Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo
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Estimar prazos, custos e outras variáveis de projetos pode ser uma atividade complicada, mesmo em projetos pessoais.
Sua ocupações exigem que você faça estimativas freqüentemente? Consultores e gerentes de projetos responderiam que sim, sem pestanejar, mas até quem precisa planejar um churrasco de fim de semana ou a festa de final de ano tem que fazer estimativas. Para saber que local reservar, é preciso estimar quantas pessoas confirmarão presença. Para comprar a comida e a bebida, é preciso ter uma razoável idéia de quantas delas de fato estarão presentes, e quanto cada uma consumirá – assim como para definir o seu preço ao oferecer seus serviços, é necessário ter uma razoável idéia de quanto tempo vai precisar dedicar, e quantos recursos irá gastar.
Lembra dos pontos imateriais e cargas ideais da suas aulas de física no ensino médio? Eles se movem sem atrito, sem peso, sem enfrentar qualquer uma das dificuldades da vida real. E muita gente faz suas estimativas assim, colocando todas as variáveis de forma isolada e no vácuo, ou no máximo nas CNTP. Quem já precisou fazer um plano de negócios ou um planejamento estratégico como parte de um trabalho escolar sabe bem do que estou falando.
Mas fora dos bancos escolares você precisa ir muito além, e este é o tema de nosso artigo de hoje.
Estimando para o sucesso
Como contraste à situação puramente escolar, o pessoal da área de projetos (especialmente a turma do PMI) dedica grande atenção à questão das estimativas, e de como aumentar a chance de que elas sejam concretizadas. Uma das questões centrais neste aspecto é a da restrição tripla (tradicionalmente entendida como tempo X escopo X custo, mas modernamente incluindo em seu contexto também a qualidade), que Ricardo Vargas, autor de vários livros que são referência no Brasil em Gerenciamento de Projetos, recentemente abordou em seu podcast de 5 minutos, sob o título “Opções de Recuperação de Projetos Problemáticos”.
Em linhas gerais, a tese da restrição tripla diz que para alterar uma das variáveis que a compõem, você desloca as outras também. Ou seja: se precisar completar o projeto antes do tempo estimado, possivelmente ele irá custar mais, ou fazer menos coisas. Se precisar ampliar o escopo (ou seja: fazer mais do que o planejado originalmente), é provável que levará mais tempo, ou custará mais caro, e assim por diante.
Assim, estimar corretamente é uma necessidade constante, e diretamente associada aos resultados obtidos por diversos profissionais. E neste sentido, o artigo “Web Worker 101: Estimating Basics” é um achado, porque traz uma série de dicas práticas para quem precisa realizar estimativas, no contexto do trabalho individual de um profissional da web.
O texto não é aderente às práticas do PMBOK, mas também não é incompatível: trata-se de um contexto diferente. Se você tem interesse em se informar de forma mais detalhada e completa sobre estimativas em projetos, recomendo a leitura dos capítulos sobre estimativas de recursos e de prazos (que fazem parte do Gerenciamento de Tempo) e estimativas de custos (Gerenciamento de Custo) no material do PMI.
Selecionei algumas das dicas, que reproduzo abaixo juntamente com meus comentários, na expectativa de que você spossam adaptar aos seus próprios contextos e eventualmente complementar com exemplos e sugestões adicionais.
- Dividir para conquistar: Não tente fazer estimativas de prazos ou custos para o projeto como um todo. Quebre-o em partes menores, e estime separadamente. As partes precisam ser pequenas o suficiente para que você consiga imaginar de forma detalhada como lidará com cada uma delas, quanto tempo vai levar e que recursos vai empregar.
- Não some os pedaços: Depois de estimar os detalhes sobre cada uma das partes da tarefa, você não deve simplesmente somá-los e achar que tem a estimativa completa, porque a tendência é que você tenha errado vários dos valores. Existem diversas formas de correção baseada em cenários otimistas, pessimistas e prováveis (se você faz isso profissionalmente, deve buscar se informar sobre PERT/CPM), mas na ausência deles o autor do artigo sugere que você multiplique seus totais por 2,5, corrigindo este fator de acordo com sua própria experiência.
- Não faça contas de chegada: Se o seu cliente só quer gastar R$ 4.000,00, e você estimou que o trabalho custa 7.000,00, não refaça as contas buscando reduzir os números – no máximo, reveja os processos e recomece o processo de estimativa considerando os novos dados. Caso contrário, você vai errar as estimativas, e o resultado final certamente incluirá tanto você quanto o cliente insatisfeitos.
