Já tratei do assunto diversas vezes aqui no Efetividade.net, incluindo menções ao engenhoso todo.sh (mais apropriado à turma do Linux e Mac), o criativo mural de Post-Its e várias outras maneiras menos incomuns.

Mas hoje é a vez de perguntar a vocês, conforme conversamos na semana passada. Queremos saber quais as ferramentas de produtividade (no caso da semana corrente, especificamente as de listas de pendências) que os leitores do Efetividade preferem, e para isso nada melhor do que perguntar diretamente a vocês, certo?

Antes de prosseguir, entretanto, quero esclarecer: lista de pendências não é a mesma coisa que agenda de compromissos – e nas próximas semanas eu também perguntarei a vocês quais suas ferramentas preferidas para gerenciar suas agendas de compromissos. Mas hoje é a vez das listas de pendências e tarefas.

Como responder

Como já conversamos quando propus a vocês esta série (que inicia hoje) em que tentaremos identificar as ferramentas preferidas de vocês para vários aspectos da produtividade pessoal, a ideia é ser inclusivo.

E ser inclusivo, neste contexto, significa que vale aplicativos para Linux, Mac, Windows, web, MSX, CP-500, smartphones diversos, truques mentais, ferramentas em papel, ferramentas de mesa, de parede, etc.

A participação de vocês deve ocorrer ao longo da próxima semana (até domingo, 5 de setembro), nos comentários desta notícia, e não há formato definido, mas eu gostaria que, para que a participação fique mais completa, vocês fossem específicos sobre alguns aspectos essenciais, tais como:

• o nome da ferramenta,
• onde pode ser obtida,
• a facilidade de ativação e uso,
• as vantagens percebidas
• se tem custos específicos,
• os requisitos para seu uso (por exemplo, se é para Mac, ou para celulares Blackberry, ou exclusivo para quem tem agendas Filofax).

Mas não precisam exagerar: usem as informações que melhor se aplicarem. Mesmo se alguém já tiver mencionado a sua ferramenta preferida, você pode acrescentar algo de válido falando sobre o seu caso de uso específico.

Na semana posterior (ou seja, de 6 a 12 de setembro) eu publicarei um artigo sintetizando as opções trazidas por vocês, acrescentando meus comentários e falando também sobre as ferramentas que eu uso.

E para estimular a participação…

Imagino que vocês vão ter interesse em participar espontaneamente, mas para estimular ainda mais, vou colocar dois brindes condicionais:

• O primeiro brinde vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 20.
• O segundo vai ser sorteado na data da publicação do resultado, entre os participantes completos, mas apenas se o número de participações completas for igual ou superior a 50.

Portanto, não esqueça de avisar aos amigos para que eles também participem, e assim aumente a chance de chegar a haver os sorteios (já que os brindes aqui do Efetividade costumam ser bem interessantes!)

Entenda-se por “participação completa” aquelas em que o autor do comentário tratar especificamente sobre suas ferramentas preferidas para listas de pendências, e der detalhamento suficiente sobre as ferramentas que usa (veja acima uma lista das principais características que você não deveria deixar de abordar, quando aplicáveis). Vou ser flexível na hora de avaliar, mas não a ponto de ser leniente com cópias ou participações apressadas demais ;-)

Os brindes serão definidos ao longo da semana (conforme os requisitos forem sendo alcançados, se forem!) mas pretendo manter a linha adotada nas promoções recentes: gadgets para uso em produtividade pessoal, cadernos e blocos caprichados, e similares.

Importante: comentários participando do diálogo, complementando as particiações dos demais, fazendo perguntas, etc. são muito bem-vindos também, mas não participam do sorteio e nem da contagem. Cada pessoa só participará uma vez do sorteio, mesmo que mencione múltiplas ferramentas. Casos omissos serão decididos soberanamente pela administração do site. Os Termos de Uso do site serão aplicados normalmente aos comentários da promoção.

