É difícil oferecer uma solução pronta que sirva para todos, mas sempre há possibilidade de oferecer dicas gerais que servem tanto ao pessoal que gosta de armários e gavetas, quanto para o pessoal adepto de manter tudo exposto, e para todas as situações intermediárias.

E nossa dica de hoje é bem dessa categoria, além de ter outro ponto positivo: se baseia em uma imagem bastante fácil de visualizar: a de um cockpit de avião.

Note a quantidade de instrumentos e comandos

A foto acima é da cabine de um 737-800, tirada durante os preparativos para o pouso. Salta aos meus olhos a quantidade de instrumentos, mostradores, botões e comandos em geral, mas há algumas outras características que quero destacar:

1. Cada elemento está ali por uma razão clara e conhecida
2. O piloto sabe onde está cada um deles
3. Eles estão agrupados por funcionalidade
4. Os mais essenciais ficam próximos ao foco de atenção do piloto, mas…
5. …mesmo os menos essenciais estão permanentemente ao alcance

Tudo a seu alcance

David Allen, criador do já clássico método GTD de organização pessoal, já preconizava, com base em um exemplo bem prático: se você colocar o arquivo e a lixeira a uma distância que exija levantar-se da mesa para usá-los, já era: os papéis vão se acumular em pilhas sobre a mesa e, depois, na gaveta mais próxima.

Uma mesa em formato de bumerangue, com os instrumentos e controles distribuídos radialmente

A organização da cabine do avião, em oposição ao exemplo negativo acima, é muito mais adequada: tudo ao seu alcance, e os elementos mais próximos ao seu foco central (que para alguns é a tela do computador, e para outros geralmente é o tampo livre da mesa) são aqueles instrumentos cujo monitoramento é mais crucial, ou aquelas ferramentas e comandos mais frequentemente empregadas. Fora deste núcleo, os demais instrumentos e ferramentas são dispostos radialmente, com os mais usados ficando permanentemente acessíveis, e os demais em gavetas e armários ao seu alcance.

Alguns itens de mobiliário são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento deste tipo de situação, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, capazes de ampliar bastante a sua noção intuitiva sobre o que está ao seu alcance sem se levantar – especialmente se o piso permitir deslizar bem.

Quando projetei meu home office atual, que já é o terceiro (após várias mudanças…), aproveitei para desenhar uma mesa em L menor do que as habituais, e um gaveteiro que não fica sob o tampo, como seria o usual – ele fica ao lado, e tem um tampo rebaixado onde cabe perfeitamente o meu arquivo de pastas suspensas e o triturador, pouco abaixo do nível da mesa, facilitando arquivamento e pesquisa (no arquivo) e uso e limpeza (do triturador). O piso permite que a cadeira deslize bem, e há bom número de prateleiras suspensas e gavetas ao meu alcance na estante.

Como fazer

A receita depende muito de suas preferências, e até mesmo dos compromissos que você está disposto a fazer – por exemplo, se você usa diariamente uma ferramenta feiosa e que ocupa um bom espaço na sua mesa, estará disposto a parar de guardá-la na gaveta todos os dias, e passar a fazê-la ocupar o lugar da mesa onde hoje está um charmoso livro ilustrado que você quase nunca abre? Talvez não, e não há problema quanto a isso, desde que seja uma escolha consciente.

Mas a idéia geral, para você começar a ir planejando agora e colocar em prática no final do expediente de hoje, ou no começo do de amanhã, é a seguinte:

1. Abrir espaço: lance um bom olhar crítico sobre a superfície da sua mesa e o conteúdo das gavetas e prateleiras próximas, localizando o que você usa ou consulta raramente, e já removendo ou deslocando para algum lugar menos nobre. Aproveite para planejar maneiras criativas de criar mais espaço, trazendo uma mesinha de apoio, instalando uma prateleira aérea, ou mesmo reposicionando elementos existentes.
    
   
   O foco no meu escritório: um monitor com o editor de texto, outro com o site aberto, dois blocos, caneta, calculadora e telefone
    

2. Classificar e posicionar os elementos principais: Entre os elementos que você usa com frequência, encontre os que precisam ficar mais próximos ao seu foco de atenção (no meu caso, mais próximos ao monitor), seja por necessidade de observá-los ou de tê-los ao alcance. No meu caso, o monitor é o grande astro, mas o telefone, o bloco de folhas soltas e a calculadora também desempenham papéis importantes, por isso ficam em destaque. Os demais elementos da mesa (caneteiros, grampeador, carimbos, spray para óculos, pastilhas, a bússola que me lembra diariamente da importância de seguir um rumo, o porta-controles-remotos, etc.) são usados com alguma frequência, mas são secundários e por isso ficam afastados.
    

3. Garantir o espaço livre: É difícil a rotina de trabalho que não precise de algum espaço livre para o objeto ou documento que está sendo examinado ou mesmo criado no momento. Se a cada vez que você quer abrir um livro ou escrever em um formulário na sua mesa for preciso arranjar espaço deslocando o que estiver lá, algo está errado e precisa ser consertado!
    
   
   Na lateral, o gaveteiro que sustenta o meu arquivo e o triturador. Ao alto dá de ver a multifuncional.
    

