O turismo de negócios é fundamentalmente dual: as viagens de trabalho são repletas de oportunidades, mas muitas vezes cansativas além do limite.

Algumas medidas de planejamento e organização permitem que você possa se estressar menos com o acúmulo de informações e atividades, não seja pego desprevenido por imprevistos, e torne úteis os intervalos de tempo muitas vezes desperdiçados, para não precisar ficar até tarde no quarto de hotel depois do jantar colocando em dia as surpresas de última hora que sempre aparecem!

Dando continuidade à semana da Efetividade em Viagens, hoje veremos 5 dicas que eu uso em viagens a serviço para reduzir o stress reduzindo e distribuindo melhor os focos de atenção.

1 – Sincronize seus arquivos

Se você pode contar com a expectativa de ter conexão à Internet durante todo o tempo da viagem, uma ferramenta completamente on-line como o Google Docs pode ser uma forma de manter sincronizados os documentos do escritório e os que você leva consigo.

Com uma ajuda do Google Gears, até dá para manter em uso essas ferramentas durante os momentos sem conexão, como durante vôos e outros deslocamentos.

Mas nem sempre aplicativos on-line fazem tudo o que precisamos, e aí a minha sugestão é recorrer a serviços de sincronização automática. Já comentei sobre o Dropbox, que até o momento é a minha alternativa preferida, pois torna a sincronização completamente transparente para o usuário, que apenas tem que lembrar de gravar os arquivos na pasta certa, e saberá que eles serão sincronizados com seus outros computadores assim que houver uma conexão disponível.

Outras alternativas, como levar uma cópia dos arquivos consigo e sobrescrever os originais no retorno da viagem, ou ter todos os arquivos de trabalho apenas no notebook que também é levado nas viagens também podem funcionar, se você nunca errar os procedimentos, e fizer um backup confiável. Mas hoje prefiro a conveniência e a automação do que o controle maior sobre o procedimento, que eu teria se optasse por uma solução manual.

2 РMantenha as informa̵̤es sob controle

Para mim, uma viagem a serviço significa uma montanha de dados a ser gerenciada. Passagens, números e horários de vôos, vouchers de hoteis, endereços de destinos, portões de embarque, restaurantes recomendados, horários de reuniões, arquivos de apresentações, inúmeros cartões de visitas recebidos, comprovantes de embarques e despesas, onde está estacionado o carro, etc., etc., etc.

Existem várias estratégias para lidar com isso, mas a minha é a mesma há anos, e vem funcionando bem, baseada em 2 ferramentas básicas:

1. um envelope grande e
2. a câmera do celular.

Alinhado à metodologia GTD, procuro deixar minha atenção e foco disponíveis para as tarefas que tenho à minha frente, e acho que ficar tentando acompanhar e memorizar todas as informações mencionadas acima prejudica esse objetivo.

É aí que entram em cena as 2 ferramentas mencionadas acima: cada novo papel (ou informação exibida em tela de computador) que chega às minhas mãos no aeroporto, hotel, locadora, sala de espera, etc. é fotografado no celular (para que eu possa ter acesso rápido ao seu conteúdo quando quiser) e assim que possível é guardado no envelope, que vai num bolso facilmente acessível na bagagem de mão.

Informações que exijam uma ação adicional são registradas na ferramenta mais apropriada (por exemplo, horários de compromissos vão para a agenda, pendências vão para o To-Do, e a maioria das outras informações de referência podem ir para o Evernote) posteriormente, a partir das fotos, aproveitando as enormes quantidades de tempo dispendidos em salas de embarque e de espera.

Se necessários, os documentos guardados no envelope servem como backup ou complemento durante a viagem. Quando retorno ao escritório, arquivo-os ou encaminho-os para onde for necessário, antes de terminar o processamento da viagem.

3 – Leve um kit de utilidades digitais

Levante o mouse quem nunca presenciou a embaraçosa situação de alguém que chega para fazer uma apresentação e esquece algum componente vital: o arquivo não é compatível com o computador do auditório, o notebook precisa de um adaptador VGA que ficou na outra mochila, algo está na voltagem errada, precisa de acesso à Internet mas o auditório não oferece, etc.

Essas pessoas, de modo geral (há exceções, quando um anfitrião promete disponibilizar algo e não cumpre), planejaram insuficientemente o seu próprio material de trabalho, e às vezes pagam caro por isso. E é fácil evitar ser uma delas: basta montar um kit adequado das utilidades digitais que serão necessárias para realizar suas atividades.

Além dos itens mencionados acima, isso pode envolver os cabos de dados para celulares e câmeras, controle para apresentações, fones de ouvido, mídias para backup, cabo de rede, adaptadores para 2 ou 3 tipos de tomadas, modem 3G, mouse e muito mais, dependendo das suas demandas digitais.

Pare para pensar nos recursos que estão disponíveis no seu local de trabalho e são necessários ou desejáveis para a sua atividade, e imagine quais podem estar ausentes no hotel, aeroporto ou sala de conferências. A Lei de Murphy garante: se eles podem estar ausentes, certamente estarão, e aí você deve levar consigo uma alternativa. Mas cuidado para não levar na bagagem de mão itens que não podem ser transportados a bordo!

4 РPlaneje a seguran̤a

Nada que você faça pode tornar desnecessária a atenção à segurança em todos os momentos em que você esteja em trajeto portando bagagens e valores.

