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Planejamento de Apresentação: 7 perguntas para identificar seu público

augusto — Thu, 04 Aug 2011 12:14:01 +0000

O sucesso (em termos de número de visualizações) que o artigo de segunda-feira sobre como enriquecer apresentações e relatórios fez me leva a aproveitar o interesse de vocês evoltar ao tema, mas aproximando-se dele por outro lado: não o da execução, mas o do planejamento.

Quando você vai apresentar algo a uma plateia (seja uma sala de aula, um grupo de clientes, colegas de equipe, outras equipes da mesma empresa, etc.), uma realidade prática é que as pessoas não vão até lá para ver você, nem para apreciar o material que você trouxe: elas estão lá para ver o que você tem para ela.

Todo aluno de universidade já deve ter tido a experiência de um professor que não se dá ao trabalho de adaptar suas aulas ao público: os mesmos slides, apostilas, exemplos e exercícios sobre estoques que ele preparou para apresentar em uma cadeira de logística na 8a. fase de um curso de Engenharia de Produção em 2003 acabam sendo apresentados para uma turma de 4a. fase de Administração na cadeira de contabilidade de custos em 2009, e ele acha que a mensagem será passada igualmente para ambos.

Adaptando a mensagem ao público

Mas este professor folclórico geralmente está enganado: a mensagem não será igualmente aproveitada, a não ser que seja por ter havido um nivelamento por baixo, deixando de lado os interesses específicos que cada um dos 2 públicos aproveitariam mais.

No livro Slide:ology, publicado pela O’Reilly (e, no Brasil, pela Uiverso dos Livros), a autora destaca a importância de estudar previamente as características da plateia, para adaptar a ela não apenas a mensagem e o evento, mas também o material e a apresentação em si.

Para ela, o mais importante é conseguir transmitir para aquele público específico a sua posição, e influenciar o que ele fará após sair da sala de reuniões – ou seja, fazê-lo agir.

Para isso, ela propõe um conjunto de 7 perguntas que você mesmo deve responder previamente para definir o seu próprio curso de ação, permitindo satisfazer e superar as expectativas do público sobre a apresentação e transformá-lo em um grupo de agentes da sua causa.

As 7 perguntas para conhecer previamente a sua plateia

Para mim, as perguntas cruciais são as de 3 a 6 – se você conseguir acertar em cheio a resposta de pelo menos 2 delas, e ajustar sua apresentação de acordo (evitando os 7 pecados capitais do PowerPoint), a chance de atingir o seu público se multiplica!

1 – Como ela é? Não apenas no sentido demográfico (faixa etária, gênero, formação, …) e psicológico, mas até no nível pessoal. Monte um cenário dos interesses, hábitos e preferências do seu público, e use esta informação para definir seus exemplos, seus adjetivos, sua linguagem, etc.

2 – Por que ela está aqui? Ela vai vê-lo tentando conseguir o que? Estão ali porque querem, ou é uma participação compulsória? Eles querem algo que você possa oferecer, ou estão ali para satisfazer algum outro interesse (por exemplo, um certificado de participação em evento)?

3 – O que lhes tira o sono? Qual o grande problema que aflige coletivamente a essa plateia? Mesmo que a sua apresentação não seja especificamente sobre ele, colocá-la no mesmo contexto vai garantir mais identificação e atenção.

4 – Como você pode resolver o problema dela? É bom que você possa resolver algum problema desta plateia, afinal de contas. E a forma como pretende fazê-lo deve ser exposta.

5 – O que você quer que ela faça? Quando você apresentar seu agradecimento final, cada pessoa da plateia vai perguntar “e daí?”, ou “e agora?”. Tenha certeza de que a resposta para esta pergunta está claramente apresentada na sua mensagem e será lembrada neste momento.

6 – Como ela deve resistir? É provável que a sua apresentação esteja propondo alguma novidade que implique em mudança. E boa parte das pessoas resistirão a mudanças – mesmo quando elas forem claramente positivas. Identifique de que maneiras esta plateia especificamente irá resistir.

7 – Como você pode melhor atingi-la? Cada grupo tem suas peculiaridades, e cabe a você pensar em como adequar o momento da transmissão da informação: a organização da sala, o material de apoio distribuído (antes ou depois? depende), as formas de contato adicionais, etc. – adapte-se ao público.

De posse das 7 respostas – que podem ser obtidas por levantamento de dados ou por estimativa, se o público for bem conhecido – adapte-se e tenha a certeza de que as chances de influenciar estarão a seu favor!

Comunique-se efetivamente usando melhor suas tabelas e gráficos

augusto — Mon, 01 Aug 2011 12:16:50 +0000

Tabelas com dados numéricos são quase lugar-comum em relatórios e apresentações, seja no meio corporativo, seja na escola e faculdade.

O conteúdo que elas apresentam frequentemente é o próprio núcleo do que vai ser apresentado. Por exemplo:

as vendas do ano, por filial, trimestre a trimestre
a evolução da participação no mercado, mês a mês
o resultado dos testes realizados com cada uma das amostras no laboratório
a expectativa de retorno de cada uma das alternativas de investimento
etc., etc., etc.

Mas mesmo quando esta presença é mesmo inescapável, muitas vezes basta um pequeno cuidado na organização visual da tabela para garantir que a tabela incluída no seu relatório ou apresentação seja um elemento efetivo para comunicar a sua mensagem, e não seja vista simplesmente como um amontoado de números que está ali para ilustrar a explicação associada e satisfazer algum requisito formal.

Hoje veremos algumas dicas para aproveitar as ferramentas de formatação de dados amplamente disponíveis no século XXI, para não correr o risco de que seus relatórios tragam tabelas que pareçam uma herança de 4 décadas atrás ;-)

Todos os exemplos a seguir são baseados nos números da edição de 1/7/2011 da pesquisa NetMarketShare sobre a participação dos navegadores web no mercado mundial, e usam um estilo padrão do PowerPoint, embora se apliquem igualmente a tabelas produzidas em qualquer aplicativo.

Fazer o básico demora só 1 minuto a mais

A imagem abaixo mostra o tratamento lamentável dado a tabelas numéricas em muitas apresentações e relatórios:

Uma tabela assim “acontece” quando o autor do relatório ou apresentação se restringe a copiar e colar no editor de texto ou no programa de apresentação a planilha que ele usou ao longo de seus estudos.

Veja os pecados capitais cometidos:

O título não dá nenhuma pista do que a tabela significa
As letras estão ilegíveis (porque estão no mesmo tamanho de fonte em que estavam na planilha)
Os textos estão “sambando” no espaço enorme das células da planilha

Frequentemente os autores param por aí mesmo, mas bastaria um ajuste rápido para garantir um mínimo de entendimento e legibilidade bem superior:

Note que bastou inserir um título descritivo do conteúdo, deslocando para o rodapé a necessária referência da origem dos dados), e um ajuste simples do tamanho das fontes, para a tabela passar a ter um sentido em si mesma, e um grau de legibilidade bastante superior à original.

