Eu não compartilho do sonho do “escritório sem papel”, assim, em termos absolutos. Mas um “escritório com bem menos papel” é uma meta que há muito tempo eu buscava definir, e pretendo avançar nela ainda mais em 2012, com novas ações que começaram a ser tomadas no último trimestre de 2011.

São passos simples que você também pode adotar, dos quais já estou colhendo resultado, e que ocorrem completamente sem prejuízo da continuidade do meu bloquinho de anotações, de algumas revistas que prefiro ler em edição impressa e dos registros originais necessários à minha segurança jurídica e fiscal.

Antes de começar a detalhá-los, uma observação: ao embarcar em um projeto de mudança desse tipo, é bom ter clareza sobre a finalidade (ecologia? organização? preservar espaço? etc.) para aí tomar os passos adequados. Por exemplo, se a finalidade for ecológica, não basta reciclar os papeis que chegam: o ideal é garantir que eles não cheguem mais, preservando assim também os recursos naturais necessários à sua produção e logística.

Minha intenção

Para mim o aspecto ecológico entra na jogada colateralmente: não gosto de desperdício, e muito do que recebo em papel só pode ser classificado assim, pois nem mesmo chego a ler, embora muitas vezes arquive. Também há conteúdos que recebo em papel e que preferiria ler (ou arquivar) no computador, sem que a existência de um original impresso me ajude em nada.

Mas a minha principal motivação para reduzir a chegada e armazenamento de papel diz respeito à organização. Graças a um arquivo bem estruturado no meu home office, não tenho maior dificuldade em encontrar os documentos que guardo, quando preciso deles.

Só que no meu caso é muito espaço e esforço para pouquíssimo uso prático, e em quase todos os casos práticos, uma cópia digital do documento (bem mais fácil de armazenar e de pesquisar) me bastaria, quando preciso dela.

Escritório sem papel: como fazer

A primeira etapa é o diagnóstico: uma análise de quais os papeis que você recebe e poderia deixar de receber, ou (mais frequentemente) que poderia receber em outros formatos, bem como dos papeis que hoje ocupam o seu espaço e poderiam ser descartados.

A partir da análise você pode traçar o plano de ação em 3 grandes vertentes, sempre atingindo apenas os papeis desnecessários ou substituíveis:

1. Descarte: como dar sumiço nos papeis que já estão armazenados
2. Bloqueio: como reduzir a chegada de novos papeis
3. Fluxo: como lidar com os papeis que continuarem a chegar, e com os seus substitutos digitais

Eu optei por colocar o plano em prática aos poucos (ao longo de 4 meses), porque várias das etapas necessárias são trabalhosas e chatas, prejudicando a motivação se eu tentasse fazer tudo de uma vez. Está dando certo para mim, mas recomendo que você encontre seu próprio ritmo.

E o resultado é o esperado: o escritório não ficou (nem ficará) sem papel, mas já ganhou bastante espaço que antes era ocupado por papeis, já tem novas rotinas de armazenamento e recuperação de documentos, e já recebe bem menos papeis mensalmente.

Parte 1: Descarte

Quando comecei o projeto, em outubro, meu escritório era quase um templo em honra ao papel. Das 10 prateleiras de suas estantes, 8 serviam apenas para suportar papéis, na forma de livros, revistas, documentos, comprovantes, etc.

Durante boa parte do primeiro mês do projeto, me dediquei a reduzir esta presença. Os passos principais foram:

1. Identificar livros que eu não precisava mais manter: gosto muito de ler e de ter estantes com livros à mão, mas tenho (e uso) cópias digitais de boa parte dos livros técnicos que eu mais consulto, e outra parte do meu acervo técnico era consultada tão raramente que não justificava sua permanência, considerando que eu tinha a alternativa de disponibilizá-los para a biblioteca de alguma escola técnica, multiplicando a sua utilidade.

   Assim, montei um rápido processo seletivo para escolher uma escola interessada nos meus livros, e a selecionada veio buscar várias caixas cheias de papel impresso com informações que serão muito mais úteis aos seus alunos do que eram para mim. Doei várias obras literárias para a biblioteca do meu bairro também, e pude reorganizar as estantes, liberando 4 prateleiras para outras finalidades.

2. Podar meu arquivo de revistas: Sou um leitor voraz de revistas, mas não tenho o hábito de manter coleções completas de nenhuma delas, embora arquive organizadamente as minhas revistas que tenham algum conteúdo que possa servir de referência futura.

   Os anos se passaram e essas revistas foram se acumulando. A foto acima mostra (na prateleira superior) os meus revisteiros em 2009, e em outubro do ano passado eles já estavam na metade da prateleira abaixo também. Mas a realidade prática é que o interesse de referência de boa parte das revistas (especialmente as de tecnologia) se esgota após algum tempo, e assim uma boa revisão, realizada em algumas horas de trabalho (permitindo tempo para folhear com calma quando havia dúvida) produziu uma grande redução: hoje as revistas ocupam só metade da prateleira superior, alguns exemplares com interesse histórico foram doados para uma biblioteca, e muitos outros para uma escola infantil, onde devem estar sendo criteriosamente recortados ツ

3. Racionalizar arquivos de documentos: Eu já estava bem encaminhado neste quesito, mas consegui liberar algum espaço revendo a aplicação das minhas práticas, que resumo a seguir.

