É possível reduzir a papelada das nossas pilhas, gavetas e arquivos, e passar a uma realidade mais organizada e espaçosa, em que o conteúdo dos papeis passa a residir organizadamente no seu computador ou mesmo na Internet.

Hoje veremos um software que facilita a busca por esta realidade, além de algumas dicas sobre o que fazer com os papeis restantes e a oportunidade de concorrer a um kit organizador para home offices.

Um sonho possível – ajustado

Para mim a ideia de um escritório doméstico sem papel é muito mais uma aspiração ou um uma meta de longo prazo do que uma possibilidade atingível hoje.

A Receita Federal, a necessidade de comprovar pagamentos realizados, e tantas outras demandas exigem de mim um arquivo de pastas suspensas onde caem, assim que são processados (e imediatamente organizados na sua pasta certa), os boletos pagos, os comprovantes fiscais necessários para o ano corrente e seguinte, os comprovantes de garantia dos produtos, e tantos outros documentos que podem vir a ser exigidos na sua forma original.

A quantidade de documentos em papel obrigatoriamente arquivados às vezes decresce: por exemplo, uma lei recente nos dispensou a todos de continuar guardando comprovantes de pagamento de anos anteriores de uma série de serviços (desde que o prestador cumpra sua nova obrigação de enviar – em papel… – um comprovante de quitação anual, que substitui os mensais).

Além disso há uma série de informações que chegam nativamente em papel mas não precisam ser arquivadas na sua forma original ou, mesmo que precisem, podem ser substituídas por uma cópia digital em parte considerável dos seus usos.

Um exemplo claro é o dos termos de licenciamento de softwares proprietários comprados no varejo, para os quais os 2 casos de uso são claros:

• na eventualidade de haver fiscalização sobre o seu cumprimento (motivada, por exemplo, pelas associações “anti-pirataria” que defendem os interesses da indústria), será necessário oferecer as comprovações na sua forma original.
• para todos os demais usos que sejam do interesse do próprio usuário – tais como o acesso aos códigos que habilitam para a instalação do software, ou mesmo a realização de um inventário de licenças – a consulta a uma imagem ou transcrição do documento de licença é suficiente.

Assim, ao tratar da digitalização do acervo de documentos de um home office ou mesmo na organização doméstica, não necessariamente temos como alvo o mítico “escritório sem papel”: a ideia prática e alcançável pode simplesmente ser tornar mais conveniente (via facilidades de arquivamento e pesquisa digital) o acesso aos documentos que precisam permanecer arquivados.

Por consequ̻ncia, livrar-se permanentemente de ter que armazenar fisicamente o restante da papelada, cujo conte̼do ̩ importante mas a forma pode ser dispensada, vem quase como um b̫nus Р̩ a cereja do sorvete.

Tudo isso, claro, pode ser muito bem complementado por uma estratégia de reduzir a quantidade de papeis que chegam a nós – optando por receber contas via Internet, ou assinando edições eletrônicas de revistas técnicas, por exemplo.

As precauções

Vamos falar a seguir sobre uma ferramenta de software que facilita a conversão dos documentos em papel para os documentos digitalizados, só que antes preciso fazer um alerta que muitas vezes gera grave (e ineficaz) arrependimento tardio quando não é observado.

E é algo muito simples a ponto de poder ser considerado óbvio: ao migrar dos arquivos em papel para os arquivos digitais, você precisa escolher um armazenamento compatível com a importância e valor do conteúdo em questão, e tomar as precauções adequadas.

Ou seja: conteúdo insubstituível e valioso exige muito planejamento e investimento no seu armazenamento, e conteúdo facilmente obtível pode ser armazenado com precauções mínimas.

Afinal, quando está tudo digitalizado, a enchente, a pane elétrica e o ladrão de ocasião têm muito maior condição de causar danos completos e irreparáveis às suas informações armazenadas – tanto no sentido de negar a você permanentemente o acesso a elas, quanto no de fazer com que terceiros tenham acesso indevido a elas.

