É difícil oferecer uma solução pronta que sirva para todos, mas sempre há possibilidade de oferecer dicas gerais que servem tanto ao pessoal que gosta de armários e gavetas, quanto para o pessoal adepto de manter tudo exposto, e para todas as situações intermediárias.

E nossa dica de hoje é bem dessa categoria, além de ter outro ponto positivo: se baseia em uma imagem bastante fácil de visualizar: a de um cockpit de avião.

Note a quantidade de instrumentos e comandos

A foto acima é da cabine de um 737-800, tirada durante os preparativos para o pouso. Salta aos meus olhos a quantidade de instrumentos, mostradores, botões e comandos em geral, mas há algumas outras características que quero destacar:

1. Cada elemento está ali por uma razão clara e conhecida
2. O piloto sabe onde está cada um deles
3. Eles estão agrupados por funcionalidade
4. Os mais essenciais ficam próximos ao foco de atenção do piloto, mas…
5. …mesmo os menos essenciais estão permanentemente ao alcance

Tudo a seu alcance

David Allen, criador do já clássico método GTD de organização pessoal, já preconizava, com base em um exemplo bem prático: se você colocar o arquivo e a lixeira a uma distância que exija levantar-se da mesa para usá-los, já era: os papéis vão se acumular em pilhas sobre a mesa e, depois, na gaveta mais próxima.

Uma mesa em formato de bumerangue, com os instrumentos e controles distribuídos radialmente

A organização da cabine do avião, em oposição ao exemplo negativo acima, é muito mais adequada: tudo ao seu alcance, e os elementos mais próximos ao seu foco central (que para alguns é a tela do computador, e para outros geralmente é o tampo livre da mesa) são aqueles instrumentos cujo monitoramento é mais crucial, ou aquelas ferramentas e comandos mais frequentemente empregadas. Fora deste núcleo, os demais instrumentos e ferramentas são dispostos radialmente, com os mais usados ficando permanentemente acessíveis, e os demais em gavetas e armários ao seu alcance.

Alguns itens de mobiliário são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento deste tipo de situação, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, capazes de ampliar bastante a sua noção intuitiva sobre o que está ao seu alcance sem se levantar – especialmente se o piso permitir deslizar bem.

Quando projetei meu home office atual, que já é o terceiro (após várias mudanças…), aproveitei para desenhar uma mesa em L menor do que as habituais, e um gaveteiro que não fica sob o tampo, como seria o usual – ele fica ao lado, e tem um tampo rebaixado onde cabe perfeitamente o meu arquivo de pastas suspensas e o triturador, pouco abaixo do nível da mesa, facilitando arquivamento e pesquisa (no arquivo) e uso e limpeza (do triturador). O piso permite que a cadeira deslize bem, e há bom número de prateleiras suspensas e gavetas ao meu alcance na estante.

Como fazer

A receita depende muito de suas preferências, e até mesmo dos compromissos que você está disposto a fazer – por exemplo, se você usa diariamente uma ferramenta feiosa e que ocupa um bom espaço na sua mesa, estará disposto a parar de guardá-la na gaveta todos os dias, e passar a fazê-la ocupar o lugar da mesa onde hoje está um charmoso livro ilustrado que você quase nunca abre? Talvez não, e não há problema quanto a isso, desde que seja uma escolha consciente.

Mas a idéia geral, para você começar a ir planejando agora e colocar em prática no final do expediente de hoje, ou no começo do de amanhã, é a seguinte:

1. Abrir espaço: lance um bom olhar crítico sobre a superfície da sua mesa e o conteúdo das gavetas e prateleiras próximas, localizando o que você usa ou consulta raramente, e já removendo ou deslocando para algum lugar menos nobre. Aproveite para planejar maneiras criativas de criar mais espaço, trazendo uma mesinha de apoio, instalando uma prateleira aérea, ou mesmo reposicionando elementos existentes.
    
   
   O foco no meu escritório: um monitor com o editor de texto, outro com o site aberto, dois blocos, caneta, calculadora e telefone
    

2. Classificar e posicionar os elementos principais: Entre os elementos que você usa com frequência, encontre os que precisam ficar mais próximos ao seu foco de atenção (no meu caso, mais próximos ao monitor), seja por necessidade de observá-los ou de tê-los ao alcance. No meu caso, o monitor é o grande astro, mas o telefone, o bloco de folhas soltas e a calculadora também desempenham papéis importantes, por isso ficam em destaque. Os demais elementos da mesa (caneteiros, grampeador, carimbos, spray para óculos, pastilhas, a bússola que me lembra diariamente da importância de seguir um rumo, o porta-controles-remotos, etc.) são usados com alguma frequência, mas são secundários e por isso ficam afastados.
    

3. Garantir o espaço livre: É difícil a rotina de trabalho que não precise de algum espaço livre para o objeto ou documento que está sendo examinado ou mesmo criado no momento. Se a cada vez que você quer abrir um livro ou escrever em um formulário na sua mesa for preciso arranjar espaço deslocando o que estiver lá, algo está errado e precisa ser consertado!
    
   
   Na lateral, o gaveteiro que sustenta o meu arquivo e o triturador. Ao alto dá de ver a multifuncional.
    

4. Classificar e posicionar os elementos periféricos: Se são importantes na sua rotina, não é por serem volumosos e menos usados que eles devem ficar longe. Nas fotos do meu escritório você pode ver a bandeja de entrada e a multifuncional localizadas em uma prateleira suspensa ao meu alcance, e o arquivo de pastas suspensas e o triturador de papel em uma mesa lateral de apoio, ao alcance de um giro da cadeira.
    

5. Definir acumuladores: Mesas de trabalho têm um magnetismo astral que as faz atrair moedas, elásticos, carteiras, recibos, cabos USB, folhetos, chaves e uma infinidade de outros itens que, mesmo tendo outro lugar reservado para si, gravitam em direção ao centro do espaço disponível mais próximo. Gina Trapani, a legendária fundadora do site Lifehacker, usa outra metáfora de aviação para sugerir como lidar com este fenômeno: estabelecer uma pista de pouso, onde todos estes objetos aterrisarão sem ficar no caminho da sua produtividade. O problema básico destes acumuladores é que eles tendem a encher, porque vários dos objetos chegam a eles e nunca mais saem. É preciso estabelecer também uma rotina para esvaziá-los regularmente.
    

6. Posicionar as distrações: distrações no ambiente de trabalho não são desejáveis (afinal Escritório em Casa não é Central de Entretenimento!), mas esta é uma área em que frequentemente há concessões a fazer: se você optou por aceitar a presença de um sofá em que outros habitantes da casa parem para um café e 2 dedos de prosa, ou mesmo da TV que lhe atualiza das notícias enquanto você trabalha, ao menos minimize o impacto deles: não os posicione de tal forma que para dar uma olhadinha na tela de TV, você precise ficar totalmente de costas para o trabalho, por exemplo. Fique atento também às distrações menos desejadas…

Com estes 6 passos você irá longe! E não se preocupe: é normal ir adaptando o modelo com o passar do tempo, e não há pontos extras para quem prefere ser radical – a não ser que os recursos e tempo disponível sejam infinitos, o melhor é pensar grande e começar pequeno!

