Uma caixa de entrada superlotada de e-mails pode ser um grande obstáculo à produtividade. Mas o 3frases pode ser a solução que faltava – conheça, ajude a divulgar, e todos teremos respostas mais rápidas e fáceis de processar ;-)

Manter-se no topo é difícil quando a montanha não para de crescer

Afinal, uma caixa lotada traz consigo outro risco à eficiência: infinitas oportunidades de perder de vista o que é realmente importante, no meio de um monte de mensagens com animações em Powerpoint e ofertas de lojas on-line.

Mesmo quando o usuário adota “códigos”, associando significados particulares aos estados das mensagens (por exemplo, decidindo que mensagens que constam como não-lidas são as que têm assuntos pendentes), o potencial de confusão é grande, e vem junto com a possibilidade de perder o controle do que está realmente pendente e o que ainda não foi lido.

Revisão: Como processar o e-mail

Há anos, na alvorada do Efetividade.net (em 2006), eu escrevi sobre como organizo meu e-mail e também como processo as mensagens que chegam. Basicamento aplico as técnicas do método GTD buscando ter uma caixa de entrada vazia e iniciando as ações apropriadas a cada mensagem que chega (agir, delegar, arquivar para referência, remover, etc.).

Minha caixa de entrada recebe avalanches de mensagens sobre assuntos variados

Mas os anos foram passando e o volume de mensagens só aumenta, a ponto de sufocar. Como vocês devem ter percebido, gosto de escrever ;-) e assim acabava deixando as mensagens pendentes de resposta na caixa de entrada até ter tempo de compor uma resposta a elas. Logo o acúmulo delas acabava atrapalhando o correto tratamento das novas mensagens que chegavam, e no terceiro dia eu já acumulava um saldo acumulado difícil de gerenciar, e acabava considerando seriamente declarar falência de e-mail, ou aguardando um feriado para zerar a caixa toda de uma vez (e recomeçar o ciclo alguns dias depois).

Entra em cena o 3frases.efetividade.net

Até que um dia eu encontrei o http://three.sentenc.es/ e percebi qual era o grande culpado nessa história: embora eu soubesse como gerenciar os e-mails, essa ideia de compor longas respostas, como na época em que ainda recebia menos de 20 mensagens para mim por dia, não é compatível com o volume atual de correspondência digital que chega aqui.

O hábito das respostas longas vem de longe

O sentenc.es é um manifesto a favor de respostas mais sucintas, sem ser telegráficas. Para a maior parte das mensagens que recebo, em 3 frases é possível responder com simpatia, relevância e completude – raras são as mensagens tratando sobre múltiplos assuntos ou demandando algo mais longo que isso.

Rapidamente aderi, e publiquei o 3frases.efetividade.net, uma versão brasileira (mas não uma tradução) do manifesto, informando sobre minha nova política pessoal de respostas por e-mail: sempre que possível, elas terão 3 frases ou menos, e assim eu consigo responder a mais pessoas deixando as mensagens na caixa por menos tempo.

Resultado real e fácil de perceber

No primeiro dia de adoção da nova política, zerei a caixa de entrada (que estava com mais de 70 mensagens que precisavam ser respondidas), e ela terminou o expediente completamente vazia em todos os dias desde então.

Embora as minhas respostas não tenham ficado com “cara de telegrama” ou impessoais, eu acrescentei na minha assinatura de e-mail o trecho abaixo:

Assim quem tiver dúvida saberá a razão, quem não gosta de Top Posting saberá que eu adoto este estilo conscientemente, e eu ainda espalho um pouco mais a ideia das respostas curtas, para o caso de meus interlocutores também passarem por problemas similares.

Imagino que vários de vocês passem por dificuldades ocasionais para dar conta das mensagens das suas caixas de entrada, portanto fica a dica: uma política de preferir conscientemente as respostas curtas pode fazer a diferença tanto para você quanto para as pessoas que estão aguardando uma resposta sua!

Há muito tempo vocês me pedem posts sobre softwares de produtividade pessoal, e eu reluto bastante em atender, pois sei o quanto é difícil sintetizar algo sobre um campo tão vasto (soluções desktop, mobile e on-line, com diversas plataformas, etc.) sem deixar de fora aspectos importantes.

