Modelo de ata РComo secretariar reuni̵es com efetividade
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Atas de reunião de condomÃnio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a fazer as suas através de um modelo de ata simples, e aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visÃvel nas reuniões.
Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.
Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de inÃcio e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluÃdas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo Dicas simples para reuniões mais produtivas.
Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difÃcil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.
Secretariando com efetividade
O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponÃvel na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.
As caracterÃsticas básicas da formatação de atas são:
- texto completamente contÃnuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
- números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
- sem emprego de abreviaturas ou siglas;
- sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
- todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);
Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponÃveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”
Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:
Modelo de ata de reunião
Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifÃcio-sede situado em MarÃlia – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no perÃodo. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluÃda no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro AnÃbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluÃda na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.
Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legÃvel devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas, portanto algumas das dicas do artigo “7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade” podem vir a calhar.
Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomÃnios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.
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Érica Lucas comentou:
em June 14 2011 @ 10:31
Gostaria de saber se a pessoa que está presidindo uma reunião pode ser a mesma a realizar a ata. E se puder, como deve fazê-lo?
Obrigada!
Clara Dalmacio Lima Filha comentou:
em June 19 2011 @ 20:23
Não é comentário e sim solicitaçao.quero modelo de ata de reuniao escolar,com os seguintes assuntos:Encerramento do primeiro semestre,comemoraçao do dia dos pais e desfile do dia Sete de Setembro.Mande para o meu e-mail.Desde ja agradeço.é que eu estou iniciando um trabalho como Secretaria em uma escola,mas não tenho curso de Secretariado.
Telma comentou:
em June 22 2011 @ 01:51
ATA Nº 06
Reunião Extraordinária da Brigada de incêndio
Aos trinta dias do mês de maio de dois mil e onze, à s quatorze horas, na sala de reuniões da Cooperativa Central Oeste Catarinense – Unidade Faer II, situada na Rua Itália, 1526 Erechim – RS. Reuniram-se os brigadistas lideres de setores, conforme lista de presença em anexo, juntamente com o Técnico de Segurança do Trabalho, Sr. Vitor Argenta e a Coordenadora Geral da Brigada de Incêndio, Sr.ª Cariza Beal Toigo, para assuntos de interesse: O Técnico de Segurança do Trabalho Sr. Vitor Argenta iniciou a reunião cumprimentando a todos pela presença, e distribuiu desenhos das plantas de cada setor correspondente aos presentes, para que os lÃderes orientassem os outros brigadistas em cada setor, sobre o procedimento que deverão realizar no treinamento de evacuação, que será realizado no dia sete de junho de dois mil e onze, podendo ser adiado em caso de chuva, para outro dia ainda não definido, O brigadista lÃder, Sr. Marcos Roberto Oliveira dos Santos foi informado pelo Técnico de Segurança do Trabalho, Sr. Vitor Argenta que já está disponÃvel o megafone para uso, no setor de espostejamento. Foram definidos três pontos de encontro, sendo o primeiro ponto de encontro próximo a sala de treinamento, o segundo em frente ao pátio, e o terceiro ponto é próximo ao setor de expedição. Será anunciado a todos os funcionários da empresa, sobre o treinamento, através de avisos no mural e nas reuniões. O brigadista lÃder, Sr. Marcos Roberto Oliveira dos Santos pediu uma orientação sobre as luvas de malha de aço, se deveriam ser retiradas e deixadas sobre as mesas ou não, ficou decidido que as luvas de malha de aço devem ser deixadas sobre as mesas. Foram dados os nomes dos brigadistas lideres responsáveis por cada setor, sendo que nos setores de Abate, SPA, Miúdos Externos e Deposito de caixas de papelão, ficam as responsáveis, Brigadista lÃder Sr.ª Elizabete de Fátima Fuzinatto Morandi, Brigadista lÃder Srª. Keli Cristina Zapello, Brigadista lÃder Sr.