Um ponto complicado no ciclo

Na prática é um mês quase como os outros, mas há toda uma carga de encerramento de um ciclo e antecipação do início de outro, de festejos e solenidades para muitos, de introspecção e alguma depressão para alguns, de correria para tantos, e de pausa e calma para poucos privilegiados.

Apesar dos esforços, poucos de nós são tão organizados e eficazes quanto gostariam. As pendências se acumulam, e mesmo quem consegue fechar suas listas de atividades semanalmente, muitas vezes sabe, no íntimo, que tem algumas pendências que não chegaram a ser registradas na listinha – nem mesmo na lista do “Algum dia/Talvez” que os adeptos do GTD (um bom método de organização e produtividade pessoal) se acostumam a manter.

Alguns destes projetos deixam de ser listados por serem triviais demais (como fazer uma boa faxina nos contatos do MSN e GTalk), chatos demais, ou mesmo grandes e custosos demais. E como o próprio GTD nos ensina bem, o fato de eles existirem e não estarem registrados não é positivo: o melhor é registrar e começar a tentar lidar com eles de alguma maneira, nem que seja analisando e concluindo definitivamente pela sua inviabilidade – e aí riscando-o de vez da lista e da mente.

O “Algum dia/Talvez” nunca chega – arregace as mangas!

Ter uma lista de pendências separada para os projetos guardados para “algum dia” é uma boa idéia para que eles deixem de ficar soltos na cabeça, mas o fato é que esta é uma data que nunca chega – de vez em quando você precisa arregaçar as mangas e de fato começar a colocar em prática algum deles, mesmo sabendo que eles estão em uma lista separada justamente porque não é conveniente tratar de todos eles agora.

O ciclo não acaba

Mas o final do ano, com toda sua correria, é um bom momento para começar a colocar em prática as tarefas que ficaram para trás, e alguma destas que você não quis se comprometer a fazer desde já.

Como eu já havia escrito em 2006, estamos em um bom momento para começar a fazer alguma coisa para conseguir virar o ano com a lista de pendências zerada. Mas se contentar só com isso é apenas eficácia – é o “não fez mais que a obrigação” que já ouvimos tantas vezes na vida.

O passo a mais, que se encaixa bem melhor no conceito de Efetividade, porque transforma de maneira positiva o nosso ambiente, é aproveitar para fazer também algo que esteja ao nosso alcance para fazer um mundo melhor (ou uma família melhor, uma equipe melhor, um bairro melhor, etc.). Além de bater todas as suas metas e zerar todas as suas caixas de entrada, que tal aproveitar para:

• Tomar a iniciativa de ligar para aquele amigo ou familiar com quem perdemos contato por alguma discordância da qual nem lembramos mais?
• Organizar um mutirão para alguma limpeza, organização ou melhoria na casa da família, na empresa, ou na associação do bairro?
• Selecionar livros que não mais serão lidos, e doá-los a alguma escola ou abrigo?
• Dar o primeiro passo em algum projeto pessoal adormecido?
• Atualizar o seu currículo, vencendo o medo de que isso vá expor a você uma situação desagradável de atualização profissional ou de diferenciais?
• Encontrar um curso de formação ou especialização que vá abrir no início do ano que vem, e dar um jeito de ter tempo e condições para frequentá-lo?
• Organizar uma campanha interna para dar cestas de Natal melhores para algumas das pessoas que você quase não percebe ao seu redor durante o ano todo?
• Identificar o que teria estado ao seu alcance, ao longo do ano, para ter mais qualidade de vida, e planejar para que no próximo ano as mesmas oportunidades não sejam perdidas?

Minha proposta de plano de ação

Note que não estou falando de “resoluções de ano novo” – a idéia é encontrar algo para começar a ser feito agora mesmo – e se possível completar antes do ano acabar.

Eu já identifiquei meus 2 projetos extras, e ambos repetem algo que já fiz no passado: doar alguns livros técnicos atualizados (mas usados) à biblioteca da escola técnica em que fiz o ensino médio, e organizar a doação, antes do início do próximo ano letivo, de um ou mais computadores em bom estado de funcionamento para alguma escola pública que ainda não tenha nenhum. Naturalmente, isso é em complemento aos demais itens que já estavam na minha lista de pendências.

Para encontrar os seus projetos paralelos, proponho a Metodologia Campos de Priorização de Projetos Esquecidos, na sua modalidade mais simples (só tarefas curtas), para iniciantes:

Que tal parar neste momento o que você ia começar a fazer, pegar uma folha em branco, reservar 25 minutos, e anotar todas as pendências de baixa prioridade que você vem deixando para depois ao longo do ano todo? Pode ser “de cabeça”, ou consultando a sua agenda ou caixa de entrada. Após anotar todas, faça uma marcação ao lado de cada uma em que houver possibilidade de realização em menos de 2h contínuas. Após identificar as que podem ser feitas em 2h, indique em que dia das próximas 2 semanas você pretende realizá-las.