Agora é com vocês

Estou bem curioso para saber quais as ferramentas de produtividade mais populares em PCs, na web e nos principais smartphones, e imagino que surgirão algumas bem criativas e inesperadas.

Comentem, detalhem, referenciem, pois agora o conteúdo virá de vocês! E lembrem-se: a pergunta é sobre as ferramentas que vocês realmente usam, e não as que vocês ouviram falar, ok?

Estou meio sumido daqui devido ao acúmulo de atividade profissional, mas essa dica me trouxe um resultado tão positivo que resolvi compartilhar com vocês.

Desde dezembro eu comecei a prever e registrar as tarefas periódicas de limpeza da casa, hábito que eu também tinha quando morava sozinho e não queria me limitar a limpar os cômodos apenas quando já estivessem visivelmente precisando.

Não precisamos exagerar…

O motivo do registro continua o mesmo, embora hoje a situação seja bem diferente: contamos com o serviço de uma diarista, que comparece 3 vezes por semana. Mas sem um pouquinho de controle, ela acabaria se concentrando em limpar sempre os mesmos cômodos, antes de precisar, deixando outros de lado – em outras palavras, alocando mal os recursos disponíveis.

Uma alternativa que funciona bem (embora com um esforço acumulado muito mais elevado) é gerenciar diretamente as atividades domésticas enquanto elas estão ocorrendo, no papel de supervisor ou capataz. Nossa escolha é diferente: preferimos preparar antecipadamente uma lista do que precisa ser feito, combinar como as tarefas serão avaliadas, e deixar a operacionalização nas mãos de quem vai executar.

A ferramenta: uma lista genérica de tarefas domésticas

Eu comecei a estudar a melhoria do gerenciamento das atividades de manutenção da nossa casa em dezembro, e apliquei a velha máxima: “não se pode gerenciar o que não se mede”. E a medição, neste caso, é simples: basta produzir as listas com alguma atenção (para evitar descrever a mesma tarefa com palavras diferentes), e guardar todas as listas ao longo de algumas semanas, para aí fazer uma contagem simples das tarefas que mais se repetem, e sua frequência relativa.

Excesso de gerenciamento não é bom para ninguém

No começo eu fiz as listas diariamente no OpenOffice, depois desenvolvi um script simples para gerá-las em HTML a partir de um menu, mas depois que levantei os números envolvidos, percebi que nada disso era necessário já que:

• Algumas tarefas (como “recolher as roupas do varal”) se repetiam absolutamente todos os dias, no início ou no final da lista
• É bem pequeno o número de tarefas genéricas (“faxinar o cômodo X”) que se repetem com grande frequência,
• Um número infindável de tarefas mais simples e específicas (“limpar o interruptor do corredor”) aparecem apenas uma vez, tornando um pouco ineficiente a ideia de sistematizar seu cadastramento prévio em um sistema.

Mas a mesma análise dos números levou a uma conclusão simples: seria possível produzir uma lista genérica contendo todas estas atividades repetitivas, para que a cada dia marcássemos com um X as que deverão ser realizadas, e deixar um espaço para escrever manualmente as pequenas tarefas específicas que não poderiam ser sistematizadas com eficiência.

A lista genérica de tarefas da minha casa ficou assim

A imagem acima está quase em tamanho natural. Cabem 2 listas por face de uma folha de papel A4, e eu as imprimo em folhas já usadas de um lado, em qualidade de impressão rascunho.

Depois é só marcar X nos quadradinhos certos, e fixar com um imã na porta da geladeira. Conforme vão sendo executadas as tarefas, elas vão sendo riscadas com um pincel atômico, e assim ficamos sabendo quando exageramos na alocação (sobram muitas tarefas sem completar) e também quais tarefas precisam ser repetidas na próxima lista, por não terem sido executadas.

Os arquivos para download (para você editar e adaptar às rotinas da sua casa) estão disponíveis abaixo.