Scaneando, escaneando e escanerizando

Feito o alerta, surge a dica: após analisar as minhas próprias demandas, optei por armazenar os meus documentos digitalizados em 2 locais diferentes: o Evernote (quando são materiais de referência) e o Dropbox nos demais casos (ambos complementados por estratégias de backup).

Mas mesmo com as comodidades do armazenamento e compartilhamento em serviços como estes, scanear (ou escanear/escanerizar, como o Houaiss preferiu grafar) os documentos com os aplicativos que acompanham os scanners e multifuncionais muitas vezes é uma tarefa ingrata.

Afinal, embora na classe de equipamentos mais comum seja quase impossível impedir que seja enfadonha a tarefa de ficar inserindo e virando as folhas que se quer reproduzir, tudo fica pior quando a infinidade de opções e seleções típicas destes programas ficam no nosso caminho quando o que queremos é apenas produzir e armazenar um documento textual simples.

Dependendo do scanner e do software escolhido, podem surgir complicações adicionais: além de nunca se cansarem de perguntar sobre profundidades de cores, resoluções e outros detalhes, alguns deles não oferecem uma opção fácil de scanear múltiplas páginas em um único documento PDF, outros não facilitam rotacionar, reordenar ou mesmo recortar partes das páginas escaneadas.

Entra em cena o Scandrop

O Scandrop é uma ferramenta bastante simples, mas que realiza bem a sua única tarefa: transformar páginas de papel em documentos PDF armazenados no local de sua preferência.

Disponível para Windows (download grátis) e para Mac (a versão da descrição a seguir foi comprada em oferta na Mac App Store, por US$ 1,99), ele se encarregada da produção dos documentos e os armazena automaticamente em um dos meios a seguir:

• disco local
• Dropbox
• Evernote
• Google Docs
• Officedrop

O aplicativo é esperto o suficiente para oferecer, no momento de scanear, o acesso aos recursos úteis do meio de armazenamento selecionado – por exemplo, se o Evernote estiver selecionado, será possível escolher tags e até preencher uma anotação sobre o conteúdo, que permitirá melhor localizá-lo em buscas posteriores. Já se você estiver armazenando num disco local, ou no Dropbox, só vai poder escolher o nome do arquivo e a pasta de destino, e se dar por satisfeito ;-)

Mas é na hora de realmente digitalizar cada documento que o Scandrop brilha, alcançando uma característica de usabilidade que eu sempre aprecio: ele não fica no caminho.

Após pressionar o botão de scanear no aplicativo, ele exibe uma interface simplificada para esta operação, com poucas opções visíveis e as demais pré-selecionadas em valores default que me atendem plenamente, e aí você só tem que ir colocando as páginas no scanner e pressionando o botão de página adicional, até acabar de digitalizar todas – mesmo que sejam em formatos variados – por exemplo, uma página A4, uma terceira via (amarela) de nota fiscal, um ticket de caixa e um cartão postal podem perfeitamente ser páginas de um mesmo PDF.

Ao terminar de scanear as páginas, é possível que alguma delas esteja “de lado”, fora da ordem ou precise ser recortada, e mais uma vez a simplicidade está presente: a sequência scaneada é exibida (com zoom configurável), e você pode selecionar qualquer página para recortar, rotacionar ou mesmo remover. E para mudá-las de ordem, basta arrastá-las para a posição que devem ocupar.

Quando estiver tudo como deve estar, basta apertar o botão de upload (ou “save & finish”, se for para o Dropbox ou disco local), e o PDF é gerado e armazenado, encerrando o procedimento e já ficando tudo posicionado para o início de uma nova digitalização, se for o caso.

Eu uso o Scandrop e estou gostando, mas tenho interesse em saber quais as soluções de vocês – fiquem à vontade para compartilhar nos comentários!

Organizando o escritório: Como lidar com os papeis que ainda precisam ser mantidos?

Já tratamos do assunto anteriormente por aqui (e voltaremos a ele de forma detalhada e específica ainda na semana corrente), mas não custa sumarizar: perde-se muito esforço e tempo com papeis armazenados de forma errada, sem controle ou desnecessariamente.

