Modelo de ata – Como secretariar reuniões com efetividade
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Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a fazer as suas através de um modelo de ata simples, e aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.
Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo Dicas simples para reuniões mais produtivas.
Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
Secretariando com efetividade
O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.
As características básicas da formatação de atas são:
- texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
- números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
- sem emprego de abreviaturas ou siglas;
- sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
- todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”
Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:
Modelo de ata de reunião
Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas, portanto algumas das dicas do artigo “7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade” podem vir a calhar.
Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.
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Juliana Moraes de Carvalho comentou:
em April 17 2010 @
Gostaria de modelo de Ata de Assembléia para Conferencia, existe diferença do modelo apresentado acima?
obrigada
carlos edson oliveira da silva comentou:
em April 21 2010 @
gostaria de aprender a preencher uma ata de reuniao,pois iremos formar uma associacao flolclorica
Webert Clink comentou:
em April 26 2010 @
Augusto.. Vejo que entende mesmo da coisa.
Quem sabe poderia até tirar uma duvida.
Vi nos comentários anteriores que o uso do “paragrafo Unico” vem de muito tempo atras, desde o uso dos Manuscritos em livro atas.
Gostaria de saber se hoje há alguma regulamentação para isso. Se existem uma normatização dizendo sobre essa forma de escrever (paragrafo unico). Procurei saber se a ABNT normatizou essa escrita em paragrafo unico, mas não encontrei, quem sabe por não saber procurar.
Vc que entende muito melhor q eu, poderia me dizer se em algum lugar existe essa normatização, ou esse conjunto de normas tecnicas que conste a informação de que a ata deve ser redigida dessa maneira.
Sou a favor dessa maneira de escrita, mas como sou analista, preciso de fundamentação mais precisa de que a ata deve seguir alguns requisitos, tais como o paragrafo unico. Pois muitos não entendem o pq de exigirmos que a ata seja escrita dessa forma…
Desde ja muito obrigado!
augusto comentou:
em April 26 2010 @
Webert, não tenho conhecimento de uma norma (de aplicabilidade geral) que defina como deve ou não ser uma ata. Iniciativas de padronização internas ou metodológicas há muitas, mas todas em âmbito interno (regimento, regulamento interno e similares) ou sem valor legal (gramáticas, padrões acadêmicos, etc.).
Como essa tua questão já chegou aqui várias vezes, comecei a perguntar a quem a trazia (quando afirmava que determinada instrução era contrária às normas) qual a fonte das normas adotadas por elas. Recebi 2 tipos de resposta: alguma gramática (caso comum em quem quer saber como recorrer de correção de concurso público que tratava de ata), ou “mas se for assim o cartório não deixa registrar a ata”.
Portanto, considerando o teu interesse de analista, sugiro que explores o segundo caso acima – consulte um cartório em que ocorra registro de atas, pergunte quais as condições formais para registro lá, e qual a base delas.
Se chegar a algum resultado interessante, volte aqui para compartilhar conosco, ok?
Webert Clink comentou:
em April 27 2010 @
Ok! Valeu!!
edélcio luiz alves dos santos comentou:
em April 29 2010 @
Gostaria de saber se toda reunião registrada em ata deve ser também registrada em cartório para melhor segurança em que foi dita nas reuniões? e as assinaturas dos presentes deve ser no inicio ou no fim da reunião?
LUZIA CRISTINA DA SILVA comentou:
em April 30 2010 @
como deve ser corrigido a ata no caso de erro.
Ana Freitas comentou:
em May 2 2010 @
quando a pessoa que escreve a ata sempre falta e outra pessoa escreve a ata para ela, como finalizar a ata?
Maria Regina Araujo Souza comentou:
em May 24 2010 @
Tenho dúvida ao térnimo da ata, quanto as assinatura dá sequencia na mesma linha ou uma abaixo da outra. grata
Waleska comentou:
em May 26 2010 @
Bom dia, sou secretária de um orgão público, teve troca de subsecretário, ñ consta nenhum livro ata anterior, teremos uma reunião com todo o corpo efetivo da subsecretaria, como faço a abertura do livro ata? E devo colocar o nome de todos os funcionarios presente ou só dos principais cargos?
Obrigada
MICHELE comentou:
em June 2 2010 @
olá!!!!
queria saber como faço uma ata de curso,pois tenho que fazer uma ata de curso,tipo
o que foi comentado na sala de aula….
atenciosamente
Michele
Janaína comentou:
em June 7 2010 @
Gostaria de receber modelos de ata de reunião.
Desde já agradeço.
