Recentemente passei a trabalhar apenas em casa, nos meus sites e blogs. Uma situação que há muito tempo procurava, até para fugir um pouco à rotina e poder gerir o meu tempo de um modo mais eficaz. Por mais que queiramos manter a nossa produtividade num escritório, acabamos sempre por ser interrompidos por outras pessoas quando trabalhamos em grupo. É um telefonema que chega ou um cliente que precisamos ouvir, tornando o objetivo de ficar completamente focados numa tarefa, algo difícil de realizar.

Mas produzir em casa não tem apenas benefícios e tenho lidado com alguns problemas neste meu dia-a-dia de blogueiro a tempo inteiro. Apesar de considerar mais simples a conclusão das tarefas ou mesmo o cumprimento do que tenho planejado para o longo do dia, existem alguns fatores que ainda fogem do meu controle. Por pouco tempo, mas acredito que para quem começar este estilo de vida como eu, terá sempre que se confrontar com estes problemas.

A principal é mesmo a parte da manhã. Isto porque o fato de não termos efetivamente horário para começar a trabalhar, acaba por nos deixar um pouco mais expostos a podermos ficar mais uns minutos na cama ou demorar um pouco mais no café da manhã. Para quem sente estas dificuldades, hoje vou-lhes deixar alguns conselhos do que tenho feito para ter uma manhã mais produtiva.

Definir o horário de acordar

Acho este ponto crucial. Nos primeiros tempos tentei acordar sem despertador. Uma tarefa sem êxito, visto que o meu corpo nem sempre se mostrou disposto a despertar à mesma hora, acabando por condicionar o resto do meu dia. E não adiante ter aquele pensamento de compensar o tempo perdido pela manhã com mais trabalho pela noite dentro. Simplesmente não resulta.

Por isso, defini um horário pela manhã para acordar e, de um modo bastante disciplinado, levanto-me religiosamente à hora que tocar o meu despertador.

Adotar uma rotina

Outra das táticas que comecei a utilizar foi ter uma rotina pela manhã. Ou seja, todas as vezes que me levanto a minha prioridade é fazer a minha corrida matinal. É um modo de despertar o meu corpo para o dia de trabalho e ficar mais ativo. Depois de um bom banho, parto para o café da manhã, começando apenas depois a escrever para os meus sites.

Manter uma lista de tarefas

Trabalhar em casa como freelancer acaba por ser algo confuso quando não sabemos efetivamente por onde começar. Vou responder aos emails ou verificar as visitas no dia anterior? A melhor forma que encontrei foi fazer uma pequena lista, de modo a priorizar aquilo que era mais importante e começar por esses pontos durante a manhã. Conforme vou terminando as tarefas, risco-as do meu Moleskine. Também é uma boa opção registarmos ideias de negócio que venham surgindo.

Definir o local de trabalho

Escrever os meus textos na sala foi algo que não resultou comigo. Isto porque me sentia tentado a ligar a televisão ou abrir a geladeira cada vez que uma tarefa me parecia mais complexa, acabando por adiar constantemente esses trabalhos. Por isso, reservei um dos quartos e fiz um pequeno escritório. Neste local, sei que apenas entro para trabalhar, deixando a sala para descansar.

Fomente a concentração nas primeiras horas

Quando comecei a trabalhar em casa, verifiquei que as outras pessoas têm dificuldade em ver isso como um trabalho normal, pensando que estamos disponíveis a qualquer hora para ir beber um café ou almoçar num restaurante. Para evitar isso, defini que o meu celular e o Facebook estão desligados durante a parte da manhã, não permitindo desconcentrações e para que fique focado neste período essencial, que são as primeiras horas do dia, aumentando consideravelmente a produtividade.

Use a noite para impulsionar o início do dia

Para começarmos um dia da melhor forma, é essencial que a noite anterior termine da melhor maneira. Para isso, também defini uma hora para me deitar, de modo a que consiga dormir oito a nove horas, pois o tempo de duração do meu sono acaba tendo grande influência na minha produtividade. Músicas para relaxar e desligar o celular durante a noite podem ajudar muito neste caso.

Sei que definir todos estes pontos pode parecer que não tenho controle sobre o que devo ou não devo fazer. Mas para quem começa trabalhando em casa, sabe que é muito fácil ceder à tentação de ir bater um papo com os amigos ou ficar um pouco mais na frente da televisão. E esses momentos não devem fazer parte do seu dia-a-dia. Ou pelo menos de um modo tão rotineiro como acontece com alguns aspirantes a trabalhadores na internet a tempo inteiro.

Ter os seus princípios e definir uma rotina é essencial, principalmente para quem quer viver a longo prazo através de um computador e de uma ligação à internet.

São passos simples que você também pode adotar, dos quais já estou colhendo resultado, e que ocorrem completamente sem prejuízo da continuidade do meu bloquinho de anotações, de algumas revistas que prefiro ler em edição impressa e dos registros originais necessários à minha segurança jurídica e fiscal.

Antes de começar a detalhá-los, uma observação: ao embarcar em um projeto de mudança desse tipo, é bom ter clareza sobre a finalidade (ecologia? organização? preservar espaço? etc.) para aí tomar os passos adequados. Por exemplo, se a finalidade for ecológica, não basta reciclar os papeis que chegam: o ideal é garantir que eles não cheguem mais, preservando assim também os recursos naturais necessários à sua produção e logística.

Minha intenção

Para mim o aspecto ecológico entra na jogada colateralmente: não gosto de desperdício, e muito do que recebo em papel só pode ser classificado assim, pois nem mesmo chego a ler, embora muitas vezes arquive. Também há conteúdos que recebo em papel e que preferiria ler (ou arquivar) no computador, sem que a existência de um original impresso me ajude em nada.

Mas a minha principal motivação para reduzir a chegada e armazenamento de papel diz respeito à organização. Graças a um arquivo bem estruturado no meu home office, não tenho maior dificuldade em encontrar os documentos que guardo, quando preciso deles.

Só que no meu caso é muito espaço e esforço para pouquíssimo uso prático, e em quase todos os casos práticos, uma cópia digital do documento (bem mais fácil de armazenar e de pesquisar) me bastaria, quando preciso dela.

Escritório sem papel: como fazer

A primeira etapa é o diagnóstico: uma análise de quais os papeis que você recebe e poderia deixar de receber, ou (mais frequentemente) que poderia receber em outros formatos, bem como dos papeis que hoje ocupam o seu espaço e poderiam ser descartados.

A partir da análise você pode traçar o plano de ação em 3 grandes vertentes, sempre atingindo apenas os papeis desnecessários ou substituíveis:

1. Descarte: como dar sumiço nos papeis que já estão armazenados
2. Bloqueio: como reduzir a chegada de novos papeis
3. Fluxo: como lidar com os papeis que continuarem a chegar, e com os seus substitutos digitais

Eu optei por colocar o plano em prática aos poucos (ao longo de 4 meses), porque várias das etapas necessárias são trabalhosas e chatas, prejudicando a motivação se eu tentasse fazer tudo de uma vez. Está dando certo para mim, mas recomendo que você encontre seu próprio ritmo.

E o resultado é o esperado: o escritório não ficou (nem ficará) sem papel, mas já ganhou bastante espaço que antes era ocupado por papeis, já tem novas rotinas de armazenamento e recuperação de documentos, e já recebe bem menos papeis mensalmente.

Parte 1: Descarte

Quando comecei o projeto, em outubro, meu escritório era quase um templo em honra ao papel. Das 10 prateleiras de suas estantes, 8 serviam apenas para suportar papéis, na forma de livros, revistas, documentos, comprovantes, etc.

Durante boa parte do primeiro mês do projeto, me dediquei a reduzir esta presença. Os passos principais foram:

1. Identificar livros que eu não precisava mais manter: gosto muito de ler e de ter estantes com livros à mão, mas tenho (e uso) cópias digitais de boa parte dos livros técnicos que eu mais consulto, e outra parte do meu acervo técnico era consultada tão raramente que não justificava sua permanência, considerando que eu tinha a alternativa de disponibilizá-los para a biblioteca de alguma escola técnica, multiplicando a sua utilidade.

   Assim, montei um rápido processo seletivo para escolher uma escola interessada nos meus livros, e a selecionada veio buscar várias caixas cheias de papel impresso com informações que serão muito mais úteis aos seus alunos do que eram para mim. Doei várias obras literárias para a biblioteca do meu bairro também, e pude reorganizar as estantes, liberando 4 prateleiras para outras finalidades.

2. Podar meu arquivo de revistas: Sou um leitor voraz de revistas, mas não tenho o hábito de manter coleções completas de nenhuma delas, embora arquive organizadamente as minhas revistas que tenham algum conteúdo que possa servir de referência futura.