Recomeça o ano letivo

O Efetividade.net, como faz todos os anos, revisita nossas dicas para ajudar você a se dar bem nas aulas e nas provas. Veja abaixo a lista, e participe comentando ou oferecendo suas próprias dicas na área de comentários!

15 dicas para estudar melhor

1. Experimente tomar notas à mão: escrita não é sinônimo de edição de texto. Tenha um bloco ou caderno para anotações livres, acostume-se a anotar nele os conceitos interessantes, e coloque data, título e matéria no topo de cada página. Não arranque páginas deste caderno. A escrita manual, e simultânea ao momento em que você adquiriu o conhecimento, pode ser um poderoso estímulo à memorização imediata e definitiva dos conceitos. Dica extra: o método Cornell de anotações adapta-se a qualquer caderno, e facilita a consulta posterior.
    
   
   Uma página de anotações pelo método Cornell
    

2. Passe a limpo suas anotações: aproveitar alguns minutos do seu tempo de estudo para escrever no mesmo dia, ou no dia seguinte, pela segunda vez (e preferencialmente à mão), os mesmos conceitos anotados durante a aula, organizando-os, analisando e sintetizando, é rápido, favorece a memorização e o entendimento, e pode reduzir a necessidade de algumas horas de estudo na véspera da prova.
    

3. Exercite seu poder de síntese: O importante não é quantas páginas você escreve, mas sim o quanto estas anotações conseguirão ajudá-lo na hora de rever ou estudar o conteúdo. Dizer muito em poucas palavras é uma habilidade valiosa para toda a vida.
    
   
4. “Quem não sabe, ensina”: faça como os profissionais: ensine para aprender. Após ter estudado, encontre algum colega que entenda menos do que você sobre o assunto da prova, e procure explicar a ele alguns dos conceitos básicos. Organizar mentalmente o assunto, verbalizá-lo, vocalizá-lo e ouvir o feedback do colega são atividades que ajudam a solidificar os fundamentos do seu próprio conhecimento, a correlacioná-los, e até a identificar os pontos que você precisa revisar. E ainda por cima pode ajudar o colega.
    

5. Encontre o ambiente certo para estudar: dentro das suas limitações, encontre um lugar sem ruídos externos, sem tentações que o distraiam, com os recursos necessários, e com espaço suficiente para espalhar seu material. Procure estudar sempre no mesmo local – o cérebro é uma máquina associativa, e se ele associar o ambiente ao ato de estudar, produzir e reter informações, você só tem a ganhar. Dê uma olhada nos nossos artigos sobre home offices para garimpar algumas dicas que se adequem às possibilidades de melhoria do seu ambiente de estudos!
    
   
6. Experimente ouvir música: a música ajuda a cancelar ruídos externos, e para algumas pessoas pode ajudar na memorização – ao associar os conceitos com a música que estava tocando na hora, o cérebro pode recuperar a informação a partir deste mesmo estímulo. Se isto funcionar para você, saiba que não existe um estilo musical “certo”: uns preferem Bach, outros preferem Chico Buarque. Para mim funciona muito bem: estudei para muitas provas da graduação ouvindo Nirvana ou com o rádio sintonizado em alguma emissora especializada em “música de sala de espera”, e conseguia “puxar” conceitos na hora da prova ao tentar lembrar das músicas que tocaram enquanto eu estudava.
    

7. Acorde cedo: Acostume-se a acordar mais cedo e tenha mais tempo para realizar seus compromissos escolares, e para aproveitar depois de completá-los!
    

8. Tenha uma agenda: não importa a tecnologia. Pode ser um caderno simples, uma agenda de papel, um smartphone, a lista de compromissos do seu celular, um site (como a agenda do Google), ou o que quer que funcione para você. O importante é que você não esqueça dos prazos de seus compromissos escolares importantes. Se a sua opção de agenda tiver como avisá-lo ativamente sobre os compromissos, tanto melhor – diminui a chance de esquecer de preparar um trabalho ou estudar para algum exame.
    
   
9. Preste atenção na associatividade: procure sempre encontrar padrões e pontos em comum entre os tópicos do seu estudo, e associe-os a imagens claras e vívidas. Se você fizer estes relacionamentos, fica mais fácil relembrar cada um dos tópicos, pois você pode seguir a cadeia de ligações.
    

10. Não force: Estudar apenas na véspera, ou passar a noite estudando, são maneiras ineficientes de tentar reter a informação. Você pode ir melhor na prova, estudando menos horas, se fizer força para entender os conceitos durante as aulas, e procurar memorizá-los logo após aprender, e não apenas na véspera dos prazos-limite. Mas, por via das dúvidas, saiba como estudar em emergências escolares também.
     

11. Não confunda material e aprendizado: aprender é algo que acontece dentro da sua cabeça, e não nas folhas do caderno. Rabisque, rasure, faça o que for necessário para entender e registrar os conceitos. Não adianta ter 16 canetas diferentes e o caderno mais completo da turma, se você não entender o que está escrito, ou se apenas copiar algo que não compreendeu.
     

12. Faça o que tem que ser feito: se você adiar, vai ter de fazer do mesmo jeito e com mais pressa, ou não vai conseguir completar o curso. Saiba quais são suas obrigações, e planeje seu cumprimento para poder fazer tudo com menos esforço. Deixar para a última hora torna o trabalho mais difícil e arriscado. “Just do it”, “Keep walking” e outros slogans de produtos famosos são bons resumos para o que você precisa fazer se quiser alcançar os melhores resultados.
     
    
13. Lazer e descompressão: Dedicar-se aos estudos sempre pode exigir abrir mão de algumas coisas, mas se você ficar todo o tempo debruçado sobre os cadernos não vai se manter motivado por muito tempo. Programe pausas e saiba quando realizar um intervalo emergencial para evitar a sobrecarga. Na pausa, abra o MSN, cozinhe, ande de bicicleta, acesse a web, visite algum amigo, e tire os estudos da cabeça. Em compensação, evite manter atividades paralelas que prejudiquem a concentração durante o estudo.
     

14. Não exagere na alocação das horas de estudo: Não deixe o exagero e o stress atrapalharem. O melhor é estudar *bem*, e não necessariamente estudar *muito*. Suspender um plano de estudos previamente traçado pode ter consequências sérias. Vale muito mais a pena criar um plano de estudos conservador, adequado a você e ao seu objetivo, e eventualmente ajustá-lo conforme a situação for progredindo.
     
    
15. Lembre-se por que você está estudando: se você não está ali por opção, não encontrará motivação para ir bem. É provável que o ambiente escolar não esteja sempre a seu favor. Mesmo assim, lembre-se dos motivos pelos quais você está estudando, e avance na direção dos seus objetivos.
     

