Paperless: por um 2012 com menos papel no nosso home office

Eu não compartilho do sonho do "escritório sem papel", assim, em termos absolutos. Mas um "escritório com bem menos papel" é uma meta que há muito tempo eu buscava definir, e pretendo avançar nela ainda mais em 2012, com novas ações que começaram a ser tomadas no último trimestre de 2011.

São passos simples que você também pode adotar, dos quais já estou colhendo resultado, e que ocorrem completamente sem prejuízo da continuidade do meu bloquinho de anotações, de algumas revistas que prefiro ler em edição impressa e dos registros originais necessários à minha segurança jurídica e fiscal.

Antes de começar a detalhá-los, uma observação: ao embarcar em um projeto de mudança desse tipo, é bom ter clareza sobre a finalidade (ecologia? organização? preservar espaço? etc.) para aí tomar os passos adequados. Por exemplo, se a finalidade for ecológica, não basta reciclar os papeis que chegam: o ideal é garantir que eles não cheguem mais, preservando assim também os recursos naturais necessários à sua produção e logística.

Minha intenção

Para mim o aspecto ecológico entra na jogada colateralmente: não gosto de desperdício, e muito do que recebo em papel só pode ser classificado assim, pois nem mesmo chego a ler, embora muitas vezes arquive. Também há conteúdos que recebo em papel e que preferiria ler (ou arquivar) no computador, sem que a existência de um original impresso me ajude em nada.

Mas a minha principal motivação para reduzir a chegada e armazenamento de papel diz respeito à organização. Graças a um arquivo bem estruturado no meu home office, não tenho maior dificuldade em encontrar os documentos que guardo, quando preciso deles.

Só que no meu caso é muito espaço e esforço para pouquíssimo uso prático, e em quase todos os casos práticos, uma cópia digital do documento (bem mais fácil de armazenar e de pesquisar) me bastaria, quando preciso dela.

Escritório sem papel: como fazer

A primeira etapa é o diagnóstico: uma análise de quais os papeis que você recebe e poderia deixar de receber, ou (mais frequentemente) que poderia receber em outros formatos, bem como dos papeis que hoje ocupam o seu espaço e poderiam ser descartados.

A partir da análise você pode traçar o plano de ação em 3 grandes vertentes, sempre atingindo apenas os papeis desnecessários ou substituíveis:

  1. Descarte: como dar sumiço nos papeis que já estão armazenados
  2. Bloqueio: como reduzir a chegada de novos papeis
  3. Fluxo: como lidar com os papeis que continuarem a chegar, e com os seus substitutos digitais

Eu optei por colocar o plano em prática aos poucos (ao longo de 4 meses), porque várias das etapas necessárias são trabalhosas e chatas, prejudicando a motivação se eu tentasse fazer tudo de uma vez. Está dando certo para mim, mas recomendo que você encontre seu próprio ritmo.

E o resultado é o esperado: o escritório não ficou (nem ficará) sem papel, mas já ganhou bastante espaço que antes era ocupado por papeis, já tem novas rotinas de armazenamento e recuperação de documentos, e já recebe bem menos papeis mensalmente.

Parte 1: Descarte

Quando comecei o projeto, em outubro, meu escritório era quase um templo em honra ao papel. Das 10 prateleiras de suas estantes, 8 serviam apenas para suportar papéis, na forma de livros, revistas, documentos, comprovantes, etc.

Durante boa parte do primeiro mês do projeto, me dediquei a reduzir esta presença. Os passos principais foram:

  1. Identificar livros que eu não precisava mais manter: gosto muito de ler e de ter estantes com livros à mão, mas tenho (e uso) cópias digitais de boa parte dos livros técnicos que eu mais consulto, e outra parte do meu acervo técnico era consultada tão raramente que não justificava sua permanência, considerando que eu tinha a alternativa de disponibilizá-los para a biblioteca de alguma escola técnica, multiplicando a sua utilidade.

    Assim, montei um rápido processo seletivo para escolher uma escola interessada nos meus livros, e a selecionada veio buscar várias caixas cheias de papel impresso com informações que serão muito mais úteis aos seus alunos do que eram para mim. Doei várias obras literárias para a biblioteca do meu bairro também, e pude reorganizar as estantes, liberando 4 prateleiras para outras finalidades.