   Os anos se passaram e essas revistas foram se acumulando. A foto acima mostra (na prateleira superior) os meus revisteiros em 2009, e em outubro do ano passado eles já estavam na metade da prateleira abaixo também. Mas a realidade prática é que o interesse de referência de boa parte das revistas (especialmente as de tecnologia) se esgota após algum tempo, e assim uma boa revisão, realizada em algumas horas de trabalho (permitindo tempo para folhear com calma quando havia dúvida) produziu uma grande redução: hoje as revistas ocupam só metade da prateleira superior, alguns exemplares com interesse histórico foram doados para uma biblioteca, e muitos outros para uma escola infantil, onde devem estar sendo criteriosamente recortados ツ

3. Racionalizar arquivos de documentos: Eu já estava bem encaminhado neste quesito, mas consegui liberar algum espaço revendo a aplicação das minhas práticas, que resumo a seguir.

   O tempo de guarda de documentos é assunto sério e que não detalharei, mas vale destacar que boa parte dos registros podem ser descartados com segurança 1 ano após o término de sua utilidade prática, mas de modo geral só se descarta os papéis com interesse fiscal (leia-se taxas e impostos) no sexto ano, pode ser do seu interesse guardar perpetuamente (ou ao menos por 20 anos) o que for de interesse trabalhista ou previdenciário, e alguns documentos (como os referentes a contratos em vigor, os acadêmicos, os de registro civil, os históricos, etc.) simplesmente não devem sair da sua guarda.

   

   As normas atuais sobre boa parte das contas que recebemos exigem que quem cobra entregue anualmente um comprovante de quitação sobre o ano anterior, que permite descartar os comprovantes que substitui. Quanto ao restante dos papeis comprovando pagamento de transações comerciais, como tenho espaço para arquivo morto na garagem, separo os de cada ano em uma pasta ou caixa como a da foto acimae adoto a regra de tratar todos como se fossem de interesse fiscal, me permitindo assim o descarte da caixa inteira no sexto ano. Meus documentos sobre contratos e outros direitos e compromissos são mantidos em um arquivo de pastas suspensas enquanto estão ativos, e vão para uma caixa específica de arquivo morto na garagem (que não tenho planos de descartar) quando expiram.

   E os documentos de registro civil, acadêmicos, previdenciários, trabalhistas etc. ficam em pastas próprias, dentro de uma caixa específica, sempre à mão no escritório, e não serão descartados.

Parte 2: Bloqueio

O descarte de papel anteriormente presente no meu home office já deu um grande alento, mas se providências adicionais não forem tomadas, o papel continuará chegando no mesmo ritmo que antes, e logo voltará ao mesmo nível.

No meu caso, a chegada de papeis foi bloqueada (onde aplicável) com a substituição por meios digitais. Veja como eu fiz:

• Para os livros: alguns continuam sendo lidos em papel, e provavelmente continuarão por um bom tempo. Mas no meu caso, estes são a rara exceção: eu sou um dos clientes que ajudaram a Amazon a passar a vender mais ebooks do que livros em papel desde o ano passado, e não sinto falta: pelo contrário, tenho achado mais prático ler livros na tela do que folheá-los, e isso vale para obras de ficção e não-ficção, incluindo livros técnicos. Ou seja: meu acervo de livros continua a crescer, mas ocupa espaço digital, e não prateleiras – e zero papel. E as exceções, quando há, são bem-vindas também.
   
  
• Para as revistas: No caso delas, o uso de mais técnicas de diagramação, a presença mais constante de ilustrações e até mesmo o formato físico me fazem preferir as edições tradicionais em papel.

  Mesmo assim estou substituindo-as aos poucos, conforme as assinaturas em papel expiram, sempre que há a possibilidade de assinar suas edições digitais pelo Zinio. Também haverá exceções, e serão bem-vindas.

• Para os boletos e comprovantes: de todas as operações aqui descritas, esta foi a mais chata de todas: para cada boleto recebido regularmente, descobrir como fazer para colocá-los em débito automático e recebimento do comprovante em formato digital. Deu trabalho, exigiu várias ligações, criação de logins com procedimentos complicados em sites, uma visita a uma agência para assinar uma autorização, mas deu certo para a maioria das contas que eu recebia em papel mensalmente: telefone fixo, celular, plano de interurbanos, internet, TV a cabo, plano de saúde e mais.

  Agora eles são arquivados em uma pasta no computador, com nomes de arquivos fazendo referência clara ao seu conteúdo e data, e complementados pela rotina mensal de acessar o extrato dos pagamentos automáticos realizados pelo banco, conferi-lo e armazenar uma cópia na mesma pasta.

No caso dos papeis indesejados que chegam pelo correio e que eu não posso solicitar eficazmente que parem de me enviar (catálogos, publicidade, campanhas etc. que não me interessam), o uso de um triturador doméstico é ao mesmo tempo prático, ecológico (porque tende a evitar a maior parte da mistura do papel reciclável com outros materiais) e faz muito bem à motivação do descarte imediato, sem risco do arquivamento inútil “para ver melhor depois”.

Parte 3: Fluxo

Alguns papeis continuam a chegar, e os que foram substituídos por recepção digital também precisam ser processados.

No caso dos boletos e comprovantes que agora chegam via Internet, já relatei acima o procedimento que adotei. Para os colegas deles que continuam chegando em papel, resolvi eu mesmo me encarregar da digitalização com o scanner da minha multifuncional (usando um software que digitaliza, faz o OCR e salva na pasta certa, com um nome padronizado, ao toque de poucos botões), e aí armazenar o original diretamente na pasta de arquivo morto onde ele ficará nos próximos 5 anos, sem maiores classificações.

Mas estes documentos são realmente poucos, e acredito que a tendência é que diminuam a curto prazo, conforme os fusos horários de seus expedidores forem chegando ao século XXI.

Quanto às revistas e livros em papel, quase nada mudou. As alterações são a quantidade em que chegam, que se reduziu bastante, e o procedimento de arquivamento das revistas que opto por guardar: agora se a razão de eu querer guardar a revista for apenas um pequeno artigo, eu o digitalizo, guardo a referência, e dôo ou reciclo o exemplar junto com os demais.

Quanto aos demais documentos de guarda permanente ou de longo prazo, nada mudou para mim ainda, e não tenho pressa, mas tenho expectativa de que algum futuro scanner que eu venha a adquirir vá tornar cômoda o suficiente a operação de criar uma cópia digital de todos eles também (sem descarte do original, claro).

Complementando com as precauções

Você guarda os documentos e papeis porque tem a expectativa de precisar deles, ou porque há uma obrigação concreta de fazê-lo.

A substituição do papel por meios digitais não reduz essas necessidades, portanto exige precauções comparáveis às que seriam tomadas com o original em papel, tanto no manuseio quanto no armazenamento.

No meu caso, isso se traduz em uma cópia local, uma cópia on-line para acesso remoto seguro, mais o backup regular (em um disco externo) e backup criptografado on-line. Adote o procedimento que for adequado ao valor que você dá aos registros, mas de modo geral mantê-los apenas como o exemplar único no disco em uso no computador não é algo que eu classificaria como segurança suficiente.

Além disso, precauções como verificar se os documentos recebidos on-line estão legíveis e corretos, se os pagamentos foram realizados e há registro suficiente disso, se os documentos escaneados por você estão completos e com o nome certo, entre outros, são básicos e não podem ser deixados de lado.

Para completar, não recomendo embarcar nesta alternativa tão radicalmente a ponto de começar imediatamente a descartar originais em papel assim que os digitaliza. O original pode ter valor, e mantê-lo (em uma caixa ou outro recurso de arquivamento simples e que exija menos esforço e espaço que as tradicionais pastas suspensas) até ter certeza da plena validade jurídica das cópias digitais produzidas por você provavelmente vale a pena.

Não que eu duvide dos malefícios associados ao hábito de trabalhar sentado o dia inteiro. Pelo contrário, até.

O que eu duvido com relação aos standing desks é que substituir o hábito de ficar sentado pelo hábito de ficar em pé, com todo o esforço de adaptação (altura da mesa, ângulo do monitor, cabos, etc.) que a medida exige, seja a medida com melhor relação custo/benefício ao alcance de quem deseja escapar dos aspectos negativos do hábito de trabalhar sentado.

Isso para não falar no “efeito modismo”: as standing desks normalmente também permitem trabalhar sentado (em uma cadeira alta ou banqueta), e o estudo mencionado abaixo observou pessoas durante sua adoção e uso, concluindo que a maioria delas não fica realmente de pé por períodos longos, e após 30 dias passa a trabalhar sentada durante todo o tempo.