Algumas ferramentas básicas que podem ajudar a manter o controle:

Bandeja de entrada e saída: para o que está chegando e ainda não foi identificado, e para o que está pronto para ser entregue. Veja detalhes em Produtividade servida em uma bandeja.

Escaninhos para procedimentos em andamento: os materiais referentes a cada uma das suas atividades em andamento devem estar na sua mesa (quando em processamento) ou armazenados todos juntos (quando estiverem aguardando a vez de serem processados). Dedique a cada processo ou projeto seu próprio escaninho, prateleira, gaveta ou caixa organizadora.

Arquivo de pastas suspensas: uma pasta por tema ou assunto referente ao seu escritório permitem encontrar rapidamente as contas pagas, o contrato de cada serviço, os alvarás, certificados e tantos outros papéis. Veja detalhes em Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais.

Porta-revistas: além de servir para revistas, armazena de firma organizada também os folhetos, catálogos, materiais de referência encadernados e outros similares típicos de qualquer escritório. Veja detalhes em Pilhas e mais pilhas? Como organizar suas revistas e periódicos de referência.

Lixeira bem posicionada: uma lixeira (ou fragmentadora) fora do alcance permanente das suas mãos aumenta muito a probabilidade de uma folha de papel que poderia ser descartada ir parar numa pilha ou gaveta. Veja detalhes em Home Office: organizando como uma cabine de avião

Arquivo morto: documentos que precisam ser mantidos acessíveis por longo tempo (por exemplo, referentes a exigências legais de comprovação) não precisam ficar permanentemente no seu caminho nas pastas suspensas: Compre na papelaria algumas caixas de arquivo morto (em papelão ou plástico polionda) e mova as pastas inteiras diretamente para eles. Etiquete-os adequadamente e tire-os do caminho, colocando em alguma prateleira alta ou outro espaço menos nobre.

Um kit inicial

Boa parte dos meus materiais de escritório são da marca Dello, que tem uma linha extensa de itens de organização.

Recentemente recebi deles como cortesia um kit que posso recomendar sem medo a quem está começando a colocar ordem no seu escritório: o Kit Office DelloGift.

Em uma caixa surpreendente pequena, o kit traz (desmontados, naturalmente) 4 dos itens básicos mencionados acima:

• Um organizador de pastas suspensas para papéis tamanho A4
• Um porta-revistas
• Uma caixa organizadora para materiais em processamento
• Uma lixeira

Todos estes materiais são produzidos considerando a sustentabilidade de suas matérias-primas, e deixam evidente a robustez que eu já conhecia de outras linhas da Dello: satisfazem ao mesmo tempo a estética e a resistência necessária para tolerar o uso típico de escritório.

Ideal para quem está começando a organizar seu home office ou escritório, este tipo de kit pode depois ser complementado por um suporte para maior quantidade de pastas suspensas e caixas organizadoras adicionais, para manter-se adequado à sua carga de trabalho e quantidade crescente de registros típica de qualquer empreendimento.

Ganhe seu Kit Office DelloGift

A cortesia da Dello em enviar um kit tão prático para nossa avaliação vai acabar revertendo em favor dos leitores do Efetividade: vou sortear um Kit Office DelloGift entre os leitores.

Para concorrer é muito simples: basta ser seguidor do @efetividadeblog no Twitter e twittar a frase e URL a seguir: Já estou concorrendo ao kit #dellogift de organização de home office que o @efetividadeblog vai sortear: http://efetivida.de/!3888

O prazo para participar está encerrado (foi até 4 de abril), e o sorteio (que será feito com número gerado via random.org) ocorrerá no dia 5, com divulgação do resultado via twitter e via atualização deste post. O vencedor terá 2 dias úteis a partir da divulgação do resultado para entrar em contato informando o seu endereço postal no Brasil para o qual deverá ser enviado o brinde.

O sorteio foi realizado em 5 de abril entre todos os participantes que reuniam as condições necessárias, e a vencedora é Debora Jahn Quandt (@deborajahn), que tem até as 23h59 de quinta-feira (7/4/2011) para entrar em contato informando o endereço postal para onde devo enviar o kit!