Como tópico adicional, recomendo começar pelas tarefas mais difíceis da lista. Conforme você for avançando no método, poderá fazer novas rodadas (quem sabe trimestralmente?) aumentando o grau de complexidade das tarefas: selecionando as que podem ser resolvidas em até 2 sessões de 2h cada, as que podem ser resolvidas sem apoio externo, as que podem ser cumpridas em menos de uma semana, e por aí vai.

Não morda mais do que você consegue mastigar

Como em quase tudo na vida, o ideal é saber pensar grande mas começar pequeno. Não selecione mais projetos do que você conseguirá lidar – eu selecionei 2, mas ambos são de baixa complexidade. Na prática, são atividades que eu poderia fazer em qualquer mês do ano, mas a chegada de dezembro é o gatilho que faz surgir a iniciativa.

Alguns projetos extras podem ficar bem no seu currículo

Se for o caso, mate mais coelhos com uma cajadada só: o seu projeto extra pode servir para ajudar a segurar seu emprego, ou mesmo para enriquecer seu currículo ou preparar um retorno ao mercado de trabalho. Nada disso é fácil, mas algumas pessoas conseguem – e as que não chegam a tentar raramente estão entre elas.

Só não recomendo começar especificamente nesta época projetos que envolvam dietas ou frequência a cursos: o período não é propício, seja pelo calendário apertado de eventos e feriados, seja pelo cardápio típico destes eventos – se você não fez ao longo do ano, tentar de novo agora pode ser desmotivante. Mas, até mesmo nestes casos, a sua coragem e capacidade de realização são o limite.

Faça um dezembro melhor! Quem sabe, como bônus, você não acabará ganhando mais pontos na avaliação que Papai Noel fará de você?

Explico: já sou suficientemente produtivo e eficiente para me satisfazer nestes aspectos. Posso não ser nenhum primor, nem me aproximar do record mundial de produtividade pessoal, mas já algumas vezes aqui no Efetividade.net eu bati na tecla da atenção aos exageros.

Como ilustrar qualidade de vida sem ser alegórico?

Afinal, a partir de um certo grau de eficiência, os investimentos necessários para elevar mais graus podem não ser mais compensados pelo resultado prático que será alcançado, em termos de produção, de meios ou de satisfação – e este grau varia a cada situação.

A pergunta que sempre me faço é: “Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?” Dependendo da situação, a pessoa luta pelo aumento da sua produtividade quando já não está mais ganhando com isso, e nem percebe – faz porque acha que é o certo, mas pode haver coisas bem mais certas a fazer antes.

Eficiência, produtividade e efetividade

Trabalhar com base em conceitos (e eles estão explicados na apresentação do site) pode complicar quando não estamos sendo tão precisos e objetivos como se estivéssemos em um laboratório.

Mas dá de tentar o enfoque prático, tomando emprestado de mim mesmo um trecho de texto anterior, já mencionado acima. Vamos a ele:

Pessoalmente, traço sempre uma linha clara: o objetivo não pode, ou ao menos não deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – estes ganhos devem ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – me aproximando da Efetividade conceitual e passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Exagero, preciosismo e interesse

Antes de prosseguir, quero antecipar uma exceção, antes que alguns de vocês se sintam criticados (e não estou criticando ninguém).

Existem várias razões válidas para que alguém que já é suficientemente produtivo continue investigando novas técnicas e ferramentas. Em tese elas podem reduzir o esforço, o custo do trabalho, remover tarefas enfadonhas, etc. – sempre há espaço para progredir.

“Troféu Joinha” para quem perde eficiência ao procurar saber mais sobre produtividade

A questão que trago é apenas a do ganho agregado real: a partir de um certo ponto, a soma do esforço que você gasta investigando, adquirindo e testando novas técnicas e ferramentas de produtividade podem superar o ganho real trazido pelas que forem bem-sucedidas.

Mas se você perceber isso e quiser mesmo assim prosseguir, vá em frente. Há inúmeras razões válidas e objetivos específicos que podem justificar isso de forma legítima. Interesse diletante, curiosidade científica, insatisfação latente, etc. – o essencial é estar consciente do efeito e da causa.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas?

Isso nos conduz ao ponto central abordado no título: temos cada vez mais autores, métodos e ferramentas voltados ao aumento da produtividade pessoal, da eficiência, da maximização do uso do tempo, etc.

Para quem tem interesse inicial no assunto, partindo de uma situação pouco organizada, ineficaz, improdutiva, etc., provavelmente boa parte destes métodos e ferramentas podem trazer grandes saltos à frente, se forem bem empregados. Tomara que muitos continuem sendo escritos!

