No sentido pessoal, o conceito de Efetividade também diz respeito a ter atitude, e isso inclui priorizar aquilo que faz diferença para os resultados que queremos alcançar, mesmo ao custo de recusar outras oportunidades (que em geral correspondem a prioridades de outras pessoas).

Cada vez mais tem ficado evidente que o século XXI exige saber definir e preservar nossos limites.

A primeira vez que tratamos por aqui sobre o assunto "dizer não" foi em 2009, com dicas sobre como fazer isso de maneira profissional, com firmeza e sem se colocar como vítima – nem no discurso, nem na prática.

Desde então, cada vez mais tem ficado evidente que o século XXI exige saber definir e preservar nossos limites, portanto voltaremos hoje ao tema, mas indo um passo além: listando atitudes que nossos avós chamariam de falta de educação, mas hoje são preservação do nosso espaço.

A geração Z já nasceu sabendo de tudo isso, mas quem nasceu no século XX possivelmente precise fazer um curso de reciclagem sobre algum desses hábitos:

1. Sair da festa quando a energia mental esgota, sem fazer uma turnê de despedidas e explicações.
2. Não responder a mensagens que chegam em horários absurdos.
3. Responder "não estou confortável com isso", sem achar que demanda explicação adicional.
4. Declinar um convite invasivo, sem propor outra data ou dar justificativa.
5. Se afastar da pessoa que te chama de egoísta quando você não se desdobra para ser conveniente.
6. Sair do grupo em que é normalizado expressar coisas que ofendem ou comprometem.
7. Ter uma existência que te satisfaz mesmo sem ser considerado útil ou oportuno pelos outros.
8. Não estar interessado em agradar quem exige algo em troca de te tratar com respeito.

Eu já sou campeão na 1 e na 6, mas tem várias em que ainda preciso praticar muito pra evoluir e internalizar.

Quais você acrescentaria a essa lista?

O artigo "Aprendendo com a geração Z: quando não basta dizer “não”" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Foram duas décadas agitadas: quando o Efetividade começou, ainda não existiam os smartphones atuais (nada de iPhone ou Android - só Blackberry e Symbian), a Netflix ainda era uma empresa de entrega de DVDs pelo correio, e transferir dinheiro ainda exigia ir ao banco, preencher um DOC e aguardar 2 dias úteis.

O mundo evoluiu bastante nessas duas décadas, e por aqui continuamos interessados em métodos, técnicas, ferramentas e atitudes que conduzem a alcançar os objetivos priorizados – ou seja, a ter efetividade!

Essa história começa em 21 de junho de 2006, uma quarta-feira em que eu cheguei em casa com uma decisão tomada: o meu blog sobre organização e produtividade pessoal ia se chamar Efetividade.

O título era a peça que faltava, e complementou aquilo que eu já vinha pensando desorganizadamente há semanas. Naquela mesma noite eu registrei o domínio efetividade.net, contratei a hospedagem do site, e escrevi os 3 primeiros artigos, pra ajudar a fixar (na minha própria mente) o tom que eu queria dar ao site:

1. Marcando páginas com Post-it Flags
2. Ampliando o poder do Palm com o Agendus
3. Google Notebook: acesso aos seus apontamentos, onde quer que você vá

Esses artigos inaugurais são tecnologicamente datados (afinal, passaram duas décadas), e só foram publicados na manhã seguinte – porque naquela época ainda demorava algum tempo entre registrar domínio e hospedagem, e poder colocar o site no ar.

Mas serviram para a finalidade inicial: me colocar na trilha do que eu queria escrever aqui no Efetividade, e que dizia respeito a ferramentas e técnicas voltadas a ter produtividade pessoal na direção que interessa, que é aquela que produz o resultado desejado.

No mesmo dia, eu escrevi uma descrição do que queria atingir com o site, e começava com a definição trazida do dicionário, que servia para diferenciar dos conceitos de eficácia e de eficiência:

Efetividade, s. f. Qualidade do que atinge os seus objetivos estratégicos, institucionais, de formação de imagem etc. (Houaiss)

Agenda em dia e caixa de entrada vazia! Mais produtividade com pouco esforço. Eficiência e eficácia não bastam: como ser bem mais efetivo aplicando dicas e truques simples.

Este não é um site de auto-ajuda! É um blog pessoal dedicado à busca da efetividade com ferramentas e técnicas ao alcance de todos.

Naquela época eu já era Administrador, ainda era pós-graduando em Gerenciamento de Projetos, trabalhava como gestor de TI, e praticava métodos que hoje deixei para trás, como o GTD e o Inbox Zero. Mesmo assim, muito do que escrevi nos primeiros anos do site ainda se aplica a hoje, e é impressionante quanta gente fala do post sobre os mosquetões no porta-malas, quando me procura para falar sobre o site.

O ímpeto para publicar no site durou 10 anos, em que eu postava vários artigos por semana, frequentemente atualizando todos os dias. Bastante coisa mudou ao longo desse período, incluindo a dominância das redes sociais, com o Twitter e, principalmente, o Facebook ocupando o espaço que antes era dos blogs.