Os riscos específicos de trabalhar em pé

Com hábitos ergonômicos parece haver um fenômeno parecido com o das dietas, no qual pode-se facilmente encontrar estudos contemporâneos concluindo de forma oposta. Tomar 3 cafezinhos por dia faz bem ou faz mal? E o consumo de ovos? E um cálice de vinho toda noite?

Claro que alguns estudos são melhor embasados do que outros, e algumas conclusões são mais diretamente apoiadas nos dados do que outras, mas basta procurar no histórico do Globo Repórter para perceber quantas vezes já se divulgou mudanças de opinião sobre estes alimentos nas últimas décadas ツ

A questão ergonômica das standing desks não é tão popular quanto o efeito do consumo diário de um cálice de vinho, e é provável que vários leitores não tenham ouvido falar no assunto até hoje.

Seria injusto recorrer ao reducionismo de dizer que se trabalhar em pé ao redor da mesa fosse tão mais produtivo e saudável, os balconistas viveriam até os 110 anos. Mas a conclusão de um estudo comparativo feito na universidade de Cornell sobre sentar ou ficar de pé no trabalho vai mais ou menos nesta direção, apontando que há mesmo riscos associados ao hábito de trabalhar sentado, mas os riscos de trabalhar de pé também são consideráveis, e são bem conhecidos.

Entre os aspectos negativos e riscos associados a trabalhar de pé, o estudo cita:

• Cansa mais
• Multiplica por 9 os riscos de arterosclerose devido à carga adicional no sistema circulatório
• Aumenta o risco de varizes
• Reduz o desempenho em várias tarefas que exigem coordenação motora fina
• No caso do trabalho com computador, a postura necessária para manipular o teclado e mouse é mais exigente e aumenta o risco de lesões por esforço repetitivo
• No caso (incomum) das mesas associadas a esteiras de caminhada (como a da imagem acima, você notou?) ou bicicletas ergométricas, o número de erros de operação de computador aumentou consideravelmente

O que fazer?

Os problemas associados a trabalhar sentado também são bastante concretos: aumenta a proporção em que as gorduras são depositadas em tecido adiposo e não metabolizadas nos músculos, e também tem correlação apontada com riscos cardíacos, por exemplo – e dizem que a atividade muscular necessária para manter-se de pé consome 20% de calorias a mais do que manter-se sentado.

Mas a conclusão do estudo está em sintonia com o que eu pensava, e traduzo: “As estações de trabalho que permitem trabalhar em pé ou sentado são caras e geralmente não tem efeito sobre as questões apresentadas”.

Mas eles não se furtam a propor um solução alternativa, que me parece muito mais simples de adotar: trabalhar sentado junto a uma escrivaninha com medidas ergonômicas, e a cada 20 minutos levantar por 2 minutos e SE MOVER.

O destaque: nestas pausas, limitar-se a ficar de pé perto da mesa não é suficiente: o movimento é importante para ativar a circulação pelos músculos. Ao mesmo tempo, pesquisas prévias mostram que não é necessário realizar outros exercícios para obter este efeito em particular: andar um pouco é suficiente.

A dica, portanto, vale até para quem nunca ouviu falar em standing desk, seja no home office ou num ambiente de trabalho coletivo: pausas curtas regulares (ainda segundo a publicação, a precisão do tempo não é crítica: a cada 20 ou 30 minutos está bom) acompanhadas de uma breve caminhada podem fazer muito bem.

Só cuidado para essa caminhada não ser até a geladeira ou a lanchonete, senão o efeito cardiovascular e calórico pode se inverter ツ

Embora a redução da presença do papel possa mesmo ser um bom indicador do avanço da eficiência dos processos típicos de um escritório, é importante lembrar de não confundir o indicador com o objetivo: a simples remoção de papel pode ser alcançada com a mera automatização (que quando é aplicada a processos originalmente ineficientes pode acabar perpetuando-os em vez de fazê-los evoluir), ou mesmo com a prática altamente indesejável de descartar documentos em papel que idealmente deveriam ser processados e arquivados – ou ainda fazendo como o alegre rapaz da imagem abaixo.

Um meio termo que muitas vezes é aceito como “a solução viável no momento”, embora esteja longe de ser a solução que você deveria desejar, é livrar-se do papel colocando um scanner do lado da bandeja de entrada.

Simplesmente digitalizar todos os documentos que precisarão ser processados ou arquivados pode ter um ganho imediato quanto à operacionalização – é mais fácil de encaminhar e o arquivamento ocupa bem menos espaço físico, por exemplo.

Mas é uma solução bem insuficiente, se parar por aí. Para começar, o papel em si continua sendo usado e transportado, o que pode reduzir bastante o ganho ambiental com a atitude. Além disso, pelo menos duas operações a mais (a digitalização em si e o descarte apropriado do papel original) são acrescentadas à sua rotina, e nem sempre há garantia de equivalência (por exemplo, para fins judiciais ou contábeis) entre a sua cópia digitalizada e o papel original.

A dica, portanto, é definir a sua meta em termos de ganho de eficiência. Aquilo que normalmente se expressa em termos de redução de papel geralmente pode ser melhor definido como buscar reduzir os processos que precisam que documentos sejam recebidos, expedidos, encaminhados, circulem internamente ou sejam arquivados.

O desafio pode ser grande nos home offices e também nas grandes corporações. Mas o ponto em que você pode ter mais chance de agir com eficácia máxima é na origem dos documentos, como no exemplo das contas, boletos, notificações e extratos que puderem ser recebidos ou expedidos com segurança por meio eletrônico, ou mesmo integrados a um sistema de pagamento automático (débito em conta, cartões de crédito e similares), desde que você coloque em prática um processo de acompanhamento adequado, para não ser cobrado a mais nem ficar devendo sem saber (e se livrar de executar pessoalmente vários procedimentos intermediários para pagamentos, recebimentos, acompanhamentos parciais e similares)!

Além disso, reservar 2h para escrever (cartas ou e-mails) para os endereços de contato que constam em cada um dos papeis que você recebe regularmente sem solicitar e rotineiramente descarta (boletins de associações, jornais de ofertas, catálogos, etc.) solicitando a remoção do mailing pode ter sucesso em um bom número de casos (para mim funciona em uns 70% das tentativas) e reduzir não apenas o esforço de triagem mas também a sua participação neste desperdício de material e transporte.

Fora isso, trata-se de uma questão de processos internos. Reduzir a sua própria necessidade ou interesse em gerar, receber ou arquivar documentos (em papel ou não) depende de cada caso, mas gera resultados bem melhores quando está claro que o objetivo é a eficiência, e não apenas substituir cada papel por uma cópia digital (ou várias…).

E no caso das tramitações e arquivamentos de papel que sobreviverem ao facão metafórico que deve passar pelos processos, aí sim temos o caso em que o scanner, aliado a um bom processo para identificar, armazenar, proteger e pesquisar os arquivos digitalizados, pode desempenhar bem o seu papel ;-)

Quem abandona uma atividade em que há chefia e hierarquia e passa a uma rotina de freelancer naturalmente deixa de se preocupar apenas com o seu produto, tendo que gerir um número variado de funções administrativas, que acabam por retirar parte do foco do que era principal: produzir.

Para que os efeitos negativos disso não lhe sobrecarreguem, vou registrar aqui algumas dicas vindas de minha própria experiência na Escola Freelancer que podem ser úteis para manter a produtividade trabalhando neste estilo, afinal existem princípios de produtividade que são básicos e que devem devem ser seguidos especialmente por quem atua em carreira solo.

ORGANIZO SEMPRE O MEU DIA NA NOITE ANTERIOR
Dá trabalho e demora a criar esta rotina, mas com o passar do tempo os resultados são extraordinários. Organizar o dia na noite anterior é determinante. Uma pequena agenda, uma conta no Evernote ou um Moleskine são mais do que suficientes para conseguir realizar esta tarefa. Faça uma pequena lista das tarefas e do tempo que as mesmas vão demorar. No dia seguinte, vá riscando as tarefas realizadas conforme vão sendo feitas. Além de não se esquecer de anda, a sensação de “alívio” enquanto risca é motivadora e leva a que fique mais motivado para os passos seguintes. Mas tenha cuidado com uma coisa: não faça listas longas demais, caso contrário não irá conseguir realizar todas as tarefas e a desmotivação será uma contante.

PREFIRO FAZER O QUE MENOS ME AGRADA PRIMEIRO
Tal como o Augusto referiu no seu artigo sobre começar pela tarefa mais difícil ou pela mais rápida, é importante que você defina o que deve fazer para começar um dia mais produtivo. Eu recomendo que comece pelas tarefas que menos lhe agradam no início. Isto acontece porque logo pela manhã estamos mais dispostos a fazer aquilo que menos nos agrada, visto que estamos com as nossas energias em alta e estamos dispostas a fazer de tudo para o nosso dia se desenvolva na perfeição. Depois, poderá partir para as tarefas que se mais motivado a realizar.

