Admito que o uso de arquivos TXT não é uma opção com grande apelo junto a usuários finais, mas usuários com aptidão tecnológica (programadores, DBAs, administradores de sistemas e similares) frequentemente recorrem a este expediente devido a algumas vantagens inerentes.

E as vantagens são variadas: pesquisável, portável, leve, fácil de ler e de manipular. Duas delas me atraem de forma mais destacada: arquivos TXT têm a vantagem da compatibilidade simultânea com múltiplas plataformas e de não ficarem obsoletos devido à evolução dos aplicativos.

Quem já encontrou um arquivo de dados feito há poucos anos e não conseguiu acessá-lo porque a versão do software que o criou não está mais disponível conhece bem este drama da obsolescência.

Por outro lado, pequenas diferenças entre as plataformas podem dificultar a compatibilidade até mesmo dos arquivos TXT, embora os editores de texto mais robustos reconheçam e tratem indistintamente os arquivos gerados com as convenções de codificação e de terminação de linha adotadas pelo Unix, Windows e Mac.

O uso de um bom editor de texto é recomendado, portanto, mas o todo.txt conta com aplicativos (no Terminal do OS X e do Linux – ou do Windows com o Cygwin –, no Android e no iPhone) que permitem usá-lo de forma plena sem chegar a precisar editar o arquivo em si.

Todo.txt, nascido no Terminal e criado nas linhas de comando

O gerenciador de tarefas todo.txt surgiu em 2006 como um script Bash (para Linux, Mac e outros sistemas compatíveis) que tinha a proposta de ser capaz de gerenciar tarefas e pendências armazenando-as em um arquivo TXT unificado e que também pudesse ser lido e editado pelo usuário, se desejasse, em seu editor favorito.

Por gerenciar as tarefas e pendências, entenda-se realizar uma série de operações que nem sempre estão disponíveis em meros mantenedores de listas, incluindo:

• acrescentar uma nova tarefa, descrevendo-a livremente
• priorizar as tarefas em níveis
• definir e aplicar contextos
• categorizar em projetos
• fazer consultas estruturadas sobre pendências em prioridades, contextos e projetos

Além dos já mencionados dados sobre descrição, projetos, contextos e prioridades, o sistema considera ainda detalhes como o status de cada tarefa (pendente ou não), data da criação, data do completamento. O usuário ainda pode adotar convenções de uso que permitem registrar (e pesquisar) prazos de completamento e flags de estados adicionais, como “delegação” ou “aguardando”.

O todo.txt tem pedigree: foi criado por Gina Trapani, fundadora do site Lifehacker, referência internacional em produtividade pessoal. Mas além da notoriedade da autora, sua simplicidade, desempenho e capacidade fizeram com que logo surgisse uma comunidade de interessados em agregar funções ao sistema (que é em código aberto).

Todo.txt no Android

Uma versão Touch do Todo.txt, que sincroniza os dados com o seu computador via Dropbox, está disponível para o Android (e também na Amazon AppStore).

Não me parece que uma interface touch como a de um smartphone atual seja o modo ideal de fazer a entrada de dados completa de qualquer sistema de tarefas e pendências quando há a alternativa de fazê-la em um computador com teclado completo, mas fazer a entrada abreviada conforme as informações vão surgindo é interessante, e depois você pode complementar e editar ao chegar na sua base e ter acesso ao computador – e é neste ponto que a sincronização automática via Dropbox se torna atrativa.

Complementarmente, o smartphone é uma ferramenta ideal para os demais usos da lista de tarefas no momento da execução: filtrando e priorizando as pendências de acordo com o seu contexto do momento (no trabalho, em casa, em viagem, etc.) ou com o projeto que estiver em execução, ele permite localizar a próxima ação rapidamente, com filtros e ordenações facilmente configuráveis.

Todo.txt no iPhone e iPad

A adição mais recente à família Todo.txt é o app para iPhone e iPad.

A sincronização automática via Dropbox continua a ser o ponto forte, pois permite acessar os dados nos dispositivos móveis quando você estiver em deslocamento, e mesmo assim contar com o conforto de um teclado tradicional para manipular os detalhes das suas tarefas quando você estiver próximo ao computador.

A interface está longe dos padrões de beleza plástica típicos da plataforma, mas os recursos essenciais estão todos presentes: sincronizar, consultar, adicionar, priorizar, editar, etc.

Indo além

O site oficial do Todo.txt tem todas as informações sobre as versões oficiais dos aplicativos, as versões adicionais desenvolvidas pela comunidade, as opções permitidas no formato do arquivo e muito mais.

Para quem tem o interesse em usar a versão pela linha de comando, recomendo dar uma boa olhada no documento de dicas e truques, que apresenta detalhes adicionais como facilitar o acesso remoto, permitir a colorização das tarefas por prioridades, o completamento automático de nomes de projetos e contextos e mais, usando os recursos do Bash e de outras ferramentas já presentes no seu sistema.

Pessoalmente adoto o Wunderlist, do qual sou usuário satisfeito no que diz respeito a tarefas e pendências. Mas as vantagens do formato TXT têm apelo forte o suficiente para me fazer considerar uma possível migração no futuro, e vou ficar de olho na evolução da versão do Todo.txt para iOS.

Recentemente passei a trabalhar apenas em casa, nos meus sites e blogs. Uma situação que há muito tempo procurava, até para fugir um pouco à rotina e poder gerir o meu tempo de um modo mais eficaz. Por mais que queiramos manter a nossa produtividade num escritório, acabamos sempre por ser interrompidos por outras pessoas quando trabalhamos em grupo. É um telefonema que chega ou um cliente que precisamos ouvir, tornando o objetivo de ficar completamente focados numa tarefa, algo difícil de realizar.

Mas produzir em casa não tem apenas benefícios e tenho lidado com alguns problemas neste meu dia-a-dia de blogueiro a tempo inteiro. Apesar de considerar mais simples a conclusão das tarefas ou mesmo o cumprimento do que tenho planejado para o longo do dia, existem alguns fatores que ainda fogem do meu controle. Por pouco tempo, mas acredito que para quem começar este estilo de vida como eu, terá sempre que se confrontar com estes problemas.

A principal é mesmo a parte da manhã. Isto porque o fato de não termos efetivamente horário para começar a trabalhar, acaba por nos deixar um pouco mais expostos a podermos ficar mais uns minutos na cama ou demorar um pouco mais no café da manhã. Para quem sente estas dificuldades, hoje vou-lhes deixar alguns conselhos do que tenho feito para ter uma manhã mais produtiva.

Definir o horário de acordar

Acho este ponto crucial. Nos primeiros tempos tentei acordar sem despertador. Uma tarefa sem êxito, visto que o meu corpo nem sempre se mostrou disposto a despertar à mesma hora, acabando por condicionar o resto do meu dia. E não adiante ter aquele pensamento de compensar o tempo perdido pela manhã com mais trabalho pela noite dentro. Simplesmente não resulta.

Por isso, defini um horário pela manhã para acordar e, de um modo bastante disciplinado, levanto-me religiosamente à hora que tocar o meu despertador.

Adotar uma rotina

Outra das táticas que comecei a utilizar foi ter uma rotina pela manhã. Ou seja, todas as vezes que me levanto a minha prioridade é fazer a minha corrida matinal. É um modo de despertar o meu corpo para o dia de trabalho e ficar mais ativo. Depois de um bom banho, parto para o café da manhã, começando apenas depois a escrever para os meus sites.

Manter uma lista de tarefas

Trabalhar em casa como freelancer acaba por ser algo confuso quando não sabemos efetivamente por onde começar. Vou responder aos emails ou verificar as visitas no dia anterior? A melhor forma que encontrei foi fazer uma pequena lista, de modo a priorizar aquilo que era mais importante e começar por esses pontos durante a manhã. Conforme vou terminando as tarefas, risco-as do meu Moleskine. Também é uma boa opção registarmos ideias de negócio que venham surgindo.

Definir o local de trabalho

Escrever os meus textos na sala foi algo que não resultou comigo. Isto porque me sentia tentado a ligar a televisão ou abrir a geladeira cada vez que uma tarefa me parecia mais complexa, acabando por adiar constantemente esses trabalhos. Por isso, reservei um dos quartos e fiz um pequeno escritório. Neste local, sei que apenas entro para trabalhar, deixando a sala para descansar.

Fomente a concentração nas primeiras horas

Quando comecei a trabalhar em casa, verifiquei que as outras pessoas têm dificuldade em ver isso como um trabalho normal, pensando que estamos disponíveis a qualquer hora para ir beber um café ou almoçar num restaurante. Para evitar isso, defini que o meu celular e o Facebook estão desligados durante a parte da manhã, não permitindo desconcentrações e para que fique focado neste período essencial, que são as primeiras horas do dia, aumentando consideravelmente a produtividade.

Use a noite para impulsionar o início do dia

Para começarmos um dia da melhor forma, é essencial que a noite anterior termine da melhor maneira. Para isso, também defini uma hora para me deitar, de modo a que consiga dormir oito a nove horas, pois o tempo de duração do meu sono acaba tendo grande influência na minha produtividade. Músicas para relaxar e desligar o celular durante a noite podem ajudar muito neste caso.

Sei que definir todos estes pontos pode parecer que não tenho controle sobre o que devo ou não devo fazer. Mas para quem começa trabalhando em casa, sabe que é muito fácil ceder à tentação de ir bater um papo com os amigos ou ficar um pouco mais na frente da televisão. E esses momentos não devem fazer parte do seu dia-a-dia. Ou pelo menos de um modo tão rotineiro como acontece com alguns aspirantes a trabalhadores na internet a tempo inteiro.

Ter os seus princípios e definir uma rotina é essencial, principalmente para quem quer viver a longo prazo através de um computador e de uma ligação à internet.

São passos simples que você também pode adotar, dos quais já estou colhendo resultado, e que ocorrem completamente sem prejuízo da continuidade do meu bloquinho de anotações, de algumas revistas que prefiro ler em edição impressa e dos registros originais necessários à minha segurança jurídica e fiscal.

Antes de começar a detalhá-los, uma observação: ao embarcar em um projeto de mudança desse tipo, é bom ter clareza sobre a finalidade (ecologia? organização? preservar espaço? etc.) para aí tomar os passos adequados. Por exemplo, se a finalidade for ecológica, não basta reciclar os papeis que chegam: o ideal é garantir que eles não cheguem mais, preservando assim também os recursos naturais necessários à sua produção e logística.

Minha intenção

Para mim o aspecto ecológico entra na jogada colateralmente: não gosto de desperdício, e muito do que recebo em papel só pode ser classificado assim, pois nem mesmo chego a ler, embora muitas vezes arquive. Também há conteúdos que recebo em papel e que preferiria ler (ou arquivar) no computador, sem que a existência de um original impresso me ajude em nada.

Mas a minha principal motivação para reduzir a chegada e armazenamento de papel diz respeito à organização. Graças a um arquivo bem estruturado no meu home office, não tenho maior dificuldade em encontrar os documentos que guardo, quando preciso deles.

Só que no meu caso é muito espaço e esforço para pouquíssimo uso prático, e em quase todos os casos práticos, uma cópia digital do documento (bem mais fácil de armazenar e de pesquisar) me bastaria, quando preciso dela.

Escritório sem papel: como fazer

A primeira etapa é o diagnóstico: uma análise de quais os papeis que você recebe e poderia deixar de receber, ou (mais frequentemente) que poderia receber em outros formatos, bem como dos papeis que hoje ocupam o seu espaço e poderiam ser descartados.