Mas eu tinha o que dizer, e o Efetividade era o meu canal. Até que um dia, em 2016, logo após chegar à marca de 1000 artigos publicados por aqui, eu notei que já tinha dito o que queria dizer, e suspendi as publicações, antes que começasse a me repetir.

Esse hiato durou quase 10 anos, até que a chave virou novamente: eu notei que voltei a ter o que dizer, sem me repetir.

Bastante coisa mudou nesse período: eu completei 35 anos de carreira profissional (atualmente na área de gestão estratégica), busquei me especializar também em gestão de crises, e recebi um diagnóstico de neurodiversidade.

Nesse meio tempo, também troquei o GTD pelo ZTD, passei a acreditar que a caixa de entrada vazia é uma boa consequência ocasional de uma vida organizada (mas não serve como meta diária, porque é um resultado que depende dos outros), e passei pela evolução de ferramental que duas décadas provocam – afinal, quando o site começou, eu ainda usava um Palm em um bolso e um celular tijorola no outro.

Todos esses elementos estão presentes influenciando as pautas desta nova fase do Efetividade, e você está convidado para comemorar comigo essas duas décadas desde que tive essa ideia que só me trouxe alegria e satisfação.

O artigo "20 anos de Efetividade" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Descobrir o ponto exato de atrito em uma tarefa indesejada é uma estratégia eficaz para evitar a procrastinação e recuperar o controle da sua rotina. Ao identificar – e remover, ou suavizar – o componente específico que gera rejeição, você simplifica todo o camninho crítico do processo.

Aplicar essa desconstrução estratégica permite substituir por leveza vários bloqueios mentais¹, ampliar a capacidade de realização e destravar novos níveis de produtividade a serviço do que nos interessa.

A ideia central é parar de evitar a tarefa inteira e focar em um fracionamento investigativo do esforço, vendo-o como uma série de etapas consecutivas – mas não pelos mesmos motivos que estamos acostumados a ver fundamentar esse fracionamento, que é uma dica comum de guias de produtividade (que geralmente o apresentam com foco em tornar mais objetivo o planejamento de tarefas complexas).

Dividir a tarefa indesejada em etapas menores permite identificar – e talvez afastar – o passo que você realmente detesta.

No caso de hoje, esse tradicional conselho de dividir para conquistar vem com um novo objetivo: encontrar qual etapa do procedimento é a responsável pela nossa rejeição, e verificar se é possível afastá-la, sem abrir mão do resultado pretendido. A ideia é que, ao mapear cada fase de uma obrigação, você perceba se o seu bloqueio não é com o todo, mas com um passo ou detalhe específicos.

Eu encontrei pela primeira vez esse enfoque diferenciado em um comentário de /u/namastemeanshello no Reddit, que exemplificava com uma experiência própria: a descoberta de que não detestava cozinhar, mas apenas odiava cortar e picar ingredientes. Perceber isso permitiu comprar um processador de legumes, que se encarrega da tarefa indesejada, e o restante passou a ser prazeroso.

Nem sempre é assim: alguns passos indesejados são inafastáveis, e algumas tarefas são integralmente indesejadas. Mas onde há aplicabilidade, há oportunidade de avanço, bastando focalizar com precisão cirúrgica a energia da nossa rejeição, e avaliar se o esforço e custo de uma revisão da tarefa compensam. Se sim, ao suavizar o pior momento da jornada, a resistência psicológica cai e todo o resto flui naturalmente.

Se você tornar o passo mais difícil um pouco mais acessível, todo o restante do processo parecerá mais simples.

Para aplicar essa tática, os requisitos essenciais são o desapego a métodos tradicionais (o famoso “sempre foi assim”) e a disposição para buscar ferramentas auxiliares. A preparação exige uma autoanálise honesta e se permitir criatividade na remoção ativa do gargalo.

Dependendo da natureza da atividade, os benefícios colhidos vão muito além da conclusão daquela tarefa isolada, pois o resgate de contextos antes evitados permite passar a explorar outras situações conexas que não alcançávamos porque essa rejeição bloqueava o primeiro passo do caminho.

Em suma, isolar e conseguir superar o passo que você detesta é um caminho para destravar todo um fluxo e consolidar uma nova rotina efetiva. Eu pratico, e recomendo.

O artigo "Uma razão a mais para dividir os grandes esforços em tarefas menores" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Ao longo da minha carreira, venho encontrando vários e várias profissionais que são exemplos de domínio da situação ao seu redor e, mesmo com formas às vezes profundamente diferenciadas de exercer essa postura, evitam se transformar em gargalos, se mantêm mentalmente regulados durante os momentos de pressão, e estão sempre prontos para fazer frente a cada fato novo que surge.

Não há uma receita unificada para replicar esse tipo de atitude, mas eu identifiquei cinco hábitos que esses e essas profissionais tem em comum, e que contribuem para projetar uma postura confiante que permite à equipe tratar cada situação adequadamente, sem transformar tudo em emergências.

