Mudanças: Guia completo com 15 dicas para se estressar menos na sua próxima

Encontrar a melhor transportadora, encaixotar, transportar e se instalar no novo endereço são a face mais visível de uma mudança, mas há muito mais a ser considerado neste processo, às vezes feliz e outras vezes traumático, de mover suas raízes para um novo local.

Várias disciplinas da Administração, incluindo a logística, organização & métodos, gestão da informação e outras podem ser aplicadas à situação para garantir que o processo seja mantido sob controle e conduza ao melhor resultado possível, sem acrescentar muito esforço e reduzindo o stress.

Já passei por muitas mudanças e estou encarando mais uma nesta semana, portanto chegou o momento de revisitar o tema com 15 dicas que sintetizam o que aprendi em minhas próprias experiências e pesquisas sobre este fascinante tema, que espero que seja útil para vocês também, afinal todo mundo sempre tem algum amigo que está prestes a se mudar e vai ficar contente em receber o link deste post ツ

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Parte 1 - Planejamento e Coordenação

Decisões bem tomadas, atribuições definidas com clareza e informações mantidas sob controle são a chave para o sucesso do começo ao fim da mudança de endereço.

1 - Gerenciando o processo

Uma mudança envolve muita informação: orçamentos de transportadoras e montadoras de móveis, a data em que o técnico virá desmontar os aparelhos de ar condicionado, o telefone do eletricista que vai instalar as luminárias, etc.

A dica fundamental para manter a ordem é um preceito básico da Administração: unidade de controle. Mesmo que seja um processo que envolva toda a família, deve haver um único encarregado de gerenciar todas as informações, administrar os conflitos (especialmente os de cronograma e orçamento) e coordenar a tomada de decisões relacionadas à mudança, mesmo que o processo em si seja amplo e democrático.

Adotar um método e ferramenta de organização como o ZTD e o Wunderlist, meus preferidos, pode ajudar muito a manter o controle deste mar de informação e compromissos, mas o essencial é que você escolha a ferramenta que melhor se adequar ao seu estilo: pode ser um bloco, pode ser o Evernote, ou um smartphone, etc. – desde que esteja sempre ao seu alcance, pois a demanda por registrar ou consultar as informações (telefones, horários, medidas, cores, preços, etc.) é constante.

2 - Controle de estoque

A mudança começa com uma decisão, e para ser bem conduzida tem muitos passos que devem acontecer antes que o primeiro bibelô seja embrulhado em jornal e colocado em uma caixa.

Uma das informações essenciais que precisa ser coletada antes mesmo de pensar em caixas e transportadoras é um inventário do que vai ser transportado. É uma lista simples, mas na qual você deve criar categorias que façam sentido na sua realidade: por exemplo, separando os itens mais pesados e volumosos, os mais frágeis, os que precisam de desmontagem especializada, ou tudo que for exigir procedimento especial.

Uma lista organizada e completa (idealmente complementada com fotos dos itens mais valiosos ou frágeis) ajuda na negociação com a transportadora, no controle das caixas, na recepção e organização no novo endereço, e pode até ser importante caso você precise recorrer ao seguro ou discutir com a transportadora algum dano ou sumiço.

Um caso especial é o dos itens que serão desmontados e remontados: por mais que pareça fácil, boas fotos de como ele é montado podem ser valiosíssimas na hora da montagem, e um registro de quais as peças soltas que faziam parte dele (e você guardou todas juntas e em segurança, junto a ele) pode ser essencial.

3 - A rede social das mudanças

Não guarde segredo de que vai se mudar: mudança é uma atividade marcante na vida das pessoas, e muitos dos seus amigos podem ter informações importantes sobre transportadoras, prédios, horários, formas de armazenar, técnicos de montagem e desmontagem, e tantas outras coisas.

Eles podem ter caixas e carrinhos sobrando, estantes desmontáveis para emprestar para uso nos primeiros dias enquanto você estiver vivendo em meio a caixas, e até podem dar aquela forcinha tão necessária para encaixotar e transportar toda a sua vida.

Além disso, avisar dará a eles a oportunidade de uma iniciativa própria para se despedir, reforçar contatos, encerrar assuntos pendentes, “herdar” objetos que você não vai levar, etc. Mudar-se pode também ser uma atividade traumática ou melancólica, e o contato com os amigos pode ajudar.

