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Estimar prazos, custos e outras variáveis de projetos pode ser uma atividade complicada, mesmo em projetos pessoais.

Sua ocupações exigem que você faça estimativas freqüentemente? Consultores e gerentes de projetos responderiam que sim, sem pestanejar, mas até quem precisa planejar um churrasco de fim de semana ou a festa de final de ano tem que fazer estimativas. Para saber que local reservar, é preciso estimar quantas pessoas confirmarão presença. Para comprar a comida e a bebida, é preciso ter uma razoável idéia de quantas delas de fato estarão presentes, e quanto cada uma consumirá - assim como para definir o seu preço ao oferecer seus serviços, é necessário ter uma razoável idéia de quanto tempo vai precisar dedicar, e quantos recursos irá gastar.

Lembra dos pontos imateriais e cargas ideais da suas aulas de física no ensino médio? Eles se movem sem atrito, sem peso, sem enfrentar qualquer uma das dificuldades da vida real. E muita gente faz suas estimativas assim, colocando todas as variáveis de forma isolada e no vácuo, ou no máximo nas CNTP. Quem já precisou fazer um plano de negócios ou um planejamento estratégico como parte de um trabalho escolar sabe bem do que estou falando.

Mas fora dos bancos escolares você precisa ir muito além, e este é o tema de nosso artigo de hoje.

Estimando para o sucesso

Como contraste à situação puramente escolar, o pessoal da área de projetos (especialmente a turma do PMI) dedica grande atenção à questão das estimativas, e de como aumentar a chance de que elas sejam concretizadas. Uma das questões centrais neste aspecto é a da restrição tripla (tradicionalmente entendida como tempo X escopo X custo, mas modernamente incluindo em seu contexto também a qualidade), que Ricardo Vargas, autor de vários livros que são referência no Brasil em Gerenciamento de Projetos, recentemente abordou em seu podcast de 5 minutos, sob o título “Opções de Recuperação de Projetos Problemáticos”.

Em linhas gerais, a tese da restrição tripla diz que para alterar uma das variáveis que a compõem, você desloca as outras também. Ou seja: se precisar completar o projeto antes do tempo estimado, possivelmente ele irá custar mais, ou fazer menos coisas. Se precisar ampliar o escopo (ou seja: fazer mais do que o planejado originalmente), é provável que levará mais tempo, ou custará mais caro, e assim por diante.

Assim, estimar corretamente é uma necessidade constante, e diretamente associada aos resultados obtidos por diversos profissionais. E neste sentido, o artigo “Web Worker 101: Estimating Basics” é um achado, porque traz uma série de dicas práticas para quem precisa realizar estimativas, no contexto do trabalho individual de um profissional da web.

O texto não é aderente às práticas do PMBOK, mas também não é incompatível: trata-se de um contexto diferente. Se você tem interesse em se informar de forma mais detalhada e completa sobre estimativas em projetos, recomendo a leitura dos capítulos sobre estimativas de recursos e de prazos (que fazem parte do Gerenciamento de Tempo) e estimativas de custos (Gerenciamento de Custo) no material do PMI.

Selecionei algumas das dicas, que reproduzo abaixo juntamente com meus comentários, na expectativa de que você spossam adaptar aos seus próprios contextos e eventualmente complementar com exemplos e sugestões adicionais.

• Dividir para conquistar: Não tente fazer estimativas de prazos ou custos para o projeto como um todo. Quebre-o em partes menores, e estime separadamente. As partes precisam ser pequenas o suficiente para que você consiga imaginar de forma detalhada como lidará com cada uma delas, quanto tempo vai levar e que recursos vai empregar.
• Não some os pedaços: Depois de estimar os detalhes sobre cada uma das partes da tarefa, você não deve simplesmente somá-los e achar que tem a estimativa completa, porque a tendência é que você tenha errado vários dos valores. Existem diversas formas de correção baseada em cenários otimistas, pessimistas e prováveis (se você faz isso profissionalmente, deve buscar se informar sobre PERT/CPM), mas na ausência deles o autor do artigo sugere que você multiplique seus totais por 2,5, corrigindo este fator de acordo com sua própria experiência.
• Não faça contas de chegada: Se o seu cliente só quer gastar R$ 4.000,00, e você estimou que o trabalho custa 7.000,00, não refaça as contas buscando reduzir os números - no máximo, reveja os processos e recomece o processo de estimativa considerando os novos dados. Caso contrário, você vai errar as estimativas, e o resultado final certamente incluirá tanto você quanto o cliente insatisfeitos.
• Não estime sem saber do que está falando: entenda o que o cliente quer, antes de começar a fazer as contas.
• Acompanhe e corrija: não basta estimar: você precisa depois acompanhar se acertou. E quando errar, precisa entender a razão, até mesmo para melhorar a qualidade das suas estimativas futuras.