Lidar com a diretoria de uma organização pode ser um desafio até mesmo para os próprios diretores. E não importa o tamanho da diretoria: o mesmo vale para a de uma multinacional e para a de um grupo de colecionadores de ferromodelismo.

Pensando nisso, Guy Kawasaki – investidor de risco, um dos primeiros responsáveis pelo marketing do Macintosh e o inventor da regra dos 10-20-30 em apresentações – incluiu em um de seus livros um mini-capítulo com o sugestivo título que também dá nome a este post: “A arte de gerenciar uma diretoria”.

O livro em questão está disponível no Brasil com o título de “A Arte do Começo: o Guia Definitivo para Iniciar o Seu Projeto“, que eu estou lendo avidamente e encontrando inúmeras ocasiões para colocar em ação seus conselhos práticos e nascidos da experiência. Se você quiser conhecer melhor as idéias do Guy, pode começar por este vídeo + apresentação sobre inovação, cortesia do Zentation.

Não vou transcrever todas as dicas do Kawasaki sobre como lidar melhor com as diretorias da vida – se quiser, procure o livro! – mas vou procurar resumir abaixo o que ele diz sobre como interagir com uma diretoria já estabelecida.

Como gerenciar sua diretoria

Indo direto ao ponto:

1. Preserve as árvores: nada de mandar relatórios impressos de 200 páginas para cada diretor. Eles não serão lidos. Mande um resumo executivo com no máximo 5 páginas, com referência a onde encontrar ou como solicitar as informações detalhadas caso eles tenham interesse.
2. Forneça indicadores úteis: não basta enviar os documentos contábeis, por mais que todos os diretores saibam realizar análise de balanços. Extraia os dados relevantes, sintetize, projete, compare, qualifique. Forneça informações subjetivas ou obtidas de outras fontes, que possam ser relevantes para a análise.
3. Envie versões maduras dos relatórios a tempo: Isto quer dizer pelo menos 2 dias antes de uma reunião em que o conteúdo deles vá ser debatido. A reunião melhor aproveitada é aquela em que se gasta muito mais tempo discutindo os dados do que assistindo a uma apresentação sobre eles; permita que todos tenham a chance de se inteirar previamente.
4. Nunca surpreenda uma diretoria inteira (a não ser que a notícia seja muito boa). A melhor hora de dar más notícias inesperadas nunca é quando estão todos reunidos. Sempre que possível, apresente este tipo de situação a cada diretor separadamente, ou prepare-os de antemão para o tema, para que ao chegar na reunião haja um nível suficiente de racionalidade e foco na solução, e não a natural reação emocional contra o problema (no fenômeno que o Guy Kawasaki chama de “bando de hienas enfurecidas”).
5. Obtenha feedback com antecedência, sempre que possível. É um complemento da dica acima: se você sabe que precisará tratar de um tema complexo ou espinhoso em uma reunião de diretoria, procure conversar com os diretores sobre o assunto com antecedência. Além de permitir que eles se preparem, dependendo do feedback que você receber, poderá lapidar a forma como irá abordar a questão durante a reunião.

Como dizia um antigo colega de trabalho meu, e hoje diretor de empresa, diretor também é gente! Usar o bom senso e a racionalidade na hora de lidar com este ser muitas vezes intimidador e difícil de compreender pode torná-lo cada vez menos uma esfinge e mais um integrante do seu dia-a-dia – e isto também é Efetividade.

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