DIVIDO O MEU DIA EM PERÍODOS
Responder a emails, falar com clientes ou construir páginas de sites são tarefas distintas, que exigem concentrações e aptidões diferentes. Se quiser manter a sua produtividade, aconselho que divida momentos do seu dia para cada uma destas tarefas, minimizando produções e perda de produtividade a cada troca de tarefa. Fale com os clientes a meio da tarde, veja o email ao final do dia ou organize o seu ambiente de trabalho logo pela manhã. As hipóteses são muitas, o importante é que divida em blocos de tempos estas suas tarefas.

ESTABELEÇO INTERVALOS
Sei que parece não ser muito lógico falar em descanso quando o tema é produtividade para freelancers, mas a verdade é que algumas pausas podem fazer milagres no seu dia. Existem muitas técnicas como a de Pomodoro que aconselham que deve realizar pausas constantes enquanto trabalha. Não vou lhe dizer aqui ao fim de quanto tempo deve descansar, visto que a capacidade de aguentar um determinado período de tempo a trabalhar depende de pessoa para pessoa. Mas a verdade é que não deve exagerar no número de horas seguidas a produzir, visto que a sua capacidade de concentração diminui à medida que o tempo passa, acabando por chegar a um limite que começa a não compensar manter-se à frente do computador. Quando se sentir a atingir o limite, o melhor é parar e respirar durante dez minutos. Vai ver que quando regressar ao trabalho a sua vontade será outra.

FAÇO UMA ANÁLISE DO MEU DIA

Quando terminar a sua jornada, faça uma análise completa de como tudo foi feito e em que pontos deve melhorar. Bastam cinco minutos a pensar em tudo o que fez. Passou mais tempo que devia ao celular? Não conseguiu evitar aqueles minutos no Facebook? Todos nós erramos no nosso dia-a-dia, o importante é conseguir evoluir de um dia para o outro e esta pequena reflexão é determinante para conseguir avançar. Caso contrário, estará a ler imensos livros sobre produtividade e no final não estará a retirar partido disso mesmo, visto que está apenas na teoria e não está a passá-la para a sua análise pessoal. Mais importante do que ler coisas escritas por outros, é importante que saiba conseguir aplicá-la na sua personalidade.

A produtividade é um tema que gera sempre muita polémica, visto que conseguir realizar um maior número de tarefas em menos tempo e com uma qualidade igual ou melhor, é algo que todos desejamos mas que dificilmente conseguimos implementar. No entanto, com estas oito dicas terá maior facilidade em saber qual o seu caminho e o que deve fazer para o seu dia de amanhã seja melhor.

Agora peço a sua opinião. O que costuma fazer para melhorar a produtividade? Utiliza algumas destas técnicas?

Hoje veremos um software que facilita a busca por esta realidade, além de algumas dicas sobre o que fazer com os papeis restantes e a oportunidade de concorrer a um kit organizador para home offices.

Um sonho possível – ajustado

Para mim a ideia de um escritório doméstico sem papel é muito mais uma aspiração ou um uma meta de longo prazo do que uma possibilidade atingível hoje.

A Receita Federal, a necessidade de comprovar pagamentos realizados, e tantas outras demandas exigem de mim um arquivo de pastas suspensas onde caem, assim que são processados (e imediatamente organizados na sua pasta certa), os boletos pagos, os comprovantes fiscais necessários para o ano corrente e seguinte, os comprovantes de garantia dos produtos, e tantos outros documentos que podem vir a ser exigidos na sua forma original.

A quantidade de documentos em papel obrigatoriamente arquivados às vezes decresce: por exemplo, uma lei recente nos dispensou a todos de continuar guardando comprovantes de pagamento de anos anteriores de uma série de serviços (desde que o prestador cumpra sua nova obrigação de enviar – em papel… – um comprovante de quitação anual, que substitui os mensais).

Além disso há uma série de informações que chegam nativamente em papel mas não precisam ser arquivadas na sua forma original ou, mesmo que precisem, podem ser substituídas por uma cópia digital em parte considerável dos seus usos.

Um exemplo claro é o dos termos de licenciamento de softwares proprietários comprados no varejo, para os quais os 2 casos de uso são claros:

• na eventualidade de haver fiscalização sobre o seu cumprimento (motivada, por exemplo, pelas associações “anti-pirataria” que defendem os interesses da indústria), será necessário oferecer as comprovações na sua forma original.
• para todos os demais usos que sejam do interesse do próprio usuário – tais como o acesso aos códigos que habilitam para a instalação do software, ou mesmo a realização de um inventário de licenças – a consulta a uma imagem ou transcrição do documento de licença é suficiente.

Assim, ao tratar da digitalização do acervo de documentos de um home office ou mesmo na organização doméstica, não necessariamente temos como alvo o mítico “escritório sem papel”: a ideia prática e alcançável pode simplesmente ser tornar mais conveniente (via facilidades de arquivamento e pesquisa digital) o acesso aos documentos que precisam permanecer arquivados.

Por consequência, livrar-se permanentemente de ter que armazenar fisicamente o restante da papelada, cujo conteúdo é importante mas a forma pode ser dispensada, vem quase como um bônus – é a cereja do sorvete.

Tudo isso, claro, pode ser muito bem complementado por uma estratégia de reduzir a quantidade de papeis que chegam a nós – optando por receber contas via Internet, ou assinando edições eletrônicas de revistas técnicas, por exemplo.

As precauções

Vamos falar a seguir sobre uma ferramenta de software que facilita a conversão dos documentos em papel para os documentos digitalizados, só que antes preciso fazer um alerta que muitas vezes gera grave (e ineficaz) arrependimento tardio quando não é observado.

E é algo muito simples a ponto de poder ser considerado óbvio: ao migrar dos arquivos em papel para os arquivos digitais, você precisa escolher um armazenamento compatível com a importância e valor do conteúdo em questão, e tomar as precauções adequadas.

Ou seja: conteúdo insubstituível e valioso exige muito planejamento e investimento no seu armazenamento, e conteúdo facilmente obtível pode ser armazenado com precauções mínimas.

Afinal, quando está tudo digitalizado, a enchente, a pane elétrica e o ladrão de ocasião têm muito maior condição de causar danos completos e irreparáveis às suas informações armazenadas – tanto no sentido de negar a você permanentemente o acesso a elas, quanto no de fazer com que terceiros tenham acesso indevido a elas.

Scaneando, escaneando e escanerizando

Feito o alerta, surge a dica: após analisar as minhas próprias demandas, optei por armazenar os meus documentos digitalizados em 2 locais diferentes: o Evernote (quando são materiais de referência) e o Dropbox nos demais casos (ambos complementados por estratégias de backup).

Mas mesmo com as comodidades do armazenamento e compartilhamento em serviços como estes, scanear (ou escanear/escanerizar, como o Houaiss preferiu grafar) os documentos com os aplicativos que acompanham os scanners e multifuncionais muitas vezes é uma tarefa ingrata.

Afinal, embora na classe de equipamentos mais comum seja quase impossível impedir que seja enfadonha a tarefa de ficar inserindo e virando as folhas que se quer reproduzir, tudo fica pior quando a infinidade de opções e seleções típicas destes programas ficam no nosso caminho quando o que queremos é apenas produzir e armazenar um documento textual simples.

Dependendo do scanner e do software escolhido, podem surgir complicações adicionais: além de nunca se cansarem de perguntar sobre profundidades de cores, resoluções e outros detalhes, alguns deles não oferecem uma opção fácil de scanear múltiplas páginas em um único documento PDF, outros não facilitam rotacionar, reordenar ou mesmo recortar partes das páginas escaneadas.

Entra em cena o Scandrop

O Scandrop é uma ferramenta bastante simples, mas que realiza bem a sua única tarefa: transformar páginas de papel em documentos PDF armazenados no local de sua preferência.

Disponível para Windows (download grátis) e para Mac (a versão da descrição a seguir foi comprada em oferta na Mac App Store, por US$ 1,99), ele se encarregada da produção dos documentos e os armazena automaticamente em um dos meios a seguir:

• disco local
• Dropbox
• Evernote
• Google Docs
• Officedrop

O aplicativo é esperto o suficiente para oferecer, no momento de scanear, o acesso aos recursos úteis do meio de armazenamento selecionado – por exemplo, se o Evernote estiver selecionado, será possível escolher tags e até preencher uma anotação sobre o conteúdo, que permitirá melhor localizá-lo em buscas posteriores. Já se você estiver armazenando num disco local, ou no Dropbox, só vai poder escolher o nome do arquivo e a pasta de destino, e se dar por satisfeito ;-)

Mas é na hora de realmente digitalizar cada documento que o Scandrop brilha, alcançando uma característica de usabilidade que eu sempre aprecio: ele não fica no caminho.

