No escritório doméstico ou na casa eficiente, organizar os documentos é um dos passos essenciais para que tudo o mais funcione. Não preciso exemplificar a importância desta atividade no escritório (doméstico ou não), mas em casa vale a pena lembrar de algumas situações em que a organização se paga: ao reunir os documentos para declarar o imposto de renda, na hora de devolver para a imobiliária um apartamento alugado, ao reunir os documentos para fazer matrícula em uma universidade, ou quando precisamos achar o comprovante de garantia do aparelho que estragou.

Sou um praticante (às vezes relapso) do método GTD de organização pessoal, mas um de seus postulados eu pratico quase religiosamente: acreditar que o segredo para que os documentos não se percam é ter um processo simples, rápido e sempre disponível para guardá-los diretamente em seu lugar definitivo, onde saberemos localizá-los (também com facilidade) na hora em que eles vierem a ser necessários.

Arquivo de pastas suspensas para uso doméstico

Em casa, isso geralmente significa come̤ar pela escolha do local para armazenamento deste material de refer̻ncia (contas pagas, comprovantes para o imposto de renda, correspond̻ncia recebida de bancos, contratos de servi̤os, etc.). Na minha opinịo, a configura̤̣o ideal ̩ composta por uma gaveta (separada exclusivamente para este fim) e um arquivo de pastas suspensas Рque voc̻ encontra a partir de R$ 40 em papelarias. O arquivo da foto acima ̩ um bom primeiro passo Рpequeno, leve e barato.

Vários modelos de arquivos de pastas suspensas têm tampas e alças, mas eu sugiro que você encontre um local em que ele possa ficar definitivamente, e aberto – quanto mais obstáculos entre você e a pasta em que um determinado papel deveria ficar definitivamente, maior a probabilidade que você o deixe em uma pilha em cima da mesa, prometendo a si mesmo guardar daqui a pouco. E aí, você sabe: já era.

E não basta possuir: você tem que usar bem. Coloque etiquetas nas abas de todas as pastas, e guarde tudo na pasta certa imediatamente, sem deixar acumular em uma pilha. A melhor forma de garantir que isso ocorra é manter o arquivo sempre ao alcance de sua mão, e ter nele pastas que reflitam a organização do uso dos documentos na sua vida. No meu arquivo pessoal, aqui em casa, tenho uma pasta para cada um dos meus projetos, e mais as seguintes pastas:

• Contas pagas
• Imobiliária (comprovantes de condomínio, IPTU, pagamento do aluguel)
• Impostos e câmbio
• Outras notas, recibos e garantias
• Bancos e contratos
• Saúde
• Carro

Eu uso um arquivo igual a este

Após testar vários modelos (em gavetas, em caixas plásticas transparentes, etc.) eu acabei me fixando na caixa de madeira com trilhos exibida na foto acima, que comprei na Oz, e deixei aqui ao lado da escrivaninha.

Em paralelo, deixo em uma gaveta especialmente designada para isso os materiais que uso na hora de lidar com os documentos: grampeador, clips, perfurador, extrator de grampos, etiquetas, post it, rotulador, canetas de destaque de texto, etc.

O que você não pode encontrar, você não pode usar – e em um escritório em casa, você não terá a quem culpar. Mantenha tudo organizado, etiquetado e limpo! Estamos no começo do ano, que tal começar já?

Para mais dicas sobre como organizar as pastas, leia o artigo anterior: “Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais“.

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