Gerenciamento de processos domésticos

A lista genérica acima não indica os ciclos (isso é algo diferente em cada casa), mas diferencia, para cada cômodo, as faxinas “completas” e “rápidas”, sendo que as primeiras são aquelas que minha avó chamava de “de cima abaixo” – paredes, embaixo e atrás da mobília, bater tapetes, limpar vidraças, etc. Já as faxinas rápidas são aquelas de manutenção: remover poeira aparente, dar ordem ao que estiver bagunçado, varrer o chão exposto, e era isso.

Gerenciar exige esforço, mas não gerenciar exige mais

Assim, quando vamos definir o que vai ser feito em um determinado dia, podemos considerar nosso ciclo doméstico e escolher qual cômodo terá a faxina completa (até 2 por dia), quais terão faxina rápida (até 3 por dia), e sobra algum tempo para as demais tarefas anotadas no alto da folha (algumas das quais, por serem repetitivas, constam no quadro “Tarefas Comuns”, facilitando a marcação).

Note que a lista tem também 2 quadros fixos e previamente preenchidos, contendo as tarefas que precisam ser cumpridas todos os dias ao iniciar os trabalhos e antes de encerrá-los. Assim quem vai executar não esquece, e quem solicita também fica sem condições de dizer que algo “é óbvio que tem que ser feito todo dia” sem nunca ter avisado – é bom para os 2 lados ;-)

Os arquivos para download

Para usar a lista genérica você precisa adaptá-la aos cômodos e tarefas da sua casa.

Eu criei o documento no BrOffice (arquivo ODT – OpenDocument), e exportei em 2 formatos (DOC e DOCX) para quem prefere o Word. As 3 versões podem ser obtidas nos links abaixo, mas não posso me responsabilizar pela qualidade da conversão para Word:

• Download em formato DOC (exportado para o Word 97 a 2004)
• Download em formato DOCX (exportado para o Word mais recente)
• Download em formato ODT (Opendocument – original, documento criado no BrOffice)

Exercício para o leitor: foco na qualidade

Todo mundo que estudou sobre qualidade sabe o quanto o simples ato de registrar como devem ser feitos os procedimentos tende a melhorar a execução e o resultado, porque quem solicita e quem cumpre passam a ter um critério único (e objetivo) de aferição, que também serve como guia.

Na nossa casa temos uma segunda folha, que não reproduzirei aqui (já seria exposição demais) detalhando as atividades mais importantes: o que exatamente significa a “geral diária” da cozinha, quais os passos de uma faxina completa e de uma faxina rápida, detalhes específicos de alguns cômodos, etc.

É apenas uma folha A4, permanentemente fixada à porta da geladeira, e causou grande ganho na qualidade do serviço: a diarista pode consultar sempre que necessário, e quando notamos que algum serviço está constantemente deixando a desejar, alteramos a descrição para esclarecer o ponto em que está acontecendo a falha, e aí conversamos com ela sobre a alteração e a nova referência. Tem funcionado muito bem.

Sugiro que você produza um guia similar – é fácil de fazer e de manter, e faz maravilhas pela qualidade do resultado.

Leia também nosso artigo anterior sobre listas de compras permanentes.

Um ponto complicado no ciclo

Na prática é um mês quase como os outros, mas há toda uma carga de encerramento de um ciclo e antecipação do início de outro, de festejos e solenidades para muitos, de introspecção e alguma depressão para alguns, de correria para tantos, e de pausa e calma para poucos privilegiados.

Apesar dos esforços, poucos de nós são tão organizados e eficazes quanto gostariam. As pendências se acumulam, e mesmo quem consegue fechar suas listas de atividades semanalmente, muitas vezes sabe, no íntimo, que tem algumas pendências que não chegaram a ser registradas na listinha – nem mesmo na lista do “Algum dia/Talvez” que os adeptos do GTD (um bom método de organização e produtividade pessoal) se acostumam a manter.