Mas a ocasião é propícia, graças a uma nova parceria com o site BaixaTudo (que logo deve aparecer ali na barra lateral), e pensei em aproveitar a oportunidade para construirmos em conjunto uma lista de softwares ou ferramentas de produtividade pessoal.

Quero ouvi-los antes de prosseguir, mas a ideia geral é a seguinte: a cada semana eu abriria as discussões sobre uma categoria de aplicação (por exemplo: gerenciamento de contatos, anotações, pendências, GTD, etc.), vocês contribuiriam com suas sugestões e testemunhos, e na semana seguinte eu publicaria um artigo sintetizando as manifestações e acrescentando meus próprios comentários.

Seria uma série relativamente extensa e trabalhosa (para mim), e dependeria em grande medida do entusiasmo de vocês em contribuir, mas acredito que o resultado justificará o esforço, afinal o número de boas ferramentas de produtividade é crescente, e às vezes não acompanhamos o desenvolvimento delas.

Ajude a validar a lista inicial de categorias

Não comecem ainda a responder suas ferramentas preferidas! O que eu preciso de vocês neste momento é que vocês validem a lista de categorias de ferramentas abaixo, ou proponham a adição, remoção ou alteração de alguma delas:

• Gerenciamento de tarefas/pendências (“to-do”)
• Gerenciamento de agenda de compromissos
• Gerenciamento de contatos
• Gerenciamento de projetos pessoais
• Anotações
• GTD
• Sincronização entre computadores (ou com dispositivos móveis)
• Gerenciamento de finanças pessoais
• Backup
• Organização de arquivos (fotos, multimídia, documentos, etc.)

Ao propor altera̵̤es na lista de categorias, lembrem-se que minha inten̤̣o ̩ que, quando chegar a hora de eu pedir a voc̻s para indicarem ferramentas, essa indica̤̣o seja bem livre Рvale solṳ̵es em papel, solṳ̵es desenvolvidas em casa, softwares livres ou ṇo, aplicativos para celular, desktop, on-line, tudo junto e misturado.

Eu gostaria de fazer um processo em várias etapas, no estilo do que o Lifehacker faz com sua seção Hive Five (com propósito bem similar), com fase de indicação e de votação, mas a participação de vocês tem se destacado mais no sentido qualitativo do que no quantitativo, então faz pouco sentido alongar o processo – se vocês se motivarem e a participação crescer, eu revejo isso.

Agora é com vocês

Além de validar a lista acima, ficarei feliz em ler as manifestações de vocês (preferencialmente nos comentários, porque facilita para eu consultar depois) sobre a ideia em si, tanto no sentido de aprová-la (ou não), quanto no de dar sugestões sobre sua implementação.

E se puderem chamar seus amigos e colegas (via Twitter ou outros caminhos Рa URL curta deste post ̩ http://efetividade.net/?p=3037 ok?) potencialmente interessados para opinar tamb̩m, agrade̤o!

Na semana passada divulguei minha breve resenha do livro Criando aplicações para Redes Sociais, publicado no Brasil pela Novatec, e ofereci aos leitores a oportunidade de concorrer a um exemplar.

Muitos de vocês resolveram participar, e ajudaram a divulgar a promoção no Twitter. Como só um pode ganhar, não vou fazer delongas: o ganhador é o @jeronimomadruga, que tem até dia 2 de julho para entrar em contato comigo, via formulário de contato do Efetividade, para me passar o seu endereço completo (com CEP) para envio do livro. Parabéns a ele!

Promoção para os demais: 25% de desconto (até dia 4 de julho)

O pessoal da Novatec acompanha de perto essas iniciativas, e gostaram da intensidade da participação de vocês. Para retribuir, estão oferecendo aos leitores do Efetividade 25% de desconto na compra do livro em seu site até o próximo dia 4 de julho.

Para ganhar o desconto basta fazer a compra do livro normalmente pelo site da Novatec, e informar o código de desconto EFETIVIDADE no campo apropriado quando estiver finalizando a compra.

Agradeço à direção da editora pela atenção e pela oferta, e desejo boa leitura a vocês!

