Com que ferramentas você gerencia seus agendamentos e compromissos?
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Saber com precisão quais seus compromissos agendados, e marcá-los sempre para horários em que será possÃvel cumpri-los pontualmente, é um traço comum à s pessoas produtivas e organizadas, e é também objeto de muitos métodos, técnicas e ferramentas.
Trata-se do outro lado da moeda em relação ao gerenciamento de tarefas pendentes, que já tratamos nesta série. A diferença principal é que estas últimas não necessariamente são marcadas para uma data e hora especÃficas, ao contrário dos agendamentos e compromissos, que sempre tem data, horário e duração, e usualmente têm também ao menos um interlocutor.
Já tratei do assunto diversas vezes aqui no Efetividade.net, mas hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme estamos fazendo há 2 meses: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de agendamentos e compromissos) que os leitores do Efetividade preferem.
O brinde da rodada anterior
Na rodada anterior, sobre ferramentas de backup (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nos próximos dias), tivemos mais de 50 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher um brinde bem caprichado para sortear entre os participantes. Claro que a mesma ideia também vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.
Mas antes vamos anunciar o ganhador da rodada anterior, que foi:
Osvaldo Junior: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.
Ele tem até sexta-feira (12 de novembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o brinde!
Como melhor responder sobre suas ferramentas favoritas
Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o backup), e a ideia é ser inclusivo.
E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas on-line, automáticas, manuais, etc.
A participação de vocês deve ocorrer ao longo dos próximos dias (até 20 de novembro), nos comentários desta notÃcia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem especÃficos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:
- o nome da ferramenta,
- onde pode ser obtida,
- a facilidade de ativação e uso,
- as vantagens percebidas
- se tem custos especÃficos,
- os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem é cliente de determinado provedor).
Dica de formatação: em uma rodada passada o leitor Roger comentou que estava difÃcil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem tÃtulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos – por exemplo: *Eu uso disquetes um Almanaque Fontoura*, ou *Sou feliz com meu calendário de parede*.
E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso especÃfico.
Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difÃcil a posterior compilação das soluções preferidas!
Na semana posterior (ou seja, de 27 de outubro em diante) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.
E para estimular a participação… brindes!
Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:
- O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
- O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 80.
Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)
Entenda-se por “participação completa” aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para esta atividade, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais caracterÃsticas que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexÃvel na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)
Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.
Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.
Agora é com vocês
Estou bem curioso para saber quais as ferramentas mais populares em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.
Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?
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9 Nov, 2010, por Augusto Campos
Técnicas
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Luis comentou:
em November 10 2010 @ 01:52
Nome da ferramenta: Google Agenda
Onde pode ser obtida: Basta ter um conta do Google.
Facilidade de ativação e uso: Como minha página inicial é o iGoogle, tenho fica um aplicativo direto no meu navegador. Além disso, há também um gadget que dá para incluir no sidebar do Windows Vista.
As vantagens percebidas: A ferramenta é muito fácil de usar, como qualquer serviço do Google, é bastante intuitivo. Há a possibilidade criar diversos tipos de agendas, uma de cada cor, o que te dá uma visão geral de como você ocupa seu tempo. Por exemplo: minha agenda vermelha é de trabalho formal (emprego), minha agenda azul é de estudo, minha agenda verde é de trabaulho autônomo. Assim, quando olho no geral e vejo pouco azul é porque estou estudando pouco. Além disso tem como programar para que você receba um lembrete por email ou SMS no celular (infelizmente a única operadora indisponÃvel é a Nextel). No caso de alteração de data, basta clicar e arrastar o compromisso para o horário desejado.Por fim, há diversas formas de visualização: por dia, por semana, por mês.
Se tem custos especÃficos: essa é a melhor vantagem: é de graça!
Requisitos para seu uso: basta conexão à internet.
Att.
Julia Rafalski comentou:
em November 10 2010 @ 09:58
Uso o google calendar + agenda de papel
Para ter um Calendar, basta ter uma conta de email no Gmail.
A maior facilidade, para mim, é poder ter várias agendas separadas em uma só, com diferentes ‘abas’. Por exemplo, ‘faculdade’, ‘atividades da faculdade’, ‘estágio’, ‘compromissos’, etc. Dá para separar por cores cada agenda, então os compromissos ficam mais organizados.
É possÃvel agendar eventos e convidar amigos por email. Se eles também tiverem um google calendar, caso aceitem, o evento aparece direto na agenda deles. É possÃvel também compartilhar a agenda com outras pessoas. Compartilho minha agenda da faculdade com meu namorado, assim podemos saber quando temos muitos trabalhos e teremos que trocar o cinema pelos livros.
O google calendar tem várias formas de notificar a proximidade do evento: dá para escolher em quantos dias avisar, se por email, sms ou pop up. É possÃvel colocar vários avisos, até cinco por evento, com até meses de antecedência.
Não tem custo e basta ter acesso a internet para acessar.
A agenda de papel me salva nos locais em que eu não tenho acesso a internet e, bem, eu gosto de ter um back up plan, embora eu utilize a agenda mais como caderno do que como agenda mesmo. [ok, eu amo papel "/, sou menininha mesmo, não consigo deixar de comprar uma agenda todo ano.]
Debora Manzano Molizane comentou:
em November 10 2010 @ 16:55
Para gerenciar tarefas e compromissos eu utilizo o meu celular Nokia E71 que sempre sincronizo com o Outlook express.