Que tal uma forma simples de lembrar da senha de cada site ou software que você usa?

É inegável: a segurança e a comodidade do usuário são inversamente proporcionais, no que se refere ao controle de acesso a dados, sistemas e sites. Ter a mesma senha em todos é um risco grave, mas ter senhas diferentes e não lembrar de alguma quando precisar também causa prejuízos sérios.

Já compartilhei meu método simples de escolher senhas diferentes para cada serviço e nunca esquecê-las, que coloca você vários passos à frente da maioria da população – que, sabidamente, repete a mesma senha adivinhável em todos os serviços que usa.

Mas este é um assunto inesgotável, e agora o leitor Marcelo Toledo me escreveu para compartilhar a dica dele, que se baseia num software gerenciador (disponível para Windows, Mac OS X, Android, iPhone e iPad)

Separei um trecho do texto dele:

(…) O grande perigo de tudo isso, é que se torna muito simples ter acesso a tudo que você tenta proteger com essas senhas fracas. Uma vez descoberta, e o hacker, ou qualquer que seja a pessoa, terá acesso a tudo. Já parou para pensar o que essa pessoa poderia fazer de posse da sua senha padrão? Que dor de cabeça seria se isso acontecesse?

Solução

O ideal é simples, toda vez que você precisar de uma senha ela será diferente, conterá letras, números, maiúsculas, minúsculas e talvez até caracteres especiais, além disso, ela terá diversos dígitos, quanto maior melhor. Loucura, né? Nem um pouco! É exatamente assim que eu faço hoje em dia e quer saber? Eu não me recordo de 99% das minhas senhas. Nem preciso. Mas essa mágica não acontece sozinha, eu tenho um programa que gerencia todas as minhas senhas e a única senha que eu preciso lembrar é a deste programa, uma vez digitada e eu rapidamente tenho acesso a todas as senhas que eu preciso, de uma forma bem prática.

Eu utilizo um programa (…)

A versão completa do texto do Marcelo pode ser consultada aqui: Não aguenta mais tanta senha?

A solução dele, de usar um programa gerenciador, é boa e resolve vários pontos fracos da cadeira, embora acrescente também um potencial ponto fraco, e um ponto de dependência bastante real. Pessoalmente, entretanto, prefiro uma boa regra de memorização fácil de aplicar mas difícil de identificar, mesmo que alguém descubra várias de suas senhas!

E, como de hábito, aguardo que vocês compartilhem nos comentários as suas próprias soluções!

No post de ontem sobre produtividade pessoal zen com o ZTD, comentei que alterno entre ZTD e GTD de acordo com a demanda: vivo o ZTD, mas adoto o GTD quando a intensidade das entregas esperadas aumenta muito.

E é o caso das últimas semanas: colocar no ar um novo blog como o BR-Mac.org exige uma série de atividades, contatos, procedimentos e entregas. E tudo isso sem parar meus demais projetos, naturalmente – formando assim um prato cheio para o GTD e sua filosofia baseada em dizer para as tarefas: “o que vier eu traço”.

Seja com GTD ou com ZTD, entretanto, há uma necessidade comum: uma ferramenta para registrar e controlar a lista de tarefas e pendências de cada período.

Até recentemente eu usava papel e caneta pra isso – aderindo exatamente às ferramentas preferidas pela maioria dos leitores do Efetividade para esta tarefa.

Mas nas semanas preliminares ao lançamento do BR-Mac eu acabei tendo contato mais próximo com uma ferramenta digital para essa tarefa (e que também consta entre as preferidas dos leitores): o Things.

Programas de gerenciamento de tarefas são bastante similares entre si, mas o Things (na versão para Mac) tem um diferencial interessante para quem, como eu, é informado da maioria das suas tarefas via e-mails ou páginas da web:

É uma combinação de teclas de captura que cria uma nova tarefa contendo link para o e-mail ou URL que estiverem abertos, já copiando para a sua descrição o trecho do texto que estiver selecionado. É só editar um título, associar a algum dos meus projetos e preencher um prazo (se for o caso) e dar Enter, e sou devolvido para o aplicativo em que estava antes, com o mínimo de interrupção.