Recebi da editora Novatec um exemplar do livro “Criando aplicações para Redes Sociais“, publicado internacionalmente pela O’Reilly, e acredito que pode ser do interesse de vários de vocês que trabalham ou convivem com desenvolvimento web.

Criar sites e aplicativos na web que atraiam suficiente interesse de pessoas a ponto de formar e desenvolver uma comunidade que interaja usando seus recursos é um grande desafio, e o autor Gavin Bell trata dele do jeito que eu aprecio: com ênfase no projeto e design, e sem exagerar na descrição da tecnologia envolvida, pois sabemos que esta é a parte que muda a cada 2 semanas, certo?

Se você é desenvolvedor, designer (de interação, de produto, visual, etc.) gerente de projeto ou outro tipo de integrante das equipes envolvidas neste tipo de sistema ou produto, acredito que este livro terá algo de bom a lhe dizer.

Da mesma forma, se você já tem um site no qual existe (real ou potencialmente) uma comunidade interagindo, o livro poderá dar algumas dicas do que você poderia fazer a mais para maximizar o proveito que essas pessoas terão, e o retorno que elas irão gerar umas às outras, e para você.

O sumário completo está disponível no site da editora, mas entre os tópicos abordados no livro, quero destacar alguns que me atraíram a atenção especialmente:

• Como descobrir por onde começar
• Como estruturar as diversas relações
• Como representá-las da forma que parecerá correta para o público
• Como fazer seu público sentir-se à vontade e em casa
• Como ampliar conexões com o restante da web (usar e criar APIs e similares)
• Por que simples cópias de um conceito já bem-sucedido tendem a falhar

Uma perspectiva pessoal

Pessoalmente acredito que esse negócio de posicionar sites como recursos de interação social jamais vai ser meu foco.

Comecei com desenvolvimento web na primeira metade da década de 1990 (que daqui a alguns meses será, oficialmente, “a década retrasada”), quando Kurt Cobain ainda era vivo, o Unabomber ainda mandava suas cartas, e ainda não haviam sido lançados o servidor Apache, o Windows NT e nem o primeiro Macintosh PowerPC (mas o Linux já rodava em computadores 386 no laboratório).

Tendo a enxergar meus sites, portanto, com uma visão retrô: são meios para eu transmitir ou disponibilizar informações para os leitores interessados. A adição de recursos de feedback on-line (como os comentários de vocês) é bem-vinda, mas creio que jamais será o meu foco principal.

Mas posso me dar ao luxo de ser retrô só porque a web para mim é um meio de comunicação pessoal. Hoje existe toda uma indústria digital baseada na interação e formação de comunidades, e o sucesso de alguns destaques dela mostram que há demanda por isso – e mesmo quem jamais espera criar o próximo Twitter ou Facebook pode se beneficiar colocando em seu site (ou mix de comunicação social) alguma ênfase na interação – e este livro parece ser um bom recurso para isso.

Ganhe um exemplar

Vou sortear um exemplar do livro no próximo dia 28. Para concorrer, basta ser assinante do @efetividadeblog no Twitter e twittar a frase a seguir:

Estou concorrendo ao livro que o @efetividadeblog vai sortear - é da @novateceditora, sobre comunidades virtuais: http://miud.in/6VN

Além disso, naturalmente, você deve ficar ligado no twitter no dia do sorteio, pois é lá que vou anunciar o vencedor e as instruções para que ele me passe seu endereço postal no Brasil para envio do livro.

Sua rede sem fio tem menos alcance e velocidade do que você precisa?

Roteadores e pontos de acesso wireless são cada vez mais comuns em residências, homeoffices e empresas, interligando notebooks, videogames, smartphones e outros equipamentos variados.

Seu funcionamento é projetado para sofrer o mínimo possível com a presença de outros roteadores nas redondezas, mas quando se reunem as condições ambientais adversas e aparelhos com acesso sem fio menos robusto (típico em netbooks e mesmo em algumas marcas de notebooks), a interferência se torna um problema real que reduz o desempenho e o raio de alcance da sua rede.

