A busca da produtividade pessoal como solução para as demandas do exigente mundo moderno é uma resposta positiva para muitos de nós, mas o caminho até ela está repleto de armadilhas e desvios capazes de transformar vício em virtude - nao importando se você é um empreendedor individual em seu home office, um executivo, estudante, professor, integrante de equipe ou uma mistura dos papéis que desempenhamos todos os dias.

Uma causa comum é a visão isolada do conceito de produtividade, sem considerar conjuntamente o alinhamento aos objetivos, a qualidade do processo e dos produtos, ou mesmo os efeitos sobre a qualidade de vida dos envolvidos.

Outra causa que também ocorre é esquecer que produtividade é uma relação entre produto e insumos, e passar a medi-la apenas pela quantidade de saídas produzidas - sem considerar o custo ou o possível esgotamento dos meios e insumos, que - especialmente no caso dos empreendedores individuais e gestores - muitas vezes incluem em grande parte da capacidade do próprio agente em realizar seu esforço criativo.

As 3 armadilhas que veremos hoje, parecidas entre si mas com elementos diferenciais importantes, são grandes vilãs não apenas quanto a - após um período de aparente eficiência redobrada - impedir a obtenção continuada dos resultados desejados e também conduzir ao esgotamento ou burnout dos profissionais e empreendedores envolvidos.

Abraçar o mundo

Tentar abraçar o mundo e resolver ao mesmo tempo mais problemas do que se é capaz de gerenciar é uma receita de fracasso e esgotamento em qualquer contexto, mas se torna especialmente lamentável quando ocorre como resposta a uma demanda de ampliar a produtividade pessoal dos envolvidos.

Defrontar-se com um conjunto de tarefas que exceda a sua capacidade de produção é uma razão comum para buscar um ganho de produtividade, mas raramente - ao menos no sentido da produtividade pessoal - uma solução real e com qualidade permitirá de fato abraçar todos os problemas, pessoalmente e simultaneamente, realizando um esforço heroico e gerando satisfação a todos os clientes, com entregas no prazo e com qualidade.

Demarque seu limite

Pelo contrário: grande parte do que se exige de um profissional aspirante ao sucesso é saber dizer não ao invés de aceitar tarefas e demandas que não acresçam aos objetivos da organização, que atrapalhem outras tarefas mais importantes ou urgentes, ou que poderiam ser executadas com mais eficiência de outra maneira.

Quando alguém tenta ir além da sua própria capacidade real de produção, usualmente tem sucesso nisso durante um período inicial de aceleração, enquanto equilibra toda a carga e ainda consegue continuar avançando.

Mas logo começa a ser necessário fazer malabarismos, descumprindo alguns prazos, renegociando outros sem apresentar o motivo real, entregando resultados com menos qualidade, deixando de lado algum cliente importante (ou a família, ou as atividades pessoais) - acreditando que nenhum deles está percebendo.

Mas na prática todos, ou ao menos os mais importantes, estarão percebendo sim. E quando o limite de tolerância deles se esgotar e eles tomarem alguma atitude, possivelmente o efeito será pior (e menos reversível) do que se você tivesse adequado seu volume de trabalho desde o princípio, mesmo dizendo não a alguém sem desejar.

Não delegar

Delegar, no sentido mais comum em ambientes corporativos, é transferir a outra pessoa uma tarefa ou projeto, e passar a compartilhar com ela a responsabilidade pelo resultado.

Saber delegar é uma habilidade importante, mas envolve vários desafios, tais como:

• quem delegou ter consciência de que retém a responsabilidade pelo resultado;
• quem recebeu a delegação entender que compartilha esta responsabilidade;
• transferir juntamente com a tarefa o poder de decisão necessário para executá-la;

e muitos outros. Mesmo quando você sabe delegar, um desafio sempre presente é dispor de pessoas a quem delegar com confiança.

A delegação ocorre em estágios ou níveis, sendo que o desejável usualmente é dispor de pessoas às quais você possa delegar no estilo "eis a tarefa - vá em frente, entregue o resultado, me comunique quando tiver concluído".

