Colocá-la em dia pode fazer bem para a sua organização e até mesmo para a sua postura. Veja a seguir como colocar em prática, mas antes assista a um exemplo extremo de como fazer do jeito errado ツ

Na semana passada um vídeo que originalmente era parte de um dos episódios da temporada final do seriado Seinfeld deu o que falar, por ter sido inserido (em uma versão ligeiramente modificada) como a peça introdutória de um novo serviço on-line que busca substituir a sua carteira (ou ao menos o cartão de débito) pelo seu celular. Eis o vídeo em questão:

Uma versão mais completa do vídeo (pouco mais de 3 minutos, e sem o merchandising do Google) conta mais detalhes da história, na qual o personagem George Costanza padece de dores nas costas devido ao hábito de carregar coisas demais na carteira, mas mantém o hábito até que um dia ela simplesmente explode, jogando na rua todos os recibos, vales-brinde, cartões de afiliados, anotações de telefones alheios, cartões de visitas e até mesmo envelopinhos de adoçante guardados nela.

Uma carteira cheia demais pode ser um problema para a sua coluna e para seus hábitos de organização mesmo sem chegar perto do nível de exagero do George. E embora talvez não esteja longe o dia em que boa parte dos documentos e valores que hoje levamos na carteira possam existir em forma puramente digital (inclusive em serviços como o do Google), isso não é razão para não racionalizar o conteúdo da sua carteira desde já.

O meu convite, portanto, é que (se você estiver em um local discreto e seguro) você pegue a sua carteira agora mesmo e aplique uma bela dieta a ela. Para isto, aqui vão algumas dicas para começar:

Jogue fora ou arquive: se a sua carteira tiver canhotos de cinema ou shows, recibos de estacionamento, compras e cartões, comprovantes de saque em terminal bancário e até papeis de bala, comece retirando tudo isso, e o que houver de similar. Arquive o (pouco) que precisar ser guardado, e descarte o que sobrar.

Reduza as fotos e lembranças: nada contra levar uma foto da família, dos filhos ou do bicho de estimação – experiências indicam até mesmo que a presença deste tipo de recordação aumenta consideravelmente a chance de uma carteira ser devolvida após um extravio. Mas não precisam ser meia dúzia: leve uma só, guarde as outras, e aproveite para incluir um ou vários porta-retratos na sua lista de compras da semana.

Registre as informações: se você tem lembretes e bilhetes com números de telefones, compromissos pendentes, anotações, etc., transfira-os para o lugar certo agora mesmo (quem sabe o Evernote?), e remova-os da carteira. E se o lugar certo para você for a carteira, ao menos consolide em um único papel, e certifique-se de que ele não compromete sua segurança em caso de extravio, e de que cabe sem ser dobrado, para ocupar menos espaço.

Remova os excedentes: sua carteira de motorista também serve como cédula de identidade, e talvez você precise de mais algum documento específico, de um cartão bancário, etc. Mas dificilmente há justificativa para andar sempre com o título de eleitor, certificado de reservista, cartões de afiliado de variadas lojas, etc. Arquive-os em casa, com segurança, e só os leve consigo quando precisar deles especificamente.

Não leve um bloco de cheques inteiro: Se você usa cheques, provavelmente estará mais seguro e organizado se destacar poucas folhas individuais para levar na carteira, mantendo o restante arquivado cuidadosamente em casa.

Se o que o preocupa é que se não mantiver tudo na carteira, perderá o controle de onde estão os documentos, os outros cartões de crédito, os canhotos de cheque, etc., compre uma segunda carteira para deixar arquivada em casa, contendo tudo isso, sem precisar levar junto e expor a riscos maiores o tempo todo!

Outra dica complementar é fazer um backup das informações: com as precauções de segurança necessárias, transcreva as informações dos seus cartões e documentos que são levados na carteira, armazenando-os com a mesma segurança que daria aos originais. Se algum dia os originais se extraviarem ou forem roubados, assim você terá as informações necessárias para solicitar os bloqueios e cancelamentos, reduzindo consideravelmente o stress.

Além disso, é bom considerar um efeito similar ao que já tratamos ao falar da Lei de Parkinson: os objetos armazenados se acumulam enquanto houver espaço disponível. Se a sua carteira for grande e espaçosa, tenderá a receber mais conteúdo. Que tal aproveitar a próxima visita ao comércio para escolher uma que seja apropriada às suas necessidades mas não deixe espaço para a tentação de encher um pouco mais? ツ

A oportunidade mais recente em que fiz este registro foi no post explicando como agir desde já para facilitar a sua declaração do Imposto de Renda do ano que vem, e a base do truque é exatamente o uso de um conjunto simples de pastas, cada qual com um conjunto de documentos e registros que vão sendo acumulados nela ao longo do ano.

Pastas suspensas são muito mais práticas do que trabalhar com pastas tradicionais (de trilho ou de elástico) ou com envelopes, pois reduzem o ato de arquivar a largar o documento na pasta certa, que já está aberta e (idealmente) acessível ao alcance da sua mão, sem deslocamento.

Anos de prática me fazem precisar hoje de um arquivo com um trilho de 40cm para o conjunto de pastas suspensas que uso, mas isso ocorre porque eu guardo nelas até mesmo materiais pouco manipulados e que estariam melhor acondicionados em caixas de arquivamento, como certificados de garantia e manuais de produtos.

Na prática, a maioria dos arquivos domésticos poderia caber em um organizador pequeno, e é neste sentido que hoje apresento o Organizador com Tampa Dello File, um produto que se adapta muito bem às demandas de um  escritório doméstico.

O organizador com tampa já vem com 10 pastas A4 coloridas (2 de cada cor), e estas pastas já vem prontas para o uso: além de trazer o “olho” onde você escreve (ou cola, se for realmente caprichoso!) a descrição do conteúdo de cada pasta, cada uma delas inclui 4 porta-CDs em TNT embutidos nas suas capas internas – ou seja, estão adaptadas a uma realidade em que o armazenamento digital ocorre em paralelo com o arquivamento de papeis.