Um ponto de acesso sem fio comum

Uma das medidas mais econômicas (e com eficácia real em muitos casos) para evitar este problema é reconfigurar o seu roteador ou ponto de acesso para usar um canal sem fio diferente.

Nas situações mais comuns, existem 11 canais disponíveis para uso, e a maioria dos roteadores vem pré-configurados para usar o canal 6.

A importância de um geek residente

Sabendo acessar o utilitário ou página de configuração do seu roteador sem fio, você pode mudar para qualquer outro canal e reduzir a interferência ou competição com os roteadores dos seus vizinhos. E se não souber reconfigurar, basta convidar o seu sobrinho ou cunhado nerd para um café – ele lhe pedirá o manual e a senha, você dirá que não sabe onde estão, ele fará um comentário jocoso, pesquisará um pouco na web e logo resolverá a situação.

Todos os roteadores dos seus vizinhos continuarão visíveis nas suas buscas de redes, assim como o seu continuará visível para eles – e as senhas de acesso continuam valendo normalmente. Além disso, não é necessário reconfigurar nada nos equipamentos que já estavam configurados para acessar a sua rede sem fio – trata-se de uma mudança bem indolor e pouco perceptível, exceto pela redução da interferência.

Como encontrar o melhor canal

Usuários avançados sabem usar os recursos do próprio sistema operacional, ou utilitários populares, para identificar quais os canais mais utilizados pelas redes dos seus vizinhos e configurar para si o que estiver menos ocupado.

Tela do Wi-Fi Stumbler

Mas nem todos podemos ser especialistas em configuração Wi-Fi, e assim comemoramos o advento do Wi-Fi Stumbler (via Lifehacker), um aplicativo que roda direto no navegador (nos sistemas suportados por ele) e apresenta, numa listagem e gráfico bem simples de interpretar, a distribuição dos canais entre as redes sem fio da sua vizinhança.

No gráfico da tela reproduzida acima, você pode perceber facilmente o típico acúmulo do canal 6 (que costuma vir configurado de fábrica nos roteadores), e a presença de uma grande faixa livre entre os canais 7 e 10.

Como há alguma sobreposição entre as frequências de canais, a regra geral (cujas exceções não serão tratadas aqui) é afastar-se o máximo possível dos canais mais ocupados. No exemplo da tela acima do Wi-Fi Stumbler, se eu estivesse reconfigurando meu roteador de casa, eu escolheria inicialmente o canal 9, suficientemente afastado do congestionado 6 (em muitos condomínios ele fica bem mais congestionado do que isso, acredite) mas ainda sem ser vizinho do 11, que também já está em uso.

Sobreposição entre os canais wireless

Mas vários testes podem ser necessários, pois existem fontes de interferência que não aparecem neste tipo de ferramenta: o telefone sem fio do vizinho, determinadas lâmpadas, fornos de microondas, etc. Só que é um teste barato e rápido: basta usar o grafico do Wi-Fi Stumbler como guia e ir trocando de canal, verificando o alcance e velocidade até alcançar o melhor caso.

E quando o resultado é insuficiente?

Infelizmente a interferência não é a maior das causas de redução do alcance e desempenho das redes sem fio. Outras condições ambientais, como a disposição das paredes, presença de espelhos, aquários, paredes revestidas e outros elementos podem complicar bastante o caminho de ida e volta entre a antena do seu roteador wireless e o seu notebook.

Para estes casos existem outras soluções, algumas das quais já tratamos anteriormente por aqui. Visite os artigos relacionados abaixo para saber mais:

• Redes sem fio: Como aumentar o alcance do sinal wireless gastando menos de R$ 20
• Como aumentar o alcance da sua rede wireless trocando a antena do roteador
• Wireless: maior alcance para sua rede sem fio com um repetidor wi-fi
• Como aumentar o alcance da sua rede sem fio usando uma lata de refrigerante
• Multifuncional wireless HP C4780: impressão sem fio, scanner e copiadora

Trabalhar em mais do que um computador é a tendência, portanto deve ser comum para muitos de vocês: o desktop de casa, o laboratório da universidade, o micro do trabalho, notebooks, netbooks – cada pessoa tem seu cenário, mas indubitavelmente a complexidade tecnológica deles todos vem aumentando de forma vertiginosa.