A partir da análise você pode traçar o plano de ação em 3 grandes vertentes, sempre atingindo apenas os papeis desnecessários ou substituíveis:

1. Descarte: como dar sumiço nos papeis que já estão armazenados
2. Bloqueio: como reduzir a chegada de novos papeis
3. Fluxo: como lidar com os papeis que continuarem a chegar, e com os seus substitutos digitais

Eu optei por colocar o plano em prática aos poucos (ao longo de 4 meses), porque várias das etapas necessárias são trabalhosas e chatas, prejudicando a motivação se eu tentasse fazer tudo de uma vez. Está dando certo para mim, mas recomendo que você encontre seu próprio ritmo.

E o resultado é o esperado: o escritório não ficou (nem ficará) sem papel, mas já ganhou bastante espaço que antes era ocupado por papeis, já tem novas rotinas de armazenamento e recuperação de documentos, e já recebe bem menos papeis mensalmente.

Parte 1: Descarte

Quando comecei o projeto, em outubro, meu escritório era quase um templo em honra ao papel. Das 10 prateleiras de suas estantes, 8 serviam apenas para suportar papéis, na forma de livros, revistas, documentos, comprovantes, etc.

Durante boa parte do primeiro mês do projeto, me dediquei a reduzir esta presença. Os passos principais foram:

1. Identificar livros que eu não precisava mais manter: gosto muito de ler e de ter estantes com livros à mão, mas tenho (e uso) cópias digitais de boa parte dos livros técnicos que eu mais consulto, e outra parte do meu acervo técnico era consultada tão raramente que não justificava sua permanência, considerando que eu tinha a alternativa de disponibilizá-los para a biblioteca de alguma escola técnica, multiplicando a sua utilidade.

   Assim, montei um rápido processo seletivo para escolher uma escola interessada nos meus livros, e a selecionada veio buscar várias caixas cheias de papel impresso com informações que serão muito mais úteis aos seus alunos do que eram para mim. Doei várias obras literárias para a biblioteca do meu bairro também, e pude reorganizar as estantes, liberando 4 prateleiras para outras finalidades.

2. Podar meu arquivo de revistas: Sou um leitor voraz de revistas, mas não tenho o hábito de manter coleções completas de nenhuma delas, embora arquive organizadamente as minhas revistas que tenham algum conteúdo que possa servir de referência futura.

   Os anos se passaram e essas revistas foram se acumulando. A foto acima mostra (na prateleira superior) os meus revisteiros em 2009, e em outubro do ano passado eles já estavam na metade da prateleira abaixo também. Mas a realidade prática é que o interesse de referência de boa parte das revistas (especialmente as de tecnologia) se esgota após algum tempo, e assim uma boa revisão, realizada em algumas horas de trabalho (permitindo tempo para folhear com calma quando havia dúvida) produziu uma grande redução: hoje as revistas ocupam só metade da prateleira superior, alguns exemplares com interesse histórico foram doados para uma biblioteca, e muitos outros para uma escola infantil, onde devem estar sendo criteriosamente recortados ツ

3. Racionalizar arquivos de documentos: Eu já estava bem encaminhado neste quesito, mas consegui liberar algum espaço revendo a aplicação das minhas práticas, que resumo a seguir.

   O tempo de guarda de documentos é assunto sério e que não detalharei, mas vale destacar que boa parte dos registros podem ser descartados com segurança 1 ano após o término de sua utilidade prática, mas de modo geral só se descarta os papéis com interesse fiscal (leia-se taxas e impostos) no sexto ano, pode ser do seu interesse guardar perpetuamente (ou ao menos por 20 anos) o que for de interesse trabalhista ou previdenciário, e alguns documentos (como os referentes a contratos em vigor, os acadêmicos, os de registro civil, os históricos, etc.) simplesmente não devem sair da sua guarda.

   

   As normas atuais sobre boa parte das contas que recebemos exigem que quem cobra entregue anualmente um comprovante de quitação sobre o ano anterior, que permite descartar os comprovantes que substitui. Quanto ao restante dos papeis comprovando pagamento de transações comerciais, como tenho espaço para arquivo morto na garagem, separo os de cada ano em uma pasta ou caixa como a da foto acimae adoto a regra de tratar todos como se fossem de interesse fiscal, me permitindo assim o descarte da caixa inteira no sexto ano. Meus documentos sobre contratos e outros direitos e compromissos são mantidos em um arquivo de pastas suspensas enquanto estão ativos, e vão para uma caixa específica de arquivo morto na garagem (que não tenho planos de descartar) quando expiram.

   E os documentos de registro civil, acadêmicos, previdenciários, trabalhistas etc. ficam em pastas próprias, dentro de uma caixa específica, sempre à mão no escritório, e não serão descartados.

Parte 2: Bloqueio

O descarte de papel anteriormente presente no meu home office já deu um grande alento, mas se providências adicionais não forem tomadas, o papel continuará chegando no mesmo ritmo que antes, e logo voltará ao mesmo nível.

No meu caso, a chegada de papeis foi bloqueada (onde aplicável) com a substituição por meios digitais. Veja como eu fiz:

• Para os livros: alguns continuam sendo lidos em papel, e provavelmente continuarão por um bom tempo. Mas no meu caso, estes são a rara exceção: eu sou um dos clientes que ajudaram a Amazon a passar a vender mais ebooks do que livros em papel desde o ano passado, e não sinto falta: pelo contrário, tenho achado mais prático ler livros na tela do que folheá-los, e isso vale para obras de ficção e não-ficção, incluindo livros técnicos. Ou seja: meu acervo de livros continua a crescer, mas ocupa espaço digital, e não prateleiras – e zero papel. E as exceções, quando há, são bem-vindas também.
   
  
• Para as revistas: No caso delas, o uso de mais técnicas de diagramação, a presença mais constante de ilustrações e até mesmo o formato físico me fazem preferir as edições tradicionais em papel.

  Mesmo assim estou substituindo-as aos poucos, conforme as assinaturas em papel expiram, sempre que há a possibilidade de assinar suas edições digitais pelo Zinio. Também haverá exceções, e serão bem-vindas.

• Para os boletos e comprovantes: de todas as operações aqui descritas, esta foi a mais chata de todas: para cada boleto recebido regularmente, descobrir como fazer para colocá-los em débito automático e recebimento do comprovante em formato digital. Deu trabalho, exigiu várias ligações, criação de logins com procedimentos complicados em sites, uma visita a uma agência para assinar uma autorização, mas deu certo para a maioria das contas que eu recebia em papel mensalmente: telefone fixo, celular, plano de interurbanos, internet, TV a cabo, plano de saúde e mais.

  Agora eles são arquivados em uma pasta no computador, com nomes de arquivos fazendo referência clara ao seu conteúdo e data, e complementados pela rotina mensal de acessar o extrato dos pagamentos automáticos realizados pelo banco, conferi-lo e armazenar uma cópia na mesma pasta.

No caso dos papeis indesejados que chegam pelo correio e que eu não posso solicitar eficazmente que parem de me enviar (catálogos, publicidade, campanhas etc. que não me interessam), o uso de um triturador doméstico é ao mesmo tempo prático, ecológico (porque tende a evitar a maior parte da mistura do papel reciclável com outros materiais) e faz muito bem à motivação do descarte imediato, sem risco do arquivamento inútil “para ver melhor depois”.

Parte 3: Fluxo

Alguns papeis continuam a chegar, e os que foram substituídos por recepção digital também precisam ser processados.

No caso dos boletos e comprovantes que agora chegam via Internet, já relatei acima o procedimento que adotei. Para os colegas deles que continuam chegando em papel, resolvi eu mesmo me encarregar da digitalização com o scanner da minha multifuncional (usando um software que digitaliza, faz o OCR e salva na pasta certa, com um nome padronizado, ao toque de poucos botões), e aí armazenar o original diretamente na pasta de arquivo morto onde ele ficará nos próximos 5 anos, sem maiores classificações.

Mas estes documentos são realmente poucos, e acredito que a tendência é que diminuam a curto prazo, conforme os fusos horários de seus expedidores forem chegando ao século XXI.

Quanto às revistas e livros em papel, quase nada mudou. As alterações são a quantidade em que chegam, que se reduziu bastante, e o procedimento de arquivamento das revistas que opto por guardar: agora se a razão de eu querer guardar a revista for apenas um pequeno artigo, eu o digitalizo, guardo a referência, e dôo ou reciclo o exemplar junto com os demais.

Quanto aos demais documentos de guarda permanente ou de longo prazo, nada mudou para mim ainda, e não tenho pressa, mas tenho expectativa de que algum futuro scanner que eu venha a adquirir vá tornar cômoda o suficiente a operação de criar uma cópia digital de todos eles também (sem descarte do original, claro).

Complementando com as precauções

Você guarda os documentos e papeis porque tem a expectativa de precisar deles, ou porque há uma obrigação concreta de fazê-lo.

A substituição do papel por meios digitais não reduz essas necessidades, portanto exige precauções comparáveis às que seriam tomadas com o original em papel, tanto no manuseio quanto no armazenamento.

No meu caso, isso se traduz em uma cópia local, uma cópia on-line para acesso remoto seguro, mais o backup regular (em um disco externo) e backup criptografado on-line. Adote o procedimento que for adequado ao valor que você dá aos registros, mas de modo geral mantê-los apenas como o exemplar único no disco em uso no computador não é algo que eu classificaria como segurança suficiente.

Além disso, precauções como verificar se os documentos recebidos on-line estão legíveis e corretos, se os pagamentos foram realizados e há registro suficiente disso, se os documentos escaneados por você estão completos e com o nome certo, entre outros, são básicos e não podem ser deixados de lado.

Para completar, não recomendo embarcar nesta alternativa tão radicalmente a ponto de começar imediatamente a descartar originais em papel assim que os digitaliza. O original pode ter valor, e mantê-lo (em uma caixa ou outro recurso de arquivamento simples e que exija menos esforço e espaço que as tradicionais pastas suspensas) até ter certeza da plena validade jurídica das cópias digitais produzidas por você provavelmente vale a pena.

Como estamos no início do ano, muitos leitores estarão fazendo seus planejamentos para 2012, e – como sempre – a parte fácil é definir os objetivos gerais. Na hora de passar para o específico da execução, quando a intenção precisa virar esforço, o bicho pega.

Que tal tornar seu planejamento mais realizável? Pensar nas ações práticas (ou pelo menos nas primeiras delas) de cada objetivo, e em como avaliar na prática o seu grau de sucesso em cada um deles, pode ajudar bastante.

Para isso, veremos a seguir os atributos que você deve procurar nas ações e metas que inclui nos seus planejamentos pessoais

Ações

Quando definimos um plano pessoal, frequentemente caímos na armadilha de manter um grau de abstração muito elevado, anotando na lista de pendências só um resultado desejado, e não as atividades do mundo real necessárias para que cheguemos a eles.

Um exemplo prático: eu passei meses de 2011 com a seguinte pendência anotada no meu Wunderlist: “Cancelar recebimento de contas pelo correio e passar a receber pela Internet”.

Parece uma ação? Não é, é um objetivo, ou no mínimo o resultado de uma série de ações encadeadas. E da forma como estava descrito, ele passou meses sem ser tocado, porque era amplo e complexo demais para ser colocado na agenda de qualquer dia.

Numa revisão semanal no início de dezembro, resolvi rever as ações pendentes há mais tempo, e ela estava lá, desafiadora. Foi só então que me ocorreu que eu havia cometido o clássico erro da abstração demasiada na hora de definir a ação.

