Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade

13 Sep, 2007, por Augusto Campos Carreira, Técnicas

Efetividade.net é a sua fonte de informações originais e atualizadas sobre produtividade pessoal, efetividade, lifehacking, GTD e truques espertos para o seu dia-a-dia. Leia também:

Atas de reunião de condomínio, da CIPA, do clube ou da empresa: quem escapa delas? Aprenda a fazer as suas através de um modelo de ata simples, e aproveite a oportunidade de secretariar para começar a participar de forma mais ativa e visível nas reuniões.

Oferecer-se para secretariar as reuniões de que participa pode ser uma boa forma para que participantes de menor relevo na organização possam obter maior chance de interação com as equipes diretivas, e sem dúvida é uma oportunidade para se envolver de forma mais imediata com as discussões, se você souber desempenhar o seu papel com efetividade.

Secretariar uma reunião é muito mais do que tomar notas e posteriormente preparar e distribuir a ata. O secretário ou a secretária designada precisa exercitar a sua voz ativa, pois pode e deve assumir a responsabilidade de registrar quem está presente, controlar o horário de início e término, solicitar que pontos expostos sem clareza suficiente sejam adequadamente re-expostos ainda durante a reunião, acompanhar as questões não concluídas ao longo da reunião, sumarizando-as antes do encerramento e propondo que se delibere a respeito delas, e muitos outros papéis de grande importância operacional para a reunião, vários dos quais já foram definidos no artigo Dicas simples para reuniões mais produtivas.

Mas saber fazer uma boa ata é essencial para que o tiro não saia pela culatra. E não é difícil: embora o grau de formalidade necessária varie em cada organização e categoria de reunião, o formato de uma ata comum é bastante simples.

Secretariando com efetividade

O essencial é lembrar que a ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e *clara* as deliberações, resoluções e demais ocorrências de uma reunião ou outro evento. Após assinada pelo secretário e por todos os presentes, a ata constitui prova de que houve a reunião, das decisões nela tomadas, e das manifestações de todos os participantes.

Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página e reduzindo sua legibilidade, sob o ponto de vista tipográfico.

As características básicas da formatação de atas são:

texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens - ou seja, reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
números, valores, datas e outras expressões sempre representados por extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;
sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

Caso a ata esteja sendo registrada diretamente em livro de atas manuscrito, os confortos da edição do texto não estarão disponíveis. Neste caso, se houver erro do Secretário, o mesmo deverá ser imediatamente corrigido sem rasurar ou emendar, mas sim usando o “digo”, como no exemplo: “(…) O diretor propôs adquirir imediatamente vinte mil, digo, trinta mil unidades de matéria-prima (…)”. Caso perceba-se o erro apenas ao final da composição da ata, mas antes que a mesma seja assinada, pode-se retificar no término do texto, como no exemplo: “Em tempo: onde consta ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’”

Vamos a um modelo simplificado de ata de reunião:

Modelo de ata de reunião

Ata da reunião extraordinária para aprovação de despesa imprevista, realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X em nove de março de dois mil e oito, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília - São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’. Em seguida o Diretor-Financeiro solicitou ao Diretor de Operações que apresentasse suas estimativas de necessidade de realização de serviço extraordinário nas unidades fabris do estado do Paraná para o próximo trimestre, sendo atendido na forma de uma apresentação audiovisual que definiu os motivos para a realização de sete mil e duzentas horas extras por um total de mil e duzentos funcionários no período. Os aspectos relacionados à legislação trabalhista foram integralmente aprovados pelo Diretor de Recursos Humanos, e colocou-se em votação aberta junto ao conselho fiscal a disponibilização dos recursos para pagamento desta despesa não incluída no Plano Plurianual da Empresa X, resultando em aprovação unânime e imediata autorização de desembolso concedida ao Diretor-Financeiro. O Conselheiro Aníbal Pinheiro propôs a recomendação de que uma metodologia para estimativa de realização de serviço extraordinário seja incorporada a futuros planos plurianuais, tendo a moção sido aprovada por todos os presentes, e imediatamente incluída na pauta da próxima reunião ordinária da Diretoria Financeira. Nada mais havendo a tratar, foi lavrada por mim, Antônio Meira, a presente ata, assinada por todos os presentes acima nominados e referenciados.