4. Classificar e posicionar os elementos periféricos: Se são importantes na sua rotina, não é por serem volumosos e menos usados que eles devem ficar longe. Nas fotos do meu escritório você pode ver a bandeja de entrada e a multifuncional localizadas em uma prateleira suspensa ao meu alcance, e o arquivo de pastas suspensas e o triturador de papel em uma mesa lateral de apoio, ao alcance de um giro da cadeira.
    

5. Definir acumuladores: Mesas de trabalho têm um magnetismo astral que as faz atrair moedas, elásticos, carteiras, recibos, cabos USB, folhetos, chaves e uma infinidade de outros itens que, mesmo tendo outro lugar reservado para si, gravitam em direção ao centro do espaço disponível mais próximo. Gina Trapani, a legendária fundadora do site Lifehacker, usa outra metáfora de aviação para sugerir como lidar com este fenômeno: estabelecer uma pista de pouso, onde todos estes objetos aterrisarão sem ficar no caminho da sua produtividade. O problema básico destes acumuladores é que eles tendem a encher, porque vários dos objetos chegam a eles e nunca mais saem. É preciso estabelecer também uma rotina para esvaziá-los regularmente.
    

6. Posicionar as distrações: distrações no ambiente de trabalho não são desejáveis (afinal Escritório em Casa não é Central de Entretenimento!), mas esta é uma área em que frequentemente há concessões a fazer: se você optou por aceitar a presença de um sofá em que outros habitantes da casa parem para um café e 2 dedos de prosa, ou mesmo da TV que lhe atualiza das notícias enquanto você trabalha, ao menos minimize o impacto deles: não os posicione de tal forma que para dar uma olhadinha na tela de TV, você precise ficar totalmente de costas para o trabalho, por exemplo. Fique atento também às distrações menos desejadas…

Com estes 6 passos você irá longe! E não se preocupe: é normal ir adaptando o modelo com o passar do tempo, e não há pontos extras para quem prefere ser radical – a não ser que os recursos e tempo disponível sejam infinitos, o melhor é pensar grande e começar pequeno!

Multifuncional wireless HP Photosmart C4780

O suporte à conexão wireless é sem dúvida o grande diferencial deste produto. No meu caso, isso significa não apenas a impressão operada a distância (que já seria muito bom), mas também o compartilhamento entre vários micros e usuários – tudo isso sem fio, usando a rede wireless já existente, e ao longo de vários cômodos.

Após breve pesquisa de preços, compramos uma na loja da esquina, e agora ela é a mais nova integrante do arsenal do home office do Efetividade.net. Estamos muito satisfeitos com ela, por isso nada melhor que compartilhar com vocês a dica.

Impressora wireless

Como este é o diferencial mais claro do produto, merece o destaque: a impressão wireless funciona muito bem. Ao fazer a configuração inicial da multifuncional, usando os softwares do CD fornecido com ela (ou disponíveis para download no site da HP), o usuário tem a opção de replicar automaticamente no equipamento as configurações (nome da rede sem fio, senha de acesso, etc.) da rede wireless 802.11 b/g do computador que estiver sendo usado para a operação, e a partir daí a multifuncional passa a estar disponível aos demais computadores com acesso à mesma rede, bastando instalar também neles os drivers.

Visão superior

O suporte oficial da HP é apenas para Windows e Mac OS X, mas a própria HP recomenda (e reconhece como compatível no data sheet) o hplip para usuários de Linux interessados. É o meu caso, e não tive dificuldade nenhuma em conectar um notebook com o Ubuntu 9.10 (que já vem com o hplip) para imprimir sem fio na multifuncional previamente configurada a rede wireless do home office, como se fosse qualquer outra impressora via rede – não foi necessário instalar nada, apenas mandar procurar por impressoras na rede, clicar na HP Photosmart C4780, e escolher um nome para ela – a partir daí, todos os aplicativos passaram a poder imprimir nela como se estivesse ao lado do PC, conectada via cabo USB.

A impressão tem boa qualidade para um modelo de escritório (até 4800 x 1200 dpi otimizados), imprime em envelopes e papel fotográfico sem sustos, e assume uma velocidade interessante quando a colocamos em modo Rascunho: até 29 páginas por minuto (P&B) ou 23 páginas por minuto (cores). Em modos de alta qualidade a velocidade cai proporcionalmente, e se você for imprimir fotos com frequência, prepare-se: mesmo em qualidade Rascunho, a impressão de uma foto demora cerca de 30 segundos.

Por falar em preparação, é necessário preparar o bolso para os cartuchos (HP 60 Black: 200 páginas; HP 60 Tricolor: 150 páginas – tem também os modelos XL, com maior capacidade). A HP recomenda este modelo para quem imprime até 1000 páginas por mês.

E nos casos em que fizer sentido – por exemplo, se algum PC não suportar rede sem fio – é possível usar a impressora via cabo USB. Aliás, não se assuste: o procedimento de configuração inicial da impressora, inclusive para colocá-la na rede sem fio, exige plugá-la (quando o software configurador exigir) via cabo USB por alguns minutos.

