Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais
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No último final de semana, o coordenador do meu curso de pós graduação (em gerenciamento de projetos, veja só) realizou uma reunião com os alunos para coletar feedback, especialmente na forma de sugestões sobre como corrigir os problemas do curso, e como melhorá-lo.
Me chamou a atenção que ele não estava tomando notas das sugestões, e nem pediu a ninguém para secretariar para ele. Pensei: “esse cara deve ter uma memória de elefante!” Infelizmente eu estava enganado. Eu e vários outros colegas demos várias sugestões, que foram debatidas e aceitas. Ao final, ele pediu: “então vocês me mandam por e-mail durante a semana as sugestões que discutimos aqui, ok?”
Um bom exemplo negativo para uma futura aula que trate da gestão do conhecimento? Pode ser, mas infelizmente eu estou entre os prejudicados – já que provavelmente nem todo mundo que deu sugestões vai lembrar de enviá-las, e mesmoos que lembrarem talvez não recordarão de todas – , e me sinto ainda pior por não ter tomado eu mesmo a iniciativa de fazer uma ata informal durante a reunião, como é o meu hábito – sou um fã de atas e resumos executivos, e recomendo a leitura do meu artigo anterior (“Modelo de ata – Como secretariar reuniões com efetividade“) sobre atas formais.
Para contrabalançar, um exemplo um pouco melhor: estou em curso (de Gestão por Competências) durante toda esta semana – talvez você tenha percebido que o site está com poucas atualizações, e esta é a razão. A turma está lotada de colegas de trabalho, e ontem no coffee break surgiu uma idéia interessante, que acabou virando uma reunião informal, em que estavam presentes os principais executivos envolvidos no tema. Discutiu-se a questão em profundidade, mas mais uma vez não havia ninguém secretariando. Desta vez pelo menos há uma boa justificativa: não foi uma reunião agendada e nem oficial, foi um encontro ad hoc no cafezinho do auditório.
Mas desta vez, ainda com a experiência de sábado vívida na memória, agi diferente. Assim que retornei para o auditório, peguei uma folha e fiz o registro informal, de memória mesmo, das conclusões da reunião. Circulei-o entre os participantes, obtive sua aprovação (também informal, tanto quanto a reunião e esta “ata”), e me baseei nisso para tomar a primeira atitude no sentido de acionar as equipes que vão iniciar os estudos sobre o novo projeto que surgirá. Muito melhor do que sábado, certo? E os frutos já começaram a surgir.
Vamos, portanto, dedicar alguns minutos e linhas a discorrer sobre a importância das atas, resumos, memórias e registros de reuniões.
Ata de reunião
Qual não foi a minha surpresa, após passar pela experiência narrada acima, ao chegar em casa e tropeçar no artigo “If you don’t take down meeting minutes you’ll hate yourself“?
O autor narra uma experiência similar, e fala um pouco sobre o valor das atas. Vou me basear na estrutura do texto dele para falar sobre o mesmo tema, e conto com seus comentários ao final, como de costume.
Por que você deve ter interesse em fazer e manter registros de reuniões? Há vários motivos, veja quais se encaixam em seu contexto pessoal:
- Como documento legal. Se for este o seu caso, dê bastante atenção à formalidade do documento, incluindo especialmente todas as assinaturas. Pode servir como base para garantir compromissos assumidos, ou mesmo para se defender em caso de acusações.
- Como simples registro. Daqui a 6 meses, pode ser interessante saber quem disse cada trecho, e quando. Se for esta a intenção, e a intenção for o uso administrativo e interno, em uma organização saudável, pode ser possível dispensar formalidades e até mesmo assinaturas – basta enviar os registros para todos os participantes por e-mail, e pedir que se manifestem em 48h caso discordem de algum trecho.
- Como instrumento de acompanhamento e cobrança. Especialmente em grupos de trabalho. É importante registrar na ata quem ficou responsável por cada tarefa definida em uma reunião. Assim, cada um dos participantes terá clareza do que precisará fazer, e a desculpa do “eu não sabia” não vai colar na próxima reunião!
Já escrevi recentemente um artigo ensinando a fazer atas formais, mas o texto de hoje acrescenta algumas dicas extras, que vou aproveitar:
- Faça a ata tão cedo quanto possível. Quanto mais cedo, mais útil. Transcreva suas anotações imediatamente, e circule entre os participantes, mesmo que a assinatura formal só possa ocorrer na próxima reunião.
- Obtenha por escrito o “de acordo” do responsável pela reunião. Mesmo no caso de atas informais, que não vão ter assinaturas dos participantes, obter o “de acordo” do presidente ou responsável pelo grupo pode ser uma medida sensata, e certamente amplia o potencial de convencimento do documento.
