Regra dos pares: o segredo para encarar um ambiente em que você não conhece ninguém

Circular em uma sala repleta de desconhecidos em busca de interesses profissionais em comum fica bem mais fácil quando você conhece a regra do jogo, e ela é bem simples.

Cada vez mais eventos profissionais ou de negócios incluem ambientes especialmente preparados para estimular a formação de networking: é o welcome coffee na chegada, um coffee break mais prolongado, um coquetel logo após a reunião/palestra, etc.

Se você é introvertido, como eu, pode sentir o desejo de procurar ir falar com quem você já conhece, ou ir para um canto discreto brincar com o seu smartphone, ou ainda "grudar" no buffet e ter um diálogo mais próximo com a bandeja de canapés.

Muitas pessoas acham difícil iniciar uma conversação com quem ainda não conhecem e nem foram apresentados.

Com sorte e um pouco de vento a favor, haverá alguém no ambiente que conhece você e também conhece outra pessoa nova que possa ter algum interesse comum com você, e fará a ponte entre os 2. Mas na maioria das vezes isso não acontece.

Com o tempo e a prática de ir a esses eventos, talvez você acabe formando a ideia de que essas situações são um jogo no qual todo mundo está exposto às mesmas regras, que são exatamente vencer a resistência que estranhos costumam ter entre si, e encontrar interesses comuns.

No começo é difícil, e a Regra dos Pares pode ajudar bastante.

Assim como não é nada intuitiva a ideia de que todas aquelas pessoas foram reunidas ali naquela sala para conversar com quem elas ainda não conhecem, e não para estreitar os laços com quem elas já conhecem, a Regra dos Pares é ainda menos intuitiva.

Ela consiste em fazer exatamente o que evitamos fazer em ocasiões puramente sociais: ao invés de se juntar a uma roda de amigos ou ir falar com quem também está sozinho, a Regra dos Pares consiste justamente em ir se juntar a uma dupla de pessoas que já estejam conversando entre si.

Pegue um copo ou xícara de alguma coisa, respire fundo e comece: analise rapidamente o ambiente, procure um par de pessoas em cuja conversa você identifique palavras-chave do assunto profissional que os reuniu no evento e faça o impensável: junte-se a elas, apresente-se, ouça um pouco e passe a participar.

Isso funciona mal em situações sociais comuns, mas nesse tipo de evento é bem diferente, porque:

  1. Eles sabem que você está ali para encontrar pessoas com interesses profissionais em comum
  2. Assim como você, eles sabem que foram colocados naquela situação para essa mesma finalidade, e:
    • Ou eles já se conheciam e sabem que deveriam estar tentando encontrar desconhecidos, e aí você chegou para salvá-los de mais uma vez perderem a oportunidade,
    • ou eles se conheceram ali, e a sua chegada em nada prejudicará algum elo pessoal que sempre assumimos haver entre 2 pessoas que estão conversando.

Neste último caso, em que eles acabaram de se conhecer e você se juntou como um terceiro ex-desconhecido, existe mais uma chance interessante, e bem comum: um dos 2 já ter descoberto que o outro não tinha nada a lhe acrescentar, e a sua chegada significará mais uma oportunidade de ele encontrar o que procura, ou de se afastar sem grosseria.

Funciona para você também: se você notar que não foi bem recebido ou que aquele par não tinha nada de interessante a acrescentar, simplesmente diga "com licença" e se afaste, resoluto, em busca de mais um par e de uma nova tentativa.

Lembre-se que o objetivo do jogo não é fazer um novo melhor amigo, nem colecionar endereços de e-mail e cartões, mas sim identificar pessoas com interesses em comum com as quais você de fato queira estreitar relações posteriormente, ou as quais tenham algo a lhe dizer que você não ficaria sabendo de outra maneira.

Portanto, não seja mala, não grude na primeira pessoa que for simpático com você, nem avalie mal o seu sucesso: encontrar um par de pessoas com os quais a conversa flua é bom, mas o objetivo real às vezes exige falar com vários pares ao longo do evento, alguns dos quais serão menos legais que os outros.

Um efeito colateral positivo extra é que assim você vai conhecendo 2 pessoas de cada vez, e a chance de no próximo evento da mesma linha de interesse profissional haver alguém que se lembre de você e o apresente a outra pessoa que sabidamente tenha algum interesse em comum com você só aumenta ;-)

Leia também: Como se livrar de conversas chatas, em 10 lições.