Scanner sem fio

Aqui eu preciso ser honesto: para mim a atividade de scannear é esporádica, e não cheguei a testar completamente este recurso. Nem sei se algum dia vou, afinal para scannear é fisicamente necessário aproximar-se do aparelho para colocar o documento original na bandeja, e dificilmente alguém vai me convencer a transportar o notebook ou ficar indo e voltando para scannear um documento de múltiplas páginas.

Talvez essa seja a situação de muitos de vocês. Mas o pessoal da HP não é bobo, e nos oferece uma solução adicional para estes casos: basta plugar um cartão de memória (Memory Stick e Duo, SD, SD MMC, SDHC, xD) nos slots frontais da multifuncional, e aí usar os próprios menus dela (nos botões e display LCD instalados no painel do aparelho) para scannear cada uma das páginas diretamente para o cartão de memória (o PC pode até estar desligado nessa hora…), depois levar o cartão de memória para o notebook e usar os arquivos gerados.

Essa solução me atende bem, mas como a minha multifuncional está próxima do principal PC do escritório (que não tem wireless ativado), também acabo scanneando a partir dele, via cabo USB, e aí usando todos os recursos e configurações que o software de controle do scanner me oferece. Se algum dia eu chegar a testar o scanner via rede sem fio, atualizo e conto para vocês – mas quem sabe alguém mais não compartilha seu relato sobre isso nos comentários? ;-)

E não podemos deixar de mencionar os dados oficiais: o scanner da HP Photosmart C4780 tem resolução de até 1200 x 2400 dpi, e faz uma leitura completa de página (preview) em 26 segundos. A área máxima do documento é de 21,5cm x 30cm (uma folha A4 tem 21 × 29,7cm).

Copiadora

Por falar em comandos diretamente nos menus do painel da multifuncional wireless, é assim que você fará cópias.

Controles de foto no painel

Dá para selecionar se vai ser preto e branco ou em cores, o número de cópias (até 30), e outros parâmetros comuns (ampliação, redução, qualidade), e aí é só aguardar. As cópias são com resolução de até 1200×1200 dpi, e a velocidade é razoável para um equipamento deste porte: 9 cópias p&b por minuto, ou 6,5 cópias coloridas por minuto.

O display LCD colorido

Um grande diferencial das multifuncionais mais recentes são os displays coloridos, que servem como menu e controle, desde a primeira vez em que o equipamento for ligado, quando nos pergunta o idioma e o país, e a partir daí oferece permanentemente as 3 opções disponíveis diretamente no equipamento, dispensando o micro: copiar, scannear e imprimir fotos. Neste modelo, o display tem 1,45″.

Display LCD Touchsmart – note os 3 botões de opções à direita, e os comandos de retorno e confirmação, à esquerda

Sobre cópias e scanners já falamos, mas o menu de impressão de fotos merece menção extra: ele permite que você insira um cartão de memória (Memory Stick e Duo, SD, SD MMC, SDHC, xD) da câmera ou celular diretamente nos slots do painel frontal da multifuncional, e aí selecione (vendo as fotos no display LCD) quais deseja imprimir. O tamanho do papel é reconhecido automaticamente, e se você usar papel com qualidade fotográfica, o equipamento irá tirar proveito – a qualidade da foto de teste que eu imprimi me surpreendeu, e nem precisei ligar o PC!

Outras informações importantes

Esta multifuncional aceita papéis comuns, transparências para jato de tinta, papel fotográfico, etiquetas para jato de tinta, envelopes, cartões e papel transfer – mas consulte a documentação se quiser ter certeza sobre algum papel menos comum que lhe interesse!

A bandeja de entrada suporta até 80 folhas (A4 ou carta) de cada vez, ou até 30 transparências ou folhas tipo foto.

O meu modelo veio com fonte externa (tipo tijolo, similar à dos notebooks), voltagem automática (100-240V), com plug de 2 pinos redondos, compatível com as tomadas brasileiras do modelo antigo e do modelo novo.

Recursos, cartuchos e complementos

A multifuncional HP Photosmart C4780 (consultar preço) usa dois cartuchos HP com o mesmo número: 60. Um deles é o preto (também em versão XL), e outro é tricolor (também em versão XL).

Os drivers e outros softwares que vêm no CD também podem ser obtidos via download no site da HP.

O download dos manuais também está disponível on-line, bem como nesta cópia local do manual em português da C4780.

Uma cópia do data sheet oficial, contendo todas as especificações técnicas também pode ser consultada em PDF.

Mas as características do monitorzinho (um SyncMaster LD190G) em si são legais – eu recomendo que você assista ao vídeo pra entender melhor. Só que eu prefiro que o segundo monitor seja maiorzão, acoplável a um suporte articulado, e de preferência montável na vertical (em “modo retrato”), para facilitar a visualização de porções maiores de páginas da web e documentos de texto.

Eu hoje não uso mais um segundo monitor no notebook, porque hoje trabalho ancorado ao desktop do escritório em casa, e reservo o notebook para quando preciso de mobilidade. Mas houve tempo em que eu usava o notebook também em casa, e adotava uma configuração de tela secundária similar à dos 2 monitores do meu desktop de hoje, mostrados nas fotos acima e abaixo – inclusive com o mesmo suporte articulado que já usava naquela época.