Leia também:

• Concurso: 12 dicas testadas e aprovadas para passar
• Concurso: plano realista para se preparar – e passar
• Concursos e provas: como estudar com efetividade e se dar bem
• Como passar na próxima tentativa
• Vestibular e concursos: não deixe o stress atrapalhar os estudos

Uma das maneiras que adotei para lidar com isso é ter mais de um chaveiro, o que traz conveniência mas pode reduzir a disponibilidade ou a segurança final da solução, dependendo das alternativas adotadas.

Mas mesmo com um chaveiro menor, reduzido às chaves de casa (2 portas em série + caixa de correio), do carro e do escritório (3 portas em série), às vezes é chato o processo de encontrar a chave certa, ainda mais quando algumas são parecidas e há fatores complicadores – escuro, pressa, etc. E é sobre algumas soluções para esta situação tão corriqueira que trataremos hoje.

Antes um esclarecimento: essa semana publicarei um post requentado (é um que eu publico já há 3 anos, sempre nesta época), mas achei que desde nosso recente acordo sobre a periodicidade ideal dos posts, e considerando o quanto vocês vem sendo bacanas quando peço feedback, vocês mereceriam este post extra de hoje.

Passos 1 e 2: reduzir e separar

Há quem carregue consigo um molho de chaves que parece aquele de chefes de zeladoria de locais de crime em filmes policiais: tem chave de tudo, desde a central de refrigeração do prédio até a mala de viagens usada só uma vez a cada 3 anos.

Organizador de chaves, adesivo, para 8 chaveiros – custa R$ 12 ali na papelaria da esquina

Se for o seu caso, pense se há necessidade de andar com tudo isso consigo, e no trabalho que você terá se perder este molho. Coloque em chaveiros separados por função (casa de praia, gavetas, portas auxiliares, etc.) as chaves que usa mais raramente, e aí guarde-os em um lugar seguro e fácil de lembrar. Pode ser a oportunidade de instalar um claviculário simples – como o da imagem acima – dentro de algum armário da sua casa – mas escreva os rótulos dos chaveiros sempre considerando a possibilidade de que uma identificação muito clara possa ser, em si, um risco à segurança caso o chaveiro caia em mãos erradas.

As chaves que sobrarem serão as que você terá que continuar levando consigo diariamente – talvez separados em 2 chaveiros, como acontece com quem tem excesso, ou mesmo prefere separar as chaves do carro para evitar danos ao contato da ignição (ou mesmo à lataria), entre outros motivos.

Passo 3: classificar e ordenar para facilitar

Escolher a chave certa nem demora tanto assim, mesmo que haja 5 chaves aparentemente iguais no chaveiro. O problema é que é comum precisarmos achar ainda mais rapidamente a chave certa – para aproveitar o elevador que já está no nosso andar, porque estamos apressados para ir ao banheiro, porque o telefone está tocando, porque é pouco seguro aguardar do lado de fora, etc.

Uma solução simples e que facilita até mesmo para achar a chave certa no escuro é colocar as chaves na ordem do seu uso comum, contando a partir do chaveiro. Quando você segura o molho de chaves pelo chaveiro, a chave que fica mais aparente (na foto acima poderia ser a amarela) deve ser a que abre a primeira porta no seu caminho para entrar em casa, e as demais ficam na ordem das portas correspondentes – assim, basta ir rotacionando conforme você avança.

Se o mesmo chaveiro tiver as chaves de mais de uma casa, ou de casa e do escritório, agrupe-as desta forma, mas cada um dos caminhos (o de casa e o do escritório, por exemplo) deve começar pelas duas extremidades do molho de chaves. Chaves que não sejam das portas do seu caminho (da bicicleta, da caixa do correio, da gaveta…) devem ficar no centro ou, idealmente, colocadas ao lado de uma chave maior que sirva como referência para localizá-las mesmo sem vê-las.

Passo 4: identificar e destacar o que merecer

A classificação em ordem de uso funciona bem quando seguimos uma sequência básica de uso das chaves: por exemplo, quando seguimos a rotina de abrir primeiro o portão externo, depois a portaria do prédio, a caixa do correio e finalmente a porta de casa.

Estas NÃO são as chaves que eu pintei

Mas há chaves que não abrimos em nenhuma ordem particular. Por exemplo, no meu escritório eu tenho 3 chaves visualmente parecidas que servem para abrir 2 gaveteiros e um armário de documentos. Passei algumas semanas me confundindo com elas, até que arranjei um pouco de tinta para modelismo (verde, vermelha e azul) e pintei as cabeças das 3 chaves com uma grossa camada, cada uma na sua cor – já que não havia no comércio local a opção de fazê-las já coloridas previamente. Para evitar de vez a confusão, fiz um discreto pontinho da mesma cor no pé dos móveis respectivos – e a partir daí acabou a dúvida.

O Lifehacker sugeriu pintar com esmalte de unha, mas eu tenho minhas dúvidas…

Como essas chaves não andam no bolso, provavelmente a tinta vai durar bastante nelas – e se ela se desgastar, eu volto a pintar, ou de repente já terei encontrado outra forma de diferenciá-las – como a pintura com esmalte de unhas que o Lifehacker indicou – mas não boto muita fé na durabilidade, mesmo se for aplicada uma grossa camada como a da foto acima. As leitoras que pintam as unhas regularmente talvez possam avaliar melhor!

Serra, lima e morsa de bancada

Uma alternativa que eu também uso (e também herdada do meu avô) resiste muito melhor aos maus-tratos dos bolsos e chacoalhadas a que os chaveiros estão sujeitos. E é bem simples: quando uma chave for usada com frequência mas tiver que ficar no meio do molho (pelos critérios apresentados acima), pode-se pegar uma lima, ou uma serrinha para metais, prender a chave firmemente em uma morsa (ou grampo, ou torno, ou o que você usar para dar firmeza e segurança à operação) e fazer um pequeno “dente” de 1×1mm na lateral da cabeça da chave (não esqueça de lixar depois, para não se cortar nem furar os bolsos).

Com isso, dá para achar a chave facilmente mesmo no escuro. A maioria das chaves tem a cabeça arredondada, e se só uma delas tiver um dente, você logo vai estar encontrando a chave certa antes mesmo de tirar o chaveiro do bolso.

Complementos criativos

Para mim o ideal seria ter um chaveiro que fosse tão pequeno quanto possível, e isso se consegue (também) limitando as diversas funcionalidades extras que se pode agregar a ele. Mesmo assim, eu não abro mão de duas delas, que ilustrarei a seguir.

Chaveiro-lanterna

A primeira é o chaveiro-lanterna com LED, cuja pilha já vem durando há muitos anos e já iluminou muitos corredores e escadarias quando faltou luz, o interior da caixa postal pra evitar ter de abri-la para ver se algo chegou, o interior do porta-malas quando cai algo pequeno dentro dele, e assim por diante. É baratinho, fácil de encontrar e ajuda nas mais variadas circunstâncias.

