Delegar tarefas é importante, mas uma das primeiras coisas que se aprende a este respeito é que ao delegar você nunca transfere a responsabilidade pelo resultado - apenas compartilha. Assim, ao delegar algo que estava na sua agenda, é importante continuar acompanhando e certificar-se de que esteja sendo feito.

O método descrito abaixo pode ser facilmente adaptado para quem controla suas tarefas usando fichas em um "tickler file" como o da foto acima (proposto pela metodologia GTD, de David Allen), e dá mais trabalho para quem usa uma agenda tradicional em papel. Mas vou descrevê-lo da forma como uso, no software Agendus (no Palm). Dica: Se você usa a agenda do próprio Palm, pode usar os mesmos passos que eu descrevo abaixo, apenas adaptando-os.

Ao final do processo, você pode passar a ter uma agenda organizada como a acima, com cores diferentes para as suas próprias pendências e aquelas que você delegou.

Um trecho do texto "Delegar: será tão fácil?, de Maria Christina de Andrade Vieira, sintetiza o desafio do ato de delegar:

O que agrava, porém, a comunicação é a pressuposição de que a tarefa ou atividade vai ser feita do modo que se pretende e o susto acontece depois, quando nada foi feito, ou feito de modo completamente diferente ou ainda insuficiente.

O ato de delegar não é fácil porque muitas pessoas entendem que é mais ágil fazer do que explicar ou ensinar. Claro, muitas lideranças esquecem que liderar implica em educar. Formar equipes pressupõe paciência em educar, direcionar, impulsionar, motivar e colher resultados − juntos! As falhas e fracassos são do chefe, os louros e os sucessos são do grupo. Se paga tributos por liderar. “Faz parte!” diz-se agora.

O ato de delegar traz implícita a tarefa de acompanhar e controlar. Sem elas, nada funciona. Mandar fazer é o primeiro passo. Ver se está feito e como foram feitas as etapas que complementam o processo de delegação é a segunda.

O procedimento que adoto e proponho é bastante simples, e você pode colocar em prática ainda hoje. Na próxima vez que delegar uma tarefa agendada, ao invés de marcá-la como completa, faça o seguinte:

1. Edite-a (ou pegue sua ficha individual).
2. Acrescente a ela um memo informando a data em que você delegou, a pessoa responsável e outros detalhes importantes.
   

3. Mude a data dela para refletir o próximo dia em que você precisa verificá-la.
4. Mude sua categoria para "Aguardando" (crie esta categoria, se ainda não existir)
   

5. Mude sua prioridade para "5", para que ela apareça no final da lista de atividades na nova data

Eu configurei o Agendus para exibir as tarefas da categoria "Aguardando" em uma cor diferenciada, o que ajuda a manter o controle. E a cada data em que verifico o andamento de uma tarefa delegada, anoto no memo dela o andamento e outros detalhes interessantes.

E assim os projetos vão sendo gerenciados e acompanhados com o mínimo de overhead, sem perda de visão do todo ;-)