Saber se organizar significa saber priorizar
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por Patricia Wolff, autora convidada para a série “Competências”
“Enquanto você não se der valor, não valorizará o seu tempo.
Enquanto não der valor ao tempo, não fará nada de importante.” (M. Scott Peck)
Quando falamos em organização falarmos em como colocar as coisas em ordem para funcionar. Para isso é fundamental entendermos o que priorizar, ou seja, que escolhas devo fazer, o que organizar primeiro.
Um dos instrumentos mais difundidos para isso é uma matriz que divide as tarefas a partir de sua urgência e importância, fundamentado nas ideias de Stephen Covey. Esta matriz nos ajuda a entender como urgência e importância influenciam uma à outra.
A princípio, muitas atividades que nos deparamos em nosso dia a dia podem parecer igualmente urgentes e importantes, mas se olharmos com mais atenção encontramos algumas diferenças:
- Tarefas urgentes são as que têm prazos imediatos
- Tarefas importantes são as que ajudarão você a atingir objetivos a longo prazo
Observe a seguinte matriz:
| Urgente | Não-urgente | |
| Importante | I Muito importante Muito urgente FAÇA AGORA! | II Muito importante Pouco urgente COMECE LOGO! |
| Não-Importante | III Pouco importante Muito urgente DELEGUE! | IV Pouco importante Pouco urgente DEIXE PARA DEPOIS! |
O primeiro quadrante (I) reúne atividades urgentes e importantes, como por exemplo, crises e problemas urgentes. Estas tarefas devem ser feitas de imediato e da melhor forma possível.
No segundo quadrante (II) temos as atividades importantes, porém não urgentes. Exemplos: desenvolvimento de relacionamentos, identificação de novas oportunidades. Etc. São tarefas que demandam planejamento, envolvem aprendizado e podem trazer consigo grandes oportunidades.
No terceiro quadrante (III) são as atividades que correspondem aos maiores desperdiçadores de tempo, como por exemplo relatórios, se puder delegue, caso contrário resolva-as rapidamente.
No quarto quadrante (IV) temos as atividades que nada se produz, como por exemplo telefonemas inúteis, detalhes desnecessários, pequenas tarefas. Deixe para depois.
Como faço então para dedicar tempo para aquilo que é importante e não urgente se passo quase o dia todo apagando “incêndio”?
Não podemos ignorar as atividades urgentes e importantes do quadrante I, mas certamente elas diminuirão de tamanho à medida que se gasta mais tempo na prevenção e preparação, quadrante II. Desta forma o primeiro passo é focar nas tarefas urgentes e importantes, pois caso contrário, poderei ter problemas se não forem feitas. Depois de termina-las concentre-se por algum tempo nas tarefas importantes, mas sem urgência – aquelas que podem ser recompensadoras a longo prazo.
A proposta que eu lhe faço agora é que você analise a sua situação atual, baseado na matriz acima, acrescentando suas principais tarefas. Depois analise de que forma e analise e crie alternativas para que gradativamente você consiga diminuir o tempo que você gasta hoje nos quadrantes I, III e IV e aumentar o tempo no quadrante II. Essa ação irá favorecer não só a sua organização, mas também resultará em mais tempo para as atividades de fato mais importantes para você, que estão presentes no quadrante II. Pense nisso!
Um abraço!
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Catharina comentou:
em November 23 2010 @ 11:48
Augusto,
Engraçado como publiquei um post bem parecido com o seu semana passada no meu blog… [risos]
Se quiser (eu gostaria de saber sua opinião) dá uma olhada lá e comenta.
http://machadosantana.blogspot.com/2010/11/2011-ta-chegando.html
Boa tarde
Rafael comentou:
em November 23 2010 @ 12:14
Wow, eu tbm escrevi e tenho lido sobre algo parecido recentemente. Adotei a regra dos 80/20 recentemente:”20% das tarefas consomem 80% do tempo e contém 80% dos resultados”. Só que em vez de uma matriz, estou usando listas to-do chamadas: “agora”, “depois” e “um dia…” e tem sido bastante eficiente.
Mais sobre a 80/20:
http://en.wikipedia.org/wiki/80/20_rule
e aqui:
http://www.lifehack.org/articles/productivity/13-strategies-to-jumpstart-your-productivity.html
ivan comentou:
em November 24 2010 @ 11:30
Tambem acho
Rodrigo comentou:
em November 25 2010 @ 11:35
Ótimo artigo Patrícia.
Um artigo que seria de grande interesse também, seria sobre como decidir o momento certo de mudar de emprego.
Abs!
Marcos Roberto comentou:
em November 25 2010 @ 19:08
Apenas uma observação. Para os fãs de Mais Tempo Mais dinheiro, um dos autores, o que fala da relação tempo. É um dos que contrariam esta matriz do Stephen Covey. Ele criou um método chamado neotriad. Muito interessante. Não vou me ater ao assunto, quem tiver curiosidade, procure uma palestra no endeavor.
Dany Lederman comentou:
em November 26 2010 @ 13:34
A vida flui melhor sendo organizado.
André de Mello comentou:
em December 2 2010 @ 19:48
Muito bom o artigo.
Adotei a matriz…
Para isso criei uma planilha do google docs com 4 abas.
Uma para cada matriz…
Agora bola pra frente.
Muito obrigado
Isaac Silva comentou:
em December 14 2010 @ 14:07
e muito comum fazer confusão entre tarefas importantes e urgentes, principalmente no trabalho em equipe