As árvores e a floresta

Na tabela acima, apesar do ganho de legibilidade já alcançado, o autor permanece apresentando um conjunto de 50 números, e se o leitor quiser tirar uma conclusão sem recorrer a material adicional, terá que providenciar a sua própria análise, que pode ou não conduzir à conclusão que o autor gostaria de destacar.

Mas a necessidade de apresentar a floresta não impede que a árvore que interessa seja destacada!

Vamos imaginar que aquela tabela está presente porque o autor deseja apontar que no início do ano o Firefox passou a estar abaixo da faixa dos 22% pela primeira vez em vários anos. Que tal usar um título mais objetivo e aproveitar alguns recursos gráficos para apontar este momento específico?

Note a diferença: a coluna do Firefox e a linha do mês em que ocorreu o fato estão em destaque, bem como o cruzamento delas. Apesar de os 50 números permanecerem na tabela, é provável que o leitor olhe diretamente para este que interessa, e depois procure, no título, o que ele significa.

Além disso, aproveitei para corrigir mais um problema do layout: o alinhamento à esquerda é ótimo para a planilha, mas a centralização horizontal funciona melhor nesta tabela.

Só que a coluna vermelha ficou feia, né? Vamos dar um jeito:

A versão acima usa um recurso gráfico adicional para indicar a tendência de queda contínua. Neste caso, a força do símbolo (uma seta para baixo que vai ficando cada vez mais vermelha) pode ser suficiente para garantir a comunicação mesmo considerando que o sentido vertical nesta tabela indica o tempo, e não a grandeza sendo observada.

Além disso, a versão acima ainda corrige mais um detalhe do layout original: agora o alinhamento vertical dos textos nas células também está centralizado. Agora compare com a tabela inicial e veja quanto estes detalhes fazem diferença!

Destacando as exceções

Se o objetivo do autor fosse destacar que só o Chrome e o Safari cresceram em absolutamente todos os meses mencionados, um dos recursos à sua disposição seria destacar os meses em que os demais navegadores tiveram queda:

Aí está: o título e as cores vermelhas dos destaques devem ser suficientes para passar o recado. Mas aqui há algo mais que pode ser acrescido: um dado derivado, na forma de um total de cada coluna, que ajuda a indicar onde há crescimento geral (ainda que possa ser descontínuo) e onde há retração:

A linha a mais com o saldo acumulado cobra um preço: a indicação da origem dos dados ficou apertada – talvez seja o caso de rever a altura das demais linhas para que tudo caiba mais harmoniosamente.

Passe a tabela no liquidificador e construa um gráfico

Os 50 números da tabela original já se tornaram bem mais palatáveis com a formatação indicando quais deles devem ser olhados primeiro. Mas para tornar a digestão deles ainda mais fácil, a criação de um gráfico simples pode ser uma solução melhor, seja em substituição ou em complemento à tabela.

Para analisar a evolução de uma série de dados, os gráficos de barras são uma opção comum, e mesmo leitores sem maiores conhecimentos em estatística conseguem compreendê-los com facilidade.

Continuando no exemplo do interesse em destacar que Safari e Chrome tiveram crescimento contínuo, eis um gráfico ilustrativo:

Às vezes exibir a série não basta – mas não é difícil apontar algum momento interessante no gráfico também:

Às vezes, entretanto, o que queremos é indicar a participação de cada um dos componentes que forma um conjunto. Se quiséssemos ilustrar a participação dos navegadores no mercado mundial, uma solução comum seria um simples gráfico de setores – a popular pizza:

É óbvio, eu sei, mas não poderia deixar de mencionar.

Outros recursos gráficos

Especificamente nestes nossos exemplos, a presença das duas formas acima (o gráfico de colunas indicando a série e a pizza indicando a distribuição atual) simultaneamente no relatório ou apresentação poderia servir bem para ilustrar uma conclusão adicional interessante: que os 2 navegadores com maior participação são os que estão em retração, e que os que estão em rápida ascenção ainda não estão muito perto deles.

Apresentar isto numericamente (de forma direta ou com gráficos estatísticos) é mais rico, mas às vezes tudo o que você precisa é comunicar a conclusão. Neste caso, outro tipo de recurso gráfico está à sua disposição: o diagrama, de forma estruturada ou não. Eis um exemplo que serviria como o slide de abertura de uma apresentação sobre os dados que vimos:

Com um pouco de criatividade, pode-se usar tamanhos, posições, alinhamentoes, proximidades, cores e símbolos para comunicar mais claramente uma mensagem. Por exemplo, para demonstrar que os 2 navegadores baseados no engine WebKit, se somados, já ultrapassaram os 20%, poderíamos fazer:

Como você faria para indicar que esta soma dos 2 navegadores baseados no WebKit pesquisados está prestes a empatar com o total do Firefox?

Agora é com você

Os exemplos acima não tentam ensinar você como se constrói as tabelas e gráficos mencionados, porque os comandos variam de acordo com a ferramenta escolhida.

A intenção é demonstrar que basta um pouco de atenção a detalhes simples para gerar comunicação muito mais efetiva. Lembre-se disso quando for produzir seu próximo relatório ou apresentação!

Como estudar na véspera

augusto — Wed, 16 Feb 2011 10:39:08 +0000

A primeira dica é: não faça isso. O ideal é estudar enquanto aprende. Deixar para estudar na véspera da prova é um desperdício de esforço de memorização, porque torna mais difícil absorver o conhecimento necessário, e praticamente garante que você não lembrará dos conceitos depois da prova, quando vier a precisar deles na prática, ou em outra matéria futura.

Mas se você fez isso mesmo assim, e a prova vai ser amanhã, você não estudou nada, e daqui a 2h você tem um compromisso inadiável, existe uma solução para tentar não ir mal.

É provável que seu resultado não vá ser sensacional, mas a essa altura o melhor é tentar ao menos garantir que ele também não seja péssimo!

Explorando os limites da memorização

A obra “The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information” é descrita como um clássico da psicologia cognitiva, e se dedica a identificar e lidar com nossos limites mentais de armazenar e processar informações.

A partir deste texto foi derivada uma técnica rápida de preparação emergencial para testes e provas, que também pode ser empregada com sucesso na preparação para uma reunião ou apresentação.

O conceito é tão bom que eu freqüentemente recorro à mesma técnica na hora de preparar um artigo ou apresentação sobre um assunto do qual eu disponha de bom material de consulta, porque aí o resultado do que eu escrever tende a respeitar os limites de aprendizado e memorização imediata dos leitores.

Eu prefiro usar fichas 3×5 ao invés de folhas de papel comum (a frente da ficha vai para o passo 2, e o verso vai para o passo 4), porque são mais fáceis de manusear e arquivar.