Ao contrário de outros produtos que já testei – um aramado que cedia ao peso dos documentos, e um modelo em madeira que era muito resistente e bonito mas excessivamento volumoso para as demandas iniciais da maioria dos usuários – este organizador da Dello é feito em plástico rígido fosco complementado com metal e fixado com parafusos, e suas medidas (36cm x 16cm, com 26cm de altura) são adequadas a quem está começando a se organizar (talvez no segundo ano você vá querer comprar mais um, e usá-los lado a lado!)

A tampa é um detalhe curioso: ao mesmo tempo em que sabemos que cada obstáculo entre um papel que esteja nas suas mãos e o seu local de armazenamento definitivo aumenta a chance de que ele seja largado em uma pilha na mesa ou na gaveta, ela tem a vantagem de proteger do pó e eventuais respingos de faxina o conteúdo das pastas.

Testei e aprovei. Recomendo! Os produtos da Dello são encontrados em papelarias e em lojas de produtos de organização doméstica, e o post “Escritório doméstico: como arquivar seus documentos pessoais” explica melhor como você pode fazer uso desta ferramenta!

A sabedoria popular atribui grande vantagem a quem cedo madruga, e não é difícil perceber que acordar cedo (ou suficientemente cedo) é uma forma de estar em melhores condições de dar conta dos compromissos que ocorrem no famoso “horário comercial”.

Mas acordar mais cedo do que se deseja, ou do que se está habituado, pode ser um grande sacrifício. É comum ver a afirmação que começar a mudar este hábito demora de 3 a 4 semanas (e são semanas especialmente custosas) até que todos os mecanismos do sono comecem a se reposicionar para um novo horário.

Como em toda mudança custosa de hábito, algumas técnicas e dicas podem ajudar você a manter-se motivado e a não sofrer mais do que o inevitável. Vamos a elas:

1 – Foco no objetivo, e não na tarefa

Acordar mais cedo é algo que se faz por uma razão: poder estudar de manhã, estar apto a manter um emprego, adaptar-se melhor ao trânsito ou à rotina familiar, ter mais tempo disponível durante o horário comercial, não ter de sair às pressas, etc.

Mantenha o foco nesse objetivo, e no que o leva a buscá-lo (seja um desejo ou uma obrigação). Abrir mão do sacrifício de acordar cedo é mais fácil do que abrir mão de um objetivo desejado ou necessário: não inverta causa e consequência, e mantenha-se firme na busca do que você quer e precisa, mesmo ao custo de sair todos os dias prematuramente do conforto e do ócio da sua cama!

2 – Facilite a rotina matinal

Algumas tarefas matinais são inevitáveis e impossíveis de adiantar. Mas outras podem perfeitamente ser feitas na noite anterior, de forma mais rápida e eficiente do que se você deixá-las para fazer quando ainda está lento e de olhos entreabertos por ter acabado de acordar.

É o caso de escolher e separar as roupas que irá usar no dia, preparar o que vai na mochila ou bolsa, a carteira, os arquivos que vai precisar levar consigo, etc.

Também vale deixar em um mesmo lugar todos os objetos necessários para sair de casa: o celular carregando, a carteira, relógio, chaves, guarda-chuva, mochila, documentos, contas a pagar ou o que mais você transportar consigo diariamente.

Deixar uma trilha sonora já preparada para o momento de acordar, ou para a hora de sair de casa, também pode ajudar – escolha músicas agitadas o suficiente para tirá-lo da letargia, mas cuidado para não repetir as mesmas todos os dias, senão logo você vai associá-las a este momento tão indesejado.

E se várias pessoas precisam acordar em uma mesma faixa de horário, faça com que o planejamento seja coletivo, para evitar congestionamentos no banheiro e retrabalhos na mesa de café.

Além disso, se algum tipo de consumo de informação (seja em sites, leitura de jornais, TV, revisão da agenda, etc.) fizer parte da sua rotina doméstica matinal, vale a pena estudar a possibilidade de substitui-los total ou parcialmente por algo que possa ser feito durante os deslocamentos da manhã: o ganho de preciosos minutos pode justificar investir em um smartphone, trocar o telejornal por um bom radiojornal que possa ser ouvido no carro, etc.

3 – Não se renda à preguiça após levantar

Mesmo nos primeiros dias da mudança de hábito, quando for mais difícil se manter produtivo nas primeiras horas da manhã (ou naquela recaída após o almoço), não se entregue!

Você está acordando mais cedo por uma razão, e render-se ao sono (ou à preguiça) depois de já ter conseguido levantar e iniciar seu dia é uma forma sutil de sabotar este plano, para ter a desculpa do “eu já tentei e não deu certo” e voltar a dormir até mais tarde todos os dias.

Conforme for o seu caso, comece por tarefas mais simples, pelas mais agitadas, ou pelas mais motivantes, e prossiga até estar no seu nível normal de atenção.

4 – Durma melhor

Se você precisa começar a acordar mais cedo, o ideal é que também durma igualmente mais cedo, ao menos durante as semanas de adaptação.

Após haver se habituado ao novo horário de acordar, aí pode ser o momento de começar a trabalhar com a ideia de voltar a dormir um pouco mais tarde, até encontrar um limite saudável e prático.

Mas, cedo ou tarde, para acordar cedo é essencial que você procure dormir tão bem quanto possível, e para isso deve reduzir o consumo de estimulantes (cafeína, etc. – especialmente à noite), abrir mão de parte do horário noturno de TV, leitura, web, videogame ou outras atividades de lazer opcionais, antecipar ou reduzir as tarefas que você normalmente faz à noite, etc.

Planeje no início da noite a hora que você pretende ir dormir, mas cuidado para não transformar isso em razão de stress, senão o efeito vai se inverter.

5 – Antecipe as desculpas e as respostas

Na hora que o despertador toca, uma série de desculpas passará pela sua mente: “não estou em condições”, “repousar é saudável”, “está tão frio”, etc.

Resistir a elas pode ser menos difícil se você antecipá-las. Pense nas desculpas, e nas respostas racionais a elas, já na hora de dormir – e prepare-se um pouco melhor para vencê-las na hora de acordar.
 

