Para arrumar um cômodo rapidamente, você pode usar seu método usual de trabalho, mas sugiro ficar sempre atento a uma regra especial: permanecer no ambiente até terminar, evitando ao máximo saídas e interrupções.

Sair para ir levar um objeto em outro lugar ou buscar alguma ferramenta é um convite à distração e a encontrar outras coisas para fazer. A própria mudança de contexto, especialmente quando repetida, tende a ser inimiga da produtividade. Tudo bem fazer pausas programadas, mas não deixe que cada objeto que surge faça você parar a organização de um cômodo para se deslocar a outro.

Para facilitar, antes de começar já leve para o ambiente (ou deixe ao lado da porta dele) tudo que vai precisar: lixeira, espanador, etiquetas, caixas, envelopes, ferramentas ou o que for, e arrume espaço para empilhar o que depois deve ser descartado ou levado para outros locais.

Enquanto organiza, os objetos que estiverem no ambiente mas vão ser levados a outro lugar devem ir sendo acumulados em caixas ou pilhas nos cantos no próprio ambiente (ou do lado de fora da porta), e o passo final da organização daquele ambiente será levar cada uma das pilhas ao seu destino, acomodando seus itens lá em definitivo ou provisoriamente, caso depois pretenda organizar estes outros ambientes também.

Assim o trabalho rende mais, fica pronto antes e com menos esforço, aplicando alguns princípios simples de produtividade. Pronto. A dica era essa. Mas vamos além com algumas sugestões extras ;-)

Aplicando o GTD e o ZTD à arrumação da sala e do escritório

Para uma organização geral, não se esqueça da dica que vem da forma como o método de produtividade GTD trata o processamento inicial: não trate separadamente os acumuladores (gavetas, prateleiras, caixas, etc.) que contêm itens que precisam ser organizados, senão você limitará o seu resultado. Trate tudo como uma pilha só, e organize os conteúdos de acordo com seu uso, importância ou o critério que fizer sentido para você.

Da sabedoria popular, refletida também no Hábito 6 ("Organizar") do método ZTD, vem a máxima: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar. Do mesmo hábito no ZTD encontramos mais 4 sugestões fáceis de seguir para manter organizado o que você já arrumou:

1. É importante pensar no lugar certo para cada coisa. Não largue no primeiro espaço disponível: pense na importância do objeto, em quantas vezes será necessário, na importância de localizá-lo rapidamente quando for usar, e coloque-o adequadamente, se necessário deslocando outro item.
2. Para os papeis e documentos, você precisa de um sistema unificado. Seja um arquivo de pastas suspensas, um conjunto de envelopes, um método baseado em digitalização, ou o que fizer mais sentido para você - mas tem que servir para tudo que você acha importante guardar e um dia vai precisar encontrar.
3. Livre-se já! Desapegue e jogue fora (ou recicle, ou doe, ou venda, etc.) tudo que você não conseguir encontrar uma utilidade ou razão para usar. Não mantenha nem ponha de volta no lugar. Para os itens em que houver dúvida, reserve uma caixa que você irá fechar com fita adesiva e marcar a data. Se não precisar abri-la em um prazo razoável (3 meses?), livre-se de tudo!
4. Preserve as maiores superfícies planas. O tampo da mesa, dos balcões e outras áreas similares são o local a ser mantido livre para o trabalho do dia-a-dia, não são espaço de armazenamento nem para exibição de coleções de enfeites.

E se os seus cômodos já estiverem arrumados, pode ainda haver espaço para uma dica extra: reavalie periodicamente. Os objetos estão próximos de onde são usados com mais frequência? Algum objeto some de vez em quando porque é usado em mais de um lugar e seria melhor ter mais de um dele? Alguns itens somem porque estão guardados misturados entre si?

Com essas dicas, uma arrumação pode ser feita de forma mais prática e duradoura, e o hábito de praticá-las pode dar à organização do seu ambiente aquele atributo sempre desejado: ser definitiva.