Janaína
ALINE BATISTA BONANOMI comentou:
em June 14 2010 @
OLÁ,
VOU COMEÇAR A PRENCHER A ATA DO GRUPO DE JOVENS EM QUE PARTICIPO,COMO É UMA REUNIAO SEMANAL E NAO TEM NENHUMA DECISAO A SER TOMADA DURANTE A MESMA POR SER COMO UMA CATEQUESE,GOSTARIA DE SABER QUAL A MELHOR MANEIRA DE PRENCHER,POIS ME INFORMARAM QUE TENHO QUE COLOCAR EM PAUTA CADA DETALHE DO QUE FOI FALADO NO ENTANTO AO MEU VER SERIA MELHOR DAR O RESULTADO FINAL DA REUNIAO ANTES QUE OS PRESENTES ASSINASSEM A ATA,ISTO É ERRADO?POR FAVOR ME DE UMA DICA,
DESDE JA AGRADEÇO
sueli comentou:
em June 16 2010 @
Qual a validade de uma ata feita alguns dias após a reunião, onde a secretaria disse que ” não teve tempo de elaborar a ata na propria reuniao e fez 5 dias após com informações das pessoas que estavam presentes”. Qual a validade juridica dessa ata?
augusto comentou:
em June 16 2010 @
Sueli, a única pessoa que pode lhe informar sobre a validade jurídica desta ata é o seu consultor jurídico, após estudar detalhadamente o caso concreto, e ver de que forma foi registrada esta afirmação que você diz ter sido feita por quem secretariou.
Marcos Roberto da Silva comentou:
em June 22 2010 @
Muito bem obrigado por colocar esta informacão de Ata na Internet, pois assim facilita muito o nosso trabalho, no dia a dia.
Sem mais agradeco.
Tenham Um Bom dia.
Marcos.
simone aparecida da silva comentou:
em June 23 2010 @
ola, gostaria de tirar uma duvida sobre a ata:quando iniciamos ela tudo deve ser escrito por extenso?e quando abordamos os assuntos pode colocar ex:1°assunto…gostaria que tirasse essa duvida.Sem mais ogrigada.
RAQUEL OLIVEIRA comentou:
em June 30 2010 @
Boa noite!
Congratulações ,Vocês ajudaram muito.
Deus os abençõe.
sara andrade comentou:
em July 7 2010 @
eu acho muito legal que estao fazendo
Odinei A. Sabatovicz comentou:
em July 18 2010 @
Foi importante encontrar este artigo. Assumi o cargo de secretário de uma entidade(casa) que atende e trata dependentes químicos. Eu não sabia o modo correto de redigir uma ata. Sou muito agradecido por essa informação.
José Antônio Lima Silva comentou:
em July 27 2010 @
a mesmapergunta eu faço ja perguntei como lavra uma ata penso que não é um bicho de sete cabeça mas é uma coisa complexa. que ate agora me custa etender
LUIZ EDUARDO CAMPELO comentou:
em July 27 2010 @
Boa Tarde gostaria de receber modelo de ata dereunião de grupo religioso – Igreja Evangelica,como por exemplo pose de Diretoria.
douglas comentou:
em July 30 2010 @
como fazer uma ata mais adecuada
Jamir Brito comentou:
em July 30 2010 @
Boa tarde
Gostei muito das explicações.
Gostaria de saber quando a ata e digitada e os assuntos ficam na 1ª pagina e não fica espaço para a as assinaturas, as mesmas podem ficar em uma pagina a sós?
Obrigado
Maria Helena Fernandes comentou:
em August 4 2010 @
Olá Bom dia!! queria saber como posso ler e entender uma ata, ja que nunca vis uma? tambem queria saber se o sait que estou lendo essa ata e seguro! aguardo retorno em eu email.
patricia cardoso comentou:
em August 12 2010 @
oi boa tarde .trabalho em uma empresa onde eu quem faço a ata…tenho dificuldade ao escrever a ata vc poderia dar alguma tipo de sugestão…e tambem começo a ata com esse dilema “”"”"”"”"” AO DIA VINTE DE AGOSTO DE DOIS MIL E DEZ DAS DEZESSETE HORAS AS DEZENOVE HORAS REUNIU-SE NA SALA DE REUNIÃO DA EMPRESA ——————– FUNCIANARIOS DA MATRIZ E SUAS FILIAS EM PAUTA FORAM COLOCADOS ALGUNS ASSUNTOS:GOSTARIA DE UMA OPNIÃO SE ESTA CERTO OU NÃO???? DESDE JÁ AGRADEÇO PELA ATEÇÃO!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Helena comentou:
em August 15 2010 @
a ata que não foi lida na plenária seguinte como deveria; Pode ser lida na próxima plenária? E como fica a correção? Eu leio a atual ou a anterior primeiro?
CONDOMINIO comentou:
em September 1 2010 @
ATAS DEVEM SEMPRE SER ASSIM…
Tatiane comentou:
em September 1 2010 @
Gostaria de saber se ata tem número.
augusto comentou:
em September 1 2010 @
Não, a ata é associada a um evento. Ela é referenciada pela identificação do evento: ata da reunião tal, do grupo tal, no local tal, data tal.