3 passos simples para organizar uma semana de alto desempenho

Coloque o ano nos eixos, nos seus próximos 5 dias úteis, sem esquecer nada essencial: identifique, registre e acompanhe as suas metas mais importantes.

É fácil prever o que vai acontecer na próxima semana: você terá que dedicar tempo e alto grau de atenção a urgências, emergências e interrupções que sinalizam situações imprevistas e prioridades alheias, impostas. E é fácil prever isso porque é o que acontece todas as semanas: nossas vidas são sujeitas a isso.

Não há nada de errado com isso também: aceitamos as prioridades externas que precisamos ou desejamos aceitar.

O que não pode acontecer é permitir – sem uma boa luta – que as prioridades não planejadas impeçam os seus planos de prosseguir.

Quem está acostumado a métodos de gestão da produtividade pessoal, como GTD e ZTD, convive com ferramentas adequadas a gerenciar tarefas/pendências e compromissos. Hoje veremos algo diferente: uma ferramenta simples para acompanhar o cumprimento de metas (ou entregas, do ponto de vista do pessoal de Projetos) pessoais, em prazos curtos.

O que veremos não é nada incomum quando se trata de ações estratégicas, mas ao longo de uma semana aplicaremos os mesmos conceitos também a metas táticas e operacionais: nossas ações do dia-a-dia. Para garantir que as suas próprias prioridades, sejam escolhidas ou planejadas, tenham boa chance de não se perder na próxima semana, que é crítica, pegue papel e caneta (ou seu app preferido) e siga os 3 passos simples a seguir.

1 - Selecione 3 a 5 papeis que você desempenha na sua vida.

Cada um de nós é único, mas desempenha vários papeis: estudante, funcionário, atleta, marido, pai, voluntário, amigo, gestor, etc.

Como estamos tratando de um prazo super curto (uma semana!), temos que saber manter nosso escopo reduzido. Escolha, portanto, 3 a 5 dos seus papeis para os quais você quer dar atenção especial nessa sua semana estratégica.

2 - Identifique 2 a 4 metas para cada um dos papeis.

Uma boa meta é motivadora, alcançável, mensurável e clara: ela deve ser descrita de forma a não poder haver dúvida se ela foi ou não cumprida, e idealmente deve ser possível aferir ao longo do tempo o grau de cumprimento dela.

Não exagere na quantidade: estamos falando de um prazo de 1 semana, e e de resultados que você se esforçará para garantir que sejam completamente atingidos neste período. Não confunda ou misture com uma mera lista de ações a executar.

Quando as metas são de curtíssimo prazo (estamos tratando de 5 dias úteis!), minha opinião é de que elas são melhor descritas quando assumem o conceito de "entregas"1, familiar a quem trabalha com projetos: pode ser de fato algum produto ou artefato entregue a alguém, ou um determinado evento concluído ou superado ("relatório entregue", "reunião realizada", "matrícula efetuada", etc.).

Quem está acostumado com GTD e ZTD precisa de atenção extra neste passo, porque vai ter de abrir mão (só aqui: no passo seguinte elas voltam!) temporariamente do seu quase permanente foco em tarefas e em próxima ação, e passar a pensar puramente em termos de registrar o resultado a alcançar, as metas que conduzem a objetivos de cada um dos papeis escolhidos.

3 - Acompanhe o alcance das metas ao longo da próxima semana.

Ao terminar o passo anterior, tipicamente você terá registrado 6 a 12 metas, e é hora de colocá-las em algum local de destaque (ou na sua ferramenta de acompanhamento preferida) e começar a fazê-las andar.

Não existe regra unificada: algumas exigirão não mais do que uma ação (um telefonema indesejado, por exemplo), da qual você pode se livrar quase imediatamente. Outras vão exigir várias horas de um só dia, ou algumas horas de vários dias.

O segredo dessa técnica é manter, durante um período de poucos dias, essas metas bem presentes em todo momento que você tiver condições de escolher o que vai fazer a seguir, que é basicamente o conceito de prioridade não-emergencial: se vai iniciar uma nova tarefa, dê preferência às que são ligadas às metas.

Aqui entra a sua forma usual de execução, e o pessoal do GTD e ZTD pode soltar um suspiro de alívio: é o caso de identificar previamente as tarefas e próximas ações para cada uma das metas selecionadas, e fazer todos os registros, acompanhamentos e revisões periódicos a que estão acostumados.

