♬ Tudo falha, tudo falhará… ♪

E as razões são variadas, incluindo algumas de ordem prática, como o despreparo dos anfitriões, que vemos ocorrer vezes sem fim, e se traduzem em trapalhadas depois que o evento já começou, o palestrante já está lá na frente e a platéia já está lotada. Não sai som por todas as caixas, a localização delas gera diferenças ou ecos, o deslocamento natural do palestrante gera microfonia, o palestrante não tem retorno do seu áudio, etc.

Estes percalços acontecem sem ser por culpa do palestrante (a não ser que o evento seja promovido por ele mesmo), e poderiam ser prevenidos com uma providência simples: um breve ensaio com teste da infra-estrutura, meia hora antes de o auditório ser aberto.

E o palestrante precavido e experiente sempre marca sua chegada para mais cedo, e insiste para que o teste ocorra em sua presença, e inclua tudo o que sempre falha: recursos audio-visuais, microfones (incluindo o de reserva), mesa de som, caixas de som, telas, projetores, luzes, cortinas, apresentação, vídeos, arquivos, relatórios, acesso à Internet, softwares e tudo o mais que vá ser exibido ao público, com participação direta de toda a equipe que irá operar tudo isso.

Mas o microfone é um caso à parte

Só que o microfone é um caso especial. Telas, projetores, caixas de som e a própria apresentação são recursos importantes mas que ficam ali, no canto deles, longe de você.

Já o microfone… não há como se livrar dele, ele o acompanha, ou ancora você a uma posição fixa. Os erros que podem ocorrer com ele acontecem durante a apresentação, e muitos deles são responsabilidade integral do palestrante, que:

• fica muito perto, ou muito longe;
• tosse nele, sopra nele, assobia, grita;
• larga-o estrondosamente em cima de uma mesa;
• esquece de ligar ou desligar;
• aproxima-o de uma caixa de som causando microfonia;
• se afasta da base do microfone sem fio;
• tenta, sem conseguir, segurar ao mesmo tempo o microfone, o apontador laser e algum material de apoio;
• tem uma conversa particular ou vai ao banheiro sem desligar o sem fio de lapela;
• etc., etc.

E ainda há o fator estranhamento, que pode ser o mais complicado de todos: a maior parte das pessoas desenvolve suas habilidades de apresentador em grupos pequenos, na sala de aula ou em reuniões de trabalho – e nelas podem estar presentes todos os materiais essenciais de apresentação, mas o microfone é a exceção, assim a prática com ele não se desenvolve, e surge apenas na primeira vez em que você tem que se dirigir a uma platéia maior.

Treine com microfone

Há alguns anos eu tive a rara oportunidade de ter um gestor com grande habilidade de comunicação, e que dava atenção a desenvolver estes elementos nos integrantes de sua equipe. Quando surgiu a necessidade de participarmos todos em um evento corporativo em que vários de nós teríamos que nos dirigir, em densas apresentações técnicas, a um auditório lotado de pessoas não-familiarizadas nem mesmo com a terminologia do negócio, ele nos convidou a viajarmos um dia antes para realizar, no próprio local, uma oficina de comunicação, apresentando uns para os outros nosso material repetidas vezes, ouvindo críticas e fazendo ajustes.

Isso foi essencial para ajustarmos e reduzirmos o escopo de nossas apresentações, mas também para que dominássemos suficientemente o equipamento que seria usado, incluindo o sistema de som do local, para que ele de fato nos apoiasse, e não fosse um obstáculo ou um complicador, como tantas vezes acontece.

Um dos pontos que praticamos foi que, a cada repetição de alguma apresentação, todos trocávamos de lugar, sentando na primeira fila, ao fundo, no meio do auditório, à esquerda, à direita, com cortinas abertas, com cortinas fechadas, etc. – e isso permitiu que cada um de nós, na condição de palestrante, acabasse percebendo como melhor usar a sua voz ao microfone naquelas condições, evitando tons muito altos ou muito baixos, e garantindo ser ouvido com qualidade por todo o público.

Claro que fazer isso a cada evento, e para cada auditório, raramente é praticável, e sairia bem caro. Mas estou convicto de que os principais valores da experiência toda foram gerados por 3 fatores:

1. Apresentar repetidas vezes usando um microfone, para saber a que distância segurá-lo, perder o “medo” do instrumento, passar na prática pelas situações chatas de tossir, espirrar, assobiar, gritar nele, murmurar, ou aproximar-se de uma caixa acústica com ele ligado (para saber o que acontece, e conscientizar-se da necessidade de evitar).
    

2. Ter uma pessoa interessada ouvindo tudo e fazendo críticas, com foco na comunicação, e não no conteúdo ou na apresentação. Há partes em que você fala alto demais? Rápido demais? Afasta o microfone da boca, sem notar, ao gesticular? Adianta o discurso? Aceite as críticas, e recomece, até aperfeiçoar.
    

3. Conhecer antecipadamente as condições acústicas reais do auditório: sempre que é possível, eu peço para fazer teste de som, com o responsável pela sonorização falando ao microfone lá na frente, e eu me posicionando ao fundo, no meio e na frente, de ambos os lados, e pedindo ajustes quando necessário. É bem melhor do que ter de ficar perguntando, com a apresentação já iniciada, se o público está ouvindo – e reduz o risco de eles dizerem que não, e ter de rolar todo aquele improviso, com gente mudando de lugar, interrupções pra consertarem alguma caixa de som ou ajustarem algo no amplificador.

