Que tal na próxima viagem ou festa de Natal da família tirar no seu celular fotos que agradarão mais que as daquele tio falador que em 2007 comprou uma câmera de 4000 dólares e acha que por isso virou profissional e não muda mais de assunto?

Infelizmente os tios faladores que acham que para registrar a alegria do momento precisam poder falar incansavelmente de detalhes técnicos da câmera, como se a ferramenta fosse a parte que garante o resultado, estão longe da extinção.

Mas se você passar as dicas abaixo para os seus primos e boa parte deles conseguirem tirar com câmeras simples fotos melhores do que as do tio mala, talvez na próxima festa em família ele reduza um pouco o discurso ツ

Novos tempos

No tempo das câmeras com filme, em que a foto casual era uma chance única cujo resultado só seria visto dias ou semanas depois, ninguém se permitia arriscar muito na criatividade, e gerações foram ensinadas a centralizar tudo, ligar o flash e garantir que tanto o pé quanto a cabeça de todo mundo estivessem no visor.

Hoje o problema das fotos casuais é quase o contrário: câmeras “inteligentes” que ajustam sozinhas o foco, a iluminação e até o momento do click (com “detector de face”, “detector de sorriso” e outros recursos similares) e aí a sua tia tira fotos pasteurizadas e sem vida.

Na prática, a melhor câmera é aquela que estiver com você no momento em que surge a oportunidade de uma foto. E se você estiver bem preparado e conhecer as capacidades e limitações da sua câmera, pode estar em melhores condições tirando uma foto com o seu celular, do que uma pessoa com uma câmera automática avançada mas pouca criatividade!

E preparar-se não significa virar um mestre em composição, enquadramento, iluminação e pós-produção. Basta aplicar o bom senso, um pouco de persistência e uma série de dicas simples que veremos a seguir.

Planejamento

1. Conheça e aceite os limites da sua câmera. Algumas câmeras casuais não se prestam tão bem a tirar fotos em ambientes pouco iluminados, ou muito de longe, ou muito de perto, ou de objetos em movimento, etc. Experimente com sua câmera em situações similares às que você deseja fotografar, para saber como melhor tirar proveito dela quando a oportunidade real chegar!

    
   

   

2. Pratique o uso do seu flash fora de casa: Ao tirar retratos fora de casa, dependendo das condições de iluminação, o rosto ficará sombreado. Dominar o uso do flash nessas condições exige alguma prática, mas praticar com fotos digitais custa pouco – convide alguém e pratique posicionamento (contra a luz, a favor da luz, na sombra, etc.) e distâncias até saber como se posicionar – e aí aplique o que aprendeu, quando chegar a hora certa (que não é o momento de inventar ou testar, pois a oportunidade de foto é efêmera). Às vezes a distância máxima para uso do flash ao ar livre não passa de 5 ou 6 passos, e se você tirar fotos com ele ligado a distâncias superiores a isso, o efeito será o oposto ao desejado: vai ficar tudo escuro.

    
   

   

3. Tenha memória e bateria suficientes: a marca do fotógrafo mal-sucedido é o despreparo. Quem já não viu alguém num canto da festa apagando fotos da memória da câmera porque acabou o espaço, e reclamando porque está tendo de apagar fotos de que havia gostado? Quem nunca ouviu a clássica pergunta desesperada: “alguém tem pilha? a minha acabou! Alguém tem carregador?” Se você gosta de fotografar, comprar mais um ou dois cartões de memória para a sua câmera não é caro, e ter carregador ou baterias carregadas de reserva é essencial.

    
   

   

4. Limpe a lente! Especialmente se você estiver usando uma câmera de celular sem proteção, lembre-se de limpá-la antes, usando o material indicado pelo fabricante – subitamente suas fotos ganharão mais nitidez ツ

Direção

1. Seja o diretor, e não o operador de câmera: Se estiver tirando fotos de pessoas posando, não se omita: seu papel não é apenas apertar o botão. Vá além das clássicos ordens direcionais (“um passo pra trás”, “mais pra direita”). Procure o melhor fundo, a melhor iluminação, reagrupe-as, aproxime-as. Procure mostrar na foto a personalidade delas, tire diversas fotos para depois escolher as melhores. Mas não exagere, senão logo elas vão parar de colaborar!

    
   

   

2. Aproveite a iluminação do ambiente: Exceto se você for um expert no uso do flash, o bom uso da luz do ambiente é essencial para as fotos casuais. Quando filtros, rebatimentos e outros recursos avançados não estão ao alcance, a regra básica é simples: o jeito fácil de os rostos das pessoas estarem visíveis é elas estarem de frente para a fonte de luz predominante no ambiente (torcendo para ela ser suave o bastante para não criar sombras estranhas), e o fotógrafo estar de costas para ela, senão pode acontecer como no exemplo da imagem acima. E isso vale especialmente para câmeras de celulares.

    
   

   

3. Prefira um plano de fundo que seja uniforme: manter simples a composição facilita atingir fotos de qualidade mesmo com câmeras simples. O fundo não precisa ser liso (embora seja desejável em boa parte das situações casuais), mas idealmente deve ser contínuo. Tome cuidado especialmente com composições que façam parecer que um galho ou um poste “nascem” da cabeça de alguém retratado. Um fundo uniforme destaca o tema da sua foto.