6 – Pule da cama no primeiro toque

Colocar o despertador para tocar antes da hora e aí ficar “negociando” com o botão Soneca é um jogo perigoso, que só deve ser jogado por aqueles para quem acordar cedo é opcional.

Se você estiver formando o hábito de acordar cedo, coloque o despertador para o horário em que precisa levantar (de preferência fora do seu alcance, para evitar a tentação e o risco) e abandone completamente qualquer plano de apelar para os potencialmente desastrosos “só mais 5 minutinhos”.

E se você está entre aqueles que acreditam que “precisam de um tempo” para sair da cama, uma alternativa muito mais agradável é usar 2 despertadores: um mais suave e próximo da cama, para marcar o horário em que começa o tal “tempo”, e outro mais estridente e fora do alcance, para marcar o momento em que é mesmo necessário levantar.

7 – Defina uma recompensa

Se você está acordando mais cedo para fazer algo prazeroso, como exercitar-se ou frequentar um curso do qual você goste, a própria atividade já é uma recompensa e um importante fator positivo para a motivação.

Mas se você está tentando acordar mais cedo para poder cumprir alguma obrigação (trabalho, escola, reuniões, etc.), vale a pena cuidar você mesmo das recompensas, de preferência as que possam ser usufruídas no momento de acordar: deixar pré-preparado na noite anterior um café da manhã mais caprichado, permitir-se um banho um pouco mais relaxante, etc.

Uma alternativa, caso seja compatível com as suas condições, é definir um prazo para comprar ou contratar algum recurso que tornará mais agradáveis eficientes as suas manhãs: uma boa cafeteira, o smartphone para rever a agenda e ler notícias enquanto se desloca, um fone de ouvido com isolamento acústico para o metrô, um ar condicionado para o carro, etc.

1. Planejando antes o que levar na bagagem, a arrumação das malas fica bem mais simples.
    
   

2. Com uma mala planejada, a chance de levar bagagem demais (como o infeliz passageiro acima) ou de ser pego de surpresa pela falta de algum item essencial diminui muito.

Nas suas 9 dicas para viajantes insanamente ocupados, Ed Hewitt (do IndependentTraveler.com) inclui uma sugestão que é útil até mesmo para quem não é insanamente ocupado, mas viaja com alguma frequência: manter uma lista permanente de bagagens, permitindo o reuso da experiência acumulada em viagens anteriores, evitando ter de repensar toda lista a cada nova viagem.

Atributos de uma boa lista de bagagens

Uma boa lista de bagagem não precisa ser completa na profundidade, ou quanto ao detalhamento dos itens – por exemplo: não há por que quebrar a cabeça definindo regras para dizer se vai ser necessário levar um casacão, ou criar uma fórmula para definir a quantidade de calças e camisas a transportar, baseada no número de dias, tipo de compromisso e previsão do tempo (acredite, já vi esse tipo de coisa em sistemas on-line).

Para estar preparado para qualquer eventualidade, precisaríamos de uma mala com espaço interno infinito

O que a lista permanente precisa é ser tão completa quanto possível na amplitude: por exemplo, ela não pode deixar de mencionar a possibilidade de você levar um casacão, e aí você risca esse item (ou não) na hora de se preparar para cada viagem, dependendo do destino (e das conexões – muita gente que vai para o Nordeste passa frio numa conexão em Guarulhos…).

Além disso, uma boa lista é modular e categorizada, dividindo o que é essencial e presente em qualquer viagem (por exemplo: roupas) do que é acessório e do que é específico para determinadas categorias de viagens (por exemplo: final de semana numa casa de praia). Afinal há itens que não se misturam: raramente é necessário levar toalhas e roupas de cama em uma viagem de negócios quando se hospeda em um hotel, mas quando é para um final de semana em casa de praia, deixar de levá-los pode ser um erro grave.

A minha lista de bagagem

Eu mantenho há anos um check-list de bagagem permanente, adequado ao tipo de viagens que costumo fazer, que são deslocamentos rápidos para compromissos de 1 dia (ou 2 no máximo) e hospedagem em hotel de cidades com as mesmas condições climáticas da minha – nada comparável às bagagens de 10 dias que vimos no artigo de ontem!

Fragmento da minha lista

A minha lista serve muito bem para as minhas necessidades, mas possivelmente não servirá integralmente para você – por exemplo, ela não tem nenhuma previsão para viagens com crianças, viagens longas ou idas para climas mais extremos.

Mesmo assim compartilho, porque vários dos meus itens podem ser aproveitados na sua lista, e o formato também pode inspirar você a fazer a sua (talvez com uma ajuda da lista de bagagens universal?).

Além de incluir um módulo específico para as viagens de fim de semana, ela também inclui outro para viagens em que o celular não pode fazer o papel de livro, despertador, jogo e media player – porque há trechos superiores à duração segura da bateria, ou porque companhias aéreas indiscriminadamente exigem o desligamento de telefones, inclusive quando estes possuem um modo específico para operação segura em aviões.

Downloads: Disponibilizei a minha lista em 3 formatos:

• Download em .DOC: para edição no Word e compatíveis.
• Download em ODT: para edição no BROffice, OpenOffice e compatíveis.
• Download em PDF: para visualização.

E tenho uma dica extra: antes de fechar as malas que vai despachar, fotografe a mala e seu conteúdo com o celular, e leve-o na bagagem de mão – pode ser uma grande ajuda na recuperação caso haja um extravio da mala ou de seu conteúdo.

Quero saber o que você acrescentaria

Estou sempre em busca de dicas que reduzam o stress de viajar, incluindo as relacionadas ao planejamento dos itens que precisam estar na bagagem. O que você acrescentaria à minha check-list? Compartilhe sua opinião nos comentários!

É difícil oferecer uma solução pronta que sirva para todos, mas sempre há possibilidade de oferecer dicas gerais que servem tanto ao pessoal que gosta de armários e gavetas, quanto para o pessoal adepto de manter tudo exposto, e para todas as situações intermediárias.

E nossa dica de hoje é bem dessa categoria, além de ter outro ponto positivo: se baseia em uma imagem bastante fácil de visualizar: a de um cockpit de avião.