Mas para quem já avançou, ou parte de uma situação melhor estruturada, continuar lendo cada novo livro, comparando com os anteriores, procurando novas inspirações e dicas, etc. começa a ter ganho real cada vez menor, a ponto de se tornar um obstáculo ao objetivo pretendido.

Para mim, assumir (ainda que brincando) que o que eu quero é ser mais eficiente para que assim sobre mais tempo para poder jogar videogame ou tocar guitarra é uma forma de manter em vista este aspecto da efetividade que conduz à qualidade de vida, e não a produzir cada vez mais, sem limite e com acréscimo de ganho agregado cada vez menor.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas!

Claro que minha situação é um pouco diferente, porque afinal de contas eu escrevo sobre isso pra vocês, então preciso continuar lendo, analisando, comparando e concluindo. Mas já faz tempo que o meu foco nisso não é mais empregar as novidades na minha vida pessoal (embora de vez em quando alguma idéia interessante de fato acabe entrando pro cabedal).

Este ainda está em pré-venda

Por isso continuo lendo, aprendendo e (um pouco menos) praticando as novidades. E posso compartilhar com vocês uma conclusão pessoal: o livro de produtividade pessoal que mais fez diferença para mim foi o do David Allen apresentando o método GTD.

Depois dele continuei lendo muita coisa que poderia recomendar (e por vezes recomendei mesmo, aqui no site), mas hoje vejo como especialmente relevantes os livros do Christian Barbosa, que escreve sob uma perspectiva brasileira que faz diferença na hora de entender.

Quanto às ferramentas: são tantas… pessoalmente uso todos os dias algumas bem variadas, incluindo:

1. arquivo de pastas suspensas
2. rotulador
3. 2 monitores
4. escritório organizado
5. escrivaninha organizada

E nenhuma delas ganha da dupla campeã absoluta: papel e caneta para registrar e controlar as pendências, contatos, agendamentos e anotações.

É campeão!

Esquecer o smartphone ou o netbook em casa tem impacto no meu dia de trabalho, claro, mas estar sem meu bloquinho e alguma caneta (Bic serve bem!) é o que tem mais potencial de arruinar tudo.

O que realmente faz a diferença

Minha abordagem sobre o tema não é científica, portanto vou me permitir ser curto. Para mim, o que faz a diferença maior no sucesso da adoção de alguma estratégia de produtividade pessoal é o seguinte conjunto ordenado de fatores:

1. Foco em um objetivo, para saber onde chegar e quando parar.
2. Comprometimento, para não ficar só lendo livros e artigos, sem jamais colocá-los em prática. Escolha um (ou adapte um) e faça acontecer!
3. Persistência, porque no começo nunca é fácil. O universo conspira para que não consigamos mudar nossos hábitos!
4. Senso crítico, tanto para escolher um método bom, quanto para saber cortar dele o que não se adequa à sua realidade.

Tendo estes 4 fatores, e mais um método de produtividade que funcione minimamente bem, você chega lá. Sem eles, talvez seja necessário mais esforço – mas não conte com os livros para fazer surgir estes fatores – eles (e eu) só podem mencionar a importância, é você que precisa encontrá-los dentro de si.

E assim, sem mais delongas, concluo este longo desabafo. Se alguém lhe disser que você tem que continuamente melhorar sua produtividade (o que pode ser verdade, dentro de determinados limites e situações), sempre pare para pensar quem está ganhando mais com isso, e se você está, de fato, ganhando algo que compense o esforço – e se este algo é suficiente para preservar a situação que lhe conduz a isso!

E você tem um motivo extra pra seguir o @efetividadeblog, se já for usuário do Twitter: nos próximos 10 dias vai rolar um sorteio com brindes – ainda secretos – bem legais. Já adianto: estes brindes são ferramentas de produtividade pessoal bem efetivas, tenho certeza de que vocês vão gostar! (eu já estou usando a minha)

O primeiro dos brindes eu já avisei: será sorteado entre os primeiros 100 seguidores do @efetividadeblog, completados ontem e já devidamente anotados no meu caderninho de sorteios. As condições dos demais sorteios eu ainda vou escolher, mas provavelmente terá também um específico pra sortear entre as pessoas que espontaneamente ajudarem a divulgar o @efetividadeblog no próprio Twitter, como já fizeram o @tonycelestino, @kernnerd, @bernardopina, @wladi, @jcbarbosa, @pemarcondes e @micheljuca. Obrigado! Mas sem spam, ok? Apreciem com moderação ;-)

Lidando com projetos problemáticos

A especialização em Gerenciamento de Projetos já acabou faz alguns meses, mas acho que ainda não me recuperei completamente: quando vi a imagem abaixo, em meio a várias outras fotos de surf, a primeira coisa que me veio à cabeça foi: “Chega um ponto em que não dá mais pra salvar o projeto, só tentar reduzir os danos“.