Veremos, a seguir, cada um desses traços.

1. Profissionais que identificam e classificam os riscos.

Nem toda situação emergente merece ser priorizada, por mais que tenha sido trazida ao seu conhecimento como se fosse uma crise.

É necessário identificar: quais têm potencial de dano estratégico, ou à segurança das pessoas? Quais são reversíveis? Quais podemos aguardar para ver o desenrolar ou saber mais? Em que ordem precisamos ter as soluções?

As decisões táticas e estratégicas emergem dessa análise, continuamente atualizada conforme o desenrolar das situações.

2. Profissionais que reservam tempo para pensar e se comunicar.

Falhar nesse hábito equivale a transformar o dia inteiro em uma sequência de reações a emergências criadas pelas prioridades dos outros.

Ser acessível ao longo de todo o dia (mesmo que não continuamente), ter tempo de analisar o fluxo de informações, e responder pontualmente, são necessidades de profissionais em todos os níveis, mas conforme a carreira do profissional avança, manter os canais em funcionamento já não basta.

Ao adquirir responsabilidade por tomada de decisão, se destaca positivamente quem não apenas mantém seus canais em funcionamento, mas também faz uso do seu prazo de análise para pensar à frente, compor cenários, comparar alternativas, integrar com outras informações, adicionar novos dados à análise técnica dos demais profissionais ao redor.

A alternativa a isso equivale a recusar, sem fazer triagem, informações valiosas e que permitiriam ajustes oportunos ou mesmo novas decisões sob sua responsabilidade.

3. Profissionais que eliminam o trabalho que não é essencial.

Eliminar é uma palavra forte, mas é a que cabe: não se trata de deixar para depois, nem de reduzir a prioridade, e muito menos de tentar equilibrar. Trata-se de decidir o que não será feito, para atender a outra coisa mais valiosa ou necessária, que demanda o mesmo recurso ou a mesma atenção.

Profissionais que tentam abraçar o mundo sobrecarregam a si e a quem está ao redor, e não há outro escape que não seja exercer a responsabilidade de escolher o que não fazer.

Parece óbvio, e parece que deveria ser o primeiro item da lista, porém é algo que poucos dominam, e funciona melhor quando há uma visão sólida sobre os riscos envolvidos (item 1), e os canais de comunicação estão em dia (item 2).

O foco é se concentrar no que faz diferença, e colocar isso em prática envolve assumir a responsabilidade por escolher o que realmente tem impacto sobre o resultado, e sua consequência: o que exige (e o que merece) o envolvimento da equipe, das lideranças, e a aplicação de recursos.

4. Profissionais que são um escudo das equipes ao seu redor.

As pressões organizacionais chegam de todos os lados, e não falta quem queira apenas transferi-las para algum outro nível organizacional, evitando as responsabilidades que gerem esforço adicional ou a possibilidade de "levar a culpa".

Profissionais que me inspiram estão dispostos a absorver essa pressão, convertendo a energia caótica do ambiente de negócio em ajustes pontuais de prioridades, a serem claramente transmitidos, sem transformar cada contratempo em um incêndio de grandes proporções.

O profissional que prioriza manter-se longe da possibilidade de levar a culpa não inspira ninguém; já quem está disposto a proteger os demais do caos inspira espontaneamente.

5. Profissionais que transferem autonomia ao delegar.

Profissionais que me inspiram desejam sinceramente desenvolver um sistema que funcione bem, mesmo na sua ausência.

Por definição, quem delega sempre retém responsabilidade sobre o resultado, – mas o resultado e o esforço tendem a ser melhores para todos se a delegação indicar com clareza os requisitos e expectativas, e permita que quem recebeu o trabalho possa tomar as decisões sobre a execução – ou seja, funciona melhor quando se delega decisões, e não apenas esforço.

Transferir esforço sem apresentar os requisitos e expectativas não é delegação, é pegadinha de gincana.

Genericamente falando, delegar apenas execução se transforma em microgerenciamento, e delegar sem deixar claros os requisitos e expectativas é pegadinha de gincana. E, nesses 2 casos adversos (mas frequentes), o gestor que delegou continuará a ser um gargalo, porque as decisões operacionais continuarão a passar por ele, seja durante a execução, ou depois, ao ter que refazer porque os requisitos não-expressos não foram atendidos.

Em conclusão

Em suma, os profissionais que me inspiram mantém-se imunes ao caos do ambiente porque:

• não fogem de fazer escolhas (e aplicam bons critérios ao fazê-las)
• merecem a confiança das equipes ao seu redor
• criam um sistema eficaz de comunicações e análise

Essas características, que permitem dar atenção ao que merece (ou exige), ficam mais valiosas para a organização conforme a carreira se desenvolve, mas são bons alvos para profissionais em todos os níveis.

Profissionais sobrecarregados tentam fazer tudo. Profissionais focados sabem o que descontinuar.