    

4. Conte a história toda: Se estiver fotografando um evento, como uma viagem ou uma festa, não se esqueça de contar a história toda: registre os preparativos, a partida, arrumações, chegada de convidados, retorno, etc. Tire muitas fotos, e depois escolha quais merecem ser guardadas. O registro ficará muito mais rico.

    
   

   

5. Mantenha a câmera em alta resolução e sem zoom digital: Uma dica clássica, e completamente desnecessária se você seguiu a dica lá de cima sobre estar preparado, era configurar a câmera para usar baixas resoluções, permitindo assim guardar mais fotos na memória. Tenha bastante memória disponível, e aí não tenha medo de manter a configuração original de resolução – 5 megapixels ou mais, e nunca menos de 3 megapixels. Você sempre pode reduzi-las na hora de arquivá-las no micro, se desejar, mas mantê-las em alta resolução lhe dará a opção futura de imprimir com qualidade, até mesmo em formatos maiores. Quanto ao zoom digital: ele não acrescenta nada à sua foto, apenas retira. Se você não tiver zoom óptico (aquele que faz a lente se alongar e é especialmente raro em câmeras de smartphones, por exemplo), tire as suas fotos sem zoom, e se for o caso amplie-as seletivamente (trabalhando em uma cópia) no computador depois. Na dúvida, use os seus pés como zoom: aproxime-se do objeto!

Na hora da foto

1. Segure firme! Muitas câmeras atuais têm algum recurso para evitar o efeito tremido, mas até mesmo nelas o ideal é segurar a câmera com estabilidade na hora de tirar a foto. Uma técnica simples é afastar as pernas para ter mais estabilidade, firmar os cotovelos junto ao corpo e erguer as duas mãos segurando a câmera próximo ao rosto, prendendo a respiração enquanto finaliza o enquadramento e aperta o botão delicadamente. Quando possível, você também pode firmar os cotovelos ou ou pulsos em algum objeto do ambiente.

    
   

   

2. Não centralize tudo, nem tenha medo de “cortar os pés” Dê mais vida e dinamismo às suas fotos, abandonando a técnica antiga de deixar o ponto principal da foto exatamente no seu centro. Uma das maneiras mais básicas de obter um enquadramento harmonioso é imaginar que a sua foto é um grande tabuleiro de jogo da velha retangular, e alinhar o corpo (ou o rosto, se for um retrato) do modelo a uma das duas linhas verticais traçadas. Depois de dominar o alinhamento básico, você pode buscar aprender mais sobre o bom uso da grade de 3×3 células formada pelo “jogo da velha”, usando bem suas linhas e células para enquadrar – por exemplo, deixando livre o terço superior, como no exemplo acima, ou um dos terços laterais. Dica extra: algumas câmeras (como a do iPhone, se você estiver usando o iOS 5 ou superior) dispõem do recurso de exibir esta grade diretamente no display, facilitando a vida de nós, amadores.

    
   

   

3. Dê dois ou cinco passos para a frente… Se for o caso, tome emprestado do Cinema o chamado Plano Americano (do joelho pra cima, mostrando melhor a expressividade do rosto, sem esconder o fundo) ou o Plano Médio (da cintura pra cima, mostrando com clareza a interação entre os modelos). Meu avô dizia que uma foto bem enquadrada mostra ao mesmo tempo os pés e a cabeça do modelo, mas às vezes faz bastante sentido tirar as fotos bem mais de perto. Enquadre bem, e conscientemente, mas não tenha medo de tirar as fotos um pouco mais de perto.

    
   

   

4. Ajuste o foco: já aconteceu de você tirar uma foto, e ao vê-la posteriormente, perceber que a câmera colocou em foco alguma coisa do fundo da imagem, e o que você queria mostrar ficou borrado? Em câmeras digitais comuns, para “travar” o foco, você deve apontar a mira da sua câmera digital exatamente para o ponto que deseja focalizar, e aí apertar o disparador até a metade, aguardando para que seja focalizado (até ouvir um bip, ou ver o indicador da mira ficar verde). Aí, sem soltar o disparador (que está apertado apenas até a metade), reposicione a câmera para dar o enquadramento que desejar – o foco permanecerá fixo, por mais que você reenquadre. Na câmera do iPhone a coisa é mais simples: basta tocar no ponto que você deseja focalizar, e aguardar 2s enquanto ele ajusta foco e iluminação.

    
   

   

5. Para fotos de crianças, se abaixe: Especialmente se for tirar fotos de crianças ou bichos, procure segurar a câmera na altura dos olhos deles. A foto vai ficar muito mais interessante e natural, mesmo que eles não estejam olhando para a lente da câmera! Tirar fotos de cima para baixo ou de baixo para cima pode ser interessante como expressão de criatividade previamente ensaiada, mas não como demonstração de pressa ou de preguiça para fazer o enquadramento essencial ツ

    
   

   

6. Para surpreender, procure composições e enquadramentos criativos: Depois de ter garantido o sucesso com o enquadramento básico, procure um ponto de vista criativo: fotos de reflexos do seu objeto, silhuetas, sombras, pontos de vista incomuns, etc. Mas se a ideia for registrar um momento ou uma pessoa, o ideal é começar pela objetividade simples, e só depois ir para a complexidade artístico.