Mas é raro dispor de uma equipe contendo pessoas assim que já chegam prontas - você precisa formá-las, começando pelo nível mais básico de delegação, que é o estilo "eis a tarefa, vamos ver isso juntos; me traga as informações e eu lhe orientarei passo a passo".

O artigo "Delegação: Uma Auto-análise", do GuiaRH, apresenta um modelo progressivo de 6 níveis de delegação que podem ajudá-lo a desenvolver este potencial na sua equipe.

Quando você não delega, ou delega só parcialmente, acaba retendo para si muitas tarefas repetitivas e menores que lhe tiram a possibilidade de dedicar mais tempo às tarefas mais importantes que contribuiriam muito mais para o resultado desejado.

E isso é muito mais triste quando ocorre pela preocupação oposta, que é a de que haja perda de produtividade se a tarefa não for concentrada integralmente em suas mãos.

No caso dos empreendedores individuais, a delegação propriamente dita pode ser impossível, mas da junção das 2 armadilhas ("não delegar" e "abraçar o mundo") podemos tirar uma solução unificada: saiba fazer parcerias estratégicas ou reconheça que é melhor contratar de terceiros os serviços auxiliares cuja execução lhe tomaria parte valiosa do tempo que você faria melhor em dedicar ao núcleo de suas atividades.

O que, inclusive, nos leva à terceira e última armadilha:

Ser o homem dos 7 instrumentos

Em inglês existe um adágio que não tem similar nacional: "Jack of all trades, master of none", que se aplica às pessoas que "conhecem" várias ferramentas, mas não dominam nenhuma delas.

Trabalhando com TI, muitas vezes encontrei este tipo de sujeito, que chega dizendo que "conhece de PHP", "conhece de Java", "já viu Oracle", aí você pergunta o que ele sabe fazer, e ele responde: "tudo". Aí pede pra ele fazer um aplicativo simples de cadastramento, dar manutenção num PC que não está dando boot, ou corrigir um erro de macro numa planilha de faturamento, e ele falha nos 3 testes, porque o conceito de "tudo" de quem pede e de quem oferece muitas vezes é diferente...

Essa seria sua escolha para fazer parte da sua orquestra?

Não há nada de errado em conhecer, acompanhar ou mesmo dominar múltiplas ferramentas, mas quando alguém que quer solicitar algo em que você tenha interesse for lhe perguntar o que você sabe fazer, é preciso haver uma resposta específica e que interesse a quem perguntou.

Mais importante do que isso, é preciso haver o domínio real das competências e ferramentas e necessárias para realizar esta atividade que está sendo proposta.

Ser generalista não é incompatível com isso, pois se refere muito mais à visão ampla ou ao entendimento dos diversos componentes de uma realidade, do que à capacidade de operar e realizar as atividades associadas a eles.

Há espaço no mundo para os homens dos 7 instrumentos, mas no que se refere à produtividade e ao desenvolvimento pessoal, todos saem ganhando quando eles atuam em projetos que exigem mais de um instrumento (metafórico, claro) ou técnica que eles realmente dominem, e aí chamem outras pessoas que dominem os demais 6 instrumentos.

Conclusão: Misturando tudo

A realidade, como de hábito, é mais difusa e imprecisa que qualquer descrição objetiva.

Considere o seguinte cenário e as alternativas abaixo, que se baseiam num exemplo real que conheço - mas no exemplo real, felizmente, os executivos em questão não caíram nas armadilhas, e souberam escolher alternativas que maximizaram o aproveitamento de suas habilidades:

Acertou quem respondeu "as 3" - considerando a questão da delegação como ela foi mencionada acima em relação a empreendedores individuais, claro.

Muitas vezes é difícil encontrar os limites entre as armadilhas. Eles não estão claramente demarcados, mas procurar por eles pode ser desnecessário - o importante é saber que as armadilhas estão no seu caminho e, como o folclórico canto da sereia, sabem disfarçar-se de forma atrativa, levando o marujo incauto a aproximar demais das rochas o seu barco.

Desviar delas requer conhecimento de suas próprias habilidades, investimento em desenvolver competências específicas, atenção ao foco e aos objetivos, e muita disciplina. Mas vale a pena: a persistência geralmente se traduz em resultados melhores, redução de desperdício (especialmente de esforço) e mais qualidade de vida para você!