  2. Podar meu arquivo de revistas: Sou um leitor voraz de revistas, mas não tenho o hábito de manter coleções completas de nenhuma delas, embora arquive organizadamente as minhas revistas que tenham algum conteúdo que possa servir de referência futura.

    Os anos se passaram e essas revistas foram se acumulando. A foto acima mostra (na prateleira superior) os meus revisteiros em 2009, e em outubro do ano passado eles já estavam na metade da prateleira abaixo também. Mas a realidade prática é que o interesse de referência de boa parte das revistas (especialmente as de tecnologia) se esgota após algum tempo, e assim uma boa revisão, realizada em algumas horas de trabalho (permitindo tempo para folhear com calma quando havia dúvida) produziu uma grande redução: hoje as revistas ocupam só metade da prateleira superior, alguns exemplares com interesse histórico foram doados para uma biblioteca, e muitos outros para uma escola infantil, onde devem estar sendo criteriosamente recortados ツ

  3. Racionalizar arquivos de documentos: Eu já estava bem encaminhado neste quesito, mas consegui liberar algum espaço revendo a aplicação das minhas práticas, que resumo a seguir.

    O tempo de guarda de documentos é assunto sério e que não detalharei, mas vale destacar que boa parte dos registros podem ser descartados com segurança 1 ano após o término de sua utilidade prática, mas de modo geral só se descarta os papéis com interesse fiscal (leia-se taxas e impostos) no sexto ano, pode ser do seu interesse guardar perpetuamente (ou ao menos por 20 anos) o que for de interesse trabalhista ou previdenciário, e alguns documentos (como os referentes a contratos em vigor, os acadêmicos, os de registro civil, os históricos, etc.) simplesmente não devem sair da sua guarda.

    As normas atuais sobre boa parte das contas que recebemos exigem que quem cobra entregue anualmente um comprovante de quitação sobre o ano anterior, que permite descartar os comprovantes que substitui. Quanto ao restante dos papeis comprovando pagamento de transações comerciais, como tenho espaço para arquivo morto na garagem, separo os de cada ano em uma pasta ou caixa como a da foto acimae adoto a regra de tratar todos como se fossem de interesse fiscal, me permitindo assim o descarte da caixa inteira no sexto ano. Meus documentos sobre contratos e outros direitos e compromissos são mantidos em um arquivo de pastas suspensas enquanto estão ativos, e vão para uma caixa específica de arquivo morto na garagem (que não tenho planos de descartar) quando expiram.

    E os documentos de registro civil, acadêmicos, previdenciários, trabalhistas etc. ficam em pastas próprias, dentro de uma caixa específica, sempre à mão no escritório, e não serão descartados.

Parte 2: Bloqueio

O descarte de papel anteriormente presente no meu home office já deu um grande alento, mas se providências adicionais não forem tomadas, o papel continuará chegando no mesmo ritmo que antes, e logo voltará ao mesmo nível.

No meu caso, a chegada de papeis foi bloqueada (onde aplicável) com a substituição por meios digitais. Veja como eu fiz:

  • Para os livros: alguns continuam sendo lidos em papel, e provavelmente continuarão por um bom tempo. Mas no meu caso, estes são a rara exceção: eu sou um dos clientes que ajudaram a Amazon a passar a vender mais ebooks do que livros em papel desde o ano passado, e não sinto falta: pelo contrário, tenho achado mais prático ler livros na tela do que folheá-los, e isso vale para obras de ficção e não-ficção, incluindo livros técnicos. Ou seja: meu acervo de livros continua a crescer, mas ocupa espaço digital, e não prateleiras - e zero papel. E as exceções, quando há, são bem-vindas também.
     

  • Para as revistas: No caso delas, o uso de mais técnicas de diagramação, a presença mais constante de ilustrações e até mesmo o formato físico me fazem preferir as edições tradicionais em papel.

    Mesmo assim estou substituindo-as aos poucos, conforme as assinaturas em papel expiram, sempre que há a possibilidade de assinar suas edições digitais pelo Zinio. Também haverá exceções, e serão bem-vindas.