A configuração dos tempos do notebook-desktop, aliás, pode ser vista na foto que ilustra o artigo “2 monitores no seu PC: ganhe produtividade e reduza o stress“, que escrevi para contar as razões pelas quais achava vantajoso usar um segundo monitor. Aliás, continuo achando, e hoje me sinto bastante limitado quando preciso trabalhar com uma tela só.

Pra resumir, colando de mim mesmo (em 2007): “com 2 desktops visíveis, torna-se muito menos estressante trabalhar on-line, realizar atividades de pesquisa e manter contato com os colaboradores, sem ter de ficar guardando na memória as informações dos contextos e janelas que ficam escondidos.”

Ou seja: o editor de texto fica o tempo todo maximizado e ocupando a tela (vertical) inteira, e ao mesmo tempo a tela do outro monitor deixa sempre visível o material de referência, o mensageiro, o media player, a documentação ou o que quer que seja que estiver servindo como apoio à tarefa que eu estiver fazendo no momento.

Recomendo! Mas não precisa ser o estiloso Lapfit da Samsung – até um monitor CRT que sobrou em um upgrade na sua família já ajuda, basta que a sua placa de vídeo suporte dois displays ;-)

Mas uma outra modalidade de trabalho em casa começa a chegar em números maiores ao Brasil: é o teletrabalho de funcionários de grandes empresas. Consta que já há mais de 10 milhões de teletrabalhadores no Brasil, mas nosso exemplo de hoje é bem modesto: é o da Gol, que já tem 50 atendentes de telemarketing (o número deve crescer até o final do ano) trabalhando diretamente a partir de suas casas, reduzindo custos e investimentos para a empresa, oferecendo oportunidades diferenciadas aos empregados, e servindo de exemplo para outras empresas que relutam em fazer o mesmo – seja em tarefas operacionais, técnicas ou administrativas.

Claro que trata-se de uma tarefa com bom número de desafios, incluindo os de ordem jurídica, tecnológica, de gestão e outros. Mas minha visão é de que o resultado final compensa o esforço, e trata-se de uma evolução natural de um mercado de trabalho que precisa se adaptar às dificuldades das grandes metrópoles (incluindo os cada vez maiores tempos de deslocamento), às questões ambientais e à natureza cada vez mais complexa das relações de trabalho e consumo.

Mudança de comportamento

Além das questões jurídicas e administrativas, há também um problema psicológico: muitas vezes é difícil para o gestor abrir mão de manter sob os seus olhos a força de trabalho. O diretor teme permitir que o trabalhador trabalhe fora do alcance de visão de um supervisor, e sem as restrições ambientais de um escritório corporativo. Mudar este paradigma é complicado, e geralmente precisa acontecer na forma de programas-piloto em pequena escala que demonstrem os ganhos potenciais do desenvolvimento desta alternativa.

Segundo Wilson Maciel Ramos, vice-presidente de planejamento e TI da Gol, em declaração à revista Info Corporate, é a redução de custos a principal vantagem de permitir o trabalho dos seus atendentes em casa. Mas há também uma oportunidade de inclusão social. Ele declara:

“Há uma força de trabalho disponível que tem dificuldade de se deslocar de casa para o escritório, como mães que precisam ficar com os filhos e portadores de deficiência física. Com esse sistema, podemos oferecer oportunidade de emprego a essas pessoas”

No caso da Gol, os funcionários que trabalham a partir de suas casas integram a equipe de atendimento via chat, serviço pelo qual os clientes podem remarcar suas passagens, e tirar as dúvidas sobre assuntos diversos, como bagagens, vacinas, documentos e tantos mais.

Controle estrito

Para satisfazer à demanda dos gestores por controlar as atividades dos funcionários de uma forma que vai além das metas de atendimento e de tempo de resposta, o sistema tem restrições adicionais, mesmo rodando no computador pessoal de cada atendente.

A primeira delas é a da redução das distrações digitais: o software é projetado para não permitir que o atendente use outro programa simultaneamente.

Mas o sistema vai além: para evitar que o atendente coloque outra pessoa trabalhando em seu lugar e vá dar uma voltinha, o sistema tem um leitor de impressões digitais e exige que a identificação biométrica do funcionário a cada meia hora.

E na sua empresa?

As demandas de controle e restrição dependem de diversos fatores, como a atividade que será desempenhada remotamente, o relacionamento do profissional com a organização, e até mesmo o ramo de atuação da empresa.

Mas os desafios jurídicos, tecnológicos e de gestão valem quase igualmente para todas as empresas interessadas neste tipo de expediente. Além disso, há as mudanças de riscos – por exemplo, ao invés de se preocupar com os impactos de uma greve de ônibus (como a que nos assolou em Florianópolis nos últimos 3 dias) sobre a força de trabalho, passa a ser necessário pensar em como lidar com um apagão da Internet residencial, como o efeito que vem atingindo os usuários do Speedy nos últimos meses.

