Home office sem papel pode não ser a meta certa
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A meta de organização em um escritório doméstico muitas vezes acaba sendo definida em termos de quanto se consegue reduzir a quantidade de papel que por ele tramita ou nele é arquivado.
Embora a redução da presença do papel possa mesmo ser um bom indicador do avanço da eficiência dos processos tÃpicos de um escritório, é importante lembrar de não confundir o indicador com o objetivo: a simples remoção de papel pode ser alcançada com a mera automatização (que quando é aplicada a processos originalmente ineficientes pode acabar perpetuando-os em vez de fazê-los evoluir), ou mesmo com a prática altamente indesejável de descartar documentos em papel que idealmente deveriam ser processados e arquivados – ou ainda fazendo como o alegre rapaz da imagem abaixo.
Um meio termo que muitas vezes é aceito como “a solução viável no momento”, embora esteja longe de ser a solução que você deveria desejar, é livrar-se do papel colocando um scanner do lado da bandeja de entrada.
Simplesmente digitalizar todos os documentos que precisarão ser processados ou arquivados pode ter um ganho imediato quanto à operacionalização – é mais fácil de encaminhar e o arquivamento ocupa bem menos espaço fÃsico, por exemplo.
Mas é uma solução bem insuficiente, se parar por aÃ. Para começar, o papel em si continua sendo usado e transportado, o que pode reduzir bastante o ganho ambiental com a atitude. Além disso, pelo menos duas operações a mais (a digitalização em si e o descarte apropriado do papel original) são acrescentadas à sua rotina, e nem sempre há garantia de equivalência (por exemplo, para fins judiciais ou contábeis) entre a sua cópia digitalizada e o papel original.
A dica, portanto, é definir a sua meta em termos de ganho de eficiência. Aquilo que normalmente se expressa em termos de redução de papel geralmente pode ser melhor definido como buscar reduzir os processos que precisam que documentos sejam recebidos, expedidos, encaminhados, circulem internamente ou sejam arquivados.
O desafio pode ser grande nos home offices e também nas grandes corporações. Mas o ponto em que você pode ter mais chance de agir com eficácia máxima é na origem dos documentos, como no exemplo das contas, boletos, notificações e extratos que puderem ser recebidos ou expedidos com segurança por meio eletrônico, ou mesmo integrados a um sistema de pagamento automático (débito em conta, cartões de crédito e similares), desde que você coloque em prática um processo de acompanhamento adequado, para não ser cobrado a mais nem ficar devendo sem saber (e se livrar de executar pessoalmente vários procedimentos intermediários para pagamentos, recebimentos, acompanhamentos parciais e similares)!
Além disso, reservar 2h para escrever (cartas ou e-mails) para os endereços de contato que constam em cada um dos papeis que você recebe regularmente sem solicitar e rotineiramente descarta (boletins de associações, jornais de ofertas, catálogos, etc.) solicitando a remoção do mailing pode ter sucesso em um bom número de casos (para mim funciona em uns 70% das tentativas) e reduzir não apenas o esforço de triagem mas também a sua participação neste desperdÃcio de material e transporte.
Fora isso, trata-se de uma questão de processos internos. Reduzir a sua própria necessidade ou interesse em gerar, receber ou arquivar documentos (em papel ou não) depende de cada caso, mas gera resultados bem melhores quando está claro que o objetivo é a eficiência, e não apenas substituir cada papel por uma cópia digital (ou várias…).
E no caso das tramitações e arquivamentos de papel que sobreviverem ao facão metafórico que deve passar pelos processos, aà sim temos o caso em que o scanner, aliado a um bom processo para identificar, armazenar, proteger e pesquisar os arquivos digitalizados, pode desempenhar bem o seu papel ;-)
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Marcus Paulo comentou:
em August 23 2011 @ 11:00
Realmente um escritório sem papel é um objetivo muito ambicioso. Eu ouvi falar de duas empresas até agora que conseguiram isso e, independente do tamanho da empresa (SOHO, PMEs ou Corporações) isso é um desafio e tanto, principalmente pela infraestrutura que deve ser disponibilizada para isso acontecer!
Vou aproveitar e deixar algumas dicas aqui que podem ser úteis para um SOHO:
* A Bia Kunze fez um review de um Scanner Portátil integrado ao Evernote e Google Docs. Creio que isso resolveria parte do problema de digitalização [1].
* Usar o recurso de formulário do Google Docs poderia automatizar alguns processos do SOHO de forma bem prática e barata [2].
* Logicamente, ao trazer o analógico para o digital, nós precisarÃamos cuidar bem do digital – leia-se fazer backup! Recomendo então a leitura do post do Guravehaato [3] e, se quiser uma ferramenta mais profissional, recomendo o Robocopy [4].