- CIRCULE a ata. Ela vale muito pouco se ficar apenas em suas mãos, ou se ficar guardada até a próxima reunião. Envie cópias a todos os participantes, citados e prováveis interessados, assim que obtiver a aprovação (ainda que informal) do responsável pela reunião ou do conjunto dos participantes.
- Se o evento for formal, proponha gravar o áudio. Em reuniões informais, gravar o áudio pode ser extremamente antipático. Se nem todos os participantes forem informados claramente, pode ser até anti-ético. Mas em reuniões formais (especialmente se forem públicas), gravar o áudio pode ser uma excelente forma de conseguir transcrições completas e fiéis. A não ser que você seja um excelente taquígrafo ;-)
Para resumir: tomar notas é bom por si só, e transformá-las em atas ou registros amplia em muito o seu valor. Não se esqueça disso na próxima reunião!
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Torne suas reuniões menos insuportáveis « Efetividade.net comentou:
em October 16 2008 @ 10:19
[...] Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais [...]
ROSE comentou:
em October 26 2008 @ 18:41
GOSTARIA DE SABER SE UMA ATA SÓ PODE SER ASSINADA PELOS PRESENTES DE REUNIÃO DE CONDOMÍNIO. NO CASO DE NÃO ESTAR PRESENTE NÃO POSSO DA O DE ACORDO AS RESOLUÇÕES ASSINANDO A MESMA?
Grata,
Rose Mendes.
Carlos Lázaro Torres Valerini comentou:
em November 11 2008 @ 12:16
Gostaria de receber um modelo de Ata de Reunião de Condomínio.
Estamos em fase de formação do Condomínio.
Desde já muito grato.
Cláudio Adriano comentou:
em December 19 2008 @ 10:16
Bom dia pessoal.
Alguem sabe me dizer se posso fazer as atas digitadas ao invés de manuscritas?
ana comentou:
em January 22 2009 @ 08:22
Gostaria de saber se uma ata necessita ser registrada no livro de atas, ou se pode, simplesmente, redigi-la no computador.
Grata.
elyda comentou:
em January 28 2009 @ 14:05
posso fazer ata no computador e colar no lívro ata?
por favor me dê a resposta logooo é urgente!
bjs elyda
háaa obrigada pelas dicas
Mirna Santana comentou:
em March 3 2009 @ 17:48
Tenho uma dúvida comum a muitos:posso digitar a ata no computador e colar no livro ata…
Parabéns pelos textos são bastantes esclarecedores.
Mirna
Nelita Rocha comentou:
em March 14 2009 @ 05:09
Já vi que tem mais gente com essa mesma dúvida… então, resolvi enfatizar a mesma para que acabe com nossa ansiedade: redigida e posteriormente colada ou sempre manuscrita????
Obrigada e meus parabéns pelas suas postagens.
augusto comentou:
em March 14 2009 @ 14:43
Nelita, se for em livro, é manuscrita, pois colar iria contra o propósito essencial de se manter as atas no livro, que é saber que ninguém alterou, inseriu ou removeu nada após assinado. É a mesma razão pela qual não se usam espaços entre parágrafos, ou várias linhas em branco entre atas diferentes, ou mesmo pelas quais não se faz notas em rodapés destes livros.
Se for impressa, aí não faz sentido manter em livro. Simplesmente colete as atas assinadas e guarde em uma pasta A-Z ou similar, abrindo mão da garantia evidente de que ninguém subtraiu uma ata inteira do seu histórico a qualquer momento, ou substituindo esta garantia por algum outro mecanismo, como um livro de protocolo assinado pelas mesmas pessoas que assinam as atas, ou outro adequado ao seu nível de segurança e formalização desejado.
Alessandro comentou:
em May 26 2009 @ 11:56
Augusto…
Bom dia!
Como corrijo ou cancelo uma ata que já foi assinada pelos participantes.
augusto comentou:
em May 26 2009 @ 12:36
Se a ata foi aceita por eles, eles terão que promover a retificação em uma próxima reunião, registrando a forma correta na ata da nova reunião (que também pode incluir outros assuntos em sua pauta, sem problemas).
Aqui tem exemplo de uma ata que inclui retificação de ata anterior: http://www.efetividade.net/2007/09/13/modelo-de-ata-desempenhe-o-secretariado-de-reunioes-com-efetividade/
Alessandro comentou:
em May 26 2009 @ 12:55
Augusto…
Esse é o problema eu redigi a ata e assinei (secretário), o problema é que ela não foi aceita, entendeu o meu erro? eu fechei a ata sem que ela tivesse sido analisada e agora não sei como corrigir…
Como eu queria ter encontrado esse artigo antes…
augusto comentou:
em May 26 2009 @ 13:07
Sim, eu entendi o seu problema, e ele é comum. E se resolve na próxima reunião, que terá que declarar sem efeito a ata anterior, e declarar também o conteúdo correto dela. Estas correções constarão na próxima ata, mesmo sendo referentes a uma reunião anterior.