   O tempo de guarda de documentos é assunto sério e que não detalharei, mas vale destacar que boa parte dos registros podem ser descartados com segurança 1 ano após o término de sua utilidade prática, mas de modo geral só se descarta os papéis com interesse fiscal (leia-se taxas e impostos) no sexto ano, pode ser do seu interesse guardar perpetuamente (ou ao menos por 20 anos) o que for de interesse trabalhista ou previdenciário, e alguns documentos (como os referentes a contratos em vigor, os acadêmicos, os de registro civil, os históricos, etc.) simplesmente não devem sair da sua guarda.

   

   As normas atuais sobre boa parte das contas que recebemos exigem que quem cobra entregue anualmente um comprovante de quitação sobre o ano anterior, que permite descartar os comprovantes que substitui. Quanto ao restante dos papeis comprovando pagamento de transações comerciais, como tenho espaço para arquivo morto na garagem, separo os de cada ano em uma pasta ou caixa como a da foto acimae adoto a regra de tratar todos como se fossem de interesse fiscal, me permitindo assim o descarte da caixa inteira no sexto ano. Meus documentos sobre contratos e outros direitos e compromissos são mantidos em um arquivo de pastas suspensas enquanto estão ativos, e vão para uma caixa específica de arquivo morto na garagem (que não tenho planos de descartar) quando expiram.

   E os documentos de registro civil, acadêmicos, previdenciários, trabalhistas etc. ficam em pastas próprias, dentro de uma caixa específica, sempre à mão no escritório, e não serão descartados.

Parte 2: Bloqueio

O descarte de papel anteriormente presente no meu home office já deu um grande alento, mas se providências adicionais não forem tomadas, o papel continuará chegando no mesmo ritmo que antes, e logo voltará ao mesmo nível.

No meu caso, a chegada de papeis foi bloqueada (onde aplicável) com a substituição por meios digitais. Veja como eu fiz:

• Para os livros: alguns continuam sendo lidos em papel, e provavelmente continuarão por um bom tempo. Mas no meu caso, estes são a rara exceção: eu sou um dos clientes que ajudaram a Amazon a passar a vender mais ebooks do que livros em papel desde o ano passado, e não sinto falta: pelo contrário, tenho achado mais prático ler livros na tela do que folheá-los, e isso vale para obras de ficção e não-ficção, incluindo livros técnicos. Ou seja: meu acervo de livros continua a crescer, mas ocupa espaço digital, e não prateleiras – e zero papel. E as exceções, quando há, são bem-vindas também.
   
  
• Para as revistas: No caso delas, o uso de mais técnicas de diagramação, a presença mais constante de ilustrações e até mesmo o formato físico me fazem preferir as edições tradicionais em papel.

  Mesmo assim estou substituindo-as aos poucos, conforme as assinaturas em papel expiram, sempre que há a possibilidade de assinar suas edições digitais pelo Zinio. Também haverá exceções, e serão bem-vindas.

• Para os boletos e comprovantes: de todas as operações aqui descritas, esta foi a mais chata de todas: para cada boleto recebido regularmente, descobrir como fazer para colocá-los em débito automático e recebimento do comprovante em formato digital. Deu trabalho, exigiu várias ligações, criação de logins com procedimentos complicados em sites, uma visita a uma agência para assinar uma autorização, mas deu certo para a maioria das contas que eu recebia em papel mensalmente: telefone fixo, celular, plano de interurbanos, internet, TV a cabo, plano de saúde e mais.

  Agora eles são arquivados em uma pasta no computador, com nomes de arquivos fazendo referência clara ao seu conteúdo e data, e complementados pela rotina mensal de acessar o extrato dos pagamentos automáticos realizados pelo banco, conferi-lo e armazenar uma cópia na mesma pasta.

No caso dos papeis indesejados que chegam pelo correio e que eu não posso solicitar eficazmente que parem de me enviar (catálogos, publicidade, campanhas etc. que não me interessam), o uso de um triturador doméstico é ao mesmo tempo prático, ecológico (porque tende a evitar a maior parte da mistura do papel reciclável com outros materiais) e faz muito bem à motivação do descarte imediato, sem risco do arquivamento inútil “para ver melhor depois”.

Parte 3: Fluxo

Alguns papeis continuam a chegar, e os que foram substituídos por recepção digital também precisam ser processados.

No caso dos boletos e comprovantes que agora chegam via Internet, já relatei acima o procedimento que adotei. Para os colegas deles que continuam chegando em papel, resolvi eu mesmo me encarregar da digitalização com o scanner da minha multifuncional (usando um software que digitaliza, faz o OCR e salva na pasta certa, com um nome padronizado, ao toque de poucos botões), e aí armazenar o original diretamente na pasta de arquivo morto onde ele ficará nos próximos 5 anos, sem maiores classificações.

Mas estes documentos são realmente poucos, e acredito que a tendência é que diminuam a curto prazo, conforme os fusos horários de seus expedidores forem chegando ao século XXI.

Quanto às revistas e livros em papel, quase nada mudou. As alterações são a quantidade em que chegam, que se reduziu bastante, e o procedimento de arquivamento das revistas que opto por guardar: agora se a razão de eu querer guardar a revista for apenas um pequeno artigo, eu o digitalizo, guardo a referência, e dôo ou reciclo o exemplar junto com os demais.