Só o terceiro destes fatores precisa mesmo ocorrer no local da apresentação. Os 2 primeiros já produzem efeito positivo (embora menor) mesmo se forem realizados por você em um microfone barato ligado ao seu PC ou aparelho de som doméstico, especialmente se o microfone for do mesmo tipo usado no auditório em que você vai se apresentar (de lapela, de pedestal, manual, etc.).

Algumas dicas de microfone para os marinheiros de primeira viagem

Catei nos livros de Reinaldo Polito aqui na minha estante algumas dicas consagradas para quem não tem a prática do microfone, e por isso deve usá-los da maneira mais ortodoxa possível:

• Não resista ao microfone: Se o ambiente é grande, a platéia é numerosa e há microfone disponível, use-o! Mesmo se sua voz for potente, ela não vai ser distribuída por igual à platéia, e o cansaço pode prejudicar o final do discurso.
   
  
   

• Se o microfone for de pedestal (ou de mesa), posicione-o bem, mas ANTES de começar a falar, e resista a ficar ajustando-o depois, causando ruídos e interrupções (a não ser que alguém além de você indique que o som está insuficiente). Se um ensaio não tiver determinado a posição ideal, coloque-o na altura do queixo, e a 10cm de distância da sua boca – e não se esqueça de que ele estará fixo, portanto você deve ficar ancorado próximo a ele.
   

• Atenção à postura! Nos microfones de pedestal ou de mesa, é ele que precisa se aproximar de você. Jamais se incline, se debruce ou se estique para aproveitar uma posição de microfone previamente ajustada para mais alguém, pois a postura sempre distrairá a atenção do público, e pode causar um efeito negativo à sua imagem.
   

• Se o microfone for “de mão”, posicione-o onde ensaiou (ou na altura do queixo, a 10cm da boca), mantendo-o sempre no mesmo lugar. Deixe o braço naturalmente caído ao longo do tronco, dobrando para cima apenas o cotovelo, e tenha a consciência de que esta mão não poderá gesticular, nem segurar nenhum material de apoio. Eventualmente o microfone de pedestal ou de mesa permite a sua retirada e uso como se fosse “de mão”, e se não for inapropriado, vale a pena fazer uso deste recurso algumas vezes ao longo da sua apresentação, dando assim mais dinamismo a ela. Mas não exagere, nem quebre o protocolo do seu evento. E não fique o tempo todo passando o microfone de uma mão para outra – indica desconforto, e pode prejudicar sua imagem.
   
  
   

• Microfone de lapela e headset: é o mais fácil de se adaptar, pois deixa as duas mãos livres e fica sempre na mesma distância em relação à sua boca. Mas prenda-o bem, e necessariamente ensaie antes, pois a captação deles muitas vezes não é tão boa, gerando a necessidade de escolher bem aposição. Se sua preferência for o headset (“estilo Sandy”, como dizem por aqui), vale a pena ter seu próprio, acompanhado de um kit de cabos, adaptadores e receptor – mas aí necessariamente chegue cedo, pois a ativação junto ao auditório pode exigir algum tempo.
   

• Garanta o “plano B”: especialmente quando estiver usando algum recurso sem fio, com pilhas ou baterias. Elas acabam nos momentos mais impróprios, e cabe a você insistir para que haja um backup pronto para entrar em uso imediatamente.
   
  
   

• Microfone móvel para a platéia: Especialmente nos casos em que a apresentação estiver sendo transmitida ou gravada, é importante ter uma solução de captação das manifestações e perguntas da platéia. Mesmo quando não há gravação, o microfone para perguntas dá ao público a possibilidade de ouvir com clareza as perguntas feitas pelos demais presentes.

Como de hábito, o microfone está aberto (via comentários) para que você acrescente também as suas dicas, sugestões e comentários!

Leia também:

1. Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
2. 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação
3. Aprenda a não depender das suas apresentações em Powerpoint na hora de expor suas idéias
4. Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
5. Powerpoint é só o começo: 7 dicas extras para apresentações impecáveis
6. Discurso com efetividade: como escrever e apresentar para ser entendido

Nesta época eleitoral, em que milhares de candidatos a prefeituras e câmaras de vereadores do Brasil inteiro disputam a atenção dos eleitores em discursos (seja em eventos públicos, ou mesmo pela televisão), a demanda por bons discursos só aumenta, e a qualidade geral do que ouvimos mostra o quanto todos teríamos a ganhar se os autores e apresentadores destes discursos (sejam eles políticos, paraninfos, homenageados, pais de noivas ou tantos outros discursantes do dia-a-dia) dominassem melhor a arte de comunicar claramente uma idéia.

Usualmente se diz que um bom discurso se identifica por 3 fatores, que devem estar presentes em grau suficiente e adequado ao tema e à circunstância:

1. brevidade
2. leveza
3. repetição

É isso mesmo: os critérios tradicionais não incluem a clareza ou a empatia. O discurso tradicional muitas vezes é escrito pensando em garantir que o público vai escutá-lo (associado ao conceito de eficácia), e não com a meta maior, que seria garantir que o público vai se convencer após ter entendido a mensagem que o autor desejava passar (que seria a idéia associada ao conceito de efetividade).

E é por isso que muitas vezes terminamos de ouvir o dicurso com a sensação de que não houve nenhuma novidade, e que a pessoa falou, falou e nada disse.