Para desenvolver o seu próprio mecanismo de regulação mental sob pressão, é necessário estar disposto a abandonar o microgerenciamento (de si e dos outros!) e focar na construção de um sistema de comunicação e análise que permita priorizar os estímulos, focar na situação de cada momento, e sempre manter o alinhamento aos objetivos.

Isso é sempre mais fácil de descrever do que de realizar na prática, mas acontece na vida real – e merece ser perseguido.

O artigo "Como evitar que seu dia a dia seja uma sucessão de emergências" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Agir estrategicamente demanda fazer continuamente as escolhas mais diretamente conectadas a nossos objetivos, e alguns atalhos mentais podem ajudam a sempre identificar objetivamente qual problema estamos tentando resolver, e aí fazer a triagem entre o que nos ajuda a resolvê-los, e o que é mero ruído.

As três diretrizes a seguir foram filtradas a partir da literatura de Administração e de áreas correlatas, e merecem ser incluídas nas suas revisões periódicas e priorizações:

1. Lei de Hick: Reduzir o número de opções permite decidir mais rápido e evita o cansaço mental crônico. Quando o cérebro é bombardeado por muitas alternativas, ocorre a paralisia por análise, o que atrasa respostas e consome energia útil desnecessariamente. Formulada pelos psicólogos William Edmund Hick e Ray Hyman em um estudo científico sobre cognição, publicado inicialmente em 1952.
2. Princípio de Pareto: Foque nos 20% de ações essenciais que geram 80% dos seus resultados reais. Identificar essa parcela essencial permite otimizar o uso do tempo e dos recursos, eliminando o desgaste causado por se concentrar nas tarefas menos valiosas. Criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1896, após analisar a distribuição de riqueza e terras na Itália.
3. Lei de Kettering: Descreva seus problemas com clareza e especificidade; um desafio bem definido e compreendido em seus detalhes já está metade resolvido. Articular precisamente o obstáculo direciona o cérebro para as soluções viáveis, num resultado que também é compartilhado por quem sabe elaborar boas perguntas. Defendida pelo inventor Charles Kettering, que liderou a área de inovação e pesquisa da General Motors.

Neste século 21 de contínuo excesso de estímulos e demandas, o ato de priorizar exige desapego e intencionalidade, para afastar o que é irrelevante no cotidiano. O esforço envolve mapear seus gargalos produtivos, cortar o excesso de opções burocráticas e isolar as atividades críticas para o resultado, permitindo direcionar o foco ao que produz impacto real.

Esse ganho não nasce de fazer mais coisas ao mesmo tempo, mas de eliminar antecipadamente os passos e opções desnecessários.

Para começar a adotar, você pode investigar analiticamente a sua rotina, documentando por escrito os obstáculos e objetivos, para então definir alvos e prioridades, sem deixar que sejam ditados por demandas externas emergentes.

Eu pratico (em 2008 eu já escrevia sobre Pareto por aqui), e os benefícios que eu percebo incluem clareza mental, tomadas de decisão mais objetivas, e menos oportunidade para a desmotivação causada por ações desalinhadas.

O artigo "Mais rendimento, menos stress: três princípios para retomar o controle da sua rotina" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Ao reduzir o atrito mental necessário ao que é rotina, você recupera a clareza e o foco necessários para tomar decisões que produzem valor real em sua vida.

O século 21 nos expõe diretamente ao cansaço cognitivo crônico, fazendo com que o esforço de eliminar da rotina as pequenas decisões que não agregam valor seja uma forma valiosa de economizar energia mental para focá-la no que realmente importa.

A fadiga de decisão é real: cada pequena escolha que você faz ao longo do dia consome uma parte da sua energia mental limitada.

A ideia central é tornar default, ou sujeitas a regras pré-selecionadas, algumas decisões repetitivas do cotidiano – mas mantendo espaço para a flexibilidade e para as variações demandadas pela criatividade e pelas mudanças.

O mecanismo se baseia em mapear as microdecisões exaustivas do seu dia a dia e criar regras básicas para chegar diretamente à resposta, sem repetir diariamente um mesmo esforço cognitivo.

Isso envolve antecipar, ou definir um critério objetivo, tanto para as escolhas referentes a hábitos corriqueiros, como a escolha de roupas e refeições, quanto aquelas que dizem respeito a situações mais complexas mas que se repetem nas suas atividades ou interações.

Quando você reduz decisões irrelevantes, libera mais energia para criar, inovar e resolver problemas complexos.

O requisito principal é a disciplina para manter esses novos sistemas de automação pessoal. Para se preparar, você deve analisar sua rotina diária, identificar os gargalos de hesitação, definir previamente como fará suas escolhas e preparar o contexto necessário a elas – afinal, não adianta definir uma regra sobre roupas ou sobre refeições da semana inteira se você não planejar como viabilizar a disponibilidade dessas roupas ou refeições a cada dia.

Os benefícios incluem uma atitude que permanece disposta a tomar decisões relevantes por mais horas a cada dia, sem a fadiga decisória que hoje começa a ser gasta já na hora de escolher qual roupa usar, ou definir qual vai ser a refeição.