Quanto aos demais documentos de guarda permanente ou de longo prazo, nada mudou para mim ainda, e não tenho pressa, mas tenho expectativa de que algum futuro scanner que eu venha a adquirir vá tornar cômoda o suficiente a operação de criar uma cópia digital de todos eles também (sem descarte do original, claro).

Complementando com as precauções

Você guarda os documentos e papeis porque tem a expectativa de precisar deles, ou porque há uma obrigação concreta de fazê-lo.

A substituição do papel por meios digitais não reduz essas necessidades, portanto exige precauções comparáveis às que seriam tomadas com o original em papel, tanto no manuseio quanto no armazenamento.

No meu caso, isso se traduz em uma cópia local, uma cópia on-line para acesso remoto seguro, mais o backup regular (em um disco externo) e backup criptografado on-line. Adote o procedimento que for adequado ao valor que você dá aos registros, mas de modo geral mantê-los apenas como o exemplar único no disco em uso no computador não é algo que eu classificaria como segurança suficiente.

Além disso, precauções como verificar se os documentos recebidos on-line estão legíveis e corretos, se os pagamentos foram realizados e há registro suficiente disso, se os documentos escaneados por você estão completos e com o nome certo, entre outros, são básicos e não podem ser deixados de lado.

Para completar, não recomendo embarcar nesta alternativa tão radicalmente a ponto de começar imediatamente a descartar originais em papel assim que os digitaliza. O original pode ter valor, e mantê-lo (em uma caixa ou outro recurso de arquivamento simples e que exija menos esforço e espaço que as tradicionais pastas suspensas) até ter certeza da plena validade jurídica das cópias digitais produzidas por você provavelmente vale a pena.

No planejamento pessoal, a estratégia, os objetivos e os processos são tão importantes como sempre, mas como quem planeja, executa e avalia é uma mesma pessoa, a objetividade na hora de definir as ações e as metas acaba sendo especialmente crucial, fazendo a diferença entre a execução e o “semana que vem eu vejo”.

Como estamos no início do ano, muitos leitores estarão fazendo seus planejamentos para 2012, e – como sempre – a parte fácil é definir os objetivos gerais. Na hora de passar para o específico da execução, quando a intenção precisa virar esforço, o bicho pega.

Que tal tornar seu planejamento mais realizável? Pensar nas ações práticas (ou pelo menos nas primeiras delas) de cada objetivo, e em como avaliar na prática o seu grau de sucesso em cada um deles, pode ajudar bastante.

Para isso, veremos a seguir os atributos que você deve procurar nas ações e metas que inclui nos seus planejamentos pessoais

Ações

Quando definimos um plano pessoal, frequentemente caímos na armadilha de manter um grau de abstração muito elevado, anotando na lista de pendências só um resultado desejado, e não as atividades do mundo real necessárias para que cheguemos a eles.

Um exemplo prático: eu passei meses de 2011 com a seguinte pendência anotada no meu Wunderlist: “Cancelar recebimento de contas pelo correio e passar a receber pela Internet”.

Parece uma ação? Não é, é um objetivo, ou no mínimo o resultado de uma série de ações encadeadas. E da forma como estava descrito, ele passou meses sem ser tocado, porque era amplo e complexo demais para ser colocado na agenda de qualquer dia.

Numa revisão semanal no início de dezembro, resolvi rever as ações pendentes há mais tempo, e ela estava lá, desafiadora. Foi só então que me ocorreu que eu havia cometido o clássico erro da abstração demasiada na hora de definir a ação.

A solução foi imediata e simples: identificar e registrar as ações encadeadas necessárias, que ficaram mais ou menos assim:

1. Reunir o exemplar mais recente de cada uma das contas que eu recebo pelo correio
2. Seguir as instruções para solicitar o recebimento on-line de cada uma delas, quando houver
3. Anotar a lista dos contatos das que não tiverem instruções
4. Entrar em contato com cada um deles e solicitar

Assim, após meses de inação, nos 2 ou 3 dias seguintes eu concluí os passos 1 a 3, e já em janeiro não vou receber em papel algumas das contas. A lista produzida no passo 3 está anotada no Dropbox e no meu celular, e já fiz algumas ligações do passo 4. Em breve a tarefa estará concluída (ao menos para as contas em que este serviço estiver disponível).

O exemplo clássico da importância de pensar em ações concretas, e não só em resultados, é dado por David Allen no seu livro Getting Things Done (GTD): a pessoa anota na lista de pendências que precisa fazer uma reunião com determinados fornecedores e parceiros, e ela acaba nunca ocorrendo, porque o que ela anotou é um resultado, e não a próxima ação que precisa de fato realizar.

A solução, naturalmente, é pensar sempre na próxima ação prática, e nas que a sucederão: definir pauta e objetivos, identificar locais, datas e horários disponíveis, agendar cada um dos que deverão estar presentes, etc.

O conceito de próxima ação é central ao GTD e a outros métodos de produtividade pessoal, e Allen o define assim: “a próxima atividade física e visível que seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão”.

Portanto, ao planejar seus objetivos pessoais, não deixe de ao menos elencar junto a eles as primeiras ações necessárias – e assim você escapará de objetivos abstratos demais, complexos demais, incompatíveis entre si, além de perceber melhor eventuais relações de dependência ou causa-efeito entre eles.