ª Elenice Soares de Lima. Para os setores de Administrativo e Gerência, fica responsável a coordenadora geral da brigada de incêndio Srª. Cariza Beal Toigo. Para auxiliar nas saÃdas de emergência do setor de Espostejamento ficaram os brigadistas lideres Sr. Vagner Luis Kuciak e o Sr. Victor Jorge Longo. No setor de Beneficiamento de Tripas ficaram responsáveis as brigadistas lÃderes Srª. Liciane Aparecida Scherer e Srª. Simone Grabowski, setores de Controle de Materiais e Sala de Carimbo, fica responsável a Brigadista lÃder Srª. Giseli dos Santos. Nos setores de Controle de Qualidade, Departamento de Produção e Restaurante Industrial, são responsáveis as brigadistas lÃderes Srª. Janete Wisoski e Srª. Adriane Ana Radetski. Nos setores de Curados, Fumeiros e Salas de Cura, fica responsável a brigadista lÃder Srª. Ruth Soares e o cipeiro Sr. Jair Pansera, que irá auxiliar no treinamento. Os brigadistas lÃderes Sr, Paulo Henrique Rossetto, Srª. Dirlei Tânia Santos e Sr. Jonatas Delphini, são responsáveis pelos setores de Defumados e Câmera de Injeção de Bacon. Nos setores de Embutidos Cozidos A e Condimentos A, ficam responsáveis os brigadistas lÃderes Sr. Fernando Nadal e Srª. Aline Maria Cenci, e nos setores Embutidos Cozidos B e Condimentos B, ficam responsáveis os brigadistas lÃderes Sr. Rudivan do Carmo e Srª. Adriana Lima. Nos setores de Embutidos Frescais A e Embalagem Secundária A, são responsáveis as brigadistas lÃderes Srª. Tânia Lima de Aguiar e Srª. Vanessa Lima de Aguiar Bornelli. Nos setores de Embutidos Frescais B, Embalagem Secundária Frescais B, Fumeiros B, Sala de Curas B, Curados B e Sala de Carimbo B, ficaram responsáveis os brigadistas lÃderes Sr. Eliseu Paulinho Woievoda e Srª. Telma Elisa Moura. Setores de CMS e Espostejamento, ficam responsáveis os brigadistas lÃderes Sr. Marcos Roberto Oliveira dos Santos e Srª. Mariela Santos de Lima. Setor de Fatiados/Temperados, a brigadista lÃder Srª. Cristiane Martins Lima fica responsável. Nos setores de Higienização e Higienização Monoblocos, são responsáveis os brigadistas lÃderes Sr. MaurÃcio de Bovi, Srª. Liliane de Mello e Srª. Dinamárcia Saccomori. Nos setores de LogÃstica Primária A, Túneis A e Refinaria, será responsável o brigadista lÃder Sr. Elisandro Salvi. Já nos setores de LogÃstica Primária B, Túneis B e Embalagem Embutidos Cozidos B, ficam responsáveis os brigadistas lÃderes, Sr. Dirceu José Lopes e Sr. Jeferson Czewski. Para os setores de Manutenção A, SaÃdas de Emergência Abate e Embutidos Cozidos A, fica responsável o brigadista lÃder Sr. Celso Luis da Silva Segundo, E para o setor de Manutenção B e SaÃdas de Emergência Abate, fica responsável o brigadista LÃder Sr. Vilmar Antônio Sadovnik. No setor de Operação de Calor (Caldeira) A, o brigadista lÃder Sr. Jorge Kominkiewicz, será o responsável, e no setor de Operação de Calor (Caldeira) B, fica responsável o Sr. Claudir Alberti. No setor de Presuntaria fica responsável o brigadista lÃder Sr. Maicon Gelson Garbin. No setor de Recepção de suÃnos B, fica responsável o brigadista lÃder Sr. Marcos de Vargas. Nos setores de Salga e Miúdos Internos, ficam responsáveis as brigadistas lÃderes Srª. Delia de Lima e Srª. Daniela Freitas, E para os setores de Sangria e Pocilgas, fica responsável o brigadista lÃder Sr. Gleisson Eredia. Sendo estes os assuntos, o técnico de segurança do trabalho Sr. Vitor Argenta, encerrou a presente reunião da brigada de incêndio, e para que constasse eu Srª. Telma Elisa Moura, secretária da brigada de incêndio, lavrei a presente ata, que após lida e julgada será assinada por mim, e pelos demais presentes conforme lista de presença.
aqui está a minha última ata, eu gostaria de saber se está correto, e como posso melhorar e deixá – la um pouco diferente.
sou secretária da brigada de incêndio na empresa onde trabalho. se puder ajudar agradeço.
José dos Santos Almeida comentou:
em June 24 2011 @ 17:50
E uma Ata legionária (ou seja da Legião de Maria) um grupo católico como deve ser feita?
(%$$#@!&**) comentou:
em June 27 2011 @ 20:57
souuuuuuuuuuuuuuuuu burrrrrrrraaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Tania comentou:
em July 5 2011 @ 09:38
O que posso faser para fser um bom relatório,
No último final de semana, o coordenador do meu curso de pós graduação (em gerenciamento de projetos, veja só) realizou uma reunião com os alunos para coletar feedback, especialmente na forma de sugestões sobre como corrigir os problemas do curso, comentou:
em July 23 2011 @ 00:28
[...] – sou um fã de atas e resumos executivos, e recomendo a leitura do meu artigo anterior (“Modelo de ata – Como secretariar reuniões com efetividade“) sobre atas [...]
Ata de Reunião – tome nota !!! « Acordo Coletivo (Empregados Petroleiros e Bancários) comentou:
em July 23 2011 @ 00:35
[...] – sou um fã de atas e resumos executivos, e recomendo a leitura do meu artigo anterior (“Modelo de ata – Como secretariar reuniões com efetividade“) sobre atas [...]