A solução foi imediata e simples: identificar e registrar as ações encadeadas necessárias, que ficaram mais ou menos assim:

1. Reunir o exemplar mais recente de cada uma das contas que eu recebo pelo correio
2. Seguir as instruções para solicitar o recebimento on-line de cada uma delas, quando houver
3. Anotar a lista dos contatos das que não tiverem instruções
4. Entrar em contato com cada um deles e solicitar

Assim, após meses de inação, nos 2 ou 3 dias seguintes eu concluí os passos 1 a 3, e já em janeiro não vou receber em papel algumas das contas. A lista produzida no passo 3 está anotada no Dropbox e no meu celular, e já fiz algumas ligações do passo 4. Em breve a tarefa estará concluída (ao menos para as contas em que este serviço estiver disponível).

O exemplo clássico da importância de pensar em ações concretas, e não só em resultados, é dado por David Allen no seu livro Getting Things Done (GTD): a pessoa anota na lista de pendências que precisa fazer uma reunião com determinados fornecedores e parceiros, e ela acaba nunca ocorrendo, porque o que ela anotou é um resultado, e não a próxima ação que precisa de fato realizar.

A solução, naturalmente, é pensar sempre na próxima ação prática, e nas que a sucederão: definir pauta e objetivos, identificar locais, datas e horários disponíveis, agendar cada um dos que deverão estar presentes, etc.

O conceito de próxima ação é central ao GTD e a outros métodos de produtividade pessoal, e Allen o define assim: “a próxima atividade física e visível que seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão”.

Portanto, ao planejar seus objetivos pessoais, não deixe de ao menos elencar junto a eles as primeiras ações necessárias – e assim você escapará de objetivos abstratos demais, complexos demais, incompatíveis entre si, além de perceber melhor eventuais relações de dependência ou causa-efeito entre eles.

Metas

Os indicadores e suas metas permitem verificar o seu desempenho ao longo da execução de um plano, e ter um critério objetivo para verificar se cada um dos objetivos foi atingido.

Em um planejamento pessoal, o seu “eu planejador presente” frequentemente entrará em conflito com o seu “eu executor futuro”, que infelizmente também é o seu “eu avaliador futuro”, e às vezes aceita ser seduzido por subterfúgios que flexibilizam artificialmente o cumprimento da meta, e assim permite que a meta de “entrar em forma” seja cumprida pela compra de uma cinta modeladora, e a de “aprender inglês” seja encerrada ao comprar um aplicativo tradutor para o celular.

No papel de “eu planejador”, contorne a tendência acomodadora do seu “eu futuro” definindo metas claras e objetivas, buscando atender aos seguintes critérios:

Definição completa: A meta deve estar registrada de forma a dizer não só qual o resultado a alcançar, mas também como e onde medir, quem vai medir e quando.

Vale o que está escrito: As definições das metas devem estar registradas por escrito de forma simples, e conjunto delas deve estar reunido, visível e compreensível por todos os envolvidos – quem vai executar, quem vai ser beneficiado ou afetado, quem vai avaliar – mas no caso dos planos pessoais, é possível que todas as listas se resumam a uma pessoa apenas: você.
 

Régua e compasso: A meta precisa ser mensurável de forma prática e objetiva, de tal forma que qualquer pessoa que faça a medição chega ao mesmo resultado, e à mesma conclusão sobre a meta ter ou não sido atingida. “Entrar em forma” não é uma boa meta, mas “perder 6 kg até junho” pode ser.

De olho no que interessa: Quando se trata de estratégia, geralmente a ênfase é em medir o resultado oferecido a quem se beneficia das atividades, e não o esforço dos envolvidos. Mas no caso dos planejamentos pessoais, em que planejador, executor e beneficiado frequentemente são a mesma pessoa, lembre-se de medir o seu envolvimento prático. Em outras palavras, medir só quantos quilos você perdeu não basta: pode ser importante para a sua motivação medir o percentual de refeições semanais em que você respeitou plenamente a dieta, ou o número de horas de exercício, por exemplo.

Com noção: Uma boa meta precisa ser plausível, ou seja, seu atingimento precisa ser visto como possível, dentro dos cenários de futuro mais realistas ou esperados. Definir metas inatingíveis ou que dependam de circunstâncias improváveis e fora do controle dos envolvidos não motiva, e reduz o impacto positivo das demais metas.

Com emoção: Não basta a meta ser plausível: ela precisa ser desafiadora, deixando claro que os resultados superiores desejados exigem fazer mais do que o trivial, com superação do que hoje já se pratica.

Executar e acompanhar

Planejar não basta: é necessário transformar em realidade. Eu tenho adotado com sucesso um método simples de produtividade pessoal chamado ZTD, cuja ênfase é na execução.

Nos 3 posts a seguir, apresento o essencial sobre o método e a forma como o pratico, que você pode investigar como forma de suporte ao seu próprio planejamento pessoal em 2012:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais

Não sou grande fã do conceito de “resoluções de ano novo”, porque geralmente as vejo serem tratadas só no campo dos desejos e intenções, e não no dos planos e realizações.

Pior ainda: elas adiam (para depois da virada, para depois das férias, para depois do carnaval, etc.) o que você diz que quer fazer, e ainda servem como desculpa para excessos de final de ano, afinal você “já resolveu” que no ano que vem isso vai mudar.

Para completar, a maioria delas é definida só como resultado, sem a ação associada: temos o “vou emagrecer 6kg” mas não o “vou fazer exercícios 4x por semana e vou comer menos na janta”, encontramos o “vou aprender um novo idioma” mas não o “vou estudar 3x por semana e já me matriculei no curso”.

Mesmo assim, se você é fã das resoluções de ano novo como fator motivador mesmo sabendo que todos os seus hábitos, seus conhecimentos e suas obrigações continuarão valendo assim que estourar o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro, que tal tentar fazer diferente em 2012?

Resoluções que resolvem

Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo.

O essencial é dar um passo além, saindo do terreno das intenções e entrando no dos planos.

Eis aqui algumas sugestões de como fazer:

1. Selecione menos objetivos: não é razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, em um único ano. E a própria quantidade de desejos que muitas pessoas colocam na sua lista de expectativas para “o ano que vem” ajudam a dar uma desculpa para descumprir. Escolha bem, escolha poucos, e leve a sério – se possível, como já vimos nas matérias sobre o ZTD, defina um único objetivo de mudança de vida para o ano!
    

2. Junto com o seu objetivo defina uma meta: os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza: serão executados “no ano que vem”. Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos (que deixam de mencionar o horizonte temporal por razão óbvia): praticar esportes 3x por semana durante, estudar 6h por semana, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
    

3. Crie o plano de ação associado: meta e plano de ação nascem juntos, e neste caso simplificado o plano pode tomar a forma de uma lista simples de atividades que conduzirão ao objetivo desejado: se a meta é perder 6kg e não recuperá-los, as ações podem incluir itens como parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer “refeições” em lanchonetes, etc.
    

4. Não tenha medo de ser gradual: mudanças radicais também podem ser atingidas em passos pequenos. Se puder, defina seu plano de ação pensando grande, mas começando pequeno – nenhum sedentário começa a correr fazendo 12km por dia. Associe metas trimestrais escalonadas, ou já preveja a periodicidade em que irá revê-las.
    

5. Acompanhe a execução de olho no calendário: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)
    

6. Comece já: Após definir seu plano, registre-o detalhadamente (será um contrato de você consigo mesmo!) e comece imediatamente a segui-lo. Esperar o fim das férias ou o carnaval, dando a si mesmo algumas semanas para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.
    

7. Siga o plano: Projetos pessoais e definidos informalmente não têm grandes chances de sucesso se você não se esforçar para seguir o que planejou, ou para alcançar as metas que definiu. Cabe só a você!
    

   Na primeira semana do ano falaremos um pouco mais sobre como definir bons planos de ação e as metas associadas.

   E, independentemente de como você trata seus objetivos de vida, desejo que tenha um feliz e efetivo 2012!

   ]]> http://www.efetividade.net/2011/12/31/resolucoes-de-ano-novo/feed/ 2 http://www.efetividade.net/2011/12/21/natal-e-aeroportos-como-sofrer-menos-com-o-caos-aereo/ http://www.efetividade.net/2011/12/21/natal-e-aeroportos-como-sofrer-menos-com-o-caos-aereo/#comments Wed, 21 Dec 2011 15:45:46 +0000 augusto http://www.efetividade.net/?p=4334 Estamos chegando ao final de semana em que muitos brasileiros vão viajar para suas férias ou para passar as festas de final de ano em família.

   Os aeroviários já anunciaram a possibilidade de greve, e o histórico permite esperar que – mesmo que nenhum vulcão interfira – alguma companhia aérea venderá passagens a mais, vai se confundir com suas escalas de funcionários, ou terá problemas com alguma aeronave e não terá outra de reserva à disposição, e assim cause o efeito dominó de cancelamentos e atrasos de vôos em todo o país, mantendo milhares de passageiros por longos períodos de espera e desinformação

   

   Mesmo sabendo que isso acontece todos os anos, a tendência é que percamos facilmente o controle da situação, quando vira realidade: poucos de nós conseguem ter influência o suficiente para fazer um transporte alternativo (ou alimentação, hospedagem, etc.) surgir em um aeroporto fechado ou informações completas passarem a fluir de uma companhia aérea em dificuldades (causadas por ela mesma ou não) – e esperar pelas providências legais ou jurídicas pode consolar, mas raramente resolve a situação imediata.

   Prevenção boa mesmo seria poder evitar viajar nesta época, mas nem todo mundo pode. Já que o risco é grande e aumenta nos próximos 15 dias, não custa repassar algumas dicas práticas e se preparar para, pelo menos, reduzir o nível de stress e fadiga caso isso aconteça conosco ou com quem está vindo nos visitar (sinta-se à vontade para mandar a URL deste post para seus familiares!).

   7 dicas (+ 1 bônus) para aguentar melhor o caos no aeroporto

   Quem não se estressa com os longos deslocamentos congestionados até chegar nos aeroportos, as longas filas das companhias aéreas, longas esperas, atrasos, informações deficientes, correrias para pegar conexões, companhias aéreas que mandam desligar durante todo o vôo até os celulares que têm modo avião, desconforto a bordo e toda a variedade de obstáculos no caminho de uma viagem aérea tranquila?

   

   Sair mais cedo, planejar bem os deslocamentos e outras dicas de puro bom senso também se aplicam, mas as dicas a seguir buscam oferecer outras formas simples de planejar e exercitar o conforto possível nas situações adversas comuns nos vôos brasileiros.
    

   1 – Acelerando o tempo com entretenimento pessoal

   Não ter algo para proporcionar alguma distração é uma forma certeira de abrir espaço para a mente se fixar no desconforto da situação, amplificando a sensação do assento apertado, do vizinho chato da poltrona ao lado, ou da espera interminável por informações ou pelo embarque.

   Quem não tem com que fazer passar o tempo vai ver os minutos se escoarem como se fossem horas, enquanto olha o painel de horários de vôos que parece nunca se alterar.

   Para piorar, nem sempre se pode contar com a livraria do aeroporto para suprir alguma distração nessas horas – elas fecham nos horários em que mais sentimos falta delas.

   Mas todos temos nossos passatempos favoritos, e muitos deles são portáteis o suficiente para ir na bagagem de mão: um bom livro, revistas, jogos eletrônicos, palavras cruzadas, sudoku – leve suprimento suficiente para todo o trajeto!