Metas

Os indicadores e suas metas permitem verificar o seu desempenho ao longo da execução de um plano, e ter um critério objetivo para verificar se cada um dos objetivos foi atingido.

Em um planejamento pessoal, o seu “eu planejador presente” frequentemente entrará em conflito com o seu “eu executor futuro”, que infelizmente também é o seu “eu avaliador futuro”, e às vezes aceita ser seduzido por subterfúgios que flexibilizam artificialmente o cumprimento da meta, e assim permite que a meta de “entrar em forma” seja cumprida pela compra de uma cinta modeladora, e a de “aprender inglês” seja encerrada ao comprar um aplicativo tradutor para o celular.

No papel de “eu planejador”, contorne a tendência acomodadora do seu “eu futuro” definindo metas claras e objetivas, buscando atender aos seguintes critérios:

Definição completa: A meta deve estar registrada de forma a dizer não só qual o resultado a alcançar, mas também como e onde medir, quem vai medir e quando.

Vale o que está escrito: As definições das metas devem estar registradas por escrito de forma simples, e conjunto delas deve estar reunido, visível e compreensível por todos os envolvidos – quem vai executar, quem vai ser beneficiado ou afetado, quem vai avaliar – mas no caso dos planos pessoais, é possível que todas as listas se resumam a uma pessoa apenas: você.
 

Régua e compasso: A meta precisa ser mensurável de forma prática e objetiva, de tal forma que qualquer pessoa que faça a medição chega ao mesmo resultado, e à mesma conclusão sobre a meta ter ou não sido atingida. “Entrar em forma” não é uma boa meta, mas “perder 6 kg até junho” pode ser.

De olho no que interessa: Quando se trata de estratégia, geralmente a ênfase é em medir o resultado oferecido a quem se beneficia das atividades, e não o esforço dos envolvidos. Mas no caso dos planejamentos pessoais, em que planejador, executor e beneficiado frequentemente são a mesma pessoa, lembre-se de medir o seu envolvimento prático. Em outras palavras, medir só quantos quilos você perdeu não basta: pode ser importante para a sua motivação medir o percentual de refeições semanais em que você respeitou plenamente a dieta, ou o número de horas de exercício, por exemplo.

Com noção: Uma boa meta precisa ser plausível, ou seja, seu atingimento precisa ser visto como possível, dentro dos cenários de futuro mais realistas ou esperados. Definir metas inatingíveis ou que dependam de circunstâncias improváveis e fora do controle dos envolvidos não motiva, e reduz o impacto positivo das demais metas.

Com emoção: Não basta a meta ser plausível: ela precisa ser desafiadora, deixando claro que os resultados superiores desejados exigem fazer mais do que o trivial, com superação do que hoje já se pratica.

Executar e acompanhar

Planejar não basta: é necessário transformar em realidade. Eu tenho adotado com sucesso um método simples de produtividade pessoal chamado ZTD, cuja ênfase é na execução.

Nos 3 posts a seguir, apresento o essencial sobre o método e a forma como o pratico, que você pode investigar como forma de suporte ao seu próprio planejamento pessoal em 2012:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

Estamos chegando ao final de semana em que muitos brasileiros vão viajar para suas férias ou para passar as festas de final de ano em família.

Os aeroviários já anunciaram a possibilidade de greve, e o histórico permite esperar que – mesmo que nenhum vulcão interfira – alguma companhia aérea venderá passagens a mais, vai se confundir com suas escalas de funcionários, ou terá problemas com alguma aeronave e não terá outra de reserva à disposição, e assim cause o efeito dominó de cancelamentos e atrasos de vôos em todo o país, mantendo milhares de passageiros por longos períodos de espera e desinformação

Mesmo sabendo que isso acontece todos os anos, a tendência é que percamos facilmente o controle da situação, quando vira realidade: poucos de nós conseguem ter influência o suficiente para fazer um transporte alternativo (ou alimentação, hospedagem, etc.) surgir em um aeroporto fechado ou informações completas passarem a fluir de uma companhia aérea em dificuldades (causadas por ela mesma ou não) – e esperar pelas providências legais ou jurídicas pode consolar, mas raramente resolve a situação imediata.

Prevenção boa mesmo seria poder evitar viajar nesta época, mas nem todo mundo pode. Já que o risco é grande e aumenta nos próximos 15 dias, não custa repassar algumas dicas práticas e se preparar para, pelo menos, reduzir o nível de stress e fadiga caso isso aconteça conosco ou com quem está vindo nos visitar (sinta-se à vontade para mandar a URL deste post para seus familiares!).

» Leia o restante do artigo “Natal e aeroportos: como sofrer menos com o caos aéreo”

ZTD é um método de produtividade pessoal baseado no GTD, mas que oferece uma alternativa de execução mais simples.

Ele dá atenção às mesmas mudanças de hábitos básicas que são essenciais ao sucesso no GTD, mas busca uma forma mais prática de operá-los, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura necessária.

Em outras palavras, é um enfoque de produtividade que busca um ponto de equilíbrio favorável entre a complexidade do método (e de suas ferramentas) e o objetivo alcançado.