A técnica não usa recursos especiais de memorização – aqueles que de vez em quando a gente vê na TV, de pessoas capazes de memorizar longas listas de itens, mas sim focaliza nossa capacidade de obter e reter informação naturalmente, respeitando os limites usuais da maioria das pessoas.

Atenção: A preparação emergencial não substitui os métodos de estudos tradicionais, mas se você precisar recorrer a ela, ela pode ser uma solução até mesmo no caso de você ter apenas 15 minutos para se preparar – mas é mais eficaz se você puder dispor integralmente de 2 horas.

É necessário ter acesso ao material de estudo, e ao menos uma visão geral do conteúdo que precisa ser dominado.

Como estudar para amanhã

A técnica rápida de preparação emergencial, proposta pelo Study Guides and Strategies, se baseia na construção da memorização a partir de uma visão geral do conteúdo (que você precisa ter previamente), respeitando os limites usuais de absorção da sua mente.

São 10 passos, sendo que os de número 6, 7 e 8 são opcionais, apenas para o caso de haver tempo.

Note que a ordem dos passo abaixo, embora repetitiva, é importante para o resultado. Vamos à seqüência:

Folheie superficialmente o material de consulta e identifique os 5 conceitos ou tópicos principais que fazem parte do tema da sua prova. Pegue uma folha de papel para cada um destes conceitos, e anote o título deles no topo de cada folha, usando apenas palavras-chave.
Com suas próprias palavras, sem voltar a consultar ou conferir neste momento, escreva uma explicação, conceito ou definição para cada um dos 5 tópicos, logo abaixo do título das folhas. Escreva mesmo que vá errar – corrigir um erro escrito (nos passos seguintes) ajuda muito na memorização.
Volte ao material de consulta e confira todas as suas anotações do passo 2.
Edite ou refaça o texto que você escreveu no passo 2, agora considerando o que você acabou de ler no material de consulta, mas sem copiar diretamente.
Coloque as 5 páginas em ordem de importância, de acordo com a sua opinião, e numere-as de 1 a 5.
Repita os passos 1 a 4 para 2 tópicos adicionais, se você perceber que ainda há tempo.
Insira os 2 tópicos acima na ordem que você definiu no passo 5, e refaça a numeração.
Siga os passos acima para mais 1 ou 2 tópicos, se você tiver tempo.
Mesmo que ainda haja tempo, não ultrapasse um total de 9 conceitos.
Reveja suas anotações mais uma vez ainda na véspera (se possível resolvendo alguns exercícios), e outra vez pouco antes do teste.

Lembre-se: este método não dá resultados tão bons como os estudos tradicionais, que procuram absorver em profundidade todo o conteúdo da prova.

Mas em emergências escolares, quando seu tempo para estudar é limitado, é melhor do que nada. E você tem que torcer para o seu professor incluir na prova justamente os temas que você avaliou como mais relevantes ;-) Boa sorte!

Os sete pecados capitais do Powerpoint

augusto — Thu, 25 Mar 2010 15:00:04 +0000

Powerpoint é sinônimo de apresentações baseadas em slides gerados por computador, na mente de bastante gente – mesmo quando o software usado para elas é o Keynote, o OpenOffice, o Flash e tantos outros.

Assassinato por Apresentação

Bem ou mal, esta ferramenta de comunicação cumpre alguns papéis importantes quando bem empregada. Já quando é mal usada… quem aguenta prestar atenção em uma apresentação mal preparada ou executada?

Pensando nisso, volto ao assunto das apresentações, que há um bom tempo não aparece aqui no Efetividade, com a intenção de fazer um artigo breve, que caiba em uma folha de papel (reciclado!) para você imprimir e “esquecer” na mesa daquele seu colega ou professor cujas apresentações são uma fonte de bocejos e mal-entendidos ;-) ou mesmo para colocar no mural ou mandar por e-mail pra toda a equipe!

Sinta-se à vontade para recortar e colar só o trecho abaixo, mas não deixe de manter a referência ao Efetividade.net para que o seu colega saiba onde se informar mais a respeito ;-)

Os 7 pecados capitais do Powerpoint, versão Efetividade.net

Antes de preparar sua próxima apresentação, use a lista de pecados a seguir como uma checklist dos principais pontos que devem ser evitados:

Começar se desculpando: “Ficou pronto agora”, “não tive tempo suficiente para me preparar”, “minha voz pode falhar”, “estou substituindo quem realmente entende do assunto”, “não sei usar direito este equipamento” – é possível que seja tudo verdade, mas se você não disser, talvez boa parte do público nem note. Só que quando você diz, você garante que as pessoas prestarão atenção a estas deficiências (ainda que mínimas), quando deveriam estar atentas à sua mensagem. Tenha fé em si mesmo, e deixe sua mensagem ser o centro das atenções. (mais em http://miud.in/2Nc)

Quem ainda aguenta?
Transições, efeitos sonoros, cliparts e modelos padrão – quem aguenta aqueles bonequinhos de palitos, imagens de troféus para representar as metas, e outros grafismos e conjuntos de cores, layouts e estruturas visuais que vêm com a ferramenta e são usados desde o tempo do guaraná de rolha? Imagens representativas são ferramentas poderosas, mas pesquise algumas melhores, ou recorra a quem possa lhe ajudar com isso! As transições, mesmo quando não são “as mesmas de sempre”, ainda têm o ponto negativo de atrair a atenção do público para longe de você bem no momento em que eles deveriam estar olhando você apresentar a nova idéia que o levou a mudar de slide. (mais em http://miud.in/2Ns)
Excesso de texto: Slide não é apostila, nem enciclopédia, nem guia para o apresentador. Use o visual da sua apresentação para ilustrar, dar uma visão de conjunto e complementar, não como uma base de texto para o público ler enquanto você fala a mesma coisa. Uma boa regra para garantir que o slide não vire apostila é obrigar-se a usar só fontes grandes (tamanho 30, e não tamanho 12…) (mais em http://miud.in/2Ni)

Estou sendo claro?
“Vocês estão conseguindo ler?”: Esta frase deveria ser proibida. Se você tem dúvida, não deveria ter construído o slide assim. E o pior: isso costuma acontecer em slides com dados importantes, scanneados ou colados de outros documentos feitos para serem lidos sobre a mesa. Se você tem uma massa de dados que é importante o suficiente para estar na sua apresentação, não basta copiá-la, é necessário torná-la legível e compreensível na forma de slides, mesmo que seja necessário transpor, exibir graficamente, quebrar em vários slides, ou selecionar apenas a parte essencial. (mais em http://miud.in/2Nf)
Depender da ferramenta: se a apresentação for importante para você, você é o maior interessado em garantir que tudo irá bem. Leve consigo cópias extras dos arquivos necessários, sem jamais depender apenas de uma mídia – o drive de CD pode não estar funcionando, o pen drive pode não ser reconhecido, o projetor pode ser incompatível com seu notebook. Teste tudo antes, porque na hora da verdade tudo fica muito mais difícil. E saiba o que irá fazer caso a tecnologia falhe epicamente por razões fora do seu controle – idealmente você estará familiarizado com seu conteúdo e poderá ao menos fazer uma breve exposição de 10 minutos sobre os pontos principais, mesmo que o projetor e o notebook tenham queimado simultaneamente, como já vi acontecer. (mais em http://miud.in/2Nl)