Completando a infraestrutura

 
1. Automatize o que precisar: Eu prefiro escolher sozinho o foco e o momento exato da foto, mas há quem tenha dificuldades na operação ou coordenação e acaba tirando grande quantidade de fotos tremidas, fora de foco, ou perdendo o momento exato que queria registrar. Se você conhece alguém assim, insira na lista de possíveis presentes de aniversário para esta pessoa uma câmera com estabilização automática de imagem, detecção de face (‘face detection’) e detecção de sorriso (‘smile shutter’). As configurações avançadas podem ser complicadas (de sorrisinho a gargalhada, sorrisos de todos os modelos ou de um específico, etc.), mas a configuração padrão tende a ser boa, bastando ativá-la (e essa parte é fácil) quando necessário.

    
   

   

2. Melhorando os auto-retratos As câmeras digitais, especialmente as de celulares e smartphones, são responsáveis pela proliferação de auto-retratos tirados segurando a câmera com o braço esticado, tendo de adivinhar o enquadramento, o foco e o fundo. Muitas vezes, mesmo que a foto não fique tecnicamente boa, serve como um registro divertido e interessante. Se você tem o hábito, peça ao Papai Noel uma câmera com flip no display LCD, permitindo girá-lo para ver a imagem mesmo quando se está de frente para a lente. Outra alternativa é um celular com câmera frontal. Se não rolar, ao menos procure uma câmera com um mini-espelho de enquadramento ao lado da lente.

    
   

   

3. Estabilizando com um mini tripé: Se você gosta de tirar fotos de si mesmo (seja com o timer da própria câmera, ou segurando a câmera apontada para si), está na hora de arranjar um mini-tripé. Muitos deles cabem, quando desarmados, no estojo da sua câmera. Eles permitem melhor posicionamento e controle de enquadramento, e os modelos básicos custam tão barato que não vale a pena continuar sem eles.

    
   

   

4. Imprimindo Hoje a maior parte das fotos tem como destino o compartilhamento on-line, mas imprimir fotos em casa, com qualidade que se aproxima dos serviços profissionais comuns, geralmente pode ser feito em uma impressora doméstica típica, operando em seu modo de mais alta qualidade e com papéis fotográficos que você encontra na papelaria da esquina. Pode servir bem para uma impressão casual ou eventual, para colocar na parede ou para dar de presente para a vovó. Eu sempre tenho em casa algumas folhas de papel fotográfico compradas na papelaria da esquina, e de vez em quando elas são úteis – mas tomo o cuidado de guardá-las seguindo as recomendações do fabricante, expressas no envelope, senão elas estragam rapidinho antes de imprimir.

    
   

   

5. Softwares Câmeras de celular podem ser melhor aproveitadas com uma série de apps, como o Camera+ do iPhone. E as fotos de qualquer câmera podem ser pós-produzidas com simplicidade suficiente até mesmo para amadores, usando aplicativos como o Photoshop Elements, o Gimp ou muitos outros que você pode pesquisar e experimentar!

Processos seletivos são uma realidade quase inescapável, e não apenas para empregos: seleções para estágios, para bolsas, para projetos acadêmicos, programas de trainee e para participação em oportunidades variadas passam por este desgastante processo.

Já tive bastante experiência nos 2 lados deste balcão: já entrevistei e fui entrevistado muitas vezes, e ao longo dos anos fui reunindo informações a respeito para facilitar meus próprios procedimentos.

Entre elas está esta lista de 6 erros comuns (que procuro não cometer, mas que vejo acontecer a cada vez que participo como entrevistador) que agora compartilho com vocês.

Erros comuns em entrevistas

Perder a chance de chegar bem informado: além de estar atualizado profissionalmente e sobre o seu mercado, é sempre importante já chegar para a entrevista informado sobre as atividades da empresa e da vaga, seja por notícias, fatos ou estimativas. Pense nos requisitos da vaga e procure entender o que seriam os diferenciais positivos que estão sendo procurados. Informe-se também sobre oportunidades, demandas e até os principais concorrentes da empresa. Mesmo após chegar (especialmente se a entrevista for no local da vaga) é possível continuar coletando dados que podem vir a ser relevantes para escolher o que exibir com mais ênfase ao entrevistador, para ajudá-lo a se convencer de que você é a escolha certa para a vaga.
 

Falta de entusiasmo: Nos posts sobre entrevistas no longo histórico de envolvimento do Efetividade com este tema, é comum ver pessoas comentando uma triste visão: a de que todas as entrevistas são furadas, de que os selecionadores não se esforçam para escolher o melhor candidato, e de que só é aprovado quem tem pistolão. Além de potencialmente ofender aos entrevistadores sérios e a quem já foi aprovado em processos sérios, chegar a uma entrevista deixando transparecer este ponto de vista é já chegar derrotado – melhor nem ir! E mesmo que você não tenha este ponto de vista, comparecer com aquela cara (fácil de reconhecer na sala de espera!) de “mais uma entrevista de uma longa série em que só fui rejeitado”, ou exibindo a atitude que fica clara naquela pergunta final “mas vocês vão me dar retorno mesmo que eu não seja selecionado, né? Se não me ligarem em 1 semana, pra que número eu posso ligar?”, não ajuda – o selecionador quer os melhores, e não necessariamente os que estão há mais tempo tentando. Capriche na educação, na empatia, e na atenção – inclusive com os demais candidatos, sempre pode haver alguém observando. Eu, quando no papel de entrevistador, sempre faço questão de passar algum tempo na sala de espera.
 