Mas há um detalhe importante, especialmente para eles: as tarefas e ações precisam ter prazo definido, e seu encadeamento precisa levar ao completamento da meta nos 5 dias úteis estipulados. Isso levará a considerações especiais nas fazes de execução e de revisão.

Com isso, ao longo de uma semana em que você terá algum esforço adicional de gerenciamento das atividades, você vai ter o máximo de chance de que as suas próprias metas não sejam sufocadas pelos acontecimentos fora do seu controle.

Se uma semana não for suficiente, faça uma breve pausa e repita desde o passo 1. Ou repense mais profundamente suas estratégias de produtividade para que seus objetivos pessoais estejam permanentemente em destaque em todos os planos!

 
  1.  Muitas vezes esse tipo de meta dificulta a mensuração do grau de cumprimento durante sua execução, entretanto... estamos tratando de um prazo curtíssimo.

FolgaExtra: site calcula a melhor data para emendar férias com feriados prolongados

Uma boa ideia enviada pelo leitor Edgard Mota, autor da ferramenta: o site FolgaExtra calcula a melhor data para sair de férias e emendar com finais de semana e feriados.

Ele trata da maioria dos casos comuns: pergunta ao usuário o estado e cidade em que trabalha (para incluir feriados locais), quantos dias de férias estão disponíveis, em que período do ano ele deseja tirar as férias, e até se trabalha de segunda a sábado ou de segunda a sexta.

Se você ainda não marcou suas próximas férias e gosta de unir as férias com os feriadões1, aproveite!

 
  1.  Não é o meu caso...

O segredo de concluir é começar. O segredo de começar é dividir as tarefas em pequenas ações. Feliz 2014!

Para muitos brasileiros hoje é o início da primeira semana de trabalho do ano, enquanto para outros o bicho já está pegando desde a semana passada, e para alguns o bicho sequer parou de pegar 😃

Seja como for, é hora de ter uma série de dias de alto desempenho para lidar com todas as pendências que vão chegar na sua mesa devido às tarefas que outras pessoas fizeram andar só na virada do ano, e para iniciar o seu próprio 2014 nos eixos.

Cuidado para não deixar nada escorregar para o “Um dia/talvez” sem querer.

Lembre-se que não é hora de deixar as coisas para depois. Sejam as suas resoluções de ano novo ou o planejamento operacional para o trimestre: inicie agora, ou vai acabar ficando na lista do "Um dia/talvez".

Identifique o que precisa ser feito, divida em partes menores, encontre qual a próxima ação, e... comece!

Feliz 2014!

Emergência: como fazer a casa parecer arrumada, 5 minutos antes das visitas chegarem

Arrumar a casa rapidamente ~para receber visita~ não é o ideal, mas pode ser a solução numa situação imprevista, e produz melhores resultados se você souber em que aspectos se concentrar.

Claro que é muito mais desejável manter a casa permanentemente arrumada, ou estar disposto a expô-la a qualquer visita na forma como você de fato vive nela.

Mas às vezes a visita merece atenção especial, especialmente naqueles casos em que a primeira impressão é a que fica, ou que você se importa especialmente com a imagem que sua casa irá transmitir, mesmo que ela chegue sem avisar com a antecedência que você esperaria.

Se o cliente em potencial, a família da namorada ou outros dessa categoria vão chegar de forma inesperada e você só vai ter 5 minutos para cuidar da aparência da casa, busque todos os utensílios e produtos de limpeza e percorra os passos a seguir, em ordem:

  1. Abrir janelas e cortinas dos ambientes em que eles vão estar (geralmente entrada, lavabo e sala de estar), ou acender todas as luzes. Além de iluminar e arejar, isso vai revelar onde houver mais poeira ou qualquer tipo de sujeira visível, que você deve rapidamente remover – tanto do chão (visível – não é hora de arrastar o sofá) quanto da mobília e dos objetos. Se você tem o hábito de usar algum aromatizador de ambiente (seja vela, spray ou o que for), este é o momento, para dissipar antes da chegada.
  2. Sumir com a bagunça exposta. Atenção a tudo que estiver pendurado e ao que estiver em todas as superfícies planas: mesas, cadeiras, sofás. Não é o momento de guardar no lugar (aliás, o ideal é fazer isso continuamente!), mas sim de tirar de vista os itens que estão visivelmente fora dele. Passe pelo ambiente inteiro recolhendo, e suma com eles em uma caixa que irá para outro ambiente, e depois da visita guarde-os no local definitivo.
  3. Atenção especial para os pontos que atraem o olhar. Não deve dar tempo de limpar os vidros da janela, mas dá tempo de dar uma atenção rápida pra tela e moldura da TV e no espaço imediatamente ao seu redor, por exemplo. E na pia e espelho do lavabo, bem como a trocar/arrumar todas as toalhas.
  4. Arremate: conforme o tempo que sobrar, ligue uma música, arrume os cabelos e cuide do seu sorriso, coloque uma blusa e um calçado que não sejam "de ficar em casa", traga para a sala de estar os copos em que vai servir algo para a visita, feche as portas dos ambientes que não precisam ser vistos e tente relaxar por pelo menos um minuto, para não parecer que você estava na correria ou que a visita é causa de stress. Sorria!

