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Para ter um escritório pessoal em que as coisas não somem, no mínimo, você precisa de gavetas e de uma boa estrutura de arquivamento organizado de documentos e papéis em geral. Uma boa estrutura inicial é considerar uma pasta para cada um dos projetos em que você estiver envolvido, e mais algumas pastas extras para arquivamento das suas categorias de materiais de referência. Você vai identificar com facilidade as pastas extras que necessitar, como a de contas pagas, a de notas fiscais e termos de garantia de equipamentos, a dos seguros e documentos do carro, e assim por diante. Cada um tem seu modelo pessoal de arquivamento, mas o essencial é que ele seja adequadamente transposto para o conjunto de pastas.

Este modelo com estrutura em arame ajustável é econômico e bastante prático se ele for ficar sempre no mesmo local, e você não tiver excesso de poeira. Ele já vem com 6 pastas, e os respectivos visores e etiquetas.

• Mais: Arquivo tipo maleta de aço com 10 pastas suspensas - para o caso de você precisar transportar suas pastas com freqüência.

• Mais: Pacote com 25 pastas suspensas marmorizadas, gramatura 330 (até R$ 40) - As pastas que vêm de brinde com o arquivo jamais serão suficientes!

Uma opção para armazenar as suas pastas de forma econômica sem se preocupar com a poeira. Tire a tampa quando precisar das pastas pela primeira vez no dia, e só tampe de novo quando for sair - caso contrário, o serviço adicional de tirar a tampa a cada arquivamento ou consulta vai acabar levando você a inconscientemente deixar os papéis se acumular em cima da mesa. Aliás, pelo mesmo motivo deixe sempre o arquivo ao seu alcance, sem precisar levantar da cadeira!

arquivo para pastas suspensas - cor. transparente

gratis 5 pastas

• Mais: Arquivo estreito em plástico cristal para pastas suspensas - Não há como todas as suas pastas caberem neste modelo, nem mesmo no início. Mas ele pode servir para guardar o que não couber no arquivo principal, e que você não precisa acessar com tanta freqüência.

• Mais: Arquivo em poliéster preto com 6 pastas ecológicas

• Mais: Pacote com 25 pastas suspensas marmorizadas gramatura 330 (até R$ 40) - As pastas que vêm de brinde com o arquivo jamais serão suficientes, mesmo!

Adotar o padrão de manter os documentos pendentes de processamento todos em uma bandeja só (a de entrada), e os prontos que precisam ser encaminhados ou entregues a alguém todos em uma única outra bandeja (a de saída) dá tanto retorno em produtividade que este assunto ganhou um artigo específico aqui no Efetividade.net. E esta “Caixa para correspondência dupla em poliestireno na cor fumê”, como a Kalunga a chama, tem tudo o que você precisa.

• Mais: Bandejas de entrada e saída em aço - Se você quiser algo mais sofisticado, confira esta, que é em chapa de aço com pintura eletrostática.

Se você não organizar os cabos no momento da instalação, cedo ou tarde terá que refazer tudo. E fitas com velcro são a forma ideal de agrupá-los, porque você pode reabrir sem estragar nada na hora de acrescentar ou remover um cabo. E uma caixa com meia dúzia de fitas sai por cerca de 5 reais…

• Mais: Presilha adesiva para passagem de fios Command (até R$ 20) - Estas presilhas da 3M fixam os seus cabos em praticamente qualquer superfície, e não deixam marcas quando um dia você resolver tirá-las. Bem melhor do que aqueles pregos e ganchos para rodapé. A caixa com 4 sai por cerca de R$ 10,00.

Existem muitos documentos, contas pagas de 2 anos atrás, folhetos, revistas e material de consulta em geral que você raramente precisa consultar, mas precisa sempre saber onde estão. E se você tiver um número suficiente de caixas de papelão para arquivo morto, pode categorizar todos estes papéis, guardá-los na caixa certa, identificá-la e esconder na prateleira mais alta da sala mais distante - e sempre saberá onde eles estão.

O Post-it foi uma invenção acidental, mas é realmente genial poder “grudar” anotações em documentos, no monitor, no telefone, na porta de saída (para não esquecer de levar para casa aquele lanche que você deixou na geladeira!) e depois retirá-los sem deixar marcas. O Post it é um item indispensável!

• Mais: Marcador de página adesivo Post-it Flags (até R$ 20) - Um material tão útil que teve a honra de ser o tema do artigo inaugural do Efetividade.net.

Você sempre vai precisar, e é tão barato e compacto que vale a pena ter em excesso.

• Mais: Pacote com 100g de elásticos em látex japonês - Quantas vezes você já precisou de um elástico e não tinha? Mas lembre de manter em local seco e abrigado do calor.