Além disso, a sua interface caprichada no Mac, espartana no iPhone e a integração facilitada entre os 2 (e também com a versão para iPad), via Wi-Fi, são o que eu preciso para manter as tarefas em dia quando as coisas se agitam ;-)

Escrevi detalhadamente sobre o Things no artigo “Produtividade: GTD no Mac e no iPhone com o Things“, cuja leitura recomendo ;-)

Um leitor do Lifehacker mandou pra lá uma pergunta interessante: o que ter num “kit de sobrevivência” tecnológico: os adaptadores, cabos e outras ferramentas básicas que permitem que realizemos nosso trabalho mesmo em ambientes hostis, com projetores que usam conectores de vídeo estranhos, tomadas em formatos diferentes, e baterias que teimam em descarregar antes da hora.

Na nossa recente série de artigos sobre o que os leitores do Efetividade levam em suas mochilas, vimos uma série de itens interessantes que servem para as mesmas finalidades.

Mas a resposta do Lifehacker ao seu leitor serve como um guia para você revisar o seu próprio kit, e vem na forma de um kit genérico que tem 4 categorias básicas (que eles descrevem com detalhes):

• pen drive
• carregadores
• cabos e adaptadores de vídeo
• outros cabos e ferramentas

Depois de ler os detalhes do kit deles, você está convidado a comentar aqui quais foram os itens dos quais sentiu falta!

Eu já começo dizendo que notei falta de uma ferramenta multifuncional (alicate ou canivete capaz de lidar com parafusos e cortes comuns) e de organizadores de cabos (de velcro ou de nylon). Além disso, meu kit também tem pilhas e um modem 3G. E meu pen drive é igual ao da foto que ilustra o artigo de lá ;-)

Um parêntese: a questão dos cabos e adaptadores de vídeo parece um pesadelo moderno (com a proliferação de formatos: VGA, vários DVIs, vários HDMIs, DisplayPort, etc.), mas lembro que já enfrentei o mesmo problema em décadas anteriores, quando todos os micros do universo conhecido usavam o mesmo conector VGA, mas o projetor da sala de reuniões só tinha entrada em vídeo componente. Outros tempos, mas o mesmo problema! Hoje me parece até mais fácil de resolver…

Para levar o kit, eles recomendam um acessório ao qual eu já aderi: o Grid-It, que comprei no site do fabricante. Os cabos, conectores e pecinhas em geral ficam bem presos com elásticos adequados aos seus tamanhos, e não se espalham pela mochila ou maleta. Também recomendo!

Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na rodada passada perguntei quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar seus backups pessoais.

Cópias de segurança são precauções essenciais, e o grau de variação nas respostas mostrou o quanto as preferências pessoais podem variar na hora de escolher como colocá-las em prática.

Ao contrário do que aconteceu nas rodadas anteriores, entretanto, dessa vez tive que fazer uma ressalva quanto à mais popular entre as ferramentas apontadas na consulta aos leitores. Mas considero que isso enriquece o resultado, e cada leitor é livre para aceitar ou não a ressalva que fiz.

Sem mais delongas, portanto, vamos à lista!
 

A ferramenta preferida: Dropbox

O fato de a ferramenta mais mencionada pelos leitores ser o Dropbox mostra uma mudança de cultura: há poucos anos era comum afirmar que “usuário final não faz backup”, mas a existência de serviços fáceis de usar que levam cópias de arquivos para a Internet e oferecem num mesmo pacote não apenas uma versão reduzida de ferramenta de backup, mas também o compartilhamento e a sincronização, parece estar mudando essa cultura, e agora os usuários finais antenados ao menos copiam manualmente seus arquivos para a Internet ;-)

Do meu ponto de vista de profissional que já atendeu a muitos usuários que haviam perdido seus arquivos pessoais pelas mais variadas falhas, o (excelente) Dropbox sozinho não pode ser considerado uma solução completa de backup, porque sua eficácia ainda depende de você lembrar de copiar seus arquivos para ele regularmente. Se usado em conjunto com uma ferramenta que automatize a cópia e garanta a confiabilidade que a disciplina humana raramente alcança (ao menos na operação de computadores), o cenário começa a melhorar.

