Vencendo as tarefas domésticas diárias com uma lista genérica
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Gerenciar a administração das tarefas domésticas diárias, quando há comprometimento genuÃno com a qualidade delas, é atividade que dá trabalho, seja em uma república de estudantes, casa de solteiro ou casa de famÃlia…
Estou meio sumido daqui devido ao acúmulo de atividade profissional, mas essa dica me trouxe um resultado tão positivo que resolvi compartilhar com vocês.
Desde dezembro eu comecei a prever e registrar as tarefas periódicas de limpeza da casa, hábito que eu também tinha quando morava sozinho e não queria me limitar a limpar os cômodos apenas quando já estivessem visivelmente precisando.
Não precisamos exagerar…
O motivo do registro continua o mesmo, embora hoje a situação seja bem diferente: contamos com o serviço de uma diarista, que comparece 3 vezes por semana. Mas sem um pouquinho de controle, ela acabaria se concentrando em limpar sempre os mesmos cômodos, antes de precisar, deixando outros de lado – em outras palavras, alocando mal os recursos disponÃveis.
Uma alternativa que funciona bem (embora com um esforço acumulado muito mais elevado) é gerenciar diretamente as atividades domésticas enquanto elas estão ocorrendo, no papel de supervisor ou capataz. Nossa escolha é diferente: preferimos preparar antecipadamente uma lista do que precisa ser feito, combinar como as tarefas serão avaliadas, e deixar a operacionalização nas mãos de quem vai executar.
A ferramenta: uma lista genérica de tarefas domésticas
Eu comecei a estudar a melhoria do gerenciamento das atividades de manutenção da nossa casa em dezembro, e apliquei a velha máxima: “não se pode gerenciar o que não se mede”. E a medição, neste caso, é simples: basta produzir as listas com alguma atenção (para evitar descrever a mesma tarefa com palavras diferentes), e guardar todas as listas ao longo de algumas semanas, para aà fazer uma contagem simples das tarefas que mais se repetem, e sua frequência relativa.
Excesso de gerenciamento não é bom para ninguém
No começo eu fiz as listas diariamente no OpenOffice, depois desenvolvi um script simples para gerá-las em HTML a partir de um menu, mas depois que levantei os números envolvidos, percebi que nada disso era necessário já que:
- Algumas tarefas (como “recolher as roupas do varal”) se repetiam absolutamente todos os dias, no inÃcio ou no final da lista
- É bem pequeno o número de tarefas genéricas (“faxinar o cômodo X”) que se repetem com grande frequência,
- Um número infindável de tarefas mais simples e especÃficas (“limpar o interruptor do corredor”) aparecem apenas uma vez, tornando um pouco ineficiente a ideia de sistematizar seu cadastramento prévio em um sistema.
Mas a mesma análise dos números levou a uma conclusão simples: seria possÃvel produzir uma lista genérica contendo todas estas atividades repetitivas, para que a cada dia marcássemos com um X as que deverão ser realizadas, e deixar um espaço para escrever manualmente as pequenas tarefas especÃficas que não poderiam ser sistematizadas com eficiência.
A lista genérica de tarefas da minha casa ficou assim
A imagem acima está quase em tamanho natural. Cabem 2 listas por face de uma folha de papel A4, e eu as imprimo em folhas já usadas de um lado, em qualidade de impressão rascunho.
Depois é só marcar X nos quadradinhos certos, e fixar com um imã na porta da geladeira. Conforme vão sendo executadas as tarefas, elas vão sendo riscadas com um pincel atômico, e assim ficamos sabendo quando exageramos na alocação (sobram muitas tarefas sem completar) e também quais tarefas precisam ser repetidas na próxima lista, por não terem sido executadas.
Os arquivos para download (para você editar e adaptar à s rotinas da sua casa) estão disponÃveis abaixo.
Gerenciamento de processos domésticos
A lista genérica acima não indica os ciclos (isso é algo diferente em cada casa), mas diferencia, para cada cômodo, as faxinas “completas” e “rápidas”, sendo que as primeiras são aquelas que minha avó chamava de “de cima abaixo” – paredes, embaixo e atrás da mobÃlia, bater tapetes, limpar vidraças, etc. Já as faxinas rápidas são aquelas de manutenção: remover poeira aparente, dar ordem ao que estiver bagunçado, varrer o chão exposto, e era isso.