Há algum tempo escrevi sobre um estudo sobre os efeitos positivos do teletrabalho e, como eu trabalho em casa (como atividade complementar), faz tempo que entendi que é necessário manter o foco em permanecer produtivo mesmo em um ambiente que às vezes induz à distração.

Mas é uma tendência sobre a qual vale a pena ficar atento e, quando possível, experimentar e aplicar (ou imprimir um case e esquecer na mesa do seu diretor…). Se houver uma experiência (ou mesmo uma intenção) de teletrabalho em andamento na sua empresa, compartilhe conosco nos comentários!

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No caso ideal (mas que frequentemente ocorre), configurar a rede sem fio é simples: pluga-se o roteador wireless na tomada e no modem de acesso da banda larga já existente, segue-se um procedimento simples de mudança de senha e outras configurações essenciais de segurança, e tudo funciona. Quando há alguma dificuldade para seguir as instruções essenciais de configuração, chama-se aquele afilhado ou amigo mais geek, e ele termina de resolver tudo antes de o cafezinho ficar pronto.

Mas há casos que passam bem longe do ideal, e aí as soluções começam a ficar menos simples. Um deles é o da insuficiência de cobertura: às vezes o sinal da rede wireless chega muito fraco (ou simplesmente não chega) a algum cômodo que você gostaria de atender.

Já tratamos do assunto anteriormente, com soluções relativamente simples e baratas, como substituir a antena do roteador por uma mais potente (R$ 30), ou mesmo tentar direcionar o sinal para o cômodo que estiver sem cobertura.

Repetidor sem fio (e access point) TP-Link TL-WA501-G

Já usei com pleno sucesso ambos os métodos, mas recentemente me mudei para um apartamento em que a configuração dos corredores e paredes impede a eficácia plena de ambos, e não foi possível encontrar uma forma de levar o sinal de um único access point a todos os ambientes. Foi assim que resolvi recorrer a uma solução mais tecnologicamente ortodoxa: um repetidor Wi-Fi.

Repetidores wireless dedicados domésticos não são muito fáceis de encontrar, mas vários modelos de roteadores sem fio e pontos de acesso incluem esta função adicional (procure pelo modo repeater na descrição da caixinha). Eu escolhi um modelo da TP-Link (o TL-WA501-G) que custou R$ 170,00 em uma loja aqui em Floripa, e que já veio com o selo de homologação da ANATEL.

Diagrama da minha rede sem fio com repetidor – os equipamentos são de fornecedores diferentes (Linksys, D-Link e TP-Link), sem problemas de compatibilidade

O funcionamento de um repetidor Wi-Fi é bem diferente do que eu imaginava. Ao invés de se conectar via IP como um “subordinado” ao roteador principal pré-existente e repassar a ele os dados que recebe, o repetidor faz algo aparentemente mais simples: assume a mesma configuração do roteador original (canal, ESSID, chave de acesso, método de criptografia), e repete (com a potência da sua antena, bem mais forte que a dos nossos notebooks) a ele tudo o que captar.

A vantagem deste modo de operação, em relação à configuração IP hierárquica que eu supunha, é que os notebooks da rede nem ficam sabendo que estão falando com um repetidor: você pode andar por todos os cômodos da casa, e sua conexão será preservada continuamente, sem necessidade de ajustes. A desvantagem é para quem precisa de desempenho na conexão interna (o que não é tão comum): como todas as transmissões na área do repetidor serão duplicadas, a velocidade máxima possível cai. É possível colocar múltiplos repetidores (para cobrir um condomínio, por exemplo), mas o desempenho total cai ainda mais (o que pode ser um problema menor se a velocidade do acesso banda larga for bem inferior à da rede sem fio).

A configuração do meu repetidor sem fio TP-Link era claramente voltada a quem deseja usá-lo como um access point comum (e neste sentido era bastante simples), mas colocá-lo no modo wireless universal repeater exigiu bons 30 minutos de pesquisa e alguma ginástica que foi além do que o manual preconizava, incluindo conectar-se a ele via cabo de rede no conector de uplink e (repetidamente) configurar o laptop com o endereço IP 192.168.1.2 para poder permanecer conectado ao longo dos vários reboots necessários a configurar a criptografia, as chaves, e o endereço MAC do roteador principal – nesta ordem). Talvez dessa vez o seu amigo geek chegue a tomar o cafezinho antes de completar o procedimento!

Mas depois de configurado, tudo passou a ser simples. Bastou levá-lo ao cômodo em que não havia cobertura, e colocá-lo na tomada (não há necessidade de cabos de rede, naturalmente). Como a antena dele é mais potente e mais sensível, ele não teve nenhum problema para se conectar ao roteador principal, e o nível de sinal captado pelo notebook, que variava entre 15% e 25%, passou instantaneamente a 90% – e vem funcionando bem desde então, com as mesmas velocidades de conexão à Internet que já eram obtidas nos demais cômodos.

