Trabalhar em mais do que um computador é a tendência, portanto deve ser comum para muitos de vocês: o desktop de casa, o laboratório da universidade, o micro do trabalho, notebooks, netbooks - cada pessoa tem seu cenário, mas indubitavelmente a complexidade tecnológica deles todos vem aumentando de forma vertiginosa.

Cadê a versão final daquele artigo?

Comigo também é assim, e o profissional de administração de sistemas que continua existindo no meu subconsciente (mesmo eu tendo parado há anos de exercer a profissão) quase diariamente me adverte dos desafios extras que esta complexidade gera para manter o sincronismo, o backup e a disponibilidade destes arquivos.

Trocando em miúdos: é comum estar no micro da universidade e descobrir que a versão corrente do relatório em que iríamos trabalhar está no PC de casa. Ou "matar" um dia inteiro de atualizações de um arquivo, copiando sem querer a versão que estava no notebook. Ou tantos outros desastres similares, que a esta altura já podem ter vitimado alguém próximo a você várias vezes.

Mil alternativas

Assim como existem infinitos cenários, também há infinitas soluções, cada uma com suas vantagens e pontos fracos. Há, por exemplo, quem se proponha a levar um disco rígido externo a todo lugar - o que é uma idéia razoável, se descontarmos a fragilidade inerente deste meio de armazenamento. E azares acontecem: uma amiga minha fez isso com sucesso por muito tempo, e um dia um assaltante levou embora todos os arquivos dela.

Pen drive retrátil, ideal para chaveiros e crachás

Há soluções mais prosaicas, como o meu hábito de andar com um pen drive retrátil preso ao crachá funcional, garantia de que sempre terei CONDIÇÕES de copiar para ele arquivos que produzir quando estiver em atividade profissional - se eu vou lembrar disso, é outra história (confesso - nem sempre acontece, e às vezes saio em desabalada carreira quando percebo, antes que alguém apague o arquivo que esqueci em algum computador).

Talvez bem mais comum seja o hábito (sadio, embora com preocupações quanto à disponibilidade a longo prazo e a privacidade) de enviar para uma conta de webmail uma cópia dos arquivos gerados, fazendo com que eles sempre estejam disponíveis, bastando um download.

Para os blogueiros e outros indivíduos bem supridos de serviços on-line, aproveitar a conta do provedor de hospedagem do site para servir como backup e compartilhamento de dados também pode ser uma opção interessante, embora requeira um pouco mais de disciplina e configuração. Eu faço isso no Dreamhost, que além do espaço para hospedagem oferece 50GB adicionais exclusivamente para backup em rede a partir do plano básico de ~US$ 8 mensais, mas hoje só recomendo para quem tenha familiaridade com as tecnologias envolvidas.

A minha alternativa favorita: Dropbox

Eu vinha me virando bem com minhas cópias de arquivos em e-mail, pen drive e rsync para o servidor de hospedagem, até que há alguns meses um profissional com muitos anos de experiência a mais, e que trabalha na mesma empresa que eu, surgiu lá e pediu que todos os membros de sua equipe para que criassem contas no Dropbox, para lidar com o compartilhamento na própria equipe, o backup e a questão do trabalho em múltiplos computadores, que vinha os atrapalhando bastante.

Ele recebeu esta dica dos gestores de rede da sua empresa, que também o alertaram para não confiar integralmente neste serviço (um backup adicional inteiramente sob seu controle é recomendado), e para não colocar em serviços on-line nenhum arquivo cujo conteúdo seja secreto, apesar de confiarem na criptografia empregada no tráfego e armazenamento dos arquivos do DropBox.

Fazia meses que eu ouvia falar do Dropbox, mas creditava isso a marketing bem feito e um pouco de hype. Mas uma semana depois, quando vi a revolução que o sistema havia causado naquele grupo de trabalho, percebi que ali havia algo a ser experimentado, e também aderi. Desde então venho usando, feliz da vida, e meu grupo de trabalho também aderiu, com sucesso, em Windows, Linux e Mac OS X.

Para mim, a razão de funcionar bem é similar aos fundamentos do sistema de coleta típico do GTD: colocar os arquivos nas pastas do DropBox é cômodo e natural - e quando ele está instalado, daria mais trabalho recorrer às alternativas, como inserir um pen drive ou mandar um e-mail com o arquivo anexado.