Economizando a energia mental nas decisões pequenas, sobra mais para decidir sobre o que realmente importa para nós.

O artigo "Simplificar para vencer: Ganhe energia reduzindo as decisões evitáveis" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Um método de produtividade pessoal que para de funcionar acaba virando um obstáculo também à motivação, e assim impede duplamente os resultados. Diagnosticar falhas na rotina afasta o desperdício de energia e devolve o controle sobre o seu tempo, recuperando a sensação de progresso.

Para identificar falhas sistêmicas no seu método de produtividade e de organização, fique atento à presença de quatro sintomas comuns:

1. Trabalho reativo: Ao invés de agir em direção a oportunidades estratégicas, ficamos sempre sujeitos a urgências alheias, por falta de agendamento confiável e de planejamento.
2. Procrastinação crônica: Adiar e atrasar constantemente as entregas, seja por falta de motivação, ou por métodos de execução falhos.
3. Trabalho improdutivo: Completar tarefas por mera obrigação, sem gerar valor real (“pra inglês ver”, diz a sabedoria popular), acelerando sem sair do lugar, por falta de alinhamento entre o esforço previsto e o objetivo pretendido.
4. Esgotamento/Burnout: Sintoma que vai além da mera desmotivação, geralmente associado a não identificar alinhamento entre as ações organizacionais e os objetivos que são divulgados.

Se esses 4 sintomas estiverem presentes, e você tiver autonomia para definir sua rotina de trabalho, é hora de rever procedimentos.

Ficar preso no modo reativo significa estar à mercê das necessidades dos outros e de falsas urgências do cotidiano.

Nosso foco hoje é apenas o diagnóstico mas, genericamente falando, para dar fim à correria inútil e começar a resgatar a motivação diária, o ideal é afastar critérios rígidos que exigem tarefas adequadas a uma realidade que não corresponde ao seu dia a dia, e definir (e aprovar!) uma nova rotina, mais fluida e focada na sua realidade prática.

Pessoalmente prefiro e pratico o ZTD, mas não existe uma resposta certa unificada, e você precisará escolher a partir dos requisitos e disponibilidades da sua situação prática.

O artigo "Os quatro sintomas de um sistema de produtividade que parou de funcionar" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Os profissionais que mais inspiram a minha carreira não são aqueles que vivem no limite do esgotamento pela correria contínua. Pelo contrário, são aqueles que rejeitam valorizar o movimento inútil, dominam a arte de selecionar prioridades, e consistentemente realizam a entrega certa, no prazo combinado, satisfazendo o cliente, sem improvisos nem enrolação.

Manter um ceticismo saudável quanto ao mito corporativo da pressa permanente, baseada em emergências diárias, permite transformar a rotina – agindo nas entregas que realmente produzem avanços – e progredir pela consistência dos bons resultados, deixando para trás a abordagem dos trancos e barrancos.

Adotar uma postura calma e intencional combina com o meu temperamento, e é o caminho que eu prefiro para alcançar a eficácia e a satisfação dos clientes, minimizando o esgotamento.

O excesso de ação também pode travar o seu desempenho, da mesma forma que a falta dela.

Compreender que produzir bem também significa posicionar-se de modo a poder selecionar estrategicamente suas batalhas permite entregar resultados superiores, porque concentra esforços naquilo que aproxima dos objetivos.

Nem sempre dá para contornar totalmente o atoleiro das tarefas nascidas do foco reativo às emergências de cada dia, mas há profissionais que conseguem desenvolver o hábito de ficar nessa situação apenas pelo mínimo inevitável de tempo.

Eles e elas compartilham algumas características que merecem ser cultivadas na sua equipe:

1. Calma e consistência: São profissionais que ostensivamente não têm pressa, nem demandam pressa, que não seja relacionada a prazos reais. Agem de forma mais coordenada, com avanços planejados, sem performances artísticas de correria.
2. Foco laser: Concentram-se profundamente na execução e no alinhamento entre entregas e objetivos. Sabem exatamente onde vale a pena chegar, sem confundir “mostrar serviço” com progresso real.
3. Capacidade de priorizar: Dominam a arte de dizer não, se comprometem com suas escolhas, e autorizam suas equipes a fazerem triagem. Sabem escolher o que deve ser feito e o que deixar de lado.
4. Atenção aos riscos: Sem lugar para o otimismo desmedido, nem associação a “dar azar”. Cada risco mapeado é avaliado quanto a probabilidade e impacto, e tratado para evitar que se transforme em urgência imprevista caso venha a se materializar.
5. Preferência pela qualidade: Priorizam menos volume de entregas e mais profundidade, preferindo se comprometer com menos coisas, porém com qualidade perceptivelmente melhor.

Para desenvolver essa mentalidade, é necessário acionar mecanismos conscientes de desaceleração, restringindo o impulso de reagir instantaneamente a todos os estímulos.

