Uma caixa de entrada superlotada de e-mails pode ser um grande obstáculo à produtividade. Mas o 3frases pode ser a solução que faltava – conheça, ajude a divulgar, e todos teremos respostas mais rápidas e fáceis de processar ;-)

Manter-se no topo é difícil quando a montanha não para de crescer

Afinal, uma caixa lotada traz consigo outro risco à eficiência: infinitas oportunidades de perder de vista o que é realmente importante, no meio de um monte de mensagens com animações em Powerpoint e ofertas de lojas on-line.

Mesmo quando o usuário adota “códigos”, associando significados particulares aos estados das mensagens (por exemplo, decidindo que mensagens que constam como não-lidas são as que têm assuntos pendentes), o potencial de confusão é grande, e vem junto com a possibilidade de perder o controle do que está realmente pendente e o que ainda não foi lido.

Revisão: Como processar o e-mail

Há anos, na alvorada do Efetividade.net (em 2006), eu escrevi sobre como organizo meu e-mail e também como processo as mensagens que chegam. Basicamento aplico as técnicas do método GTD buscando ter uma caixa de entrada vazia e iniciando as ações apropriadas a cada mensagem que chega (agir, delegar, arquivar para referência, remover, etc.).

Minha caixa de entrada recebe avalanches de mensagens sobre assuntos variados

Mas os anos foram passando e o volume de mensagens só aumenta, a ponto de sufocar. Como vocês devem ter percebido, gosto de escrever ;-) e assim acabava deixando as mensagens pendentes de resposta na caixa de entrada até ter tempo de compor uma resposta a elas. Logo o acúmulo delas acabava atrapalhando o correto tratamento das novas mensagens que chegavam, e no terceiro dia eu já acumulava um saldo acumulado difícil de gerenciar, e acabava considerando seriamente declarar falência de e-mail, ou aguardando um feriado para zerar a caixa toda de uma vez (e recomeçar o ciclo alguns dias depois).

Entra em cena o 3frases.efetividade.net

Até que um dia eu encontrei o http://three.sentenc.es/ e percebi qual era o grande culpado nessa história: embora eu soubesse como gerenciar os e-mails, essa ideia de compor longas respostas, como na época em que ainda recebia menos de 20 mensagens para mim por dia, não é compatível com o volume atual de correspondência digital que chega aqui.

O hábito das respostas longas vem de longe

O sentenc.es é um manifesto a favor de respostas mais sucintas, sem ser telegráficas. Para a maior parte das mensagens que recebo, em 3 frases é possível responder com simpatia, relevância e completude – raras são as mensagens tratando sobre múltiplos assuntos ou demandando algo mais longo que isso.

Rapidamente aderi, e publiquei o 3frases.efetividade.net, uma versão brasileira (mas não uma tradução) do manifesto, informando sobre minha nova política pessoal de respostas por e-mail: sempre que possível, elas terão 3 frases ou menos, e assim eu consigo responder a mais pessoas deixando as mensagens na caixa por menos tempo.

Resultado real e fácil de perceber

No primeiro dia de adoção da nova política, zerei a caixa de entrada (que estava com mais de 70 mensagens que precisavam ser respondidas), e ela terminou o expediente completamente vazia em todos os dias desde então.

Embora as minhas respostas não tenham ficado com “cara de telegrama” ou impessoais, eu acrescentei na minha assinatura de e-mail o trecho abaixo:

Assim quem tiver dúvida saberá a razão, quem não gosta de Top Posting saberá que eu adoto este estilo conscientemente, e eu ainda espalho um pouco mais a ideia das respostas curtas, para o caso de meus interlocutores também passarem por problemas similares.

Imagino que vários de vocês passem por dificuldades ocasionais para dar conta das mensagens das suas caixas de entrada, portanto fica a dica: uma política de preferir conscientemente as respostas curtas pode fazer a diferença tanto para você quanto para as pessoas que estão aguardando uma resposta sua!

Powerpoint é sinônimo de apresentações baseadas em slides gerados por computador, na mente de bastante gente – mesmo quando o software usado para elas é o Keynote, o OpenOffice, o Flash e tantos outros.

Assassinato por Apresentação

Bem ou mal, esta ferramenta de comunicação cumpre alguns papéis importantes quando bem empregada. Já quando é mal usada… quem aguenta prestar atenção em uma apresentação mal preparada ou executada?

Pensando nisso, volto ao assunto das apresentações, que há um bom tempo não aparece aqui no Efetividade, com a intenção de fazer um artigo breve, que caiba em uma folha de papel (reciclado!) para você imprimir e “esquecer” na mesa daquele seu colega ou professor cujas apresentações são uma fonte de bocejos e mal-entendidos ;-) ou mesmo para colocar no mural ou mandar por e-mail pra toda a equipe!