Cadê a versão final daquele artigo?

Comigo também é assim, e o profissional de administração de sistemas que continua existindo no meu subconsciente (mesmo eu tendo parado há anos de exercer a profissão) quase diariamente me adverte dos desafios extras que esta complexidade gera para manter o sincronismo, o backup e a disponibilidade destes arquivos.

Trocando em miúdos: é comum estar no micro da universidade e descobrir que a versão corrente do relatório em que iríamos trabalhar está no PC de casa. Ou “matar” um dia inteiro de atualizações de um arquivo, copiando sem querer a versão que estava no notebook. Ou tantos outros desastres similares, que a esta altura já podem ter vitimado alguém próximo a você várias vezes.

Mil alternativas

Assim como existem infinitos cenários, também há infinitas soluções, cada uma com suas vantagens e pontos fracos. Há, por exemplo, quem se proponha a levar um disco rígido externo a todo lugar – o que é uma idéia razoável, se descontarmos a fragilidade inerente deste meio de armazenamento. E azares acontecem: uma amiga minha fez isso com sucesso por muito tempo, e um dia um assaltante levou embora todos os arquivos dela.

Pen drive retrátil, ideal para chaveiros e crachás

Há soluções mais prosaicas, como o meu hábito de andar com um pen drive retrátil preso ao crachá funcional, garantia de que sempre terei CONDIÇÕES de copiar para ele arquivos que produzir quando estiver em atividade profissional – se eu vou lembrar disso, é outra história (confesso – nem sempre acontece, e às vezes saio em desabalada carreira quando percebo, antes que alguém apague o arquivo que esqueci em algum computador).

Talvez bem mais comum seja o hábito (sadio, embora com preocupações quanto à disponibilidade a longo prazo e a privacidade) de enviar para uma conta de webmail uma cópia dos arquivos gerados, fazendo com que eles sempre estejam disponíveis, bastando um download.

Para os blogueiros e outros indivíduos bem supridos de serviços on-line, aproveitar a conta do provedor de hospedagem do site para servir como backup e compartilhamento de dados também pode ser uma opção interessante, embora requeira um pouco mais de disciplina e configuração. Eu faço isso no Dreamhost, que além do espaço para hospedagem oferece 50GB adicionais exclusivamente para backup em rede a partir do plano básico de ~US$ 8 mensais, mas hoje só recomendo para quem tenha familiaridade com as tecnologias envolvidas.

A minha alternativa favorita: Dropbox

Eu vinha me virando bem com minhas cópias de arquivos em e-mail, pen drive e rsync para o servidor de hospedagem, até que há alguns meses um profissional com muitos anos de experiência a mais, e que trabalha na mesma empresa que eu, surgiu lá e pediu que todos os membros de sua equipe para que criassem contas no Dropbox, para lidar com o compartilhamento na própria equipe, o backup e a questão do trabalho em múltiplos computadores, que vinha os atrapalhando bastante.

Ele recebeu esta dica dos gestores de rede da sua empresa, que também o alertaram para não confiar integralmente neste serviço (um backup adicional inteiramente sob seu controle é recomendado), e para não colocar em serviços on-line nenhum arquivo cujo conteúdo seja secreto, apesar de confiarem na criptografia empregada no tráfego e armazenamento dos arquivos do DropBox.

Fazia meses que eu ouvia falar do Dropbox, mas creditava isso a marketing bem feito e um pouco de hype. Mas uma semana depois, quando vi a revolução que o sistema havia causado naquele grupo de trabalho, percebi que ali havia algo a ser experimentado, e também aderi. Desde então venho usando, feliz da vida, e meu grupo de trabalho também aderiu, com sucesso, em Windows, Linux e Mac OS X.

Para mim, a razão de funcionar bem é similar aos fundamentos do sistema de coleta típico do GTD: colocar os arquivos nas pastas do DropBox é cômodo e natural – e quando ele está instalado, daria mais trabalho recorrer às alternativas, como inserir um pen drive ou mandar um e-mail com o arquivo anexado.