Outra alternativa seria emitir e registrar uma certidão a respeito, e aí remover a ata errada, substituindo-a, e eventualmente renumerando as folhas do livro, até. Mas raramente existe regra nos atos constitutivos dos grupos de trabalho dando alguém a autoridade de fazê-lo.
MARIA APARECIDA comentou:
em July 5 2009 @ 21:57
é pela primeira vez que faço ata para minha associação de moradores, errei quando coloquei a hora em extenso que seria 21:25 eu coloquei vinte e uma hora e cinco minutos ,que faço para corrigir esse erro.
Aline comentou:
em July 23 2009 @ 14:21
Se eu não participei da reunião, tem como alguém me obrigar a assinar o livro ata??
augusto comentou:
em July 23 2009 @ 16:20
Aline, obrigar só se for por lei, e não creio que haja lei te obrigando a assinar atas de reuniões a que não estavas presente. Se tentarem, o certo é procurares assistência jurídica!
Robson Rocha comentou:
em August 26 2009 @ 18:43
Boa tarde amigo!
No caso de não ter um livro de ATAS há a necessidade de abertura? Se a resposta for positiva você poderia me informar um modelo?
Agradecido!
Robson Rocha comentou:
em August 26 2009 @ 18:44
Boa tarde amigo!
No caso do livro de atas ser em folhas impressas, estas tem que ser numeradas? Tem que ter um número limite?
Agradecido!
Robson Rocha comentou:
em August 26 2009 @ 18:46
Boa tarde amigo!
No caso de não ter um livro de ATAS há a necessidade de abertura em folhas impressas? Se a resposta for positiva você poderia me informar um modelo?
Agradecido!
Breno comentou:
em October 15 2009 @ 15:01
qual o procedimento necessário quanto à regularização de uma ata de reunião realizada fora do Brasil?
Gostaria de saber o que preciso fazer para essa ata ter validade em território brasileiro, e se, na verdade, realmente é preciso alguma formalidade, já que a reunião será realizada fora do Brasil, pois os diretores estarão participando de um evento conjuntamente, ou seja, a ata será feita pelo membros do conselho e devidamente assinada por todos, além de ser feita em português.
Enfim, gostaria de saber se há algo específico para ser feito, para que a ata seja reconhecida em cartório.
Wagner Vitor Batista comentou:
em November 10 2009 @ 10:39
Sou vicepresidente de uma entidade filantrópica e tenho algumas dúvidas quanto ao livro de atas. O livro de atas é um instrumento utilizado para registro das reuniões, certo. Os registros são assuntos internos da entidade ou podem ser divulgados, ou consultados por qualquer pessoa. As atas devem ser registradas em cartódio ou não. Obrigado.
Claudia comentou:
em December 10 2009 @ 22:41
Gostaria de saber se as atas devem ser escritas seguidamente logo após as assinaturas da ata anterior, ou posso encerrar uma ata com um traço até o fim da pág. e iniciar a próxima ata na página seguinte? Obrigada
Cidinha comentou:
em February 7 2010 @ 14:19
quais as regras para se fazer uma ata no computador?
danieli comentou:
em April 6 2010 @ 14:13
o site e muito bom
mas… voces precisam colocar alguns exemplos de ata assim fica mais facil de fazer uma
augusto comentou:
em April 6 2010 @ 15:44
Danieli, o link para o artigo do Efetividade com modelo de ata consta no texto.
cleide alves comentou:
em July 24 2010 @ 23:02
preciso saber como fazer ata da reuniao somos 07 casais e o Pe.somos uma equipe de eventos e obras da paroquia
por favor aguardo sua resposta
joel comentou:
em August 9 2010 @ 13:24
Em caso de perda de material (ata) se possibilidade de recuperacao? Como proceder?
reginaldo vilhena comentou:
em May 3 2011 @ 23:23
gostei dos comentarios e das duvidas dos meus amigos so assim consegui a apreder melhor a redigir uma ata de reuniao, e obrigado aqueles que responderam as perguntas assim tambem me ajudou esclarecendos algumas duvidas minhas.
Luci comentou:
em June 23 2011 @ 16:33
como devo agir caso as folhas do livro ata não sejam suficientes para registrar toda a sessão? Devo continuar em outro livro, registrar também no novo livro toda a reunião desde a abertura ou, antes de se iniciar, verificar se as folhas serão suficientes para o registro?
Também: os termos de abertura e encerramento devem ter a mesma data, qual seja, a da primeira sessão registrada naquele livro, ou o de encerramento terá a data efetiva do término do livro?
Obrigada pela atenção.
Att.,
Luci
MARISA comentou:
em July 23 2011 @ 09:30
BOM DIA
QUAL A DIFERENÇA ENTRE ATA ORDINARA E EXTRAORDINARIA?