a lição de casa.
Forte abraço,
Monthiel
Nana comentou:
em October 16 2008 @
Outra dica:
Realizar reuniões sem cadeiras. Todos os participantes em pé. Niguém quer prolongar assuntos quando não pode estar confortavelmente instalado. Portanto,a reunião será mais rápida. Claro, isto não vale para encontros mais formais, mas assuntos rápidos podem ser resolvidos assim.
Boas reuniões!
Paul comentou:
em October 16 2008 @
… “fazer papel de bobo em uma reunião” …
Conheço uma pessoa bem assim. Esse indivÃduo fica tentando medir a reação das pessoas para cada um dos seus atos estranhos, mas na Internet, para ‘fins cientÃficos’, segundo o mesmo me informou.
Porém faz isso sempre com muita educação.
Felipe Araldi comentou:
em October 17 2008 @
Texto que veio muito bem a calhar para mim, que acabo de ingressar numa Comissão Eleitoral cheia de reuniões. Valeu muito reler os artigos e conferir as dicas dos comentários que foram sendo postados.
Links dos recrutas - Visionando - o Blog de Alex Hunter comentou:
em October 17 2008 @
[...] Torne suas reuniões menos insuportáveis [...]
Allan Vass comentou:
em October 18 2008 @
Excelente post!
“Algumas reuniões são evitáveis…” Nada pior que um calendário de reuniões para acabar em pizza.
Legais os modelos…
Abs.
Philipe comentou:
em October 22 2008 @
Boa dica :) + + +!
rascunho » Blog Archive » links for 2008-11-15 comentou:
em November 15 2008 @
[...] Torne suas reuniões menos insuportáveis « Efetividade.net Algumas reuniões são evitáveis – ou mesmo substituÃveis por outras formas de comunicação e integração. Mas não podemos escapar inteiramente delas, portanto vale a pena relembrar algumas providências simples para aumentar a efetividade das suas reuniões. (tags: http://www.efetividade.net 2008 mes10 dia14 ***** dicas reunião produtividade checklist blog_post) [...]
Rose Cunha comentou:
em December 20 2008 @
Se eu obedecer as regras de formatação, colocando dentro de uma margem bem próxima ao texto, salvá-la em formato PDF, ainda assim, devo transcrevê-la para o livro com folhas numeradas e manuscrito?
Sobrevivendo a reuniões: dicas de quem mantém a produtividade mesmo indo a 70 reuniões por semana « Efetividade.net comentou:
em January 13 2009 @
[...] Torne suas reuniões menos insuportáveis [...]