Alguns destes projetos deixam de ser listados por serem triviais demais (como fazer uma boa faxina nos contatos do MSN e GTalk), chatos demais, ou mesmo grandes e custosos demais. E como o próprio GTD nos ensina bem, o fato de eles existirem e não estarem registrados não é positivo: o melhor é registrar e começar a tentar lidar com eles de alguma maneira, nem que seja analisando e concluindo definitivamente pela sua inviabilidade – e aí riscando-o de vez da lista e da mente.

O “Algum dia/Talvez” nunca chega – arregace as mangas!

Ter uma lista de pendências separada para os projetos guardados para “algum dia” é uma boa idéia para que eles deixem de ficar soltos na cabeça, mas o fato é que esta é uma data que nunca chega – de vez em quando você precisa arregaçar as mangas e de fato começar a colocar em prática algum deles, mesmo sabendo que eles estão em uma lista separada justamente porque não é conveniente tratar de todos eles agora.

O ciclo não acaba

Mas o final do ano, com toda sua correria, é um bom momento para começar a colocar em prática as tarefas que ficaram para trás, e alguma destas que você não quis se comprometer a fazer desde já.

Como eu já havia escrito em 2006, estamos em um bom momento para começar a fazer alguma coisa para conseguir virar o ano com a lista de pendências zerada. Mas se contentar só com isso é apenas eficácia – é o “não fez mais que a obrigação” que já ouvimos tantas vezes na vida.

O passo a mais, que se encaixa bem melhor no conceito de Efetividade, porque transforma de maneira positiva o nosso ambiente, é aproveitar para fazer também algo que esteja ao nosso alcance para fazer um mundo melhor (ou uma família melhor, uma equipe melhor, um bairro melhor, etc.). Além de bater todas as suas metas e zerar todas as suas caixas de entrada, que tal aproveitar para:

• Tomar a iniciativa de ligar para aquele amigo ou familiar com quem perdemos contato por alguma discordância da qual nem lembramos mais?
• Organizar um mutirão para alguma limpeza, organização ou melhoria na casa da família, na empresa, ou na associação do bairro?
• Selecionar livros que não mais serão lidos, e doá-los a alguma escola ou abrigo?
• Dar o primeiro passo em algum projeto pessoal adormecido?
• Atualizar o seu currículo, vencendo o medo de que isso vá expor a você uma situação desagradável de atualização profissional ou de diferenciais?
• Encontrar um curso de formação ou especialização que vá abrir no início do ano que vem, e dar um jeito de ter tempo e condições para frequentá-lo?
• Organizar uma campanha interna para dar cestas de Natal melhores para algumas das pessoas que você quase não percebe ao seu redor durante o ano todo?
• Identificar o que teria estado ao seu alcance, ao longo do ano, para ter mais qualidade de vida, e planejar para que no próximo ano as mesmas oportunidades não sejam perdidas?

Minha proposta de plano de ação

Note que não estou falando de “resoluções de ano novo” – a idéia é encontrar algo para começar a ser feito agora mesmo – e se possível completar antes do ano acabar.

Eu já identifiquei meus 2 projetos extras, e ambos repetem algo que já fiz no passado: doar alguns livros técnicos atualizados (mas usados) à biblioteca da escola técnica em que fiz o ensino médio, e organizar a doação, antes do início do próximo ano letivo, de um ou mais computadores em bom estado de funcionamento para alguma escola pública que ainda não tenha nenhum. Naturalmente, isso é em complemento aos demais itens que já estavam na minha lista de pendências.

Para encontrar os seus projetos paralelos, proponho a Metodologia Campos de Priorização de Projetos Esquecidos, na sua modalidade mais simples (só tarefas curtas), para iniciantes:

Que tal parar neste momento o que você ia começar a fazer, pegar uma folha em branco, reservar 25 minutos, e anotar todas as pendências de baixa prioridade que você vem deixando para depois ao longo do ano todo? Pode ser “de cabeça”, ou consultando a sua agenda ou caixa de entrada. Após anotar todas, faça uma marcação ao lado de cada uma em que houver possibilidade de realização em menos de 2h contínuas. Após identificar as que podem ser feitas em 2h, indique em que dia das próximas 2 semanas você pretende realizá-las.