Após pressionar o botão de scanear no aplicativo, ele exibe uma interface simplificada para esta operação, com poucas opções visíveis e as demais pré-selecionadas em valores default que me atendem plenamente, e aí você só tem que ir colocando as páginas no scanner e pressionando o botão de página adicional, até acabar de digitalizar todas – mesmo que sejam em formatos variados – por exemplo, uma página A4, uma terceira via (amarela) de nota fiscal, um ticket de caixa e um cartão postal podem perfeitamente ser páginas de um mesmo PDF.

Ao terminar de scanear as páginas, é possível que alguma delas esteja “de lado”, fora da ordem ou precise ser recortada, e mais uma vez a simplicidade está presente: a sequência scaneada é exibida (com zoom configurável), e você pode selecionar qualquer página para recortar, rotacionar ou mesmo remover. E para mudá-las de ordem, basta arrastá-las para a posição que devem ocupar.

Quando estiver tudo como deve estar, basta apertar o botão de upload (ou “save & finish”, se for para o Dropbox ou disco local), e o PDF é gerado e armazenado, encerrando o procedimento e já ficando tudo posicionado para o início de uma nova digitalização, se for o caso.

Eu uso o Scandrop e estou gostando, mas tenho interesse em saber quais as soluções de vocês – fiquem à vontade para compartilhar nos comentários!

Organizando o escritório: Como lidar com os papeis que ainda precisam ser mantidos?

Já tratamos do assunto anteriormente por aqui (e voltaremos a ele de forma detalhada e específica ainda na semana corrente), mas não custa sumarizar: perde-se muito esforço e tempo com papeis armazenados de forma errada, sem controle ou desnecessariamente.

Algumas ferramentas básicas que podem ajudar a manter o controle:

Bandeja de entrada e saída: para o que está chegando e ainda não foi identificado, e para o que está pronto para ser entregue. Veja detalhes em Produtividade servida em uma bandeja.

Escaninhos para procedimentos em andamento: os materiais referentes a cada uma das suas atividades em andamento devem estar na sua mesa (quando em processamento) ou armazenados todos juntos (quando estiverem aguardando a vez de serem processados). Dedique a cada processo ou projeto seu próprio escaninho, prateleira, gaveta ou caixa organizadora.

Arquivo de pastas suspensas: uma pasta por tema ou assunto referente ao seu escritório permitem encontrar rapidamente as contas pagas, o contrato de cada serviço, os alvarás, certificados e tantos outros papéis. Veja detalhes em Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais.

Porta-revistas: além de servir para revistas, armazena de firma organizada também os folhetos, catálogos, materiais de referência encadernados e outros similares típicos de qualquer escritório. Veja detalhes em Pilhas e mais pilhas? Como organizar suas revistas e periódicos de referência.

Lixeira bem posicionada: uma lixeira (ou fragmentadora) fora do alcance permanente das suas mãos aumenta muito a probabilidade de uma folha de papel que poderia ser descartada ir parar numa pilha ou gaveta. Veja detalhes em Home Office: organizando como uma cabine de avião

Arquivo morto: documentos que precisam ser mantidos acessíveis por longo tempo (por exemplo, referentes a exigências legais de comprovação) não precisam ficar permanentemente no seu caminho nas pastas suspensas: Compre na papelaria algumas caixas de arquivo morto (em papelão ou plástico polionda) e mova as pastas inteiras diretamente para eles. Etiquete-os adequadamente e tire-os do caminho, colocando em alguma prateleira alta ou outro espaço menos nobre.

Um kit inicial

Boa parte dos meus materiais de escritório são da marca Dello, que tem uma linha extensa de itens de organização.

Recentemente recebi deles como cortesia um kit que posso recomendar sem medo a quem está começando a colocar ordem no seu escritório: o Kit Office DelloGift.

Em uma caixa surpreendente pequena, o kit traz (desmontados, naturalmente) 4 dos itens básicos mencionados acima:

• Um organizador de pastas suspensas para papéis tamanho A4
• Um porta-revistas
• Uma caixa organizadora para materiais em processamento
• Uma lixeira

Todos estes materiais são produzidos considerando a sustentabilidade de suas matérias-primas, e deixam evidente a robustez que eu já conhecia de outras linhas da Dello: satisfazem ao mesmo tempo a estética e a resistência necessária para tolerar o uso típico de escritório.

Ideal para quem está começando a organizar seu home office ou escritório, este tipo de kit pode depois ser complementado por um suporte para maior quantidade de pastas suspensas e caixas organizadoras adicionais, para manter-se adequado à sua carga de trabalho e quantidade crescente de registros típica de qualquer empreendimento.

Ganhe seu Kit Office DelloGift

A cortesia da Dello em enviar um kit tão prático para nossa avaliação vai acabar revertendo em favor dos leitores do Efetividade: vou sortear um Kit Office DelloGift entre os leitores.

Para concorrer é muito simples: basta ser seguidor do @efetividadeblog no Twitter e twittar a frase e URL a seguir: Já estou concorrendo ao kit #dellogift de organização de home office que o @efetividadeblog vai sortear: http://efetivida.de/!3888

O prazo para participar está encerrado (foi até 4 de abril), e o sorteio (que será feito com número gerado via random.org) ocorrerá no dia 5, com divulgação do resultado via twitter e via atualização deste post. O vencedor terá 2 dias úteis a partir da divulgação do resultado para entrar em contato informando o seu endereço postal no Brasil para o qual deverá ser enviado o brinde.

O sorteio foi realizado em 5 de abril entre todos os participantes que reuniam as condições necessárias, e a vencedora é Debora Jahn Quandt (@deborajahn), que tem até as 23h59 de quinta-feira (7/4/2011) para entrar em contato informando o endereço postal para onde devo enviar o kit!

Assim como na propaganda daquele iogurte estranho que diz resolver problemas de prisão de ventre, o acúmulo também é um grande inimigo da organização doméstica, de empresas, home offices e até do interior dos nossos carros.

Felizmente não é de um material tão desagradável: o acúmulo que atrapalha a ordem e limpeza destes locais é o de itens desnecessários, inservíveis ou que por qualquer razão não estão no local em que deveriam estar.

Assim como as cracas que, ao se multiplicar na parte submersa dos cascos, prejudicam a velocidade dos navios, a presença destes acúmulos nos nossos ambientes reduz nossa eficiência ao trabalhar, estudar ou mesmo conviver.

Embora a solução para isso não seja tão simples quanto tomar aquele iogurte da propaganda, também não é nada difícil remover o acúmulo dos nossos ambientes, e você pode resolver isso hoje mesmo, de maneira definitiva, seguindo estes passos:

1 – Reconheça o acúmulo do seu ambiente

Objetos inservíveis têm muitas faces. Alguns exemplos simples podem ser

• revistas de notícias e jornais já lidos,
• cabos e conectores para aparelhos que você não usa mais,
• a apostila que você já desistiu de estudar mas não quer admitir,
• suprimentos que você mantém à mão “para o caso de…” mas este caso nunca acontece,
• aquelas roupas que não são usadas há 3 invernos,
• o talão de estacionamento do ano retrasado que continua atrás do pára-sol do carro,
• moedas que deveriam estar circulando mas estão ocupando espaço num pote,
• as ferramentas que deveriam ter sido devolvidas pra área de serviço mas acabaram pernoitando e se instalando na gaveta do quarto,
• aquele tempero que você provou, detestou e mesmo assim guardou o pote,
• etc., etc., etc.

Reconhecer que há acúmulo geralmente conduz à imediata constatação de que na verdade há muito acúmulo, e à conclusão de que removê-lo tornará muito mais simples manter seu ambiente organizado, e deixará este ambiente muito mais agradável e espaçoso.

2 – Identifique os 4 destinos

Nem todo acúmulo é inservível. Parte do que você encontrar só precisará ser guardado de volta no lugar de onde foi retirado. Para outra parte você precisará encontrar lugares adequados, melhores do que os atuais. Estes são os 2 casos em que é relativamente simples encontrar destinos.

Um destino mais trabalhoso, mas que costuma ser o mais recompensador, é encontrar pessoas (ou entidades) para as quais aquilo que para você é um trambolho acumulador de pó e ocupante de espaço nobre será de grande utilidade, ou até mesmo um luxo.

Às vezes é possível vender, em muitas outras é preferível doar – e mesmo itens total ou parcialmente danificados podem encontrar alguém disposto a colocar em prática aquele conserto que você vem adiando há anos.