Note onde está a prancha, e o tamanho da onda que vai atropelar o atleta

Mas eu moro no litoral, então alguns segundos depois eu pensei no que seria mais natural: “Esse cara deve ter tido tempo de rezar bastante embaixo da água até conseguir vir à tona respirar depois de a onda deixar ele pra trás”. O que você acha?

De qualquer maneira, o tema do que fazer quando um projeto começa a deixar claro que não vai poder alcançar o sucesso é bastante interessante. Tem as decorrências óbvias da tripla restrição (o responsável pode optar por tentar aumentar o prazo, reduzir o escopo ou obter mais dinheiro), mas também tem a possibilidade de passar-se em algum momento para uma fase de controle e redução de danos.

O Ricardo Vargas, autor de vários livros sobre GP, tem um podcast de 5 minutos sobre isso. Se você tem interesse no assunto, não deixe de ouvir!

Nossa vida corporativa

Ao longo da semana, colecionei alguns links interessantes sobre empregabilidade e a vida corporativa.

Começando por um assunto campeão de audiência: “Saiba como “vender seu peixe” na entrevista de emprego“, com uma especialista analisando em vídeo o comportamento de alguns candidatos em entrevistas. Se você vai encarar uma entrevista, recomendo ler também meu artigo “Entrevista de emprego: como se sair bem – parte 1: antes da entrevista” – e os links a partir dele.

Passando para outro tema interessante, especialmente se você souber usar sem abusar: o relacionamento com os chefes. O G1 publicou “Saiba como ter um bom relacionamento com o seu chefe“, com dicas (talvez excessivamente genéricas) para vários perfis. A Época foi para o lado escuro do tema, e publicou “Você sabe enrolar seu chefe?” – eu fiz o teste, e descobri que não sei. E o Lifehacker fez uma pergunta interessante: “How Do You Deal with a Bad Boss?”

Aqui no Efetividade já tratamos de temas relacionados algumas vezes. No momento recomendo reler: “Como liderar seu chefe – a dica de Stephen Covey” e “Política do escritório: como sobreviver – e vencer“.

Recados paroquiais

O Efetividade gosta de ajudar a divulgar iniciativas e produtos que possam interessar aos seus leitores, portanto vamos a alguns dos que chegaram na minha caixa de entrada:

1. A Nathalia, da Você SA, entrou em contato para avisar que “a revista lançou recentemente uma nova versão do site (http://vocesa.abril.com.br) e uma das maiores novidades é a seção especial para jovens que ainda estão decidindo o que fazer no mercado de trabalho. Além de um Guia de Profissões e testes sobre perfil profissional, também existe a seção ‘Tira-Dúvidas’ onde os visitantes podem conferir dicas a respeito de estágios e de trainees“. Não é minha revista preferida, mas do site eu gostei mais – tem informação relevante na medida certa, e dá de escolher só o que interessa. O que vocês acharam?
    
   

2. A Aline, da editora M.Books, foi extra-simpática ao enviar para mim, além do release e da imagem do livro “Liderança passo-apasso“, vários informações que me despertaram a vontade de adquirir meu exemplar. Gostei de uma frase da descrição oficial: “É uma maneira abrangente e rápida para o leitor entender as questões significativas envolvidas na realização das coisas certas quando estiver encarregado dos resultados.” Alguém aí já leu? E já que estamos no assunto, aproveito para recomendar 3 artigos anteriores aqui do Efetividade:
   • Liderança: saber os conceitos não é o suficiente.
   • Liderança e Motivação: como liderar nos momentos difíceis
   • Liderança: Aprenda a ser um bom ouvinte

    

3. Pra fechar, o Marco Darvas avisou sobre esta entrevista em vídeo que ele concedeu, tratando de gerenciamento de tempo. Ele é da nossa vizinhança: atua como coach de produtividade pessoal, embasado nos ensinamentos de David Allen (autor do método GTD) – que ele teve oportunidade de conhecer pessoalmente. É interessante, assista! Gostei da parte em que ele trata dos erros comuns… Aproveitando, recomendo este artigo que trata do aspecto do gerenciamento do tempo que mais me interessa: “Aproveitando melhor o seu tempo livre em casa, mas sem chegar atrasado aos compromissos“.

Cenas dos próximos capítulos

Na semana que vem provavelmente teremos aqui no Efetividade um artigo (já bem encaminhado, no momento) sobre como lidar melhor com os Sistemas de Informações que criamos sem perceber (ou de propósito mesmo) em nossas vidas, aplicando o Teste de Drucker como forma de verificar se eles estão atingindo seu objetivo estratégico essencial.