De qualquer forma, o Roger resume a capacidade da ferramenta:”O Dropbox é um verdadeiro HD virtual multiplataforma (Windows, Mac, Linux). Gratuito – 2GB de espaço free –, pode ser acessado via site, ou ao instalar um pequeno programa, que cria uma pasta, possibilitando colocar seus arquivos dentro dela, para automaticamente replicá-los em sua conta online. O programa avisa e mantém um histórico quando é alterado, deletado, ou incluso algum arquivo, online ou na pasta instalada em algum computador.”

Mas o backup oferecido pelo Dropbox não é dos mais completos, e está longe de ser automatizado. Mateus explica: “Quanto aos recursos são básicos mas suficientes para manter arquivos importantes sempre à mão, além de ter controle de versões de arquivos.”

Mesmo assim, pode ser suficiente para necessidades mais comuns, como explica o Juliano Biscaia: “Os 2Gb free tem suprido minha necessidade de backup de arquivos realmente importantes, como docs da faculdade, contratos e coisas deste gênero, em geral arquivos em .odt (.doc), .ods (.xls) e alguns PDFs.”

Ver detalhes sobre Dropbox no BaixaTudo

Copiar manualmente os arquivos importantes para a Internet tem o ponto positivo da conveniência, mas tem também vários pontos negativos e insuficiências, razão pela qual convido os usuários que preferem o Dropbox para backups a dar uma olhada nas demais ferramentas mencionadas por seus colegas – algumas podem até mesmo ser usadas em complemento a ele ;-)
 

Cobian Backup

Criação do cubano/sueco Luis Cobian, o Cobian Backup funciona apenas em Windows, e era um programa em código aberto até sua versão 8. A atual versão 10 é gratuita e proprietária. Trata-se de um agendador de cópias de segurança, que podem ser realizadas em outro disco do mesmo computador, ou mesmo via rede.

O João Luís recomenda o Cobian a seus clientes, e explica a razão: “Até hoje é o mais simples e estável que conheço para Windows, além de ser freeware. O programa possui uma interface simples, amigável e em português, fácil para usuários de qualquer nível de conhecimento.”

Ver detalhes sobre Cobian Backup no BaixaTudo

Antonio Moraes acrescenta: “Com ele posso definir as pastas que quero fazer o backup e onde o mesmo vai ser salvo (que pode ser em próprio disco, HD externo ou rede). Além disso o programa permite que se configure a periodicidade dos backups e varias parâmetros como compactação, tipo de backup (completo, diferencial, incremental), entre outros.”

E a Maggie complementa: “É possível programar várias tarefas de backups. Possui backup completo e incremental, utilizando lógica de atributos, incluindo ou não subdiretórios etc. Também pode ser configurada criptografia. Por fim, pode ser programado para backups manuais, uma única vez ou intervalos de tempo determinados.”
 

Rsync

Criado em 1996, o rsync é uma ferramenta que tem grande apelo entre usuários de Linux e sistemas Unix, incluindo o Mac OS X (no qual vem instalado por default). Seu uso não é especialmente amigável, mas na documentação e na web há grande variedade de exemplos de uso facilmente replicáveis, além de uma série de interfaces gráficas para facilitar seu uso em Linux, Mac e Windows.

Pode ser usado para backup em um disco local, mas sua estrela brilha mais forte nos backups via Internet, graças a um engenhoso mecanismo que verifica se um arquivo mudou (e portanto precisa ser transferido novamente para o computador remoto) de forma especialmente eficiente.

A terminologia nas descrições enviadas pelos leitores é suficiente para deixar claro que esta é uma opção típica de um público um pouco mais geek ;-)

O Roger Lovato derrama elogios em um idioma à parte, que nós fãs de Linux compartilhamos: “Sinceramente o melhor backup pessoal que eu fiz até agora foi com um HD externo, crontab e um script com o rsync fazendo hard link para as versões anteriores. Dessa forma, eu tenho backup incrementais funcionando como se fosse uma espécie de time machine. Funciona muito bem.”