Respostas decoradas: quando é para uma vaga em atividade especializada, é fácil perceber que parte dos candidatos leu um mesmo artigo de revista dando “a resposta certa” para determinadas perguntas, e achou que era pra responder exatamente como estava lá. Já vi até gente consultando anotação pra responder (mecanicamente) qual o seu objetivo de longo prazo… Conhecer de antemão perguntas comuns em entrevistas e o que enfatizar nas respostas a elas é positivo, mas dar a mesma resposta que o autor de um artigo que o entrevistador também leu não ajuda a passar a impressão de que você é genuíno e diferente dos demais concorrentes.
 

Fazer a entrevista em clima de “já ganhou”: às vezes o candidato acha que a vaga “está no papo”, devido à sua formação, experiência, networking ou qualquer outro fator, e aí não dá atenção à entrevista. Ele pode até estar certo em sua auto-avaliação, mas é difícil saber se os demais concorrentes não terão elementos ainda mais fortes a apresentar. Todas as fases de um processo seletivo são relevantes, e já participei de seleções em que o candidato que parecia ter o melhor currículo e experiência acabou indo para o banco de talentos porque na hora da entrevista exibiu soberba, displicência e ausência de interesse. Não cometa este erro!
 

Fugir do tema em perguntas subjetivas: perguntas como “qual o seu maior defeito” ou “por que devemos te contratar” são testes comuns em entrevistas. Mais do que o interesse na resposta objetiva, o entrevistador tem aí a oportunidade de perceber a atitude do candidato: ele vai fugir do tema, vai dar uma resposta vazia, vai dar uma resposta previamente decorada, ou vai surpreender com criatividade genuína? Travar por não estar preparado para este tipo de situação é muito comum, mas lembrar que a atitude faz parte da resposta pode inspirar a preparação mais adequada.
 

Excesso de modéstia, timidez e atenção ao interesse do “outro lado”: entrevista não é hora de exagerar na soberba, mas também não se encolha: o foco das suas respostas deve sempre ser a exposição do que você tem que o torna mais adequado à vaga, confirmando o que está no currículo e apresentando o que não consta nele: sua atitude. Cuidado também para não ficar enfatizando seus possíveis pontos negativos: responda a verdade quando perguntado, mas evite alertas espontâneos contra si mesmo.

O sucesso (em termos de número de visualizações) que o artigo de segunda-feira sobre como enriquecer apresentações e relatórios fez me leva a aproveitar o interesse de vocês evoltar ao tema, mas aproximando-se dele por outro lado: não o da execução, mas o do planejamento.

Quando você vai apresentar algo a uma plateia (seja uma sala de aula, um grupo de clientes, colegas de equipe, outras equipes da mesma empresa, etc.), uma realidade prática é que as pessoas não vão até lá para ver você, nem para apreciar o material que você trouxe: elas estão lá para ver o que você tem para ela.

Todo aluno de universidade já deve ter tido a experiência de um professor que não se dá ao trabalho de adaptar suas aulas ao público: os mesmos slides, apostilas, exemplos e exercícios sobre estoques que ele preparou para apresentar em uma cadeira de logística na 8a. fase de um curso de Engenharia de Produção em 2003 acabam sendo apresentados para uma turma de 4a. fase de Administração na cadeira de contabilidade de custos em 2009, e ele acha que a mensagem será passada igualmente para ambos.

Adaptando a mensagem ao público

Mas este professor folclórico geralmente está enganado: a mensagem não será igualmente aproveitada, a não ser que seja por ter havido um nivelamento por baixo, deixando de lado os interesses específicos que cada um dos 2 públicos aproveitariam mais.

No livro Slide:ology, publicado pela O’Reilly (e, no Brasil, pela Uiverso dos Livros), a autora destaca a importância de estudar previamente as características da plateia, para adaptar a ela não apenas a mensagem e o evento, mas também o material e a apresentação em si.

Para ela, o mais importante é conseguir transmitir para aquele público específico a sua posição, e influenciar o que ele fará após sair da sala de reuniões – ou seja, fazê-lo agir.

Para isso, ela propõe um conjunto de 7 perguntas que você mesmo deve responder previamente para definir o seu próprio curso de ação, permitindo satisfazer e superar as expectativas do público sobre a apresentação e transformá-lo em um grupo de agentes da sua causa.

As 7 perguntas para conhecer previamente a sua plateia

Para mim, as perguntas cruciais são as de 3 a 6 – se você conseguir acertar em cheio a resposta de pelo menos 2 delas, e ajustar sua apresentação de acordo (evitando os 7 pecados capitais do PowerPoint), a chance de atingir o seu público se multiplica!

1 – Como ela é? Não apenas no sentido demográfico (faixa etária, gênero, formação, …) e psicológico, mas até no nível pessoal. Monte um cenário dos interesses, hábitos e preferências do seu público, e use esta informação para definir seus exemplos, seus adjetivos, sua linguagem, etc.
 