4 - Orçamento e cronograma são a chave

Assim que você tiver todas as informações necessárias, comece a pesquisar preços e agendar os serviços e contatos que serão necessários: transportadora, desmontagem e montagem de móveis, do condicionador de ar, TV a cabo, telefone, condomínio, imobiliária, pintura, etc.

Pegue orçamentos por escrito, anote todas as datas e horários claramente, certifique-se de que as coisas ocorrerão na ordem certa (quando o instalador da TV a cabo chegar no novo endereço, por exemplo, é necessário que lá já haja eletricidade e um aparelho de TV) e de que haverá alguém disponível no lugar certo e na hora certa em todos os casos.

E faça planos tolerantes: tentar agendar tudo de forma apertada, considerando como certo que todos os horários agendados serão cumpridos, é receita de stress desnecessário. Assuma que irá precisar de alguns dias a mais, e deixe espaço para os prestadores de serviço que quase fatalmente irão furar em algum dos compromissos.

5 - Atenção à sua própria agenda ordinária

Assim que conhecer o cronograma da sua própria mudança, comece a desmarcar, adiar ou ao menos flexibilizar os compromissos da vida normal que teria naqueles dias.

A consulta ao médico ou a reunião, se reagendadas a tempo, não causarão problemas. Mas se você deixar para lembrar disso no dia em que o caminhão de mudança estiver buzinando na frente de casa, o prejuízo será inevitável!

6 - Não suma sem querer: Divulgue bem o seu novo contato

Por mais que você se esforce, não vai conseguir comunicar a todos os possíveis interessados sobre a sua mudança. Avalie se as pessoas que possam ser procuradas como referência (sua empresa, o zelador, porteiro, síndico, vizinho) devem ser informadas sobre seus novos contatos, e combine com alguém para receber e encaminhar o que chegar pelo correio nas primeiras semanas.

Verifique se pode manter seu telefone ativo por mais um mês, usando o recurso de correio de voz da operadora – se possível, com uma mensagem gravada dizendo seu novo número de telefone, além da opção para que a pessoa deixe o recado dela.
 

Parte 2: Execução operacional

Encaixotar e desencaixotar a casa inteira dá trabalho, mas se este trabalho for racionalizado, o resultado terá mais qualidade, o esforço será menor, e ninguém vai "bater cabeça".

1 - Tenha um Centro de Distribuição

A logística moderna desenvolveu muitas técnicas para garantir que as cargas cheguem das fábricas aos varejistas com o mínimo de extravios e atrasos, e uma delas serve muito bem para quem está fazendo mudança: o CD ou Centro de Distribuição.

Ativá-lo é simples: escolha um cômodo amplo (tanto da casa que vai ser esvaziada, quanto da casa para a qual você estiver indo), providencie para que eles sejam esvaziados, e aí estabeleça que toda caixa fechada, pronta e identificada que não tiver um lugar específico para ficar, ficará lá. E cumpra a regra: se for abrir uma caixa, ela deve sair de lá antes, e só voltar caso volte a ser fechada. Isso simplifica todas as demais operações, porque impede o labirinto de caixas perdidas e semi-processadas. Se estiver pronta, estará no CD. Se estiver fora do CD, é porque tem alguém mexendo nela.

2 - Adote uma sequência e registre tudo

Lembra das cenas de equipes de mecânicos da Fórmula 1, em que cada um deles se afasta do carro e levanta as mãos quando termina a sua tarefa, para que o chefe da manutenção saiba quando todos terminaram e possa liberar o piloto para seguir em frente?

Uma mudança organizada pode usar uma técnica parecida, em que os cômodos da casa fazem o papel dos pilotos, e vão sendo marcados (no topo e nas laterais) conforme a operação de esvaziamento deles fica pronta. Idealmente você deve também numerá-los (ou fazer como os orientais e adotar códigos coloridos) e marcar o número deles em letras grandes em cada uma das caixas que saírem de lá, juntamente com uma anotação breve sobre o seu conteúdo. As mesmas anotações devem constar no seu registro central de informações, ou no mínimo você deve tirar uma foto delas com o celular, para permitir a consulta posterior sem ter de olhar as caixas uma por uma.

Como o desencaixotamento raramente ocorre no primeiro dia em que você chega ao novo endereço, isso permitirá localizar mais rapidamente algum item do qual você venha a precisar com urgência.