Valorizar e cultivar a paciência inclui associar a satisfação ao valor e pontualidade da entrega, e não ao esforço e à correria, blindando a equipe contra cobranças imediatistas que destroem a capacidade de desenvolver soluções sólidas.

Esse processo exige firmeza e maturidade para conviver com a cultura corporativa do século XXI, que no curto prazo tende a valorizar a performance de correria e as respostas imediatas, ainda que erradas. Fica mais fácil quando se conhece profundamente as demandas reais e a forma como se conectam às expectativas dos clientes.

Ao desacelerar de forma intencional, você não fará menos entregas: fará as entregas certas, e elas serão de qualidade superior.

O artigo "Os profissionais que mais me inspiram agem sem pressa – e previnem as urgências" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

O desapego prático a itens que estão fora do lugar, ou não são mais necessários na sua vida, transforma o espaço físico e também renova a forma como você interage e se sente nos ambientes, porque temos a tendência interna a perceber a desorganização do ambiente como "tarefas inacabadas".

Se uma reorganização profunda da casa parece um objetivo fora do alcance, que tal fazer hoje mesmo uma ronda pelos ambientes, atuando nos alvos mais diretos e visíveis?

Além do ganho imediato de organização e leveza, você também vai liberar o espaço que permitirá uma próxima reorganização, mais completa e ampla, já com o desapego devidamente exercitado.

Também tem a vantagem de gerar doações de itens que ainda podem ser úteis para outras pessoas, ou reciclagem de materiais hoje imobilizados sem gerar qualquer utilidade.

Desapegar dos cacarecos e dar fim do acúmulo transforma os espaços e afasta vários componentes do stress.

O processo consiste em avaliar cada cômodo criteriosamente, removendo tudo o que não tem sintonia entre o espaço que ocupa e o seu valor ou utilidade, ou atrasa a sua rotina.

As regras gerais são simples, mas fazem toda a diferença:

1. Sem entra-e-sai: Ao chegar em cada um dos ambientes, prepare-se para permanecer nele até concluir o que tinha a fazer por lá. Ficar transitando prejudica o objetivo. Lembre-se de acumular perto da porta os itens que depois precisará levar para outros locais, agrupando-os conforme o destino pretendido.
2. Suprimentos básicos: leve uma caixa para armazenar os itens que pretende doar, um ou mais sacos de lixo, espanador e pá, e material para anotar as ideias que vão surgir, inclusive sobre itens de organização que você pode obter depois, e servirão para tornar mais visível e acessível aquilo que hoje ainda precisou ficar empilhado.
3. Triagem em 3 categorias: separe a bagunça em 3 grupos: o que claramente pode ser descartado, o que você sabe que precisa ser preservado, e o que demanda uma análise posterior. Dê imediatamente o destino definitivo aos dois primeiros grupos, e armazene temporariamente em uma caixa, fora do caminho, o terceiro, anotando a data na própria caixa, após fechá-la. Se daqui a um ano ela ainda estiver lá, você saberá que nenhum daqueles itens foi necessário ao longo de um ano inteiro, e ficará bem mais fácil decidir descartá-lo
4. Livre-se com cuidado, mas sem dó: itens quebrados, estragados ou sem conserto prático, e itens perigosos (como alimentos e medicamentos vencidos ou com embalagem violada).

Se não souber o que fazer em cada cômodo, aqui estão 6 dicas de como começar, que eu uso na prática e confirmo que permitem encontrar várias outras oportunidades de melhoria:

• Cozinha: Revise pratos, copos, talheres, potes e panelas, mantendo ao alcance o que usa de verdade, tirando do caminho os raramente usados, e se livrando dos inservíveis, incluindo as tampas sem utensílio e os potes sem tampa. Descarte imediatamente todos os alimentos fora da validade. Incluindo aquele tempero que venceu em 2014!
• Banheiro: Verifique a validade de cosméticos e remédios, descartando os vencidos e doando itens sem uso recente. Anote para repor os itens que estão há meses no finalzinho da caixa, e que você tem evitado usar para não acabar.
• Sala: Esse ambiente precisa muito mais de espaço do que de objetos. Reavalie eletrônicos, livros e enfeites; quando você usou? Qual a perspectiva realista de vir a usar? Não se apegue a itens cuja utilidade é ilusória.

  Manter apenas o essencial sobre a mesa de trabalho reduz as distrações visuais e gera um ganho imediato de conforto.

  4. Escritório: Os papeis, pecinhas e suprimentos se acumulam nas superfícies planas, gavetas e nichos. Faça a triagem desapegadamente, sem se prender a cenários improváveis em que aquele objeto sem dono nem lugar certo ganhe uma nova utilidade súbita.
  5. Área de serviço: Cheque a validade de produtos de limpeza, descarte utensílios quebrados, livre-se de acessórios e suprimentos de itens que não estão mais em uso, e deixe ao alcance os itens que você usa com mais frequência, exceto se forem perigosos para outros habitantes da casa.
  6. Armários e gavetas: Esvazie cada uma separadamente, avalie a utilidade real de cada item, e devolva para a mesma prateleira ou gaveta o que for ser mantido, antes de passar para a próxima. Mover itens entre gavetas e prateleiras diferentes traz um resultado superior, mas raramente é compatível com uma reorganização rápida – e se beneficia de um retorno posterior, quando já haverá mais espaço disponível após os descartes ou doações.