Note a quantidade de instrumentos e comandos

A foto acima é da cabine de um 737-800, tirada durante os preparativos para o pouso. Salta aos meus olhos a quantidade de instrumentos, mostradores, botões e comandos em geral, mas há algumas outras características que quero destacar:

1. Cada elemento está ali por uma razão clara e conhecida
2. O piloto sabe onde está cada um deles
3. Eles estão agrupados por funcionalidade
4. Os mais essenciais ficam próximos ao foco de atenção do piloto, mas…
5. …mesmo os menos essenciais estão permanentemente ao alcance

Tudo a seu alcance

David Allen, criador do já clássico método GTD de organização pessoal, já preconizava, com base em um exemplo bem prático: se você colocar o arquivo e a lixeira a uma distância que exija levantar-se da mesa para usá-los, já era: os papéis vão se acumular em pilhas sobre a mesa e, depois, na gaveta mais próxima.

Uma mesa em formato de bumerangue, com os instrumentos e controles distribuídos radialmente

A organização da cabine do avião, em oposição ao exemplo negativo acima, é muito mais adequada: tudo ao seu alcance, e os elementos mais próximos ao seu foco central (que para alguns é a tela do computador, e para outros geralmente é o tampo livre da mesa) são aqueles instrumentos cujo monitoramento é mais crucial, ou aquelas ferramentas e comandos mais frequentemente empregadas. Fora deste núcleo, os demais instrumentos e ferramentas são dispostos radialmente, com os mais usados ficando permanentemente acessíveis, e os demais em gavetas e armários ao seu alcance.

Alguns itens de mobiliário são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento deste tipo de situação, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, capazes de ampliar bastante a sua noção intuitiva sobre o que está ao seu alcance sem se levantar – especialmente se o piso permitir deslizar bem.

Quando projetei meu home office atual, que já é o terceiro (após várias mudanças…), aproveitei para desenhar uma mesa em L menor do que as habituais, e um gaveteiro que não fica sob o tampo, como seria o usual – ele fica ao lado, e tem um tampo rebaixado onde cabe perfeitamente o meu arquivo de pastas suspensas e o triturador, pouco abaixo do nível da mesa, facilitando arquivamento e pesquisa (no arquivo) e uso e limpeza (do triturador). O piso permite que a cadeira deslize bem, e há bom número de prateleiras suspensas e gavetas ao meu alcance na estante.

Como fazer

A receita depende muito de suas preferências, e até mesmo dos compromissos que você está disposto a fazer – por exemplo, se você usa diariamente uma ferramenta feiosa e que ocupa um bom espaço na sua mesa, estará disposto a parar de guardá-la na gaveta todos os dias, e passar a fazê-la ocupar o lugar da mesa onde hoje está um charmoso livro ilustrado que você quase nunca abre? Talvez não, e não há problema quanto a isso, desde que seja uma escolha consciente.

Mas a idéia geral, para você começar a ir planejando agora e colocar em prática no final do expediente de hoje, ou no começo do de amanhã, é a seguinte:

1. Abrir espaço: lance um bom olhar crítico sobre a superfície da sua mesa e o conteúdo das gavetas e prateleiras próximas, localizando o que você usa ou consulta raramente, e já removendo ou deslocando para algum lugar menos nobre. Aproveite para planejar maneiras criativas de criar mais espaço, trazendo uma mesinha de apoio, instalando uma prateleira aérea, ou mesmo reposicionando elementos existentes.
    
   
   O foco no meu escritório: um monitor com o editor de texto, outro com o site aberto, dois blocos, caneta, calculadora e telefone
    

2. Classificar e posicionar os elementos principais: Entre os elementos que você usa com frequência, encontre os que precisam ficar mais próximos ao seu foco de atenção (no meu caso, mais próximos ao monitor), seja por necessidade de observá-los ou de tê-los ao alcance. No meu caso, o monitor é o grande astro, mas o telefone, o bloco de folhas soltas e a calculadora também desempenham papéis importantes, por isso ficam em destaque. Os demais elementos da mesa (caneteiros, grampeador, carimbos, spray para óculos, pastilhas, a bússola que me lembra diariamente da importância de seguir um rumo, o porta-controles-remotos, etc.) são usados com alguma frequência, mas são secundários e por isso ficam afastados.
    

3. Garantir o espaço livre: É difícil a rotina de trabalho que não precise de algum espaço livre para o objeto ou documento que está sendo examinado ou mesmo criado no momento. Se a cada vez que você quer abrir um livro ou escrever em um formulário na sua mesa for preciso arranjar espaço deslocando o que estiver lá, algo está errado e precisa ser consertado!
    
   
   Na lateral, o gaveteiro que sustenta o meu arquivo e o triturador. Ao alto dá de ver a multifuncional.
    

4. Classificar e posicionar os elementos periféricos: Se são importantes na sua rotina, não é por serem volumosos e menos usados que eles devem ficar longe. Nas fotos do meu escritório você pode ver a bandeja de entrada e a multifuncional localizadas em uma prateleira suspensa ao meu alcance, e o arquivo de pastas suspensas e o triturador de papel em uma mesa lateral de apoio, ao alcance de um giro da cadeira.
    

5. Definir acumuladores: Mesas de trabalho têm um magnetismo astral que as faz atrair moedas, elásticos, carteiras, recibos, cabos USB, folhetos, chaves e uma infinidade de outros itens que, mesmo tendo outro lugar reservado para si, gravitam em direção ao centro do espaço disponível mais próximo. Gina Trapani, a legendária fundadora do site Lifehacker, usa outra metáfora de aviação para sugerir como lidar com este fenômeno: estabelecer uma pista de pouso, onde todos estes objetos aterrisarão sem ficar no caminho da sua produtividade. O problema básico destes acumuladores é que eles tendem a encher, porque vários dos objetos chegam a eles e nunca mais saem. É preciso estabelecer também uma rotina para esvaziá-los regularmente.
    