Esta apresentação durou bem mais do que o necessário
Usar tempo demais: bons comunicadores conseguem adequar qualquer tema a qualquer quantidade de tempo disponível – sejam 5 minutos ou 5 horas, e merecem nossa admiração por isso. Mas nem todos somos bons comunicadores, e erramos quando tentamos fazer nossas apresentações preencherem o tempo que estiver disponível. Mesmo na sala de aula, a apresentação é uma técnica para transmitir uma mensagem, e não para preencher um determinado tempo. Saiba qual a sua mensagem, e faça com que a apresentação dure apenas o necessário – não a encha de introduções, históricos, complementos e anexos. O tempo do seu público é valioso, e a capacidade de manter a atenção focalizada em você é sempre limitada. Se você desperdiçá-la com longas introduções, vai sentir falta dela quando chegar ao filé mignom de sua mensagem. (mais em http://miud.in/2No)
LER: coloquei o verbo em maiúsculas, porque ler é mesmo um dos maiores pecados, mesmo sendo uma palavra tão curta. O apresentador não deve ler nada – nem os slides, nem anotações, nem um trecho da apostila. O público sabe ler, e consegue ver o seu slide. Fale com eles, ouça-os, e saiba o que dizer, na sequência certa, e com todos os pontos principais. Se houver algum aspecto textual da sua apresentação que não é importante o suficiente para ser aprendido e memorizado por você, provavelmente ele não é importante o suficiente para estar nela, também.

Resumindo em uma frase curta

Na hora de compor seus próximos slides, a “regra dos 10/20/30″, proposta por Guy Kawasaki, é um primor de simplicidade, porque foi composta por alguém cuja atividade profissional exigia assistir a grande número de apresentações diferentes todos os dias, e serve como uma linha geral, que você pode flexibilizar apenas no que for essencial.

Vou resumi-la: nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30.

Apresentações servem para transmitir idéias. Use-as bem, e elas funcionarão a seu favor. Caso contrário… a idéia que você transmitirá poderá funcionar contra você.

Apresentações: perdendo o medo do microfone

augusto — Mon, 14 Sep 2009 09:58:28 +0000

Até quem é craque em apresentações e pronunciamentos em sala de aula ou em pequenas reuniões às vezes “treme na base” nas primeiras vezes em que um evento maior ou alguma necessidade especial (como a de gravação ou a de transmissão) o obriga a apresentar usando um microfone.

♬ Tudo falha, tudo falhará… ♪

E as razões são variadas, incluindo algumas de ordem prática, como o despreparo dos anfitriões, que vemos ocorrer vezes sem fim, e se traduzem em trapalhadas depois que o evento já começou, o palestrante já está lá na frente e a platéia já está lotada. Não sai som por todas as caixas, a localização delas gera diferenças ou ecos, o deslocamento natural do palestrante gera microfonia, o palestrante não tem retorno do seu áudio, etc.

Estes percalços acontecem sem ser por culpa do palestrante (a não ser que o evento seja promovido por ele mesmo), e poderiam ser prevenidos com uma providência simples: um breve ensaio com teste da infra-estrutura, meia hora antes de o auditório ser aberto.

E o palestrante precavido e experiente sempre marca sua chegada para mais cedo, e insiste para que o teste ocorra em sua presença, e inclua tudo o que sempre falha: recursos audio-visuais, microfones (incluindo o de reserva), mesa de som, caixas de som, telas, projetores, luzes, cortinas, apresentação, vídeos, arquivos, relatórios, acesso à Internet, softwares e tudo o mais que vá ser exibido ao público, com participação direta de toda a equipe que irá operar tudo isso.

Mas o microfone é um caso à parte

Só que o microfone é um caso especial. Telas, projetores, caixas de som e a própria apresentação são recursos importantes mas que ficam ali, no canto deles, longe de você.

Já o microfone… não há como se livrar dele, ele o acompanha, ou ancora você a uma posição fixa. Os erros que podem ocorrer com ele acontecem durante a apresentação, e muitos deles são responsabilidade integral do palestrante, que:

fica muito perto, ou muito longe;
tosse nele, sopra nele, assobia, grita;
larga-o estrondosamente em cima de uma mesa;
esquece de ligar ou desligar;
aproxima-o de uma caixa de som causando microfonia;
se afasta da base do microfone sem fio;
tenta, sem conseguir, segurar ao mesmo tempo o microfone, o apontador laser e algum material de apoio;
tem uma conversa particular ou vai ao banheiro sem desligar o sem fio de lapela;
etc., etc.

E ainda há o fator estranhamento, que pode ser o mais complicado de todos: a maior parte das pessoas desenvolve suas habilidades de apresentador em grupos pequenos, na sala de aula ou em reuniões de trabalho – e nelas podem estar presentes todos os materiais essenciais de apresentação, mas o microfone é a exceção, assim a prática com ele não se desenvolve, e surge apenas na primeira vez em que você tem que se dirigir a uma platéia maior.

Treine com microfone

Há alguns anos eu tive a rara oportunidade de ter um gestor com grande habilidade de comunicação, e que dava atenção a desenvolver estes elementos nos integrantes de sua equipe. Quando surgiu a necessidade de participarmos todos em um evento corporativo em que vários de nós teríamos que nos dirigir, em densas apresentações técnicas, a um auditório lotado de pessoas não-familiarizadas nem mesmo com a terminologia do negócio, ele nos convidou a viajarmos um dia antes para realizar, no próprio local, uma oficina de comunicação, apresentando uns para os outros nosso material repetidas vezes, ouvindo críticas e fazendo ajustes.

Isso foi essencial para ajustarmos e reduzirmos o escopo de nossas apresentações, mas também para que dominássemos suficientemente o equipamento que seria usado, incluindo o sistema de som do local, para que ele de fato nos apoiasse, e não fosse um obstáculo ou um complicador, como tantas vezes acontece.

Um dos pontos que praticamos foi que, a cada repetição de alguma apresentação, todos trocávamos de lugar, sentando na primeira fila, ao fundo, no meio do auditório, à esquerda, à direita, com cortinas abertas, com cortinas fechadas, etc. – e isso permitiu que cada um de nós, na condição de palestrante, acabasse percebendo como melhor usar a sua voz ao microfone naquelas condições, evitando tons muito altos ou muito baixos, e garantindo ser ouvido com qualidade por todo o público.