   

   Quem conta com o celular para oferecer jogos, músicas, vídeos ou leituras durante a viagem aérea precisa ficar duplamente atento: além da possibilidade de ficar sem bateria para quando precisar se comunicar, há momentos do vôo em que seu uso é proibido, mesmo que o seu aparelho disponha de um “modo avião” e a aeronave esteja em solo.

   Em parte desses casos, o uso de notebooks, tablets, videogames portáteis, media players e outros aparelhos pode continuar permitido, então se você tiver levado consigo alguma dessas alternativas, ainda poderá contar com entretenimento eletrônico individual a bordo.

   Até algum tempo atrás, além de um livro (cujas baterias nunca acabam!), eu costumava viajar levando um videogame PSP com vários jogos, músicas e vídeos na memória, e a bateria dele era suficiente para me manter entretido durante a viagem. Continua achando uma boa opção, e não me parece que nenhuma companhia o proíba.

   

   Mas hoje tenho um tablet, e nas viagens recentes foi ele que me atendeu, com sua bateria que dura cerca de 9h de uso, permitindo assistir a um vídeo numa tela maior, jogar um pouco, ouvir música, ler alguns ebooks e até colocar em dia as leituras dos artigos da web que eu gravei para leitura posterior (offline, claro) com o Instapaper. Se você tiver um, é o que eu recomendo para complementar as opções de distração a bordo e nas esperas.

   Quanto ao conteúdo, além dos ebooks e audiobooks (ouvir audiobooks e podcasts geralmente consome menos bateria do que vídeos e jogos) que estiverem à mão, sou fã de alguns seriados da TV, e para levar em vôos prefiro converter (usando o software gratuito Handbrake) os DVDs de alguns episódios das séries que possuo, do que converter algum filme – as interrupções em escalas, serviço de bordo, etc. tornam mais prático assistir a múltiplos episódios de menor duração do que um único filme maior.

   

   Um bom fone de ouvido (com fio! senão podem proibir você de usar a bordo) com isolamento de ruídos externos (e que não vaze os seus próprios ruídos para incomodar o vizinho de poltrona) pode ser um bom complemento, desde que você tenha alguém para cutucar você quando alguma informação importante for passada pelo sistema de áudio!
    

   2 – Menos preocupação com extravio de bagagens

   O extravio (temporário ou definitivo) da bagagem despachada é um risco permanente, e aumenta na temporada do caos aéreo. É difícil eliminar a possibilidade, mas é possível reduzi-la, usando malas em boas condições, fechando-as bem, identificando-as com clareza tanto externa quanto internamente com os contatos de onde você vai estar – e assim aumentando a chance de uma devolução mais rápida quando ela for encontrada.

   

   Tirar uma foto do conteúdo da mala pode ser útil como um paliativo para o caso de uma futura necessidade de reembolso, além de facilitar a arrumação de malas futuras, com base na lista de itens que constam nas fotografias das malas anteriores.

   Se você for viajar sozinho e despachar bagagem, duas malas pequenas podem ser bem melhores do que uma grande, tanto pela praticidade do transporte quanto para situações de extravio – especialmente se você dividir o conteúdo delas de maneira preventiva, de forma a ter como “se virar” com algum conforto se qualquer uma das duas se extraviar mas a outra chegar ao destino.

   

   E se for viajar em família, combine de reservar 20% da mala de cada pessoa para a bagagem da outra – e assim, no caso do extravio de apenas uma das malas, a outra pessoa ainda terá ao menos um kit básico que estava na mala dos outros familiares, enquanto lida com o inevitável stress de lutar contra a companhia responsável pelo extravio. (dica do leitor Eloi Gonçalves)
    

   3 – Informações sob controle

   Para mim, uma viagem significa um dilúvio de dados a ser gerenciado. Passagens, números e horários de vôos, vouchers de hoteis, endereços de destinos, portões de embarque, restaurantes recomendados, horários, arquivos, inúmeros cartões de visitas recebidos, comprovantes de embarques e despesas, onde está estacionado o carro, etc., etc., etc.

   

   Existem várias estratégias para lidar com isso, mas a minha é a mesma há anos, e vem funcionando bem, baseada em 2 ferramentas básicas:

   1. um envelope grande e
   2. a câmera do celular.

   Tanto a busca da tranquilidade quanto a da produtividade pessoal, por meio de métodos como o GTD, pressupõem deixar a atenção e foco disponíveis para as tarefas de cada momento, e assim ficar permanentemente tentando acompanhar e memorizar todas as informações mencionadas acima prejudica o resultado.

   

   É aí que entram em cena as 2 ferramentas mencionadas acima: cada novo papel (ou informação exibida em tela de computador) que chega às minhas mãos no aeroporto, hotel, locadora, sala de espera, etc. é fotografado no celular (para que eu possa ter acesso rápido ao seu conteúdo quando quiser) e assim que possível é guardado no envelope, que vai num bolso facilmente acessível (e protegido com cadeado) na bagagem de mão.

   Informações que exijam uma ação adicional são registradas na ferramenta mais apropriada (por exemplo, horários de compromissos vão para a agenda, pendências vão para o aplicativo Wunderlist, e a maioria das outras informações de referência podem ir para o Evernote) posteriormente, a partir das fotos, aproveitando as enormes quantidades de tempo dispendidos em salas de embarque e de espera.

   Se necessário, os documentos guardados no envelope servem como backup ou complemento durante a viagem. Quando retorno, arquivo-os ou encaminho-os para onde for necessário, antes de terminar o processamento da viagem.
    

   4 – Atitude positiva: gerenciando o stress

   Passatempos não são suficientes para prevenir o stress, que pode surgir até na mais aguardada viagem de lazer.

   Nossos conhecimentos e habilidades nem sempre fazem a diferença quando estamos em uma situação completamente fora do nosso controle: as atitudes é que permitem construir a diferença entre o profundo stress e um incômodo gerenciado.

   

   Como consumidores, sempre esperamos o atendimento com o nível de conforto que é nosso direito, e pelo qual muitas vezes estamos pagando caro. Amenidades como o check-in antecipado on-line, ou a possibilidade de fazer viagens curtas levando apenas bagagem de mão, ajudam a tornar mais prático o ato de viajar.

   Mas às vezes as coisas começam a dar errado ao nosso redor e fora do nosso controle, e logo se percebe as maneiras diferentes como as pessoas lidam com a situação, e como isso se reflete no seu próprio nível de stress.

   Alguns permitem que a revolta domine suas reações, e passam as horas olhando intensamente para os painéis e esbravejando contra o atraso, o assento apertado ou a falta de informações confiáveis, enquanto outros conseguem agir como necessário e aguardar com o máximo de conforto possível (nas circunstâncias), até que a situação, usualmente fora do seu controle, seja resolvida ou superada.

   Sabemos que o nível de conforto oferecido pelos aeroportos e companhias aéreas nessas horas geralmente deixa muito a desejar, faltando acomodações, informação atualizada, alimentação, comunicação e muito mais.

   

   Mas uma atitude negativa que não melhore em nada a sua situação, nem a que ocorre ao seu redor é, na menos pior das hipóteses, um grande desperdício de energia.

   A forma como lidamos com a situação pode fazer grande diferença, e reduzir o nosso próprio nível de desconforto geralmente está ao nosso alcance, se atentarmos para nossa própria atitude.

   Alguma prevenção – por exemplo, evitando viajar com roupas desconfortáveis ou bagagem de mão difícil de carregar – também pode ajudar!
    

   5 – Comunicações: Conexão à web em (quase) todo lugar

   Dispor de comunicações com as pessoas que ficaram na cidade de onde partimos e com as que encontraremos nas cidades de destino (quando um dia conseguirmos chegar lá) é essencial.

   Vários aeroportos brasileiros dispõem de redes Wi-Fi, algumas delas providas pela Infraero e outras oferecidas por provedores comerciais dos quais você pode contratar o serviço na hora, pagando com seu cartão de crédito por meio de seu próprio micro, a não ser que já seja cliente conveniado e disponha de uma franquia de horas. Informe-se previamente sobre as condições nos aeroportos de sua rota.

   

   Mas em boa parte dos destinos brasileiros é possível contar também com o serviço móvel 3G das operadoras de celular, e dispor previamente deste tipo de conexão no seu notebook ou smartphone pode ser a forma de conseguir ter acesso a mais informações e contatos durante longas esperas, ou uma maneira alternativa de se informar sobre o que está acontecendo, quando as companhias aéreas se negam a prestar informações completas.

   A qualidade do serviço 3G varia, mas mesmo uma conexão ruim e que só funciona em alguns lugares é melhor do que não ter conexão nenhuma em lugar nenhum.

   Ainda que você não disponha de um modem 3G para usar no seu notebook, verifique (previamente!) a possibilidade de realizar a conexão dele por meio do seu celular (na operação conhecida como tethering – ou “Acesso Pessoal”, nos Ajustes do iPhone), via Wi-Fi, Bluetooth ou cabo USB, e esteja preparado caso a necessidade de uso apareça, pois você não terá como pesquisar isso no Google se não conseguir se conectar ;-)
    

   6 – Fazendo durar as baterias

   Em viagens é comum acontecer de o notebook ter de funcionar ao longo de um período extenso sem possibilidade de recarga – e aí o esquema é desativar os efeitos 3D, reduzir o número de processos desnecessários em execução, desligar o bluetooth e a rede wireless (se não estiverem em uso), e ficar de olho nas oportunidades de usar uma tomada – se possível, sendo um bom companheiro, e compartilhando-as com os demais.

   Quando nenhuma tomada está à mão e é necessário usar uma conexão 3G (voraz consumidora de energia), eu procuro usar os recursos de trabalho off-line disponíveis nos aplicativos – conecto, busco as informações necessárias, desconecto, opero sobre elas (por exemplo, escrevendo respostas a todos os e-mails importantes), aí reconecto, envio e recomeço o procedimento. A não ser que a etapa de processamento seja curta, manter a conexão ativa enquanto estamos operando apenas com recursos locais é um dreno desnecessário para a bateria.

   

   No caso do celular, já demos várias dicas para aumentar a duração da bateria, mas o Lifehacker insiste em uma que não mencionamos na ocasião: deixar o celular em contato com nosso corpo (por exemplo, no bolso da calça) tem um malefício extra: o calor acelera o consumo da bateria. Uma razão a mais para deixá-lo em um local mais saudável.

   Para mim, a regra de ouro é não misturar as baterias de entretenimento e as de serviço. Quando o aviso de que vai haver um longo atraso chegar, faço questão de ter bastante bateria disponível no telefone e netbook para todos os contatos, consultas e procedimentos que desejar fazer, e ficaria profundamente desapontado comigo mesmo se já as tivesse gastado assistindo a seriados e jogando Angry Birds!

   

   Além disso, para garantir, eu levo comigo (e muitas vezes já foi útil) um carregador externo com bateria própria que serve para o notebook, o tablet e o celular. Existem modelos variados, alguns que operam a partir de pilhas palito comuns, que podem ser essenciais para manter seu celular funcionando.
    

   7 – Planeje a segurança

   Nada que você faça pode tornar desnecessária a atenção à segurança em todos os momentos em que você esteja em trajeto portando bagagens e valores.

   Mesmo assim, é possível que você possa ter um pouco mais de paz de espírito para aproveitar a viagem, ou mesmo para descansar um pouco e estar em condições de aproveitar melhor o destino, se tomar algumas precauções antes.