Como tópico adicional, recomendo começar pelas tarefas mais difíceis da lista. Conforme você for avançando no método, poderá fazer novas rodadas (quem sabe trimestralmente?) aumentando o grau de complexidade das tarefas: selecionando as que podem ser resolvidas em até 2 sessões de 2h cada, as que podem ser resolvidas sem apoio externo, as que podem ser cumpridas em menos de uma semana, e por aí vai.

Não morda mais do que você consegue mastigar

Como em quase tudo na vida, o ideal é saber pensar grande mas começar pequeno. Não selecione mais projetos do que você conseguirá lidar – eu selecionei 2, mas ambos são de baixa complexidade. Na prática, são atividades que eu poderia fazer em qualquer mês do ano, mas a chegada de dezembro é o gatilho que faz surgir a iniciativa.

Alguns projetos extras podem ficar bem no seu currículo

Se for o caso, mate mais coelhos com uma cajadada só: o seu projeto extra pode servir para ajudar a segurar seu emprego, ou mesmo para enriquecer seu currículo ou preparar um retorno ao mercado de trabalho. Nada disso é fácil, mas algumas pessoas conseguem – e as que não chegam a tentar raramente estão entre elas.

Só não recomendo começar especificamente nesta época projetos que envolvam dietas ou frequência a cursos: o período não é propício, seja pelo calendário apertado de eventos e feriados, seja pelo cardápio típico destes eventos – se você não fez ao longo do ano, tentar de novo agora pode ser desmotivante. Mas, até mesmo nestes casos, a sua coragem e capacidade de realização são o limite.

Faça um dezembro melhor! Quem sabe, como bônus, você não acabará ganhando mais pontos na avaliação que Papai Noel fará de você?

Explico: já sou suficientemente produtivo e eficiente para me satisfazer nestes aspectos. Posso não ser nenhum primor, nem me aproximar do record mundial de produtividade pessoal, mas já algumas vezes aqui no Efetividade.net eu bati na tecla da atenção aos exageros.

Como ilustrar qualidade de vida sem ser alegórico?

Afinal, a partir de um certo grau de eficiência, os investimentos necessários para elevar mais graus podem não ser mais compensados pelo resultado prático que será alcançado, em termos de produção, de meios ou de satisfação – e este grau varia a cada situação.

A pergunta que sempre me faço é: “Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?” Dependendo da situação, a pessoa luta pelo aumento da sua produtividade quando já não está mais ganhando com isso, e nem percebe – faz porque acha que é o certo, mas pode haver coisas bem mais certas a fazer antes.

Eficiência, produtividade e efetividade

Trabalhar com base em conceitos (e eles estão explicados na apresentação do site) pode complicar quando não estamos sendo tão precisos e objetivos como se estivéssemos em um laboratório.

Mas dá de tentar o enfoque prático, tomando emprestado de mim mesmo um trecho de texto anterior, já mencionado acima. Vamos a ele:

Pessoalmente, traço sempre uma linha clara: o objetivo não pode, ou ao menos não deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – estes ganhos devem ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – me aproximando da Efetividade conceitual e passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Exagero, preciosismo e interesse

Antes de prosseguir, quero antecipar uma exceção, antes que alguns de vocês se sintam criticados (e não estou criticando ninguém).

Existem várias razões válidas para que alguém que já é suficientemente produtivo continue investigando novas técnicas e ferramentas. Em tese elas podem reduzir o esforço, o custo do trabalho, remover tarefas enfadonhas, etc. – sempre há espaço para progredir.

“Troféu Joinha” para quem perde eficiência ao procurar saber mais sobre produtividade

A questão que trago é apenas a do ganho agregado real: a partir de um certo ponto, a soma do esforço que você gasta investigando, adquirindo e testando novas técnicas e ferramentas de produtividade podem superar o ganho real trazido pelas que forem bem-sucedidas.