Sinta-se à vontade para recortar e colar só o trecho abaixo, mas não deixe de manter a referência ao Efetividade.net para que o seu colega saiba onde se informar mais a respeito ;-)

Os 7 pecados capitais do Powerpoint, versão Efetividade.net

Antes de preparar sua próxima apresentação, use a lista de pecados a seguir como uma checklist dos principais pontos que devem ser evitados:

1. Começar se desculpando: “Ficou pronto agora”, “não tive tempo suficiente para me preparar”, “minha voz pode falhar”, “estou substituindo quem realmente entende do assunto”, “não sei usar direito este equipamento” – é possível que seja tudo verdade, mas se você não disser, talvez boa parte do público nem note. Só que quando você diz, você garante que as pessoas prestarão atenção a estas deficiências (ainda que mínimas), quando deveriam estar atentas à sua mensagem. Tenha fé em si mesmo, e deixe sua mensagem ser o centro das atenções. (mais em http://miud.in/2Nc)
    
   
   Quem ainda aguenta?
    

2. Transições, efeitos sonoros, cliparts e modelos padrão – quem aguenta aqueles bonequinhos de palitos, imagens de troféus para representar as metas, e outros grafismos e conjuntos de cores, layouts e estruturas visuais que vêm com a ferramenta e são usados desde o tempo do guaraná de rolha? Imagens representativas são ferramentas poderosas, mas pesquise algumas melhores, ou recorra a quem possa lhe ajudar com isso! As transições, mesmo quando não são “as mesmas de sempre”, ainda têm o ponto negativo de atrair a atenção do público para longe de você bem no momento em que eles deveriam estar olhando você apresentar a nova idéia que o levou a mudar de slide. (mais em http://miud.in/2Ns)
    

3. Excesso de texto: Slide não é apostila, nem enciclopédia, nem guia para o apresentador. Use o visual da sua apresentação para ilustrar, dar uma visão de conjunto e complementar, não como uma base de texto para o público ler enquanto você fala a mesma coisa. Uma boa regra para garantir que o slide não vire apostila é obrigar-se a usar só fontes grandes (tamanho 30, e não tamanho 12…) (mais em http://miud.in/2Ni)
    
   
   Estou sendo claro?
    

4. “Vocês estão conseguindo ler?”: Esta frase deveria ser proibida. Se você tem dúvida, não deveria ter construído o slide assim. E o pior: isso costuma acontecer em slides com dados importantes, scanneados ou colados de outros documentos feitos para serem lidos sobre a mesa. Se você tem uma massa de dados que é importante o suficiente para estar na sua apresentação, não basta copiá-la, é necessário torná-la legível e compreensível na forma de slides, mesmo que seja necessário transpor, exibir graficamente, quebrar em vários slides, ou selecionar apenas a parte essencial. (mais em http://miud.in/2Nf)
    

5. Depender da ferramenta: se a apresentação for importante para você, você é o maior interessado em garantir que tudo irá bem. Leve consigo cópias extras dos arquivos necessários, sem jamais depender apenas de uma mídia – o drive de CD pode não estar funcionando, o pen drive pode não ser reconhecido, o projetor pode ser incompatível com seu notebook. Teste tudo antes, porque na hora da verdade tudo fica muito mais difícil. E saiba o que irá fazer caso a tecnologia falhe epicamente por razões fora do seu controle – idealmente você estará familiarizado com seu conteúdo e poderá ao menos fazer uma breve exposição de 10 minutos sobre os pontos principais, mesmo que o projetor e o notebook tenham queimado simultaneamente, como já vi acontecer. (mais em http://miud.in/2Nl)
    
   
   Esta apresentação durou bem mais do que o necessário
    

6. Usar tempo demais: bons comunicadores conseguem adequar qualquer tema a qualquer quantidade de tempo disponível – sejam 5 minutos ou 5 horas, e merecem nossa admiração por isso. Mas nem todos somos bons comunicadores, e erramos quando tentamos fazer nossas apresentações preencherem o tempo que estiver disponível. Mesmo na sala de aula, a apresentação é uma técnica para transmitir uma mensagem, e não para preencher um determinado tempo. Saiba qual a sua mensagem, e faça com que a apresentação dure apenas o necessário – não a encha de introduções, históricos, complementos e anexos. O tempo do seu público é valioso, e a capacidade de manter a atenção focalizada em você é sempre limitada. Se você desperdiçá-la com longas introduções, vai sentir falta dela quando chegar ao filé mignom de sua mensagem. (mais em http://miud.in/2No)
    

7. LER: coloquei o verbo em maiúsculas, porque ler é mesmo um dos maiores pecados, mesmo sendo uma palavra tão curta. O apresentador não deve ler nada – nem os slides, nem anotações, nem um trecho da apostila. O público sabe ler, e consegue ver o seu slide. Fale com eles, ouça-os, e saiba o que dizer, na sequência certa, e com todos os pontos principais. Se houver algum aspecto textual da sua apresentação que não é importante o suficiente para ser aprendido e memorizado por você, provavelmente ele não é importante o suficiente para estar nela, também.
    

