Escrivaninha auto-organizante
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Sua escrivaninha parece ser um grande atrator de bugigangas, papéis e objetos menos ou mais úteis, mas que deveriam estar em outro lugar? Não se envergonhe, você não está sozinho – manter a mesa organizada e em boas condições de trabalho é um desafio constante para a maioria dos profissionais.
Após mudar de apartamento, vivi algumas semanas sem armários nem gavetas, e assim a minha mesa de trabalho se transformou num pesadelo dominado pelo caos e pela confusão. Mas quando a mobÃlia chegou e pude arrumar tudo do meu jeito, coloquei no ar um sistema auto-organizante que vem mantendo tudo no lugar com sucesso, e não poderia deixar de compartilhar isso com vocês.
Mais ou menos dentro dos preceitos do famoso GTD, eu me arrisco a fazer uma afirmação genérica: a melhor maneira de manter a escrivaninha organizada é ser mais fácil deixá-la assim do que permitir que a bagunça se instale.
Infelizmente, considerando o quanto é fácil permitir que a bagunça se instale, este é um desafio difÃcil no escritório doméstico. Mas não insolúvel, como veremos nos 3 passos a seguir.
Identifique os itens que insistem em ficar na sua mesa
Toda mesa tem uma série de itens que, como sogras e cunhados, chegam sem convite nem prazo para sair. Na minha mesa, isso acontecia com as canecas e copos, os cabos USB e acessórios diversos do computador. Bastava terminar de arrumar a mesa, aguardar 2h, e lá estava algum cabo, ou um copo de água vazio, ou um hub usb, se instalando em algum dos cantos, de onde não sairia até a próxima arrumação.
A solução? Reconhecer que estes itens devem ter lugar na sua mesa. Coloquei um azulejo decorado para servir de aparador de copos sem marcar o tampo da mesa, um fixador para os cabos (que agora ficam lá permanentemente, com todos os conectores necessários), um hub USB e uma caixinha para outros acessórios. Eu os uso na mesa mesmo, quase diariamente. Querer que o lugar deles seja outro é lutar contra a natureza humana e contra a eficiência. A existência de um lugar certo para o copo ainda ajudou a reduzir a chance de os copos se acumularem sobre a mesa.
Arrume o escritório como um cockpit de avião
Os comandos e o painel de controle dos aviões são organizados de maneira muito bem calculada, colocando nos pontos facilmente visÃveis e alcançáveis os itens mais importantes e frequentemente utilizados, e colocando acima, para os lados, abaixo e até mesmo fora de vista o que é usado raramente ou não precisa ser acompanhado.
Cockpit de um B-52
Se a sua mesa tem mais enfeites do que utilidades, ou se o lugar certo dos itens que você mais usa é uma gaveta ou um armário, enquanto em cima da mesa fica o arquivo de cartões de visita e o porta-clips que você só usa a cada lua cheia, alguma coisa está muito errada. Repense e rearranje. E se algum item útil não possa ser guardado sobre a mesa por estar muito feio ou gasto, está na hora de trocá-lo!
Não esqueça da ergonomia e segurança
Mesmo se o seu orçamento para montar o escritório doméstico for limitado, estabeleça (e cumpra) um plano para dotar-se de condições confortáveis de trabalho tão cedo quanto possÃvel.
E não pare nas medidas dos móveis e do computador. Seu ambiente é iluminado? Arejado? A temperatura é aceitável? Como está o isolamento acústico? Um painel colorido, uma cortina, uma janela aberta, uma luminária, um espelho grande na parede, um quadro, um relógio na parede, um circulador ou um quadro de avisos (mesmo que seja para você mesmo) podem lhe fazer avançar vários pontos no conforto ambiental.
Trabalhar em uma cadeira dura e fixa, numa sala escura sem janelas, com uma mesa que não foi feita para receber um teclado e um mouse, e com o computador, a impressora, o fax e o ventilador ligados em uma única tomada reduz sua produtividade, sua segurança e sua motivação.
Como dizia Bruce Lee…
Como diria Bruce Lee (ou seu pupilo David Allen), o escritório auto-organizante precisa ser como a água, que absorve o que quer que joguemos dentro dela, sem agitar-se mais que o necessário, nem alterar sua forma ou estrutura básica.
Com um pouco de esforço e planejamento, podemos chegar lá!
Monthiel comentou:
em October 17 2008 @
Olá Augusto,
Cara, é incrÃvel. Parece que tu advinhou. Nesse momento, tenho revistas, jornais, copos[3], cabos, calendários, sacolas e mochila. Tudo em cima de minha mesa. Meu Deus, que bagunça.
Não posso usar sua técnica, pois se não terei que arrumar fixo para todas essas bugiganga, e sinceramente, não há lugar. Só há lugar quando está assim, bagunçado.
Preciso me organizar mais, valeu pelas dicas.
Abraços,
Monthiel
augusto comentou:
em October 17 2008 @
Acho que você não tem que arrumar lugar fixo pra 3 copos na escrivaninha, Monthiel. Para os jornais e revistas, um revisteiro vertical resolve, ou um cesto de papel para reciclagem! Para a mochila e sacolas, não tenho dúvida de que você deve arranjar um lugar certo (na sua mesa ou perto dela) se não quiser viver assim!
Joshua comentou:
em October 17 2008 @
Ok, vamos lá, olhando para minha mesa agora, aqui no meu homeoffice, do jeito que está, sem mexer em nada, da esquerda pra direita:
- 1 caneta para escrever em CD/DVD
- 1 caneta vermelha (esgerografica)
- 1 cartão do banco
- 1 cartão de visita de um fornecedor
- 1 moeda 50 centavos
- 1 tampinha preta de borracha que não sei de onde é
- 1 controle remoto do monitor
- 1 monitor LCD 22″
- 1 caneta azul (esferografica)
- 1 bloco de papel para recados
- vários pápeis com recados do bloco pela mesa
- 1 carteira (com dinheiro, felizmente)
- 1 tudo de DVD com 10 DVDs de jogos PS2
- 6 DVDs que estou gravando para catalogar
- 1 caneta azul mais bonitinha, de um evento.