2 – Por que ela está aqui? Ela vai vê-lo tentando conseguir o que? Estão ali porque querem, ou é uma participação compulsória? Eles querem algo que você possa oferecer, ou estão ali para satisfazer algum outro interesse (por exemplo, um certificado de participação em evento)?
 

3 – O que lhes tira o sono? Qual o grande problema que aflige coletivamente a essa plateia? Mesmo que a sua apresentação não seja especificamente sobre ele, colocá-la no mesmo contexto vai garantir mais identificação e atenção.
 

4 – Como você pode resolver o problema dela? É bom que você possa resolver algum problema desta plateia, afinal de contas. E a forma como pretende fazê-lo deve ser exposta.
 

5 – O que você quer que ela faça? Quando você apresentar seu agradecimento final, cada pessoa da plateia vai perguntar “e daí?”, ou “e agora?”. Tenha certeza de que a resposta para esta pergunta está claramente apresentada na sua mensagem e será lembrada neste momento.
 

6 – Como ela deve resistir? É provável que a sua apresentação esteja propondo alguma novidade que implique em mudança. E boa parte das pessoas resistirão a mudanças – mesmo quando elas forem claramente positivas. Identifique de que maneiras esta plateia especificamente irá resistir.
 

7 – Como você pode melhor atingi-la? Cada grupo tem suas peculiaridades, e cabe a você pensar em como adequar o momento da transmissão da informação: a organização da sala, o material de apoio distribuído (antes ou depois? depende), as formas de contato adicionais, etc. – adapte-se ao público.

De posse das 7 respostas – que podem ser obtidas por levantamento de dados ou por estimativa, se o público for bem conhecido – adapte-se e tenha a certeza de que as chances de influenciar estarão a seu favor!

Tabelas com dados numéricos são quase lugar-comum em relatórios e apresentações, seja no meio corporativo, seja na escola e faculdade.

O conteúdo que elas apresentam frequentemente é o próprio núcleo do que vai ser apresentado. Por exemplo:

• as vendas do ano, por filial, trimestre a trimestre
• a evolução da participação no mercado, mês a mês
• o resultado dos testes realizados com cada uma das amostras no laboratório
• a expectativa de retorno de cada uma das alternativas de investimento
• etc., etc., etc.

Mas mesmo quando esta presença é mesmo inescapável, muitas vezes basta um pequeno cuidado na organização visual da tabela para garantir que a tabela incluída no seu relatório ou apresentação seja um elemento efetivo para comunicar a sua mensagem, e não seja vista simplesmente como um amontoado de números que está ali para ilustrar a explicação associada e satisfazer algum requisito formal.

Hoje veremos algumas dicas para aproveitar as ferramentas de formatação de dados amplamente disponíveis no século XXI, para não correr o risco de que seus relatórios tragam tabelas que pareçam uma herança de 4 décadas atrás ;-)

Todos os exemplos a seguir são baseados nos números da edição de 1/7/2011 da pesquisa NetMarketShare sobre a participação dos navegadores web no mercado mundial, e usam um estilo padrão do PowerPoint, embora se apliquem igualmente a tabelas produzidas em qualquer aplicativo.

Fazer o básico demora só 1 minuto a mais

A imagem abaixo mostra o tratamento lamentável dado a tabelas numéricas em muitas apresentações e relatórios:

Uma tabela assim “acontece” quando o autor do relatório ou apresentação se restringe a copiar e colar no editor de texto ou no programa de apresentação a planilha que ele usou ao longo de seus estudos.

Veja os pecados capitais cometidos:

1. O título não dá nenhuma pista do que a tabela significa
2. As letras estão ilegíveis (porque estão no mesmo tamanho de fonte em que estavam na planilha)
3. Os textos estão “sambando” no espaço enorme das células da planilha

Frequentemente os autores param por aí mesmo, mas bastaria um ajuste rápido para garantir um mínimo de entendimento e legibilidade bem superior:

Note que bastou inserir um título descritivo do conteúdo, deslocando para o rodapé a necessária referência da origem dos dados), e um ajuste simples do tamanho das fontes, para a tabela passar a ter um sentido em si mesma, e um grau de legibilidade bastante superior à original.

As árvores e a floresta

Na tabela acima, apesar do ganho de legibilidade já alcançado, o autor permanece apresentando um conjunto de 50 números, e se o leitor quiser tirar uma conclusão sem recorrer a material adicional, terá que providenciar a sua própria análise, que pode ou não conduzir à conclusão que o autor gostaria de destacar.

Mas a necessidade de apresentar a floresta não impede que a árvore que interessa seja destacada!

Vamos imaginar que aquela tabela está presente porque o autor deseja apontar que no início do ano o Firefox passou a estar abaixo da faixa dos 22% pela primeira vez em vários anos. Que tal usar um título mais objetivo e aproveitar alguns recursos gráficos para apontar este momento específico?

Note a diferença: a coluna do Firefox e a linha do mês em que ocorreu o fato estão em destaque, bem como o cruzamento delas. Apesar de os 50 números permanecerem na tabela, é provável que o leitor olhe diretamente para este que interessa, e depois procure, no título, o que ele significa.

