Organize seus documentos e pap̩is em casa Рainda estamos no come̤o do ano!
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No escritório doméstico ou na casa eficiente, organizar os documentos é um dos passos essenciais para que tudo o mais funcione. Não preciso exemplificar a importância desta atividade no escritório (doméstico ou não), mas em casa vale a pena lembrar de algumas situações em que a organização se paga: ao reunir os documentos para declarar o imposto de renda, na hora de devolver para a imobiliária um apartamento alugado, ao reunir os documentos para fazer matrÃcula em uma universidade, ou quando precisamos achar o comprovante de garantia do aparelho que estragou.
Sou um praticante (à s vezes relapso) do método GTD de organização pessoal, mas um de seus postulados eu pratico quase religiosamente: acreditar que o segredo para que os documentos não se percam é ter um processo simples, rápido e sempre disponÃvel para guardá-los diretamente em seu lugar definitivo, onde saberemos localizá-los (também com facilidade) na hora em que eles vierem a ser necessários.
Arquivo de pastas suspensas para uso doméstico
Em casa, isso geralmente significa come̤ar pela escolha do local para armazenamento deste material de refer̻ncia (contas pagas, comprovantes para o imposto de renda, correspond̻ncia recebida de bancos, contratos de servi̤os, etc.). Na minha opinịo, a configura̤̣o ideal ̩ composta por uma gaveta (separada exclusivamente para este fim) e um arquivo de pastas suspensas Рque voc̻ encontra a partir de R$ 40 em papelarias. O arquivo da foto acima ̩ um bom primeiro passo Рpequeno, leve e barato.
Vários modelos de arquivos de pastas suspensas têm tampas e alças, mas eu sugiro que você encontre um local em que ele possa ficar definitivamente, e aberto – quanto mais obstáculos entre você e a pasta em que um determinado papel deveria ficar definitivamente, maior a probabilidade que você o deixe em uma pilha em cima da mesa, prometendo a si mesmo guardar daqui a pouco. E aÃ, você sabe: já era.
E não basta possuir: você tem que usar bem. Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão, e ter nele pastas que reflitam a organização do uso dos documentos na sua vida. No meu arquivo pessoal, aqui em casa, tenho uma pasta para cada um dos meus projetos, e mais as seguintes pastas:
- Contas pagas
- Imobiliária (comprovantes de condomÃnio, IPTU, pagamento do aluguel)
- Impostos e câmbio
- Outras notas, recibos e garantias
- Bancos e contratos
- Saúde
- Carro
Eu uso um arquivo igual a este
Após testar vários modelos (em gavetas, em caixas plásticas transparentes, etc.) eu acabei me fixando na caixa de madeira com trilhos exibida na foto acima, que comprei na Oz, e deixei aqui ao lado da escrivaninha.
Em paralelo, deixo em uma gaveta especialmente designada para isso os materiais que uso na hora de lidar com os documentos: grampeador, clips, perfurador, extrator de grampos, etiquetas, post it, rotulador, canetas de destaque de texto, etc.
O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo! Estamos no começo do ano, que tal começar já?
Para mais dicas sobre como organizar as pastas, leia o artigo anterior: “Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais“.
Aproveite e leia também:
- Home office: 10 dicas para melhorar seu escritório doméstico
- Usabilidade em casa: 7 dicas para mais efetividade na sua organização doméstica
- Rotulador eletrônico, ferramenta-chave para melhorar a organização doméstica e profissional
- 7 dicas para o escritório doméstico ideal – das cadeiras ao cartão de visitas!
Palhaço BOZO comentou:
em January 27 2009 @
Depois dessa ótima matéria, vou ver se dou uma arrumada no escritório rsrsrs
Laurentino Mello comentou:
em January 27 2009 @
Não faço uma rigorosa organização, mas pelo tenho uma pasta com divisões, semelhante a segunda imagem, onde divido pelas letras do nosso alfabeto e insiro um envelope titulado com o nome de cada empresa, exemplo: letra “C” Compesa, letra “T”, Telemar e assim vai…
No mais, todas as dicas apresentadas são extremamente importantes para se manter organizado e a partir delas vou tentar melhorar.
Abraços.
construção de piscinas comentou:
em January 27 2009 @
Ótima dica, nada como tudo organizado . Parabéns
Weverton comentou:
em January 27 2009 @
Nossa, como sou desorganizado!
VonNaturAustreVe comentou:
em January 27 2009 @
Hi
Nossa sempre fui desorganizado,ultimamente ando tentando me organizar mais tem momentos que é difÃcil.
[]’s
MaxRaven comentou:
em January 28 2009 @
Augusto, o link da pastas suspensas está dando 404.
Bem, eu tentei me organizar com o material que encontro aqui, no interior do fim do mundo, mas não deu muito certo, vou ter de apelar para compras via internet mesmo.
Pela minha experiencia, não usem pastas sanfonadas para os documentos precise acesso fácil, paguei caro em uma e não dá certo. Ela acaba tornando-se um complicador, agora mesmo, precisei pegar o IPTU do ano passado, muito “sem jeito” de mexer (falando nisso, 23% de aumento de um ano para o outro =/).
augusto comentou:
em January 28 2009 @
Obrigado! Vou corrigir o link.