Já para um discurso efetivo, que leve o público a compreender e se convencer da mensagem, há duas condições essenciais, segundo Dan Pink – que foi redator-chefe dos discursos de Al Gore, famoso por saber se comunicar bem com as mais variadas audiências. São elas:

1. Identificar claramente qual a mensagem que queremos passar
2. Saber explicar por que essa mensagem é importante para o público

Parece simples, não? Mas a maioria dos discursos que ouvimos são gerais, sem foco, não têm um argumento central, e muito menos uma indicação clara de sua importância. Se você conseguir reunir as duas condições acima antes de escrever seu discurso, portanto, você já estará à frente da maioria de seus concorrentes e pares.

E é por isso que vamos aproveitar a experiência do redator de Al Gore (e de outros autores do mesmo ramo) para reunir uma série de dicas para discursos efetivos, que você lê a seguir.

Como escrever seu discurso

Não existe uma fórmula única, mas os 4 princípios gerais abaixo permitem planejar e estruturar seu discurso. Não deixe que os princípios o engessem: em comunicação informal, a maior parte das regras deve ser quebrada de vez em quando. Siga apenas de modo geral, adaptando-os à sua realidade.

Vamos às dicas:

1. Encontre o início, o meio e o final: na hora de escrever e de apresentar, você pode se permitir fazer saltos, mudar a ordem das coisas, e desempenhar seu papel de forma criativa. Mas na hora de planejar o discurso, você precisa ter muito claramente o que será o princípio, o meio e o final do texto, para permitir que estes indicativos o guiem, evitando a inclusão de “cacos” desnecessários e digressões que não contribuam para o andamento.
2. Acerte a composição dos ingredientes: Um bom discurso técnico sobre resultados financeiros não pode fugir de apresentar muitos e muitos números, taxas, indicadores e outros itens indigestos, certo? Mas um bom autor saberá como combiná-los a exemplos, histórias, ilustrações, projeções, conseqüências e outros elementos que facilitem a absorção da informação pelo público. Mas cuidado com os “cacos” e peças soltas que possam prejudicar a engrenagem: só inclua elementos adicionais que não prejudiquem a narrativa, e dê preferência aos que se integrem perfeitamente a ela.
   

3. Corte 20% antes de começar: Li em um livro sobre apresentações (“Presentation Zen”, que eu recomendo, assim como o clássico “ Como Falar Corretamente e Sem Inibições“, de Reinaldo Polito) que os japoneses têm um adágio que diz: “Coma só até estar 80% cheio”. Estar satisfeito não significa necessariamente estar repleto, e muito menos ter comido todos os pratos que havia no menu. Não massacre sua audiência: ao planejar seu discurso, após ter mapeado todos os temas que gostaria de abordar, faça um exercício de priorização, e corte 20% dos temas.
4. Não é a sua experiência que conta: o público pode até estar interessado em ouvir sobre a opinião, os motivos e os interesses do palestrante. Mas o que realmente os atrai são as suas próprias opiniões, motivações e interesses. Escreva pensando na perspectiva do público que irá ouvi-lo – e isso inclui leveza, brevidade e objetividade, mas inclui especialmente a empatia, a capacidade de colocar-se no lugar das pessoas da audiência e entender quais são suas necessidades e desejos naquele momento. O foco não deve ser “Votem em mim”, e sim “Vejam o que farei de bom por vocês, o que eu já fiz de bom recentemente, e o que me diferencia dos meus concorrentes.”

Como apresentar o discurso

Muito já se escreveu sobre isso (até mesmo aqui no Efetividade.net – veja no final uma lista de links), e não vou repetir tudo. Mas vou compartilhar os 2 conselhos que considero essenciais, e que giram ao redor da conhecida máxima da web: o conteúdo é o rei:

1. O público é tolerante e aceita os maus apresentadores. O que eles não perdoam é uma mensagem falsa, ou insuficiente. Se a sua mensagem for nova, verdadeira e interessante, a sua cota de cacoetes de apresentação (falar “Hum” e “Ah” o tempo todo, gaguejar, ler transparências, etc.) aumenta bastante (mas não abuse, claro). Mas se você for o rei dos apresentadores, e seu discurso não trouxer novidade, for percebido como falso, ou não despertar interesse, toda a sua técnica pode ser insuficiente. Em síntese: para resultados duradouros, entre o conteúdo e a técnica, prefira investir no conteúdo, sempre.
2. Seja autêntico: quando tiver o microfone em suas mãos, não tente emular o Sílvio Santos, o Enéas ou a Xuxa: se você tiver talento como apresentador, use-o. Caso contrário, simplesmente prossiga, consciente de suas limitações, e com atenção à dica acima: o público tolera as suas falhas como apresentador, mas não reage bem a um mau discurso.

