Reunião: como planejar e organizar

Não basta uma mesa e uma sala para reuniões: planejar e organizar uma reunião é a tarefa que, quando bem feita, garante melhores chances de que a mensagem para a reunião seja transmitida e o resultado pretendido seja alcançado, com a participação de todos os interessados e o entendimento de todos os envolvidos.

Mas as reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, e também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Fazer reuniões é custoso e complexo, e muitas vezes é possível substitui-las por outras formas de comunicação que não envolvam colocar todos os interessados ao redor de uma mesa de reunião. Mas quando elas forem inevitáveis, as 10 dicas abaixo podem facilitar a vida de todos os participantes, e especialmente a do encarregado de coordená-la.

Como organizar uma reunião

1. Agendamento prévio

Emergências acontecem, mas boa parte das que acontecem em cima da hora são porque o responsável não se organizou.

"A tempo" é um conceito aberto. Vai depende do assunto e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco.

Mas que fique claro: reuniões marcadas com minutos de antecedência dificilmente vão produzir resultados tão positivos quanto as marcadas com tempo para todosse prepararem e atualizarem informações.
 

2. Ter horário previsto para finalizar

Toda reunião previamente agendada tem local e horário para iniciar, mas frequentemente não é divulgada uma previsão de duração ou horário para encerrar.

Há reuniões (como as assembleias realizadas entre pares, incluindo as de condôminos ou entidades de classe) que não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião profissional, de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para se encaixar em um determinado horário.

A mera existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
 

3. Circular a pauta preliminar

Todos os participantes e interessados devem ser informados, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os temas previstos, e qual o objetivo de quem está promovendo o evento (É para consultar? Decidir? Comunicar algo? Mudar um plano?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, mesmo básica – pode ser um parágrafo informal de e-mail – é essencial.
 

4. Divulgar a pauta definitiva

Quando a reunião já estiver completamente agendada, é importante circular a versão completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas que tenham surgido depois ou sugeridos por outros participantes – e cuidado com categorias como "outros assuntos", "diversos" e similares.

É também o momento de divulgar definitivamente o local, horário (de início e fim), e a lista dos participantes.
 

5. Elenco de apoio não fica no palco

Quanto maior o número de presentes sem interesse direto em cada assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião, que cresce com o número de pessoas participando.

É mais uma vantagem da pauta bem definida: poder dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado.

Mas deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
 

6. Reunião não é assembleia!

Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata, ou receber uma comunicação posterior.

Como já vimos acima, uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: inclua no grupo não apenas os tomadores de decisão, mas também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise.
 

7. Ter regra para telefonemas, eletrônicos e interrupções

Quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. 

É claro que a cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, notebooks, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas ter uma regra geral, é melhor que o improviso, a incerteza e o tratamento diferenciado.
 

8. Cuidado com discursos e monólogos

A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem ser organizadas de modo a garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.

Conflitos e dissenso são naturais mas, ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar prazos ou o direito de réplicas.
 

9. Temas relevantes que surgem fora da pauta

Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
 

10. Secretaria forte é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas (interrompendo imediatamente caso note que não entendeu com clareza absoluta qual foi a decisão tomada) e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.

Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: Quem precisa assinar? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

Modelo de ata de reunião

O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.

Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração e local em que se realizou
  • Quem a coordenou (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
  • Tópicos discutidos e decisões tomadas
  • Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

 

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