   

   Uma dica bem simples é levar na bagagem de mão um chaveiro do tipo mosquetão, como o da foto acima (deve ter vários na seção de camping do hipermercado mais próximo), e usá-lo para prender as correias de todas as malas e sacolas sempre que for dar atenção a outra coisa – como uma parada para o lanche, a leitura de um livro ou o uso do notebook numa sala de embarque, por exemplo. Se puder prender o conjunto de bagagens a algum objeto fixo, ou mesmo passar uma de suas pernas pela correia de uma das mochilas, melhor ainda.

   A razão é simples: os ladrões que atuam nesses lugares contam com a desatenção de todos, inclusive do proprietário do item que ele planeja roubar. Mas se para levar um componente da sua bagagem ele for precisar soltar uma correia ou fivela, certamente ele preferirá ir adiante até encontrar alguém menos precavido. E caso ele não perceba a sua preparação e mesmo assim tente roubá-lo, você terá uma chance maior de perceber.

   Fechar os zípers das mochilas com cadeados funciona com base no mesmo princípio: claro que o ladrão ainda poderá levar a mochila inteira, e nem terá muita dificuldade em arrebentar o cadeadinho, se tiver tempo para tentar. Mas o que ele quer é agir sem ser notado, então se a sua bagagem der um pouco mais de trabalho que a de quem não tomou precauções, as chances já estarão a seu favor, ainda que você não fique protegido contra um ladrão firmemente determinado a escolher você.

   

   Mas cuidado ao usar cadeados em bagagens que serão despachadas – consulte antes o regulamento, pois as inspeções de segurança feitas fora da sua presença podem exigir arrebentá-los. Existem cadeados feitos para permitir a inspeção pelas autoridades norte-americanas, mas desconheço a existência de similares voltados ao Brasil.

   

   Sempre que a ocasião permite, levo comigo uma trava para notebook e bagagem como a Defcon-1, da Targus, mostrada na imagem acima. Além de servir para fixar o notebook à mobília (mais uma vez fazendo com que o ladrão casual potencial vá preferir procurar outra vítima menos precavida), ela tem um sensor de movimento e alarme sonoro, que podem ser ativados até mesmo como segurança auxiliar para a bagagem, quando você a deixa no chão da sala de embarque enquanto joga Bejeweled no celular e espera a conexão atrasada. Se alguém mexer, ela apita. Só não esqueça de destravar antes de levantar ou se for despachar…

   Outras dicas óbvias que muita gente não segue porque acha que o desastre só acontece com os outros: faça backup antes de todos os dados valiosos do seu notebook ou dispositivo móvel, não leve com você o backup (pode se extraviar junto!), não deixe evidente que você leva itens valiosos, coloque senhas fortes em tudo (notebook, smartphone, etc.), não use serviços on-line relevantes em redes públicas ou abertas, não largue objetos valiosos (tablet, celular, câmeras, jogos eletrônicos, etc.) em lugar nenhum, se possível instale e ative os serviços anti-furto do seu celular e notebook, e tenha anotado em lugar seguro e acessível os números de série, marca e modelo de todos os aparelhos valiosos que levar consigo.
    

   Bônus: A bagagem de mão do viajante prevenido

   Quando o viajente tem foco na preservação do conforto possível durante situações adversas em aeroportos e aviões, ele leva a bagagem de mão em um único volume, com alças confortáveis, e incluindo alguns itens indispensáveis:

   1. Dinheiro trocado. Às vezes o produto ou serviço que você mais deseja, às 3 da manhã em um saguão lotado, depende de alguém que não terá como trocar R$ 50.
       
      
   2. Muda de roupa extra: tanto pensando em situações climáticas imprevistas (como acontece todos os dias de inverno com pessoas que não sabiam que fariam conexões em São Paulo para vôos ao Nordeste) quanto na possibilidade de querer trocar de roupa em uma permanência prolongada em um saguão de aeroporto. Afinal, encarar uma espera noite adentro em um saguão de aeroporto em roupas suadas, ou tremendo de frio, amplia bastante o stress. Escolha peças versáteis e que ocupem pouco espaço – também pode servir como medida extrema em caso de extravio de bagagem.
       

   3. Conexão móvel à Internet. Veja a dica acima sobre conexão à web em (quase) todo lugar.
       
      
   4. Travesseiro inflável: fácil de encontrar em lojas de malas e em aeroportos, ele quase não ocupa espaço, é fácil de inflar e esvaziar, e reduz o desconforto tanto a bordo quanto nas situações extremas de espera em saguões.
       

   5. Celular com bastante carga, crédito, e habilitado para funcionar no destino. Querer e não poder ligar para pedir uma providência ou avisar de uma mudança inesperada de itinerário ou horários pode ser uma grande frustração. Prevenir isso depende de parcimônia no uso da bateria e, quando possível, da presença do carregador e de uma tomada funcionando.
       
      
   6. Fones de ouvido com supressão de ruídos externos. Isolar-se auditivamente do stress ao seu redor pode ser positivo, mas só deve ser feito em situações de espera em terra se houver alguém para lhe avisar se houver algum aviso ou novidade. Tampões de ouvido podem ser usados para a mesma finalidade.
       
      
   7. Máscara para dormir: quando estiver em um local seguro ou puder contar com alguém de confiança para ficar de sentinela, a máscara aumenta a chance de tirar uma soneca mesmo em ambientes cheios de movimentos e luzes.
   8. Cadeados com segredo. Aeroportos são locais de risco, e basta um pouco de distração para algo ser surrupiado de sua bagagem de mão, cheia de bolsos convenientes. Um cadeado com segredo (testado antes de usar!) reduz bastante este risco, e não exige que você leve chaves no bolso e faça apitar cada detector de metais pelo caminho!
       

   9. Distração. Leitura, passatempo, música, jogos… Veja acima a dica sobre Entretenimento Pessoal.
       
      
   10. Higiene pessoal. Escova de dentes, pente, desodorante, os remédios que você toma regularmente, analgésico, antigripal, kit das lentes de contato, lenços de papel, papel higiênico, protetor de assento sanitário, pastilha para garganta, band-aid.
        
       
   11. Alimentação. As lanchonetes dos aeroportos fecham! Ter barras de cereais (as mesmas que as companhias nos servem à bordo e odiamos), biscoitos, água (quando possível) pode fazer a diferença.
        

   12. Cópias dos contatos do cartão de crédito: se acontecer de você acabar extraviando sua carteira, ter (fora da carteira!) os contatos para suspender o cartão de crédito, o celular, os cheques, etc. pode reduzir muito o tamanho do problema. (dica do leitor Eloi Gonçalves)

   Sua vez!

   Que providências você toma para reduzir o stress causado pelas viagens aéreas? Compartilhe conosco nos comentários!

   ]]> http://www.efetividade.net/2011/12/21/natal-e-aeroportos-como-sofrer-menos-com-o-caos-aereo/feed/ 4 http://www.efetividade.net/2011/12/12/20-dicas-para-melhorar-as-fotos-no-seu-celular/ http://www.efetividade.net/2011/12/12/20-dicas-para-melhorar-as-fotos-no-seu-celular/#comments Mon, 12 Dec 2011 11:26:02 +0000 augusto http://www.efetividade.net/?p=4316 Que tal na próxima viagem ou festa de Natal da família tirar no seu celular fotos que agradarão mais que as daquele tio falador que em 2007 comprou uma câmera de 4000 dólares e acha que por isso virou profissional e não muda mais de assunto?

   Infelizmente os tios faladores que acham que para registrar a alegria do momento precisam poder falar incansavelmente de detalhes técnicos da câmera, como se a ferramenta fosse a parte que garante o resultado, estão longe da extinção.

   Mas se você passar as dicas abaixo para os seus primos e boa parte deles conseguirem tirar com câmeras simples fotos melhores do que as do tio mala, talvez na próxima festa em família ele reduza um pouco o discurso ツ

   Novos tempos

   No tempo das câmeras com filme, em que a foto casual era uma chance única cujo resultado só seria visto dias ou semanas depois, ninguém se permitia arriscar muito na criatividade, e gerações foram ensinadas a centralizar tudo, ligar o flash e garantir que tanto o pé quanto a cabeça de todo mundo estivessem no visor.

   Hoje o problema das fotos casuais é quase o contrário: câmeras “inteligentes” que ajustam sozinhas o foco, a iluminação e até o momento do click (com “detector de face”, “detector de sorriso” e outros recursos similares) e aí a sua tia tira fotos pasteurizadas e sem vida.

   

   Na prática, a melhor câmera é aquela que estiver com você no momento em que surge a oportunidade de uma foto. E se você estiver bem preparado e conhecer as capacidades e limitações da sua câmera, pode estar em melhores condições tirando uma foto com o seu celular, do que uma pessoa com uma câmera automática avançada mas pouca criatividade!

   E preparar-se não significa virar um mestre em composição, enquadramento, iluminação e pós-produção. Basta aplicar o bom senso, um pouco de persistência e uma série de dicas simples que veremos a seguir.

   Planejamento

   1. Conheça e aceite os limites da sua câmera. Algumas câmeras casuais não se prestam tão bem a tirar fotos em ambientes pouco iluminados, ou muito de longe, ou muito de perto, ou de objetos em movimento, etc. Experimente com sua câmera em situações similares às que você deseja fotografar, para saber como melhor tirar proveito dela quando a oportunidade real chegar!

       
      

      

   2. Pratique o uso do seu flash fora de casa: Ao tirar retratos fora de casa, dependendo das condições de iluminação, o rosto ficará sombreado. Dominar o uso do flash nessas condições exige alguma prática, mas praticar com fotos digitais custa pouco – convide alguém e pratique posicionamento (contra a luz, a favor da luz, na sombra, etc.) e distâncias até saber como se posicionar – e aí aplique o que aprendeu, quando chegar a hora certa (que não é o momento de inventar ou testar, pois a oportunidade de foto é efêmera). Às vezes a distância máxima para uso do flash ao ar livre não passa de 5 ou 6 passos, e se você tirar fotos com ele ligado a distâncias superiores a isso, o efeito será o oposto ao desejado: vai ficar tudo escuro.

       
      

      

   3. Tenha memória e bateria suficientes: a marca do fotógrafo mal-sucedido é o despreparo. Quem já não viu alguém num canto da festa apagando fotos da memória da câmera porque acabou o espaço, e reclamando porque está tendo de apagar fotos de que havia gostado? Quem nunca ouviu a clássica pergunta desesperada: “alguém tem pilha? a minha acabou! Alguém tem carregador?” Se você gosta de fotografar, comprar mais um ou dois cartões de memória para a sua câmera não é caro, e ter carregador ou baterias carregadas de reserva é essencial.

       
      

      

   4. Limpe a lente! Especialmente se você estiver usando uma câmera de celular sem proteção, lembre-se de limpá-la antes, usando o material indicado pelo fabricante – subitamente suas fotos ganharão mais nitidez ツ

    

   Direção

   1. Seja o diretor, e não o operador de câmera: Se estiver tirando fotos de pessoas posando, não se omita: seu papel não é apenas apertar o botão. Vá além das clássicos ordens direcionais (“um passo pra trás”, “mais pra direita”). Procure o melhor fundo, a melhor iluminação, reagrupe-as, aproxime-as. Procure mostrar na foto a personalidade delas, tire diversas fotos para depois escolher as melhores. Mas não exagere, senão logo elas vão parar de colaborar!