Quais os erros mais comuns que você pode evitar

Dan Pink lista 3 erros graves:

1. Não se dar conta de que discursar é um privilégio: Muitas pessoas não se dão conta de que todo mundo na platéia e audiência deixou de dar atenção a outras coisas para ter tempo de ouvi-las. Pelo contrário: elas partem do princípio de que sua posição ou condição lhes dá o direito de estar ali falando, e que de alguma forma o público é obrigado a ouvir e prestar atenção. Não é assim que funciona: você pode obrigar o cavalo a ir até a beira d’água, mas não há como obrigá-lo a beber; o máximo que você pode obrigar uma platéia livre a fazer é estar presente e fingir atenção. Saiba fazer com que a opção dela por ouvi-lo valha a pena.
2. Esquecer da “regra de Lamott”: Anne Lamott narrou em um livro as suas experiências com um editor, que costumava cortar longas passagens dos seus artigos. Um dia ela foi reclamar com ele sobre os cortes, e ele respondeu a ela: “Não é porque algo ocorreu a você que deve ser considerado interessante”. Você não precisa contar tudo que lhe vem à cabeça; concentre-se no que precisa ser dito.
3. Não fazer seu dever de casa: Nem sempre dá para reaproveitar discursos antigos, ou usar um mesmo discurso para vários públicos. É essencial se dar ao trabalho de entender melhor os anseios, necessidades e desejos de cada um dos seus públicos, e dirigir-se a eles diretamente, da maneira que eles melhor entendam e – sempre que possível – recorrendo a exemplos e contextualizações que façam sentido especificamente para eles. Faça seu dever de casa, e prepare um discurso adequado para cada platéia.

As ferramentas essenciais

Para fazer um bom discurso, você precisa de um meio para escrevê-lo e depois memorizá-lo.

Papel e caneta funcionam bem, fichas pautadas (tamanho 3×5, à venda em qualquer papelaria) podem ser ainda melhores, se você escrever um parágrafo ou tema por ficha – aí fica fácil reordená-las, descartá-las, juntá-las, complementá-las (tende a sobrar espaço em cada ficha) e manipulá-las como você quiser.

Se estiver trabalhando com discursos tradicionais (e não apresentações de slides), um editor de textos como o Writeroom (do Mac OS), que ocupa a tela inteira e não deixa espaço para distrações, pode ser uma boa opção também. Existem alternativas sem custo de aquisação, como o PyRoom. Lembre-se de que em um discurso que será apresentado exclusivamente de forma verbal, as marcações típicas de processadores de texto (variação de tamanho de fonte, negrito, itálico, etc.) têm bem menos demanda.

Ao praticar e ensaiar seu discurso, um bom cronômetro com números bem grandes (para você poder ver mesmo a alguma distância, sem esforço mental que o distraia) pode ser uma aquisição a considerar. Na falta dele, até mesmo o seu relógio de pulso, ou a tela do seu computador, podem ser usados para esta finalidade. Mas é essencial saber quanto tempo o seu discurso leva, na prática, e quais as partes dele que tomam mais tempo. Se você perceber que as partes acessórias tomam muito mais tempo que a principal, reescreva!

Um espelho e um bom gravador de voz também podem fazer muito em prol da melhoria do seu discurso! Você pode até mesmo recorrer a um MP4 player com gravador de voz, ou a um daqueles microgravadores com fita cassette, ou até mesmo ao gravador do seu celular ou PDA, mas o ideal deve ser um moderno gravador digital de voz, fácil de controlar e de usar. Veja a si próprio no espelho, ouça e re-ouça a gravação, pratique, e vá melhorando.

O essencial é que a sua platéia não seja a primeira a ouvir o seu discurso. Você mesmo, e seus assessores e apoiadores, já devem tê-lo ouvido várias vezes (melhorando continuamente) quando chega o momento de apresentá-lo pela primeira vez ao público.

Leia também:

1. Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
2. Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
3. Comunicação efetiva: Saiba como ler discursos e pronunciamentos em público
4. Quer ser mais ouvido? Experimente falar menos!
5. Como estar preparado para sua apresentação em sala de aula
6. Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade
7. Apresentações e discursos: mais meia dúzia de dicas

Em especial, leia também o post From Al Gore’s Chief Speechwriter: Simple Tips for a Damn Good Presentation (Plus: Breakdancing), no blog de Tim Ferriss, por intermédio do qual eu vim conhecer as idéias de Dan Pink.

Minha idéia é sorteá-los, e não vou enrolar: interessados só precisam me enviar um e-mail para o endereço falarbem@br-linux.org, dizendo qual foi a última oportunidade em que falou em público, incluindo também o seu nome e endereço postal completos (com CEP) até o próximo dia 6 de junho de 2008, sexta-feira. Na semana seguinte me encarregarei de sortear, divulgar por aqui o resultado, e enviar os brindes aos felizardos – e não vou usar os seus endereços postais ou de e-mail para nenhuma outra finalidade. Vou ler todos os e-mails, mas não prometo responder a nenhum, ok?

Claro que não resisti a folhear um dos exemplares, que já começou a me chamar a atenção a partir da lista de autores: William Douglas (Juiz Federal e professor universitário), Rogério Sanches Cunha (Promotor de Justiça e professor universitário e em escola superior de magistratura), e Ana Lúcia Spina (fonoaudióloga especialista em voz, doutoranda em ciências biomédicas, e professora de preparação para prova oral em concursos) – todos bastante habilitados a escrever sobre o tema, na minha opinião.

O livro é muito bem organizado, começando pelos aspectos mais psicológicos (a inspiração, a tremedeira, como ter mais segurança diante de examinadores), a mecânica de entrar em cena (inclusive as velhas perguntas sobre como se vestir), diálogo, argumentação e técnicas de oratória, autocontrole e mais. Os capítulos são curtos e diretos, incluindo um específico sobre o discurso amoroso, e outro sobre o ambiente corporativo.

O capítulo que eu mais gostei foi o intitulado “O peso do silêncio”, que começa com uma citação de Platão: “O sábio fala porque tem algo a dizer; o tolo, porque tem de dizer alguma coisa”, e em seguida discorre sobre quando NÃO falar, e sobre como usar o silêncio (incluindo as pausas) para reforçar o discurso.