Mas se você perceber isso e quiser mesmo assim prosseguir, vá em frente. Há inúmeras razões válidas e objetivos específicos que podem justificar isso de forma legítima. Interesse diletante, curiosidade científica, insatisfação latente, etc. – o essencial é estar consciente do efeito e da causa.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas?

Isso nos conduz ao ponto central abordado no título: temos cada vez mais autores, métodos e ferramentas voltados ao aumento da produtividade pessoal, da eficiência, da maximização do uso do tempo, etc.

Para quem tem interesse inicial no assunto, partindo de uma situação pouco organizada, ineficaz, improdutiva, etc., provavelmente boa parte destes métodos e ferramentas podem trazer grandes saltos à frente, se forem bem empregados. Tomara que muitos continuem sendo escritos!

Mas para quem já avançou, ou parte de uma situação melhor estruturada, continuar lendo cada novo livro, comparando com os anteriores, procurando novas inspirações e dicas, etc. começa a ter ganho real cada vez menor, a ponto de se tornar um obstáculo ao objetivo pretendido.

Para mim, assumir (ainda que brincando) que o que eu quero é ser mais eficiente para que assim sobre mais tempo para poder jogar videogame ou tocar guitarra é uma forma de manter em vista este aspecto da efetividade que conduz à qualidade de vida, e não a produzir cada vez mais, sem limite e com acréscimo de ganho agregado cada vez menor.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas!

Claro que minha situação é um pouco diferente, porque afinal de contas eu escrevo sobre isso pra vocês, então preciso continuar lendo, analisando, comparando e concluindo. Mas já faz tempo que o meu foco nisso não é mais empregar as novidades na minha vida pessoal (embora de vez em quando alguma idéia interessante de fato acabe entrando pro cabedal).

Este ainda está em pré-venda

Por isso continuo lendo, aprendendo e (um pouco menos) praticando as novidades. E posso compartilhar com vocês uma conclusão pessoal: o livro de produtividade pessoal que mais fez diferença para mim foi o do David Allen apresentando o método GTD.

Depois dele continuei lendo muita coisa que poderia recomendar (e por vezes recomendei mesmo, aqui no site), mas hoje vejo como especialmente relevantes os livros do Christian Barbosa, que escreve sob uma perspectiva brasileira que faz diferença na hora de entender.

Quanto às ferramentas: são tantas… pessoalmente uso todos os dias algumas bem variadas, incluindo:

1. arquivo de pastas suspensas
2. rotulador
3. 2 monitores
4. escritório organizado
5. escrivaninha organizada

E nenhuma delas ganha da dupla campeã absoluta: papel e caneta para registrar e controlar as pendências, contatos, agendamentos e anotações.

É campeão!

Esquecer o smartphone ou o netbook em casa tem impacto no meu dia de trabalho, claro, mas estar sem meu bloquinho e alguma caneta (Bic serve bem!) é o que tem mais potencial de arruinar tudo.

O que realmente faz a diferença

Minha abordagem sobre o tema não é científica, portanto vou me permitir ser curto. Para mim, o que faz a diferença maior no sucesso da adoção de alguma estratégia de produtividade pessoal é o seguinte conjunto ordenado de fatores:

1. Foco em um objetivo, para saber onde chegar e quando parar.
2. Comprometimento, para não ficar só lendo livros e artigos, sem jamais colocá-los em prática. Escolha um (ou adapte um) e faça acontecer!
3. Persistência, porque no começo nunca é fácil. O universo conspira para que não consigamos mudar nossos hábitos!
4. Senso crítico, tanto para escolher um método bom, quanto para saber cortar dele o que não se adequa à sua realidade.