Como funciona

Após inscrever-se no site e instalar o sistema do DropBox (em Windows, Linux, Mac ou IPhone), é criada automaticamente uma pasta "DropBox" em seu disco.

Minha pasta do Dropbox no Mac
 

Você pode lidar com os arquivos dela como se fosse qualquer outra pasta do seu computador, mas há um bônus: o que você grava ou altera nela se reflete automaticamente no sistema on-line, e estará disponível na SUA pasta DropBox em todos os outros computadores em que você instalar o sistema.
 

Acesso também via web
 

Mas não é só isso: os arquivos estarão disponíveis também via download (com seu login e senha, claro) no site do DropBox, mesmo que você esteja em um computador em que não quer, ou não pode, instalar o sistema. O mesmo recurso pode ser usado para enviar arquivos ao DropBox.
 

Minha pasta do Dropbox no Ubuntu
 

E a razão principal para adotar o DropBox em um grupo de trabalho unido via Internet: é possível criar, dentro do seu DropBox, pastas compartilhadas, cujo conteúdo pode ser acessado ou modificado por outros usuários do DropBox à sua escolha.

 
A máquina do tempo - de volta para o futuro
 

Ao contrário do que ocorre em sistemas de armazenamento compartilhado "comuns", o DropBox gerencia versões de documentos, permitindo assim que as alterações que você faz (ou que outros usuários fazem em suas pastas compartilhadas) sejam revertidas ou gerenciadas da forma desejada sem você precisar ficar renomeando - dá inclusive para reverter exclusões de arquivos. O histórico é mantido por 30 dias na versão gratuita.
 

Minha pasta do Dropbox no terminal, para quem gosta
 

Além disso, usuários tecnologicamente inclinados provavelmente gostarão de saber que o DropBox usa os serviços de computação em nuvem da Amazon para armazenar todos estes dados, que ficam lá usando criptografia AES, são transmitidos usando SSL, e a transmissão é no estilo delta: só as alterações são transmitidas, e não o arquivo inteiro.

Planos grátis e planos pagos

O DropBox hoje oferece 2GB de armazenamento gratuitamente a quem desejar (e com os termos de serviço e política de privacidade divulgados por ele).

Não é pouco para um serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos - daria de armazenar uns 400 volumosos arquivos MP3 da minha coleção, por exemplo, e bem mais arquivos de texto comuns que costumo manipular.

Mas para quem precisa de mais espaço, é possível fazer o upgrade da conta, passando ao plano de 50GB (por cerca de US$ 10 mensais) ou ao de 100GB (por cerca de US$ 20 mensais) - e aí de fato usar o DropBox para backup de arquivos em geral, e não apenas daqueles usados correntemente para trabalho.

Mas há um detalhe interessante: o DropBox oferece diversas maneiras de ampliar o seu espaço de armazenamento. O mais simples dele é completar o "desafio" oferecido a todo novo usuário cadastrado, assistindo ao tour de apresentação do sistema, instalando o DropBox em um segundo computador, colocando alguns arquivos na conta pela primeira vez, etc. - ao completar 5 passos, você ganha 250MB adicionais.

A outra maneira é convencendo outros usuários a se cadastrar no sistema - para cada novo usuário que você traz ao sistema, você ganha 250MB extras (até um limite de 8GB adicionados).

E o melhor: os usuários que chegam ao DropBox trazidos pot outro usuário também ganham 250MB adicionais aos seus 2GB iniciais. A esta altura você já adivinhou que quem se cadastrar no sistema usando os links deste artigo estarão me dando estes 250MB adicionais (e eu os agradeço desde já por isso), mas isso também significa que eles (e você, espero) estarão recebendo estes 250MB extras para sua conta!

Portanto, eis aí um motivo adicional para se cadastrar e testar o DropBox desde já. Só não esqueça do que eu mencionei acima: toda alternativa tem vantagens e pontos fracos, e o DropBox pouco adiantará no dia em que você não tiver uma conexão à Internet disponível. Backups adicionais vão bem, e felizmente a ausência de conectividade é cada vez mais rara em muitos cenários.

Eu estou gostando, e espero que você também tenha uma ótima experiência!