Eu também acho as pastas sanfonadas um substituto pobre, a não ser que sejam poucos os documentos. Não é possÃvel separar uma das “pastas” dela, nem é tão fácil manusear ou localizar os documentos lá armazenados. Só é fácil guardá-los, mesmo.
Mas claro que é menos pobre do que deixar os documentos espalhados, ou socar tudo em uma gaveta ou caixa ;-)
Clotilde Tavares comentou:
em January 28 2009 @
tenho um arquivo de pastas suspensas para isso; e CORTEI A TAMPA
Clotilde Tavares comentou:
em January 28 2009 @
… continuando: CORTEI A TAMPA FORA, pois era um transtorno toda vez que queria abri-lo para guardar um documento. Venho aqui neste site todo dia e tenho aproveitado muito das dicas.
Rafael ParanaÃba comentou:
em January 28 2009 @
“Mas claro que é menos pobre do que deixar os documentos espalhados, ou socar tudo em uma gaveta ou caixa”
definiu em poucas palavras o sistema que uso aqui em casa. mas agora, com a implementação do home office pretendo me organizar melhor.
suas dicas são ótimas, me tornei um leitor acÃduo. :)
Blog de Um Brasileiro comentou:
em January 28 2009 @
Nossa, que texto maneiro. Eu sou um desorganizado contumaz e sofro com isso.
Abraços
André Torres comentou:
em January 30 2009 @
Seria bem interessante colocar uma pasta melhor custo benéfica. Daria mais credibilidade à seus posts de economia doméstica, por exemplo.
Atenciosamente,
André Torres
augusto comentou:
em January 30 2009 @
André, eu ilustrei com produtos que uso ou conheço. Se você quiser indicar outros, esteja à vontade. Na papelaria da esquina, assim como na Kalunga on-line, tem vários! De metal, de papelão, de plástico transparente, pra 6 pastas, pra 10 pastas… É só escolher!
Ronaldo Rocha comentou:
em January 30 2009 @
Esta é minha primeira visita no Efetividade.net (a primeira de muitas). Parabéns mesmo! E eu que pensei que era organizado…. rsrs! Vou utilizar muito suas dicas pois cada matéria que leio descubro outras mais que me são necessárias. Trocaremos umas idéias mais adiante …
Wladimir comentou:
em January 31 2009 @
Realmente a organização é muito importante. Se lembra daquele documento, da folha impresa, é não sabe ine está. Por isso é bom no começo de 2009 começarmos a nos organizarmos realmente.
Ah, e use uma agenda!!!!
Links interessantes: semana 05/2009 » LumaKimura.net [ Blog ] comentou:
em February 2 2009 @
[...] Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano! » Efetividade.ne… [...]
Ronaldo comentou:
em February 11 2009 @
Adorei esta simples e prática dica, muito fácil pensar agora em como organizar meu arquivo pessoal, e pensar que isto pode ser relativamente fácil, e encorajado por outras pessoas já o terem conseguido. Afinal ser estudante de biblioteconomia não me faz um bom organizador informacional em todas as áreas.
Imposto de Renda: como declarar do jeito fácil - no ano que vem! « Efetividade.net comentou:
em February 26 2009 @
[...] completar: leia o artigo “Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!” para ver minhas dicas de como arquivar documentos em [...]
Produtos para organização: Loja Oz em promoção « Efetividade.net comentou:
em February 27 2009 @
[...] ilustrar, foi lá que eu comprei o meu atual arquivo de madeira para pastas suspensas, que uso diariamente, e já comprei lá também as sacolas redutoras a vácuo que fizeram caber no [...]
Luiz Gandalini comentou:
em March 11 2009 @
Eu estou utilizando um gaveteiro volante (com rodinhas) com pastas suspensas. Ficou muito boa a organização… Comprei um ótimo na loja http://www.lidiaoffice.com.br Não estou ganhando nada com a dica
Organização de documentos em casa: nova Lei pode acabar com nossas montanhas de recibos « Efetividade.net comentou:
em June 23 2009 @
[...] e privados) que pagamos mensalmente é um desafio que já abordamos anteriormente no artigo “Organize seus documentos e papéis em casa“. E este desafio aumenta de complexidade quando consideramos que, para preservar nossos [...]
Philippe comentou:
em June 26 2009 @
Eu organizo as contas de casa um pouco diferente; não por categoria (contas pagas, imobiliaria, etc), mas sim por data. Assim, num arquivo do tipo sanfona, ocupo 13 raias, sendo 12 para cada um dos meses do ano e uma para as contas anuais (IPTU, etc). As notas das compras ficam separadas, ja que o ideal é não se desfazer jamais.
Acho este método mais facil de organizar, de procurar e de arquivar.
Sistemas de Informações: estratégia para evitar surpresas desagradáveis na sua vida pessoal « Efetividade.net comentou:
em November 9 2009 @
[...] no Efetividade, por isso vou me limitar a fazer uma breve referência a este post em que descrevo meu método de armazenamento de documentos em papel, que funciona sem falhas há anos. Estou devendo um artigo sobre meu sistema de organização de [...]
Produtividade: técnicas e ferramentas nem sempre são suficientes « Efetividade.net comentou:
em November 11 2009 @
[...] arquivo de pastas suspensas [...]