Também devemos ter um artigo descrevendo os brindes da promoção mencionada lá no alto do post. Já mencionei que são bem legais? Já estou usando o meu!

Faz um tempo que eu leio sobre a ‘metodologia’ GTD para gerenciar as coisas a se fazer na vida. O Lifehacker é um grande adepto e o Efetividade.net do Augusto Campos é um poço de win sobre o assunto, praticamente um espelho do 43 Folders que também é fantástico. O GTD é descrito no livro homônimo de David Allen e descreve formas interessantes e bem pensadas de aumentar a produtividade e melhorar o controle do tempo, das coisas a se fazer e de projetos em geral. O livro foi traduzido e pode ser encontrado no Brasil com o nome A Arte de Fazer Acontecer.

Uma das coisas que ele descreve no livro é um sistema de organização/arquivamento chamado tickler file ou mais famoso como 43 Folders (43 Pastas). É um sistema engenhoso, mas quando eu pensei bastante achei que ia gastar espaço demais, então criei um sistema parecido usando um fichário de pinho 5×8 e divisórias numeradas de 1 a 31 e com os 12 meses do ano:

No link abaixo, publiquei um texto descrevendo como eu adaptei a idéia do 43 Folders para usar um fichário menor e mais compacto.

Referência: http://core.eti.br/2008/11/30/43-fichas/

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a José de Paula E. Junior (coredump) pelo envio deste material.

O texto a seguir é indicação do leitor Diego Beyer:

"Análise de vídeo de David Allen sobre o Get Things Done. O texto completo você encontra no link de referência apresentado ao final.

(…)Para facilitar, e como o vídeo tem +/- 45 minutos de duração, fiz um resuminho dos pontos que achei mais interessantes:
- É necessário adquirir a habilidade de lidar com o inesperado sempre tendo a mente limpa;
- Cultivar a condição de “Mind like water”, que significa adequar corretamente a sua atitude com a situação que se apresenta. O exemplo que David Allen dá é quando se joga uma pedra na água a água responde com movimento de acordo com o tamanho da pedra (problema) jogado, não mais nem menos;
- Cultivar a habilidade para concentrar-se. Deve-se eliminar as distrações que são emanadas de tarefas mal organizadas organizando-as em um sistema;
- O seu cérebro não é bom para lembrar, relembrar e avisar de coisas que você precisa fazer. Ele precisa de um sistema que não dependa somente dele;
- O seu cérebro precisa confiar neste sistema no qual ele sabe que vai ter tudo aquilo que precisa para concluir as tarefas que você definiu como necessárias;
- Você precisa dar atenção àquilo que sua mente está tentando dar atenção, caso contrário aquilo que está te tirando a concentração vai ter mais atenção do que merece;
- É necessário capturar, clarificar e organizar as tarefas a fazer em todos os aspectos da sua vida. Não podemos diferenciar o trabalho das outras áreas da sua vida. A única diferença vem da pergunta: O que deve ser feito agora?;
- Manter sempre a sua perspectiva e controle das tarefas;
- Definição dos tipos de atitudes (perspectiva X controle): Reactor: Só reage àquilo que jogam em cima dele. Apagador de incêndios. Não tem controle nem perspectiva. Crazy Maker: Tem milhões de idéias e perspectiva, mas sem controle algum. Muito volátil. Micro Manager: Controla demais pequenos detalhes que não fazem diferença dentro da perspectiva, só geram stress. Master & Commander: Controle e perspectiva em sintonia. (…)"

Referência: http://diegobeyer.wordpress.com/2008/11/26/the-gtd-mentality/

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a Diego Beyer pelo envio deste material.

Leia também: GTD: vídeos de David Allen explicam tudo sobre produtividade pessoal, no Efetividade.net

O tempo voa

Separei um trecho, sem revelar quais são os 4 segredos identificados por ela:

Muita gente fica se martirizando por não ter tempo para fazer o que realmente importa ou gosta. Tudo isso em função das muitas coisas que não podem ser deixadas para trás. Mas será que tudo o que está na sua agenda é realmente necessário? Às vezes precisamos confiar em outras pessoas para a conclusão de projetos. Mas cuidado, você pode descobrir que não é necessário carregar todo o peso do mundo nas costas.

Leia o restante em “4 Segredos sobre Gestão do Tempo“, no blog Chega de Bagunça.

E leia também os artigos relacionados aqui no Efetividade:

• Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?
• GTD: vídeos de David Allen explicam tudo sobre produtividade pessoal
• Colocando a vida em ordem com as dicas de… Bruce Lee
• GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal
• Getting Things Done: Um resumo do GTD em 2 parágrafos, pelo próprio autor do método

Mas traço sempre uma linha clara aí: o objetivo não pode, ou ao menos deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – isto deve ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Isso corresponde também ao discurso moderno das negociações entre patrões e empregados: o aumento de eficiência alcançado pelos trabalhadores, com o seu aprendizado, adaptação a formas mais avançadas de automação, metodologias da qualidade, etc. não deve reverter *apenas* em benefício do empregador: uma parcela deve ser distribuída aos funcionários também, a título justamente de “ganhos de produtividade”.

