ZTD é um método zen, flexível e simples para organizar suas atividades, pendências e planos, que você pode implantar hoje mesmo para ter mais produtividade pessoal.

O método de produtividade pessoal que eu uso e pratico é um modelo minimalista baseado no ZTD (“Zen to Done”), adequado para as tarefas pessoais e suficiente para organizar também minhas tarefas profissionais e acadêmicas.

Ele é minimalista porque usa poucas disciplinas (apenas 5, das 10 que o ZTD define: capturar, processar, planejar, executar e revisar) e porque exige pouquíssimo em termos de ferramentas: geralmente eu o pratico apenas com papel e caneta, e quando tenho razão para usar recursos informatizados, até os apps que vêm instalados no celular são suficientes (embora eu atualmente prefira o app Things).

O ZTD não exige fidelidade a nenhuma ferramenta, e se satisfaz até com as mais simples.

Você pode praticar o ZTD usando a ferramenta que preferir mas, ao escolher, lembre-se de dar preferência às que possam estar com você sempre que necessário e, se forem digitais, às que compartilham dados com todos os dispositivos que você usa – assim, se você gerencia as suas tarefas no computador do escritório, terá acesso a elas no smartphone, e se uma pendência nova surge enquanto você está na rua, você pode cadastrá-la onde estiver, usando o seu smartphone. O mesmo vale para o notebook, o tablet, ou até mesmo o acesso via web no computador da casa dos seus pais no final de semana prolongado.

Embora eu use 5, o ZTD minimalista proposto pelo autor original se baseia em apenas 4 hábitos, e veremos a seguir como eles são praticados na minha rotina.

Hábito 1. ZTD na Captura

A ideia do ZTD é uma Captura Permanente, na qual o praticante leva sempre consigo uma ferramenta (bloco, câmera do celular, gravador, apps, etc.) para anotar as tarefas e outras informações que surgem enquanto o seu dia se desenrola.

Assim que retornar à base (seu escritório, casa, etc.) ou tiver uma oportunidade, é só fazer uma rodada de Processamento que trate os registros capturados, como se fossem uma caixa de entrada, transformando-os em registros apropriados na sua lista de tarefas, de compromissos, de contatos, de referências ou tomando a ação que for indicada.

A Captura transforma em itens processáveis os eventos e outros fatos que surgem na sua vida.

Se você for usar um app como ferramenta de captura, escolha um que não exija o preenchimento de múltiplos campos. Detalhes analíticos são importantes na hora do registro definitivo, ao chegar à base, mas se cada vez que você for registrar algo "de passagem" tiver que passar por múltiplas operações, logo você vai se sentir tentado a confiar só na memória porque dá muito trabalho usar a ferramenta escolhida, e a disciplina vai por água abaixo.

Em tempo: um caso especial da Captura, mencionado no livro do ZTD, é o das interrupções. Quando você está concentrado em fazer algo e é interrompido (por um telefonema, um colega que chega, um alerta de algum aplicativo, etc.), simplesmente registre na mesma Caixa de Entrada de sempre qualquer nova pendência que surgir, e siga na tarefa a que estava dedicado originalmente, confiante de que a nova pendência será devidamente tratada na próxima rodada de processamento.

Hábito 2. ZTD no Processamento

Processamento, você já sabe, não é sinônimo de execução - é tirar as coisas das caixas de entrada e posicioná-las onde devem estar para cumprir seu papel.

Quanto menos Caixas de Entrada diferentes você tiver, melhor, mas às vezes é difícil deixar de ter várias: os e-mails, as notificações, a correspondência, o que chega via contatos pessoais, etc.

Quando eu estou no "modo Captura", eu anoto todas as entradas em um papel ou no app que estiver à mão (frequentemente o Things ou um editor de textos qualquer), usando abreviaturas, sem me preocupar muito com a correção ortográfica - o importante é mencionar todos os dados necessários, porque sei que ao chegar na base eu farei o processamento ainda contando com a memória como complemento, e poderei promover as devidas correções e ajustes para que nenhuma informação que eu lembro a curto prazo se perca no longo prazo.

Um conjunto de 5 opções pode tratar cada um dos itens da sua Caixa de Entrada.

Na hora do Processamento dessa caixa de entrada das Capturas, o que eu faço (além de corrigir erros de digitação e expandir as abreviações) é o que o ZTD minimalista propõe - leio cada um dos itens, na ordem que se encontram, e decido a ação apropriada na lista a seguir:

1. fazer imediatamente (se a ação necessária demorar menos que 2 minutos), ou
2. descartar, ou
3. delegar, ou
4. arquivar como referência ou
5. inserir na lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos, conforme for apropriado.

