Como identificar – e administrar – as tarefas invisÃveis que acabam com o seu tempo
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Na produtividade pessoal e na organização doméstica, as tarefas invisÃveis são grandes inimigas dos prazos e da qualidade de tudo o que se planeja fazer.
Quem sabe como os shows de mágica funcionam e mesmo assim continua gostando deles, há muito não tem dúvida de que a invisibilidade, mesmo que não seja verdadeira, pode parecer muito real. E em geral ela é produzida com o auxÃlio de técnicas que se baseiam na nossa própria predisposição a ignorar o quadro geral quando prestamos atenção a algo que nos interessa – no caso, o jogo de cena que o mágico faz para que não vejamos o que realmente está acontecendo.
Com nossas atividades diárias, especialmente as rotineiras, muitas vezes acontece algo muito parecido: determinadas tarefas ocupam boa parte do nosso tempo e mesmo assim nós não as percebemos, a ponto de planejar nossos cronogramas como se elas não existissem.
Estas tarefas invisÃveis ficam no nosso caminho dia após dia, e geralmente precisam mesmo ser feitas. O problema é que, como não as percebemos nem reconhecemos como sendo tarefas, nós não as administramos, e elas acabam sendo obstáculos da produtividade por várias razões, das quais destaco as principais:
- Como não as reconhecemos, não tentamos torná-las mais eficientes.
- Como não as identificamos, não as levamos em conta na hora de planejar o cronograma das demais tarefas.
- Como elas precisam mesmo ser realizadas, acabam prejudicando prazos e qualidade das demais tarefas.
Um exemplo clássico, citado em diversas obras sobre produtividade pessoal, são as atividades de comunicação, como retornar ligações e responder a e-mails. Quase todo mundo precisa fazer isso diariamente em sua vida profissional, mas mesmo assim muitas pessoas habitualmente agendam 100% do seu tempo para outras atividades, e depois acabam se surpreendendo quando não dá tempo de fazer tudo o que precisam. Aà atribuem pura e simplesmente ao excesso de atividades, embora uma boa parcela da culpa seja pela ausência do reconhecimento prévio de todas as demandas existentes.
Outro exemplo comum é a necessidade de realizar atividades bancárias. A não ser que você tenha a felicidade de poder delegá-las a alguém, é praticamente inescapável a eventual demanda por dedicar algum tempo a consultar extratos, fazer transferências, pagamentos e outras tarefas bancárias comuns. Felizmente hoje temos postos de atendimento com horário ampliado e a comodidade do home banking via Internet, mas mesmo assim, todos os dias, muitas pessoas perdem o horário limite para realizar pagamentos e transferências, e acabam tendo transtornos (ou até mesmo o horror dos horrores, que é a necessidade de ir até uma agência do banco emissor do boleto, devido ao vencimento) porque… não agendaram a tarefa, tornando-a invisÃvel, imune a priorizações e outras formas de garantir que ela seja feita no prazo.
A mesma coisa ocorre no lar. Quando se planeja algum projeto doméstico de médio prazo, é comum agir como se as atividades aparentemente menos nobres do dia-a-dia (como passar roupa, limpar a geladeira, varrer a casa ou ir ao supermercado) fossem opcionais, ocupassem pouco tempo a ponto de serem desprezadas no cálculo, ou fossem comprimÃveis. Depois o cronograma falha, é claro – não dá de abrir mão impunemente, e por longos perÃodos, das atividades domésticas essenciais.
Planejando a solução
Claro que tudo isso tem solução, começando a partir de um bom levantamento e reconhecimento das tarefas. Se você não tem certeza de como usa o seu tempo, experimente registrar por uma semana, e aà descubra a média, máximo e mÃnimo de atividades como responder a telefonemas e e-mails, pagamentos bancários, passar roupas, etc.
O próximo passo é uma escolha. Coloque cada uma das tarefas no paredão, e responda a si mesmo se ela precisa, de fato, ser realizada. Se sim, verifique se a periodicidade está adequada – à s vezes repetimos uma tarefa com mais frequência do que seria necessário, sem notar.
Para completar, se estiver ao seu alcance, dê um acabamento luxuoso, delegando a mais alguém uma parte das tarefas identificadas. Esta comodidade não está ao alcance de todos, mas quando está, eventualmente é bastante apropriada a estas tarefas corriqueiras.
Depois de repensar seus cronogramas, é provável que você não ganhe tempo adicional para seu dia-a-dia. Mas ganhará efetividade, e reduzirá o stress, porque deixará de errar nas estimativas de tempo disponÃvel para agendar e priorizar tarefas, e não mais vai acumular atividades causadas pelo agendamento tornado impossÃvel pelas tarefas invisÃveis.
Rafael Perrone comentou:
em May 4 2009 @
Só para acrescentar um pouco de minha experiência pessoal ao tema. Minha vida financeira era muito mal controlada – para não dizer NÃO controlada – até setembro de 2008.
Após criar um sistema de controle de despesas, percebi que perdi muito tempo entrando no site do banco para fazer pagamentos de contas periódicas, como água, luz, gás, etc. E acontecia justamente o que você fala no artigo: como não se planeja realizá-las, o tempo acaba ficando curto.
Normalmente, recebo todas as contas até o fim do mês. Então, no dia, 1 ou 2 de cada mês, agendo (todos os bancos têm essa funcionalidade pelo home banking) todas as contas que não puderam ir para o débito automático.