Contrastando com o GTD

O método de produtividade pessoal que eu comento com mais frequência aqui no Efetividade é o GTD (Getting Things Done), porque é o que eu reconheço como resposta ao que o público me questiona: foco na eficiência, em cumprir todas as tarefas que surgem, em processos claramente definidos e estruturados, e com uma série de ferramentas interessantes que ajudam a atrair o interesse e manter a atenção durante as semanas em que a pessoa está incorporando o método à sua vida.

Eu já passei pelo GTD, continuo achando prático e bastante adequado, mas conforme os hábitos da produtividade pessoal vão se arraigando, acredito que o praticante tem oportunidade de escolher um caminho diferente: trocar a eficiência pela efetividade, deixar de lado a ideia de conseguir cumprir todas as tarefas que surgem e passar a pensar mais em prioridades e relevâncias.

Neste sentido, o método ZTD pode ser uma resposta superior. Só que, como tudo que envolve a iluminação do Zen, sua busca envolve trilhar um caminho, e não apenas conhecê-lo. Assim, passar pela prática do GTD para aperfeiçoar suas habilidades de organização pode ser um bom acesso à simplicidade do ZTD, para quando você estiver disposto a abrir mão da estrutura voltada ao planejamento e à manutenção de um sistema e de suas ferramentas, e se considerar pronto a manter a produtividade com o foco na tarefa em execução, no aqui e agora.

4 hábitos para o ZTD minimalista

O ZTD é definido na forma de 10 hábitos, mas seu autor propõe também uma forma minimalista de entendê-lo, baseada em ferramentas simples (um bloco, uma lista de pendências/tarefas, uma agenda de compromissos) e em apenas 4 hábitos, que veremos a seguir.
 

1. Capturar

Tenha sempre consigo uma caderneta (ou a ferramenta de anotações que lhe atender, mas sempre a mesma, e quanto mais simples, melhor) e anote livremente todas as tarefas, ideias, projetos e outras informações que lhe surgirem.

Assim como no GTD, o objetivo é ter um local confiável para consultar e acompanhar, e poder deixar a sua mente focalizada no presente, e não nas pendências.

Não gaste tempo encontrando o local certo para anotar: anote no próximo espaço livre da caderneta. Ao retornar à sua base, trate a caderneta como uma caixa de entrada qualquer: faça uma revisão e transfira as anotações para a sua lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos, conforme o caso.
 

2. Processar

Processar não é sinônimo de executar: é identificar o que precisa ser feito com cada item que chega, esvaziando as caixas de entrada a cada vez.

Tome decisões rapidamente sobre os itens nas suas caixas de entrada, não os deixe para depois. Deixar as coisas se acumularem é procrastinar decisões necessárias.

Processe suas caixas de entrada (e-mail, bandejas de documentos, correio de voz, SMS, bloco de anotações) ao menos uma vez por dia, e mais se necessário.

Ao processar, faça-o na ordem em que os itens estão (de cima para baixo), tomando uma decisão sobre cada item, como no GTD:

• fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na sua lista de pendências ou agenda de compromissos.

3. Planejar

Defina as tarefas mais importantes para cada semana e dia.

A cada semana, com base em suas anotações, pendências e compromissos anotados, prepare a lista das Tarefas Mais Importantes (MITs – Most Important Tasks) que você deverá vencer, e a cada dia faça uma lista de 1 a 3 delas, e certifique-se de completá-las naquele dia.

Trate das Tarefas Mais Importantes no início do dia para tirá-las do caminho, e assim garanta que outras tarefas menos importantes que surgem não o impeçam de dedicar-se ao que foi escolhido para o dia.

Este será todo o seu planejamento: 3 tarefas mais importantes, e o conhecimento da lista de outras que estão pendentes. Você provavelmente não precisa mais do que isto em seu planejamento pessoal.
 

4. Executar (foco)

Este é um dos hábitos mais importantes, assim como em qualquer sistema de produtividade: é o ponto em que saímos do planejamento e vamos ao “fazejamento” – no caso do ZTD, tratando de uma tarefa de cada vez, e evitando as distrações.

Ao executar, selecione uma das suas pendências escolhidas para o dia (dando preferência às Tarefas Mais Importantes) e concentre-se nela, excluindo todo o restante. Tire da sua atenção o e-mail, comunicador instantâneo, redes sociais, outras coisas que estejam na sua mesa, etc.

Use um temporizador se desejar (usando a Técnica Pomodoro ou a da Galinha Temporal), ou simplesmente se concentre na tarefa por tanto tempo quanto possível.

Não se distraia. Se for interrompido, anote a solicitação ou a nova tarefa na sua caderneta (hábito 1) e prossiga na tarefa original. Não tente ser multitarefa.

O que ficou de fora

Para ser minimalista, esta implementação do ZTD naturalmente deixa de fora alguns hábitos que fazem parte do “ZTD integral”. A prática do modelo resumido pode servir bem para conhecer o método, mas é provável que você logo deseje incorporar algum dos que faltaram – ou vários, ou todos ツ

São eles:

• Manter um sistema de listas simples
• Organizar tudo
• Revisões semanais
• Simplificar as tarefas e projetos
• Definir rotinas pessoais
• Encontrar sua paixão

Para saber mais sobre os 4 hábitos mencionados e os 6 que ficaram de fora desta implementação minimalista, nosso post anterior sobre o ZTD tem detalhes e o link para o livro que define o método, bem como para uma tradução para o português que pode ser lida gratuitamente.