Mesmo assim, é possível que você possa ter um pouco mais de paz de espírito para ser produtivo durante a viagem, ou mesmo para descansar um pouco e ser mais produtivo quando chegar ao seu destino, se tomar algumas precauções antes.

Uma dica bem simples é levar na bagagem de mão um chaveiro do tipo mosquetão, como o da foto acima, e usá-lo para prender as correias de todas as malas e sacolas sempre que for dar atenção a outra coisa – como uma parada para o lanche, a leitura de um livro ou o uso do notebook numa sala de embarque, por exemplo. Se puder fixar o conjunto de bagagens a algum objeto fixo, ou mesmo passar uma de suas pernas pela correia de uma mochila, melhor ainda.

A razão é simples: os ladrões que atuam nesses lugares contam com a desatenção de todos, inclusive do proprietário do item que ele planeja roubar. Mas se para levar um componente da sua bagagem ele for precisar soltar uma correia ou fivela, certamente ele preferirá ir adiante até encontrar alguém menos precavido. E caso ele não perceba a sua preparação e mesmo assim tente roubá-lo, você terá uma chance maior de perceber.

Fechar os zípers das mochilas com cadeados funciona com base no mesmo princípio: claro que o ladrão ainda poderá levar a mochila inteira, e nem terá muita dificuldade em arrebentar o cadeadinho, se tiver tempo para tentar. Mas o que ele quer é agir sem ser notado, então se a sua bagagem der um pouco mais de trabalho que a de quem não tomou precauções, as chances já estarão a seu favor, ainda que você não fique protegido contra um ladrão firmemente determinado a escolher você.

Mas cuidado ao usar cadeados em bagagens que serão despachadas – consulte antes o regulamento, pois as inspeções de segurança feitas fora da sua presença podem exigir arrebentá-los. Existem cadeados feitos para permitir a inspeção pelas autoridades norte-americanas, mas desconheço a existência de similares voltados ao Brasil.

Sempre que a ocasião permite, levo comigo uma trava para notebook e bagagem como a Defcon-1, da Targus, mostrada na imagem acima. Além de servir para fixar o notebook à mobília (mais uma vez fazendo com que o ladrão casual potencial vá preferir procurar outra vítima menos precavida), ela tem um sensor de movimento e alarme sonoro, que podem ser ativados até mesmo como segurança auxiliar para a bagagem, quando você a deixa no chão da sala de embarque enquanto joga Bejeweled no celular e espera a conexão atrasada. Se alguém mexer, ela apita. Só não esqueça de destravar antes de levantar…

Outras dicas óbvias que muita gente não segue porque acha que o desastre só acontece com os outros: faça backup antes de todos os dados valiosos do seu notebook, não leve com você o backup (pode se extraviar junto com o notebook…), não deixe evidente que você leva itens valiosos, coloque senhas fortes em tudo (notebook, smartphone, etc.), não use serviços on-line relevantes em redes públicas ou abertas, não largue objetos valiosos (câmeras, jogos eletrônicos, etc.) em lugar nenhum, se possível instale e ative os serviços anti-furto do seu celular e notebook, e tenha anotado em lugar seguro e acessível os números de série, marca e modelo de todos os aparelhos valiosos que levar consigo.

5 – Economize as baterias

Se você for depender de aparelhos eletrônicos, o melhor é sempre escolher aqueles que tenham autonomia suficiente para suportar, com folga, todos os períodos em que você vai estar em deslocamento sem poder recarregá-los.

Mas nem sempre isso é possível, e aí a segunda melhor possibilidade pode ser levar consigo baterias extras ou um carregador portátil com bateria própria como o da foto acima, que possa recarregar os aparelhos que forem ficando pelo caminho, independente de onde você estiver. Eles não são baratos, acrescentam um peso extra e um compromisso adicional (mantê-los carregados), mas podem ser a salvação se você realmente precisa de eletrônicos durante os deslocamentos.

Eu levo comigo um carregador de celular como o da foto acima, que funciona com uma pilha pequena (AA) e vem com conectores para Motorola, Nokia, LG, Sony Ericsson e Samsung, e é impressionante como a energia de uma pilha alcalina pode ser suficiente para resolver uma enrascada, ainda mais quando dependo do smartphone e o dia acaba sendo mais longo e agitado do que o planejado. O meu adaptador foi comprado por R$ 25 numa revistaria de aeroporto no Brasil, e sei que sai por cerca de US$ 6 no exterior.

Mas a minha estratégia básica é diferente: procuro fazer com que as baterias durem mais. São vários os pequenos truques, incluindo:

• Desabilitar todo tipo de conectividade desnecessária no momento: Bluetooth, Wi-Fi, infravermelho, periféricos USB, 3G, GPS, etc.
• Não usar aplicativos de lazer (jogos, música, …) em aparelhos cujo uso possa ser necessário depois.
• Evitar aquecer desnecessariamente os aparelhos (acelera o consumo de bateria)
• Reduzir o brilho da tela
• Desligar ao invés de deixar em stand-by, quando possível
• Desligar (ou colocar em modo avião) telefones ao passar por áreas sem sinal, pois eles gastam mais bateria tentando encontrar conexões

Sua vez!

Estou sempre interessado em conhecer as técnicas e ferramentas que os leitores usam para manter em alta a produtividade durante suas viagens a serviço. Compartilhe conosco as suas dicas nos comentários!

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