Assim, a tarefa de “pagar contas” fica mais robusta e, portanto, mas fácil de ser PLANEJADA, evitando que caia no caso de “tarefas invisÃveis.
augusto comentou:
em May 4 2009 @
Bem pensado, Rafael. Eu também uso o agendamento de pagamentos do banco, e isso reduz a preocupação com os prazos, deixando restar apenas a dos saldos ;-)
Gabriel comentou:
em May 4 2009 @
Rafael,
Só por segurança, você deveria controlar o que foi pago no débito automático sempre, pois as operadoras de telefonia andam “errando” muito nas contas. Esta é uma conveniência interessante, porém perigosa. Minhas contas, tanto de celular como de fixo, vem me trazendo surpresas desagradáveis, mês a mês. A única conta que deixo em débito automático é o de luz.
Abraço a todos
Rafael Perrone comentou:
em May 4 2009 @
Grabiel,
Eu já ouvi falar de muitas contas sendo computadas erradamente. Operadoras de telefonia, são campeãs neste quesito.
No entanto, nunca ouvi falar do débito automático sendo cobrado errado. Sempre acreditei que, se a conta veio certa, o débito automático será feito com o valor correto.
Mesmo assim, aceito sua dica e vou verificar alguns deles por um tempo.
Obrigado.
Bloc comentou:
em May 4 2009 @
Bem… nunca confiei em débito automático, mas agendar o pagamento é realmente funcional.
E para agilizar ainda mais, vale a pena comprar um leitor de código de barras, para não precisar perder longos minutos digitanto aquela parafernalha de números, e ainda não corre o risco de errar…
Eu comprei o meu por R$80,00 direto do homebank do Itaú.
Antonio Felipe comentou:
em May 4 2009 @
Olá amigos!
Augusto, como já é quase rotina, ótimo artigo. Singelo e relevante.
Será que existe alguma ferramenta que possa nos ajudar no controle de tempo? Sei que tudo começa com verdadeiros logs do que eu faço, mas gostaria de conseguir visualizar isso melhor porque muitas vezes tenho a sensação que o tempo esvai pelas minhas mãos!
Grande abraço a todos!
augusto comentou:
em May 4 2009 @
Antonio, obrigado! Sobre sua pergunta, minha experiência pessoal indica que o que faz diferença é a disciplina, e não a ferramenta! Há quem se organize a vida inteira tomando notas a lápis em aparas de papel, e há quem não dispense computadores portáteis cheios de alarmes – mas o que funciona para uma pessoa não necessariamente resolve a vida de seu vizinho.
Maria Dalva comentou:
em May 4 2009 @
Isso é verdade… já tem algum tempo que tenho o hábito de anotar todas as “tarefas invisÃveis” que tenho que fazer, até mesmo as coisas de mulher (fazer a unha, o cabelo) são tarefas invisÃveis que tomam um tempo danado…!
Ótimo post!
Jackson comentou:
em May 4 2009 @
Olá Bloc, como o Augusto respondeu, cada caso é um caso, mas eu utilizo um agenda (free) da Tecnobyte que me ajuda e muito, pois como passo praticamento o dia todo na frente do computador, vou agendando minhas tarefas e reuniões e as coisas vão acontecendo dentro do cronograma. Hoje já não consigo organizar devidamente o meu dia sem ela. O outlook (não express, aquele que vem com o office) também tem uma agenda, em outros tempos eu utilizava ela e serviu.
Mas dependendo da situação, um papel em branco, uma caneta e um pouco de disciplina e costume pode ajudar e muito nisso.
Um grande abraço ao Augusto e parabéns pelo artigo.
Carina comentou:
em May 4 2009 @
Depois de sair da casa de meus pais e tomar conta das minhas contas e compras, criei o hábito de reservar 1 dia da semana para as tais tarefas invisÃveis de casa: fazer compras, agendar pagamentos, registrar gastos da semana na planilha de planejamento financeiro, lavar roupa, limpar casa, etc. E costumo fazer isso na 2a feira à noite, pois é um dia em que raramente temos compromisso à noite. Só é difÃcil perder a preguiça se for numa 2a feira pós-feriadão… rs.
Mateus comentou:
em May 4 2009 @
Ótimo artigo, sou estudante de graduação e ainda estou aprendendo a identificar essas tarefas invisÃveis. Confesso que ainda estou perdendo muito tempo para elas, mas já estou conseguindo colocar as coisas em ordem… nada como o tempo e a dedicação. :-)
Estava com saudade desses artigos de organização pessoal.
Abraços.
augusto comentou:
em May 5 2009 @
Carina, aproveite enquanto for possÃvel resolver tudo isso em apenas uma noite por semana ;-)
Gabriel Carlini Vieira comentou:
em May 5 2009 @
Muito interessante este post. Realmente são várias as tarefas “invisÃveis” que fazem parte de nosso dia-a-dia e tomar uma boa parte de nosso tempo, não deixando realizar as tarefas que tinham que ser realizadas no dia.
Acredito que a melhor forma de evitar que isso atrapalhe na produtividade é calcular o tempo que leva para executar essas tarefas e colocá-la no horário que menos atrapalhe as tarefas mais importantes. E estudar ferramentas ou serviços que possam automatizar, como mencionado por vocês: O Débito automático.
Cássio - VamP - comentou:
em May 7 2009 @
efetividade é concerteza o blog mais completo e mais rico em conteúdo que eu tenho lido nos ultimos tempos…
excelente trabalho continue sempre assim =D
parabens…
e ainda vou ler esta matéria só arrumar um tempo na corrida Trabalho/Faculda/Namoro/FamÃlia…
abraço…
Cássio
Millor Machado comentou:
em May 27 2009 @
Augusto,
Parabéns pelo post e pelo blog em si. São dicas extremamente importantes para quem quer aumentar sua produtividade.
Em relação ao post, um ponto importante também são alguns programas de computador que podem atrapalhar bastante a produtividade enquanto se está na internet por exemplo. Recomendo um texto que trata sobre estar alerta pra esses assassinos de produtividade.
Abraços!