Recentemente doei, para pessoas diferentes, uma impressora com alguns anos de uso, um videogame de uma geração passada, e um monitor CRT – todos os 3 ocupavam um espaço enorme na minha casa (incluindo um serpentário de cabos e acessórios!), e não eram usados há mais de 1 ano, e agora estão nas mãos de pessoas para as quais ainda terão anos de uso pela frente.

E, ao menos quando se trata de coisas que até recentemente estavam ocupando espaço nobre na casa, geralmente o quarto destino é o mais doloroso: a lata de lixo reciclável. Pode doer o ato de jogar fora algo que estava guardado, mas se não serve para ninguém, reciclar é bem melhor do que manter indefinidamente.

3 – Zere o seu saldo negativo

Com o acúmulo reconhecido e os 4 destinos identificados, é hora de atacar a sua casa, um cômodo por vez (incluindo o carro!).

Normalmente a estratégia de vitórias parciais não é boa para arrumações domésticas, mas esta é uma exceção: uma boa caça aos acúmulos mais visíveis em cada ambiente da casa, sem gastar mais do que 15 minutos em cada cômodo, vai dar uma cara nova a tudo, e potencialmente estimular a que você repita a dose nos dias seguintes, mais detidamente em cada ambiente, até zerar o acúmulo completamente.

Antes de começar cada rodada (seja a da casa inteira, ou a detalhada em cada cômodo), separe 3 caixas e escreva em cada uma delas: GUARDAR, DOAR e RECICLAR. Leve-as consigo e assim poderá se concentrar na tarefa de remover o acúmulo propriamente, deixando as ações posteriores (guardar, doar, reciclar) só para o final do período.

A ideia do período curto (15 minutos) é para ajudar a manter o foco, pois não é nada difícil se distrair com o conteúdo acumulado em gavetas e prateleiras.

Ter um timer ou despertador à mão e programá-lo para tocar pode ajudar muito: recomendo o método organizacional da Galinha Temporal (similar à conhecida técnica Pomodoro) para que você mantenha o ritmo e a motivação até zerar o acúmulo da casa.

4 – Impeça novos acúmulos

Tire da pilha de leituras a revista de notícias e o jornal assim que tiverem sido lidos. Desenvolva o hábito de jogar imediatamente no cesto de reciclagem todos os papeis cuja utilidade não seja bem clara. Não mantenha no guarda-roupas as roupas que não têm perspectiva de voltar a servir, ou que estão com um defeito que você já sabe que nunca vai consertar.

De modo geral, acostume-se a não ver mais o ato de “guardar” como se fosse um substituto light para “adiar a hora de jogar fora”, e nem confunda mais “guardar” com “colocar onde ninguém vê para parecer tudo organizado”.

Este passo também inclui repensar as estruturas de armazenamento da sua casa. Alguns organizadores de gavetas e bancadas, umas prateleiras discretas e caixas bem planejadas podem mudar a realidade dos ambientes.

5 – Inclua na sua rotina

Mesmo que você atinja a perfeição na hora de impedir novos acúmulos, eles ainda ocorrerão: é da natureza humana mudar de opinião sobre os objetos ao seu redor, e o que hoje é bonito e prático amanhã será aquele objeto que fica no seu caminho.

Se você não lembrar disso, em breve precisará recomeçar desde o passo 1. Mas se incluir na sua agenda semanal meia hora para uma revisão geral dos seus ambientes, ou passar a dar atenção específica a isso enquanto trata de outras tarefas de organização doméstica, vai dar para adiar o novo ciclo completo por mais algum tempo ;-)

Assim, de dentistas 24 horas a detetives particulares, de manicure a encanador, de oficinas mecânicas a tele-entregas, não falta interesse em contratar o desenvolvimento e publicação de um website e passar a ser encontrado on-line.

Ter um site ruim pode ser melhor do que não ter site nenhum, mas ter um bom site está ao alcance de todos, bastando tomar alguns cuidados básicos – acessíveis mesmo nestes casos em que o interessado não domina e nem pretende compreender as especificidades do marketing digital.

Às vezes o erro de projeto torna necessário refazer

Só que errar a mão é fácil: o site da minha pizzaria favorita diz que ela abre nas segundas-feiras, mas não abre (toda semana o gerente dá alguma desculpa esfarrapada sobre “estar sem contrato com o webdesigner” para algum cliente que deu com a cara na porta em uma ocasião anterior…), e o do meu restaurante preferido indica na capa o horário de funcionamento especial para o carnaval de 2008, mas não me diz se abre para o jantar nos domingos.

Portanto, se você estiver planejando desenvolver (ou atualizar) um site para o seu próprio negócio, veja a seguir as nossas 10 dicas sobre o que sua página deve ter para aumentar as chences de converter mais visitantes em clientes.

Checklist: um website de qualidade para sua empresa

Não é preciso investir muito – os clientes não procuram seu site para ver arte digital nem tecnologia avançada, eles querem é saber sobre seus produtos, contatos, horário de funcionamento, localização…

Todas as dicas abaixo são independentes de tecnologias avançadas, e nenhuma delas deixa o seu website mais caro de desenvolver ou manter. Discuta-as com o profissional que for fazer o design ou criar o seu website, e faça com que ele tenha respostas satisfatórias para todas elas:

1. O que você faz? O detalhamento pode vir no interior do site, mas a capa tem que dar informações suficientes. Atacado ou varejo? Atende a região Sul? Que fabricantes você representa? Qual sua especialidade? Só vende, ou dá assistência também? Fornece o material, ou só o serviço? Atende convênios? O cliente em potencial está procurando algo específico (geralmente relacionado aos “4 Ps do marketing”: Produto, Preço, Praça [localização] e Promoção), e se você não responder rapidamente, ele irá procurar (e encontrar) em outro lugar.
    

2. Como encontrá-lo? – Você quer que o cliente possa encontrá-lo, fazer perguntas, pedir orçamentos. O cliente quer saber se o seu escritório é perto, qual o horário de funcionamento, se abre aos sábados, o que está em promoção, onde é a assistência técnica, se tem um número 0800, qual o e-mail para pedir uma cotação e receber uma resposta rapidamente. Informações de contato básicas (não esqueça de dizer a sua cidade e um fone com DDD!) são essenciais e devem estar na capa do site (ainda que sem destaque), e não apenas sepultadas em um link no qual 74% dos clientes em potencial não clicam.
    
   
   Site sem contato não dá!
3. Quem você é? Sua página inicial deve ter seu logotipo, seu nome, título e principal forma de contato – tudo em destaque, para ficar evidente até mesmo para quem lê pouco ou mal. Se tiver uma informação relevante sobre o seu histórico ou portfolio, coloque em destaque também. Um subtítulo como “Fornecedor da sinalização do GP Brasil de Fórmula 1 desde 2004″ indica imediatamente para o seu cliente em potencial que ele pode ainda não conhecê-lo, mas alguém sério conhece e confia.
    

4. Imagens amadoras – se o seu site for usar imagens para oferecer algum produto ou serviço (bijuterias, eletrônicos, refeições, imóveis, arte, acessórios … – qualquer coisa!), faça com que sejam claras, detalhadas, variadas, completas. Se você quer colocar uma foto da fachada da loja, ou da linha de produtos, é porque elas são importantes. Vale a pena investir em um profissional (ou em recursos profissionais) para obtê-las, pois na hora de vender on-line ou se apresentar para um novo cliente que você não terá outra chance de impressionar, muitas vezes valem mais do que 1000 palavras!
    
   
   “Como assim matrícula para 2009?!”
5. Nada de conteúdo velho – Atualize sempre as informações relevantes, como o horário de funcionamento da loja no feriadão, ou a programação especial do restaurante para o verão. Se você tem uma área de notícias ou registro de eventos, e a atualização mais recente nela é de julho de 2009, remova esta área inteira imediatamente. Se ao invés disso você pedir para alguém inserir uma nova notícia agora só para “movimentar o site”, daqui a 3 meses você estará com este mesmo problema de novo, e o cliente associará a imagem de “ultrapassado” também ao seu negócio.
    

6. Sem obstáculos – Animações em Flash, logotipo em 3D girando, telas de abertura, mensagens que se abrem em outra janela tapando o seu conteúdo, janelas em que o usuário precisa clicar OK para prosseguir… Você gosta? Seu cliente não gosta, e esses obstáculos também podem prejudicar a correta indexação do seu site pelo Google. Privilegie o conteúdo que interessa ao cliente.
    

7. Estrutura – Divida o conteúdo em páginas de acordo com os interesses dos seus clientes, e não de acordo com as suas atividades internas ou departamentos. Use bem os títulos, destaques, listas e outros detalhes tipográficos – pouca gente lê mais do que 1 parágrafo antes de começar a procurar seu interesse só nos títulos e negritos.
    