Uma boa calculadora é um dos poucos itens que merece ficar sempre em cima da mesa, a não ser que você seja uma daquelas raras pessoas que faz contas de cabeça suficientemente bem para não precisar. Mas não a sua caríssima calculadora científica ou financeira - essa é melhor não deixar dando sopa, mesmo. Uma boa calculadora de mesa tem teclas largas, números grandes e visor inclinado. Na minha opinião, o ganho de produtividade por não interromper o raciocínio para sair procurando a calculadora na gaveta, ou não ter que perder o foco do programa que estou usando para abrir a calculadora no micro vale cada centavo.

Se você não tiver um cesto de lixo perto o suficiente, *vai* deixar acumular papel desnecessário na sua mesa, ou - muito pior - vai arquivar papel que deveria ser descartado. O melhor ainda é se você for disciplinado o suficiente para ter também uma caixa para papel que possa ser reutilizado, ou impresso do outro lado como rascunho.

Eu tomo notas. Não vivo sem elas. Anoto o que me dizem por telefone, o nome do representante da empresa que me atendeu bem (para da próxima vez ligar diretamente para ele), sugestões para artigos aqui do Efetividade.net, e muito mais. Na minha gaveta mantenho grande quantidade de fichas 4×6 (15×11cm) sempre à disposição, e não as reaproveito - cada anotação vai em sua ficha, com o título em destaque no alto, e depois vai para o arquivo por assunto ou por data. Periodicamente faço uma revisão do arquivo para remover ou agrupar informações dele. O importante é não colocar neste tipo de arquivo anotações sobre pendências ou tarefas a fazer - você pode anotá-las na ficha sem problemas, mas o lugar imediato destas fichas é a bandeja de entrada, e não o arquivo.

• Mais: Ficha pautada branca 4×6 (15cmx11cm), pacote com 100 - O pacote com 100 unidades custava menos de 3 reais da última vez que comprei.

• Mais: Indice mensal (divisórias numeradas de 1 a 31) marmorizado para fichário 4×6 (até R$ 20)

• Mais: Indice A-Z marmorizado para fichário 4×6 (até R$ 20)

• Mais: porta-cartões de visita, estilo arquivo

Réguas mantêm você sempre no caminho reto, e um pacote de 5 boas réguas de alumínio, em centímetros e polegadas, custa menos de R$ 15 - e elas não vão ficar serrilhadas como as réguas de plástico ficam.

Papéis que precisem ser consultados com freqüência ou que precisem ser mantidos sempre na mesma ordem não devem ser mantidos em pastas suspensas, mas sim em registradores A-Z. Mas para isto eles precisam ser perfurados. Um perfurador para 12 folhas com guia para centralizar adequadamente os furos nos formatos mais comuns de papel custa menos de R$ 10.

• Mais: Registradores A-Z (até R$ 20)

Um dos itens mais essenciais, e dispensa explicações. Escolha um modelo robusto, que possa grampear maços de mais de 3 folhas de cada vez ;-)

Já fui fã do risque-rabisque, mas hoje não recomendo. Agora penso que se uma anotação é importante o suficiente para ser feita, ela deve ser arquivada. Se ela não for importante, deve ser tirada de cima do seu campo visual e da sua atenção o mais rapidamente possível. E o risque-rabisque não se dá bem em nenhuma das duas situações. Mas há quem goste, e cada um é produtivo do seu jeito…

• Mais: Prancheta em poliestireno fumê (até R$ 20) - Pranchetas não são absolutamente essenciais, mas ajudam a manter reunidos os papéis soltos que você está usando em um dado momento para tomar notas ou consultar.

• Mais: Bloco cubo de lembretes sem pauta (até R$ 20) - Para aqueles lembretes que irão para o lixo assim que possível. Escolha papéis de gramatura mais alta, e eles resistirão melhor a viagens no seu bolso.

Mais importante do que ter uma boa tesoura, é sempre saber onde ela está. Se cada pessoa tiver a sua, subitamente elas deixam de migrar sozinhas sem ninguém ver em que mesa ela foi parar…

Se você manda correspondências com freqüência (e torço para que você tenha demanda por mandar muitas faturas e notas fiscais todos os meses!), compre a granel envelopes de boa qualidade. Uma caixa com 100 envelopes tipo saco no formato 162×229mm é super barata, e neles dá de mandar folhas A4 dobradas apenas uma vez. É fácil lacrar, e é o maior dos formatos que cabem em qualquer caixa de correio padronizada.

Nenhum aparato tecnológico supera o flip-chart quando se trata de registrar reuniões criativas, ou preparar com pequena antecedência uma seqüência de tópicos a ser abordada em uma reunião. Vale o investimento, mas não esqueça do papel e dos pincéis sempre à mão!

• Mais: Quadro branco - Quem não tem flip-chart, registra idéias no quadro branco. É bem visível, mas muito mais efêmero.

Pergunta: como sempre saber onde estão as chaves? Resposta: colocando um chaveiro com etiqueta em cada uma delas, e elegendo um lugar visível e seguro para que elas fiquem sempre penduradas.