Além disso, aproveitei para corrigir mais um problema do layout: o alinhamento à esquerda é ótimo para a planilha, mas a centralização horizontal funciona melhor nesta tabela.

Só que a coluna vermelha ficou feia, né? Vamos dar um jeito:

A versão acima usa um recurso gráfico adicional para indicar a tendência de queda contínua. Neste caso, a força do símbolo (uma seta para baixo que vai ficando cada vez mais vermelha) pode ser suficiente para garantir a comunicação mesmo considerando que o sentido vertical nesta tabela indica o tempo, e não a grandeza sendo observada.

Além disso, a versão acima ainda corrige mais um detalhe do layout original: agora o alinhamento vertical dos textos nas células também está centralizado. Agora compare com a tabela inicial e veja quanto estes detalhes fazem diferença!

Destacando as exceções

Se o objetivo do autor fosse destacar que só o Chrome e o Safari cresceram em absolutamente todos os meses mencionados, um dos recursos à sua disposição seria destacar os meses em que os demais navegadores tiveram queda:

Aí está: o título e as cores vermelhas dos destaques devem ser suficientes para passar o recado. Mas aqui há algo mais que pode ser acrescido: um dado derivado, na forma de um total de cada coluna, que ajuda a indicar onde há crescimento geral (ainda que possa ser descontínuo) e onde há retração:

A linha a mais com o saldo acumulado cobra um preço: a indicação da origem dos dados ficou apertada – talvez seja o caso de rever a altura das demais linhas para que tudo caiba mais harmoniosamente.

Passe a tabela no liquidificador e construa um gráfico

Os 50 números da tabela original já se tornaram bem mais palatáveis com a formatação indicando quais deles devem ser olhados primeiro. Mas para tornar a digestão deles ainda mais fácil, a criação de um gráfico simples pode ser uma solução melhor, seja em substituição ou em complemento à tabela.

Para analisar a evolução de uma série de dados, os gráficos de barras são uma opção comum, e mesmo leitores sem maiores conhecimentos em estatística conseguem compreendê-los com facilidade.

Continuando no exemplo do interesse em destacar que Safari e Chrome tiveram crescimento contínuo, eis um gráfico ilustrativo:

Às vezes exibir a série não basta – mas não é difícil apontar algum momento interessante no gráfico também:

Às vezes, entretanto, o que queremos é indicar a participação de cada um dos componentes que forma um conjunto. Se quiséssemos ilustrar a participação dos navegadores no mercado mundial, uma solução comum seria um simples gráfico de setores – a popular pizza:

É óbvio, eu sei, mas não poderia deixar de mencionar.

Outros recursos gráficos

Especificamente nestes nossos exemplos, a presença das duas formas acima (o gráfico de colunas indicando a série e a pizza indicando a distribuição atual) simultaneamente no relatório ou apresentação poderia servir bem para ilustrar uma conclusão adicional interessante: que os 2 navegadores com maior participação são os que estão em retração, e que os que estão em rápida ascenção ainda não estão muito perto deles.

Apresentar isto numericamente (de forma direta ou com gráficos estatísticos) é mais rico, mas às vezes tudo o que você precisa é comunicar a conclusão. Neste caso, outro tipo de recurso gráfico está à sua disposição: o diagrama, de forma estruturada ou não. Eis um exemplo que serviria como o slide de abertura de uma apresentação sobre os dados que vimos:

Com um pouco de criatividade, pode-se usar tamanhos, posições, alinhamentoes, proximidades, cores e símbolos para comunicar mais claramente uma mensagem. Por exemplo, para demonstrar que os 2 navegadores baseados no engine WebKit, se somados, já ultrapassaram os 20%, poderíamos fazer:

Como você faria para indicar que esta soma dos 2 navegadores baseados no WebKit pesquisados está prestes a empatar com o total do Firefox?

 
Agora é com você

Os exemplos acima não tentam ensinar você como se constrói as tabelas e gráficos mencionados, porque os comandos variam de acordo com a ferramenta escolhida.

A intenção é demonstrar que basta um pouco de atenção a detalhes simples para gerar comunicação muito mais efetiva. Lembre-se disso quando for produzir seu próximo relatório ou apresentação!

O e-mail é uma tecnologia datada do início da década de 1960, cheio de limitações, de concorrentes, de problemas e de insuficiências. Mesmo assim ele permanece sendo uma ferramenta essencial de comunicação da nossa geração – podendo ser um pilar da eficiência ou um grande dreno de tempo, dependendo de como lidamos com ela.

A maioria dos artigos explicando técnicas para lidar melhor com os e-mails tratam de uma questão que é essencialmente de eficiência: sobre o ponto de vista de quem recebe as mensagens e precisa esvaziar a caixa de entrada.

Mas existe outra situação, que é essencialmente de eficácia, que não pode ficar esquecida: o ponto de vista de quem envia o e-mail e deve se esforçar para garantir que uma resposta chegue a tempo, trazendo a informação desejada.

7 dicas para receber mais respostas aos seus e-mails

É difícil garantir que todos os e-mails que você manda serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera.

Mas se você agir como se a outra pessoa fosse simultaneamente esquecida, distraída e respondesse aos e-mails dela usando um teclado de celular, em breves intervalos entre um compromisso e outro, há como aumentar a chance de a sua resposta esperada chegar a tempo – até porque a situação descrita é a realidade de muita gente.