Swisstech Utili-key

A segunda é o Utili-key – até já escrevi um artigo inteiro sobre ela. Em resumo, ela se encaixa no chaveiro, têm o tamanho aproximado de uma chave de fusca, e oferece lâmina (inacessível quando no chaveiro), chave philips e de fenda, e abridor de garrafa.

A gambiarra acima não é minha, mas confesso que gostaria de ter os meios e habilidades para fazer uma dessas, usando as instruções do Instructables.

Estes pendrives em forma de chave, da Lacie, parecem também ser bastante práticos (especialmente o modelo pequeno), e certamente são criativos. Nunca usei, mas noticiei o lançamento deles, acrescentando alguns detalhes a mais.

Para fechar, temos a chave-chaveiro. Pode não ser perfeita (melhor seria se o anel dela fosse rotacionado 90 graus, para ela se encaixar lateralmente com as demais chaves do chaveiro), mas não há dúvida de que é uma idéia criativa.

Concluindo

Às vezes há pouco a melhorar nas tarefas do dia-a-dia, mas são justamente estes problemas pequenos (que às vezes nem reconhecemos) que usualmente oferecem grande sensação de benefício quando podemos torná-los mais eficientes, produtivos e efetivos.

Como na ocasião em que tratei de como tornar menos volumosa a sua carteira, tenho certeza de que muitos leitores terão suas próprias dicas e opiniões sobre o que foi apresentado. Se for o caso, compartilhe conosco nos comentários!

Dependendo do feedback de cada um dos temas nos comentários, eu eventualmente voltarei a ele posteriormente com mais profundidade. Isso é uma dica sutil de que eu gostaria muito que você comentasse sobre o que achou ;-)

Nova pesquisa sobre os “zumbis de celular”

Lembra quando eu escrevi sobre os zumbis de celular, e sobre uma pesquisa que mostra como a maioria das pessoas se irrita com esta gente sem noção?

Pois agora surgiu outra pesquisa, agora patrocinada pela Intel, comprovando as conclusões da primeira: o público sente falta de “regras de etiqueta” mais claras (e difundidas!) quanto ao uso de celular.

Além de tratar das questões da oportunidade de uso (se a pessoa se incomoda ou não quando outra responde mensagens ou atende o telefone durante uma refeição, por exemplo), também tratou de outros aspectos mais sutis, como o entendimento dado a cartões de felicitações recebidos on-line, por exemplo.

E, ao contrário da pesquisa anterior, desta vez a maioria dos entrevistados disse não estranhar quando percebem pessoas usando celular ou notebook no banheiro.

Boa pauta para o Dr. Bactéria, né? Por favor, por favor, por favor não façam isso com notebooks e smartphones da empresa, ou outros cujo uso seja compartilhado com mais pessoas.

Organizando cabos atrás da mesa

O Túlio Magno escreveu para avisar que ele encontrou uma implementação alternativa interessante para o meu organizador de cabos de R$ 20 que dispensa adesivos e furos na mesa. O meu continua em uso com exatamente os mesmos componentes originais (uma grelha e dois grampos-sargento), mais de 2 anos após eu ter escrito o artigo sobre ele.

A base da solução alternativa do Túlio

Ao contrário do meu modelo, que tem sustentação superior, pendendo do tampo da mesa, o do Túlio se baseia em um pequeno biombo aramado, que se compra (por R$ 12) em lojas de artigos para varejistas. Ele descreveu a experiência dele em Organizando cabos e acessórios – vai lá!

Alguém já usou o “filtro 3M Gold” para privacidade da tela do notebook?

O “filtro 3M Gold” é uma película nada barata (50 a 100 dólares) que, segundo consta, reduz bastante a visibilidade da tela do notebook para quem não está imediatamente à frente dela.

De frente, tela normal; de lado, só um brilho dourado. Alguém confirma?

Ou, como diz a Info, “você já parou para pensar no quanto a pessoa que está sentada aí do seu lado tem acesso às informações confidenciais do seu computador?” Eu já, e por isso não costumo manipular informações confidenciais quando há alguém ao lado que não possa vê-las. Mesmo assim, um filtro destes que funcione aumentaria bastante a sensação de privacidade ao usar o notebook fora do escritório…

Só que, pelo preço mencionado, não vale a pena fazer o teste e correr o risco. Por isso a pergunta: alguém já testou ou viu funcionar?

Sites recomendados da vizinhança

O tema aqui do Efetividade é amplo e difuso – passa por produtividade pessoal, lifehacking, tecnologia, home office, finanças pessoais e muito mais.

Isso significa que temos uma grande vizinhança de blogs nacionais com temas similares, muitos deles excelentes. Vou tentar ir recomendando alguns deles, a cada semana, pra estimular a boa vizinhança e para garantir que vocês saibam onde procurar mais assuntos relacionados.

Ao invés de começar pelos grandes e mais claramente relacionados, que muitos de vocês já devem conhecer, quero iniciar com um blog cujo relacionamento é mais colateral, mas tem muitos pontos de contato com as pautas daqui, embora às vezes seja bem mais “de menininha” (no bom sentido): o Canto da Lu.

Comece por estes posts de lá, que tem ligação mais direta com os temas daqui:

• Preguiçoso ou procrastinador?
• Organizando Livros
• Better World Books
• Micro-horta (eu pratico!)

E isso conclui nossa “Rapidinha Efetiva” desta semana. Aguardo suas opiniões para que o formato possa ir sendo aperfeiçoado nas próximas edições. Bom final de semana!

Estamos promovendo no próximo dia 14/10 em São Paulo juntamente com o Consultor de Investimentos Leandro Martins o Workshop “Cuide do seu dinheiro e alcance a independência Financeira”. O evento será no Hotel Golden Tulip Park Plaza, na Alameda Lorena, 360 Jardins. O início será às 19h com welcome coffee.

Que tal?

A turma do Dinheirama entende do que fala, então eu recomendo sem medo este evento a quem estiver em SP na semana que vem, inclusive por saber que o criador do site, Ricardo Navarro, faz parte da programação – e mesmo quem não conhece o blog mas tem interesse no assunto já pode ter ouvido falar dele pela repercussão positiva que teve o seu livro “Vamos Falar de Dinheiro?“.

Os colegas de lá estão oferecendo um ingresso de cortesia a ser sorteado aos leitores do Efetividade, e dessa vez eu vou simplificar as coisas: quem vai estar em São Paulo na semana que vem e tem interesse em ir ao evento só precisa comentar aqui neste post, até o meio-dia de sexta-feira (9/10/2009) – mas não esqueça de preencher corretamente o campo de e-mail do comentário, senão não vai dar certo o contato. Na tarde de sexta eu sortearei, divulgarei o resultado aqui mesmo, e informarei os colegas do Dinheirama para que eles façam o que mais for necessário, ok?

Dependendo da situação, o armazenamento eletrônico e a digitalização de documentos podem ser soluções para reduzir o volume, só que trazem consigo seus próprios problemas.