Em termos de aprendizado, eu gostei do capítulo “Em busca do sim”, que fala sobre o convencimento, e do apêndice 2, um guia de objeção e refutação.

Em resumo, “Como falar bem em público” me pareceu um excelente livro para quem precisa falar em público freqüentemente, mesmo que não tenha dificuldade com isso, já que não trata só daquelas técnicas de expressão e discurso, e busca até mesmo temas espinhosos como convencimento, argumentação e refutação. Recomendo!

Leia também:

• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada
• Controle remoto para apresentações – com seu celular
• Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação
• Powerpoint é só o começo: 7 dicas extras para apresentações impecáveis
• Como estar preparado para sua apresentação em sala de aula
• Apresentações e discursos: mais meia dúzia de dicas

Já falamos aqui anteriormente sobre os controles remotos de baixo custo, e também não é difícil encontrar no varejo brasileiro os excelentes controles de apresentação da Targus, com custo por volta de R$ 250 e trazendo trackball, apontador, controles de apresentação e controles multimídia.

Para quem faz apresentações freqüentes ou vive disso, é um bom investimento. Mas para o resto de nós, que fazemos apresentações ocasionais mas estamos sempre procurando alguma forma de torná-las mais efetivas, eu tenho uma alternativa interessante a oferecer: ensinar o seu celular a realizar este truque!

Claro que a forma de fazer isto varia a cada caso – depende do celular, e também do computador no qual você realiza suas apresentações. Eu tenho um celular Nokia N95 e o notebook no qual levo minhas apresentações roda Linux, portanto uma excelente opção para o meu caso é o software AMORA (A MObile Remote Assistant), criação do brasileiro Adenilson Cavalcanti da Silva, do Instituto Nokia de Tecnologia, sediado em Recife.

A foto acima mostra o AMORA rodando em um N95 com o teclado aberto. Não dá de ver muito bem, mas a tela do celular está mostrando a imagem do slide que está sendo exibido no computador remoto, e um cronômetro para o palestrante não se perder no tempo.

O AMORA se comunica com o PC usando Bluetooth, e implementa o controle do mouse e a maioria dos atalhos freqüentes de teclado (ESC, ENTER, espaço, setas, etc.). É bem prático, e é software livre. Outra alternativa interessante a considerar é o AnyRemote, que também controla PCs Linux mas roda em mais plataformas de celulares e smartphones – o requisito passa a ser o suporte a Java.

Mas é possível que o seu computador não rode Linux. Isso significa que você não pode ter acesso a estas funcionalidades? Não, vários outros softwares oferecem os mesmos recursos para usuários de outros sistemas operacionais. Um dos mais populares é o ControlFreak, que infelizmente não será atualizado para a edição corrente do padrão S60 – o que significa que o N95 não poderá rodá-lo, por exemplo. Mas se você dispõe de um celular com Symbian S60 de uma edição mais antiga, poderá rodar sem problemas. As telas acima mostram duas funcionalidades extras do ControlFreak: o controle remoto do desktop e do tocador de MP3 WinAMP. Uma alternativa a ele, para quem tem interesse específico em controlar players de áudio e vídeo no Windows, é o RemotUD.

Há bastante variedade de software comercial tentando preencher exatamente esta demanda, como o Salling Clicker, apresentado na imagem acima. Ele controla o PowerPoint, iTunes e muito mais, e faz uso inclusive dos recursos de rede Wi-Fi dos aparelhos que disponham desta funcionalidade. Uma vantagem interessante dele é mostrar na tela do celular as anotações de cada slide – aquelas que o público não estará vendo, naturalmente.

E para quem quer mobilidade sem limites, e dispõe de uma boa conexão IP em seu celular ou smartphone, investigar uma solução baseada no VNC pode ser a solução definitiva. O VNC é um padrão publicamente disponível, e dispõe de implementações livres & gratuitas para a maioria das plataformas correntes – tanto no mundo móvel quanto nos computadores de mesa.

Não conheço (mas sei que existem) alternativas voltadas especialmente para os usuários de PalmOS e para as versões portáteis de Windows. Conto com vocês leitores para expandirem as opções, contando as alternativas que testaram e que funcionaram, nos comentários!

Leia também:

• Controle remoto de apresentação: Um apontador laser com função de avançar e retroceder páginas por menos de R$ 50,00
• Powerpoint é só o começo: 7 dicas extras para apresentações impecáveis
• Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação

Reinaldo Polito faz por merecer o seu status de autoridade em técnicas de comunicação pessoal. A cada novo texto que ele publica, embora o tema central seja sempre o mesmo, ele encontra um novo detalhe, uma nuance adicional, algo que faz a diferença no contexto que ele escolheu cobrir. E no artigo dele publicado esta semana no UOL Plano de Carreira, intitulado “Apresentações brilhantes em sala de aula”, ele resolveu tratar justamente deste desafio tão comum.

Eu gostei especialmente da sugestão do “tema de apoio” que, sem fugir do tema principal dado para a apresentação, ajuda a compor e suportar a apresentação do tema dado. Mas toda a explicação sobre como selecionar, analisar e ordenar o tema é bastante interessante.

Como de hábito nos artigos do mestre Polito, o fecho é dado por uma coleção de dicas rápidas. Selecionei três delas para reproduzir aqui:

• Faça uma rápida introdução comentando a importância do tema que irá expor
• Alterne o volume da voz e a velocidade da fala para que o ritmo seja interessante
• Mantenha o semblante arejado e simpático e olhe para todos os colegas da sala

Leia o texto completo no UOL, em Apresentações brilhantes em sala de aula.