6. Posicionar as distrações: distrações no ambiente de trabalho não são desejáveis (afinal Escritório em Casa não é Central de Entretenimento!), mas esta é uma área em que frequentemente há concessões a fazer: se você optou por aceitar a presença de um sofá em que outros habitantes da casa parem para um café e 2 dedos de prosa, ou mesmo da TV que lhe atualiza das notícias enquanto você trabalha, ao menos minimize o impacto deles: não os posicione de tal forma que para dar uma olhadinha na tela de TV, você precise ficar totalmente de costas para o trabalho, por exemplo. Fique atento também às distrações menos desejadas…

Com estes 6 passos você irá longe! E não se preocupe: é normal ir adaptando o modelo com o passar do tempo, e não há pontos extras para quem prefere ser radical – a não ser que os recursos e tempo disponível sejam infinitos, o melhor é pensar grande e começar pequeno!

Recomeça o ano letivo

O Efetividade.net, como faz todos os anos, revisita nossas dicas para ajudar você a se dar bem nas aulas e nas provas. Veja abaixo a lista, e participe comentando ou oferecendo suas próprias dicas na área de comentários!

15 dicas para estudar melhor

1. Experimente tomar notas à mão: escrita não é sinônimo de edição de texto. Tenha um bloco ou caderno para anotações livres, acostume-se a anotar nele os conceitos interessantes, e coloque data, título e matéria no topo de cada página. Não arranque páginas deste caderno. A escrita manual, e simultânea ao momento em que você adquiriu o conhecimento, pode ser um poderoso estímulo à memorização imediata e definitiva dos conceitos. Dica extra: o método Cornell de anotações adapta-se a qualquer caderno, e facilita a consulta posterior.
    
   
   Uma página de anotações pelo método Cornell
    

2. Passe a limpo suas anotações: aproveitar alguns minutos do seu tempo de estudo para escrever no mesmo dia, ou no dia seguinte, pela segunda vez (e preferencialmente à mão), os mesmos conceitos anotados durante a aula, organizando-os, analisando e sintetizando, é rápido, favorece a memorização e o entendimento, e pode reduzir a necessidade de algumas horas de estudo na véspera da prova.
    

3. Exercite seu poder de síntese: O importante não é quantas páginas você escreve, mas sim o quanto estas anotações conseguirão ajudá-lo na hora de rever ou estudar o conteúdo. Dizer muito em poucas palavras é uma habilidade valiosa para toda a vida.
    
   
4. “Quem não sabe, ensina”: faça como os profissionais: ensine para aprender. Após ter estudado, encontre algum colega que entenda menos do que você sobre o assunto da prova, e procure explicar a ele alguns dos conceitos básicos. Organizar mentalmente o assunto, verbalizá-lo, vocalizá-lo e ouvir o feedback do colega são atividades que ajudam a solidificar os fundamentos do seu próprio conhecimento, a correlacioná-los, e até a identificar os pontos que você precisa revisar. E ainda por cima pode ajudar o colega.
    

5. Encontre o ambiente certo para estudar: dentro das suas limitações, encontre um lugar sem ruídos externos, sem tentações que o distraiam, com os recursos necessários, e com espaço suficiente para espalhar seu material. Procure estudar sempre no mesmo local – o cérebro é uma máquina associativa, e se ele associar o ambiente ao ato de estudar, produzir e reter informações, você só tem a ganhar. Dê uma olhada nos nossos artigos sobre home offices para garimpar algumas dicas que se adequem às possibilidades de melhoria do seu ambiente de estudos!
    
   
6. Experimente ouvir música: a música ajuda a cancelar ruídos externos, e para algumas pessoas pode ajudar na memorização – ao associar os conceitos com a música que estava tocando na hora, o cérebro pode recuperar a informação a partir deste mesmo estímulo. Se isto funcionar para você, saiba que não existe um estilo musical “certo”: uns preferem Bach, outros preferem Chico Buarque. Para mim funciona muito bem: estudei para muitas provas da graduação ouvindo Nirvana ou com o rádio sintonizado em alguma emissora especializada em “música de sala de espera”, e conseguia “puxar” conceitos na hora da prova ao tentar lembrar das músicas que tocaram enquanto eu estudava.
    

7. Acorde cedo: Acostume-se a acordar mais cedo e tenha mais tempo para realizar seus compromissos escolares, e para aproveitar depois de completá-los!
    

8. Tenha uma agenda: não importa a tecnologia. Pode ser um caderno simples, uma agenda de papel, um smartphone, a lista de compromissos do seu celular, um site (como a agenda do Google), ou o que quer que funcione para você. O importante é que você não esqueça dos prazos de seus compromissos escolares importantes. Se a sua opção de agenda tiver como avisá-lo ativamente sobre os compromissos, tanto melhor – diminui a chance de esquecer de preparar um trabalho ou estudar para algum exame.
    
   
9. Preste atenção na associatividade: procure sempre encontrar padrões e pontos em comum entre os tópicos do seu estudo, e associe-os a imagens claras e vívidas. Se você fizer estes relacionamentos, fica mais fácil relembrar cada um dos tópicos, pois você pode seguir a cadeia de ligações.
    

10. Não force: Estudar apenas na véspera, ou passar a noite estudando, são maneiras ineficientes de tentar reter a informação. Você pode ir melhor na prova, estudando menos horas, se fizer força para entender os conceitos durante as aulas, e procurar memorizá-los logo após aprender, e não apenas na véspera dos prazos-limite. Mas, por via das dúvidas, saiba como estudar em emergências escolares também.
     

11. Não confunda material e aprendizado: aprender é algo que acontece dentro da sua cabeça, e não nas folhas do caderno. Rabisque, rasure, faça o que for necessário para entender e registrar os conceitos. Não adianta ter 16 canetas diferentes e o caderno mais completo da turma, se você não entender o que está escrito, ou se apenas copiar algo que não compreendeu.
     

12. Faça o que tem que ser feito: se você adiar, vai ter de fazer do mesmo jeito e com mais pressa, ou não vai conseguir completar o curso. Saiba quais são suas obrigações, e planeje seu cumprimento para poder fazer tudo com menos esforço. Deixar para a última hora torna o trabalho mais difícil e arriscado. “Just do it”, “Keep walking” e outros slogans de produtos famosos são bons resumos para o que você precisa fazer se quiser alcançar os melhores resultados.
     