Mas agora a situação pode estar quase mudando: está chegando ao fim a tramitação de um projeto de Lei federal (similar ao que já foi aprovado em alguns estados como SP, e tramita em outros como Alagoas) que obriga as prestadoras de serviços públicos e particulares, tais como:

• água e esgoto,
• eletricidade,
• telefonia,
• escolas,
• cartões de crédito,
• condomínios e
• planos de saúde,

entre outras, a fornecer no início de cada ano, a quem estiver quite com seus pagamentos, uma declaração de quitação dos débitos do ano anterior, que teria o mesmo efeito que o conjunto dos comprovantes ordinários de pagamento daquele ano – ou seja: para a proteção contra nova cobrança indevida, e para outras necessidades comuns (como a comprovação de quitação que os inquilinos precisam apresentar a imobiliárias, por exemplo), bastará guardar os comprovantes mensais do ano corrente, juntamente com os últimos 5 comprovantes anuais de cada prestador ou serviço – o que ainda é bastante papel, mas reduz consideravelmente o volume.

E a preocupação com a cobrança repetida (e indevida, naturalmente) não é fantasiosa. Da cobertura do jornal gaúcho Zero Hora:

De acordo com o Procon, os campeões de cobranças de contas já pagas em São Paulo são os setores de telefonia e energia.

– A cobrança duplicada é algo que acontece com muita frequência. Somos totalmente favoráveis a esse projeto, mas sugiro que as pessoas tenham cautela. Os documentos antigos só devem ser jogados fora quando o certificado de quitação chegar – alerta Roberto Pfeiffer, diretor executivo do Procon.

A mesma Zero Hora resume a situação do projeto de Lei:

Um projeto de lei federal, aprovado pelo Senado nesta semana, exige que as prestadoras de serviços públicos e privados emitam e enviem para o consumidor uma declaração de quitação de débito no começo de cada ano.

O projeto de lei, de autoria do senador Almeida Lima (PMDB-SE), passou por todo o rito legislativo do Congresso, mas ainda precisa ser sancionado pelo presidente Luiz Inácio Lula da Silva. Se isso acontecer, as empresas têm até maio de 2010 para enviar os comprovantes em todo o território nacional.

No vídeo acima você pode assistir à matéria do Jornal Nacional a respeito, veiculada antes da aprovação pelo Senado, da qual destaco um trecho interessante:

Não é que a papelada vai desaparecer de casa de uma hora para outra. Pela proposta, os comprovantes da conta de luz, por exemplo, de um ano inteiro vão ser substituídos por um só. É a declaração de quitação anual. E as prestadoras de serviço terão que mandar para os clientes que pagaram tudo certinho.

“A regra diz o seguinte: até maio, a prestadora de serviço tem que entregar a declaração relativa ao período de janeiro a dezembro do ano anterior”, explica Marcos Diegues, gerente jurídico do Idec.

Com quase 40 quilos de documentos arquivados, a representante comercial Márcia Storto torce para que a lei seja aprovada. “Vou ter espaço para guardar coisas mais úteis”.

Ainda é cedo para comemorar, mas como o espaço é escasso, certamente vou gostar de ter mais 80cm de prateleiras disponíveis, e não vou me importar de triturar anos de papelada no início do ano que vem, para poder em seguida doá-los para reciclagem.

Mas os links abaixo continuam válidos para os demais documentos que precisam continuar sendo arquivados ;-)

Leia também:

• Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!
• Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais
• Adeus aos documentos em papel em casa: é possível?

Os 2.000 comentários dos leitores em um artigo anterior meu sobre o golpe do “trabalho em casa” demonstram claramente isso: algumas pessoas chegam a se exaltar quando são alertadas de que não deveriam depositar dinheiro na conta de quem diz que tem uma oportunidade para elas ganharem dinheiro a partir de casa, mas só darão detalhes se ela pagar uma graninha adiantada.

No ramo dos chamados “contos do vigário”, o que se percebe é que raramente a credulidade atua sozinha: eles funcionam tão bem porque conseguem quase sempre (há exceções!) aliá-la à exploração de alguma vulnerabilidade ou fraqueza moral, e em muitas vezes a vítima cai porque se deixa seduzir pela aparente oportunidade de:

• levar vantagem sobre alguém desinformado,
• receber uma recompensa desproporcional,
• ganhar um prêmio a que não fez jus,
• comprar um objeto mais barato que seu valor de mercado,
• obter retorno impossível sobre um investimento,
• pegar um empréstimo a juros impossivelmente baixos,
• ganhar salário sem trabalhar,
• comprar algo que tem todas as características de produto de furto ou outro crime,

e similares.

É estelionato

De modo geral, os contos do vigário são incluídos na categoria dos estelionatos, cuja definição inclui os 4 ingredientes básicos: “obter para si ou para outrem, vantagem ilícita, em prejuízo alheio, induzindo ou mantendo alguém em erro, mediante artifício, ardil ou qualquer outro meio fraudulento”. Alguns deles são associados a outros crimes, ou servem como veículo para que outro crime seja praticado.

A própria origem da expressão “conto do vigário” é controversa, mas o uso original em Portugal se assemelha bastante ao que hoje ocorre nas ruas brasileiras: uma pessoa desconhecida se apresentava em vilas do interior, dizendo ser emissária do vigário da paróquia, e trazendo o que parecia ser objeto de grande valor, que pedia a algum incauto que guardasse até que este “emissário” pudesse um dia retornar para buscar. Movido pelo interesse em ajudar, ou pela possibilidade de que o emissário jamais retornasse, a pessoa aceitava ficar de posse destes objetos valiosos, e dava ao emissário um pequeno valor como garantia.

É até desnecessário dizer o final: o emissário desaparecia com o valor da garantia, e a pessoa que ficou com o objeto logo descobria que ele havia sido roubado de algum vizinho, ou que era falso, e ficava no prejuízo.

Os tipos comuns

Há alguns anos foi bastante divulgada por aqui a prisão de um grupo que aplicava o “golpe da guilhotina”, oferecendo a incautos uma máquina (a tal “guilhotina”) que aparentemente fazia cópias perfeitas de cédulas de R$ 50. A pessoa testava, se convencia e comprava, achando que rapidamente compensaria o investimento. Os golpistas operaram por bastante tempo, pois quando suas vítimas descobriam que tinham caído no golpe, dificilmente recorriam à polícia, por se verem como cúmplices de um crime.

O mesmo ocorre com o “golpe da carga roubada”, em que um comerciante topa comprar para revender, 2 ou 3 vezes, produtos sem nota e a custo extremamente baixo – típicos de cargas roubadas. Depois de algumas vezes, o “fornecedor” se aproxima e “abre o jogo”, confessando que trata-se mesmo de carga roubada, atividade na qual ele seria especializado e realiza sem maiores riscos, e convidando o comerciante a lhe antecipar algum dinheiro para financiar um próximo roubo, o que garantiria a ele preços ainda mais baixos, de mercadorias de maior qualidade, que seriam roubadas. O final é previsível: o “ladrão de cargas” some com o dinheiro, e a vítima vê-se constrangida em relatar o acontecido, devido à natureza de sua participação.