Gerenciar exige esforço, mas não gerenciar exige mais
Assim, quando vamos definir o que vai ser feito em um determinado dia, podemos considerar nosso ciclo doméstico e escolher qual cômodo terá a faxina completa (até 2 por dia), quais terão faxina rápida (até 3 por dia), e sobra algum tempo para as demais tarefas anotadas no alto da folha (algumas das quais, por serem repetitivas, constam no quadro “Tarefas Comuns”, facilitando a marcação).
Note que a lista tem também 2 quadros fixos e previamente preenchidos, contendo as tarefas que precisam ser cumpridas todos os dias ao iniciar os trabalhos e antes de encerrá-los. Assim quem vai executar não esquece, e quem solicita também fica sem condições de dizer que algo “é óbvio que tem que ser feito todo dia” sem nunca ter avisado – é bom para os 2 lados ;-)
Os arquivos para download
Para usar a lista genérica você precisa adaptá-la aos cômodos e tarefas da sua casa.
Eu criei o documento no BrOffice (arquivo ODT РOpenDocument), e exportei em 2 formatos (DOC e DOCX) para quem prefere o Word. As 3 vers̵es podem ser obtidas nos links abaixo, mas ṇo posso me responsabilizar pela qualidade da converṣo para Word:
- Download em formato DOC (exportado para o Word 97 a 2004)
- Download em formato DOCX (exportado para o Word mais recente)
- Download em formato ODT (Opendocument – original, documento criado no BrOffice)
ExercÃcio para o leitor: foco na qualidade
Todo mundo que estudou sobre qualidade sabe o quanto o simples ato de registrar como devem ser feitos os procedimentos tende a melhorar a execução e o resultado, porque quem solicita e quem cumpre passam a ter um critério único (e objetivo) de aferição, que também serve como guia.
Na nossa casa temos uma segunda folha, que não reproduzirei aqui (já seria exposição demais) detalhando as atividades mais importantes: o que exatamente significa a “geral diária” da cozinha, quais os passos de uma faxina completa e de uma faxina rápida, detalhes especÃficos de alguns cômodos, etc.
É apenas uma folha A4, permanentemente fixada à porta da geladeira, e causou grande ganho na qualidade do serviço: a diarista pode consultar sempre que necessário, e quando notamos que algum serviço está constantemente deixando a desejar, alteramos a descrição para esclarecer o ponto em que está acontecendo a falha, e aà conversamos com ela sobre a alteração e a nova referência. Tem funcionado muito bem.
Sugiro que você produza um guia similar – é fácil de fazer e de manter, e faz maravilhas pela qualidade do resultado.
Leia também nosso artigo anterior sobre listas de compras permanentes.
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Christian comentou:
em June 15 2010 @
Bom… na verdade estou escrevendo aqui só pro Augusto não chorar mais no Twitter, e…
Hehehe. Brincadeira. Vou indicar o artigo pra minha mãe, já que “má alocação de recursos disponÃveis” é lá na casa dela mesmo. Sala limpa 20 vezes por semana, enquanto os quartos, por exemplo, são limpos talvez duas vezes (se tanto).
Boa idéia também a “folha de detalhes”. Vou adotar esse tipo de coisa e adaptar pra outras áreas — por exemplo, acho que dá pra fazer uma até pra comprar roupa. Comprar um pijama novo? Tem que ter bolso na camisa, tem que ser feito exclusivamente de algodão, somente manga curta, etc. Comprar cueca? Algodão, modelo slip, proibido poliéster (muito quente!), e tal.
Abraço
Necessários da semana | Necessárias comentou:
em June 15 2010 @
[...] Vencendo as tarefas domésticas diárias com uma lista genérica [...]
Marcia comentou:
em June 15 2010 @
Muito bacana! E vejo q não estou sozinha nesta!
Eu tinha feito uma lista parecida apos ler o livro “Casa Limpa e Organizada”, quando uma amiga dona de casa viu no canto da minha geladeira, deu risada da minha cara…
Mas é uma maneira de transferir algumas de nossas ferramentas do ambiente profissional para o domestico. Adorei!
Marcia
LÃgia comentou:
em June 15 2010 @
Bem interessante…
Mas por curiosidade, como sua diarista reagiu a essa experiência?
Como não é nada habitual e gera risos como no caso da amiga da Márcia…
É possÃvel que os “executores” da lista apresentem certa resitência, não?