Leia também:

• Apresentações e discursos: mais meia dúzia de dicas
• Powerpoint é só o começo: 7 dicas extras para apresentações impecáveis
• Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação

Apresentações são um assunto freqüente aqui no Efetividade, mas sempre há espaço para mais 6 dicas, certo? Vamos a elas!

• Os 2 “discursos do elevador”: se você encontrasse no elevador a pessoa-chave da sua platéia, e tivesse que convencê-la, no tempo que leva para ir até o décimo andar, que a sua palestra interessa a ela, o que você diria? Este discurso de 30 segundos deve estar incluído na abertura da sua apresentação. Mas não é o único. Se essa pessoa perdesse a sua apresentação, você a encontrasse no elevador logo depois, e tivesse que resumir para ela a essência da sua apresentação no tempo que leva para ir até o térreo, o que você diria? Este outro discurso de 30 segundos também deve estar logo no começo, para permitir que todo mundo tenha uma boa idéia do panorama geral e da mensagem principal enquanto você explica os detalhes.
• Os 3 pontos principais: se as informações divulgadas procedem, isto é algo que os maçons fazem certo: eles conhecem o valor do número 3. Mas não há necessidade em entrar em aspectos místicos: embora as pessoas em geral possam memorizar listas com mais itens (já falamos anteriormente aqui no Efetividade sobre a importância de não ter mais do que 7 itens em listas que precisam ser memorizadas), dividir os tópicos em grupos menores (e 2 é muito pouco, na minha opinião) ajuda a entender o conjunto. Especialmente nos casos em que você não estiver usando recursos audiovisuais, 3 é um bom número, mas não há razão para nÃO Ser (um pouco!) flexível. Deixe claro quais são os seus 3 pontos, que devem ser alinhados à sua mensagem principal, e faça com que a cada momento o público saiba de qual dos pontos você está tratando.
• Concentre-se nos dados mais convincentes: Ao apresentar, você não precisa informar ao público sobre todo o detalhamento e as minúcias dos dados da sua pesquisa e suas conclusões. Concentre-se no essencial e no que for convincente, e apenas esteja preparado para tratar sobre os detalhes se a platéia pedir.
• Pratique: se você praticar antes, vai ter uma idéia mais precisa do seu tempo, não vai tropeçar em palavras difíceis de pronunciar, vai fixar melhor as definições e estrutura da sua apresentação, e vai estar muito mais seguro na hora da verdade. Não é necessário (nem é positivo) decorar palavra por palavra, frase por frase. Mas saber a seqüência geral e o encadeamento dos assuntos sempre ajuda, mesmo que você prefira deixar espaço para o improviso.
• Acalme-se antes de começar: faça o que funcionar para você. Vá para a sala de som, uma sala de reuniões vazia ou onde puder, e ouça uma música, cante um mantra, medite, faça um alongamento, relaxe. Mais uma vez, não precisamos entrar no terrno do misticismo, mas pensar positivo nestas horas sempre ajuda. Visualize como você quer se posicionar, soar, encarar o público, e entre no clima.
• Lembre-se de se divertir: Se você estiver preparado e a platéia não for hostil, é muito fácil se divertir fazendo uma apresentação. Mesmo as pessoas que morrem de medo de falar em público freqüentemente conseguem relaxar depois que a apresentação já começou – o grande problemaocorre antes dela. Se você praticar um pouco, logo conseguirá falar em público sorrindo, e o que é melhor: a empatia natural aumenta a chance de o público sorrir com você. Saiba lidar com os pequenos problemas, pois – exceto no caso de desastres – se você estiver indo bem, eles só parecem grandes para você. Você tropeça, tosse, gagueja, o microfone falha, e você simplesmente continua em frente – muitas vezes o público nem percebe, ou não atribui a falha a você.

Para completar, leia o artigo “10 Fail Proof Tips for Delivering a Powerful Speech“, que eu li antes de começar a escrever este texto, e depois compartilhe conosco as suas dicas de apresentação nos comentários!

Leia também:

• Powerpoint é só o começo: 7 dicas extras para apresentações impecáveis
• Comunicação efetiva: Saiba como ler discursos e pronunciamentos em público
• Falar em público: várias modalidades de ensaios para ajudar a superar o medo
• Apresentação em Powerpoint – 6 dicas para passar sua mensagem com efetividade
• Como começar um texto ou apresentação com mais efetividade
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões
• Aprenda a não depender das suas apresentações em Powerpoint na hora de expor suas idéias
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação

Discursos feitos de forma espontânea, mesmo que tenham sido preparados e estudados de antemão, costumam ser muito mais vivos e agradáveis de assistir. A leitura, pelo contrário, muitas vezes é um fator de desmotivação do público. Mas em determinadas ocasiões a leitura pode ser a melhor opção. Por exemplo:

• Se você está apresentando um pronunciamento assinado por outra pessoa, ausente.
• Se está recorrendo a uma longa citação, ou se a intenção é apresentar um trecho de obra literária.
• Em uma solenidade de posse, em que precisa apresentar de forma detalhada e completa o seu programa de trabalho.
• Em uma solenidade de fim de mandato, quando é necessário apresentar de forma completa e precisa (incluindo todos os números exatos) o seu relatório de realizações da gestão.
• Em discursos de saudação em que for necessário certificar-se de mencionar todos os méritos destacados dos homenageados.