Mas nem todos os golpes são assim, e em geral a vítima fica apenas com o prejuízo e com a vergonha (pela credulidade ou ganância), e não com a qualificação de cúmplice.

Se você está lendo este texto, provavelmente acredita que não cairia em nenhum destes golpes. Mas eu conheço bastante gente inteligente e bem informada que já caiu, porque as construções costumam ser bem pensadas, e a operacionalização é magistral.

Veja alguns exemplos comuns:

• Golpe do bilhete premiado: As décadas passam, e mesmo assim todas as semanas várias pessoas caem nesse golpe, muitas vezes aplicado na saída dos bancos. O golpista finge ser uma pessoa ingênua do interior, perdida na cidade tentando encontrar uma lotérica, e apressada para não perder o último ônibus para sua roça. Ao pedir ajuda à vítima (que foi vista saindo do banco após sacar algum dinheiro), mostra o “bilhete premiado” falso e um recorte de jornal com o resultado. A vítima, bem intencionada a princípio, se oferece para indicar o caminho ou acompanhar o caipira ingênuo à casa lotérica. Após um ou 2 minutos (para dar tempo de a vítima pensar no prêmio), o “caipira” lembra da sua pressa para não perder o último ônibus, e – já que não vai ter tempo de sacá-lo – oferece o bilhete à vítima, em troca do adiantamento de uma pequena parcela do prêmio. A vítima, que tem o dinheiro em mãos ou está próxima do terminal de saques, pensa estar levando vantagem, e se dá mal.
   
  

• Golpe da venda do notebook ou aparelho de som: Este também é comum, e a vítima cai ao topar (sem explicitar) comprar um produto com alta probabilidade de ser roubado, ou com a intenção de contrabandeá-lo. O golpista oferece um aparelho de CD de carro, ou um DVD, ou mesmo um notebook, a preço baixíssimo, e sem caixa, manual, fonte de alimentação, etc. – com todas as características de um produto roubado, portanto. A vítima topa, regateia o valor, e paga. O golpista se oferece para colocar o produto em uma caixa, para que a vítima não seja vista pela rua carregando aquele aparelho. Quando ela chega em casa, descobre que a caixa contém uma pedra ou tijolo.
   

• Golpe do empréstimo ou consórcio: O golpista publica em jornais, ou via cartazes, uma oportunidade de empréstimos a juros baixíssimos, que ele intermediaria (de forma claramente ilegal, mas nunca mencionada) junto a alguma instituição pública ou financeira. A vítima, interessada, entra em contato, informa alguns dados a seu respeito, e dentro de alguns dias recebe um telefonema avisando que o empréstimo já foi liberado, bastando pagar as taxas da instituição, e ele será depositado – “a comissão só será debitada após o depósito”. Como são “só as taxas”, e o valor é pequeno se comparado ao do empréstimo, a vítima topa fazer o pagamento, via depósito. Durante todo o procedimento, o contato foi só por telefone. Depois do depósito ser realizado, já era: na hora de investigar, vai ser descoberto que os telefones usados eram roubados, e a conta do depósito foi aberta com documentos falsos. A variação baseada em consórcios tende a ser pior, porque a vítima acaba fazendo vários pagamentos parcelados, perfazendo uma quantia maior. Às vezes chega a haver uma “sede”, e as diversas vítimas só descobrem o golpe quando, um certo dia, encontram a sede fechada e abandonada. Variação: Cheque roubado ou sem fundos: eventualmente é feito um depósito “do empréstimo”, com cheque sem fundos, na conta da vítima, que assim chega a consultar o extrato e verificar que o depósito foi mesmo efetuado, embora esteja bloqueado por 24 ou 48 horas, como é usual. E assim ela acredita ainda mais na solidez da negociação…
   

• Golpe do seguro: O golpista oferece – por telefone, anúncio ou visita – um seguro (de casa, automóvel, vida, etc.) em condições bem mais interessantes do que as usuais. A vítima se interessa e aceita, preenchendo todos os formulários oficiais, e pagando a primeira parcela – os boletos das demais chegarão via correio, juntamente com a apólice. Naturalmente, o falso securitário some com o dinheiro da primeira parcela, e o seguro jamais é feito (e às vezes a vítima descobre isso só quando bate o carro e tenta usar o seguro recém-contratado…). Seguro se faz com profissional habilitado, em instituição conhecida, e se for pago a algum agente, é com cheque cruzado e nominal à seguradora!
   

• Golpe do consórcio premiado de automóvel: O golpista anuncia, no interior do estado, a venda de um consórcio já contemplado, na capital. A vítima telefona e se interessa, ao saber que haverá “desconto no pagamento da entrada”, e que as parcelas restantes do pagamento são poucas, ou são bem baixas. Recebe por fax uma nota fiscal (falsificada) do veículo, e as instruções para ir retirá-lo na capital. Para “segurar o negócio”, basta que ela deposite desde já uma parte substancial da entrada. E depois que ela depositar… jamais ouvirá falar do veículo, do vendedor ou do seu dinheiro novamente. Usualmente o telefone é roubado e a conta bancária é aberta com documentos falsos.
   
  

• Golpe do cheque achado: Este eu realmente não entendo como pode funcionar – mas é comum. Os golpistas agem em dupla. Após perceber que alguém saiu do banco tendo sacado dinheiro, um deles vai à frente desta vítima, e o outro segue logo atrás. O da frente deixa cair um envelope contendo um cheque de alto valor, e a vítima, ao perceber, pega o envelope e entrega, de boa fé, ao golpista que deixou cair. O outro golpista vem logo atrás, e diz que viu o mesmo acontecimento. O golpista da frente abre o envelope, mostra o cheque e diz que está tão grato que dará uma polpuda recompensa a ambos, bastando que o acompanhem ao seu escritório. Um dos dois convence a vítima a entregar sua bolsa, “como garantia” (de que?) ou para sua própria proteção durante o trajeto. O segundo golpista desaparece (com o dinheiro que já retirou da bolsa da vítima) durante o trajeto, e a vítima, caso chegue até o escritório, descobrirá que a recompensa é bem menor que a quantia que ele havia sacado, e concluirá (erradamente) que foi roubada apenas pelo segundo participante, que desapareceu no caminho. Quando descobrir que se trata de um golpe comum, será tarde para localizar o outro participante também.
   
  

• Golpe da bênção – pai-de-santo, pastor ou frade: O golpista, informado sobre algum problema pessoal ou familiar da vítima, forja um encontro casual na rua, e finge ter poderes sobrenaturais, falando à vítimas detalhes sobre o problema, e sobre possibilidades de “solução espiritual”. Seguem até local apropriado para rituais, e lá a vítima é iludida com mais informações (pesquisadas previamente) sobre o problema, ou sobre a sua vida pessoal. Marcam novo encontro para daqui a 3 dias, para trazer dinheiro ou objetos de valor para serem benzidos ou algo assim. A “bênção” envolve colocar os objetos em um pacote que deve ser mantido fechado (em poder da vítima) por 7 dias e 7 noites. Quando a vítima chegar a abrir o pacote, descobrirá que lá dentro só há pedras ou papel de jornal, e que o verdadeiro pacote está em poder do golpista, que já estará bem longe.
   