Se você não tiver como fazer isso em vários ambientes em um mesmo dia, comece hoje pelo mais precário ou que mais produz stress, e deixe o resultado motivá-lo para repetir a operação outro dia, com desapego crescente, nos demais cômodos.

O artigo "Menos bagunça, mais espaço: 4 dicas para organizar sua casa hoje mesmo" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.

Faz muito tempo que eu queria, já tentei muitas vezes, este ano encontrei uma solução, e me sinto vivendo no futuro.

Agora, quando aperto um botão na tela de travamento do celular, ele faz o resto sozinho: abre o gravador de voz, me ouve, transcreve, cria como uma tarefa na minha agenda, e fecha – tudo sozinho, sem eu precisar olhar para a tela nenhuma vez após pressionar o botão inicial.

É só isso, e é tudo isso: basicamente eu só aperto o botão inicial na tela, o resto é tudo voz, sem precisar apertar ok, confirma, fechar. Ou seja: não perco a ideia, mas posso continuar com o exercício (ou com os olhos fechados, se for em situação de pré-sono).

❤️‍🔥 Amei, e uso direto, desde então. Às vezes chego de um passeio, ou acordo pela manhã, e tenho meia dúzia de ideias registradas desse jeito, que eu ditei e esqueci, mas permanecem prontinhas para serem recuperadas, na caixa de entrada do Todoist (mas poderia ser outra caixa de entrada qualquer, até do e-mail).

Mas por que?

Você já passou pela situação de estar com uma ideia importante ou uma lembrança fugaz na cabeça, sem ter como anotar, e entrando em crise por ter quase certeza de que vai esquecer antes de poder registrar?

A minha mente funciona com picos de criatividade e, se eu não anoto na hora, perco boa parte. Por isso, ando com bloco e caneta no bolso, e tenho mil esquemas de organização para capturar e processar essas ideias que vão surgindo (o link é do meu blog pessoal, um post de quando o Efetividade estava em pausa).

Essa é uma solução que eu busco há anos, e várias alternativas chegavam perto, mas sempre faltava algum fator importante – agora não falta mais.

Mas tem várias situações em que o bloquinho não serve: quando estou pedalando, dirigindo¹, com a luz apagada etc.

Este ano, eu finalmente encontrei uma solução que me atende bem, e vou compartilhar com vocês. Mas antes, faço um alerta: este post não é tutorial de configuração, porque esses apps estão evoluindo rapidamente, e daqui a 3 meses tudo já vai ter mudado de novo. Mostrarei o que fiz, para que você possa adequar à realidade da sua plataforma, no momento em que for tentar, ok?

Ditar sem olhar para a tela, e receber como texto na caixa de entrada

Compartilhei acima um link para a descrição do meu processo de captura e processamento desse tipo de registro, mas o resumo é: eu me esforço para fazer tudo ir para uma mesma caixa de entrada, que eu sei que irei processar oportunamente – assim, aquilo que eu capturei e já esqueci será relembrado no momento do processamento.

Os casos em que a captura pelos meios usuais não me atendiam são aqueles em que interagir com papel ou tela é inadequado: luz apagada, fazendo exercício etc. A questão da luz apagada é especialmente interessante, porque a tela do celular é iluminada e resolve a situação, naturalmente – mas interagir com a tela, se eu já estava tentando dormir, me acorda totalmente, então eu faço o possível para evitar, e durmo melhor, há anos.

Até recentemente, eu não encontrava solução que me agradassem, mas várias chegavam perto. Este ano eu procurei de novo, e encontrei duas, que me atenderam bem - uma delas é mais fácil de configurar, e a outra me atende melhor.

Eu as descreverei a seguir, mas já antecipo: ambas colocam um botão na tela de travamento do celular, que ativa a gravação da minha voz, a transcrição para texto e o envio para uma caixa de entrada (do e-mail ou do Todoist), sendo que (em uma das duas, ao menos), após o toque inicial no botão da tela, eu não preciso mais olhar para o celular, nem tocar em nada - é uma sequência automática.

As duas soluções são específicas do celular que eu uso, mas acredito que você encontrará similares (ou até superiores) para outras plataformas que prefira, e até para smartwatches.

A solução mais fácil de ativar, e que atendeu quase 100%

A primeira solução que eu testei, e cheguei a usar, parcialmente satisfeito, por algum tempo, foi um app chamado Braintoss.

Tem para iOS e Android, e a especialidade dele é exatamente o que eu precisava: capturar ideias (inclusive por voz) e enviá-las para uma caixa de entrada.