Sempre programo num horário para que emita o alerta das coisas que tenho que fazer. Funciona muito bem! Mas claro que na hora ele te lembrar, você fizer.
Abraços
Augusto comentou:
em November 10 2010 @ 17:11
*Google Calendar sincronizado com o telefone móvel*
- poder ser obtida em http://www.google.com/calendar;
- Para ativar basta ter uma conta do google;
- Permite criar diferentes agendas, notificação por pop-up, SMS (sem custo) e e-mail. Além disso, fácil sincronização com o celular via Exchange;
- Sem custos, inclusive o envio de SMS com notificação de compromisso;
- Como requisito: Acesso a internet, pois pode ser acessado de qualquer navegador. A sincronização do dispositivo móvel funciona muito bem com windows mobile 6.5 e é preciso conexão de dados ou wireless, obviamente.
Thiago Magnus comentou:
em November 10 2010 @ 18:44
*Eu uso o Excel*
- Nome da ferramenta: Planilha no Excel do MSOffice (BROffice também funciona rsrs);
- Onde pode ser obtida: geralmente já vem no computador, lojas de informática;
- Facilidade de ativação e uso: simplesmente um arquivo .xls que pode ser levado em qq pen-drive ou mantido na rede;
- Vantagens percebidas: Simples, rápido de acessar, fácil formatação;
- Tem custos especÃficos: comprar o MSOffice, se não tiver. Pode ser usado BROffice (gratuito).
- Requisitos para seu uso: precisa de computador para poder acessar o arquivo.
Paulo Fontana comentou:
em November 12 2010 @ 12:23
SIMPLES E ONIPRESENTE
Ainda que eu dependa de moleskines e post-its para fazer anotações mais imediatas, o Google Calendar (ou Google Agenda) tornou-se praticamente a minha secretária particular virtual.
Não só porque ele é uma excelente agenda individual, mas também porque permite compartilhar agendas com qualquer outra pessoa que tenha uma conta no Google.
E além de manter uma versão “off-line” no meu netbook graças ao Gears, ele também tem uma interface bem bacana no iPhone.
http://www.google.com/calendar
Daniel Medeiros comentou:
em November 12 2010 @ 16:17
Para tarefas eu utilizo o RTM (Remember the milk) pago uma anuidade irrisória. Sincronizo com o meu smartphone.
Ele também tem uma barra dentro do gmail.
Para agendas e compromissos, o outlook e o google calendar. Sincronizo o meu celular com o Exchange e o Google Calendar com um aplicativo do Google mesmo que sincroniza o outlook com o google calendar.
Rachel Barbosa comentou:
em November 15 2010 @ 20:42
*Google Calendar + Pocket Informant*
Gerencio compromissos pessoais e profissionais utilizando o Google Calendarm sincronizado com o Pocket Informant no iPhone.
Desnecessário dizer onde encontrar o Google Calendar :) Desde o ano passado adotei o Google como agenda de compromissos do meu escritório de advocacia. Antes, as audiências e os atendimentos eram marcados na tradicional agenda de papel. Só uma pessoa tinha acesso e eu precisava copiar minhas audiências e meus atendimentos para a agenda pessoal para saber quais eram os meus compromissos. Quando passei a agenda do escritório para o Google, criei uma conta Google para cada funcionário, instalei o Chrome e o Geers em todos os computadores, assim pude colocar a agenda na área de trabalho de cada PC. Criei a agenda “Escritório” e compartilhei. Assim cada um passou a ter acesso à agenda sem sair de sua própria mesa. Todas as audiências e atendimentos passaram a ser lançados na agenda “Escritório”, assim como os compromissos particulares que interferissem no trabalho (consultas médicas durante horário de trabalho, etc). Também criei a agenda Rachel, para meus compromissos pessoais, mas não compartilhei.
Já utilizava o Pocket Informant para gerenciar compromissos pessoais, mas passei a sincronizá-lo com as agendas no Google Calendar. Assim, se estou na rua e preciso agendar um atendimento, por exemplo, faço através do PI e imediatamente todos ficam sabendo no escritório. Se preciso marcar um retorno ao médico, pelo PI fico sabendo os dias e horários livres e posso fazer a marcação sem correr risco de coincidir com outro compromisso.
Ativar e utilizar qualquer serviço no Google é muito simples. A maior vantagem do Google calendar é a possibilidade de sincronização com uma infinidade de aplicativos, além do custo zero (a não ser pelo acesso à Internet). Pode ser utilizado por usuários de qualquer plataforma, inclusive smartphones.
O Pocket Informant, da WebIS, pode ser baixado no site http://www.pocketinformant.com/ A ativação é simples, assim como utilizar as funções básicas. Para conhecer todos os recursos é preciso dar uma lida no manual. A simplicidade é uma das vantagens, assim como a possibilidade de uso avançado. Além disso, o PI também gerencia tarefas e o usuário pode optar pelo sistema GTD, Franklin Covey ou Toodledo. PI para iPhone custa Us$ 12.99, mas vale cada centavo. Existem versões para iPhone/iTouch, Android, BlackBerry e Windows Mobile.
Tancredo Sena comentou:
em October 12 2011 @ 10:27
Eu utilizo o NixNote, compatÃvel com EverNote, no Ubuntu. O programa é sincronizado com meu Sony Xperia X8, onde utilizo o Android Evernote. Assim tenho a sonhada mobilidade.
Abraço fraterno.