    
13. Lazer e descompressão: Dedicar-se aos estudos sempre pode exigir abrir mão de algumas coisas, mas se você ficar todo o tempo debruçado sobre os cadernos não vai se manter motivado por muito tempo. Programe pausas e saiba quando realizar um intervalo emergencial para evitar a sobrecarga. Na pausa, abra o MSN, cozinhe, ande de bicicleta, acesse a web, visite algum amigo, e tire os estudos da cabeça. Em compensação, evite manter atividades paralelas que prejudiquem a concentração durante o estudo.
     

14. Não exagere na alocação das horas de estudo: Não deixe o exagero e o stress atrapalharem. O melhor é estudar *bem*, e não necessariamente estudar *muito*. Suspender um plano de estudos previamente traçado pode ter consequências sérias. Vale muito mais a pena criar um plano de estudos conservador, adequado a você e ao seu objetivo, e eventualmente ajustá-lo conforme a situação for progredindo.
     
    
15. Lembre-se por que você está estudando: se você não está ali por opção, não encontrará motivação para ir bem. É provável que o ambiente escolar não esteja sempre a seu favor. Mesmo assim, lembre-se dos motivos pelos quais você está estudando, e avance na direção dos seus objetivos.
     

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Uma das maneiras que adotei para lidar com isso é ter mais de um chaveiro, o que traz conveniência mas pode reduzir a disponibilidade ou a segurança final da solução, dependendo das alternativas adotadas.

Mas mesmo com um chaveiro menor, reduzido às chaves de casa (2 portas em série + caixa de correio), do carro e do escritório (3 portas em série), às vezes é chato o processo de encontrar a chave certa, ainda mais quando algumas são parecidas e há fatores complicadores – escuro, pressa, etc. E é sobre algumas soluções para esta situação tão corriqueira que trataremos hoje.

Antes um esclarecimento: essa semana publicarei um post requentado (é um que eu publico já há 3 anos, sempre nesta época), mas achei que desde nosso recente acordo sobre a periodicidade ideal dos posts, e considerando o quanto vocês vem sendo bacanas quando peço feedback, vocês mereceriam este post extra de hoje.

Passos 1 e 2: reduzir e separar

Há quem carregue consigo um molho de chaves que parece aquele de chefes de zeladoria de locais de crime em filmes policiais: tem chave de tudo, desde a central de refrigeração do prédio até a mala de viagens usada só uma vez a cada 3 anos.

Organizador de chaves, adesivo, para 8 chaveiros – custa R$ 12 ali na papelaria da esquina

Se for o seu caso, pense se há necessidade de andar com tudo isso consigo, e no trabalho que você terá se perder este molho. Coloque em chaveiros separados por função (casa de praia, gavetas, portas auxiliares, etc.) as chaves que usa mais raramente, e aí guarde-os em um lugar seguro e fácil de lembrar. Pode ser a oportunidade de instalar um claviculário simples – como o da imagem acima – dentro de algum armário da sua casa – mas escreva os rótulos dos chaveiros sempre considerando a possibilidade de que uma identificação muito clara possa ser, em si, um risco à segurança caso o chaveiro caia em mãos erradas.

As chaves que sobrarem serão as que você terá que continuar levando consigo diariamente – talvez separados em 2 chaveiros, como acontece com quem tem excesso, ou mesmo prefere separar as chaves do carro para evitar danos ao contato da ignição (ou mesmo à lataria), entre outros motivos.

Passo 3: classificar e ordenar para facilitar

Escolher a chave certa nem demora tanto assim, mesmo que haja 5 chaves aparentemente iguais no chaveiro. O problema é que é comum precisarmos achar ainda mais rapidamente a chave certa – para aproveitar o elevador que já está no nosso andar, porque estamos apressados para ir ao banheiro, porque o telefone está tocando, porque é pouco seguro aguardar do lado de fora, etc.

Uma solução simples e que facilita até mesmo para achar a chave certa no escuro é colocar as chaves na ordem do seu uso comum, contando a partir do chaveiro. Quando você segura o molho de chaves pelo chaveiro, a chave que fica mais aparente (na foto acima poderia ser a amarela) deve ser a que abre a primeira porta no seu caminho para entrar em casa, e as demais ficam na ordem das portas correspondentes – assim, basta ir rotacionando conforme você avança.

Se o mesmo chaveiro tiver as chaves de mais de uma casa, ou de casa e do escritório, agrupe-as desta forma, mas cada um dos caminhos (o de casa e o do escritório, por exemplo) deve começar pelas duas extremidades do molho de chaves. Chaves que não sejam das portas do seu caminho (da bicicleta, da caixa do correio, da gaveta…) devem ficar no centro ou, idealmente, colocadas ao lado de uma chave maior que sirva como referência para localizá-las mesmo sem vê-las.

Passo 4: identificar e destacar o que merecer

A classificação em ordem de uso funciona bem quando seguimos uma sequência básica de uso das chaves: por exemplo, quando seguimos a rotina de abrir primeiro o portão externo, depois a portaria do prédio, a caixa do correio e finalmente a porta de casa.

Estas NÃO são as chaves que eu pintei

Mas há chaves que não abrimos em nenhuma ordem particular. Por exemplo, no meu escritório eu tenho 3 chaves visualmente parecidas que servem para abrir 2 gaveteiros e um armário de documentos. Passei algumas semanas me confundindo com elas, até que arranjei um pouco de tinta para modelismo (verde, vermelha e azul) e pintei as cabeças das 3 chaves com uma grossa camada, cada uma na sua cor – já que não havia no comércio local a opção de fazê-las já coloridas previamente. Para evitar de vez a confusão, fiz um discreto pontinho da mesma cor no pé dos móveis respectivos – e a partir daí acabou a dúvida.

O Lifehacker sugeriu pintar com esmalte de unha, mas eu tenho minhas dúvidas…

Como essas chaves não andam no bolso, provavelmente a tinta vai durar bastante nelas – e se ela se desgastar, eu volto a pintar, ou de repente já terei encontrado outra forma de diferenciá-las – como a pintura com esmalte de unhas que o Lifehacker indicou – mas não boto muita fé na durabilidade, mesmo se for aplicada uma grossa camada como a da foto acima. As leitoras que pintam as unhas regularmente talvez possam avaliar melhor!