Abraços
augusto comentou:
em June 15 2010 @
Ela adorou, mas foi preciso um pouco de endomarketing, e uma campanha de incentivo bem simples: a partir da adoção da lista, ficou combinado que quando ela termina tudo que está anotado, e nós aprovamos a qualidade, ela pode ir embora mais cedo.
Como o ganho de eficiência é grande, ela acaba indo embora mais cedo com frequência, e na prática mais serviço é realizado assim, do que antes, quando ela era monitorada ou pastoreada ao longo de todo o perÃodo, com tarefas que iam surgindo arbitrariamente e com fraco encadeamento.
Mas de repente nós demos sorte de ter escolhido a pessoa certa, porque ela também se encarrega de dar sugestões de eficiência e demonstra iniciativa de complementar a lista quando algo obviamente falta nela – nem sempre se pode contar com esse tipo de atitude na equipe, certo?
Ah, e gostei da ideia do Christian de uma check-list para compras ordinárias. Camisa sem bolso nunca mais!
Alice Désirée comentou:
em June 16 2010 @
Nossa! Muito bom! Veio em boa hora..rsrsrs…Ontem minha mãe estava reclamando que tinha que arrumar a casa, aà eu perguntei porquê ela não fazia uma coisa de cada vez, aà ela disse que era porque não tinha tempo para se organizar. Vou passar esse artigo para ela ler, ela vai adorar!
=1
Hugo comentou:
em June 16 2010 @
Tenho uma sugestão. Poderia fazer a lista numa folha completa A4, como todos os itens imagináveis, e depois plastificá-la. Assim, podemos marcar com uma caneta e no final do dia, apagar para reutilizá-la. Coloque-a próximo a um bloquinho de papel e pronto…
augusto comentou:
em June 16 2010 @
Hugo, no meu caso a lista com “todos os itens imagináveis” não caberia numa folha A4 em nenhuma disposição prática. O número de itens que cheguei a registrar enquanto mantinha o sistema é grande demais, e toda semana surgia mais algum.
Se pra você esta alternativa for prática, siga em frente, e depois nos conte como foi o resultado!
Marcio comentou:
em June 16 2010 @
Muito boa a lista. Tenho grande dificuldade em fazer minha esposa entender a importância disso. Quando contratamos uma diarista, sabemos que precisamos do trabalha mas muitas vezes o que acaba acontecendo é que as coisas mais importantes ficam incompletas.
Outro ponto que merece uma abordagem destas é Alimentação. Tanto na minha casa, como em casas de amigos, sei que o disperdicio é grande.
Acho que um cardápio, incluÃndo as refeições feitas fora de casa, contribui para otimizar a lista de compras de mercado, feira e padaria. Bem planejada também pode significar uma melhora na alimentação.
Que acha de começar?
Abraços
augusto comentou:
em June 16 2010 @
Marcio, a questão das compras de gêneros alimentÃcios eu resolvi com a minha lista de compras permanente, e a rotina adotada para seu correto preenchimento. O link pra ela está no final do artigo, mas repito aqui pra facilitar: http://www.efetividade.net/2009/03/16/eficiencia-supermercadologica-usando-uma-lista-de-compras-permanente-para-nunca-mais-esquecer-o-adocante-do-vovo-nem-a-pilha-do-controle-remoto-da-garagem/
Pessoalmente não simpatizo muito com a ideia de cardápios pré-definidos como medida voltada à logÃstica, mas se pra você for legal, siga em frente e depois nos conte como foi!
the wolff comentou:
em June 17 2010 @
uma sugestão sobre sacolas de lata de lixo
armazenar sempre as sacolas sobressalentes dentro da lata, sob a sacola em uso, assim quan do retirar a sacola cheia de cima sempre terá uma nova a disposição para substituição a mão, sem ter que procurar
GG comentou:
em June 17 2010 @
Augusto, porque você não disponibiliza o arquivo da sua lista de compras permanente? Seria uma boa ajuda…
augusto comentou:
em June 18 2010 @
GG, disponibilizar a lista dos produtos comprados regularmente na minha casa seria exposição demais, além de ir contra a ideia exposta naquele artigo, de que a lista deve ser construÃda de acordo com o conteúdo dos seus armários, gavetas e tickets de supermercado recentes.
Kevin comentou:
em June 21 2010 @
Você tem sorte de sua diarista saber ler, infelizmente a situação é diferente na maioria dos lares. Mas a idéia é muito boa, mesmo pra quem faz sua própria faxina.