Efetividade

Será que a presença cada vez maior da tecnologia pessoal está tornando as reuniões melhores ou piores?

Smartphones, tablets e até os notebooks podem ser ferramentas muito importantes para quem está fazendo uma apresentação ou secretariando uma reunião, e muitos de nós já estão acostumados a usá-los para tomar notas, consultar dados ou mesmo permanecer acessível ao mundo exterior durante um evento.

A pergunta que me surgiu após ler um artigo a respeito no final de semana é: vale a pena? Será que os usos mencionados acima não são também uma forma de negar o elemento mais básico devido aos demais participantes, que é a nossa atenção?

A informação que consultamos durante a reunião não é aquela que já traríamos preparada quando ainda não podíamos contar com a Internet no nosso bolso?

E quando os usos ultrapassam os mencionados e viram de fato uma mera distração?

Eu sempre questionei a adequação dos tablets como instrumento de anotação pelos participantes (note que não estou falando dos organizadores, ou do apresentador, ou de alunos em uma sala de aula unidirecional) de uma reunião, justamente por acreditar que a anotação em papel cumpre melhor este objetivo.

Ao registrar uma reunião em um editor de textos, frequentemente vamos além da mera anotação e passamos a editar/redigir em paralelo, o que naturalmente tira a atenção do que deveríamos estar fazendo em primeiro lugar, que é absorver a informação e interagir com ela.

Curiosamente, David Allen, o criador do GTD, concorda comigo – ou vice-versa ツ – quanto a isso. Para ele, o importante ao tomar notas é registrar, e não produzir um texto. O processo de produção posterior de um texto (que para ele frequentemente corta 80% do que foi anotado) é uma parte importante da reflexão e análise sobre o que foi discutido, e a mera anotação não atrapalha a participação.

O posicionamento do artigo Tech Is Making Meetings Worse, It’s Time For Digital Hat Racks, publicado neste final de semana pelo TechCrunch, também é compatível com a ideia, ao propor um cabide para gadgets que fique na porta de entrada da reunião e garanta um encontro mais curto e com mais atenção para todos os presentes.

Não sou a favor de exageros, e é preciso encontrar em cada situação o limite do bom uso da tecnologia.

Mas também já cansei de ver apresentações cujo índice de pessoas ao redor checando seus e-mails ou conversando pelo WhatsApp do celular é maior do que o de interessados, o que para mim indica baixíssima efetividade e produtividade.

Em 2013 vou me esforçar por colocar em prática, onde eu puder influenciar, uma política pelo uso consciente da tecnologia durante reuniões, e convido-os a fazer o mesmo - especialmente se forem às mesmas reuniões que eu ツ

E já que estamos no assunto, veja também nosso modelo de ata de reunião, para quando o registro precisar ser um pouco mais formal!