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No último final de semana, o coordenador do meu curso de pós graduação (em gerenciamento de projetos, veja só) realizou uma reunião com os alunos para coletar feedback, especialmente na forma de sugestões sobre como corrigir os problemas do curso, e como melhorá-lo.

Me chamou a atenção que ele não estava tomando notas das sugestões, e nem pediu a ninguém para secretariar para ele. Pensei: “esse cara deve ter uma memória de elefante!” Infelizmente eu estava enganado. Eu e vários outros colegas demos várias sugestões, que foram debatidas e aceitas. Ao final, ele pediu: “então vocês me mandam por e-mail durante a semana as sugestões que discutimos aqui, ok?”

Um bom exemplo negativo para uma futura aula que trate da gestão do conhecimento? Pode ser, mas infelizmente eu estou entre os prejudicados - já que provavelmente nem todo mundo que deu sugestões vai lembrar de enviá-las, e mesmoos que lembrarem talvez não recordarão de todas - , e me sinto ainda pior por não ter tomado eu mesmo a iniciativa de fazer uma ata informal durante a reunião, como é o meu hábito - sou um fã de atas e resumos executivos, e recomendo a leitura do meu artigo anterior (”Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade“) sobre atas formais.

Para contrabalançar, um exemplo um pouco melhor: estou em curso (de Gestão por Competências) durante toda esta semana - talvez você tenha percebido que o site está com poucas atualizações, e esta é a razão. A turma está lotada de colegas de trabalho, e ontem no coffee break surgiu uma idéia interessante, que acabou virando uma reunião informal, em que estavam presentes os principais executivos envolvidos no tema. Discutiu-se a questão em profundidade, mas mais uma vez não havia ninguém secretariando. Desta vez pelo menos há uma boa justificativa: não foi uma reunião agendada e nem oficial, foi um encontro ad hoc no cafezinho do auditório.

Mas desta vez, ainda com a experiência de sábado vívida na memória, agi diferente. Assim que retornei para o auditório, peguei uma folha e fiz o registro informal, de memória mesmo, das conclusões da reunião. Circulei-o entre os participantes, obtive sua aprovação (também informal, tanto quanto a reunião e esta “ata”), e me baseei nisso para tomar a primeira atitude no sentido de acionar as equipes que vão iniciar os estudos sobre o novo projeto que surgirá. Muito melhor do que sábado, certo? E os frutos já começaram a surgir.

Vamos, portanto, dedicar alguns minutos e linhas a discorrer sobre a importância das atas, resumos, memórias e registros de reuniões.

Ata de reunião

Qual não foi a minha surpresa, após passar pela experiência narrada acima, ao chegar em casa e tropeçar no artigo “If you don’t take down meeting minutes you’ll hate yourself“?

O autor narra uma experiência similar, e fala um pouco sobre o valor das atas. Vou me basear na estrutura do texto dele para falar sobre o mesmo tema, e conto com seus comentários ao final, como de costume.

Por que você deve ter interesse em fazer e manter registros de reuniões? Há vários motivos, veja quais se encaixam em seu contexto pessoal:

• Como documento legal. Se for este o seu caso, dê bastante atenção à formalidade do documento, incluindo especialmente todas as assinaturas. Pode servir como base para garantir compromissos assumidos, ou mesmo para se defender em caso de acusações.
• Como simples registro. Daqui a 6 meses, pode ser interessante saber quem disse cada trecho, e quando. Se for esta a intenção, e a intenção for o uso administrativo e interno, em uma organização saudável, pode ser possível dispensar formalidades e até mesmo assinaturas - basta enviar os registros para todos os participantes por e-mail, e pedir que se manifestem em 48h caso discordem de algum trecho.
• Como instrumento de acompanhamento e cobrança. Especialmente em grupos de trabalho. É importante registrar na ata quem ficou responsável por cada tarefa definida em uma reunião. Assim, cada um dos participantes terá clareza do que precisará fazer, e a desculpa do “eu não sabia” não vai colar na próxima reunião!

Já escrevi recentemente um artigo ensinando a fazer atas formais, mas o texto de hoje acrescenta algumas dicas extras, que vou aproveitar:

• Faça a ata tão cedo quanto possível. Quanto mais cedo, mais útil. Transcreva suas anotações imediatamente, e circule entre os participantes, mesmo que a assinatura formal só possa ocorrer na próxima reunião.
• Obtenha por escrito o “de acordo” do responsável pela reunião. Mesmo no caso de atas informais, que não vão ter assinaturas dos participantes, obter o “de acordo” do presidente ou responsável pelo grupo pode ser uma medida sensata, e certamente amplia o potencial de convencimento do documento.
• CIRCULE a ata. Ela vale muito pouco se ficar apenas em suas mãos, ou se ficar guardada até a próxima reunião. Envie cópias a todos os participantes, citados e prováveis interessados, assim que obtiver a aprovação (ainda que informal) do responsável pela reunião ou do conjunto dos participantes.
• Se o evento for formal, proponha gravar o áudio. Em reuniões informais, gravar o áudio pode ser extremamente antipático. Se nem todos os participantes forem informados claramente, pode ser até anti-ético. Mas em reuniões formais (especialmente se forem públicas), gravar o áudio pode ser uma excelente forma de conseguir transcrições completas e fiéis. A não ser que você seja um excelente taquígrafo ;-)

Para resumir: tomar notas é bom por si só, e transformá-las em atas ou registros amplia em muito o seu valor. Não se esqueça disso na próxima reunião!