Claro que fazer isso a cada evento, e para cada auditório, raramente é praticável, e sairia bem caro. Mas estou convicto de que os principais valores da experiência toda foram gerados por 3 fatores:

Apresentar repetidas vezes usando um microfone, para saber a que distância segurá-lo, perder o “medo” do instrumento, passar na prática pelas situações chatas de tossir, espirrar, assobiar, gritar nele, murmurar, ou aproximar-se de uma caixa acústica com ele ligado (para saber o que acontece, e conscientizar-se da necessidade de evitar).
Ter uma pessoa interessada ouvindo tudo e fazendo críticas, com foco na comunicação, e não no conteúdo ou na apresentação. Há partes em que você fala alto demais? Rápido demais? Afasta o microfone da boca, sem notar, ao gesticular? Adianta o discurso? Aceite as críticas, e recomece, até aperfeiçoar.
Conhecer antecipadamente as condições acústicas reais do auditório: sempre que é possível, eu peço para fazer teste de som, com o responsável pela sonorização falando ao microfone lá na frente, e eu me posicionando ao fundo, no meio e na frente, de ambos os lados, e pedindo ajustes quando necessário. É bem melhor do que ter de ficar perguntando, com a apresentação já iniciada, se o público está ouvindo – e reduz o risco de eles dizerem que não, e ter de rolar todo aquele improviso, com gente mudando de lugar, interrupções pra consertarem alguma caixa de som ou ajustarem algo no amplificador.

Só o terceiro destes fatores precisa mesmo ocorrer no local da apresentação. Os 2 primeiros já produzem efeito positivo (embora menor) mesmo se forem realizados por você em um microfone barato ligado ao seu PC ou aparelho de som doméstico, especialmente se o microfone for do mesmo tipo usado no auditório em que você vai se apresentar (de lapela, de pedestal, manual, etc.).

Algumas dicas de microfone para os marinheiros de primeira viagem

Catei nos livros de Reinaldo Polito aqui na minha estante algumas dicas consagradas para quem não tem a prática do microfone, e por isso deve usá-los da maneira mais ortodoxa possível:

Não resista ao microfone: Se o ambiente é grande, a platéia é numerosa e há microfone disponível, use-o! Mesmo se sua voz for potente, ela não vai ser distribuída por igual à platéia, e o cansaço pode prejudicar o final do discurso.
Se o microfone for de pedestal (ou de mesa), posicione-o bem, mas ANTES de começar a falar, e resista a ficar ajustando-o depois, causando ruídos e interrupções (a não ser que alguém além de você indique que o som está insuficiente). Se um ensaio não tiver determinado a posição ideal, coloque-o na altura do queixo, e a 10cm de distância da sua boca – e não se esqueça de que ele estará fixo, portanto você deve ficar ancorado próximo a ele.
Atenção à postura! Nos microfones de pedestal ou de mesa, é ele que precisa se aproximar de você. Jamais se incline, se debruce ou se estique para aproveitar uma posição de microfone previamente ajustada para mais alguém, pois a postura sempre distrairá a atenção do público, e pode causar um efeito negativo à sua imagem.
Se o microfone for “de mão”, posicione-o onde ensaiou (ou na altura do queixo, a 10cm da boca), mantendo-o sempre no mesmo lugar. Deixe o braço naturalmente caído ao longo do tronco, dobrando para cima apenas o cotovelo, e tenha a consciência de que esta mão não poderá gesticular, nem segurar nenhum material de apoio. Eventualmente o microfone de pedestal ou de mesa permite a sua retirada e uso como se fosse “de mão”, e se não for inapropriado, vale a pena fazer uso deste recurso algumas vezes ao longo da sua apresentação, dando assim mais dinamismo a ela. Mas não exagere, nem quebre o protocolo do seu evento. E não fique o tempo todo passando o microfone de uma mão para outra – indica desconforto, e pode prejudicar sua imagem.
Microfone de lapela e headset: é o mais fácil de se adaptar, pois deixa as duas mãos livres e fica sempre na mesma distância em relação à sua boca. Mas prenda-o bem, e necessariamente ensaie antes, pois a captação deles muitas vezes não é tão boa, gerando a necessidade de escolher bem aposição. Se sua preferência for o headset (“estilo Sandy”, como dizem por aqui), vale a pena ter seu próprio, acompanhado de um kit de cabos, adaptadores e receptor – mas aí necessariamente chegue cedo, pois a ativação junto ao auditório pode exigir algum tempo.
Garanta o “plano B”: especialmente quando estiver usando algum recurso sem fio, com pilhas ou baterias. Elas acabam nos momentos mais impróprios, e cabe a você insistir para que haja um backup pronto para entrar em uso imediatamente.
Microfone móvel para a platéia: Especialmente nos casos em que a apresentação estiver sendo transmitida ou gravada, é importante ter uma solução de captação das manifestações e perguntas da platéia. Mesmo quando não há gravação, o microfone para perguntas dá ao público a possibilidade de ouvir com clareza as perguntas feitas pelos demais presentes.

Como de hábito, o microfone está aberto (via comentários) para que você acrescente também as suas dicas, sugestões e comentários!

Leia também:

Discurso com efetividade: como escrever e apresentar para ser entendido

augusto — Tue, 02 Sep 2008 11:25:57 +0000

Discurso pode deixar de ser um fantasma. Com algumas dicas práticas, seus discursos e apresentações podem ficar muito mais vivos e ricos em conteúdo – passando melhor a mensagem em formaturas, cerimônias ou mesmo nos palanques políticos.

Nesta época eleitoral, em que milhares de candidatos a prefeituras e câmaras de vereadores do Brasil inteiro disputam a atenção dos eleitores em discursos (seja em eventos públicos, ou mesmo pela televisão), a demanda por bons discursos só aumenta, e a qualidade geral do que ouvimos mostra o quanto todos teríamos a ganhar se os autores e apresentadores destes discursos (sejam eles políticos, paraninfos, homenageados, pais de noivas ou tantos outros discursantes do dia-a-dia) dominassem melhor a arte de comunicar claramente uma idéia.

Usualmente se diz que um bom discurso se identifica por 3 fatores, que devem estar presentes em grau suficiente e adequado ao tema e à circunstância:

brevidade
leveza
repetição

É isso mesmo: os critérios tradicionais não incluem a clareza ou a empatia. O discurso tradicional muitas vezes é escrito pensando em garantir que o público vai escutá-lo (associado ao conceito de eficácia), e não com a meta maior, que seria garantir que o público vai se convencer após ter entendido a mensagem que o autor desejava passar (que seria a idéia associada ao conceito de efetividade).

E é por isso que muitas vezes terminamos de ouvir o dicurso com a sensação de que não houve nenhuma novidade, e que a pessoa falou, falou e nada disse.