• Golpe do falso funcionário de banco: o falso funcionário, com uniforme e até crachá, circula pela agência, organizando a fila e dando informações. Quando encontra uma vítima, oferece-se para agilizar um depósito, preechendo a ficha e levando-a, juntamente com o dinheiro, diretamente ao setor interno da agência. Ou ao menos é nisso que a vítima acredita. Quando ela desconfia da demora, o falso funcionário já estará muito longe. Em uma variação, ele aborda pessoas que já fizeram um saque, e informa que houve problema com as notas – precisam ser recontadas, ou há suspeita de que há 2 ou 3 notas falsas incluídas no bolo. Ele se oferece para rapidamente providenciar a contagem, ou a troca. E jamais retorna…
   

• Golpe da falsa entrevista de emprego: a vítima responde a um anúncio de emprego, é chamada para uma entrevista, e aprovada com louvor: seu perfil é excelente, a disponibilidade tem que ser imediata, e lhe são apontadas diversas qualidades que ninguém antes havia percebido nela. Novas instruções serão dadas por telefone. No dia seguinte, vem o telefonema: para possibilitar a contratação, será necessário traçar um perfil psicológico especial, na clínica XYZ. “É simples e rápido, só uma formalidade”, garantem. Chegando na clínica, a pessoa descobre que terá que desembolsar um valor considerável para fazer o tal perfil. Poucos topam. Os que topam, depois serão informados que a vaga já foi preenchida, mas que ela pode ficar tranquila, pois o seu perfil é excelente e já está arquivado no banco de talentos para a próxima vaga – que nunca surgirá, pois nem a primeira delas existia – a intenção é apenas coletar os pagamentos pelo tal perfil.
   

• Golpe da oportunidade de trabalho em casa: Neste golpe, é anunciada uma oportunidade de trabalho em casa (usualmente descrita como sendo “de mala direta”, “de envelopamento” ou “de digitação”), mas o interessado tem que desembolsar uma pequena quantia para saber os detalhes. Quando ele paga, descobre que na verdade terá que pagar mais uma quantia, pouco maior, para receber a proposta detalhada. Se pagar, receberá a proposta, que explica que para ganhar o tal dinheiro em casa, deverá anunciar (via mala direta, envelopamento de ofertas ou digitação de cartazes, tudo por sua própria conta e risco) esta mesma proposta, coletando este primeiro pequeno pagamento inicial dos interessados curiosos (como ele também já foi um dia), e aí redirecionando-os para que façam o segundo pagamento ao agenciador, como ele também já fez. Leia também: “Trabalho em casa: como encontrar um emprego e escapar das armadilhas“.
   

Alguns órgãos de segurança, como este batalhão de Polícia Militar, mantêm listas de golpes frequentes e instruções para evitá-los. De modo geral, a dica é desconfiar da ajuda de estranhos para tudo que envolver valores, e ficar atento a ofertas boas demais – quando a esmola é muita, o santo deveria sempre desconfiar!

O número de opções de ferramentas também se multiplica, desde as heranças desktop da década de 1990, com suas milhares de opções, extensibilidade via scripts e linguagens variadas, e uma variedade de relatórios e consultas raramente adotadas, até as apostas da computação em nuvem, geralmente marcadas pela escassez de opções e pela ênfase na colaboração e na interconectividade.

Fui convidado a escrever um breve artigo de apenas uma página (leia também: “Como escrever melhor – em 5000 caracteres ou menos“) publicado na edição 38 da PC Magazine Brasil, e não tive dúvida: apesar de ser uma revista de TI, defendi (com todo o apoio do editor) meu ponto de vista sobre alternativas menos tecnológicas para o suporte à organização pessoal, e agora o compartilho também com vocês, em uma versão atualizada.

“Eu testei, então funciona para você.” Quem já adotou uma ferramenta de produtividade pessoal e se adaptou bem a ela tende a indicá-la a amigos e conhecidos, cheio de razão e da certeza de que aquela é a definitiva, a que funciona e a que (de fato, e finalmente) resolve os problemas. Mas em geral só tem razão em parte: a sua experiência comprova apenas que a ferramenta funciona bem para si, e não necessariamente vai servir para o colega, o chefe e o cunhado.

Mas para quem já tentou dezenas de alternativas tecnológicas e ainda não encontrou uma que de fato ajude a chegar na hora nos compromissos, a encontrar o telefone daquele contato essencial, ou a não esquecer de comprar a resistência nova pro chuveiro, ofereço um questionamento: será que o problema não está no excesso de tecnologia?

Os fanáticos por produtividade pessoal têm um ponto de encontro internacional no site Lifehacker.com, e ao longo de algumas semanas promoveram uma série de votações sobre quais as melhores ferramentas para uma série de funções, e no quadrilátero básico da produtividade pessoal (pendências, contatos, agendamentos e anotações) a alternativa mais citada não deixa dúvidas: não tem PC nem smartphone, quem entende do riscado não troca o papel e a caneta por nenhuma das (ótimas) alternativas digitais existentes, ao menos para essas funções. A única exceção são os agendamentos, em que o Google Calendar brilhou mais que as alternativas low-tech.

Claro que mesmo na dupla papel+caneta há variações. Há quem use qualquer pedaço de papel, assim como há defensores ferrenhos das fichas 3×5 vendidas por milheiro na papelaria, ou dos clássicos cadernos Moleskine, ou dos práticos Hipster PDAs, montados com folhas impressas recortadas e presas com um clip de mola. E há os amantes da caneta Bic, assim como há os que só topam escrever se for com caneta-tinteiro Parker 51.

Minha alternativa:: Pessoalmente, faço um mix de papel, caneta e soluções mais tecnológicas – mas se eu ficar sem smartphone e notebook, o dano à produtividade do dia será bem menor do que se perder minhas anotações em papel. E há tempos reconheci que, na minha realidade, eles são imbatíveis no que diz respeito à disponibilidade, e também às dependências e requisitos para funcionamento.

Se você se interessa pela produtividade pessoal, certamente está sujeito a um dia compartilhar comigo minha conclusão pessoal: descobri que para algumas tarefas simples da produtividade pessoal, as ferramentas básicas não precisam de pilhas e nem de conectividade. Mesmo que você não concorde integralmente, convido-o a parar para pensar sobre qual o nível de complexidade tecnológica que você precisa para ser produtivo!