       
      

      

   2. Aproveite a iluminação do ambiente: Exceto se você for um expert no uso do flash, o bom uso da luz do ambiente é essencial para as fotos casuais. Quando filtros, rebatimentos e outros recursos avançados não estão ao alcance, a regra básica é simples: o jeito fácil de os rostos das pessoas estarem visíveis é elas estarem de frente para a fonte de luz predominante no ambiente (torcendo para ela ser suave o bastante para não criar sombras estranhas), e o fotógrafo estar de costas para ela, senão pode acontecer como no exemplo da imagem acima. E isso vale especialmente para câmeras de celulares.

       
      

      

   3. Prefira um plano de fundo que seja uniforme: manter simples a composição facilita atingir fotos de qualidade mesmo com câmeras simples. O fundo não precisa ser liso (embora seja desejável em boa parte das situações casuais), mas idealmente deve ser contínuo. Tome cuidado especialmente com composições que façam parecer que um galho ou um poste “nascem” da cabeça de alguém retratado. Um fundo uniforme destaca o tema da sua foto.

       

   4. Conte a história toda: Se estiver fotografando um evento, como uma viagem ou uma festa, não se esqueça de contar a história toda: registre os preparativos, a partida, arrumações, chegada de convidados, retorno, etc. Tire muitas fotos, e depois escolha quais merecem ser guardadas. O registro ficará muito mais rico.

       
      

      

   5. Mantenha a câmera em alta resolução e sem zoom digital: Uma dica clássica, e completamente desnecessária se você seguiu a dica lá de cima sobre estar preparado, era configurar a câmera para usar baixas resoluções, permitindo assim guardar mais fotos na memória. Tenha bastante memória disponível, e aí não tenha medo de manter a configuração original de resolução – 5 megapixels ou mais, e nunca menos de 3 megapixels. Você sempre pode reduzi-las na hora de arquivá-las no micro, se desejar, mas mantê-las em alta resolução lhe dará a opção futura de imprimir com qualidade, até mesmo em formatos maiores. Quanto ao zoom digital: ele não acrescenta nada à sua foto, apenas retira. Se você não tiver zoom óptico (aquele que faz a lente se alongar e é especialmente raro em câmeras de smartphones, por exemplo), tire as suas fotos sem zoom, e se for o caso amplie-as seletivamente (trabalhando em uma cópia) no computador depois. Na dúvida, use os seus pés como zoom: aproxime-se do objeto!

   Na hora da foto

   1. Segure firme! Muitas câmeras atuais têm algum recurso para evitar o efeito tremido, mas até mesmo nelas o ideal é segurar a câmera com estabilidade na hora de tirar a foto. Uma técnica simples é afastar as pernas para ter mais estabilidade, firmar os cotovelos junto ao corpo e erguer as duas mãos segurando a câmera próximo ao rosto, prendendo a respiração enquanto finaliza o enquadramento e aperta o botão delicadamente. Quando possível, você também pode firmar os cotovelos ou ou pulsos em algum objeto do ambiente.

       
      

      

   2. Não centralize tudo, nem tenha medo de “cortar os pés” Dê mais vida e dinamismo às suas fotos, abandonando a técnica antiga de deixar o ponto principal da foto exatamente no seu centro. Uma das maneiras mais básicas de obter um enquadramento harmonioso é imaginar que a sua foto é um grande tabuleiro de jogo da velha retangular, e alinhar o corpo (ou o rosto, se for um retrato) do modelo a uma das duas linhas verticais traçadas. Depois de dominar o alinhamento básico, você pode buscar aprender mais sobre o bom uso da grade de 3×3 células formada pelo “jogo da velha”, usando bem suas linhas e células para enquadrar – por exemplo, deixando livre o terço superior, como no exemplo acima, ou um dos terços laterais. Dica extra: algumas câmeras (como a do iPhone, se você estiver usando o iOS 5 ou superior) dispõem do recurso de exibir esta grade diretamente no display, facilitando a vida de nós, amadores.

       
      

      

   3. Dê dois ou cinco passos para a frente… Se for o caso, tome emprestado do Cinema o chamado Plano Americano (do joelho pra cima, mostrando melhor a expressividade do rosto, sem esconder o fundo) ou o Plano Médio (da cintura pra cima, mostrando com clareza a interação entre os modelos). Meu avô dizia que uma foto bem enquadrada mostra ao mesmo tempo os pés e a cabeça do modelo, mas às vezes faz bastante sentido tirar as fotos bem mais de perto. Enquadre bem, e conscientemente, mas não tenha medo de tirar as fotos um pouco mais de perto.

       
      

      

   4. Ajuste o foco: já aconteceu de você tirar uma foto, e ao vê-la posteriormente, perceber que a câmera colocou em foco alguma coisa do fundo da imagem, e o que você queria mostrar ficou borrado? Em câmeras digitais comuns, para “travar” o foco, você deve apontar a mira da sua câmera digital exatamente para o ponto que deseja focalizar, e aí apertar o disparador até a metade, aguardando para que seja focalizado (até ouvir um bip, ou ver o indicador da mira ficar verde). Aí, sem soltar o disparador (que está apertado apenas até a metade), reposicione a câmera para dar o enquadramento que desejar – o foco permanecerá fixo, por mais que você reenquadre. Na câmera do iPhone a coisa é mais simples: basta tocar no ponto que você deseja focalizar, e aguardar 2s enquanto ele ajusta foco e iluminação.

       
      

      

   5. Para fotos de crianças, se abaixe: Especialmente se for tirar fotos de crianças ou bichos, procure segurar a câmera na altura dos olhos deles. A foto vai ficar muito mais interessante e natural, mesmo que eles não estejam olhando para a lente da câmera! Tirar fotos de cima para baixo ou de baixo para cima pode ser interessante como expressão de criatividade previamente ensaiada, mas não como demonstração de pressa ou de preguiça para fazer o enquadramento essencial ツ

       
      

      

   6. Para surpreender, procure composições e enquadramentos criativos: Depois de ter garantido o sucesso com o enquadramento básico, procure um ponto de vista criativo: fotos de reflexos do seu objeto, silhuetas, sombras, pontos de vista incomuns, etc. Mas se a ideia for registrar um momento ou uma pessoa, o ideal é começar pela objetividade simples, e só depois ir para a complexidade artístico.

    

   Completando a infraestrutura

    
   1. Automatize o que precisar: Eu prefiro escolher sozinho o foco e o momento exato da foto, mas há quem tenha dificuldades na operação ou coordenação e acaba tirando grande quantidade de fotos tremidas, fora de foco, ou perdendo o momento exato que queria registrar. Se você conhece alguém assim, insira na lista de possíveis presentes de aniversário para esta pessoa uma câmera com estabilização automática de imagem, detecção de face (‘face detection’) e detecção de sorriso (‘smile shutter’). As configurações avançadas podem ser complicadas (de sorrisinho a gargalhada, sorrisos de todos os modelos ou de um específico, etc.), mas a configuração padrão tende a ser boa, bastando ativá-la (e essa parte é fácil) quando necessário.

       
      

      

   2. Melhorando os auto-retratos As câmeras digitais, especialmente as de celulares e smartphones, são responsáveis pela proliferação de auto-retratos tirados segurando a câmera com o braço esticado, tendo de adivinhar o enquadramento, o foco e o fundo. Muitas vezes, mesmo que a foto não fique tecnicamente boa, serve como um registro divertido e interessante. Se você tem o hábito, peça ao Papai Noel uma câmera com flip no display LCD, permitindo girá-lo para ver a imagem mesmo quando se está de frente para a lente. Outra alternativa é um celular com câmera frontal. Se não rolar, ao menos procure uma câmera com um mini-espelho de enquadramento ao lado da lente.

       
      

      

   3. Estabilizando com um mini tripé: Se você gosta de tirar fotos de si mesmo (seja com o timer da própria câmera, ou segurando a câmera apontada para si), está na hora de arranjar um mini-tripé. Muitos deles cabem, quando desarmados, no estojo da sua câmera. Eles permitem melhor posicionamento e controle de enquadramento, e os modelos básicos custam tão barato que não vale a pena continuar sem eles.

       
      

      

   4. Imprimindo Hoje a maior parte das fotos tem como destino o compartilhamento on-line, mas imprimir fotos em casa, com qualidade que se aproxima dos serviços profissionais comuns, geralmente pode ser feito em uma impressora doméstica típica, operando em seu modo de mais alta qualidade e com papéis fotográficos que você encontra na papelaria da esquina. Pode servir bem para uma impressão casual ou eventual, para colocar na parede ou para dar de presente para a vovó. Eu sempre tenho em casa algumas folhas de papel fotográfico compradas na papelaria da esquina, e de vez em quando elas são úteis – mas tomo o cuidado de guardá-las seguindo as recomendações do fabricante, expressas no envelope, senão elas estragam rapidinho antes de imprimir.

       
      

      

   5. Softwares Câmeras de celular podem ser melhor aproveitadas com uma série de apps, como o Camera+ do iPhone. E as fotos de qualquer câmera podem ser pós-produzidas com simplicidade suficiente até mesmo para amadores, usando aplicativos como o Photoshop Elements, o Gimp ou muitos outros que você pode pesquisar e experimentar!
   ]]> http://www.efetividade.net/2011/12/12/20-dicas-para-melhorar-as-fotos-no-seu-celular/feed/ 7 http://www.efetividade.net/2011/11/25/compras-de-natal-sem-stress-faca-como-as-pessoas-organizadas/ http://www.efetividade.net/2011/11/25/compras-de-natal-sem-stress-faca-como-as-pessoas-organizadas/#comments Fri, 25 Nov 2011 11:31:30 +0000 augusto http://www.efetividade.net/?p=4310 As compras de Natal podem ser o equivalente a uma gincana cara, interminável e sem garantia de que cada participante vai receber o prêmio que desejava, ou podem ser uma atividade planejada que minimiza as dificuldades e amplia ao máximo o resultado alcançado – que pode ser medido tanto pelo sorriso de quem presenteia quanto pelo de quem recebe.

   Mesmo quem gosta de ir às compras tende a não apreciar as filas, a competição pelos produtos que sobraram (e pelas vagas de estacionamento e mesas de praças de alimentação), e o acotovelamento geral que são característicos desta época do ano.

   Falta exatamente 1 mês para o Natal, que é um momento para reflexão, para buscar o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center nem no comércio eletrônico. Mas o período até ele também marca a maior temporada anual do consumo, e tenho certeza de que poucos leitores escapam – ou mesmo desejam escapar – de dar presentes de Natal, e por isso acaba valendo a pena encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade – ou ao menos com um pouco mais de eficiência.

   

   O importante é o sentimento e o significado, claro – e mesmo no caso dos presentes materiais, uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato, entre outros.

   Além disso, e cada vez mais, as famílias vêm organizando esquemas alternativos, no estilo amigo secreto, para reduzir o custo e a complexidade dos presentes familiares.

   Mas nosso foco hoje é outro: assim como fizemos nos 3 anos recentes, vamos aplicar um pouco de logística e organização pessoal para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas “lembrancinhas” para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

   Antes veremos como fazer tudo errado

   Para começar, vamos ver o que evitar.

   

   E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente siga esta checklist de 6 erros:

   1. vá diretamente a um shopping center ou a uma rua de comércio (com fome e levando duas crianças junto, de preferência),
   2. sem definir quanto pode gastar,
   3. nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear,
   4. e muito menos o que deseja comprar para cada uma delas.
   5. Passeie a esmo olhando as lojas e entrando nas que têm promoções até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear,
   6. e vá comprando até se sentir satisfeito ou o crédito acabar.