Tendo estes 4 fatores, e mais um método de produtividade que funcione minimamente bem, você chega lá. Sem eles, talvez seja necessário mais esforço – mas não conte com os livros para fazer surgir estes fatores – eles (e eu) só podem mencionar a importância, é você que precisa encontrá-los dentro de si.

E assim, sem mais delongas, concluo este longo desabafo. Se alguém lhe disser que você tem que continuamente melhorar sua produtividade (o que pode ser verdade, dentro de determinados limites e situações), sempre pare para pensar quem está ganhando mais com isso, e se você está, de fato, ganhando algo que compense o esforço – e se este algo é suficiente para preservar a situação que lhe conduz a isso!

E você tem um motivo extra pra seguir o @efetividadeblog, se já for usuário do Twitter: nos próximos 10 dias vai rolar um sorteio com brindes – ainda secretos – bem legais. Já adianto: estes brindes são ferramentas de produtividade pessoal bem efetivas, tenho certeza de que vocês vão gostar! (eu já estou usando a minha)

O primeiro dos brindes eu já avisei: será sorteado entre os primeiros 100 seguidores do @efetividadeblog, completados ontem e já devidamente anotados no meu caderninho de sorteios. As condições dos demais sorteios eu ainda vou escolher, mas provavelmente terá também um específico pra sortear entre as pessoas que espontaneamente ajudarem a divulgar o @efetividadeblog no próprio Twitter, como já fizeram o @tonycelestino, @kernnerd, @bernardopina, @wladi, @jcbarbosa, @pemarcondes e @micheljuca. Obrigado! Mas sem spam, ok? Apreciem com moderação ;-)

Lidando com projetos problemáticos

A especialização em Gerenciamento de Projetos já acabou faz alguns meses, mas acho que ainda não me recuperei completamente: quando vi a imagem abaixo, em meio a várias outras fotos de surf, a primeira coisa que me veio à cabeça foi: “Chega um ponto em que não dá mais pra salvar o projeto, só tentar reduzir os danos“.

Note onde está a prancha, e o tamanho da onda que vai atropelar o atleta

Mas eu moro no litoral, então alguns segundos depois eu pensei no que seria mais natural: “Esse cara deve ter tido tempo de rezar bastante embaixo da água até conseguir vir à tona respirar depois de a onda deixar ele pra trás”. O que você acha?

De qualquer maneira, o tema do que fazer quando um projeto começa a deixar claro que não vai poder alcançar o sucesso é bastante interessante. Tem as decorrências óbvias da tripla restrição (o responsável pode optar por tentar aumentar o prazo, reduzir o escopo ou obter mais dinheiro), mas também tem a possibilidade de passar-se em algum momento para uma fase de controle e redução de danos.

O Ricardo Vargas, autor de vários livros sobre GP, tem um podcast de 5 minutos sobre isso. Se você tem interesse no assunto, não deixe de ouvir!

Nossa vida corporativa

Ao longo da semana, colecionei alguns links interessantes sobre empregabilidade e a vida corporativa.

Começando por um assunto campeão de audiência: “Saiba como “vender seu peixe” na entrevista de emprego“, com uma especialista analisando em vídeo o comportamento de alguns candidatos em entrevistas. Se você vai encarar uma entrevista, recomendo ler também meu artigo “Entrevista de emprego: como se sair bem – parte 1: antes da entrevista” – e os links a partir dele.

Passando para outro tema interessante, especialmente se você souber usar sem abusar: o relacionamento com os chefes. O G1 publicou “Saiba como ter um bom relacionamento com o seu chefe“, com dicas (talvez excessivamente genéricas) para vários perfis. A Época foi para o lado escuro do tema, e publicou “Você sabe enrolar seu chefe?” – eu fiz o teste, e descobri que não sei. E o Lifehacker fez uma pergunta interessante: “How Do You Deal with a Bad Boss?”

Aqui no Efetividade já tratamos de temas relacionados algumas vezes. No momento recomendo reler: “Como liderar seu chefe – a dica de Stephen Covey” e “Política do escritório: como sobreviver – e vencer“.