E aproveite o minutinho enquanto relaxa antes da visita chegar, para refletir sobre como a sua vida doméstica poderia ser melhor se você mantivesse a casa continuamente disponível para seu próprio uso com a mesma atenção que dedica à aparência dela para quem a visita 😃

Ferramentas de lista de tarefas: como escolher a melhor, e qual eu escolhi

Depois de o Wunderlist ter me deixado na mão, tive que escolher seu sucessor para gerenciar minhas tarefas e pendências, mas antes parei para pensar nos critérios de seleção que poderiam reduzir o número de opções a considerar – e agora os compartilho.

No início de julho o app Wunderlist perdeu uma parte dos meus dados e basicamente me mandou um "te vira" por e-mail, para o caso de eu ter uma cópia local dos dados e querer recadastrá-los no sistema deles. Não, obrigado.

No artigo “Tchau, Wunderlist: perder meus dados (e nem saber dizer quais) é abuso demais” eu contei essa história, na qual o servidor deles perdeu o sincronismo com o app dos computadores dos usuários afetados e a consequência foi que eles deixaram como válido o que o servidor tinha, e não o que o app dos usuários tinha, e avisaram pros usuários afetados se virarem.

Não quer dizer que o mesmo vá acontecer com você, mas a resposta dos desenvolvedores ao incidente para mim não serve, especialmente em um app de produtividade. E não acho que eu vá fazer falta para eles, também.

Os leitores deram dicas de dezenas de ferramentas que usam e recomendam.

No mesmo artigo, eu pedi aos leitores do Efetividade sugestões de bons apps de gerenciamento de tarefas e pendências. Além de relatos de outros usuários afetados pela mesma falha e outros que não foram, recebi várias boas sugestões, misturando clássicos e novidades: Any.do, Trello, Iqtell, Omnifocus, Remember The Milk, Things, toodledo, doit.im, Podio, Nozbe, Nitro, Asana, Todoist, e até algumas pessoas que usam o Evernote também para isso.

Cheguei a considerar voltar ao puro papel e caneta, que já me serviram muito bem no passado, e que eu já estou acostumado a usar para outras tarefas de produtividade. Mas as tecnologias de sincronização e de compartilhamento me convenceram a escolher alguma ferramenta digital, e aí – antes de parar para selecionar uma entre muitas boas opções – eu parei para pensar em critérios de seleção, que quero compartilhar com vocês.

Como escolher a melhor ferramenta

No livro "Getting Things Done", que definiu originalmente o popular método GTD de produtividade pessoal, David Allen já alertava contra a opção por ferramentas excessivamente complexas.

Quero uma ferramenta de tarefas, e não "de GTD".

Se a ferramenta é "de GTD", geralmente ela já não me serve para gerenciar tarefas e pendências, especialmente porque em vários casos tende a assumir que fará mais do que isso (gerenciar compromissos, contatos, referências, oferecer uma série de listas "default", etc.) e assim acaba tendo bem mais complexidade, opções e interações do que eu gostaria para tratar de algo tão simples como uma lista de pendências.

Eu reduzi a busca a 4 critérios, que tento generalizar a seguir:

Critério 1 – O que você espera que a ferramenta faça

Não é a ferramenta que me diz o que eu tenho que fazer hoje, ou qual deve ser minha próxima tarefa. Eu pratico o ZTD (Zen to Done), e a escolha das tarefas do dia, ou da próxima tarefa, entre as pendências identificadas na ferramenta, é um processo reflexivo, que ocorre dentro da minha mente, e não na tela de algum aparelho. A ferramenta precisa ser boa, aí sim, em me mostrar as opções, ordenadas pelo critério que eu desejar.