As dicas de hoje explicam como fazer!

Use bem o campo “Assunto”. Ele precisa ser um resumo do seu… assunto. Não mais que 8 palavras! Inclua o verbo! “Reagendar reunião sobre o próximo curso de estatística” é melhor do que “Curso de estatística” ou do que “Nossa reunião”.

Uma mensagem, um tema. Escreva seu e-mail e-mail sobre um único assunto. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos).
Seja breve. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.

Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. E-mail não é dissertação, e na maior parte dos casos você deve ir direto à conclusão. Portanto, se você quer resposta, faça logo a sua pergunta, e a construa de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: “Sim”, “Na manhã de terça”, ou “Prefiro na churrascaria”, por exemplo.

Adiante a sua parte da questão. Se a pessoa para quem você está escrevendo precisará de uma informação sua para poder lhe responder, já a adiante. Não escreva “Precisamos nos reunir, quando é bom pra você?”, porque a resposta tende a ser “Sobre o que? Quanto tempo? Quando você pode?”. Escreva direto: “Precisamos nos reunir por meia hora para fechar o contrato com o provedor, tenho disponibilidade todas as tardes dessa semana, menos quarta-feira, quando é melhor pra você?”

Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.

Releia antes de enviar. A responsabilidade pela qualidade da sua mensagem é sua. Atenção para ambigüidades, para subjetividades, insuficiências e excessos. Remova-os sem piedade.

Pessoalmente falando, já faz tempo que eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o meu primeiro critério para responder das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata – o meu próprio ou se consigo perceber o do interlocutor.

Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou porque eu termino de ler a mensagem sem entender o que seu autor deseja que eu faça. E neste caso, frequentemente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?

Antes de prosseguir, um alerta: consultar um profissional do design gráfico geralmente é o melhor caminho para aumentar a chance de chegar a um cartaz, cartão, flyer, capa, layout de página, folder e tantos outros produtos gráficos que usamos no dia-a-dia.

Só que a fronteira entre o que é um trabalho de design profissional e a mera aplicação de técnicas de design ao nosso próprio trabalho pode ser tênue e subjetiva. Alguns exemplos de oportunidades de aplicação de elementos do design gráfico que ocorrem no dia-a-dia de quase todos nós são:

• a disposição da capa de um relatório
• a escolha dos tipos ou fontes dos títulos e corpo de texto de um trabalho
• o cartaz no elevador avisando da reunião do condomínio
• a mensagem de aniversário enviada por e-mail

entre tantas outras. Todos nós estamos expostos a decisões de design gráfico todos os dias, e embora sejamos dotados de algum bom senso, estética e ferramentas que até permitem um bom trabalho (na classe amadora, claro!), um pouco de método sempre ajuda.

As opções mais básicas que conduzem ao mínimo necessário em termos de resultado harmonioso e que comunica bem a sua mensagem são simples, fáceis de aprender e de memorizar.

Mesmo assim, todos os dias somos expostos (e às vezes até mesmo cometemos) cartazes e capas integralmente feitos em fonte tamanho 12pt, só maiúsculas, e 100% centralizadas – quando não são alinhadas aleatoriamente, cercadas por uma variedade de molduras e misturando várias fontes parecidas entre si.

Melhorando o mundo pelo design

Ninguém deveria ser obrigado a ver mais capas de relatório feitas em Times New Roman 12pt maiúsculas centralizadas – os últimos 20 anos de popularidade de processadores de texto já nos ofereceram quantidade suficiente disso.

Mas isso só mudará se aprendemos a entender o be-a-bá do design gráfico e empregarmos no que produzimos e expomos ao mundo. Quanto mais gente fizer isso, maior será a chance de os demais perceberem que há outras alternativas à Times além da Comic Sans!

Para mim, essa percepção veio a partir de uma leitura que, desde então, recomendo a todo colega de equipe que precisa produzir algum material gráfico de uso interno: o livro “Design para quem não é designer”, que no momento em que escrevo pode ser encontrado por cerca de R$ 50 em livrarias on-line como Saraiva e Fnac.

Li esta obra pela primeira vez na virada do século, e desde então já comprei pelo menos 7 exemplares, sendo 3 para mim mesmo (acabo emprestando, e não voltam, cumprindo assim sua missão!) e os outros para dar de presente. Recentemente comprei também a edição em inglês em formato ebook, e agora ele não some mais ;-)

Design para quem não é designer

A autora, Robin Williams, escreveu várias outras obras voltadas a difundir entre nós, amadores, os conceitos essenciais do design. Na minha opinião, o “Design para quem não é designer” é o essencial entre eles, sendo que os demais são especializações do conceito, tratando mais aprofundadamente sobre tipos, sobre apresentações, sobre web e mais.

No exemplar em português que tenho em mãos, identificado como “2a edição revista e ampliada” (2008), o tema é tratado em 194 páginas. Sei que há edições mais recentes, incluindo uma já transposta para a nova ortografia do nosso idioma, e me parece que a “terceira edição” do Brasil foi construída a partir da segunda edição do original dos EUA (onde já há uma terceira edição), portanto quem lê também em inglês deve pesquisar bem as suas alternativas.