Naturalmente não posso me oferecer como suporte técnico para a configuração da sua casa ou escritório. O que posso fazer é confirmar que para mim a solução funcionou, e que a configuração não foi difícil a ponto de comprometer o processo. E que, desde que ativei o repetidor, o acesso sem fio funciona em todos os cômodos sem problema nenhum de cobertura, e sem necessidade de mexer em nada na configuração dos notebooks e smartphones da família ;-)

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• Como aumentar o alcance da sua rede sem fio usando uma lata de refrigerante
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Durante anos eu mantive o meu escritório doméstico em um cantinho da sala do apartamento. Hoje me sinto praticamente em Shangri-Lá, com o conforto luxuoso de um cômodo inteiro (embora seja o menor da casa) dedicado a esta finalidade, mas continuo interessado e acompanhando de perto as novidades na organização de espaços para fazer com que o escritório doméstico caiba em um cantinho e mesmo assim seja um instrumento de efetividade.

Afinal, em um canto do apartamento dá para fazer caber até mesmo uma configuração como a do Mandrake, mostrada na foto acima ;-)

A foto acima me parece um pouco mais “pé-no-chão”, aproveitando bem um canto de sala, mas fugindo de um problema comum a configurações em cantos: o conjunto de nichos e escaninhos oferece bastante espaço para fazer caber a papelada e as ferramentas. Para preservar a estética, já que fica tudo exposto (e fácil de alcançar), foi usado o Velho Truque das Caixas Organizadores de Uma Cor Só(©). Trata-se do home office de Fazal Khan.

O escritório acima se baseia no mesmo princípio (estante de cubos ao lado de uma escrivaninha) mas, além da estética bem mais refinada, acrescenta um elemento interessante que você pode considerar no seu projeto: uma das colunas de nichos tem portas transparentes, que preservam do pó (e da fauna doméstica) o que você guardar lá dentro, sem prejudicar a visibilidade. Um amigo meu adotou esta prática para todas as estantes da biblioteca dele, e não se arrepende: segundo ele, o benefício supera em muito o custo, mesmo tendo de abrir e fechar portas sempre que quer ter acesso a algo.

O modelo acima, do Afterthetone, entrou na lista por duas razões. A primeira é que ele foi improvisado a partir de peças existentes na casa: o tampo superior, que sustenta o monitor, era originalmente uma prateleira, e está suspenso sobre dois arquivos. A segunda é que ele libera bastante espaço quando não está em uso, porque o tampo inferior (teclados e escrivaninha) dobra para baixo, ficando paralelo e rente à parede, graças a duas dobradiças presas junto a ela. Se o seu home office fica em um espaço compartilhado por outras atividades ou familiares, algo assim pode ganhar vários pontos extras.

Completando a lista, temos a escrivaninha dentro do armário. O exemplo acima é para quem trabalha em pé, e resume o espaço do seu escritório doméstico ao que coube dentro de um roupeiro. Mas dependendo do móvel que você for adaptar, pode ser possível montar uma escrivaninha para trabalhar sentado, na altura comum. E a idéia nem é nova: meu avô tinha uma dessas como mesa auxiliar no escritório dele, desde décadas atrás.

Você tem um escritório diminuto em casa e ele funciona bem? Tente tirar uma foto dele, disponibilizar na Internet, e aí colocar a URL dela, e uma breve descrição, nos comentários desta notícia, para ajudar a inspirar os demais leitores que têm a mesma necessidade. E leia também o Lifehacker, fonte de todas as referências acima!

O escritório velho, no meu apartamento anterior

Na montagem, assim como no projeto, uma das áreas da casa que mais vem me interessando é o meu escritório doméstico, que amanhã deve estar 95% pronto (vai faltar a cadeira), após um mês de improviso total. No final eu escrevo algo a respeito, com foco em como eu segui minhas dicas para home offices!

Se você estiver para passar pela mesma oportunidade de renovar ou criar o seu home office, o artigo abaixo, enviado pelo Rafael, pode vir bem a calhar. Apresente-o para o profissional encarregado do seu projeto!

O texto a seguir foi enviado por Rafael Perrone (rafaelΘrafaelperrone·com):

“Com a explosão de home offices mundo afora – talvez devido à última crise mundial, talvez devido à grande quantidade de pessoas que aspiram viver como freelancers – o tema se tornou assunto frequente em blogs, como no Efetividade e Lifehacker.

Um dos temas frequentemente abordados são os cuidados que se deve ter em relação ao correto posicionamento dos elementos do escritório: cadeira, mesa, altura do monitor, teclado, etc.

O Antroprojeto, um software para estimativa antropométrica desenvolvido pelo Departamento de Engenharia de Produção da Universidade Federal de Juiz de Fora é excelente neste quesito. Gratuito, ele fornece todas as medidas adequadas para qualquer pessoa, de qualquer altura.

Assim, é possível garantir que seu escritório caseiro está bem dimensionado, evitando dores de cabeça (e punho, dedos, articulações, ombros…) futuras. (…)”

A indicação veio acompanhada desta referência (fazendoacontecer.net), contendo bem mais detalhes.

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a Rafael Perrone pelo envio deste material. Se você também deseja indicar material para divulgação no site, use o link “Indicar material“. E, claro, fique à vontade para debater o tema na área de comentários abaixo!

E isso acaba de acontecer mais uma vez. O Lifehacker publicou um top 10 de dicas para home offices, e incluiu nele a versão em inglês do meu artigo descrevendo como eu organizo os cabos atrás da escrivaninha, em uma solução econômica (e sem danificar os móveis) para fazer desaparecer os cabos do computador, mantendo-os organizados.