Ler em público não é necessariamente muito mais fácil do que falar “de improviso” ou mesmo seguindo um plano memorizado de antemão. Por esta razão, em seu artigo “Aprenda a ler em público“, o renomado autor Reinaldo Polito explica diversos truques que tornam mais fácil esta tarefa.

Você já parou para pensar que se imprimir o seu discurso em um papel de gramatura mais elevada, ele não vai reverberar de forma visível, e ninguém vai perceber se as suas mãos tremerem? É este tipo de dica que o experiente Polito compartilha. Além disso, ele fala sobre a que altura você deve segurar o papel, dicas para facilitar o contato visual com o público, critérios para verificar se a leitura é a melhor opção, e mais.

Ao final do texto, um pequeno quadro com dicas práticas extras complementa a lição. Segundo ele, é melhor manter as folhas soltas (sem clips ou grampos) durante o discurso. Toda página deve terminar com um ponto final, para que você nunca interrompa uma frase no meio enquanto vira a folha aceleradamente. As folhas precisam ser numeradas de forma bem visível, para você nunca se perder. As letras devem ser grandes, e em tipo minúsculo. E tem bem mais dicas por lá.

Parece muito óbvio, mas já cometi vários dos erros mencionados, e já vi muitos palestrantes cometê-los também. Confira!

No artigo “Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada“, já tratamos de dicas para criar apresentações de boa qualidade, das quais a regra dos 10/20/30 (não mais que 10 slides, não mais do que 20 minutos, nenhuma fonte com tamanho menor que 30) certamente é a mais importante para quem busca a perfeição na transmissão da mensagem.

Já o artigo “10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação” mostra o reverso da medalha, tratando dos erros mais comuns em apresentações, e como você pode evitá-los.

E hoje vamos tratar de algumas dicas que vão além dos slides em si. Como agir e se portar para melhorar a sua chance de fazer uma apresentação matadora no sentido figurado – e não no sentido literal ;-)

Vamos às 7 dicas, algumas das quais foram selecionadas no artigo 18 Tips for Killer Presentations:

1. Vá devagar: palestrantes inexperientes inconscientemente aceleram seu ritmo para tentar compensar suas preocupações e até mesmo a eventual inclusão de conteúdo além do necessário. Fale devagar, e não “corra” os slides. E leve isso em conta na hora de definir o conteúdo!
2. Coloque a parte importante no início: Quantas vezes você já viu um palestrante ou professor cometer o erro de deixar a parte mais importante para o final, aí acabar gastando com os assuntos iniciais mais tempo do que havia planejado, ficando sem tempo para apresentar com qualidade o “filé mignom” do seu tema? Apresentação não é novela, você não precisa guardar as surpresas para o final. Reduza a introdução e vá direto ao ponto, detalhando e fundamentando depois.
3. Fale para fora: Você precisa ser ouvido. Fale em voz alta o suficiente, pratique antes com o microfone, faça o que for necessário para poder ser ouvido com conforto e sem esforço.
4. Chegue CEDO: BEM cedo! Montar sua estrutura, copiar os arquivos para o micro conectado ao projetor, testar para ver se está tudo certo, corrigir os eventuais problemas, se ambientar… Você tem uma série de atividades a desempenhar antes do início da palestra, e o momento de realizá-las não é depois que o auditório já lotou.
5. Não peça desculpas antecipadas: Não “chore pitangas”, como se diz aqui no Sul. Quando um apresentador inicia sua palestra pedindo desculpas por estar nervoso, por não ter preparado uma apresentação mais adequada ao público a que se dirige, por sua voz às vezes falhar ou por qualquer outra circunstância ainda não ocorrida, ele chama a atenção para esta situação e *garante* que o público irá notar. Não faça. Por outro lado, se você cometer um erro ou estiver em situação extrema – afônico, por exemplo – aí sim é o caso de se desculpar imediatamente.
6. Saiba ganhar tempo – Treine com antecedência a sua atitude diante de perguntas do público, para não fazer como a maioria dos palestrantes de primeira viagem, que mandam logo um longo “Ééééééé…” de 15 segundos, seguido do insuportável “Veja bem”. Comentar a pergunta em si, no estilo “Esta é uma ótima pergunta, e eu fico feliz que tenha surgido agora, porque ajuda a trazer o tema mais perto da realidade de vocês” é uma estratégia eficaz para ganhar os segundos que você precisa para concatenar em sua mente a resposta em si. Mas pratique antes, porque na hora precisa fluir naturalmente.
7. Divirta-se: No começo é difícil, mas a possibilidade de divertir-se preparando e fazendo uma apresentação aumenta com o tempo, conforme você vai ficando menos mecânico e mais natural. Descubra onde estão suas limitações e resolva-as, de forma a poder aproveitar melhor as excelentes oportunidades que são as apresentações.

Agora é a sua vez! Quais as suas dicas não relacionadas diretamente aos slides do Powerpoint (ou do OO Impress) para obter melhores resultados em apresentações?

Veja também o artigo “How I made my presentations a little better“, no 43 Folders.

A experiência é algo que você só pode adquirir com o tempo, mas a preparação está – em maior ou menor grau – ao alcance de quase todos, consistindo no domínio do tema, do ambiente, das expectativas do público e das ferramentas à sua disposição.

