Otimização do uso do Gmail é o tema de muitos artigos, mas poucos deles são escritos com tanta autoridade quanto este de Matt Cutts, que trabalha no próprio Google, na área de qualidade.

E ele não vai muito longe, limitando-se a compartilhar 3 dicas simples que ele usa, e descrevendo-as em detalhes. São elas:

1. Tirar automaticamente (via filtros) da caixa de entrada as mensagens de listas de discussão, eventualmente identificando-as com marcadores (labels).
   
2. Instalar no Firefox a extensão Greasemonkey e o script Persistent Search, e usá-lo bem.

3. Criar um marcador que identifique o e-mail externo – por exemplo, se você trabalha em exemplo.com, a regra de filtro para associar a este marcador seria “from: -exemplo.com”. Você passa a poder fazer (e a salvar, se tiver seguido a dica 2) mais facilmente pesquisas que procurem por um determinado assunto ou palavra mas se restrinjam às mensagens de sua própria equipe, ou às mensagens externas.

Veja o artigo completo do Matt Cutts em Three solid Gmail productivity tips

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