Já para um discurso efetivo, que leve o público a compreender e se convencer da mensagem, há duas condições essenciais, segundo Dan Pink – que foi redator-chefe dos discursos de Al Gore, famoso por saber se comunicar bem com as mais variadas audiências. São elas:

Identificar claramente qual a mensagem que queremos passar
Saber explicar por que essa mensagem é importante para o público

Parece simples, não? Mas a maioria dos discursos que ouvimos são gerais, sem foco, não têm um argumento central, e muito menos uma indicação clara de sua importância. Se você conseguir reunir as duas condições acima antes de escrever seu discurso, portanto, você já estará à frente da maioria de seus concorrentes e pares.

E é por isso que vamos aproveitar a experiência do redator de Al Gore (e de outros autores do mesmo ramo) para reunir uma série de dicas para discursos efetivos, que você lê a seguir.

Como escrever seu discurso

Não existe uma fórmula única, mas os 4 princípios gerais abaixo permitem planejar e estruturar seu discurso. Não deixe que os princípios o engessem: em comunicação informal, a maior parte das regras deve ser quebrada de vez em quando. Siga apenas de modo geral, adaptando-os à sua realidade.

Vamos às dicas:

Encontre o início, o meio e o final: na hora de escrever e de apresentar, você pode se permitir fazer saltos, mudar a ordem das coisas, e desempenhar seu papel de forma criativa. Mas na hora de planejar o discurso, você precisa ter muito claramente o que será o princípio, o meio e o final do texto, para permitir que estes indicativos o guiem, evitando a inclusão de “cacos” desnecessários e digressões que não contribuam para o andamento.
Acerte a composição dos ingredientes: Um bom discurso técnico sobre resultados financeiros não pode fugir de apresentar muitos e muitos números, taxas, indicadores e outros itens indigestos, certo? Mas um bom autor saberá como combiná-los a exemplos, histórias, ilustrações, projeções, conseqüências e outros elementos que facilitem a absorção da informação pelo público. Mas cuidado com os “cacos” e peças soltas que possam prejudicar a engrenagem: só inclua elementos adicionais que não prejudiquem a narrativa, e dê preferência aos que se integrem perfeitamente a ela.
Corte 20% antes de começar: Li em um livro sobre apresentações (“Presentation Zen”, que eu recomendo, assim como o clássico “ Como Falar Corretamente e Sem Inibições“, de Reinaldo Polito) que os japoneses têm um adágio que diz: “Coma só até estar 80% cheio”. Estar satisfeito não significa necessariamente estar repleto, e muito menos ter comido todos os pratos que havia no menu. Não massacre sua audiência: ao planejar seu discurso, após ter mapeado todos os temas que gostaria de abordar, faça um exercício de priorização, e corte 20% dos temas.
Não é a sua experiência que conta: o público pode até estar interessado em ouvir sobre a opinião, os motivos e os interesses do palestrante. Mas o que realmente os atrai são as suas próprias opiniões, motivações e interesses. Escreva pensando na perspectiva do público que irá ouvi-lo – e isso inclui leveza, brevidade e objetividade, mas inclui especialmente a empatia, a capacidade de colocar-se no lugar das pessoas da audiência e entender quais são suas necessidades e desejos naquele momento. O foco não deve ser “Votem em mim”, e sim “Vejam o que farei de bom por vocês, o que eu já fiz de bom recentemente, e o que me diferencia dos meus concorrentes.”

Como apresentar o discurso

Muito já se escreveu sobre isso (até mesmo aqui no Efetividade.net – veja no final uma lista de links), e não vou repetir tudo. Mas vou compartilhar os 2 conselhos que considero essenciais, e que giram ao redor da conhecida máxima da web: o conteúdo é o rei:

O público é tolerante e aceita os maus apresentadores. O que eles não perdoam é uma mensagem falsa, ou insuficiente. Se a sua mensagem for nova, verdadeira e interessante, a sua cota de cacoetes de apresentação (falar “Hum” e “Ah” o tempo todo, gaguejar, ler transparências, etc.) aumenta bastante (mas não abuse, claro). Mas se você for o rei dos apresentadores, e seu discurso não trouxer novidade, for percebido como falso, ou não despertar interesse, toda a sua técnica pode ser insuficiente. Em síntese: para resultados duradouros, entre o conteúdo e a técnica, prefira investir no conteúdo, sempre.
Seja autêntico: quando tiver o microfone em suas mãos, não tente emular o Sílvio Santos, o Enéas ou a Xuxa: se você tiver talento como apresentador, use-o. Caso contrário, simplesmente prossiga, consciente de suas limitações, e com atenção à dica acima: o público tolera as suas falhas como apresentador, mas não reage bem a um mau discurso.

Quais os erros mais comuns que você pode evitar

Dan Pink lista 3 erros graves:

Não se dar conta de que discursar é um privilégio: Muitas pessoas não se dão conta de que todo mundo na platéia e audiência deixou de dar atenção a outras coisas para ter tempo de ouvi-las. Pelo contrário: elas partem do princípio de que sua posição ou condição lhes dá o direito de estar ali falando, e que de alguma forma o público é obrigado a ouvir e prestar atenção. Não é assim que funciona: você pode obrigar o cavalo a ir até a beira d’água, mas não há como obrigá-lo a beber; o máximo que você pode obrigar uma platéia livre a fazer é estar presente e fingir atenção. Saiba fazer com que a opção dela por ouvi-lo valha a pena.
Esquecer da “regra de Lamott”: Anne Lamott narrou em um livro as suas experiências com um editor, que costumava cortar longas passagens dos seus artigos. Um dia ela foi reclamar com ele sobre os cortes, e ele respondeu a ela: “Não é porque algo ocorreu a você que deve ser considerado interessante”. Você não precisa contar tudo que lhe vem à cabeça; concentre-se no que precisa ser dito.
Não fazer seu dever de casa: Nem sempre dá para reaproveitar discursos antigos, ou usar um mesmo discurso para vários públicos. É essencial se dar ao trabalho de entender melhor os anseios, necessidades e desejos de cada um dos seus públicos, e dirigir-se a eles diretamente, da maneira que eles melhor entendam e – sempre que possível – recorrendo a exemplos e contextualizações que façam sentido especificamente para eles. Faça seu dever de casa, e prepare um discurso adequado para cada platéia.

As ferramentas essenciais

Para fazer um bom discurso, você precisa de um meio para escrevê-lo e depois memorizá-lo.

Papel e caneta funcionam bem, fichas pautadas (tamanho 3×5, à venda em qualquer papelaria) podem ser ainda melhores, se você escrever um parágrafo ou tema por ficha – aí fica fácil reordená-las, descartá-las, juntá-las, complementá-las (tende a sobrar espaço em cada ficha) e manipulá-las como você quiser.

Se estiver trabalhando com discursos tradicionais (e não apresentações de slides), um editor de textos como o Writeroom (do Mac OS), que ocupa a tela inteira e não deixa espaço para distrações, pode ser uma boa opção também. Existem alternativas sem custo de aquisação, como o PyRoom. Lembre-se de que em um discurso que será apresentado exclusivamente de forma verbal, as marcações típicas de processadores de texto (variação de tamanho de fonte, negrito, itálico, etc.) têm bem menos demanda.