Nesse sentido, uma coluna do Ricardo Kotscho me fez pensar exatamente sobre o lado oposto da questão acima: o objetivo também não pode se limitar a “ter mais tempo livre”. É preciso dar pelo menos mais um passo, e decidir para que desejamos ter este tempo livre.

A coluna dele, intitulada “No meio da semana, entre a liberdade e a solidão“, foi escrita na semana do apagão da Internet em SP, que o atingiu em cheio. Mas ele é seu próprio chefe, não tinha nada agendado, e ia pra praia naquele dia, e foi.

Mas, na praia em um dia de expediente, ele acabou descobrindo que as suas metas estavam erradas – ele freqüenta a praia pelas companhias, e não pela natureza ou pelo clima. Só que num dia de expediente, nenhuma das companhias está lá – e isto deu origem a uma coluna melancólica (mas não triste), justamente sobre a questão de perceber, depois de alcançar uma meta, que a meta estava errada: aquilo que ele estava perseguindo não era o que de fato ele queria ou precisava.

Sozinho no mundo, liguei logo para meu único irmão, o popular Alemão, que mora em São Sebastião, e só vai uma vez por mês para São Paulo, convidando-o para jantar. Sem mulher nem lépitópi, a solidão não demorou a bater.

Fui até o armazém do Boi, aonde pescadores, aposentados e pedreiros do condomínio costumam se encontrar para tomar cerveja nos finais de tarde, mas nem os bebuns de costume, nem o Boi, estavam lá.

Solitária, a balconista Nilda se queixava da falta de movimento, do silêncio, do marasmo absoluto da vida na praia nestes dias frios de julho – eram lamúrias no sentido inverso de quem precisa enfrentar o trânsito das seis da tarde em São Paulo.

E ele continua, lembrando uma experiência parecida que viveu em 2000: chegou a se aposentar, com o plano simplesmente de “morar na praia”, mas cometeu o mesmo erro. Assim que a temporada de verão acabou e a “praia” passou a ser um deserto frio, ele percebeu que tinha mirado no alvo errado e… “Cheguei a tomar algumas notas para o livro, mas não agüentei nem dois meses. A cada semana, mais alguém ia embora da praia, o silêncio foi ficando ensurdecedor e, antes de março começar, já estava trabalhando outra vez na grande imprensa, com o Augusto Nunes, na revista “Época”.”

O que nos leva a duas reflexões:

• Os meus ganhos pessoais de produtividade e eficiência estão revertendo a meu favor?
• Eu sei onde quero chegar com estes ganhos?

Convido-os a usar os comentários para apresentar seu ponto de vista, e indico duas leituras adicionais:

• Planejamento estratégico: como aplicar à sua vida
• Planejamento estratégico: quais são os seus valores?

Não é um fato amplamente conhecido fora do círculo dos fãs, mas Bruce Lee também era graduado em Filosofia, pela Universidade de Washington. E a visão adquirida desta forma transpira para seus métodos e mesmo para seus livros de artes marciais. Quem leu o livro “Getting things done” (GTD) e conhece a citação de “mind like water”, sobre buscar ter a mente maleável e adaptável como a água, que simplesmente absorve o que é jogado dentro dela, se agita apenas durante o processo, e logo retorna ao seu estado original, talvez se surpreenda ao saber que Bruce Lee também defendia o mesmo princípio (para quem gosta: “Be formless… shapeless, like water. If you put water into a cup, it becomes the cup. You put water into a bottle; it becomes the bottle. You put it into a teapot; it becomes the teapot. Water can flow, and it can crash. Be water, my friend…”). Aliás, David Allen, o autor do GTD, também era praticante de artes marciais.

Bruce Lee e Chuck Norris

E as dicas de filosofia de vida que Bruce Lee registrou, quando analisadas separadamente, podem dar boa inspiração e provocar insights. Henrik Edberg montou uma pequena coletânea das dicas de Bruce Lee para colocar a vida em ordem, e eu trago a vocês algumas delas, com a minha própria interpretação:

• O que você está pensando – hoje? Nossos pensamentos, planos e intenções do dia-a-dia devem refletir nossas metas e objetivos de vida, ou de longo prazo. A tendência é que aquilo que nós pensamos ou pretendemos a cada dia sirva de guia ou de limitação para o que podemos alcançar e produzir, e é muito fácil perder a coerência entre o curto e longo prazos. Leia também: Planejamento estratégico: como aplicar à sua vida
• Simplifique. A tendência de quem está procurando melhorar a vida é buscar acrescentar coisas. E pode ser bom, mas muitas vezes não temos o tempo ou a energia para realizar (ou aproveitar) o que buscamos acrescentar. Bruce Lee descreveu a sua visão sobre isso assim: “Não é o acréscimo diário, mas o decréscimo diário. Corte fora o que não for essencial”. Definir o que é essencial depende de cada um, mas o número de pessoas que eu conheço que estão estressadas por tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo só aumenta.
• Aprenda sobre você mesmo observando as suas interações. Ou, como disse Bruce Lee, conhecer a si é estudar a si mesmo em ação com outras pessoas. Como as pessoas interagem com você, ou como reagem à sua presença ou às suas ações, pode ensinar muito a você. Todo mundo já ouviu isso, mas sempre vale lembrar que o que vemos, percebemos e entendemos sobre as outras pessoas pode muitas vezes ser um reflexo do que nós mesmos somos.
• Veja o todo, e não apenas o seu lado. Não divida. Na hora de analisar algo, deixe de lado o posicionamento, a busca de saber quem está certo e quem está errado. Exceto nos momentos em que desejar ser conduzido pelas suas emoções, se você quer compreender algo, não seja a favor ou contra, observe a partir de uma perspectiva externa – conduza seu pensamento e suas emoções.
• Não dependa de validação dos outros. Como disse Lee, “não estou neste mundo para satisfazer as suas expectativas, e você não está aqui para satisfazer as minhas.” E mais: “se exibir é a idéia que um tolo faz sobre a glória”. Depender de validação dos outros é uma busca sem fim, e acaba permitindo que os outros (mesmo sem saber) tenham o controle de como você se sente.
• Seja proativo. Uma coisa é compreender as circunstâncias, e outra é criar oportunidades. É mais difícil não se limitar a seguir o que o resto do rebanho já está fazendo. Mas é mais recompensador, e mais efetivo, liderar e criar a oportunidade de se alcançar os objetivos, apesar das circunstâncias.
• Seja você. Não adianta encontrar modelos e personalidades bem-sucedidas e tentar repetir seus passos. Você precisa ser você mesmo, expressar quem você é, e ter fé – no estilo “eu sou mais eu”. Seja genuíno e autêntico, e defenda quem você realmente é, e não um personagem.

Conheça a visão de Henrik Edberg a respeito em “Bruce Lee’s Top 7 Fundamentals for Getting Your Life in Shape“.

Um arquivo de pastas suspensas econômico, com estrutura em plástico ou aramado, custa menos de R$ 50 nas papelarias, e continua sendo útil por anos e anos a fio. Se você for caprichar, custa um pouco mais; uma das gavetas na minha escrivaninha é do tamanho certo e tem os trilhos para as pastas suspensas, e assim eu as tenho sempre ao alcance das mão.

Uma boa estrutura inicial é considerar uma pasta para cada um dos projetos em que você estiver envolvido, e mais algumas pastas extras para arquivamento das suas categorias de materiais de referência. Você vai identificar com facilidade as pastas extras que necessitar, como a de contas pagas, a de notas fiscais e termos de garantia de equipamentos, a dos seguros e documentos do carro, e assim por diante. Cada pessoa tem seu modelo particular de arquivamento, mas o essencial é que ele seja adequadamente transposto para o conjunto de pastas.

E se você está pensando em começar um arquivo pessoal, o artigo “Organize Yourself- Create Your Own Personal Personnel File” tem uma lista interessante dos documentos não relacionados a projetos correntes (portanto, menos óbvios) que você pode querer armazenar junto, seja em originais ou em cópias, no seu arquivo de consulta permanente. Aí só vai ficar faltando escolher as categorias para compor as pastas ;-)

Alguns exemplos:

• Seus contratos de trabalho: o contrato de trabalho com o empregador atual, com empregadores anteriores, com seus clientes, ajustes, termos aditivos, e tudo o mais que define o conjunto dos seus direitos e obrigações ajustado entre as partes.
• Cópias de todos os documentos pessoais que você assina no trabalho: Muitos documentos que você assina no trabalho podem se estender ao seu interesse pessoal: termos de confidencialidade, responsabilidade sobre patrimônio, uso de carros, notebooks, celular corporativo e mais. Quando devolver este tipo de recurso, exija um recibo também por escrito, e guarde em seu arquivo pessoal. Se for obrigado a comprovar despesas pessoais (por exemplo, em viagens a serviço), guarde consigo cópias das notas fiscais, anotando nelas mesmas as viagens a que se referem.
• Documentos fiscais: não só os emitidos pela Receita! Guarde bem todos os que possam fazer diferença em sua declaração de imposto de renda. Recibos de doações, consultas médicas, serviços que você prestou, e tudo o mais. Guarde também os documentos emitidos pela Receita, é claro: sua declaração, comprovante de entrega, recibos dos pagamentos, etc.
• Tudo relacionado aos seus planos de previdência, seguro e saúde: seja a oficial ou eventuais planos particulares complementares. Contratos, apólices, atualizações, contatos, e toda a papelada que eles entregam, seja assinada ou não.
• Comprovantes de obrigações legais: Já falamos acima sobre os documentos fiscais, mas eles não são os únicos que você precisa guardar praticamente pela vida toda. Comprovantes de votação, de alistamento militar, carteira de trabalho… até mesmo a sua certidão de nascimento entra nesta categoria.
• Histórico acadêmico: diplomas, certificados, histórico escolar, comprovantes de matrícula e freqüência, e tudo o mais que um futuro curso ou empregador pode querer de você. Inclua aqui também os seus artigos publicados, certificados de cursos complementares, seminários e outros eventos.
• Histórico profissional: um bom registro de suas atividades profissionais, datas de início e final de empregos, razão da saída (lembre-se de que este é um arquivo pessoal, e não para consulta por terceiros), cartas de referência antigas, advertências, concursos em que você tenha sido aprovado, certificados, prêmios que tenha recebido profissionalmente, e tudo que possa servir para compor uma retrospectiva de sua carreira, ou um currículo completo.
• Menções na imprensa: esta é sempre uma pasta interessante.

Lendo o arquivo em inglês, publicado pelo Thejobbored, fica claro que há uma preocupação (talvez em segundo plano) em sempre dispor de documentação e evidência caso algum dia seja necessário enfrentar seu empregador, ou um cliente, ou a companhia de seguros, ou um banco, possivelmente em um tribunal. Raramente esta é uma boa perspectiva, mas dispor de arquivos completos e organizados nesta hora é sempre uma razão de preocupação a menos, acredite.

Outras áreas da sua vida podem merecer pastas específicas: o carro, os imóveis, animais de estimação, contratos de câmbio, contratos bancários e de crédito, e tudo o mais. Não há receitas prontas, você precisa encontrar seu próprio caminho. Ainda bem que um pacote de 20 pastas suspensas a mais é bem barato ;-)

Leia o artigo: Organize Yourself- Create Your Own Personal Personnel File. E se o assunto lhe interessa, aproveite para saber um pouco mais sobre GTD, um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados.

A metodologia GTD, ou Getting Things Done, foi descrita inicialmente no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, de David Allen. Os preceitos de Allen (veja um resumo deles na Wikipedia), baseados em idéias simples e relativamente fáceis de manter, por não dependerem de nenhuma técnica complexa nem de suporte tecnológico avançado, vêm ganhando adeptos no mundo todo, e inclusive me inspiraram a criar o Efetividade.net – embora eu esteja longe de ser um dos participantes quase religiosos que seguem à risca os dogmas do “Culto de Allen” ;-)

Mas uma coisa não posso negar: As idéias de David Allen são realmente simples e fáceis de botar em prática, se baseando em uma premissa que qualquer um compreende sem esforço: nossa capacidade de ser produtivos é diretamente proporcional à nossa capacidade de deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas. É preciso criar uma base de organização mental e do ambiente para poder atingir o patamar desejado de produtividade com menos stress, liberando o nosso potencial criativo, como veremos abaixo.

Vídeo apresenta o GTD

E no vídeo acima, de 45 minutos, David Allen explica a um auditório cheio (a platéia estava em pé) no Google sobre o GTD e as chaves para manter um estilo saudável de vida e trabalho. A palestra foi em 19 de outubro, e eu fiquei sabendo pelo blog da Kelly Forrister, que trabalha na empresa de David, e menciona que partes da palestra são novidade até para quem leu os livros do método. O vídeo inclui imagens das transparências dele, também.

Nos comentários tem um link para este outro vídeo com clips de apresentações de David Allen, dando a impressão de que o público não dorme durante as apresentações dele.

E por falar em GTD, veja também o recente artigo da Gina Trapani, fundadora do Lifehacker, explicando como ela pratica uma forma simplificada do GTD. Na matéria com ela e comigo na Rolling Stone de setembro, ela já tinha explicado (e eles publicaram em português, naturalmente) como gerencia a caixa de entrada de e-mails, mas neste artigo ela esclarece os demais aspectos que aplica. Vale a leitura.

Se você quer saber mais sobre GTD, leia também:

• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados
• Getting Things Done: Um resumo do GTD em 2 parágrafos, pelo próprio autor do método
• GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal
• GTD: CNN Money entrevista David Allen, autor de Getting Things Done
• A diferença entre agenda e lista de pendências, segundo o GTD