   O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

   Mas agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!
    

   Como organizar as compras de Natal

   Logística muitas vezes é definida como a arte e técnica de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável.

   As compras de Natal podem se beneficiar muito dos conceitos da logística, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço necessário.

   

   Tratar o Natal como se fosse uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas não tenho dúvida de que é menos pior do que tratá-lo puramente como uma data comercial descontrolada.

   Portanto, se você tem o hábito de dar presentes, mas quer ter mais tempo e paz de espírito para comemorar a data da forma como ela realmente merece ser tratada, veja uma forma de fazer, passo por passo:

   1. Defina o orçamento
      Saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. No mínimo verifique quanto e quando poderá gastar à vista, e quanto quer usar de crédito, ao longo de quantos meses. Use as dicas do nosso artigo sobre planejamento de despesas de final de ano para que os valores sejam realistas!
       

      Liste as pessoas que você deseja presentear

      Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, e sem deixar de lado aquelas pessoas para as quais um presente seu possa fazer grande diferença ou ser o único presente que receberão.
       

      Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear :-(

      Dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
       

      

      Junte as duas listas, em ordem de prioridade

      Lembre-se de que estamos falando de logística, e não do aspecto emocional. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente adequado é mais urgente ou importante para o completamento da tarefa, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode até presentear com atraso.
       

      Agrupe parte dos integrantes da lista

      Dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
       

      Estime o custo dos presentes “padronizados”

      Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão “presentes padronizados”. Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas do Departamento de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles – escolhendo o DVD adequado a cada colega.
       

      

      Distribua o saldo do seu orçamento entre os presenteados restantes

      As pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos – se for o caso, repita os passos acima até acertar.
       

      Defina (em casa) o presente ideal para cada pessoa

      Não deixe para quando já estiver num shopping ou acessando uma loja on-line, sendo bombardeado por sugestões que não consideram o seu interesse nem o do presenteado, e sim o do lojista. Sente-se confortavelmente em casa, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
       

      Crie o roteiro e agenda de compras

      Quando chegar neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal, e garante que vai às lojas o quanto antes for possível, e de preferência em horários favoráveis. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão mais apinhadas conforme dezembro avança, portanto antecipe (a primeira semana de dezembro é o limite do conforto!) ou prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
       

      Antecipe o amigo secreto

      O amigo secreto decidido em cima da hora pelos colegas de trabalho, da pós, do clube ou mesmo pelos familiares tem grande potencial de ser o fator que fará até mesmo o indivíduo mais planejado ter de enfrentar o comércio bem na semana de Natal, em que parecem sumir as vagas para estacionar e as lojas sem longa fila. Minha alternativa é uma aposta baseada em cenários: eu tento adivinhar onde podem surgir iniciativas como essa na minha vida, e qual seria o presente “genérico” adequado – e compro antes. Se o amigo secreto não surgir, é um presente a mais para alguém que não seria contemplado, ou eu fico com ele para mim ツ Mas se surgir – e geralmente eu acerto – já estarei preparado.
       

      

      Cuidado com as armadilhas

      Os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido – que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
       

      Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. Navegue pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas, mas lembre que quanto mais perto do Natal, maior o risco de problema na entrega, ou de atraso completamente fora do seu controle.

   E não esqueça: o espírito natalino não se encerra nos presentes. Comprando com mais eficiência e aplicando um pouco de logística, talvez você tenha mais tempo (e alguma sobra de recursos) para refletir sobre o que a data realmente significa, e para praticar um pouco desta idéia que perdura há tantos séculos.

   Organizando com o ZTD (ou o GTD)

   Esta é uma situação em que vale a pena ter uma lista de atividades específica de um projeto: as compras de Natal. Nela você pode colocar as atividades correspondentes ao que foi tratado acima.

   Um exemplo de como poderia ficar no meu caso pessoal, incluindo observações sobre algumas tarefas:

   1. Definir orçamento disponível para as compras de Natal – considerando totais para compras a prazo e à vista, e em que datas as despesas devem ocorrer.
   2. Fazer a lista das pessoas que vão ser presenteadas
   3. Agrupar na lista as pessoas que podem receber presentes semelhantes (comprados em bloco)
   4. Destacar na lista as pessoas selecionadas que têm presente à parte já definido ou que precisam de pesquisa sobre qual o presente ideal
   5. Observar o custo dos presentes que serão comprados em bloco (por exemplo: DVDs, livros, cestas de Natal, chocolates) – até verificar que há o saldo orçamentário desejado para a compra dos demais.
   6. Pesquisar os presentes ideais para as pessoas que demandam pesquisa
   7. Prevenir a ameaça de amigos secretos imprevistos
   8. Conferir os valores de tudo, considerando o orçamento previsto e ajustando se necessário
   9. Encomendar o que vai ser comprado on-line – para encomendar tão cedo quanto possível, serviços de entrega pouco confiáveis durante o ano todo pioram quando dezembro começa.
   10. Definir onde e quando serão comprados os demais presentes
   11. Comprar os presentes do local A
   12. Comprar os presentes do local B
   13. Comprar os presentes do local C

   O planejamento ocorre como de hábito, já exposto no post recente sobre ZTD minimalista: a cada dia você tira da lista do projeto algumas tarefas, para executá-las.

   Mas este projeto tem um detalhe interessante: admite paralelismo, ou seja, você pode ir começando algumas das atividades posteriores (como fazer as encomendas on-line) sem terminar as anteriores, desde que não perca de vista o impacto sobre o orçamento ou a vantagem potencial de poder rever alguns dos presentes inicialmente definidos antes de começar a comprar todos em bloco. Possivelmente você só vai riscar as tarefas iniciais definitivamente quando concluir até as últimas.

   E na execução você vai perceber claramente que as atividades iniciais (de 1 a 8 – orçar, definir lista de pessoas, de presentes, etc.) precisam de muito mais detalhamento e atenção, mas são as atividades finais (de 9 em diante – operacionalização das compras) que vão consumir mais tempo e esforço, além de eventualmente exigir retorno aos passos de planejamento.

   Lembre-se de quem tem menos do que você

   Natal não é comércio: esta é uma época de solidariedade, união e celebração de determinados valores que não estão à venda no shopping.

   As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

   Não vou fazer campanha por aqui – não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. O foco deste post é a questão das compras, mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que a essência dessa época não pode ser o consumo, e que se formos eficientes neste aspecto, sobra mais tempo e recursos para se dedicar ao que realmente importa.

   ]]> http://www.efetividade.net/2011/11/25/compras-de-natal-sem-stress-faca-como-as-pessoas-organizadas/feed/ 6 http://www.efetividade.net/2011/11/21/ztd-minimalista-revisoes/ http://www.efetividade.net/2011/11/21/ztd-minimalista-revisoes/#comments Mon, 21 Nov 2011 11:40:28 +0000 augusto http://www.efetividade.net/?p=4293 Agora que já vimos como ter mais produtividade pessoal usando um modelo minimalista baseado em apenas 4 hábitos essenciais, chegou a hora de entender como enriquecer a mistura praticando ativamente um quinto hábito: a revisão semanal.

   Nos 2 artigos anteriores eu apresentei a vocês um modelo minimalista de produtividade pessoal baseado no ZTD, e descrevi como eu mesmo coloco esta produtividade em prática com ajuda do Wunderlist (que tem versões para Mac, Windows, Linux, iPad, iPhone, Android e web).

   

   O modelo em si é um subconjunto do método ZTD, mais amplo – e para ficar mais simples, se baseia em apenas 4 dos 10 hábitos que o compõem. São eles:

   1. CAPTURA permanente: registrar livremente todas as ideias, pendências, tarefas, compromissos e contatos que surgem.
   2. PROCESSAMENTO regular: esvaziar todas as caixas de entrada tomando decisões rapidamente, resolvendo imediatamente o que for rápido, e transformando o restante do conteúdo em itens prontos para serem executados quando chegar a hora – e tirando do caminho o que serve apenas para guardar como referência ou mesmo descartar.
   3. PLANEJAMENTO diário e semanal: antes do início de cada período, identificar o conjunto de poucas tarefas mais importantes que precisam ser vencidas nele, e as tarefas adicionais que aproveitarão o tempo, os recursos e a atenção que sobrarem.
   4. EXECUÇÃO constante: fazer uma tarefa de cada vez, sem deixar que a gestão tire muito tempo ou atenção da realização.

   Estes 4 hábitos são suficientes para boa parte das demandas comuns de organização e produtividade pessoal, e os detalhes sobre eles você encontra no artigo anterior.

   Expandindo o modelo

   A suficiência dos 4 hábitos acima se baseia em uma presunção (confirmada por mim na prática) de que os outros 6 hábitos do ZTD (como ter um lugar para cada coisa, ou estabelecer rotinas eficientes) acabam sendo realizados, no grau necessário, conforme você aperfeiçoa estes 4 que são básicos.

   Mas a minha prática do ZTD mínimo me fez perceber a importância de agregar à receita básica mais um hábito, o 7^o da lista “oficial”: a Revisão.

   Ao longo de cada semana, o processo diário de Planejamento (que eu faço em 2 partes: no final de cada expediente, e antes de começar o próximo) é suficiente para manter em andamento o plano semanal registrado na última meia-hora de trabalho da sexta-feira anterior – afinal, tudo está fresco na memória, e ao planejar o dia seguinte as informações do dia que passou são automaticamente consideradas.

   

   Mas quando chega a sexta-feira e é hora de planejar a semana seguinte, as lembranças já não estão mais tão frescas, e o aproveitamento delas pode já não ser tão automático – e é neste ponto que começa a ganhar valor o hábito da Revisão semanal, realizado imediatamente antes ou em conjunto com o Planejamento da semana seguinte.

   E não é só pra isso que ele serve: como em todo ciclo que considera o aperfeiçoamento dos processos (genericamente conhecidos como “PDCA”, caracterizados pela sequência planejar-executar-revisar-ajustar ou plan-do-check-act), a Revisão no ZTD também tem o papel de avaliar o que foi feito de certo e de errado, de que forma os sucessos da semana contribuíram para seus objetivos pessoais, e assim ajustar as semanas seguintes de acordo com as conclusões, de olho em manter o foco também considerando períodos mais longos.

   Revisão semanal: como fazer

   Como em tudo o que se refere ao ZTD, a chave do sucesso é encontrar qual o grau de intensidade de revisão semanal que você precisa. Para isso, veremos a seguir os passos gerais a considerar.
    

   

   1. Rever as anotações

   O hábito da Coleta conduz a uma série de anotações feitas em um local único, que na hora do Processamento se convertem em entradas na sua lista de tarefas e pendências, na agenda de compromissos, na lista de contatos, ou mesmo em referências.

   Essas informações em estado bruto já foram processadas ao longo da semana e não precisam ser reprocessadas, mas na hora do fechamento semanal pode valer a pena percorrê-las rapidamente, pela possibilidade de identificar algo que se perdeu entre o registro inicial e o resultado do processamento, e também para colocar o contexto da semana como um todo na sua mente antes dos passos seguintes.
    

   

   2. Rever a agenda de compromissos

   Por mais que confiemos nas ferramentas que armazenam as datas e horários dos compromissos, sempre há possibilidade de algo que tenha passado em branco ou sido insuficientemente resolvido.