- o molho de chaves da casa
- 1 HD externo 2,5″ na capinha
- 1 celular
É isso, ao memos o que está visÃvel na superfÃcie, não vou vasculhar com medo do que possa encontrar.
O teclado e mouse ficam no suporte retrátil.
A mesa é pequena, dessas só por computador. Acho que 1 metro de largura.
Tem uma outra mesa auxiliar, tbem pequena, fazendo um L, vamos lá:
- 1 receiver gradiente S-125
- 1 modem e 1 hub sobre o receiver
- 1 bonequinho de ‘publicitário’, presente da mãe (aff)
- 1 apagador de quadro branco
- vários papéis de contas pagas deste mês (água, luz, tel etc)
- cabo usb da câmera fotográfica
- porta canetas cheio de coisas (chave de fenda, estilete, régua e canetas)
- tubo com 92 CDs de mp3
- porta CD com 30 DVD de divx
- telefone com fio
- pasta com papéis de jobs
- lanterna (?)
- caixeta com canetas para o quadro branco
- bloco de anotações…
ufa…
Consolo: já esteve pior. Acredite.
Lástima: já esteve melhor organizado.
Philipe comentou:
em October 17 2008 @
Bacana… bacana… bela dica… farei semelhante aqui quando não estiver viajando para escrever os guias de viagem do http://www.mochileiro.net :)
Dacia Lima comentou:
em October 17 2008 @
Não vou fazer uma relação das coisas que estão sobre e sob minha mesa (isso mesmo, a bagunça já se generalizou tanto q tomou conta em 360°, norte, sul, leste e oeste Q VERGONHA), mas o negocio tá critico entre papeis e doces, e quando arrumo a bagunça resurge como um cancêr … já tentei de tudo … caixas, pastas, organizador, prateleiras, bandejas e etc … mas sou brasileira e não desito nunca :).
Ah, Augusto queria te contar, e dividir com vc um pouco do contentamento que tive quando segui suas informações e adquiri os livros:
- A Arte da Guerra:uma interpretação em 52 idéias brilhantes, KAREN MCCREADIE
- O PrÃncipe , NICOLAU MAQUIAVEL
E fiquei tá empolgada, que entrou na lista também:
- As dez cartas, NICOLAU MAQUIAVEL
- Administração: Teoria, Processo e Prática , IDALBERTO CHIAVENATO.
Fiquei feliz mesmo porque foi o segundo passo para minha formação acadêmica, o primeiro foi viabiliza-la mesmo que ainda seja em 2009.
Otimo fim de semana a todos.
andreyev comentou:
em October 17 2008 @
Ops, tento manter na minha mesa apenas o que estou usando no momento. Isso evita a perda de foco na atividade e a execução de múltiplas atividades, pois percebi que para mim isso é prejudicial.
BTW, nem todo mundo pode se dar ao luxo de implementar estas dicas, embora busca-las seja sempre recomendado.
Natália Melo comentou:
em October 18 2008 @
Ok… Aqui no trabalho a situação já esteve pior… De qualquer forma, pergunto-me o que está fazendo uma fralda em cima da mesa… :p Ok. Foi uma miúda que esqueceu aqui, mas… Em cima da minha mesa?! :)
Meu problema agora é outro: tenho que montar um espaço para trabalhar em casa, mas não tenho espaço. Quer dizer… Para não meter um homeoffice na sala, pretendo usar o espaço existente entre o meu quarto e a minha sacada. Algo do tipo 2×1,5m! Ainda não tive coragem de pensar nisto a sério.
Beijos!
glaucia comentou:
em October 18 2008 @
Olá Augusto,
parabéns pelas dicas; na minha mesa já adotei um porta-copo, e já passei este artigo pro meu filho, com quem compartilho o mesmo espaço,
Boa noite e bom domingo!
Diego Kober comentou:
em October 20 2008 @
Não sei se é sua, ou se pegou na internet a foto para ilustrar, mas a mesa da primeira foto é exatamente o que eu necessito.
Quero uma mesa com espaço, para poder organizar melhor meu ambiente.
Poder manter meu Desktop, abrir o Notebook do lado, e se necessário ter espaço para abrir um livro para referência do outro, é meu objetivo.
infelizmente esse tipo de móvel não é tão simples de se acha aqui em Porto Alegre.
Se algum leitor do Efetividade morar em Porto, e tiver alguma dica para me dar, sinta-se livre. :)
No meu blog tem um e-mail para contato.
DOWNLOADS DE MUSICAS E FILMES comentou:
em October 23 2008 @
muito bom adorei o site, faz uma visita no meu…
controlplayer.com
abraços
Comentário removido
Diego da Cruz Pereira comentou:
em October 24 2008 @
Olá Augusto,
parabéns pelas ótimas dicas,
a organização dos itens de maior utilização também é fundamental,
o ambiente de trabalho serve de motivação para todas as atividades!
abraço
Diego
Juliano Magalhães comentou:
em October 24 2008 @
(não sei me meu comentário entrou, vou de novo)
Augusto,
Ótimo post. O que acha de continuar falando agora sobre cadeiras. Alguma dica sobre isso?
Abs.
Comentário removido
Luiz Henrique comentou:
em November 27 2009 @
Poderia informar onde posso comprar uma escrivaninhacomo esta da foto:
Obrigado