O livro é de leitura facílima, muito bem ilustrado (geralmente com exemplos de aplicação profissional das técnicas do design gráfico), e apresenta basicamente 5 grandes temas, cada um deles explicado quanto ao seu conceito, funcionamento e objetivo de seu uso.

Conhece a definição sherlockiana sobre o conceito de óbvio? Depois de apresentado e explicado, tudo é óbvio. Este é um livro que trata sobre o que é imediatamente óbvio assim que explicado, mas que muitas vezes temos dificuldade de aplicar ao nosso trabalho por não termos jamais parado para identificar este pequeno conjunto de técnicas.

Claro que não posso detalhar os 5 temas por aqui (inclusive porque não sou designer), mas certamente posso listá-los e descrevê-los brevemente, sem o universo de dicas nem a variação de exemplos trazidos pela autora. São eles: proximidade, alinhamento, repetição, contraste e tipologia.

1. Proximidade

Itens relacionados entre si devem estar próximos. Itens ou grupos não relacionados devem estar separados.

Note que no exemplo à esquerda 100% das informações foram colocadas em um único grupo – dá trabalho até para tentar identificar quantos serão os concertos!

2. Alinhamento

Nada deve ser colocado arbitrariamente em uma página. Cada item deve ter uma conexão visual (por linhas precisas, mas geralmente imaginárias) com algum outro elemento da página.

Por que se limitar ao centralizado?

Nos primeiros anos dos processadores de texto, o alinhamento centralizado floresceu inclusive porque as pessoas estavam acostumadas à relativa dificuldade de obter o mesmo efeito com máquinas de escrever, e se maravilhavam com a possibilidade de centralizar com o mero toque de um botão. Mas esse tempo já passou, e há tantas outras formas de alinhar!

Claro que a falta de imaginação não é a única fonte de problemas com alinhamento: a falta de percepção sobre as possibilidades de alinhamento também é um problema comum. Veja os exemplos acima: no segundo, apesar de os elementos terem tamanhos diferentes, todos eles (título, texto e as 3 caixas) estão alinhados uns aos outros, o que muda completamente não só a estética como também a comunicação.

3. Repetição

Algum aspecto do design deve se repetir no material inteiro, e nos conjuntos de materiais associados entre si. O uso de um negrito, um fio (linha) grosso, um elemento de design, em suma algo que dê a ideia de consistência quando o leitor reconhecer visualmente.

Quando se trata de um único documento, isso é evidenciado usando sempre a mesma fornte para os títulos, ou por um rodapé padronizado para as páginas, por exemplo.

Quando se trata de um conjunto de materiais, a presença de um elemento que possa ser reconhecido ao longo de cada uma das peças é que dá essa ideia de consistência e facilita a identificação – compare o cartaz acima com os modelos de papel timbrado de uma mercearia usados anteriormente como exemplo de alinhamento para identificar!

4. Contraste

Se dois itens não forem exatamente análogos, diferencie-os completamente. Itens parecidos (quanto ao tipo, tamanho, peso, posição, etc.) geram conflito. Contraste é quando eles são completamente diferentes.

O contraste pode ser alcançado de várias formas: tamanho das letras, fios grossos e finos, cores quentes e frias, horizontal x vertical e mais.

No exemplo acima, há contraste de fontes, bem como entre o título horizontal longo e as colunas curtas, por exemplo.

5. Tipologia

Ao longo de vários capítulos, esta parte (descrita pela autora como “a segunda metade”) do livro apresenta os conceitos básicos sobre o uso consciente das fontes, incluindo as dicas essencias sobre contraste de tipos: tamanho, peso, estrutura, forma, direção e cor.

O que mais?

O capítulo mais interessante do livro está escondido, discretamente, entre o capítulo que trata do contraste e o início dos capítulos sobre tipologia – porque depende do entendimento sobre os princípios básicos, no mínimo para permitir o uso dos termos adequados.

Trata-se de uma lista de dicas e truques específicos para:

• cartões de visita
• papeis de carta, timbrados e envelopes
• folhetos em geral
• boletins e newsletters
• folders
• postais
• anúncios de jornais

Claro que, para boa parte dessas aplicações, consultar um profissional pode ser a melhor solução. Mesmo assim há valor em conhecer o básico a respeito – no mínimo vai melhorar a comunicação entre você e o prestador de serviço.

Além disso, há uma série de exercícios (com respostas ao final do livro), capítulos de revisão e outros recursos para facilitar o aprendizado se você fizer como eu e ler do início ao fim.

Depois de ler, o livro vira um excelente guia de consulta e referência sobre os elementos mais básicos do design gráfico – mas só o empreste se tiver garantias ou se não se importar quando livros emprestados não voltam, porque este é o tipo de livro útil que, quando emprestado, acaba sendo emprestado andiante ou incorporado à biblioteca de referência de quem o recebeu ;-)

Reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou “esquecer” na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade para reproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar.  Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmo é obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muito mais produtivas!

O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
 

Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
 

Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.
 

Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
 

Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.

Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.
 

Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.  A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é melhor que o improviso e a incerteza.
 

Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.

Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta, a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.

Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua pauta original!
 

Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.

Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.
 

Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
 

Secretaria é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.

Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

Modelo de ata de reunião

O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.

Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

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