  • Para os boletos e comprovantes: de todas as operações aqui descritas, esta foi a mais chata de todas: para cada boleto recebido regularmente, descobrir como fazer para colocá-los em débito automático e recebimento do comprovante em formato digital. Deu trabalho, exigiu várias ligações, criação de logins com procedimentos complicados em sites, uma visita a uma agência para assinar uma autorização, mas deu certo para a maioria das contas que eu recebia em papel mensalmente: telefone fixo, celular, plano de interurbanos, internet, TV a cabo, plano de saúde e mais.

    Agora eles são arquivados em uma pasta no computador, com nomes de arquivos fazendo referência clara ao seu conteúdo e data, e complementados pela rotina mensal de acessar o extrato dos pagamentos automáticos realizados pelo banco, conferi-lo e armazenar uma cópia na mesma pasta.

No caso dos papeis indesejados que chegam pelo correio e que eu não posso solicitar eficazmente que parem de me enviar (catálogos, publicidade, campanhas etc. que não me interessam), o uso de um triturador doméstico é ao mesmo tempo prático, ecológico (porque tende a evitar a maior parte da mistura do papel reciclável com outros materiais) e faz muito bem à motivação do descarte imediato, sem risco do arquivamento inútil "para ver melhor depois".

Parte 3: Fluxo

Alguns papeis continuam a chegar, e os que foram substituídos por recepção digital também precisam ser processados.

No caso dos boletos e comprovantes que agora chegam via Internet, já relatei acima o procedimento que adotei. Para os colegas deles que continuam chegando em papel, resolvi eu mesmo me encarregar da digitalização com o scanner da minha multifuncional (usando um software que digitaliza, faz o OCR e salva na pasta certa, com um nome padronizado, ao toque de poucos botões), e aí armazenar o original diretamente na pasta de arquivo morto onde ele ficará nos próximos 5 anos, sem maiores classificações.

Mas estes documentos são realmente poucos, e acredito que a tendência é que diminuam a curto prazo, conforme os fusos horários de seus expedidores forem chegando ao século XXI.

Quanto às revistas e livros em papel, quase nada mudou. As alterações são a quantidade em que chegam, que se reduziu bastante, e o procedimento de arquivamento das revistas que opto por guardar: agora se a razão de eu querer guardar a revista for apenas um pequeno artigo, eu o digitalizo, guardo a referência, e dôo ou reciclo o exemplar junto com os demais.

Quanto aos demais documentos de guarda permanente ou de longo prazo, nada mudou para mim ainda, e não tenho pressa, mas tenho expectativa de que algum futuro scanner que eu venha a adquirir vá tornar cômoda o suficiente a operação de criar uma cópia digital de todos eles também (sem descarte do original, claro).

Complementando com as precauções

Você guarda os documentos e papeis porque tem a expectativa de precisar deles, ou porque há uma obrigação concreta de fazê-lo.

A substituição do papel por meios digitais não reduz essas necessidades, portanto exige precauções comparáveis às que seriam tomadas com o original em papel, tanto no manuseio quanto no armazenamento.

No meu caso, isso se traduz em uma cópia local, uma cópia on-line para acesso remoto seguro, mais o backup regular (em um disco externo) e backup criptografado on-line. Adote o procedimento que for adequado ao valor que você dá aos registros, mas de modo geral mantê-los apenas como o exemplar único no disco em uso no computador não é algo que eu classificaria como segurança suficiente.

Além disso, precauções como verificar se os documentos recebidos on-line estão legíveis e corretos, se os pagamentos foram realizados e há registro suficiente disso, se os documentos escaneados por você estão completos e com o nome certo, entre outros, são básicos e não podem ser deixados de lado.

Para completar, não recomendo embarcar nesta alternativa tão radicalmente a ponto de começar imediatamente a descartar originais em papel assim que os digitaliza. O original pode ter valor, e mantê-lo (em uma caixa ou outro recurso de arquivamento simples e que exija menos esforço e espaço que as tradicionais pastas suspensas) até ter certeza da plena validade jurídica das cópias digitais produzidas por você provavelmente vale a pena.

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