Modelos de ata de reunião | Modelo ata de reunião comentou:
em July 24 2011 @ 13:35
[...] Efetividade [...]
fredson marcos da costa lima comentou:
em August 1 2011 @ 22:06
gostaria de receber no meu amail como prepara ata coretamente
MARCIA comentou:
em August 22 2011 @ 16:54
como fazer uma ata quando recebo o malote com documentaçao, para a pessoa que me entrega o malote
Rosel comentou:
em September 13 2011 @ 22:58
Muito obrigada pelo bonito site porque aqui posso aprender a fazer a acta.
sou uma funcionaria de Timor-Leste
Cleide Melo Cavalcante comentou:
em September 28 2011 @ 02:50
As rientações me ajudaram bastante para redigir a minha primeira ata para formação do conselho local de saude do meu distrito sanitário. obrigada
Solaine Palmonari comentou:
em September 28 2011 @ 11:06
Ola…
Eu comecei uma ata e uma folha so nao deu, posso passar p/ outra folha sem enumerar? Ou tem que colocar continuação?
cintia furtDO comentou:
em September 29 2011 @ 14:37
GOSTARIA DE RECEBER PELO MEU E-MAIL,FORMULARIOS DE COMO ESCREVER CORRETAMENTE ,
ATAS EM REÚNIÃO.
OFFICIOS.
SOLICITAÇÃO .
REQUERIMENTOS E EDITAIS DE CONVOCAÇÃO,
E FICAREI MUITO GRATO SE PODEREM ME AJUDAR.
ATENCIOSAMENTE
cintia furtdo
gilmar santos da conceição comentou:
em October 6 2011 @ 17:57
como fazer uma ata para um GRUPO JUNINOR
terezinha comentou:
em October 16 2011 @ 17:13
qual a margem nescessária para redigir uma ata no livro?
*-Cândida Q. Cristóvão comentou:
em October 18 2011 @ 13:21
Olá
gostei de ler a ata encontrada no texto, é simples, pratica e
objectiva.
sendo assim, gostaria de receber pelo meu Email o formularios de como escrever corretamente atas em reuniões, como fazer ofÃcios, solicitação, requerimento, convocatorias, relatorio de tesouraria e caixa e outros relatorios.
brigada.
maria comentou:
em November 2 2011 @ 19:52
apos essas inversao na tem nada mehor
Marina comentou:
em November 9 2011 @ 12:19
Estou concluindo um livro de Ata (nº 1) e a Ata atual a ser transcrita, ocupara parte deste Livro e o restante da redação irá para o Livro nº2. Pergunto: tem alguma orientação especial para esta transcrição, além do termo de encerramento do 1º livro e Tremo de Abertura do Livro nº 2?
Marina comentou:
em November 9 2011 @ 12:20
Estou concluindo um livro de Ata (nº 1) e a Ata atual a ser transcrita ocupará parte deste Livro e o restante da redação irá para o Livro nº2. Pergunto: tem alguma orientação especial para esta transcrição, além do termo de encerramento do 1º livro e Termo de Abertura do Livro nº 2?
Cynara Rodrigues comentou:
em November 20 2011 @ 18:30
Boa tarde… Gostaria de receber no meu E.mail dicas de como escrever um oficio e ata de reuniao.
Eve Klier comentou:
em November 22 2011 @ 12:35
Tenho uma dúvida em relação à atas: Após terminada e assinada pelos presentes, quando surge na hora uma alteração, como dar essa sequência???
Houve numa ata do colegiado da minha escola, uma alteração de nomes de membros de uma conmissão. A pessoa foi aprovada e no final da reunião desistiu. Tive que votar outro nome, mas a ata já estava terminada e com as assinaturas dos presentes. Fiz o seguinte: Coloquei EM TEMPO: e descrevi a alteração, pedindo para quem se encontrava ainda nas dependências assinar novamente. Mas, não soube como terminar esta alteração, então, só datei novamente. Agi corretamente?
Obrigada.
Eliana Arantes comentou:
em December 15 2011 @ 08:32
Olá,
gostei muito,pois,quando se tem uma referência e uma diferente da outra,vamos aprendendo.
E vejo que:quanto mais simples mais compreesiva
Muito obrigada.
Que Deus te abençoe.
Vera Lucia Oliveira de Souza comentou:
em December 26 2011 @ 22:35
que beleza este site. gostaria de receber modelo de ata para posse de conselho escolar. Obrigada!!!!
Cláudio Alves comentou:
em January 3 2012 @ 11:22
Sou secretário e efaço atas de reuniões tenho uma dúvida. As atas de reunião ordinária segue numeração de reunião extraordinária, ou vice-versa, ou tem um número diferente para cada tipo de reunião.
rosicarla comentou:
em January 12 2012 @ 09:47
Gostaria de receber pelo meu e-mail formulário ce como fazer uma Ata.
Francisca comentou:
em January 15 2012 @ 18:02
gostaria que me enviasse o modelo de ata de igreja. faço parte do concelho de uma igreja e nao sei como se faz a ata.
Agradeço! Francisca
irene comentou:
em January 26 2012 @ 06:50
Gostei do modelo simples de acta.obrigada
sergio comentou:
em January 31 2012 @ 20:04
finalizei uma ata,mas a diretoria ainda não assinol,cm posso acrescentar algo a mais?