Como você pode perceber, não se trata de um texto complexo de redigir, embora seja pouco legível devido à ausência de parágrafos. Secretariar a reunião, entretanto, exige destreza para acompanhar a discussão ao mesmo tempo em que se toma notas suficientemente detalhadas, portanto algumas das dicas do artigo “7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade” podem vir a calhar.

Para finalizar, uma dica especial para quem chama a si a responsabilidade de secretariar e produzir as atas de reuniões de grupos voluntários ou de organizações como condomínios e CIPAs: não se deixe levar pelo formalismo! O importante de uma ata é registrar com fidelidade e clareza o que se discutiu, sem deixar margem para alterações posteriores. Pense mais no conteúdo e menos no modelo, e você fará as atas mais efetivas.

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63 Comentários até agora - mostrando os 30 mais recentes (o conjunto completo dos comentários é exibido após as 21h)

Ana Maria comentou:

em March 6 2008 @

Trabalho na Secretaria de Ação Social,e tem uns dois meses que me nomeram como secretaria executiva estou tenho imensas dificudades, pois a Pauta a ser seguida, nem sempre é obedecida, os assuntos correm paralelos aos temas, várias pessoas falando ao mesmo tempo, enfim não tenho obtido resultados satisfatórios no meu desempenho de secretariar e redigir Atas.
Será que alguém pode me dar sugestões de como superar essas situações.
martha_nunes06@hotmail.com comentou:

em March 12 2008 @

valeu,me ajudou muito,é aprimeira vez eu escrevo uma ata e me foi pedido por um consultor do Ministério do turismo a escrever uma Ata de uma oficina sobre Residuos Sólidos, e ñ sabia por onde comecar,e essa ata vai para Brasilia,Deus ajude que eu tenha feito tudo certinhoooo.valeu
augusto comentou:

em March 17 2008 @

é necessário a assinatura de todos ao final da ata ou pode ser deliberado na reunião que assine a ata somente o presidente e o secretário? Obs. Isto foi questão de concurso público para a prefeitura de Porto Alegre.
joão vieira lopes comentou:

em March 17 2008 @

realmente e´ quase completa as informações sobre a ata gostaria que as perguntas dos internautas acima focem respondidas , ai sim estaria completa as dicas, ok. , porém valeu segura ai o meu muito obrigado.
Alessandra comentou:

em March 24 2008 @

Em uma ata, podem-se acrescentar detalhes que não foram transcritos no momento da reunião?
Grata
Luiz Otavio Melo Marigliani comentou:

em March 31 2008 @

Excelente o que aprendi com relação a escritura de ATAS, foi salutar aprender sobre este assunto.Gostaria de receber informações a respeito do Site.

Obrigado,

Luiz Marigliani
mary dalva comentou:

em April 1 2008 @

valeu pelas dicas de como redigir uma boa ata, estava precisando delas para fazer um trabalho de curso e consegui tudo que precisava saber aqui !!!
Isa Pimentel comentou:

em April 4 2008 @

Concordo plenamente com o João Vieira Lopes. Vocês poderiam responder às dúvidas dos internautas. Algumas são minhas também. E quando a gente sabe, até dá vontade de responder, mas vocês organizariam melhor as respostas.
Parabéns pelo site. Fui procurar Atas Eletrônicas e achei muitas dicas importantes para reuniões e anotações também.
Também adicionei aos meus Favoritos.
Carla Dayane Alves Costa comentou:

em April 4 2008 @

Parabéns!
Gostei muito de saber como se faz uma boa ata.
Tambem gostaria de saber como transformar um relatório
em ata.

Obrigada pela dica!
Shirley comentou:

em April 4 2008 @

A reunião pode ser gravada e ser transcrita posteriormente no livro de registro como ata?
Sendo assim poderia ser assinada na reunião seguinte?
Edla Maria Arcenio comentou:

em April 8 2008 @

Gostaria de saber aonde é feito o registro da ata, a empresa foi aberta em Londrina, é so la que pode ser registrada ?
Raquel comentou:

em April 14 2008 @

Estou para ser chamada à secretariar um conselho municipal na função de coordenar e secretariar as reuniões. Há tempos trabalhei com atas e reuniões mas não lembro, sinto que estou desatualizada. para tanto solicito ajuda de voces. Obrigada
Patricia Monsores comentou:

em April 15 2008 @

gostaria de agradecer pela ajuda que tive aqui no efetividade.net, pois hoje participo de reuniões e fiquei em dúvida na hora de passá-las para a Ata. Mas agoa que esclareci minhas dúvidas, está muito mais fácil…
SUZELENA comentou:

em April 18 2008 @

Gostaria de sabaer se quando o manuscrito numa ata não couber na folha, pode se continuar escrevendo no verso desta folha?
ROBSON MENDES comentou:

em April 20 2008 @

eu gostaria que voces mandasse pra mim um modelo de ata para associação de carros de som, e gostaria de saber quantas pessoas compoem a mesa da comissão quem são e qual a função de cada um.
nilta tavares barbosa neves comentou:

em April 22 2008 @

Gostaria de receber modelo de ata de reunioes de conselhos paroquiais(igrejas)obrigada por me atender.
André comentou:

em April 23 2008 @

Olá, sou universitário e preparo neste momento uma ata como parte de um projeto na faculdade. Já tinha alguma noção dos requisitos para se estruturar uma ata, porém sempre tive dificuldade de como organizar os dados e a ordem sequencial das informações.Fazendo uma pesquisa em um site de buscas, encontrei este excelente site, que com muita clareza e objetividade, me auxiliou na realização da ata.

Muito obrigado e meus parabéns !

André, 18 anos - Campinas - SP
André Luiz comentou:

em April 23 2008 @

Olá, sou universitário e preparo neste momento uma ata como parte de um projeto na faculdade. Já tinha alguma noção dos requisitos para se estruturar uma ata, porém sempre tive dificuldade de como organizar os dados e a ordem sequencial das informações.Fazendo uma pesquisa em um site de buscas, encontrei este excelente site, que com muita clareza e objetividade, me auxiliou na realização da ata.

Muito obrigado e meus parabéns !

André, 18 anos - Campinas - SP
yone de jesus sousa lopes comentou:

em April 24 2008 @

gostaria que voces me mandasse um modelo de ata pois sou universitaria e estou precisando fazer uma ata.obrigado
ROCHA DA MAMOL comentou:

em April 27 2008 @

PARABENS A TODOS PELA PARTICIPAÇÃO, CONTINUEM ASSIM.
ATAIDE » Blog Archive » Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade comentou:

em May 3 2008 @

[...] Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade [...]
Marli comentou:

em May 5 2008 @

paranbéns pelo sit muito interressante,pois ecrever com clareza e coesâo è muito imporatente nos dias atuais,eu gostei deste apredizado.
Marli comentou:

em May 5 2008 @

paranbéns pelo sit muito interressante,pois ecrever com clareza e coesâo è muito importante nos dias atuais,eu gostei deste apredizado.
Aparecida comentou:

em May 6 2008 @

Olá, faço parte de um trabalho voluntário em uma entidade, preciso me afastar, pois conselheira. Como redigir um documento pedindo afastamento? Meus modelo já estão ultrapassados. Obrigada. Um abraço!
Anderson comentou:

em May 7 2008 @

Olá, gostei muito das dicas sobre ATA. O site já está adicionado em meus favoritos.
Quero reforçar o pedido de outros acima para que as perguntas dos internautas sejam respondidas.
Claro que não prcisa responder perguntas cujas respostas estão dadas na matéria. A estas, sugiro aos colegas que leiam a matéria antes de fazerem perguntas.

Parabéns!

Att,
Ana Helena Veríssimo comentou:

em May 8 2008 @

Parabéns!!! Justamente estava procurnado algo para estudar sobre a Ata. Muito bem esclarecida!!!
Ana Helena Veríssimo comentou:

em May 8 2008 @

Parabéns!!! Justamente estava procurando algo para estudar sobre a Ata. Muito bem esclarecida!!!
Jean carlos dos santos comentou:

em May 8 2008 @

Olha eu estava justamente procurando um modelo de ata e achei. Porque eu estou formando um clube e precisava de um modelo agora é só fomar obrigado!
GERSON LUIZ comentou:

em May 14 2008 @

Preciso receber orientações para montar atas para o sindicato aonde trabalho. Eu sou obrigado a digitar sempre as atas nas reuniões e por ter pouca formação de redação, “apanho” bastante para fazer… então passo muitos apuros. Vcs podem me ajudar!?
gilberto comentou:

em May 14 2008 @

gostei muito das dicas confesso q não sabia nem por onde começar uma ata …valeu

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