Os cabos sumiram – versão 2007

Se os cabos do seu computador estão desorganizados, empoeirados e excessivamente visíveis, recomendo a leitura! O artigo é de 2007, mas duas mudanças de casa depois, eu continuo ainda usando a mesma solução, que custou menos de R$ 20, e menos de 1h de esforço para montar.

Versão 2008

As 10 dicas do Lifehacker para quem quer melhorar seu escritório doméstico estão detalhadas lá no artigo, mas estão relacionadas aos temas abaixo, com links para artigos do Efetividade quando aplicável:

1. Qualidade da iluminação
2. Limpeza e redução do ruído dos computadores
3. Confortos não-óbvios
4. Quadro branco
5. Arquivamento de documentos e papéis
6. Carregamento e armazenamento de eletrônicos
7. Fazer desaparecer os cabos
8. Ergonomia
9. Uso de um rotulador ou etiquetador
10. Manter limpo e organizado

Veja também as 10 dicas do Efetividade.net para seu escritório doméstico, e os nossos artigos anteriores da categoria Home Office.

E se você já tem um escritório funcional em casa, compartilhe suas dicas respondendo meu questionário para um artigo sobre o assunto que estou preparando aos poucos ;-)

Como eu já mencionei diversas vezes produtos de organização comprados lá, e como os preços deles às vezes são bem salgados, achei que valia a pena compartilhar a dica com vocês.

Foi lá que eu comprei meu arquivo de madeira para pastas suspensas

Para ilustrar, foi lá que eu comprei o meu atual arquivo de madeira para pastas suspensas, que uso diariamente, e já comprei lá também as sacolas redutoras a vácuo que fizeram caber no guarda-roupas o edredom e os travesseiros extras.

Para evitar o preconceito indevido, aviso: este não é um post pago, e a loja Oz nem sabe que ele existe. Eu não ganho nada com isso, exceto a satisfação de eventualmente ajudar vocês a organizar suas casas e escritórios ;-)

O Imposto de Renda é uma realidade inescapável para grande parte dos trabalhadores assalariados e demais pessoas que tenham rendimentos mensais brutos superiores a cerca de R$ 1300,00.

Mais precisamente, e de forma específica para o ano corrente: quem teve rendimentos tributáveis superiores a R$ 16.473,72 em 2008 precisa declarar agora em 2009, de 2 de março até às 24h do dia 30 de abril.

E embora para uma parcela considerável deles a declaração seja bastante simples (preenche dados pessoais, preenche saldo da conta-corrente em 31/12, preenche dados salariais que o empregador informou, opta pelo desconto simplificado, encerra e envia), para muitos outros trata-se de uma ocasião anual memorável pela incomodação e dificuldade em obter os dados necessários.

Para muitos de nós a tarefa é complexa, mesmo

Por exemplo, quem tem investimentos, bens e direitos a declarar precisa saber neste momento todas as transações que fez com imóveis, veículos e capital no ano anterior, e conhecer seu valor (de acordo com as regras do fisco) em 31/12 do ano passado e do ano retrasado. Isso pode significar ter de encontrar uma infinidade de recibos, comprovantes, contratos, extratos e mais, separar quais valem, e identificar neles os valores certos.

Quem é assalariado recebe da empresa (o prazo delas vai até o últiomo dia útil de fevereiro) uma declaração de rendimentos que já traz tudo mastigado: total bruto, valor retido na fonte, rendimentos isentos e não tributáveis, contribuição para a seguridade social e mais – basta guardar e depois transcrever, juntamente com os dados sobre a conta corrente que os bancos também enviam na mesma época.

Já quem tem fontes de rendas adicionais não conta com essa facilidade a seu favor: precisa também registrar e consolidar cada um dos seus demais rendimentos tributáveis, como prestação de serviços e tantos outros identificados na legislação. O contribuinte também precisa eventualmente identificar uma série de informações sobre os valores que possui no banco, em investimentos diversos, e até mesmo as quantias (em moeda estrangeira ou nacional) que guarda em casa.

E até agora só falamos de bens, direitos e rendimentos (do contribuinte e de seus dependentes). Mas tem também o outro lado desta balança: os descontos, baseados em recibos de uma série de serviços de educação, saúde e contribuições a entidades de utilidade pública ou assistenciais, entre outros. Para quem não opta pelo desconto simplificado, estes recibos podem significar um pagamento bem menor, ou uma restituição bem maior.

Para você, encontrar os valores e comprovantes é a parte mais difícil da declaração?

Ok, para algumas pessoas, o ato de declarar e lidar com o sistema disponibilizado pela Receita Federal em si é um tormento. Mas para boa parte delas, trata-se apenas de uma tarefa de entrada de dados, seleção de algumas opções relativamente inequívocas, transmissão e emissão de recibo – o complicado é saber quais valores preencher…

Mesmo quem opta por recorrer aos préstimos de um contador ou outro profissional que atue na preparação de declarações do imposto de renda pessoa física não escapa desta ginástica: reunir cada recibo, cada comprovante e cada extrato que traga os valores que devem ser preenchidos na declaração.

