Dando continuidade à nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, inicia hoje nossa nova consulta, e a pergunta é simples: Com que ferramentas você gerencia suas anotações e referências?

Mesmo quem tem a felicidade de viver uma rotina com pouco ou nenhum papel continua tendo de armazenar, controlar e consultar uma infinidade de informações pouco estruturadas sobre os assuntos de seu interesse.

No meu caso, lido com páginas da web arquivadas, documentos eletrônicos ou não, links, textos, registros de aulas e reuniões, imagens, citações, anotações variadas e várias outras informações que precisam estar à mão tanto nas atividades produtivas quanto nas de apoio.

David Allen, no seu livro inicial que definiu o método GTD, se refere assim a esse tipo de material:

Eu usualmente recomendo que as pessoas armazenem seus materiais de apoio fora de vista. Se você tem um bom sistema de arquivamento de referências já funcionando e ao seu alcance, você pode descobrir que este será o seu melhor sistema para organizá-los. Mas surgirão ocasiões, entretanto, em que será mais conveniente ter os materiais fora e instantaneamente disponíveis, especialmente quando você estiver trabalhando em um projeto “quente” sobre o qual você precisa consultar referências várias vezes ao longo do dia.”

No seu caso, talvez a natureza dos materiais de referência seja diferente da que ocorre comigo, mas é provável que as rotinas de coleta, organização e uso dos mesmos sejam similares.

Como se trata de uma necessidade comum, hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme conversamos ao longo da série, quais as ferramentas que você usa para realizar este gerenciamento.

Abaixo tem instruções detalhadas sobre como melhor responder, mas o resumo é o seguinte: queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de gerenciamento de anotações e referências) que os leitores do Efetividade preferem, e para isso nada melhor do que perguntar diretamente a vocês, certo?

Os brindes da rodada anterior

Na rodada anterior, sobre ferramentas de finanças pessoais (cujo resultado, na forma de um artigo sobre as ferramentas mais legais, sai nessa quinta-feira), tivemos mais de 80 respostas, e isso me deixou muito satisfeito, a ponto de escolher brindes bem caprichados para sortear entre os participantes. A mesma ideia vale para esta nova rodada que inicia hoje, conforme detalhes mais abaixo.

Mas antes vamos anunciar os ganhadores da rodada anterior, que foram:

• Ricardo Pieralisi: Ganhou um alicate multifuncional da Famastil Taurus, em aço inox, similar aos que vários leitores disseram que levam consigo na nossa série de artigos sobre mochilas, e idêntico ao que eu tenho na escrivaninha e uso quase diariamente.
   
  
• Deborah Leão: Ganhou uma caderneta da Papelaria Cícero, pra reforçar seu ferramental de organização pessoal!

Ambos têm até sexta-feira (24 de setembro) para entrar em contato informando o endereço postal completo no Brasil para onde devo enviar o seu brinde!

Como responder sobre suas ferramentas favoritas

Estamos tentando identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal (no caso dessa semana, especificamente o gerenciamento de anotações e referências), e a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até terça-feira, 28 de setembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Dica de formatação: na rodada passada o leitor Roger comentou que estava difícil encontrar as informações na lista de comentários, porque eram muitos. Portanto, sugiro que vocês coloquem títulos em seus comentários, na primeira linha deles, e entre asteriscos – por exemplo: *Eu uso pastas plásticas*, ou *Sou feliz com o Organizer Plus*.

E não precisam exagerar na padronização: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Peço, entretanto, que não tornem amplas demais as suas respostas. Se a sua solução é complexa, tente manter o foco na ferramenta central dela, caso contrário fica difícil a posterior compilação das soluções preferidas!

Na semana posterior (ou seja, de 29 de setembro até 6 de outubro) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso, e também farei a chamada para as respostas sobre uma nova categoria de ferramentas de produtividade pessoal.

E para estimular a participação… brindes!

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas (para ter desafio) apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 100.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por “participação completa” aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre as ferramentas que adota para gerenciamento de anotações e referências, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo do prazo (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas de gestão de anotações e referências mais populares em papel, em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

Leia também:

Melhorando o café da sua cafeteira elétrica

Home offices: como caber em apartamentos pequenos

Burnout: Lidando com o esgotamento pessoal no ambiente de trabalho