Esse processamento ocorre várias vezes por dia, de modo que a Caixa de Entrada tende a estar vazia e os outros grupos vão enchendo ;-)

Além da Caixa de Entrada (Inbox), os outros grupos (ou pastas, ou listas) relevantes para a minha fase de Processamento são 2:

• Futuro: neste grupo eu acumulo todas as tarefas e pendências que vão chegando e ainda não têm data definida para serem Executadas, mas sem o mesmo grau de tolerância da Caixa de Entrada, provisória por natureza: na lista Futuro só entram as tarefas já processadas, e descritas de maneira completa.

  

• Big Rocks: o nome vem do texto do ZTD, que lembra a velha fábula que diz que quem deseja encher uma caixa com pedras e areia deve começar pelas pedras maiores, e aí ir colocando as pedras menores nos espaços que sobrarem, despejando a areia só no final, e nunca o contrário, senão não cabe. Ou seja: na pasta Big Rocks armazeno as tarefas mais extensas, mais complicadas, mais urgentes e mais importantes, para que possa sempre dar atenção especial a elas por primeiro na hora do Planejamento, que é o terceiro hábito do ZTD minimalista.

Hábito 3. ZTD no Planejamento

Planejar também é escolher, e o hábito do Planejamento, no ZTD minimalista que estamos adotando como guia, é bem simples: a cada semana, e também a cada dia (separadamente) definir quais, entre as tarefas previamente conhecidas, que serão executadas no período.

O planejamento de cada semana ocorre movendo manualmente para o grupo (ou lista, ou pasta) "Semana" um conjunto de tarefas escolhido diretamente a partir dos grupos "Big Rocks" e "Futuro", fazendo neste momento semanal a escolha consciente sobre quais partes das pendências serão atacadas nos 7 dias seguintes.

Eu faço a maior parte do planejamento semanal no final do expediente de sexta-feira, com um pequeno complemento (no máximo 10 minutos adicionais) no início da segunda-feira seguinte.

Já o planejamento diário começa a cada final de dia e é completado com 5 minutos adicionais na primeira hora do dia seguinte, movendo manualmente para o grupo (pasta, lista, ...) que eu chamo de "Pra hoje" um conjunto de tarefas que já estava no grupo "Semana". A seleção das tarefas ocorre conforme a disponibilidade prevista de tempo e de esforço, os deslocamentos previstos, etc.

Planejar também é escolher.

Note que a pasta "Pra hoje" não é a mesma coisa que um eventual grupo de tarefas que tenham sido agendadas ou "vencem" na data de hoje: o Zen (incluindo o ZTD) envolve escolhas, e você sempre tem a opção de decidir que alguma outra tarefa é mais importante do que as que venceriam numa certa data.

Nos 2 casos (semanal e diário) eu começo a escolha pelas tarefas mais extensas, complicadas ou relevantes (ou seja, as que um dia estiveram na pasta "Big Rocks"), e depois complemento com tarefas menores conforme a previsão de sobra de tempo e energia.

O complemento importante é um grupo chamado "Pra amanhã", que não é objeto de planejamento específico (ou seja: normalmente começa vazio) mas vai sendo preenchido ao longo do dia com tarefas complementares às que estão sendo executadas hoje, ou com os compromissos que vão sendo assumidos e não têm flexibilidade de tempo a ponto de serem incluídos no fluxo normal do Processamento.

A cada fim de dia, uma avaliação das tarefas completadas e um planejamento inicial do dia seguinte são feitos, e no fim do expediente de sexta-feira ocorre a edição especial tratando da semana inteira ;-)

Hábito 4. ZTD na Execução

A Execução é o hábito mais importante do ZTD e de qualquer método de produtividade pessoal: é aqui que as pendências e tarefas se convertem em ação, são resolvidas e ao serem marcadas como completadas, viram um mero registro histórico de seu completamento ;-)

É na execução que os planos cumprem sua função e viram ações concretas.

E isso se faz repetidamente, ao longo do dia, sempre consultando a lista "Pra Hoje", escolhendo uma tarefa única, e concentrando-se na execução dela até concluir (ou enquanto for possível), até haver disponibilidade de começar mais uma.

Às vezes (por exemplo, em casos de interrupção, de definição inicial insuficiente ou de impasse) uma tarefa "Pra Hoje" procria, ou mesmo se divide em outras menores, que já são incluídas diretamente na mesma lista para execução em seguida, ou vão para a Caixa de Entrada aguardando o próximo Processamento.

Nos raros casos em que eu termino a lista "Pra Hoje" muito cedo, eu tento adiantar o que já estiver no "Pra amanhã", ou repito a fase de Planejamento.

Conclusão e continuidade

Como mencionei na abertura, esta é a forma como eu opero.

Você pode adaptar os mesmos 4 hábitos à sua própria forma de proceder e à ferramenta que preferir, ou mesmo acrescentar outros graus de complexidade típicos do GTD (como pastas de projetos e "tickler lists") se a sua rotina exige um nível mais intenso de gerenciamento. (se o fizer, compartilhe conosco os resultados nos comentários!)

Em breve compartilharei, em outro artigo, como faço uso de um 5º hábito do ZTD, que não faz parte do "ZTD minimalista" usual: as revisões.