Recados paroquiais

O Efetividade gosta de ajudar a divulgar iniciativas e produtos que possam interessar aos seus leitores, portanto vamos a alguns dos que chegaram na minha caixa de entrada:

1. A Nathalia, da Você SA, entrou em contato para avisar que “a revista lançou recentemente uma nova versão do site (http://vocesa.abril.com.br) e uma das maiores novidades é a seção especial para jovens que ainda estão decidindo o que fazer no mercado de trabalho. Além de um Guia de Profissões e testes sobre perfil profissional, também existe a seção ‘Tira-Dúvidas’ onde os visitantes podem conferir dicas a respeito de estágios e de trainees“. Não é minha revista preferida, mas do site eu gostei mais – tem informação relevante na medida certa, e dá de escolher só o que interessa. O que vocês acharam?
    
   

2. A Aline, da editora M.Books, foi extra-simpática ao enviar para mim, além do release e da imagem do livro “Liderança passo-apasso“, vários informações que me despertaram a vontade de adquirir meu exemplar. Gostei de uma frase da descrição oficial: “É uma maneira abrangente e rápida para o leitor entender as questões significativas envolvidas na realização das coisas certas quando estiver encarregado dos resultados.” Alguém aí já leu? E já que estamos no assunto, aproveito para recomendar 3 artigos anteriores aqui do Efetividade:
   • Liderança: saber os conceitos não é o suficiente.
   • Liderança e Motivação: como liderar nos momentos difíceis
   • Liderança: Aprenda a ser um bom ouvinte

    

3. Pra fechar, o Marco Darvas avisou sobre esta entrevista em vídeo que ele concedeu, tratando de gerenciamento de tempo. Ele é da nossa vizinhança: atua como coach de produtividade pessoal, embasado nos ensinamentos de David Allen (autor do método GTD) – que ele teve oportunidade de conhecer pessoalmente. É interessante, assista! Gostei da parte em que ele trata dos erros comuns… Aproveitando, recomendo este artigo que trata do aspecto do gerenciamento do tempo que mais me interessa: “Aproveitando melhor o seu tempo livre em casa, mas sem chegar atrasado aos compromissos“.

Cenas dos próximos capítulos

Na semana que vem provavelmente teremos aqui no Efetividade um artigo (já bem encaminhado, no momento) sobre como lidar melhor com os Sistemas de Informações que criamos sem perceber (ou de propósito mesmo) em nossas vidas, aplicando o Teste de Drucker como forma de verificar se eles estão atingindo seu objetivo estratégico essencial.

Também devemos ter um artigo descrevendo os brindes da promoção mencionada lá no alto do post. Já mencionei que são bem legais? Já estou usando o meu!

Faz um tempo que eu leio sobre a ‘metodologia’ GTD para gerenciar as coisas a se fazer na vida. O Lifehacker é um grande adepto e o Efetividade.net do Augusto Campos é um poço de win sobre o assunto, praticamente um espelho do 43 Folders que também é fantástico. O GTD é descrito no livro homônimo de David Allen e descreve formas interessantes e bem pensadas de aumentar a produtividade e melhorar o controle do tempo, das coisas a se fazer e de projetos em geral. O livro foi traduzido e pode ser encontrado no Brasil com o nome A Arte de Fazer Acontecer.

Uma das coisas que ele descreve no livro é um sistema de organização/arquivamento chamado tickler file ou mais famoso como 43 Folders (43 Pastas). É um sistema engenhoso, mas quando eu pensei bastante achei que ia gastar espaço demais, então criei um sistema parecido usando um fichário de pinho 5×8 e divisórias numeradas de 1 a 31 e com os 12 meses do ano:

No link abaixo, publiquei um texto descrevendo como eu adaptei a idéia do 43 Folders para usar um fichário menor e mais compacto.

Referência: http://core.eti.br/2008/11/30/43-fichas/

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a José de Paula E. Junior (coredump) pelo envio deste material.