Existe também uma versão em audiobook (em inglês) para você se tornar mais produtivo mesmo quando está preso no engarrafamento, fazendo exercício, limpando a casa ou em qualquer outra situação em que possa ouvir o livro ツ

E a sede oficial do ZTD na Internet é o blog Zen Habits, mantido por seu autor, Leo Babauta.

A edição deste mês da revista Galileu traz como reportagem de capa uma matéria de 10 páginas sobre a perspectiva monotarefa, em que a pessoa busca parar de tentar fazer várias tarefas de cada vez e assim rende mais e ganha tempo – reduzindo o valor dado nas décadas recentes à atenção parcial contínua (multitarefa) e passando a valorizar mais a concentração e o foco.

Eu colaborei com a pesquisa e, embora tenha sido citado na matéria apenas de forma breve, tenho algo mais a dizer sobre o assunto pois, assim como as filosofias orientais afirmam há milênios, acredito que entre os extremos multitarefa e monotarefa, a sabedoria está no caminho do meio ツ

Entendo a perspectiva monotarefa

Meu entendimento é que a perspectiva monotarefa é uma proposta de eficiência e produtividade: aproveitar melhor o nosso esforço e concentração ao deixar de tentar fazer tudo ao mesmo tempo, assim gerando resultado com qualidade superior (sem deixar de cumprir os prazos), enquanto atende melhor aos objetivos de todos os envolvidos, preservando a qualidade de vida de quem trabalha.

Neste sentido, eu percebo diariamente que a aplicação bem dosada da perspectiva onde ela cabe contribui para que meu nível de esforço diminua, o foco aumente, o produto amplie e melhore, e a motivação seja preservada!

Mas eu cheguei ao modelo monotarefa moderado após muito tempo investindo na perspectiva multitarefa, buscando ferramentas que permitissem acompanhar mais atividades ao mesmo tempo, etc. na ilusão de que isto me permitiria produzir mais em menos tempo.

Minha percepção é que a existência de um tempo e esforço para se adaptar entre os contextos de cada tarefa é uma realidade inescapável, e se a pessoa fica constantemente alternando entre tarefas, este tempo e esforço improdutivos (pois não contribuem diretamente para o resultado) se repetem várias vezes.

Você sabia que o tempo médio para retomar a atenção plena a uma tarefa intelectual após ser interrompido (por exemplo, por um telefonema) é de 15 minutos? Este dado foi levantado por uma pesquisa do cientista Eric Horvitz em 2007 acompanhando trabalhadores especializados em atividades tecnológicas. Reduzir o número de vezes em que ocorre este tipo de alternância é uma chave para aproveitar melhor seu tempo.

Por que tender à monotarefa moderada?

Eu acompanho com atenção a literatura sobre produtividade pessoal, assunto que me interessa desde o tempo de faculdade de Administração. A percepção de que reduzir a tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo reduziria a improdutividade gerada pelo esforço constante para mudar de foco e de contexto foi crescendo conforme eu observava que mais e mais pesquisadores concluíam nesta direção.

Mas o ponto de transição, para mim, foi conhecer um método estruturado chamado ZTD (Zen to Done) que tem entre seus princípios o do foco nas tarefas mais relevantes, que devem ser desempenhadas uma de cada vez, preferencialmente indo até o final. Nem sempre dá de fazer isso na prática, mas ter como meta me ajuda bastante a priorizar e manter o foco.

A tendência à procrastinação e a dificuldade em manter o foco fazem parte do relato comum de pessoas que explicam porque trocaram a perspectiva multitarefa para a monotarefa, mas não é meu caso. Também não descreveria como uma angústia, o que acontecia comigo era só a questão da insatisfação com a relação entre esforço e resultado.

O mercado está pronto para os monotarefas eficazes?

A perspectiva monotarefa também não é isenta de dificuldade: na prática, muitas vezes me sinto cobrado por não “dar um jeito” e fazer tudo de uma vez.

Procuro compensar o tempo de resposta com a qualidade, entretanto. Você preferiria que eu tivesse respondido a um e-mail seu em 5 minutos, em frases curtas digitadas no celular enquanto estou no trânsito e sem condições de verificar o que escrevo, ou que eu deixe para quando tiver espaço na agenda e responda com a atenção que o tema merece? Geralmente as opções são estas (há uma terceira também, que é a do retrabalho – essencialmente responder 2 vezes, correndo o risco de informar bem errado na primeira vez).

Mesmo que eu tenha vários alvos, sei que o melhor é colocar só uma flecha no arco de cada vez. Assim, prefiro colocar tudo em fila priorizada, mas sei reconhecer também quando chega uma exceção ou urgência que exige parar tudo e ir atender!

Eu observo que o mercado está acostumado a pessoas multitarefa, mas o que ele exige mesmo são pessoas que entreguem o resultado necessário e estejam aptas a flexibilizar suas rotinas de acordo com as demandas de cada projeto ou atividade. Em alguns casos não há espaço para ser multitarefa, ou monotarefa, ou para acompanhar notícias ao longo da execução das atividades, ou para deixar de responder aos e-mails imediatamente, por exemplo.

Afinal, ser permanentemente monotarefa e monoprojeto é algo meio utópico, a ideia de ser monotarefa é saber alternar as tarefas de cada projeto considerando o caminho crítico de cada um deles, para que todos eles avancem de acordo com suas prioridades e as expectativas dos envolvidos: clientes, equipe, parceiros, fornecedores, etc.