É fácil configurá-lo para enviar tudo para o seu e-mail, e a mensagem de e-mail conterá tanto a transcrição de texto, quanto a gravação do áudio. Resolve 100% essa parte da minha questão – e a interface básica ser por e-mail ajuda até mesmo a quem prefere adicionar a aplicativos como o Todoist, que pode ser configurado para receber tarefas por e-mail.

Ele também oferece, ao menos no iPhone (mas imagino no Android também) o recurso de Widgets, que é o que permite (entre outras coisas) configurar um botão na tela de travamento que o ativa.

O mais importante: entre uma grande variedade de opções básicas e avançadas, o Braintoss pode ser configurado² para, ao abrir, já entrar diretamente no modo de captura de áudio e envio da transcrição para a caixa de entrada, sem ter que selecionar mais nada.

Onde ficou devendo: encerrar a gravação demanda pressionar um botão na tela, ou seja, olhar para a tela mais uma vez, interagir com ela, dar atenção expressa à interação com o aparelho. Não é tão grave assim, mas estava fora da minha especificação.

Um detalhe prático: no meu teste inicial, o GMail considerou as mensagens do Braintoss como spam, a princípio. É fácil resolver isso (no próprio GMail), mas se você for testar e achar que as mensagens não estão chegando, confira o spam!

A solução mais trabalhosa, e que eu preferi

A solução que eu uso hoje é bem similar ao modelo acima, do Braintoss, mas não envolveu instalar nenhum app (fora o Todoist, que eu já tinha – e poderia ser substituído por outro). Mas ela é mais para usuários avançados, e é específica para o iPhone e seus primos (mas certamente há procedimento similar nas demais plataformas).

Trata-se da definição de um atalho, que é como a Apple chama uma parte dos scripts de automação da sua geração atual, gerenciados pela ferramenta Atalhos do seu celular ou outro aparelho compatível. Definir atalhos não é das tarefas preferidas de muita gente, mas no nosso caso de hoje, o atalho em si é bem simples: só duas ações.

O atalho se chama Memo Noturno, devido ao meu principal uso: as ideias ou lembranças que tenho já com a luz apagada, para as quais eu, ao mesmo tempo:

• quero tirar da cabeça o quanto antes, para pensar nelas de novo só depois de acordar
• quero registrar em algum lugar sem fazer interações que me tiram o sono, como interagir com a tela, ou acender a luz para escrever num papel.

Esse é o atalho Memo Noturno, completo:

Note que são só duas ações:

1. Ditar texto: Ação do iOS. Opções: em português, parando automaticamente ao detectar que parei de falar ("após pausa")
2. Adicionar a uma entrada: Ação do Todoist. Opções: usar o texto ditado (recebido da ação anterior), gravar na caixa de entrada, com a descrição (subtítulo) Memo Noturno, data de vencimento "hoje", prioridade 4.

É isso. Quando iniciada, essa ação liga o microfone e coloca um quadro na tela onde mostra, ao vivo, a transcrição do que eu vou falando (caso eu quisesse olhar, mas nem quero!). Quando eu paro de falar, o quadro some sozinho da tela, e a transcrição é entregue ao app Todoist, que a armazena colocando a transcrição como título da tarefa, e usa os demais parâmetros que eu escolhi, sem mostrar nada mais na tela³.

Assim como o Braintoss, o aplicativo Atalhos (que faz parte do iOS) tem widgets, então é igualmente fácil incluir um botão para ele na tela de bloqueio, e a partir daí é só usar. No meu caso, funcionou de primeira, zero fricção.

Indo além

Como dito, apresentei as duas alternativas que me atenderam, mas certamente há outras, e se você estiver lendo este texto daqui a 3 meses, esse cenário já terá mudado de novo.

Mas mesmo nas duas alternativas acima, há como ir além, e vou sugerir algumas oportunidades adicionais para você pensar:

1. Aproveitar os recursos de acessibilidade: o celular tem opções de definir reações a ações físicas (por exemplo, dar 3 petelecos na parte de trás do aparelho), e você pode usar esse recurso como forma de acionar a solução, também.
2. Configurar botão de ação: alguns modelos de celular tem um botão de ação, físico, geralmente na lateral, que pode ser configurado para o que o usuário quiser - inclusive acionar essa solução.
3. Transportar para o computador ou para um smartwatch: no caso da solução via Atalhos (ou simular), seria possível ter uma versão dela adequada a dar o comando e captar a voz usando outros aparelhos que não sejam o seu celular, se isso for mais adequado ao seu caso de uso - atletas, por exemplo, preferirão o smartwatch.

No meu caso, eu estou satisfeito com a solução atual, mas provavelmente ainda farei uso das expansões acima, para poder reduzir a zero o número de vezes que eu olho para a tela nesse procedimento.

E vale sublinhar: esse tipo de solução também é, propriamente falando, um recurso de acessibilidade. Se você conhece alguém com dificuldade de interagir por meio de digitação ou de ver a tela, compartilhe a dica e ofereça apoio!

O artigo "Anotações no celular sem ter que olhar pra tela – para e-mail, Todoist e apps" foi originalmente publicado no site Efetividade, de Augusto Campos.