   Além disso, rever de uma vez só o conjunto dos compromissos da semana pode ajudar a perceber o que funcionou bem e deve ser repetido, o que funcionou mal e precisa ser ajustado na próxima vez (por exemplo: um compromisso que usou bem mais do que o tempo que havia sido destinado a ele),  e até a identificar alguma nova tarefa ou pendência decorrente de como foi o tratamento da agenda.
    

   

   3. Rever as listas de tarefas e pendências

   Talvez você trabalhe apenas com uma lista, ou talvez você use o modelo mais amplo típico do GTD (com listas para vários contextos, listas adicionais para projetos, uma lista de “algum dia/talvez” e mais).

   Não importa: a revisão semanal é o momento de dar uma olhada em todas, com atenção especial às que tiveram andamento na semana que passou, e em verificar se não há itens precisando de ajustes.
    

   

   4. Avaliar a semana considerando seus objetivos pessoais

   O método ZTD completo sugere que você tenha clareza de que em algum momento vai precisar definir objetivamente seus objetivos de vida, e considera que você trabalha sempre sabendo 01 objetivo de longo prazo para o qual todos os seus esforços são orientados.

   Assim, quando se trabalha com Revisão, a fase semanal de Planejamento permite definir metas a alcançar na semana seguinte avançando em direção a este objetivo de longo prazo, e a Revisão seguinte irá avaliar quanto elas foram cumpridas, ajustando assim o Planejamento da semana seguinte (que será feito imediatamente após) para ser mais ambicioso ou mais comedido na hora de definir as novas metas.

   Uma nota sobre objetivos pessoais

   Talvez a estratégia acima, baseada em apenas um objetivo de longo prazo, seja insuficiente para você – e neste caso você deve manter seus múltiplos objetivos existentes, pois podem ser muito mais ricos do que este modelo simplificado do ZTD.

   O modelo simplificado, baseado em um único objetivo desafiador e alcançável, tem uma razão de ser: embora definir múltiplos objetivos de longo prazo não seja complexo, transformá-los em ações ao longo do extenso período necessário à sua concretização pode ser, e assim o autor do ZTD sugere cuidar de apenas um.

   

   Mas eu vejo uma razão a mais para esta singularidade: percebo que muitas pessoas embarcam na busca da produtividade pessoal sem definir claramente o seu objetivo com isso, achando que “produzir mais” é o que lhes satisfará – e se desapontam ao perceber que se transformar em um eficientíssimo triturador de tarefas não basta.

   Assim, ter 01 objetivo de longo prazo é muito melhor do que não definir claramente nenhum. Quanto antes você identificar para que deseja produzir mais (ou se produzir mais é realmente o que você precisa), migrando da busca da eficiência para a da efetividade, melhor proveito você tirará da experiência.

   O que é ZTD mesmo?

   ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.

   

   A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

   No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

   ]]> http://www.efetividade.net/2011/11/21/ztd-minimalista-revisoes/feed/ 7 http://www.efetividade.net/2011/11/10/na-pratica-como-eu-uso-o-ztd-e-o-wunderlist-para-ter-mais-produtividade-pessoal/ http://www.efetividade.net/2011/11/10/na-pratica-como-eu-uso-o-ztd-e-o-wunderlist-para-ter-mais-produtividade-pessoal/#comments Thu, 10 Nov 2011 11:18:52 +0000 augusto http://www.efetividade.net/?p=4281 Na semana passada vimos um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, que se aproxima do que eu pratico no meu dia-a-dia para as tarefas pessoais.

   Hoje chegou a hora de passarmos da teoria à prática, e vou fazer algo que normalmente evito: sair da mera recomendação genérica e mostrar como eu mesmo implemento este modelo usando o software gratuito Wunderlist (mas poderia ser outro com características semelhantes) em uma configuração bem simples, usando apenas 6 pastas ou grupos de tarefas.

   O Wunderlist está disponível em quase todas as plataformas populares: tem versão para Mac, Linux, Windows, iPad, iPhone e Android. E tem também uma versão web, acessível pelo navegador. Na rua eu uso no MacBook e no celular, no escritório eu uso no desktop, e quando necessário, acesso via web em computadores emprestados.

   

   E todas elas sincronizam entre si automaticamente e de forma direta, então se você gerencia as suas tarefas no computador do escritório, terá acesso a elas no smartphone – e se uma pendência nova surge enquanto você está na rua, você pode cadastrá-la onde estiver, usando o seu smartphone. O mesmo vale para o notebook, o tablet, ou até mesmo o acesso via web no computador da casa dos seus pais no final de semana prolongado.

   O ZTD minimalista que vimos na semana passada se baseia em 4 hábitos, e veremos a seguir como o Wunderlist se encaixa na minha rotina com relação a cada um deles.

   Hábito 1. Wunderlist na Captura

   Para quem usa smartphone, portanto, o Wunderlist serve muito bem ao hábito da Captura Permanente que vimos no post que ensinou um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, na semana passada.

   Recapitulando: a ideia da Captura Permanente é levar sempre consigo uma ferramenta para anotar as tarefas e outras informações que surgem enquanto o seu dia se desenrola, e quando retornar à base (seu escritório, casa, etc.) fazer uma revisão das anotações, como se fosse uma caixa de entrada, transformando-as em entradas apropriadas na sua lista de tarefas, de compromissos, de contatos, de referências ou tomando a ação que for indicada.

   

   E o Wunderlist em um smartphone (ou no aparelho que estiver sempre com você na hora de capturar novas informações) se presta muito bem a isso, porque a entrada de dados nele é muito fácil (não tem campos a preencher, só a descrição e nada mais) a cada nova informação que surge, ao contrário da operação detalhada que é exigida na hora de inserir diretamente um contato ou uma entrada de calendário.

   Além disso, de modo geral a sincronização com o Wunderlist do computador em que trabalharei ao retornar à minha base é automática e tranquila, me permitindo fazer rapidamente o necessário Processamento (que é o hábito 2) ao chegar.

   Em tempo: um caso especial da Captura, mencionado no livro do ZTD, é o das interrupções. Quando você está concentrado em fazer algo e é interrompido (por um telefonema, um colega que chega, um alerta de algum aplicativo, etc.), simplesmente registre na mesma Caixa de Entrada de sempre qualquer nova pendência que surgir, e siga na tarefa a que estava dedicado originalmente, confiante de que a nova pendência será devidamente tratada na próxima rodada de processamento.

   Hábito 2. Wunderlist no Processamento

   Processamento, você já sabe, não é sinônimo de execução – é tirar as coisas das caixas de entrada e posicioná-las onde devem estar para cumprir seu papel.

   Quando eu estou no “modo Captura”, eu insiro todas as entradas em um grupo de tarefas do Wunderlist apropriadamente chamado de “Caixa de Entrada”, usando abreviaturas, sem me preocupar muito com a correção ortográfica – o importante é mencionar todos os dados necessários, porque sei que ao chegar na base eu farei o processamento e posso promover as devidas correções e ajustes.

   Na hora do Processamento desta caixa de entrada, o que eu faço (além de corrigir erros de digitação e expandir as abreviações) é o que o ZTD minimalista propõe – leio cada um dos itens, na ordem que se encontram, e decido a ação apropriada na lista a seguir:

   • fazer imediatamente (se a ação necessária demorar menos de 2 minutos),
   • descartar,
   • delegar,
   • arquivar ou
   • inserir na lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos de forma apropriada.

   Esse processamento ocorre várias vezes por dia, de modo que o grupo Caixa de Entrada tende a estar vazio e os outros grupos vão enchendo ツ

   

   Além da Caixa de Entrada (Inbox), os outros grupos relevantes para a fase de Processamento são 2:

   • Futuro: neste grupo eu acumulo todas as tarefas e pendências que vão chegando e ainda não têm data definida para serem Executadas, mas sem o mesmo grau de tolerância da Caixa de Entrada: aqui só entram as tarefas já processadas, e descritas de maneira completa.
      
     
   • Big Rocks: o nome vem do texto do ZTD, que lembra a velha fábula que diz que quem deseja encher uma caixa com pedras e areia deve começar pelas pedras maiores, e aí ir colocando as pedras menores nos espaços que sobrarem, despejando a areia só no final. Ou seja: na pasta Big Rocks armazeno as tarefas mais extensas, mais complicadas, mais urgentes e mais importantes, para que possa sempre dar atenção especial a elas por primeiro na hora do Planejamento, que é o terceiro hábito do ZTD minimalista.

   Hábito 3. Wunderlist no Planejamento

   O hábito do Planejamento, no ZTD minimalista que estamos adotando como guia, é bem simples: a cada semana e a cada dia definir quais as tarefas que serão executadas no período.

   O planejamento de cada semana ocorre movendo para o grupo “Semana” um conjunto de tarefas diretamente a partir dos grupos “Big Rocks” e “Futuro”, fazendo a escolha consciente sobre qual parte das pendências será atacada a cada vez.

   

   Já o planejamento diário começa a cada final de dia e é completado na primeira hora do dia seguinte, movendo para o grupo “Pra hoje” um conjunto de tarefas do grupo “Semana”, conforme a disponibilidade de tempo e de esforço, os deslocamentos previstos, etc.

   Nos 2 casos (semanal e diário) eu começo a escolha pelas tarefas mais extensas, complicadas ou relevantes (ou seja, as que um dia estiveram na pasta “Big Rocks”), e depois complemento com tarefas menores conforme a previsão de sobra de tempo e energia.

   O complemento necessário é um grupo chamado “Pra amanhã”, que não é objeto de planejamento específico (ou seja: normalmente começa vazio) mas vai sendo preenchido ao longo do dia com tarefas complementares às que estão sendo executadas hoje, ou com os compromissos que vão sendo assumidos e não têm flexibilidade de tempo a ponto de serem incluídos no fluxo normal do Processamento.

   A cada fim de dia, uma avaliação das tarefas completadas (o Wunderlist as mostra em destaque logo abaixo das pendências) e um planejamento inicial do dia seguinte são feitos, e no fim do expediente de sexta-feira ocorre a edição especial tratando da semana inteira ツ

   Hábito 4. Wunderlist na Execução

   A Execução é o hábito mais importante do ZTD e de qualquer método de produtividade pessoal: é aqui que as pendências e tarefas se convertem em ação, são resolvidas e viram um mero registro histórico de seu completamento ツ

   

   E isso se faz consultando a lista “Pra Hoje”, escolhendo uma tarefa única, e concentrando-se na execução dela até concluir (ou enquanto for possível). E repetindo o processo várias vezes ao longo do dia, sempre que houver disponibilidade de começar mais uma.

   Às vezes (por exemplo, em casos de interrupção, de definição inicial deficiente ou de impasse) uma tarefa “Pra Hoje” procria, ou mesmo se divide em outras menores, que já são incluídas diretamente na mesma lista para execução imediata, ou vão para a Caixa de Entrada aguardando Processamento posterior.

   Nos raros casos em que eu termino a lista “Pra Hoje” muito cedo, eu tento adiantar o que já estiver no “Pra amanhã”, ou repito a fase de Planejamento.

   Como mencionei na abertura, esta é a forma como eu opero, e o Wunderlist é a ferramenta que escolhi. Provavelmente você pode adaptar os mesmos 4 hábitos a outra forma de proceder e a outra ferramenta, ou mesmo acrescentar os graus de complexidade típicos do GTD se a sua rotina exige mais gerenciamento.

   E se você o fizer, compartilhe conosco os resultados nos comentários!

   ]]> http://www.efetividade.net/2011/11/10/na-pratica-como-eu-uso-o-ztd-e-o-wunderlist-para-ter-mais-produtividade-pessoal/feed/ 39