Quais as piores distrações?

Para mim, o que mais distrai são interrupções que exigem resposta: MSN, e-mail, SMS, telefonemas e similares.

Posso até manter um feed de notícias visível ao meu lado enquanto trabalho, por exemplo, porque ele não irá requerer interação. Mas se percebo a chegada de algo que exige ação de minha parte, enquanto estou com outra ação em curso, não consigo deixar de passar a pensar em como responder ou reagir a isto.

Assim, viver em meio a fontes de distração não necessariamente compromete o foco, no meu caso. É quase a perspectiva religiosa das tentações, ou a perspectiva bioquímica dos venenos: eles nos atrapalham profundamente ou nos desafiam a desenvolver um antídoto, ou maior resistência, ou maior tolerância, dependendo do caso.

Acredito que o erro maior, neste caso, reside em tentar viver como se a tentação pudesse ser ignorada. A chave é o equilíbrio: estabelecer pausas curtas em horários predeterminados para olhar estes serviços que desejamos, ou defini-los como recompensa pelo completamento das nossas tarefas, ou mesmo separar entre os que distraem de verdade (que para mim são os que demandam resposta) ou os que podem até contribuir para a motivação, etc.

Mas sem exageros! Em uma realidade em que cada vez mais há veículos repercutindo à exaustão os fatos e análises uns dos outros, a necessidade de acompanhar “ao vivo” (e não, por exemplo, em uma olhadinha a cada 2h) as notícias acaba sendo justificada por 2 ilusões: a de que temos o compromisso de “zerar” as notícias, como se fossem uma caixa de entrada, e a de que há vantagem em ser o primeiro a saber. Exceto nos casos raros em que há de fato o compromisso ou a vantagem, é claro.

Renunciar a tudo que tem potencial de interromper equivale a uma privação sensorial seletiva e voluntária. Mas para algumas pessoas, determinadas distrações (como acompanhar um feed de notícias sobre temas de meu interesse profissional em uma lateral da tela, no meu caso) podem ter um efeito positivo sobre a disposição para trabalhar – além do natural efeito positivo de se manter informado e em contato.

Encontrar o ponto de equilíbrio entre as distrações potenciais que contribuem para o bom astral no trabalho e as que afetam a produtividade é uma parte considerável do desafio de “afinar” a sua rotina de produtividade.

Mas vale analisar também pelo lado oposto: o dano à motivação e ao entusiasmo para trabalhar quando estamos sujeitos a uma interrupção obrigatória (“proibição”) na possibilidade de manter estas distrações potenciais: empregadores que cortam redes sociais, bloqueiam o Twitter, etc. – o ponto de equilíbrio é uma situação individual que cada um precisa identificar, e o ideal é cortar só o que atrapalha o resultado, evitando assim os abusos sem prejudicar o ânimo!

Assim, a minha estratégia não envolve me isolar da possibilidade de distração – pelo contrário, o e-mail está sempre à mão, e quando não estou em uma tarefa crítica, é até possível que o comunicador instantâneo esteja aberto. Afinal de contas, a questão é não deixar que as distrações interfiram na produtividade, e não simplesmente livrar-se delas.

E vale a pena?

Aumentar o tempo livre não é o meu foco – minha ideia é preservacionista: evitar que as tarefas invadam o tempo livre, no qual eu me dedico ao que me interessa na perspectiva pessoal e familiar.

Afinal, já vem dos anos 60 a observação acadêmica de que as tarefas sempre tendem a se expandir até ocupar todo o seu tempo disponível, né? Neste contexto, manter o foco para preservar meu valioso tempo livre é um grande estímulo a mais.

Mas o maior estímulo é mesmo constatar que, fazendo uma coisa por vez, eu consigo entregar resultados melhores e, geralmente, em prazos menores para a versão final. Mesmo que para isso eu precise exercitar a habilidade de dizer não para as interrupções e solicitações que não agregam valor!

“Os três últimos meses do ano são, sem dúvida, os mais propícios para o consumo. Em outubro, a comemoração do Dia das Crianças faz com que o consumidor corra atrás de presentes, nos meses seguintes, o 13º salário, juntamente com o Natal, levam as pessoas a consumir ainda mais.”

Assim começa a matéria do InfoMoney sobre o consumo compulsivo e as compras por impulso, na qual contribuí por meio de uma entrevista. As minhas manifestações são um apanhado de material de vários artigos anteriores aqui do Efetividade, mas como o enfoque é novo, imagino que vá interessar a vocês.

Mais um trechinho:

De acordo com o administrador, o consumo excessivo é aquele que, ao invés de exceção, se torna uma regra. “Faço um paralelo com os hábitos alimentares: quando se tem uma alimentação disciplinada, é possível premiar-se ocasionalmente com uma refeição fora das recomendações da dieta sem sofrer consequências negativas. Mas quando o exagero alimentar vira a regra e não a exceção, temos quadros de obesidade, problemas nutricionais variados e prejuízo à saúde”, exemplifica.

Segundo Campos, o consumista não pensa nos problemas que aquele ato pode trazer para o futuro e permite-se indiscriminadamente fazer compras por impulso, sem considerar a real necessidade ou interesse da aquisição, ou os impactos sobre o saldo bancário e o crédito.