O nfermat complementa: “Uso rsync para fazer meus backups tanto em HDs externos quanto em servidores SSH da universidade. Com o rsync consigo manter meu backup atualizado sem ter que copiar tudo sempre, além de deixar um script para fazer a copia automaticamente nos horários determinados.”

E o Rodrigo Otávio Moraes usa uma das interfaces do rsync para Windows: ”
Utilizo o DeltaCopy, na verdade se trata de um cliente rsync para Windows. O manual dele é fácil de ser seguido, mas exige que tenha acesso a uma máquina para ser o servidor. Configurei a solução para armazenar as cópias no meu provedor de hospedagem (Dreamhost) diretamente no RSync (via SSH) [veja um artigo do Efetividade sobre como fazer isso]. Outro detalhe importante é a possibilidade de fazer agendamento do backup, baseado em perfis.”
 

Time Machine

O Time Machine é o jeito Apple de fazer backups: uma solução fácil, completa mas com poucas opções de configuração, e dispondo de complementos caros se o freguês estiver disposto a pagar ;-)

Após ser ativado, ele passa a ser o “dono” de um HD externo, volume de rede ou outra mídia de gravação, na qual prepara inicialmente um backup completo do seu computador e depois, a cada hora, executa nos bastidores uma cópia dos arquivos que tiverem sido alterados desde a cópia completa inicial. O Time Machine guarda backups horários das últimas 24h, diários dos últimos 30 dias, e semanais para o que ultrapassar 30 dias.

O Claudio Acemel resume: “Sou usuário Apple e utilizo o Time Machine, que já vem no próprio Mac OS X, para realizar o backup do meu Mac em um HD externo. É muito fácil configurá-lo e recuperar os dados, já que é bem integrado com o sistema operacional.”

O Victor Fontes Costa usa o Time Machine como redundância dos seus backups realizados na Internet: “Prefiro o backup na nuvem, e para cada tipo de dados utilizo um serviço. Além disso o Time Machine adiciona um backup local redundante + a possibilidade de restaurar meu SO rapidamente caso algo algo aconteça com o MacBook.”
 

Synctoy

O Thiago apresenta: “Eu uso o SyncToy da Microsoft para agendar diversas tarefas de sincronismo de pastas com meu HD externo e, também para manter cópias atuais de arquivos importantes no Dropbox. O SyncToy é gratuito e possui versões para Windows XP, Vista e 7, 32 e 64 bits (rodo no Win7 32).”

O Paulo Fontana também dá seu testemunho: “Meus documentos, fotos e músicas são backupeados em 3 HDs externos (Samsung S2, Iomega eGo e Hitachi) com o auxílio do SyncToy da Microsoft (um aplicativo sincronizador gratuito).”

Ver detalhes sobre SyncToy no BaixaTudo

Outras alternativas

As respostas dos leitores sobre ferramentas de backup foram extremamente variadas, e há pelo menos 20 opções que foram mencionadas por apenas 1 ou 2 leitores, ficando assim de fora dos nossos destaques.

Mas algumas delas atraíram minha atenção, e recomendo a leitura via links diretos:

• iDrive, por Carlos
• BackInTime (para Linux), por Renato S. Yamane
• Jungledisk (armazena na Amazon ou Rackspace), por coredump e por Tetsuo.
• script BAT, por Elton
• Crashplan, por Leonardo Guimarães Diniz
• Genie Timeline, por Antônio Pessoa
• Backuppc, por Douglas Gazineu
• Carbon Copy Cloner, por Andre
• Deja-Dup, por Pedro

E veja também os outros posts da série sobre ferramentas de produtividade pessoal!

Saber com precisão quais seus compromissos agendados, e marcá-los sempre para horários em que será possível cumpri-los pontualmente, é um traço comum às pessoas produtivas e organizadas, e é também objeto de muitos métodos, técnicas e ferramentas.

