GTD: Começar pela tarefa mais difícil ou pela mais rápida?
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Todos os dias temos uma série de pendências a resolver, e geralmente a eficiência sai ganhando quando conseguimos ir tratando uma por uma, sem tentar fazer tudo ao mesmo tempo.
Já vimos, em um artigo recente sobre o processamento das atividades à luz do GTD, que de modo geral, quando temos uma lista de tarefas na qual sabemos que tudo o que consta nela precisa mesmo ser feito – a não ser que haja questões de prioridade exigindo uma determinada ordem – é perfeitamente possível tratar as pendências na ordem em que elas se encontram, poupando assim uma tarefa adicional de analisar a lista para poder fazer cada nova escolha: basta pegar o que está no topo da pilha, ou mais à mão, completar, e pegar o próximo item na mesma ordem.
Mas existem exceções, e uma delas é causada por um fator em especial: o nosso apego ou rejeição a cada uma das tarefas pendentes.
Por onde começar?
Às vezes, mesmo quando trabalho sozinho e sem interrupções, o meu dia vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente.
Mas no momento em que a ficha cai, tudo fica claro: a causa é uma pendência importante e complicada que eu estou deixando para o fim da fila sem perceber – e, conforme o tempo passa, ela vai ficando mais iminente e ameaçadora.
Pode ser aquele telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, uma burocracia necessária mas claramente inútil, ou alguma tarefa doméstica chata, como limpar a geladeira.
Num caso como este, a pendência já foi identificada antes, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, mas mesmo assim eu percebo que estou adiando.
No momento em que percebo isso, a solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila.
Depois que eu faço isso, e resolvo a pendência, o sapo terá sido engolido, estarei livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse mais leve: simples e acessível.
A decisão consciente no início do dia
No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades.
Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, talvez até mesmo adotando – quando possível – a técnica Marta Suplicy durante ela.
Mas vale lembrar que esta não é a única alternativa: se o seu dia costuma demorar até engrenar, você pode tentar mudar isso colocando tarefas agradáveis ou rápidas no começo da fila, adequando assim a produção ao seu momento, e usando a sensação positiva causada pelo completamento delas para gerar impulso.
Não existe uma resposta certa única: a literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes. Alguns autores recomendam iniciar pela tarefa com resultado mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para “ganhar impulso” e se motivar.
Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou simplesmente conhecer os critérios acima para escolher o que fazer a cada caso – que provavelmente é a alternativa com mais Efetividade ;-)
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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples: criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.
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11 Jul, 2011, por Augusto Campos
GTD
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Ribamar FS comentou:
em July 11 2011 @ 10:18
Na minha logica simples (sem o conhecimento do assunto), também prefiro executar as mais difíceis no início para ficar com o “final feliz”. Também vejo que no início estamos geralmente mais dispostos o que torna mais adequado para a solução de problemas mais complexos.
Curiosamente, vinha lendo o artigo e refletindo que este tipo de conhecimento também tem uma certa relação com o auto-conhecimento, pois as reflexões e o conhecimento de si ajuda na solução de problemas assim.
Marcos Roberto comentou:
em July 11 2011 @ 13:43
Boa Ribamar!
Minhas ultimas reflexões sobre produtividade também se baseiam no auto conhecimento sobre mim.
Ai me pergunto “Por que raios estou evitando esta tarefa?”
Samuel comentou:
em July 11 2011 @ 19:35
Eu acho normal nos deparamos com algumas atividades que não temos tanto empolgação em realizá-las. Assim como tem aquelas que temos verdadeiro desejo em começar. Sendo que temos maior tendência em lembrar e sofrer mais com as primeiras, principalmente por que normalmente elas trazem consigo uma dificuldade alta em realizar.
Minha dica é tentar dividir as difíceis quando puder. Quando não for o caso eu confesso que as vezes eu protelo um pouco. Mas o ideal é tentar fazer em um período que você se sinta bem produtivo e se puder alinhar a um ambiente propício, melhor ainda.
Marcus Paulo comentou:
em July 13 2011 @ 10:20
Creio que essa abordagem varie muito conforme a implementação pessoal do GTD. Por coincidência, estava lendo hoje sobre o capítulo 9 (Executar) do livro do David Allen, e, usando a abordagem sugerida pelo autor, podemos usar o modelo dos quatro critérios (Contexto / Tempo Disponível / Energia Disponível / Prioridade) para definir a próxima (ou primeira) tarefa. Na minha abordagem, eu utilizo em geral a mais prioritária (Algo herdado das Grandes Rochas do ZTD).
augusto comentou:
em July 13 2011 @ 10:57
Marcus, no capítulo 6 (“Processar”) há uma seção específica sobre o item inicial, com o título de “os últimos primeiro ou os primeiros primeiro?”. Quando a série sobre GTD do Efetividade chegar a tratar do capítulo 9, certamente vou poder refinar os critérios, e de fato o critério do capítulo 6, pelo método, só se aplica diretamente à execução das tarefas da “regra dos 2 minutos” e à decisão por delegar, registrar ou descartar. Na prática, acredito que ela serve muito bem como regra geral para o dia-a-dia também, mas nisso sei que excedo o que o método diz. Obrigado pela contribuição!
Patricia Baietti comentou:
em July 14 2011 @ 08:08
Eu aprendi a sempre começar pela tarefa que está me atormentando, porque senão ela fica sentadinha embaixo do meu monitor, me olhando e falando: Tô aqui, você vai ter que lidar comigo uma hora!!! Se lido com ela logo no início da manhã, ela some e fico melhor para trabalhar.
Rafael comentou:
em July 19 2011 @ 14:25
“..começar por tarefas fáceis e rápidas, para “ganhar impulso” e se motivar..”
esse é meu jogo, mas a armadilha é procurar um monte de coisinhas para fazer em vez de fazer o que é importante mesmo.
Angelo Marcondes de Oliveira Neto comentou:
em July 23 2011 @ 23:00
Bem, no meu caso depende muito de como estou, já que se estou em um dia daqueles em que a energia está saindo pela tampa, traço o que vier pela frente, seja na ordem da pilha, ou resolvendo as prioridades em primeiro lugar.
Agora, se estou naqueles dias em que até para respirar está difícil de tanta falta de energia, procuro resolver as tarefas fáceis, com o objetivo de ter maior entusiasmo para resolver as tarefas complexas. O que nem sempre é possível devido a exaustão, o que me faz procastinar algumas tarefas que permitam essa possibilidade.
Luiz Alcides comentou:
em July 27 2011 @ 17:16
O Tony Schwartz (The Energy Project) sugere que dediquemos os primeiros 90 minutos de trabalho a realizar a tarefa mais importante/complexa do dia. E isso deve excluir a verificação de e-mails, o que te desviará o foco. Nos dias em que faço isso, o dia rende. Nos dias que não, a procrastinação fica me atormentando o dia inteiro!
J. F. Mitre comentou:
em July 28 2011 @ 18:44
O curioso é que todas as vezes que eu leio esse texto eu tenho uma opinião diferente sobre ele.