Na avaliação de Campos, o consumismo desloca a busca da satisfação. “Em vez de concentrar-se na utilidade do objeto ou serviço adquirido, o foco passa a ser a sensação experimentada no ato de comprar”, completa, lamentando que “dificilmente esta compra de itens desnecessários vai resolver a carência, ansiedade ou outra demanda interna que provocou o impulso de comprar”, afirma.

Termina com a minha habitual observação sobre não exagerar nas mudanças, mesmo que sejam pra melhor: “Depois de firmado o hábito, práticas mais simples caberão melhor. Minha sugestão? Só compre o que estiver previamente em uma lista de compras, e nunca se permita colocar novos itens na lista enquanto estiver fazendo compras”

Sua carteira cresce sem limites a ponto de quase formar um ecossistema independente, com regras próprias que nem sempre você consegue gerenciar?

Colocá-la em dia pode fazer bem para a sua organização e até mesmo para a sua postura. Veja a seguir como colocar em prática, mas antes assista a um exemplo extremo de como fazer do jeito errado ツ

Na semana passada um vídeo que originalmente era parte de um dos episódios da temporada final do seriado Seinfeld deu o que falar, por ter sido inserido (em uma versão ligeiramente modificada) como a peça introdutória de um novo serviço on-line que busca substituir a sua carteira (ou ao menos o cartão de débito) pelo seu celular. Eis o vídeo em questão:

Uma versão mais completa do vídeo (pouco mais de 3 minutos, e sem o merchandising do Google) conta mais detalhes da história, na qual o personagem George Costanza padece de dores nas costas devido ao hábito de carregar coisas demais na carteira, mas mantém o hábito até que um dia ela simplesmente explode, jogando na rua todos os recibos, vales-brinde, cartões de afiliados, anotações de telefones alheios, cartões de visitas e até mesmo envelopinhos de adoçante guardados nela.

Uma carteira cheia demais pode ser um problema para a sua coluna e para seus hábitos de organização mesmo sem chegar perto do nível de exagero do George. E embora talvez não esteja longe o dia em que boa parte dos documentos e valores que hoje levamos na carteira possam existir em forma puramente digital (inclusive em serviços como o do Google), isso não é razão para não racionalizar o conteúdo da sua carteira desde já.

O meu convite, portanto, é que (se você estiver em um local discreto e seguro) você pegue a sua carteira agora mesmo e aplique uma bela dieta a ela. Para isto, aqui vão algumas dicas para começar:

Jogue fora ou arquive: se a sua carteira tiver canhotos de cinema ou shows, recibos de estacionamento, compras e cartões, comprovantes de saque em terminal bancário e até papeis de bala, comece retirando tudo isso, e o que houver de similar. Arquive o (pouco) que precisar ser guardado, e descarte o que sobrar.

Reduza as fotos e lembranças: nada contra levar uma foto da família, dos filhos ou do bicho de estimação – experiências indicam até mesmo que a presença deste tipo de recordação aumenta consideravelmente a chance de uma carteira ser devolvida após um extravio. Mas não precisam ser meia dúzia: leve uma só, guarde as outras, e aproveite para incluir um ou vários porta-retratos na sua lista de compras da semana.

Registre as informações: se você tem lembretes e bilhetes com números de telefones, compromissos pendentes, anotações, etc., transfira-os para o lugar certo agora mesmo (quem sabe o Evernote?), e remova-os da carteira. E se o lugar certo para você for a carteira, ao menos consolide em um único papel, e certifique-se de que ele não compromete sua segurança em caso de extravio, e de que cabe sem ser dobrado, para ocupar menos espaço.

Remova os excedentes: sua carteira de motorista também serve como cédula de identidade, e talvez você precise de mais algum documento específico, de um cartão bancário, etc. Mas dificilmente há justificativa para andar sempre com o título de eleitor, certificado de reservista, cartões de afiliado de variadas lojas, etc. Arquive-os em casa, com segurança, e só os leve consigo quando precisar deles especificamente.

Não leve um bloco de cheques inteiro: Se você usa cheques, provavelmente estará mais seguro e organizado se destacar poucas folhas individuais para levar na carteira, mantendo o restante arquivado cuidadosamente em casa.

Se o que o preocupa é que se não mantiver tudo na carteira, perderá o controle de onde estão os documentos, os outros cartões de crédito, os canhotos de cheque, etc., compre uma segunda carteira para deixar arquivada em casa, contendo tudo isso, sem precisar levar junto e expor a riscos maiores o tempo todo!

Outra dica complementar é fazer um backup das informações: com as precauções de segurança necessárias, transcreva as informações dos seus cartões e documentos que são levados na carteira, armazenando-os com a mesma segurança que daria aos originais. Se algum dia os originais se extraviarem ou forem roubados, assim você terá as informações necessárias para solicitar os bloqueios e cancelamentos, reduzindo consideravelmente o stress.

Além disso, é bom considerar um efeito similar ao que já tratamos ao falar da Lei de Parkinson: os objetos armazenados se acumulam enquanto houver espaço disponível. Se a sua carteira for grande e espaçosa, tenderá a receber mais conteúdo. Que tal aproveitar a próxima visita ao comércio para escolher uma que seja apropriada às suas necessidades mas não deixe espaço para a tentação de encher um pouco mais? ツ