Como começar um dia efetivo: aos poucos ou pela tarefa mais difícil?

A dúvida clássica sobre qual a melhor forma de começar o dia pode ser resumida pelos pontos positivos de cada alternativa:

(1) começar pela tarefa mais difícil aproveitando a energia do início do dia e gerando ao completá-la um sentimento de satisfação que vai motivar as demais, ou

(2) começar por tarefas mais leves ajudando a tomar impulso enquanto fazemos a transição entre repouso e trabalho, e construindo aos poucos um sentimento de satisfação que vai motivar na hora de encarar as tarefas mais difíceis.

Não vou desconsiderar que em tempos recentes tenho visto em publicações do ramo da produtividade pessoal a sugestão frequente de uma terceira possibilidade, mas a mim parece algo a fazer antes do início propriamente dito (que continua a ter as 2 alternativas básicas mencionadas acima), embora seja boa ideia mesmo assim: antes de olhar a lista de tarefas, cuidar com atenção de construir sua energia para o dia, tratando da alimentação, um exercício adequado, informação, tudo permeado de reflexão sobre os objetivos do dia.

Nem sempre dá para escolher como começar o dia de atividades, mas é uma pena quando deixamos de fazê-lo bem pelos motivos errados. E veremos a seguir como escolher entre as 2 alternativas mencionadas.

Existe hora boa para engolir um sapo?

Estamos lidando com avaliações subjetivas, e até a definição do que é "a tarefa mais difícil" varia para cada pessoa.

Mas algo não muda: todos os dias temos algumas tarefas mais fáceis do que outras, e algumas que preferiríamos não encarar. São os sapos da nossa lista de pendências, que até quem trabalha com o que gosta precisa engolir regularmente como parte de uma dieta produtiva.

Deixar uma tarefa desagradável para depois não é procrastinar se teremos melhor condição prática de resolvê-la mais tarde. Quando chega o momento de encarar uma das 2 alternativas acima (que se resumem a engolir o sapo logo no início do dia ou deixá-lo para algumas horas depois) há aspectos práticos a considerar, baseados na sua forma de digerir o sapo.

O primeiro aspecto é a sua energia: se você começa o dia com mais disposição do que terá ao longo dele, é uma razão forte para optar por se livrar logo da tarefa mais difícil da sua lista. Mas se você começa sonolento e só depois pega embalo, dedicar a hora inicial às tarefas mais simples é uma forma de ir acordando enquanto faz algo útil ao seu alcance no momento.

Além da questão da energia, considere também o humor: quem começa o dia ranzinza fará bem se escolher como primeira tarefa algo tão simples e isento de contato humano quanto possível.

Já quem começa o dia tranquilo e vai se estressando conforme as atividades se desenrolam deve levar a sério a ideia de encarar suas tarefas mais difíceis enquanto ainda não ultrapassou seu limite, ou seja, no começo do dia.

O sapo à espreita

Na minha rotina pessoal, uma situação se repete com frequência, em especial no início do dia quando não tive o controle consciente de por onde começar: um stress crescente sem relação com o que estou fazendo no momento.

No momento em que a ficha cai, tudo fica claro: a causa é uma pendência importante e complicada que eu estou deixando para o fim da fila sem perceber – e, conforme o tempo passa, ela vai ficando mais iminente e ameaçadora.

Pode ser aquele telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, uma burocracia necessária mas claramente inútil, ou alguma tarefa doméstica chata, como limpar a geladeira.

Num caso como este, a pendência já foi identificada antes, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, mas mesmo assim eu percebo que estou adiando.

No momento em que percebo isso, a solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para que vire a próxima da fila (ou para ser a primeira do dia, quando percebida a tempo).

Depois que eu faço isso, e resolvo a pendência, o sapo terá sido engolido, estarei livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse mais leve: simples e acessível.

Não comece pelo e-mail

A não ser que sua lista de pendências esteja vazia, que suas prioridades não sejam definidas por você ou que os seus resultados sejam avaliados primariamente pelo fator "tempo de resposta", eu sugiro não começar o dia lendo o e-mail (ou qualquer meio de comunicação pelo qual novas tarefas e pendências chegam a você).

A razão é simples: considerando que você tem uma lista de pendências registradas (e revisadas regularmente), é provável que você já tenha identificado na última revisão (no final do dia anterior ou antes de começar o novo dia) algumas prioridades que podem se beneficiar do período de foco no início do dia, antes de as interrupções se intensificarem.

Aproveite o momento, e não provoque você mesmo o início das interrupções e da distração: escolha tarefas que não seriam prejudicadas por algo que possa estar na sua caixa de entrada, confie que algo urgente será comunicado a você por outro meio, e deixe para fazer a primeira leitura de e-mail do dia uma hora depois, após ter tomado impulso, para tornar mais fácil resistir à distração das comunicações.

Os sapos da sua dieta

O que descrevi acima é a minha solução, mas não existe uma resposta certa única: a literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes, todos válidos em seus contextos.

Alguns autores recomendam iniciar pela tarefa com resultado mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para “ganhar impulso” e se motivar.

Se tudo o mais falhar, lembre-se do critério universal (e meio mecânico...) de seleção da próxima tarefa descrito no capítulo do Processamento no método GTD de David Allen: considerando que não há razão específica (hora marcada, prioridades, etc.) para escolher uma tarefa determinada, corte o esforço de reavaliar tudo antes de começar cada nova tarefa, e simplesmente pegue sempre a primeira da pilha, até esvaziar a pilha inteira ツ

Leia também: What Successful People Do With The First Hour Of Their Work Day, para saber o que várias pessoas produtivas fazem no início de suas atividades diárias.

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