Bookmarks são arquivos de índices, ou seja, registram quais são as informações e onde elas estão, sem arquivar uma cópia delas.

O recurso de bookmarks é uma das facilidades que eu mais uso nos navegadores web, e costumo manter estruturas elaboradas de pastas e subpastas, classificando conteúdos interessantes que quero rever em outro momento, ou que sei que poderão ser úteis como referência, além de registrar o acesso rápido aos sites que uso diariamente.

Mas desde que comecei a dedicar mais atenção à publicação na web, comecei a sentir falta de um recurso similar que permitisse indexar idéias e conteúdos do assim chamado “mundo real”, ou seja, armazenar de forma estruturada referências a artigos de revistas, citações, idéias soltas e outros fiapos de informação que, quando combinados, formam a tapeçaria dos artigos nossos de cada dia.

Um fichário 3×5″ com índice A-Z

Sempre tive uma tendência natural a registrar e referenciar informações – o BR-Linux nasceu da digitação de uma caderneta onde eu anotava dicas de Linux para meu próprio uso, por exemplo. Mas mais recentemente comecei a sistematizar este processo usando arquivos de mesa para fichas padronizadas, e o ganho foi sensacional. E é esta experiência de efetividade que hoje quero compartilhar com vocês.

Fichário 3×5, armazena seus bookmarks do mundo real

Desde os tempos de ginásio (com as famigeradas “fichas de leitura”), eu sempre mantenho em alguma gaveta um maço de fichas pautadas padronizadas 3×5 pol (equivalente a 7,62 x 12,7cm) para anotações. Elas tem o formato ideal para registrar idéias curtas, são fáceis de guardar, e têm ainda o espaço certo para colocar um título em destaque e a data. As que eu compro têm gramatura 180 – aproximadamente a espessura de um bom cartão de visitas – e vêm em maços de 100 unidades. Com 5 reais dá de comprar 3 maços na papelaria da esquina.

A ficha de pauta corrente aqui do Efetividade.net, faltando riscar um artigo ;-)

Eu uso as fichas para 2 finalidades específicas:

1. Anotar referências e idéias, e catalogá-las alfabeticamente. Toda ficha tem assunto e data, e eu catalogo com base na palavra-chave, e não no título. Por exemplo, se eu leio um artigo sobre micro-retíficas domésticas movidas a bateria e acho que ele tem potencial para virar um texto aqui no Efetividade algum dia, é mais provável que eu o catalogue na letra R, do nome genérico “Rotomatic” (ou você não sabia que o Rotomatic da TV é uma micro-retífica?) do que no M da micro-retífica, ou no E do Efetividade. Quando eu procurar, provavelmente vou saber onde encontrar.
2. Manter registros correntes de transações. Declarar o imposto de renda sobre os pagamentos que recebo dos anunciantes tende a ser complicado, e desde o final de 2004 comecei a manter envelopes com os extratos, notas e confirmações de cobrança e pagamento. Mas há alguns meses coloquei minha formação de Administrador para trabalhar, e estruturei um processo simplificado de fluxo de caixa (melhor dizendo, de entradas de caixa) baseado em fichas, mantendo os documentos em anexo, e creio ter resolvido meu problema. Quem sabe isso também vire um artigo um dia (acabei de registrar a idéia em uma ficha).

Usar as fichas é muito simples. Basta ter um arquivo com índice alfabético, e um pouco de disciplina para anotar as idéias e referências, registrando data, título e palavras-chave, e guardando sempre no arquivo.

Dá para montar seu arquivo com uma caixa de sapatos de criança, algumas folhas de papel cartão e uma tesoura para montar os índices alfabéticos com abas. Mas se você quiser investir, com menos de R$ 20,00 dá para comprar um fichário 3×5 da Acrimet, em aço com tampa de acrílico, e por menos de R$ 5,00 você encontra um pacote com o índice alfabético em plástico rígido.

A indexação é posterior, ou seja, as fichas referentes à letra “B” vão *atrás* do cartão da aba da letra B no seu fichário.

Uma dica que eu aprendi lendo sobre a metodologia GTD do David Allen é que pouco adianta ter uma ferramenta de captura (no caso, o arquivo de fichas) se ela não for fácil de alcançar. Se o seu arquivo estiver em uma gaveta, ou em uma prateleira, você vai se flagrar deixando de tomar uma nota, ou largando a anotação em outro local, devido ao passo adicional (abrir a gaveta, andar até a prateleira) necessário para arquivar.

Portanto, dê um jeito de achar um lugar para o seu fichário em cima da escrivaninha, e ganhe muito mais efetividade nas suas referências!

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