   Resumindo em uma frase curta

   Na hora de compor seus próximos slides, a “regra dos 10/20/30″, proposta por Guy Kawasaki, é um primor de simplicidade, porque foi composta por alguém cuja atividade profissional exigia assistir a grande número de apresentações diferentes todos os dias, e serve como uma linha geral, que você pode flexibilizar apenas no que for essencial.

   Vou resumi-la: nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30.

   Apresentações servem para transmitir idéias. Use-as bem, e elas funcionarão a seu favor. Caso contrário… a idéia que você transmitirá poderá funcionar contra você.

por Patricia Wolff, autora convidada para a série “Competências”

“Achar caminhos para se aproximar de todos na unidade. Lutar para que as pessoas se sintam importantes, fazendo parte de alguma coisa maior do que elas próprias” – Colin Powell

Profissional: “Eu tenho uma experiência muito boa, minha formação é excelente, meu currículo é impecável mas não encontro uma boa oportunidade de trabalho ! O que será que está faltando ?”
Resposta: NETWORK!

Afinal o que é fazer Networking? É estabelecer uma rede de relacionamentos com um grupo de pessoas que poderão exercer influência positiva em sua carreira. Atualmente, não basta apenas sermos competentes, é essencial que saibamos manter a nossa empregabilidade. Uma das ferramentas mais eficazes para isso é o network que, aliás, é mais do que uma ferramenta, é um hábito que bem desenvolvido poderá ajudá-lo a:

» Leia o restante do artigo “Networking: Amplie seu circulo de influência”

De hoje até terça-feira você pode participar da enquete anunciada no artigo O papel das Competências em seu crescimento profissional, que inaugurou a nossa nova série sobre Competências, da autora convidada Patrícia Wolff.

O procedimento é simples: cada um de vocês pode marcar 4 entre as ~40 competências pré-selecionadas pela Patrícia no formulário abaixo, e informar (caso queira participar do sorteio) o seu nome, e-mail e cidade (e não se preocupe: seus e-mails não serão usados para nenhuma outra finalidade).

À meia-noite de terça (9 de fevereiro), pelo horário de Brasília, acaba o prazo para participar, e começa a apuração das 10 competências mais votadas, cujo resultado vai ser anunciado num artigo da série, até o dia 15 de fevereiro.

HP Quick Calc

Como de hábito, haverá também uma apuração paralela, na forma de um sorteio também divulgado (mas por mim) até o dia 15, que vai selecionar 2 participantes residentes no Brasil – um deles ganhará um exemplar de A Quinta Disciplina do Peter Senge (“Senge mostra o conceito de “organização que aprende” – na qual as pessoas são o principal meio de alavancagem nos processos de mudança>”), e o outro ganhará uma charmosa como a da foto acima, para ajudar a compor seu home office ;-)

Sem mais delongas, vamos portanto ao formulário da enquete! Preencha tudo e depois pressione uma vez o botão Submit, ao final. [nota: o prazo para participação encerrou em 9/2 e o formulário está, desde então, desativado]

Pedidos de desculpas podem ser o caminho mais direto entre a ofensa e o perdão, mas podem ser bem complicados de executar. Não procure por mensagens de desculpas ou fórmulas prontas: os componentes essenciais são o reconhecimento do erro e a disposição genuína de apresentar este reconhecimento à pessoa prejudicada.

Todo mundo comete erros. E nem todos eles podem ser consertados, mesmo quando são entendidos e reconhecidos. Pedir desculpas, entretanto, quase sempre está ao alcance, mas bastante gente erra na hora de colocar esta idéia, aparentemente tão simples, em prática.

» Leia o restante do artigo “Como pedir desculpas”

A imprensa nacional já deu a dica: neste final de ano, os dias de pico nos aeroportos serão 19, 20, 26 e 27 de dezembro.

A sugestão essencial para quem deseja escapar do caos nos aeroportos, portanto, é evitar estas datas para viajar (ou ter de buscar alguém no aeroporto), só que na prática às vezes não há escolha: para passar as festas de final de ano nos locais desejados, a pessoa às vezes precisa se sujeitar a este calendário.

Já abordamos este assunto no passado, mas a ideia se renova a cada ano: se não dá pra escapar de estar neste ambiente estressado (e o mesmo vale, com algumas adaptações, para quem é passageiro nas estradas brasileiras engarrafadas na mesma época), ao menos podemos ir preparados para destoar do clima tenso ao nosso redor: chegar cedo, estar bem informado, e trazer consigo o mínimo de conforto que é possível garantir nessas horas – e torcer para não ser colocado em situações de stress inevitável, como estradas interrompidas, trapalhadas das companhias aéreas e similares.
» Leia o restante do artigo “Aeroportos lotados: reduzindo o stress das viagens de final de ano”