Ao praticar e ensaiar seu discurso, um bom cronômetro com números bem grandes (para você poder ver mesmo a alguma distância, sem esforço mental que o distraia) pode ser uma aquisição a considerar. Na falta dele, até mesmo o seu relógio de pulso, ou a tela do seu computador, podem ser usados para esta finalidade. Mas é essencial saber quanto tempo o seu discurso leva, na prática, e quais as partes dele que tomam mais tempo. Se você perceber que as partes acessórias tomam muito mais tempo que a principal, reescreva!

Um espelho e um bom gravador de voz também podem fazer muito em prol da melhoria do seu discurso! Você pode até mesmo recorrer a um MP4 player com gravador de voz, ou a um daqueles microgravadores com fita cassette, ou até mesmo ao gravador do seu celular ou PDA, mas o ideal deve ser um moderno gravador digital de voz, fácil de controlar e de usar. Veja a si próprio no espelho, ouça e re-ouça a gravação, pratique, e vá melhorando.

O essencial é que a sua platéia não seja a primeira a ouvir o seu discurso. Você mesmo, e seus assessores e apoiadores, já devem tê-lo ouvido várias vezes (melhorando continuamente) quando chega o momento de apresentá-lo pela primeira vez ao público.

Concorra a 2 exemplares do livro “Como Falar Bem em Público”

augusto — Wed, 28 May 2008 20:34:21 +0000

Recebi, como cortesia dos editores e por intermédio do Wagner Fontoura, 2 exemplares do livro “Como falar bem em público“, lançamento da Ediouro. Trata-se de uma obra de 194 páginas, publicada pela Ediouro, com a firme intenção de ensinar técnicas para enfrentar (com sucesso) aquelas situações de pressão em aulas, negociações, reuniões, entrevistas e concursos.

Minha idéia é sorteá-los, e não vou enrolar: interessados só precisam me enviar um e-mail para o endereço falarbem@br-linux.org, dizendo qual foi a última oportunidade em que falou em público, incluindo também o seu nome e endereço postal completos (com CEP) até o próximo dia 6 de junho de 2008, sexta-feira. Na semana seguinte me encarregarei de sortear, divulgar por aqui o resultado, e enviar os brindes aos felizardos – e não vou usar os seus endereços postais ou de e-mail para nenhuma outra finalidade. Vou ler todos os e-mails, mas não prometo responder a nenhum, ok?

Claro que não resisti a folhear um dos exemplares, que já começou a me chamar a atenção a partir da lista de autores: William Douglas (Juiz Federal e professor universitário), Rogério Sanches Cunha (Promotor de Justiça e professor universitário e em escola superior de magistratura), e Ana Lúcia Spina (fonoaudióloga especialista em voz, doutoranda em ciências biomédicas, e professora de preparação para prova oral em concursos) – todos bastante habilitados a escrever sobre o tema, na minha opinião.

O livro é muito bem organizado, começando pelos aspectos mais psicológicos (a inspiração, a tremedeira, como ter mais segurança diante de examinadores), a mecânica de entrar em cena (inclusive as velhas perguntas sobre como se vestir), diálogo, argumentação e técnicas de oratória, autocontrole e mais. Os capítulos são curtos e diretos, incluindo um específico sobre o discurso amoroso, e outro sobre o ambiente corporativo.

O capítulo que eu mais gostei foi o intitulado “O peso do silêncio”, que começa com uma citação de Platão: “O sábio fala porque tem algo a dizer; o tolo, porque tem de dizer alguma coisa”, e em seguida discorre sobre quando NÃO falar, e sobre como usar o silêncio (incluindo as pausas) para reforçar o discurso.

Em termos de aprendizado, eu gostei do capítulo “Em busca do sim”, que fala sobre o convencimento, e do apêndice 2, um guia de objeção e refutação.

Em resumo, “Como falar bem em público” me pareceu um excelente livro para quem precisa falar em público freqüentemente, mesmo que não tenha dificuldade com isso, já que não trata só daquelas técnicas de expressão e discurso, e busca até mesmo temas espinhosos como convencimento, argumentação e refutação. Recomendo!

Controle remoto para apresentações – com seu celular

augusto — Wed, 23 Apr 2008 11:20:41 +0000

Usar um controle remoto para avançar e retroceder slides em apresentações é cada vez mais comum, e ajuda a compor a atmosfera do evento, já que é a maneira mais garantida de fazer com que as transições de slides ocorram no momento exato em que você deseja que isto aconteça, sem ter de recorrer a passar sinais a um assistente, que sempre acabam sendo percebidos pelo público e quebrando a cadência ou a continuidade da comunicação.

Já falamos aqui anteriormente sobre os controles remotos de baixo custo, e também não é difícil encontrar no varejo brasileiro os excelentes controles de apresentação da Targus, com custo por volta de R$ 250 e trazendo trackball, apontador, controles de apresentação e controles multimídia.

Para quem faz apresentações freqüentes ou vive disso, é um bom investimento. Mas para o resto de nós, que fazemos apresentações ocasionais mas estamos sempre procurando alguma forma de torná-las mais efetivas, eu tenho uma alternativa interessante a oferecer: ensinar o seu celular a realizar este truque!

Claro que a forma de fazer isto varia a cada caso – depende do celular, e também do computador no qual você realiza suas apresentações. Eu tenho um celular Nokia N95 e o notebook no qual levo minhas apresentações roda Linux, portanto uma excelente opção para o meu caso é o software AMORA (A MObile Remote Assistant), criação do brasileiro Adenilson Cavalcanti da Silva, do Instituto Nokia de Tecnologia, sediado em Recife.

A foto acima mostra o AMORA rodando em um N95 com o teclado aberto. Não dá de ver muito bem, mas a tela do celular está mostrando a imagem do slide que está sendo exibido no computador remoto, e um cronômetro para o palestrante não se perder no tempo.

O AMORA se comunica com o PC usando Bluetooth, e implementa o controle do mouse e a maioria dos atalhos freqüentes de teclado (ESC, ENTER, espaço, setas, etc.). É bem prático, e é software livre. Outra alternativa interessante a considerar é o AnyRemote, que também controla PCs Linux mas roda em mais plataformas de celulares e smartphones – o requisito passa a ser o suporte a Java.

Mas é possível que o seu computador não rode Linux. Isso significa que você não pode ter acesso a estas funcionalidades? Não, vários outros softwares oferecem os mesmos recursos para usuários de outros sistemas operacionais. Um dos mais populares é o ControlFreak, que infelizmente não será atualizado para a edição corrente do padrão S60 – o que significa que o N95 não poderá rodá-lo, por exemplo. Mas se você dispõe de um celular com Symbian S60 de uma edição mais antiga, poderá rodar sem problemas. As telas acima mostram duas funcionalidades extras do ControlFreak: o controle remoto do desktop e do tocador de MP3 WinAMP. Uma alternativa a ele, para quem tem interesse específico em controlar players de áudio e vídeo no Windows, é o RemotUD.

