Produtividade pessoal é um assunto que para mim se reveste de curiosidade quase obsessiva, mas esta atenção extrema – felizmente – não se estende à prática, para mim.

Explico: já sou suficientemente produtivo e eficiente para me satisfazer nestes aspectos. Posso não ser nenhum primor, nem me aproximar do record mundial de produtividade pessoal, mas já algumas vezes aqui no Efetividade.net eu bati na tecla da atenção aos exageros.

Como ilustrar qualidade de vida sem ser alegórico?

Afinal, a partir de um certo grau de eficiência, os investimentos necessários para elevar mais graus podem não ser mais compensados pelo resultado prático que será alcançado, em termos de produção, de meios ou de satisfação – e este grau varia a cada situação.

A pergunta que sempre me faço é: “Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?” Dependendo da situação, a pessoa luta pelo aumento da sua produtividade quando já não está mais ganhando com isso, e nem percebe – faz porque acha que é o certo, mas pode haver coisas bem mais certas a fazer antes.

Eficiência, produtividade e efetividade

Trabalhar com base em conceitos (e eles estão explicados na apresentação do site) pode complicar quando não estamos sendo tão precisos e objetivos como se estivéssemos em um laboratório.

Mas dá de tentar o enfoque prático, tomando emprestado de mim mesmo um trecho de texto anterior, já mencionado acima. Vamos a ele:

Pessoalmente, traço sempre uma linha clara: o objetivo não pode, ou ao menos não deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – estes ganhos devem ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – me aproximando da Efetividade conceitual e passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Exagero, preciosismo e interesse

Antes de prosseguir, quero antecipar uma exceção, antes que alguns de vocês se sintam criticados (e não estou criticando ninguém).

Existem várias razões válidas para que alguém que já é suficientemente produtivo continue investigando novas técnicas e ferramentas. Em tese elas podem reduzir o esforço, o custo do trabalho, remover tarefas enfadonhas, etc. – sempre há espaço para progredir.

“Troféu Joinha” para quem perde eficiência ao procurar saber mais sobre produtividade

A questão que trago é apenas a do ganho agregado real: a partir de um certo ponto, a soma do esforço que você gasta investigando, adquirindo e testando novas técnicas e ferramentas de produtividade podem superar o ganho real trazido pelas que forem bem-sucedidas.

Mas se você perceber isso e quiser mesmo assim prosseguir, vá em frente. Há inúmeras razões válidas e objetivos específicos que podem justificar isso de forma legítima. Interesse diletante, curiosidade científica, insatisfação latente, etc. – o essencial é estar consciente do efeito e da causa.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas?

Isso nos conduz ao ponto central abordado no título: temos cada vez mais autores, métodos e ferramentas voltados ao aumento da produtividade pessoal, da eficiência, da maximização do uso do tempo, etc.

Para quem tem interesse inicial no assunto, partindo de uma situação pouco organizada, ineficaz, improdutiva, etc., provavelmente boa parte destes métodos e ferramentas podem trazer grandes saltos à frente, se forem bem empregados. Tomara que muitos continuem sendo escritos!

Mas para quem já avançou, ou parte de uma situação melhor estruturada, continuar lendo cada novo livro, comparando com os anteriores, procurando novas inspirações e dicas, etc. começa a ter ganho real cada vez menor, a ponto de se tornar um obstáculo ao objetivo pretendido.

Para mim, assumir (ainda que brincando) que o que eu quero é ser mais eficiente para que assim sobre mais tempo para poder jogar videogame ou tocar guitarra é uma forma de manter em vista este aspecto da efetividade que conduz à qualidade de vida, e não a produzir cada vez mais, sem limite e com acréscimo de ganho agregado cada vez menor.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas!

Claro que minha situação é um pouco diferente, porque afinal de contas eu escrevo sobre isso pra vocês, então preciso continuar lendo, analisando, comparando e concluindo. Mas já faz tempo que o meu foco nisso não é mais empregar as novidades na minha vida pessoal (embora de vez em quando alguma idéia interessante de fato acabe entrando pro cabedal).

Este ainda está em pré-venda

Por isso continuo lendo, aprendendo e (um pouco menos) praticando as novidades. E posso compartilhar com vocês uma conclusão pessoal: o livro de produtividade pessoal que mais fez diferença para mim foi o do David Allen apresentando o método GTD.

Depois dele continuei lendo muita coisa que poderia recomendar (e por vezes recomendei mesmo, aqui no site), mas hoje vejo como especialmente relevantes os livros do Christian Barbosa, que escreve sob uma perspectiva brasileira que faz diferença na hora de entender.

Quanto às ferramentas: são tantas… pessoalmente uso todos os dias algumas bem variadas, incluindo:

1. arquivo de pastas suspensas
2. rotulador
3. 2 monitores
4. escritório organizado
5. escrivaninha organizada

E nenhuma delas ganha da dupla campeã absoluta: papel e caneta para registrar e controlar as pendências, contatos, agendamentos e anotações.

É campeão!

Esquecer o smartphone ou o netbook em casa tem impacto no meu dia de trabalho, claro, mas estar sem meu bloquinho e alguma caneta (Bic serve bem!) é o que tem mais potencial de arruinar tudo.

O que realmente faz a diferença

Minha abordagem sobre o tema não é científica, portanto vou me permitir ser curto. Para mim, o que faz a diferença maior no sucesso da adoção de alguma estratégia de produtividade pessoal é o seguinte conjunto ordenado de fatores:

1. Foco em um objetivo, para saber onde chegar e quando parar.
2. Comprometimento, para não ficar só lendo livros e artigos, sem jamais colocá-los em prática. Escolha um (ou adapte um) e faça acontecer!
3. Persistência, porque no começo nunca é fácil. O universo conspira para que não consigamos mudar nossos hábitos!
4. Senso crítico, tanto para escolher um método bom, quanto para saber cortar dele o que não se adequa à sua realidade.

Tendo estes 4 fatores, e mais um método de produtividade que funcione minimamente bem, você chega lá. Sem eles, talvez seja necessário mais esforço – mas não conte com os livros para fazer surgir estes fatores – eles (e eu) só podem mencionar a importância, é você que precisa encontrá-los dentro de si.

E assim, sem mais delongas, concluo este longo desabafo. Se alguém lhe disser que você tem que continuamente melhorar sua produtividade (o que pode ser verdade, dentro de determinados limites e situações), sempre pare para pensar quem está ganhando mais com isso, e se você está, de fato, ganhando algo que compense o esforço – e se este algo é suficiente para preservar a situação que lhe conduz a isso!

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