Sua escrivaninha parece ser um grande atrator de bugigangas, papéis e objetos menos ou mais úteis, mas que deveriam estar em outro lugar? Não se envergonhe, você não está sozinho – manter a mesa organizada e em boas condições de trabalho é um desafio constante para a maioria dos profissionais.

Após mudar de apartamento, vivi algumas semanas sem armários nem gavetas, e assim a minha mesa de trabalho se transformou num pesadelo dominado pelo caos e pela confusão. Mas quando a mobília chegou e pude arrumar tudo do meu jeito, coloquei no ar um sistema auto-organizante que vem mantendo tudo no lugar com sucesso, e não poderia deixar de compartilhar isso com vocês.

Mais ou menos dentro dos preceitos do famoso GTD, eu me arrisco a fazer uma afirmação genérica: a melhor maneira de manter a escrivaninha organizada é ser mais fácil deixá-la assim do que permitir que a bagunça se instale.

Infelizmente, considerando o quanto é fácil permitir que a bagunça se instale, este é um desafio difícil no escritório doméstico. Mas não insolúvel, como veremos nos 3 passos a seguir.

Identifique os itens que insistem em ficar na sua mesa

Toda mesa tem uma série de itens que, como sogras e cunhados, chegam sem convite nem prazo para sair. Na minha mesa, isso acontecia com as canecas e copos, os cabos USB e acessórios diversos do computador. Bastava terminar de arrumar a mesa, aguardar 2h, e lá estava algum cabo, ou um copo de água vazio, ou um hub usb, se instalando em algum dos cantos, de onde não sairia até a próxima arrumação.

A solução? Reconhecer que estes itens devem ter lugar na sua mesa. Coloquei um azulejo decorado para servir de aparador de copos sem marcar o tampo da mesa, um fixador para os cabos (que agora ficam lá permanentemente, com todos os conectores necessários), um hub USB e uma caixinha para outros acessórios. Eu os uso na mesa mesmo, quase diariamente. Querer que o lugar deles seja outro é lutar contra a natureza humana e contra a eficiência. A existência de um lugar certo para o copo ainda ajudou a reduzir a chance de os copos se acumularem sobre a mesa.

Arrume o escritório como um cockpit de avião

Os comandos e o painel de controle dos aviões são organizados de maneira muito bem calculada, colocando nos pontos facilmente visíveis e alcançáveis os itens mais importantes e frequentemente utilizados, e colocando acima, para os lados, abaixo e até mesmo fora de vista o que é usado raramente ou não precisa ser acompanhado.

Cockpit de um B-52

Se a sua mesa tem mais enfeites do que utilidades, ou se o lugar certo dos itens que você mais usa é uma gaveta ou um armário, enquanto em cima da mesa fica o arquivo de cartões de visita e o porta-clips que você só usa a cada lua cheia, alguma coisa está muito errada. Repense e rearranje. E se algum item útil não possa ser guardado sobre a mesa por estar muito feio ou gasto, está na hora de trocá-lo!

Não esqueça da ergonomia e segurança

Mesmo se o seu orçamento para montar o escritório doméstico for limitado, estabeleça (e cumpra) um plano para dotar-se de condições confortáveis de trabalho tão cedo quanto possível.

E não pare nas medidas dos móveis e do computador. Seu ambiente é iluminado? Arejado? A temperatura é aceitável? Como está o isolamento acústico? Um painel colorido, uma cortina, uma janela aberta, uma luminária, um espelho grande na parede, um quadro, um relógio na parede, um circulador ou um quadro de avisos (mesmo que seja para você mesmo) podem lhe fazer avançar vários pontos no conforto ambiental.

Trabalhar em uma cadeira dura e fixa, numa sala escura sem janelas, com uma mesa que não foi feita para receber um teclado e um mouse, e com o computador, a impressora, o fax e o ventilador ligados em uma única tomada reduz sua produtividade, sua segurança e sua motivação.

Como dizia Bruce Lee…

Como diria Bruce Lee (ou seu pupilo David Allen), o escritório auto-organizante precisa ser como a água, que absorve o que quer que joguemos dentro dela, sem agitar-se mais que o necessário, nem alterar sua forma ou estrutura básica.

Com um pouco de esforço e planejamento, podemos chegar lá!

Leia também:

Cartões de visita: como se destacar

Gerenciamento de Projetos: Os 10 mandamentos

Como refrear seu impulso consumista