8. Um mapa e uma busca – Peça ao responsável pelo seu site que desenvolva um Mapa do Site e coloque em todas as páginas uma caixa de pesquisa – ainda que ele tenha que recorrer aos serviços gratuitos de “site search” do Google para implementá-la. A estrutura do seu site, que parece tão clara e óbvia para você (que o conhece integralmente), pode ser complexa para seu cliente.
    
   
   Ugh!
9. Harmonia e clareza – Escolha cores sóbrias, fontes comuns e legíveis, imagens bem editadas, padrões agradáveis. Seu site é seu cartão de visitas, e pode ser a sua única chance de começar um relacionamento com os clientes que encontrarem você quando estiverem procurando por serviços similares aos seus no Google. Não perca a chance de causar uma primeira boa impressão – eu jamais daria meu número de cartão de crédito a uma empresa cujo site é todo escrito com fonte Comic Sans amarela tamanho 22, em neon sobre fundo roxo.
    

10. Um autor profissional – Lembre dos piores sites dos seus concorrentes, que você já visitou no passado. Sabe o que eles têm em comum? Foram feitos pelo sobrinho, vizinho ou cunhado do dono da empresa, um rapaz brilhante que convenceu a todos que sabe tudo de Internet. E são hospedados em provedores gratuitos ou impossivelmente “baratinhos”, usando domínios também gratuitos. Registre seu domínio, e hospede seu site em um bom provedor de hospedagem! (e temos dicas sobre isso também!)

Claro que as dicas acima se referem apenas aos websites profissionais mencionados na introdução – se o seu site for pessoal, um blog ou tantas outras categorias, fique à vontade para dar asas à sua criatividade (de preferência com bom gosto e bom senso aplicáveis ao seu público-alvo) sem medo da Polícia do Design!

Adesivos da Design Police

E se o site da sua loja favorita não indica o horário de funcionamento, ou o da pizzaria não indica os bairros em que faz tele-entregas, mande o link aqui desta página pelo e-mail de contato indicado lá ;-)

Home office é um conceito de atividade profissional desempenhada fora do ambiente tradicional de uma empresa. É bem mais do que o espaço destinado a um escritório em casa: na minha própria experiência pessoal, home office é desenvolver uma atividade profissional no escritório que preparei em minha própria casa, autonomamente.

Um exemplo de home office

Mas este modelo que adoto desde 2005 não é o único. Existem vários outros modelos de atividade em home office, inclusive o de teletrabalho (em que o profissional trabalha em seu próprio escritório, mas preserva o vínculo profissional com uma empresa), e até o de coworking, em que várias pessoas compartilham os mesmos recursos e ambiente de trabalho (que não necessariamente é a casa de uma delas), embora cada uma delas esteja desenvolvendo suas próprias atividades independentes.

Existem até mesmo os home offices montados para tarefas que escapam às definições usuais de atividade profissional, como estudar para concursos públicos ou desempenhar as demandas de um curso de doutorado.

Quais os custos iniciais para montar um home office?

Como em qualquer atividade profissional, é essencial saber dosar os investimentos, para garantir que a iniciativa seja sustentável. O desembolso total varia bastante, mas o que precisa ser feito é um bom orçamento inicial e um plano de evolução, com a cautela de pensar grande mas saber começar pequeno.

Alcançar um nível mínimo de conforto precisa ser uma meta, e por isso é importante reservar parte dos rendimentos da sua atividade para reinvestir no escritório doméstico.

No meu caso, eu iniciei com o mínimo: um cantinho da sala de casa, mesa, cadeira, um arquivo, computador e conectividade. Com o passar dos meses e anos fui adquirindo – com parte do retorno gerado pela atividade do home office – o que mais eu precisava para ser produtivo e trabalhar com conforto: melhor iluminação, mobília ergonômica, armário e estante, secretária eletrônica, multifuncional, um cômodo exclusivo, etc.

Todo mundo pode trabalhar em home office?

Não, e é importante fazer uma boa análise situacional e de perfil antes de pensar em montar um. Nem toda atividade profissional pode ser desempenhada longe da equipe ou das instalações da empresa, e nem toda cultura organizacional está pronta para soltar as amarras da gestão presencial de seus profissionais.

Um espaço de coworking – compartilhando o ambiente para atividade individual

Mesmo nos casos em que a empresa (quando é o caso) e a atividade são compatíveis com o trabalho realizado em um home office, resta a questão do perfil – cada pessoa precisa avaliar se ela conseguirá se manter disciplinada e motivada trabalhando sem equipe, sem um chefe presente para direcionar, precisando se expor diretamente aos riscos da atividade e sem toda a estrutura de apoio da empresa – do cafezinho ao controle financeiro.

Para mim e para tantos outros profissionais funciona muito bem, mas pode não ser o seu caso, e só você poderá avaliar.

Os horários são mais flexíveis? Quem trabalha em casa corre o risco de ficar mais preso ao trabalho por poder responder a qualquer hora do dia?

Os horários são tão flexíveis quanto o profissional desejar ou puder sustentar, e há risco nas duas extremidades: trabalhar pouco ou trabalhar demais.

Eu prefiro ter um horário definido sem rigor, mas não tenho dificuldade em me manter motivado, e às vezes acabo extrapolando e fazendo “hora extra” – quando percebo, interrompo e deixo o restante para o dia seguinte.

O isolamento pode ser um obstáculo maior

Outras pessoas encontram o problema oposto, pois a ausência de controle externo acaba levando à procrastinação, tudo fica para a última hora, prazos são perdidos e a qualidade cai.

Se a atividade envolve o contato freqüente com clientes ou parceiros, acredito que o ideal é definir um horário de atendimento, e uma forma de contato diferenciada – como um telefone que possa ser colocado na secretária eletrônica quando “acaba o expediente” – caso contrário o risco de ser considerado (ou se considerar) como estando 24h à disposição é grande.

Quais os aspectos positivos de trabalhar em casa?

Para mim, as maiores vantagens são ter mais controle sobre o fluxo e as fontes de interrupções no trabalho, e a possibilidade de dispor o espaço de trabalho da forma como melhor se adaptar à minha produtividade pessoal, sem as restrições que ocorrem no ambiente corporativo.

Também incluo na lista a independência de horários, a economia de tempo e custo de transporte, a redução do investimento necessário na montagem do seu ambiente de trabalho, e todas as vantagens relacionadas à qualidade de vida.

E os negativos?

Quando se trata de teletrabalho – ou seja, um funcionário cujo local de trabalho não é o escritório da empresa – um estudo recente publicado pela Network World mostra que hoje pode haver impacto no avanço da carreira, pois as melhores vagas tendem a ser dadas às pessoas que atuam presencialmente.

No caso dos profissionais liberais, independentes ou autônomos, isto pode não ser um problema, mas mesmo eles precisam lidar com as situações práticas, de separar o que é ambiente (e horário) de trabalho e o que é de convívio familiar, manter-se motivado para trabalhar mesmo sem o acompanhamento próximo de um chefe e colegas, e também o outro lado da moeda, que é saber a hora de parar e “encerrar o expediente”.

Para completar, há o desafio de ser percebido como um profissional produtivo, sem o preconceito que pode ser despertado por uma pessoa que, essencialmente, fica o dia inteiro em casa.

O número de pessoas com quem se convive deve influir. Quantas pessoas moram com você? É possível um home office com mulher, filhos, gatos, etc? Como administrar?

Sim, claro que é possível – é até bem comum!

Acompanho vários casos de profissionais que trabalham na mesma casa em que convivem com suas famílias, sem maiores problemas. O desafio é saber separar os ambientes e os horários, e o ideal é ter isso bem definido, de forma a facilitar a percepção dos limites. Sou casado, e felizmente no meu caso a compreensão é grande, e as atividades do home office ocorrem em harmonia com a rotina da casa.

Mas há um detalhe importante: se várias pessoas convivem na casa o dia inteiro e os ambientes se misturam, o impacto sobre a produtividade é inevitável. Mesmo quando eu morava sozinho, eu já mantinha um espaço dedicado e separado para o escritório doméstico, o que ajuda até mesmo a separar a atitude mental de estar ou não em atividade – quando estou no escritório, estou trabalhando.

Há preconceito por trabalhar em casa, quando é necessário fazer uma reunião, por exemplo?

Sem dúvida! Trabalho em casa é visto como improviso ou ausência de profissionalismo, e o efeito piora quando o profissional atua como pessoa física, e não jurídica – até mesmo a situação formal, jurídica e fiscal pode ser afetada.