Há bastante variedade de software comercial tentando preencher exatamente esta demanda, como o Salling Clicker, apresentado na imagem acima. Ele controla o PowerPoint, iTunes e muito mais, e faz uso inclusive dos recursos de rede Wi-Fi dos aparelhos que disponham desta funcionalidade. Uma vantagem interessante dele é mostrar na tela do celular as anotações de cada slide – aquelas que o público não estará vendo, naturalmente.

E para quem quer mobilidade sem limites, e dispõe de uma boa conexão IP em seu celular ou smartphone, investigar uma solução baseada no VNC pode ser a solução definitiva. O VNC é um padrão publicamente disponível, e dispõe de implementações livres & gratuitas para a maioria das plataformas correntes – tanto no mundo móvel quanto nos computadores de mesa.

Não conheço (mas sei que existem) alternativas voltadas especialmente para os usuários de PalmOS e para as versões portáteis de Windows. Conto com vocês leitores para expandirem as opções, contando as alternativas que testaram e que funcionaram, nos comentários!

Como estar preparado para sua apresentação em sala de aula

augusto — Wed, 27 Feb 2008 12:58:31 +0000

Fazer uma apresentação na sala de aula é uma necessidade comum, desde o ensino fundamental até a faculdade, especialização, mestrado, doutorado e além. Muda a complexidade, a responsabilidade e as ferramentas disponíveis, mas existe um núcleo comum de habilidades e desafios que permanece constante.

Reinaldo Polito faz por merecer o seu status de autoridade em técnicas de comunicação pessoal. A cada novo texto que ele publica, embora o tema central seja sempre o mesmo, ele encontra um novo detalhe, uma nuance adicional, algo que faz a diferença no contexto que ele escolheu cobrir. E no artigo dele publicado esta semana no UOL Plano de Carreira, intitulado “Apresentações brilhantes em sala de aula”, ele resolveu tratar justamente deste desafio tão comum.

Eu gostei especialmente da sugestão do “tema de apoio” que, sem fugir do tema principal dado para a apresentação, ajuda a compor e suportar a apresentação do tema dado. Mas toda a explicação sobre como selecionar, analisar e ordenar o tema é bastante interessante.

Como de hábito nos artigos do mestre Polito, o fecho é dado por uma coleção de dicas rápidas. Selecionei três delas para reproduzir aqui:

Faça uma rápida introdução comentando a importância do tema que irá expor
Alterne o volume da voz e a velocidade da fala para que o ritmo seja interessante
Mantenha o semblante arejado e simpático e olhe para todos os colegas da sala

Leia o texto completo no UOL, em Apresentações brilhantes em sala de aula.

Apresentações e discursos: mais meia dúzia de dicas

augusto — Mon, 21 Jan 2008 13:33:43 +0000

O medo de falar em público é bastante comum, e em geral decorre da ausência de experiência ou preparação para fazer apresentações, dar palestras, defender trabalhos ou conduzir reuniões.

Apresentações são um assunto freqüente aqui no Efetividade, mas sempre há espaço para mais 6 dicas, certo? Vamos a elas!

Os 2 “discursos do elevador”: se você encontrasse no elevador a pessoa-chave da sua platéia, e tivesse que convencê-la, no tempo que leva para ir até o décimo andar, que a sua palestra interessa a ela, o que você diria? Este discurso de 30 segundos deve estar incluído na abertura da sua apresentação. Mas não é o único. Se essa pessoa perdesse a sua apresentação, você a encontrasse no elevador logo depois, e tivesse que resumir para ela a essência da sua apresentação no tempo que leva para ir até o térreo, o que você diria? Este outro discurso de 30 segundos também deve estar logo no começo, para permitir que todo mundo tenha uma boa idéia do panorama geral e da mensagem principal enquanto você explica os detalhes.
Os 3 pontos principais: se as informações divulgadas procedem, isto é algo que os maçons fazem certo: eles conhecem o valor do número 3. Mas não há necessidade em entrar em aspectos místicos: embora as pessoas em geral possam memorizar listas com mais itens (já falamos anteriormente aqui no Efetividade sobre a importância de não ter mais do que 7 itens em listas que precisam ser memorizadas), dividir os tópicos em grupos menores (e 2 é muito pouco, na minha opinião) ajuda a entender o conjunto. Especialmente nos casos em que você não estiver usando recursos audiovisuais, 3 é um bom número, mas não há razão para nÃO Ser (um pouco!) flexível. Deixe claro quais são os seus 3 pontos, que devem ser alinhados à sua mensagem principal, e faça com que a cada momento o público saiba de qual dos pontos você está tratando.
Concentre-se nos dados mais convincentes: Ao apresentar, você não precisa informar ao público sobre todo o detalhamento e as minúcias dos dados da sua pesquisa e suas conclusões. Concentre-se no essencial e no que for convincente, e apenas esteja preparado para tratar sobre os detalhes se a platéia pedir.
Pratique: se você praticar antes, vai ter uma idéia mais precisa do seu tempo, não vai tropeçar em palavras difíceis de pronunciar, vai fixar melhor as definições e estrutura da sua apresentação, e vai estar muito mais seguro na hora da verdade. Não é necessário (nem é positivo) decorar palavra por palavra, frase por frase. Mas saber a seqüência geral e o encadeamento dos assuntos sempre ajuda, mesmo que você prefira deixar espaço para o improviso.
Acalme-se antes de começar: faça o que funcionar para você. Vá para a sala de som, uma sala de reuniões vazia ou onde puder, e ouça uma música, cante um mantra, medite, faça um alongamento, relaxe. Mais uma vez, não precisamos entrar no terrno do misticismo, mas pensar positivo nestas horas sempre ajuda. Visualize como você quer se posicionar, soar, encarar o público, e entre no clima.
Lembre-se de se divertir: Se você estiver preparado e a platéia não for hostil, é muito fácil se divertir fazendo uma apresentação. Mesmo as pessoas que morrem de medo de falar em público freqüentemente conseguem relaxar depois que a apresentação já começou – o grande problemaocorre antes dela. Se você praticar um pouco, logo conseguirá falar em público sorrindo, e o que é melhor: a empatia natural aumenta a chance de o público sorrir com você. Saiba lidar com os pequenos problemas, pois – exceto no caso de desastres – se você estiver indo bem, eles só parecem grandes para você. Você tropeça, tosse, gagueja, o microfone falha, e você simplesmente continua em frente – muitas vezes o público nem percebe, ou não atribui a falha a você.

Para completar, leia o artigo “10 Fail Proof Tips for Delivering a Powerful Speech“, que eu li antes de começar a escrever este texto, e depois compartilhe conosco as suas dicas de apresentação nos comentários!