Assim, não posso deixar passar a oportunidade criada por um post do Apartment Therapy apontando uma dica de organização doméstica que, como muitas outras de seu gênero, parece óbvia e simples, e mesmo assim a gente tende a fazer exatamente o contrário ;-)

Antes de chegar à dica gringa, vamos revisitar alguns artigos anteriores, aqui do Efetividade, sobre assuntos correlatos, para aproveitar a viagem. As dicas deles são:

• mantenha permanentemente um trampolim de descarte, e reduza o acúmulo de itens indesejados ou desnecessários nas suas gavetas e armários.
• Ao dar uma geral na casa, num cômodo ou em um armário, reduza o volume e a complexidade antes de começar.
• Se não tiver muito tempo para dedicar à arrumação, aproveite bem as suas pequenas fatias de tempo disponíveis.
• Use o Princípio de Pareto a seu favor na hora de organizar armários.
• Para combater a falta de espaço, além de se livrar de tudo que não precisa ser guardado, aproveite bem os espaços “mortos”.
• Esteja sempre preparado para fazer uma uma faxina de emergência.

“Mantenha-se fixo no ambiente que estiver sendo organizado”

Quanto à dica do Apartment Therapy, quero começar afirmando que nem sempre a sigo. Mas quando chega o momento de uma grande operação (seja no escritório, na sala, na cozinha, etc.) eu não apenas a sigo, como até vou além dela, arranjando uma banqueta e sentando junto a cada armário, gaveteiro, etc., em sequência, para arrumar cada um deles do começo ao fim – quando me desloco, ele está pronto.

E é este o objetivo final da dica, que agora reproduzo, em minha adaptação livre:

Quando você estiver na fase de organização de um cômodo específico, FIQUE no cômodo durante toda a sessão (prepare-se antes tendo recipientes adequados para lixo, reciclagem e doações). Invariavelmente você vai encontrar objetos cujo lugar certo é em outros cômodos, e surgirá a inclinação para ir imediatamente levá-lo ao seu lugar. E neste processo, é REALMENTE fácil se distrair e acabar não retornando à tarefa original.

Eles vão além, sugerindo que além dos 3 recipientes clássicos de apoio à arrumação (para descarte, para reciclagem e para doação), você tenha caixas extras para os itens que deverão ir para os outros cômodos. Pessoalmente, prefiro ir acumulando-os do lado de fora da porta, e ao final faço uma rodada extra de classificação e levo tudo de uma vez para cada cômodo.

Aliás, vale mencionar que o costume de interromper a tarefa a cada vez que se encontra algo que deve ir para outro quarto não é apenas um fator de risco de distração – é também uma forma bastante ineficiente de empregar o tempo e o esforço, por multiplicar o número de deslocamentos.

Veja também o artigo inteiro no Apartment Therapy e a referência a ele no Lifehacker.

Quem sabe como os shows de mágica funcionam e mesmo assim continua gostando deles, há muito não tem dúvida de que a invisibilidade, mesmo que não seja verdadeira, pode parecer muito real. E em geral ela é produzida com o auxílio de técnicas que se baseiam na nossa própria predisposição a ignorar o quadro geral quando prestamos atenção a algo que nos interessa – no caso, o jogo de cena que o mágico faz para que não vejamos o que realmente está acontecendo.

Com nossas atividades diárias, especialmente as rotineiras, muitas vezes acontece algo muito parecido: determinadas tarefas ocupam boa parte do nosso tempo e mesmo assim nós não as percebemos, a ponto de planejar nossos cronogramas como se elas não existissem.

Estas tarefas invisíveis ficam no nosso caminho dia após dia, e geralmente precisam mesmo ser feitas. O problema é que, como não as percebemos nem reconhecemos como sendo tarefas, nós não as administramos, e elas acabam sendo obstáculos da produtividade por várias razões, das quais destaco as principais:

1. Como não as reconhecemos, não tentamos torná-las mais eficientes.
2. Como não as identificamos, não as levamos em conta na hora de planejar o cronograma das demais tarefas.
3. Como elas precisam mesmo ser realizadas, acabam prejudicando prazos e qualidade das demais tarefas.

Um exemplo clássico, citado em diversas obras sobre produtividade pessoal, são as atividades de comunicação, como retornar ligações e responder a e-mails. Quase todo mundo precisa fazer isso diariamente em sua vida profissional, mas mesmo assim muitas pessoas habitualmente agendam 100% do seu tempo para outras atividades, e depois acabam se surpreendendo quando não dá tempo de fazer tudo o que precisam. Aí atribuem pura e simplesmente ao excesso de atividades, embora uma boa parcela da culpa seja pela ausência do reconhecimento prévio de todas as demandas existentes.

Outro exemplo comum é a necessidade de realizar atividades bancárias. A não ser que você tenha a felicidade de poder delegá-las a alguém, é praticamente inescapável a eventual demanda por dedicar algum tempo a consultar extratos, fazer transferências, pagamentos e outras tarefas bancárias comuns. Felizmente hoje temos postos de atendimento com horário ampliado e a comodidade do home banking via Internet, mas mesmo assim, todos os dias, muitas pessoas perdem o horário limite para realizar pagamentos e transferências, e acabam tendo transtornos (ou até mesmo o horror dos horrores, que é a necessidade de ir até uma agência do banco emissor do boleto, devido ao vencimento) porque… não agendaram a tarefa, tornando-a invisível, imune a priorizações e outras formas de garantir que ela seja feita no prazo.

A mesma coisa ocorre no lar. Quando se planeja algum projeto doméstico de médio prazo, é comum agir como se as atividades aparentemente menos nobres do dia-a-dia (como passar roupa, limpar a geladeira, varrer a casa ou ir ao supermercado) fossem opcionais, ocupassem pouco tempo a ponto de serem desprezadas no cálculo, ou fossem comprimíveis. Depois o cronograma falha, é claro – não dá de abrir mão impunemente, e por longos períodos, das atividades domésticas essenciais.

Planejando a solução

Claro que tudo isso tem solução, começando a partir de um bom levantamento e reconhecimento das tarefas. Se você não tem certeza de como usa o seu tempo, experimente registrar por uma semana, e aí descubra a média, máximo e mínimo de atividades como responder a telefonemas e e-mails, pagamentos bancários, passar roupas, etc.

O próximo passo é uma escolha. Coloque cada uma das tarefas no paredão, e responda a si mesmo se ela precisa, de fato, ser realizada. Se sim, verifique se a periodicidade está adequada – às vezes repetimos uma tarefa com mais frequência do que seria necessário, sem notar.

Para completar, se estiver ao seu alcance, dê um acabamento luxuoso, delegando a mais alguém uma parte das tarefas identificadas. Esta comodidade não está ao alcance de todos, mas quando está, eventualmente é bastante apropriada a estas tarefas corriqueiras.

Depois de repensar seus cronogramas, é provável que você não ganhe tempo adicional para seu dia-a-dia. Mas ganhará efetividade, e reduzirá o stress, porque deixará de errar nas estimativas de tempo disponível para agendar e priorizar tarefas, e não mais vai acumular atividades causadas pelo agendamento tornado impossível pelas tarefas invisíveis.