E é isso aÃ. Embora seja muita coisa, vou deixar o link de um vÃdeo do Google para inspirar o pessoal [5]. Eles já conseguiram um escritório sem papel (Com muito notebook, Wi-Fi, quadros magnéticos e smartphones, mas sem papel)!
[1] http://www.garotasemfio.com.br/blog/2011/07/18/doxie-scanner-super-portatil-integrado-a-evernote-e-google-docs/
[2] http://docs.google.com
[3] http://graveheart.me/geek-life/backup-nao-e-privilegio-de-empresa-grande-dicas-de-backup-para-seu-lar-ou-pequena-empresa/
[4] http://www.martins.eti.br/2010/05/robocopy-excelente-ferramenta-de-backup.html
[5] http://www.youtube.com/watch?v=muxtjUWTHxo
Fernanda comentou:
em August 24 2011 @ 00:29
Interessante ver como o papel, ao mesmo tempo que é essencial pra organização do Home Office, pode ser um dos maiores vilões.
Não é “at home”, mas o gabinete onde trabalho, no Fórum da cidade onde estudo, recebe diariamente pilhas de processos, papéis de 2011, de 2005, 2002…
Já existe o ProJudi, um programa que digitalizou os novos processos, em algumas áreas do Direito. Eu sinceramente prefiro o manuseio e a facilidade de não-travamento que o papel possui. No entanto, não gosto nem de pensar na falta de espaço das mesas se todos os processos digitais virassem fÃsicos.
Dá-lhe árvores e espaço!
Parabéns pelo blog, abraço! =)
Elaine comentou:
em August 24 2011 @ 10:34
Caro Augusto,
Acompanho o blog há bastante tempo, mas não costumo comentar. Posso dizer que minha vida mudou depois desse blog, foi de fato consegui maior efetividade no meu trabalho.
Fernanda comentou:
em August 24 2011 @ 19:19
Legal! já compartilhei no facebook e no twitter
Também comentei com amigos no xat do http://www.assistatvonline.net.br/
Bj!
Produtos Eroticos comentou:
em August 25 2011 @ 15:10
muito bom este post. parabéns
leo comentou:
em August 28 2011 @ 19:09
o papel e insubstituÃvel.
Enfermagem S/A comentou:
em August 29 2011 @ 20:00
excelente texto.
a minha maior dificuldade em trabalhar em casa é realmente a organização. Meu Home Office é um desastre.
Luis comentou:
em August 30 2011 @ 01:39
Gostaria de aproveitar esse post e perguntar se alguém aqui conhece algum sistema de Gerenciamento Eletrônio de Documentos (GED) opensource e que grave os documentos na nuvem. Eu uso o dropbox, que é incrÃvel. Mas tenho sentido falta em poder incluir tags nos meus documentos para depois localizá-los mais facilmente. Eu usava um muito bom no escritório que trabalhava (McFile), mas isso é uma solução muito cara para quem trabalha em Home Office. Se alguém tiver alguma dica, eu agradeço.
Marcus Paulo comentou:
em September 4 2011 @ 00:20
@Luis
Vc precisa de um repositório de arquivos na nuvem? Tem o Google Docs, Dropbox, SkyDrive, SugarSync, MobileMe, Box.net, Carbonite, Mozy, entre outros. Dependendo da sua necessidade, pode tentar o Evernote, mas não seria bem um repositório…
Eu uso o Google Docs como repositório e o Evernote para notas. Ambos permitem tags.
Se quiser um controle de arquivos fÃsicos (gerenciar documentos em caixas de arquivos), pode tentar criar um formulário no google docs para facilitar, mas nesse caso seria uma solução bem simples mesmo – estilo planilha.
Luis comentou:
em September 7 2011 @ 10:34
Marcus Paulo,
Eu também uso o evernote na versão free para notas. O gooe docs ainda não uso muito por apego ao pacote office. Para mim o word e o excel ainda não foram superados. Como sou advogado, a maioria dos meus documentos estão em word. Não sei se é possÃvel armazena-los da forma como eles estão formatados no Google docs.
Falando em pacote office, alguém sabem como de aproveitar da ferramenta de preenchimento das propriedades do arquivo? Vi que lá dava a opção de colocar palavras chaves, etc. Nunca usei os documentos com essa forma. Se alguém usa, poderia dar algumas dicas?
Anderson comentou:
em September 10 2011 @ 16:52
Estamos nesta meta de acabar com o papel aqui na empresa, mais tenho uma duvida sobre contas pagas e notas fiscais, se eu digitalizar estes documentos eles perderam o valor legal? estamos quebrando a cabeça para desenvolver alguma assinatura para criarmos um contrato virtual tambem.