Serra, lima e morsa de bancada

Uma alternativa que eu também uso (e também herdada do meu avô) resiste muito melhor aos maus-tratos dos bolsos e chacoalhadas a que os chaveiros estão sujeitos. E é bem simples: quando uma chave for usada com frequência mas tiver que ficar no meio do molho (pelos critérios apresentados acima), pode-se pegar uma lima, ou uma serrinha para metais, prender a chave firmemente em uma morsa (ou grampo, ou torno, ou o que você usar para dar firmeza e segurança à operação) e fazer um pequeno “dente” de 1x1mm na lateral da cabeça da chave (não esqueça de lixar depois, para não se cortar nem furar os bolsos).

Com isso, dá para achar a chave facilmente mesmo no escuro. A maioria das chaves tem a cabeça arredondada, e se só uma delas tiver um dente, você logo vai estar encontrando a chave certa antes mesmo de tirar o chaveiro do bolso.

Complementos criativos

Para mim o ideal seria ter um chaveiro que fosse tão pequeno quanto possível, e isso se consegue (também) limitando as diversas funcionalidades extras que se pode agregar a ele. Mesmo assim, eu não abro mão de duas delas, que ilustrarei a seguir.

Chaveiro-lanterna

A primeira é o chaveiro-lanterna com LED, cuja pilha já vem durando há muitos anos e já iluminou muitos corredores e escadarias quando faltou luz, o interior da caixa postal pra evitar ter de abri-la para ver se algo chegou, o interior do porta-malas quando cai algo pequeno dentro dele, e assim por diante. É baratinho, fácil de encontrar e ajuda nas mais variadas circunstâncias.

Swisstech Utili-key

A segunda é o Utili-key – até já escrevi um artigo inteiro sobre ela. Em resumo, ela se encaixa no chaveiro, têm o tamanho aproximado de uma chave de fusca, e oferece lâmina (inacessível quando no chaveiro), chave philips e de fenda, e abridor de garrafa.

A gambiarra acima não é minha, mas confesso que gostaria de ter os meios e habilidades para fazer uma dessas, usando as instruções do Instructables.

Estes pendrives em forma de chave, da Lacie, parecem também ser bastante práticos (especialmente o modelo pequeno), e certamente são criativos. Nunca usei, mas noticiei o lançamento deles, acrescentando alguns detalhes a mais.

Para fechar, temos a chave-chaveiro. Pode não ser perfeita (melhor seria se o anel dela fosse rotacionado 90 graus, para ela se encaixar lateralmente com as demais chaves do chaveiro), mas não há dúvida de que é uma idéia criativa.

Concluindo

Às vezes há pouco a melhorar nas tarefas do dia-a-dia, mas são justamente estes problemas pequenos (que às vezes nem reconhecemos) que usualmente oferecem grande sensação de benefício quando podemos torná-los mais eficientes, produtivos e efetivos.

Como na ocasião em que tratei de como tornar menos volumosa a sua carteira, tenho certeza de que muitos leitores terão suas próprias dicas e opiniões sobre o que foi apresentado. Se for o caso, compartilhe conosco nos comentários!

Dependendo do feedback de cada um dos temas nos comentários, eu eventualmente voltarei a ele posteriormente com mais profundidade. Isso é uma dica sutil de que eu gostaria muito que você comentasse sobre o que achou ;-)

Nova pesquisa sobre os “zumbis de celular”

Lembra quando eu escrevi sobre os zumbis de celular, e sobre uma pesquisa que mostra como a maioria das pessoas se irrita com esta gente sem noção?

Pois agora surgiu outra pesquisa, agora patrocinada pela Intel, comprovando as conclusões da primeira: o público sente falta de “regras de etiqueta” mais claras (e difundidas!) quanto ao uso de celular.

Além de tratar das questões da oportunidade de uso (se a pessoa se incomoda ou não quando outra responde mensagens ou atende o telefone durante uma refeição, por exemplo), também tratou de outros aspectos mais sutis, como o entendimento dado a cartões de felicitações recebidos on-line, por exemplo.

E, ao contrário da pesquisa anterior, desta vez a maioria dos entrevistados disse não estranhar quando percebem pessoas usando celular ou notebook no banheiro.

Boa pauta para o Dr. Bactéria, né? Por favor, por favor, por favor não façam isso com notebooks e smartphones da empresa, ou outros cujo uso seja compartilhado com mais pessoas.

Organizando cabos atrás da mesa

O Túlio Magno escreveu para avisar que ele encontrou uma implementação alternativa interessante para o meu organizador de cabos de R$ 20 que dispensa adesivos e furos na mesa. O meu continua em uso com exatamente os mesmos componentes originais (uma grelha e dois grampos-sargento), mais de 2 anos após eu ter escrito o artigo sobre ele.

A base da solução alternativa do Túlio

Ao contrário do meu modelo, que tem sustentação superior, pendendo do tampo da mesa, o do Túlio se baseia em um pequeno biombo aramado, que se compra (por R$ 12) em lojas de artigos para varejistas. Ele descreveu a experiência dele em Organizando cabos e acessórios – vai lá!

Alguém já usou o “filtro 3M Gold” para privacidade da tela do notebook?

O “filtro 3M Gold” é uma película nada barata (50 a 100 dólares) que, segundo consta, reduz bastante a visibilidade da tela do notebook para quem não está imediatamente à frente dela.

De frente, tela normal; de lado, só um brilho dourado. Alguém confirma?

Ou, como diz a Info, “você já parou para pensar no quanto a pessoa que está sentada aí do seu lado tem acesso às informações confidenciais do seu computador?” Eu já, e por isso não costumo manipular informações confidenciais quando há alguém ao lado que não possa vê-las. Mesmo assim, um filtro destes que funcione aumentaria bastante a sensação de privacidade ao usar o notebook fora do escritório…

Só que, pelo preço mencionado, não vale a pena fazer o teste e correr o risco. Por isso a pergunta: alguém já testou ou viu funcionar?