E a visão distorcida não vem apenas dos parceiros de negócios, mas também das pessoas com quem se convive. É um problema comum, para o qual há várias soluções, especialmente depois que o profissional já tem um histórico ou um portfólio de casos de sucesso que ajudem a convencer novos clientes, e até mesmo novos fornecedores.

Um home office com espaço para reuniões

Mas, pessoalmente, eu não marcaria uma reunião de negócios em casa, mesmo que tivesse a estrutura – há muitos locais em que se pode tratar com clientes e parceiros sem ter de passar por esta mistura de dois mundos que na cabeça de todos são tão distintos: a casa e o escritório.

A realidade de cada lugar é diferente, mas em cidades médias e grandes é fácil (e relativamente barato) reservar um espaço para reuniões em um hotel. Quando o custo não se justificar, aí a alternativa mais simples de todas (e que geralmente é vista como cortesia) é se oferecer para realizar a reunião no ambiente do cliente ou parceiro. Se for menos formal, aí tem toda uma gama de alternativas, como aproveitar para fazer um almoço de negócios. Mas se a necessidade de receber clientes for constante, aí não dá de escapar: será necessário contar com o espaço para recepção e reuniões permanentemente à disposição, e os 2 mundos – pessoal e profissional – irão fatalmente colidir.

O blog Efetividade e o site BR-Linux são as suas principais fontes de renda?

Eu tenho um emprego da forma tradicional, na área de Planejamento Estratégico, e é esta a minha principal atividade, desempenhada no horário de expediente usual.

Minha mesa de trabalho em setembro de 2010

Mas os 2 blogs e outras atividades de criação de conteúdo textual, desempenhadas no meu home office em outros horários, geram rendimento considerável e crescente, e em meses recentes vêm superando o contracheque do emprego tradicional.

Eu gosto muito da atividade que desempenho como Administrador, então não penso em largar o emprego tradicional e ficar apenas com o escritório doméstico: eles se complementam muito bem, e a flexibilidade da atividade on-line me permite manter a qualidade de vida.

O home office será a saída em locais como São Paulo? Ou o brasileiro ainda vai demorar a adotar o trabalho em casa?

O teletrabalho, mais do que o home office em si, é uma das saídas que a Nova Economia encontra para os problemas das metrópoles.

Mas ele não se aplica a todos os casos, e nem funciona bem em todas as situações. Ele é uma saída eficiente e flexível, ao alcance de profissionais com espírito empreendedor. Mas não acredito que vá alcançar uma grande fatia dos profissionais tão cedo, e é bom que seja assim: o modo de trabalho presencial é necessário para muitas atividades, e nem sempre pode ser simplesmente substituído.

Só que nos casos em que o escritório doméstico funciona, ele funciona muito bem.

Já abordei as consequências deste fato diversas vezes, estimulando a criação de um fundo de reserva pessoal e alertando para a necessidade de dar atenção ao fluxo de caixa para não ser surpreendido pelas próprias finanças – futuramente quero dedicar também um artigo a elementos da contabilidade de custos, para abordar o curioso (e comum) risco de uma iniciativa empreendedora ser vítima de seu próprio sucesso devido a questões de custeio mal equacionadas, que não são percebidas antes de o volume de atividade crescer.

Montar e manter o home office custa dinheiro!

Mas agora, bem a propósito do recente artigo sobre ferramentas de gerenciamento financeiro e em sintonia com o post de ontem sobre minha experiência com home office, o educador Reinaldo Domingos, fundador do Instituto DSOP de Educação Financeira, enviou o texto abaixo, que trata exatamente dos cuidados que devem ser adotados por quem trabalha por conta própria.

Você gostaria de uma série de artigos sobre este assunto?

Parece bem concreta a possibilidade de acertarmos com o Prof. Reinaldo uma série de artigos sobre gerenciamento de finanças pessoais aqui para o Efetividade, mais ou menos nos moldes do que estamos fazendo com a Patrícia Wolff na série de artigos sobre Competências.

O que vocês acham? E que sub-temas ou focos do gerenciamento financeiro pessoal prefeririam que abordássemos primeiro, se a parceria for confirmada?

Já adianto que tenho em mãos 2 livros do Prof. Reinaldo para resenhar, e devo publicar um post sobre algum deles em breve.

Por enquanto, segue o artigo de hoje:

Profissionais autônomos devem ter cuidado especial com as finanças

por Reinaldo Domingos*

No Brasil são milhões de profissionais autônomos, atuando nas mais variadas áreas, os exemplos mais lembrados são advogados, médicos, contadores, representantes comerciais, vendedores de tecidos, dentre outros. O fato de trabalhar nesse regime tem diversas vantagens, entretanto, também possui riscos, dentre os quais destaco a falta de controle financeiro e o risco de não saber distinguir e controlar o dinheiro que pertence às atividades pessoais, do dinheiro que pertence a atividade profissional.

Isso porque, diferente dos profissionais registrados, conhecidos como CLT, esse profissional é o que presta serviços habitualmente por conta própria a uma ou a mais de uma pessoa, assumindo os riscos da sua atividade; não é subordinado, não tem patrão, não tem horário de trabalho fixo, e, portanto, não tem direito a verbas trabalhistas (décimo terceiro, férias, seguro desemprego, uma folga paga por semana etc.), e ainda deve depositar os valores para sua previdência pública.

Mas como fazer com que esse profissional coloque a vida financeira em ordem? Para facilitar o entendimento, a seguir citerei os principais pontos a serem levados em contas por esses profissionais.

Garanta o futuro já

Se você ficar sem clientes por um longo período você conseguirá sobreviver por muito tempo?

Se sim, maravilha, mas a maioria dos autônomos conseguem se manter por no máximo três meses. Como não possui seguro desemprego, é fundamental que esse profissional tenha uma reserva para caso de emergência. Todo mês deve ser aplicado um pouco mais, logo você verá que essa medida de segurança se tornará a garantia de uma aposentadoria mais segura.

13º para quê?

O brasileiro dá uma importância muito grande para o décimo terceiro salário, sendo considerado uma ‘bóia salva-vida’ da saúde financeira, é comum que as pessoas falem que tudo melhor com o 13º, esse é um grande erro e que permite um acumulo de problemas sem tratamento.

No caso do autônomo esse dinheiro extra não existe assim todos os gastos devem ser realizados consciente, e criando uma reserva para festas de fim de ano, IPVA, IPTU, matrículas, festas de aniversário, dentre outras.

Saúde é prioridade

O autônomo tem que pensar no seu plano de saúde, mas se por um lado isso pode parecer um mal negócio, eu vejo de outra forma, pois, na maioria dos casos os planos de saúde das empresas não atendem a todas as necessidades do colaborado, assim, você escolher seu plano permite que esse seja adequado as necessidades, além de haver a possibilidade de negociação.

País dos tributos

O Brasil é o país dos tributos, assim, parte do que um autônomo recebe será direcionado a pagar impostos como INSS e ISS.

Assim, é importante ter em mente que no valor de todos os serviços deverão estar inclusos esses valores, e que esse deverá ser separado para essa finalidade tão logo receba pelos serviços. É fundamental estar em dia com a Receita Federal, os riscos são muito altos.

Valorizar o trabalho

O fato de não ter patrão faz com que o autônomo seja esse, assim, os valores a serem recebido é uma decisão dele. Sabendo dos custos extras que terá por não ser CLT, é importante cobrar valores justos pelos seus serviços, aprendendo a negociar e a defender seus interesses. Ninguém fará isso pelas outras pessoas gratuitamente.

Assim é importante argumentar sobre a economia que o contratante tem pela terceirização dos serviços. Se o autônomo receber pouco, não conseguirá arcar com os valores mensais acima citados.

Relacionamento

O profissional autônomo tem como primordial o bom relacionamento com seus clientes e também todo meio que vive, acredite muitas vezes mais vale bons contatos do que dinheiro no bolso. O que o autônomo tem de mais importante é sua imagem.

Assim, por meio da educação, presteza, simpatia, carisma, você estará investindo. Toda atenção é necessária, como vestir-se apropriadamente, respeitar a atividade de cada um, entre outras. Essa é uma das chaves do sucesso deste profissional. Investir também em sua profissão é pré-requisito para ser respeitado.

Visão do crescer

Existem vários casos de profissionais que se acomodam, mas, isso não pode acontecer para os profissionais autônomos. É necessário objetivos, pensar sempre em crescer, aumentar sua carteira de clientes, não ficar dependente de um único cliente, é muito comum ver profissionais trabalhando somente para aquele cliente e quando acontece rompimento contratual a crise se instaura. Nunca concentre, procure sempre alternativas.

Contudo, cuidado, o crescimento sempre deverá ser sustentado. Isto quer dizer, dar o passo de acordo com que as pernas podem alcançar.