3 - O espaço livre nas caixas é um vilão

Se você fechar as caixas deixando muito espaço livre no alto delas, vai perceber posteriormente a dificuldade de empilhá-las, pois ocorrerá amassamento e consequente desequilíbrio.

Use este espaço livre para distribuir material leve e volumoso, como edredons, ou então corte cuidadosamente o excesso, deixando espaço para dobrar e fechar uma aba construída a partir das laterais preservadas.

4 - Livros e documentos pesam mais do que parecem

Não coloque todos eles em uma grande caixa, é possível que você depois tenha dificuldade em carregá-la, e ela pode não suportar o peso.

Use caixas médias, e encha-as só até a metade com papéis e livros, reservando a outra metade para itens de grande volume e pouco peso, como almofadas e edredons.

5 - Comece cedo, mas não queime etapas

Não há nenhum problema em começar a encaixotar utensílios bem antes da data da mudança, mas cuidado com o retrabalho: faça isso apenas com os itens dos quais tem certeza de que não irá precisar antes de chegar ao novo endereço.

E não mantenha caixas abertas: quando for encaixotar algo, preencha uma caixa inteira por vez, feche-a, etiquete-a, registre-a e mova para o Centro de Distribuição da casa. Caixas abertas são um convite ao descontrole e dão a perigosa impressão de que o trabalho está mais avançado do que realmente está.

6 - A caixa de manutenção

Ao menos uma das caixas da mudança deve fugir à regra de ser específica de um cômodo: ele será fechada por último, contendo todas as ferramentas usadas para montagens e desmontagens, extensões de tomadas, produtos de limpeza pesada, uma lanterna, um rádio ou aparelho de som se for o caso, pilhas e tudo o mais que pode ser necessário já no primeiro momento em que você chegar ao novo endereço.

Não esqueça do óbvio: toalhas de mão e rosto, panos de prato, papel higiênico, sabonete, detergente, ferramentas, uma lanterna, agenda telefônica, carregadores, talheres mínimos, ração dos animais de estimação, lâmpadas, estojo de primeiros socorros, etc.

Identifique-a claramente, coloque-a por último no caminhão e providencie para que seja a primeira a sair e ser aberta, pois ela terá os itens necessários para começar a processar todas as demais!

7 - Bagagem de mão: a sacola de conforto individual

Cada morador deve ter uma caixa ou maleta, reservada desde alguns dias antes da mudança, para colocar roupas suficientes para 2 dias, os remédios que toma regularmente, seus itens de higiene pessoal básica, um livro ou algo que use para desestressar, carregadores e outros itens de que possa precisar antes de abrir todo o restante das caixas, ao chegar no destino.

Todos os adultos devem ser responsáveis por montar seus próprios kits, e as crianças devem fazê-lo com supervisão. Isso vai facilitar a vida de todos, e reduzir a necessidade de abrir caixas antes da hora de guardar seu conteúdo com eficiência. Preferencialmente, essas mochilas devem ser levadas junto com os seus proprietários, e não no caminhão de mudança.

8 - A mudança da geladeira e do freezer começa dias antes

Transportar alimentos resfriados ou congelados é arriscado, complicado e chato. Assim que souber que vai se mudar, dê uma olhada no que tem na sua geladeira ou freezer, e comece a consumir o que desejar, e puder, para não ter de levar.

Doe ou distribua o que não for consumir, a não ser que faça questão de levar consigo. Dá bem mais trabalho do que parece (e pode ser um risco à segurança alimentar e ao sabor dos alimentos) transportar consigo seus congelados, exceto se for em distâncias bem curtas!

Lembre-se também de consultar o manual da sua geladeira ou freezer, porque às vezes eles precisam ser desligados algum tempo antes do transporte, para evitar problemas com os fluidos de refrigeração.

9 - Animais de estimação são cargas muito especiais

Ter uma medalhinha com o seu telefone na coleira do seu gato pode não servir para nada se ele se perder durante a mudança e você não for mais usar aquele número.

Pense bem em como acomodar os seus companheiros bichos durante a mudança, como transportá-los em segurança e com conforto, e como assegurar que eles estejam bem identificados caso se extraviem, especialmente em trânsito e nos primeiros dias no novo endereço.

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