Nada disso é novidade, certo?

Quem já preencheu várias declarações sabe de tudo isso que eu expus acima: dá trabalho, e muitas vezes gasta-se bem mais tempo procurando papéis do que declarando. E a solução é simples: organizar-se.

Então por que continuamos caindo na mesma armadilha, ano após ano?

A resposta é simples, decorrente da natureza imediatista que nos caracteriza como sociedade, e consequência de um calendário inconveniente. Como só sentimos na carne essa complexidade ao declarar o imposto de renda do ano anterior, sempre lá pelo mês de março ou abril, um novo ano fiscal sempre já terá começado (e 2 ou 3 meses já terão se completado), razão pela qual os registros do ano corrente já estarão começando a se dispersar. Para completar, na época de declarar o imposto relativo ao ano passado, já teremos problemas suficientes para ainda se preocupar com os do ano que vem. E assim, prometemos solenemente a nós mesmos: no ano que vem, a partir de janeiro, tudo vai ser diferente. E no ano seguinte a história se repete.

A solução é bem simples

Minha proposta de solução

Eu adoto há alguns anos um esquema bem simples para prevenir todos estes problemas. Vou apresentá-lo a você, e aí você se encarrega de adaptá-lo e adequá-lo à sua realidade, ok? E de preferência com a ajuda de um contador ou profissional do Direito Tributário ;-)

O funcionamento se baseia em 3 pastas no meu arquivo de pastas suspensas, e mais uma caixa (estilo “arquivo morto”). São elas:

• Pasta suspensa 1 – bens, direitos e rendimentos: aqui vai o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor, de todos os rendimentos ou movimentações referentes a bens e direitos – compra e venda de carro e imóvel, pagamento recebido por serviço prestado, aluguel, etc. Quando recebo aqueles comunicados do banco ou da empresa contendo saldos e totais ao final de um ano fiscal, é aqui que eles são guardados também.
• Pasta suspensa 2 – comprovante de despesa para desconto: aqui vai também o original, cópia ou anotação referente a todos os pagamentos que podem ser abatidos na declaração. Pagamento de faculdade, consultas médicas, uma série de doações e contribuições, etc. Quando antecipo algum pagamento de imposto (via “Carnê Leão” – obrigatório ao receber remuneração do exterior, por exemplo), guardo aqui os comprovantes, também, pois eles precisarão ser listados na declaração.
• Pasta suspensa 3 – documentos da ou para a Receita Federal: aqui fica o relatório completo da declaração do ano anterior, mais o recibo de entrega, as guias de recolhimento DARF autenticadas comprovando pagamento, CD de backup do programa e dos dados do IRPF, etc. – tudo que for enviado ou recebido da Receita, relacionado ao Imposto de Renda do ano anterior.
• Caixa de arquivo morto: Armazena os documentos das pastas suspensas 1, 2 e 3 relativos a anos anteriores. A Receita Federal recomenda guardar estes registros por pelo menos 5 anos. Após fazer cada declaração, eu guardo toda a papelada em 3 envelopes (um para cada pasta suspensa), identifico bem, e movo para o arquivo morto.

Claro que no início de cada ano (de janeiro a março ou abril) haverá alguma duplicação, pois já será necessário ter as pastas suspensas 1 e 2 relativas ao ano corrente, e as do ano anterior ainda não terão sido eliminadas, pois ainda não houve a declaração. Isso é normal e esperado, mas é preciso resistir à tentação de colocar os papéis de 2 anos em uma mesma pasta – colocá-los é fácil, mas na hora de usar e guardar, complica tudo de novo. Resista também a mover de forma antecipada para um envelope, pois os prazos legais para envio de documentos fiscais relacionados vão até o final de fevereiro, o que significa que você continuará recebendo mais papéis referentes ao ano que já se encerrou.

Se a minha observação sobre bilhetes manuscritos (nas pastas 1 e 2, como em “o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor (…)“) deixou você espantado, esclareço – eu só faço isso quando o comprovante existe, mas o local de armazenamento dela é em outra pasta, como a do veículo ou a de câmbio, por exemplo. Neste caso, na hora de declarar, pode ocorrer um dos 2 casos:

a) minha anotação vai ser suficiente para fazer a declaração, e se algum dia eu precisar apresentar comprovante, eu saberei onde procurar; ou
b) precisarei de dados que não constam na minha anotação, mas saberei onde procurar, e graças à presença da anotação, não corro o risco de esquecer deste registro.

Começando já

Depois que o processo já está em andamento, se torna fácil: são 3 pastas e pronto. Mas começar – e arrumar os papéis referentes aos meses já transcorridos – é algo relativamente trabalhoso. Não deixe para fazer isso junto com a declaração, comece já. Ainda estamos em fevereiro, não pode ser tão difícil assim.

E quando começar, comece bem, e de forma completa – não deixe nada do ano corrente para trás, ou então você não vai confiar nestas pastas quando for fazer a declaração no ano que vem.

Para completar: leia o artigo “Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!” para ver minhas dicas de como arquivar documentos em casa!