Superar o medo de falar em público pode ser um fator de sucesso para impulsionar sua carreira. Todo profissional tem oportunidades em que precisa dirigir-se a uma audiência, e sair-se bem nestes momentos atrai a atenção de todos – especialmente do seu chefe ou potencial empregador, que certamente está sempre à procura de pessoas com talentos de comunicação.

Já tratamos anteriormente, aqui no Efetividade.net, de várias outras técnicas de preparação para apresentações, mas hoje vamos dirigir nossa atenção a uma das menos empregadas efetivamente: as diversas variedades de ensaio.

As várias formas de ensaiar sua apresentação

Os ensaios têm mais de uma finalidade. A maior parte das pessoas pratica suas apresentações como forma de aumentar sua familiaridade com o material e de criar mais confiança e segurança em si mesmos, mas você pode obter muitos resultados além desse, se ensaiar com efetividade.

Claro que nem toda apresentação merece todas as técnicas, e que quanto mais experiência você tiver, menos precisará investir em ensaios. Aplique as técnicas conforme a situação exigir.

Veja o que mais você pode obter com cada uma das técnicas:

• Pratique a apresentação diante do espelho: praticar a apresentação sozinho é algo natural e óbvio, mas a prática diante do espelho pode ser (erroneamente) confundida com vaidade. Mas é uma forma importante de perceber vários fatores importantes que podem desviar a atenção do público e diminuir a qualidade da apresentação: a sua postura, se oscila o corpo enquanto fala, a forma como posiciona as mãos, sua expressão facial, etc.
• Ensaie de frente para a parede: é o oposto do ensaio no espelho. Sem distrações, sem apoio, nada além de você perdendo a dependência dos slides, falando e se ouvindo, e corrigindo, e percebendo claramente os pontos em que o discurso “empaca”.
• Pratique com amigos e depois com colegas: quando os colegas não são propriamente amigos, você acrescenta algum pressão à equação do ensaio. Claro que nem se compara à pressão do evento em si, mas é um ingrediente a mais no realismo do ensaio. Além de praticar mais vezes, você ganha a chance de experimentar como se sai de fato interagindo com algum público. As pessoas entendem o que você está falando? Não estranham os títulos? Não se distraem com as ilustrações? Aprenda com as perguntas que os amigos e colegas fizeram, aceite as críticas e corrija.
• Grave um ensaio: ninguém gosta de assistir a gravações de si mesmo, mas é um recurso valioso mesmo assim. Assistindo (ou ouvindo) a uma gravação de si mesmo você pode perceber erros de temporização, pontos em que você gaguejou, murmurou, acelerou, fez gestos estranhos… Assista, corrija e grave de novo.
• Faça um ensaio geral: em pelo menos duas ocasiões em que fiz apresentações de projetos fora do meu ambiente usual e para grandes públicos, tive oportunidade de fazer um ensaio geral, no próprio auditório onde se realizaria o evento, já com a versão final do material, na presença de colegas e com acesso a todas as ferramentas: microfone, projetor, a pessoa que controlaria os slides, etc. Foi valiosíssimo, permitiu ajustar muitas questões, inclusive uso do espaço sem ficar na frente da tela, uso do púlpito e do microfone, deslocamentos, etc.

Estas e outras dicas de ensaio para apresentações podem ser encontradas no artigo How to get over your fear of public speaking, no Lifehack. Você tem outras? Compartilhe com os leitores nos comentários!

Leia também: outros artigos sobre apresentações, aqui no Efetividade.

A outra é publicando uma série de seleções dos melhores artigos do site, para quem não acompanhou ou quer rever. A lista de hoje tem os 7 melhores artigos de junho e julho de 2006.

• Ampliando o poder do Palm com o Agendus – Se você tem um Palm e o usa para ajudar a gerenciar seus compromissos, pendências, memos e lista de contatos através dos programas que já vieram instalados nele, talvez nem imagine o que está perdendo por não usar o Agendus.
  

• Uma caixa econômica – e decente – para seus CDs e DVDs a granel – Comprar CDs e DVDs a granel, em tubos ou palitos, é bem mais econômico do que comprá-los na apresentação completa, em caixas normais ou “slim case” – mas acabamos abrindo mão das caixinhas para acondicionamento individual, que podem ser importantes na hora de entregar ou enviar um CD para alguém.
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação – Não importa se você usa Powerpoint, OpenOffice Impress, Magic Point, slides ou mesmo transparências: os recursos visuais são uma grande ajuda para fixar a sua apresentação na mente da platéia. Mas, se não forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstáculo entre você e o público. E o que é pior: você pode nem notar.
• Organizando sua caixa de e-mail com efetividade – Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita – algumas mais efetivas, outras menos. Por outro lado, as realidades são bem diferentes: tem gente que acha muito receber 15 mensagens em uma mesma semana, outros se espantam ao receber menos de 200 mensagens em um dia.
  

• Dicas simples para reuniões mais produtivas – Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada – As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, OO Impress e outros programas especializados) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.
• Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails – Eu recebo muito e-mail, cerca de 400 a 600 mensagens por dia. Naturalmente não preciso ler todas elas, principalmente devido aos filtros automatizados que já descrevi em um artigo anterior explicando como organizar sua caixa de e-mail com efetividade. Mas as que sobram na caixa de entrada são suficientes para me manter ocupado, e acabei desenvolvendo um conjunto de técnicas para mantê-las em dia tanto quanto possível.

Quais destes assuntos você gostaria de ver retornar ao Efetividade na forma de novos artigos? Comente!