Sites recomendados da vizinhança

O tema aqui do Efetividade é amplo e difuso – passa por produtividade pessoal, lifehacking, tecnologia, home office, finanças pessoais e muito mais.

Isso significa que temos uma grande vizinhança de blogs nacionais com temas similares, muitos deles excelentes. Vou tentar ir recomendando alguns deles, a cada semana, pra estimular a boa vizinhança e para garantir que vocês saibam onde procurar mais assuntos relacionados.

Ao invés de começar pelos grandes e mais claramente relacionados, que muitos de vocês já devem conhecer, quero iniciar com um blog cujo relacionamento é mais colateral, mas tem muitos pontos de contato com as pautas daqui, embora às vezes seja bem mais “de menininha” (no bom sentido): o Canto da Lu.

Comece por estes posts de lá, que tem ligação mais direta com os temas daqui:

• Preguiçoso ou procrastinador?
• Organizando Livros
• Better World Books
• Micro-horta (eu pratico!)

E isso conclui nossa “Rapidinha Efetiva” desta semana. Aguardo suas opiniões para que o formato possa ir sendo aperfeiçoado nas próximas edições. Bom final de semana!

Estamos promovendo no próximo dia 14/10 em São Paulo juntamente com o Consultor de Investimentos Leandro Martins o Workshop “Cuide do seu dinheiro e alcance a independência Financeira”. O evento será no Hotel Golden Tulip Park Plaza, na Alameda Lorena, 360 Jardins. O início será às 19h com welcome coffee.

Que tal?

A turma do Dinheirama entende do que fala, então eu recomendo sem medo este evento a quem estiver em SP na semana que vem, inclusive por saber que o criador do site, Ricardo Navarro, faz parte da programação – e mesmo quem não conhece o blog mas tem interesse no assunto já pode ter ouvido falar dele pela repercussão positiva que teve o seu livro “Vamos Falar de Dinheiro?“.

Os colegas de lá estão oferecendo um ingresso de cortesia a ser sorteado aos leitores do Efetividade, e dessa vez eu vou simplificar as coisas: quem vai estar em São Paulo na semana que vem e tem interesse em ir ao evento só precisa comentar aqui neste post, até o meio-dia de sexta-feira (9/10/2009) – mas não esqueça de preencher corretamente o campo de e-mail do comentário, senão não vai dar certo o contato. Na tarde de sexta eu sortearei, divulgarei o resultado aqui mesmo, e informarei os colegas do Dinheirama para que eles façam o que mais for necessário, ok?

Dependendo da situação, o armazenamento eletrônico e a digitalização de documentos podem ser soluções para reduzir o volume, só que trazem consigo seus próprios problemas.

Mas agora a situação pode estar quase mudando: está chegando ao fim a tramitação de um projeto de Lei federal (similar ao que já foi aprovado em alguns estados como SP, e tramita em outros como Alagoas) que obriga as prestadoras de serviços públicos e particulares, tais como:

• água e esgoto,
• eletricidade,
• telefonia,
• escolas,
• cartões de crédito,
• condomínios e
• planos de saúde,

entre outras, a fornecer no início de cada ano, a quem estiver quite com seus pagamentos, uma declaração de quitação dos débitos do ano anterior, que teria o mesmo efeito que o conjunto dos comprovantes ordinários de pagamento daquele ano – ou seja: para a proteção contra nova cobrança indevida, e para outras necessidades comuns (como a comprovação de quitação que os inquilinos precisam apresentar a imobiliárias, por exemplo), bastará guardar os comprovantes mensais do ano corrente, juntamente com os últimos 5 comprovantes anuais de cada prestador ou serviço – o que ainda é bastante papel, mas reduz consideravelmente o volume.

E a preocupação com a cobrança repetida (e indevida, naturalmente) não é fantasiosa. Da cobertura do jornal gaúcho Zero Hora:

De acordo com o Procon, os campeões de cobranças de contas já pagas em São Paulo são os setores de telefonia e energia.

– A cobrança duplicada é algo que acontece com muita frequência. Somos totalmente favoráveis a esse projeto, mas sugiro que as pessoas tenham cautela. Os documentos antigos só devem ser jogados fora quando o certificado de quitação chegar – alerta Roberto Pfeiffer, diretor executivo do Procon.

A mesma Zero Hora resume a situação do projeto de Lei:

Um projeto de lei federal, aprovado pelo Senado nesta semana, exige que as prestadoras de serviços públicos e privados emitam e enviem para o consumidor uma declaração de quitação de débito no começo de cada ano.

O projeto de lei, de autoria do senador Almeida Lima (PMDB-SE), passou por todo o rito legislativo do Congresso, mas ainda precisa ser sancionado pelo presidente Luiz Inácio Lula da Silva. Se isso acontecer, as empresas têm até maio de 2010 para enviar os comprovantes em todo o território nacional.

No vídeo acima você pode assistir à matéria do Jornal Nacional a respeito, veiculada antes da aprovação pelo Senado, da qual destaco um trecho interessante:

Não é que a papelada vai desaparecer de casa de uma hora para outra. Pela proposta, os comprovantes da conta de luz, por exemplo, de um ano inteiro vão ser substituídos por um só. É a declaração de quitação anual. E as prestadoras de serviço terão que mandar para os clientes que pagaram tudo certinho.

“A regra diz o seguinte: até maio, a prestadora de serviço tem que entregar a declaração relativa ao período de janeiro a dezembro do ano anterior”, explica Marcos Diegues, gerente jurídico do Idec.

Com quase 40 quilos de documentos arquivados, a representante comercial Márcia Storto torce para que a lei seja aprovada. “Vou ter espaço para guardar coisas mais úteis”.

Ainda é cedo para comemorar, mas como o espaço é escasso, certamente vou gostar de ter mais 80cm de prateleiras disponíveis, e não vou me importar de triturar anos de papelada no início do ano que vem, para poder em seguida doá-los para reciclagem.

Mas os links abaixo continuam válidos para os demais documentos que precisam continuar sendo arquivados ;-)

Leia também:

• Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!
• Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais
• Adeus aos documentos em papel em casa: é possível?