Trata-se do outro lado da moeda em relação ao gerenciamento de tarefas pendentes, que já tratamos nesta série. A diferença principal é que estas últimas não necessariamente são marcadas para uma data e hora específicas, ao contrário dos agendamentos e compromissos, que sempre tem data, horário e duração, e usualmente têm também ao menos um interlocutor.

Já tratei do assunto diversas vezes aqui no Efetividade.net, mas hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme estamos fazendo há 2 meses: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de agendamentos e compromissos) que os leitores do Efetividade preferem.

O brinde da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de backup (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nos próximos dias), tivemos mais de 50 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher um brinde bem caprichado para sortear entre os participantes. Claro que a mesma ideia também vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar o ganhador da rodada anterior, que foi:

Osvaldo Junior: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.

Ele tem até sexta-feira (12 de novembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o brinde!

Como melhor responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o backup), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas on-line, automáticas, manuais, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo dos próximos dias (até 20 de novembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem é cliente de determinado provedor).

Dica de formatação: em uma rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos – por exemplo: *Eu uso disquetes um Almanaque Fontoura*, ou *Sou feliz com meu calendário de parede*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 27 de outubro em diante) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação… brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 80.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por “participação completa” aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para esta atividade, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas mais populares em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

Nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net segue a todo vapor. Já publicamos artigos sobre as ferramentas de:

• Gerenciamento de tarefas e pendências
• Gerenciamento de finanças pessoais
• Gerenciamento de anotações e referências
• Gerenciamento de leituras pendentes

e a consulta sobre as ferramentas de backup já foi concluída, devendo gerar seu próprio artigo na próxima semana.

Como já mencionado anteriormente, tivemos ainda um ganho extra: aquele quadro de Downloads Efetivos, ali na barra lateral, patrocinado pelo site Baixatudo, agora reflete apenas ferramentas de produtividade selecionadas em etapas anteriores da nossa série. Eles estão dando atenção a nós, e não são os únicos: recebi vários contatos de leitores relatando que adotaram ferramentas que conheceram por meio de nossa série, e estão muito satisfeitos – e é esse o objetivo final, certo?

Assim, como nas etapas anteriores, a partir de amanhã eu vou me dedicar a:

• tabular as respostas que já chegaram sobre a etapa corrente;
• compor e publicar um artigo falando das mais mencionadas ou mais interessantes, para publicar na próxima semana.

Mas ainda nesta semana já quero abrir nova questão para vocês irem respondendo enquanto eu processo a atual, por isso hoje pergunto (e conto com a resposta de vocês nos comentários até amanhã, quarta-feira) qual setor da produtividade pessoal eu devo abordar na consulta que começará a seguir.

3 opções

Várias outras etapas ainda virão, mas para esta próxima etapa ofereço 3 opções de temas:

1. Gerenciamento de agendamentos e compromissos
2. Ferramentas móveis – recursos que você usa em smartphone, celular, PDA ou tablet e que aumentam a produtividade pessoal (mesmo que sejam redundantes com os mencionados em outras etapas, mas especialmente se não forem!)
3. Gerenciamento de contatos>: números de telefone, endereços de e-mail e todas as informações que precisamos ter à mão na hora de entrar em contato com alguém.

As outras categorias sobre as quais já consultei vocês também serão tratadas a seu tempo, mas agora estou apenas ajustando a escolha de qual será a imediatamente próxima, ok?

Estou satisfeitíssimo com as respostas até agora

As duas primeiras etapas tiveram mais de 80 respostas cada, e da terceira m diante, com aplicações menos comuns, quase chegamos às 60. Obrigado pela recepção calorosa, e continuem assim!

Eu optei, de propósito, por deixar as respostas em um formato livre, que dificulta bastante a tabulação automatizada e me dá bem mais trabalho para processar, compilar, ordenar e entender. Mas assim eu recebo bem mais detalhes, então o esforço acaba valendo a pena.

Portanto, vamos à questão de hoje: quero saber de vocês qual dos 3 temas enumerados acima vocês preferem que seja o próximo a ser tratado. Respondam nos comentários, e não se acanhem se quiserem fazer algum comentário adicional!