É necessário escolher se você quer que a ferramenta só armazene e apresente a lista, ou se ela deve ser a responsável por priorizar, alertar ou de outra forma produzir ações a partir das informações armazenadas. Também é preciso saber se você quer que a informação seja estruturada de alguma forma em especial (por exemplo, correspondendo às pastas do GTD), ou se precisa permitir que você agrupe e categorize livremente as suas informações.

Quem quer compartilhar grupos de tarefas com uma equipe de trabalho precisa de considerações adicionais aqui, mas não é o meu caso.
 

Critério 2 – Em que momentos e situações você quer usá-la

É aqui que nasce a seleção entre uma ferramenta que esteja sempre com você (o que, hoje em dia, quase sempre significa rodar no smartphone), ou que seja acessada só no escritório, ou que seja compartilhada com a família, ou com a sua equipe de trabalho, ou que possa funcionar até mesmo a bordo de um submarino ou em uma expedição à Antártida.

Questões como as plataformas em que roda ou sincroniza, se oferece alguma alternativa para disponibilizar ou receber informações de quem faz parte da sua equipe mas não tem como instalar a ferramenta, a estratégia de sincronização e de compartilhamento são consideradas neste critério.
 

Critério 3 – Quanto você topa investir nisso

Não é só dinheiro: tempo e esforço também.

☞ Não deixe de considerar o valor das informações que serão armazenadas e gerenciadas, e do ganho de produtividade que você espera obter.

Se for para uso de um grupo de trabalho, multiplique, e considere também os investimentos de gestão e de disseminação da capacidade de usar bem a ferramenta.
 

Critério 4 – Que grau de acesso você espera ter aos dados armazenados

A maior parte dos usuários se satisfaz em simplesmente acessar as informações por meio da ferramenta, e não há nada de errado com isso.

Mas usuários mais avançados podem exigir ter disponibilidade de extrair os dados para providenciar seu próprio backup, por exemplo.

Ferramentas maduras geralmente permitem também exportar os dados para que eles possam ser usados em outros aplicativos, e usuários que também são programadores podem ter interesse em poder expandir as funcionalidades por meio de uma API ou outra interface que permita manipular os dados da ferramenta a partir de seus próprios programas

A ferramenta que eu escolhi

Depois da experiência traumática com o Wunderlist, eu passei a dar atenção especial ao critério 4, e limitei minha escolha a ferramentas que tivessem uma API de acesso aos dados para que eu possa extrai-los (para manipular, para backup, etc.) e inseri-los de forma automatizada, como e quando quiser. Não por coincidência, agora o próprio Wunderlist passou a ter uma opção de exportação de seus dados em um formato aberto, aliás.

Quanto ao critério 3, eu sempre fui bem flexível. Os dados que eu armazeno e a produtividade que eu ganho com as ferramentas são bem valiosos, então não me incomodo de investir tempo, esforço e dinheiro em uma ferramenta à altura.

No critério 2, eu não sou tão exigente quanto quem precisa consultar sua ferramenta enquanto pratica mergulho ou trabalha dentro de uma mina, mas tenho a demanda nascida da prática do ZTD: captura imediata de toda pendência que surge nos meus contextos normais de atividades, mesmo que seja só um lembrete de 1 palavra (ou 1 emoji! 😃) anotada em trânsito, para depois completar. Para mim, isso se satisfaz com uma ferramenta que esteja disponível no meu smartphone e sincronize com o computador.

Finalmente, quanto ao critério 1, tem algo que eu não abro mão: a ferramenta tem que funcionar imediatamente no momento em que eu preciso dela. Nada de aguardar um instantinho para sincronizar, para baixar algo do servidor, etc. Isso significa que o aplicativo dela tem que ser nativo de cada plataforma em que eu o uso, nada de webapps ou similares.

Ainda sobre o mesmo critério, eu espero que a ferramenta não fique no meu caminho. Por exemplo, se eu quiser digitar apenas uma palavra como lembrete da tarefa, para depois complementar quando chegar no escritório, não quero ter de negociar com uma ferramenta que fique insistindo para eu definir tags, prazos, prioridades. Esses campos podem estar lá, discretamente, para os casos e momentos em que eu queira usá-los (depois, no escritório), mas não podem ser obrigatórios para que a ferramenta funcione.

A ferramenta que eu escolhi, atendendo aos critérios acima, foi o Things, que funciona no meu computador e no meu smartphone. É bem possível que ela não seja uma boa escolha para você, mas com o processo seletivo descrito acima, você poderá encontrar a ideal para a sua situação, caso ainda não tenha escolhido a sua!