- Não estime sem saber do que está falando: entenda o que o cliente quer, antes de começar a fazer as contas.
- Acompanhe e corrija: não basta estimar: você precisa depois acompanhar se acertou. E quando errar, precisa entender a razão, até mesmo para melhorar a qualidade das suas estimativas futuras.
Michel comentou:
em October 8 2007 @
Reestime é junto. Eu não comentaria isso se não soubesse de seu apuro com a língua aqui.
Sugestão: ofereça os feeds completos. Naturalmente os assinantes virão ao site para comentar, você sabe que leitores habituais não clicam em adsense mesmo, então facilite a nossa vida. :)
augusto comentou:
em October 8 2007 @
Obrigado, Michel! E o fato de o feed do Efetividade mostrar o mesmo conteúdo exibido na capa não tem nenhuma relação com faturamento ou adsense, é um problema (que já consegui resolver no BR-Linux) que preciso tratar por aqui antes de oferecer o recurso a mais que você sugere.
Renato Rudnicki comentou:
em October 8 2007 @
Sem flames…. Michel, acredito que este site não tem intuição de lucrar com o adsense, e mesmo se tivesse, qual o problema ? Seria você que estaria perdendo dinheiro ?
OBS: Apesar de eu ser assinante do site, eu raramente comento (em 1 ano, acredito que não fiz mais de 3 ou 4 comentários.)
Abraços,
Renato
Rafael Ferreira Silva comentou:
em October 8 2007 @
Parabéns pelo artigo!
Muto bom. Vou tentar implementar essas dicas nos meus projetos!
Já está nos meus favoritos!
Bernardo Pina comentou:
em October 8 2007 @
Parabéns pelo artigo, Augusto. Essa questão dos seus feeds incompletos também me incomoda um pouco. Mas é bom saber que você já está buscando a solução para o problema. =)
Bruno comentou:
em October 8 2007 @
São mesmo dois problemas que considero graves: Estimar no escuro (sem ter certeza dos custos) e atender um choro quando não dá (recalcular).
Parabéns.
paulo comentou:
em October 8 2007 @
Parabéns pelo artigo.Um bom planejamento facilita a conclusão dos projetos
Cynara comentou:
em October 8 2007 @
Nada contra feed incompleto Augusto. Ao mostrar um pedaço do texto, me serve como um aperitivo para clicar e ver o post completo. Ruim é quando só é o título, desta forma fica instigante.
Ótimo post, mais uma vez. Sem dúvida, estimativas são a parte mais difícil do Gerenciamento de Projetos, porque mexe com dois fatores polêmicos: tempo e dinheiro.
Paulo Sézio comentou:
em October 9 2007 @
Muito bom o artigo.
Claro, inteligente, coerente e atual, sem apelar para o estilo auto-ajuda.
Parabéns.
Paulo Sézio
Efetividade.net » Modelo de plano de negócios: como fazer o seu com efetividade comentou:
em October 10 2007 @
[...] Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo [...]
Jaime Diango comentou:
em May 23 2008 @
curti das dicas sao bue fixe,estava mesmo a precisar de um artigo como essa,valeu.
# slide away # comentou:
em November 27 2008 @
[...] “Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos” e “Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo“.Os 10 mandamentos do gerenciamento de [...]
Blog do Chucky » Gerenciamento de Projetos: Os 10 mandamentos comentou:
em April 24 2009 @
[...] “Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos” e “Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo“, aqui no [...]
Gerenciamento de Projetos: Os 10 mandamentos « Efetividade.net comentou:
em September 10 2009 @
[...] de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos” e “Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo“, aqui no [...]
10 mandamentos para gerenciamento de projetos « 1336 dias para US$ 100,000.00 comentou:
em October 16 2009 @
[...] “Gerenciamento de Projetos: uma versão “light” para aplicar em pequenos projetos” e “Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo“, aqui no [...]
Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo comentou:
em January 20 2010 @
[...] Efetividade.net | http://www.efetividade.net Posted in Mercado Automotivo, Toque Jbtecidos | Tags: CNTP, Mercado Automotivo, Planejamento, [...]
Marcos Araújo Uberlândia MG comentou:
em January 23 2010 @
…todos concelhos são bem vindos…agora é saber filtrar e usa-los com Parcimonio para nao colocar a culpa nos concelhos…
A informação por si só não tem serventia se nao for bem usada…
consultoria em tecnologia e empresarial:
http://www.allmarc.com.br, consultor Marcos Araújo – Uberlândia – Mg – 034 9971-4855