Como funciona

Após inscrever-se no site e instalar o sistema do DropBox (em Windows, Linux, Mac ou IPhone), é criada automaticamente uma pasta “DropBox” em seu disco.

Minha pasta do Dropbox no Mac

Você pode lidar com os arquivos dela como se fosse qualquer outra pasta do seu computador, mas há um bônus: o que você grava ou altera nela se reflete automaticamente no sistema on-line, e estará disponível na SUA pasta DropBox em todos os outros computadores em que você instalar o sistema.
 

Acesso também via web

Mas não é só isso: os arquivos estarão disponíveis também via download (com seu login e senha, claro) no site do DropBox, mesmo que você esteja em um computador em que não quer, ou não pode, instalar o sistema. O mesmo recurso pode ser usado para enviar arquivos ao DropBox.
 

Minha pasta do Dropbox no Ubuntu

E a razão principal para adotar o DropBox em um grupo de trabalho unido via Internet: é possível criar, dentro do seu DropBox, pastas compartilhadas, cujo conteúdo pode ser acessado ou modificado por outros usuários do DropBox à sua escolha.

A máquina do tempo – de volta para o futuro

Ao contrário do que ocorre em sistemas de armazenamento compartilhado “comuns”, o DropBox gerencia versões de documentos, permitindo assim que as alterações que você faz (ou que outros usuários fazem em suas pastas compartilhadas) sejam revertidas ou gerenciadas da forma desejada sem você precisar ficar renomeando – dá inclusive para reverter exclusões de arquivos. O histórico é mantido por 30 dias na versão gratuita.
 

Minha pasta do Dropbox no terminal, para quem gosta

Além disso, usuários tecnologicamente inclinados provavelmente gostarão de saber que o DropBox usa os serviços de computação em nuvem da Amazon para armazenar todos estes dados, que ficam lá usando criptografia AES, são transmitidos usando SSL, e a transmissão é no estilo delta: só as alterações são transmitidas, e não o arquivo inteiro.

Planos grátis e planos pagos

O DropBox hoje oferece 2GB de armazenamento gratuitamente a quem desejar (e com os termos de serviço e política de privacidade divulgados por ele).

Ṇo ̩ pouco para um servi̤o de armazenamento e compartilhamento de arquivos Рdaria de armazenar uns 400 volumosos arquivos MP3 da minha cole̤̣o, por exemplo, e bem mais arquivos de texto comuns que costumo manipular.

Mas para quem precisa de mais espaço, é possível fazer o upgrade da conta, passando ao plano de 50GB (por cerca de US$ 10 mensais) ou ao de 100GB (por cerca de US$ 20 mensais) – e aí de fato usar o DropBox para backup de arquivos em geral, e não apenas daqueles usados correntemente para trabalho.

Mas há um detalhe interessante: o DropBox oferece diversas maneiras de ampliar o seu espaço de armazenamento. O mais simples dele é completar o “desafio” oferecido a todo novo usuário cadastrado, assistindo ao tour de apresentação do sistema, instalando o DropBox em um segundo computador, colocando alguns arquivos na conta pela primeira vez, etc. – ao completar 5 passos, você ganha 250MB adicionais.

A outra maneira é convencendo outros usuários a se cadastrar no sistema – para cada novo usuário que você traz ao sistema, você ganha 250MB extras (até um limite de 8GB adicionados).

E o melhor: os usuários que chegam ao DropBox trazidos pot outro usuário também ganham 250MB adicionais aos seus 2GB iniciais. A esta altura você já adivinhou que quem se cadastrar no sistema usando os links deste artigo estarão me dando estes 250MB adicionais (e eu os agradeço desde já por isso), mas isso também significa que eles (e você, espero) estarão recebendo estes 250MB extras para sua conta!

Portanto, eis aí um motivo adicional para se cadastrar e testar o DropBox desde já. Só não esqueça do que eu mencionei acima: toda alternativa tem vantagens e pontos fracos, e o DropBox pouco adiantará no dia em que você não tiver uma conexão à Internet disponível. Backups adicionais vão bem, e felizmente a ausência de conectividade é cada vez mais rara em muitos cenários.

Eu estou gostando, e espero que você também tenha uma ótima experiência!