As compras de Natal podem ser o equivalente a uma gincana cara, interminável e sem garantia de que cada participante vai receber o prêmio que desejava, ou podem ser uma atividade planejada que minimiza as dificuldades e amplia ao máximo o resultado alcançado – que pode ser medido tanto pelo sorriso de quem presenteia quanto pelo de quem recebe.

Mesmo quem gosta de ir às compras tende a não apreciar as filas, a competição pelos produtos que sobraram (e pelas vagas de estacionamento e mesas de praças de alimentação), e o acotovelamento geral que são característicos desta época do ano.

Falta exatamente 1 mês para o Natal, que é um momento para reflexão, para buscar o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center nem no comércio eletrônico. Mas o período até ele também marca a maior temporada anual do consumo, e tenho certeza de que poucos leitores escapam – ou mesmo desejam escapar – de dar presentes de Natal, e por isso acaba valendo a pena encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade – ou ao menos com um pouco mais de eficiência.

O importante é o sentimento e o significado, claro – e mesmo no caso dos presentes materiais, uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato, entre outros.

Além disso, e cada vez mais, as famílias vêm organizando esquemas alternativos, no estilo amigo secreto, para reduzir o custo e a complexidade dos presentes familiares.

Mas nosso foco hoje é outro: assim como fizemos nos 3 anos recentes, vamos aplicar um pouco de logística e organização pessoal para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas “lembrancinhas” para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

Antes veremos como fazer tudo errado

Para começar, vamos ver o que evitar.

E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente siga esta checklist de 6 erros:

1. vá diretamente a um shopping center ou a uma rua de comércio (com fome e levando duas crianças junto, de preferência),
2. sem definir quanto pode gastar,
3. nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear,
4. e muito menos o que deseja comprar para cada uma delas.
5. Passeie a esmo olhando as lojas e entrando nas que têm promoções até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear,
6. e vá comprando até se sentir satisfeito ou o crédito acabar.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Mas agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!
 

Como organizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte e técnica de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável.

As compras de Natal podem se beneficiar muito dos conceitos da logística, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço necessário.

Tratar o Natal como se fosse uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas não tenho dúvida de que é menos pior do que tratá-lo puramente como uma data comercial descontrolada.

Portanto, se você tem o hábito de dar presentes, mas quer ter mais tempo e paz de espírito para comemorar a data da forma como ela realmente merece ser tratada, veja uma forma de fazer, passo por passo:

1. Defina o orçamento
   Saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. No mínimo verifique quanto e quando poderá gastar à vista, e quanto quer usar de crédito, ao longo de quantos meses. Use as dicas do nosso artigo sobre planejamento de despesas de final de ano para que os valores sejam realistas!
    

   Liste as pessoas que você deseja presentear

   Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, e sem deixar de lado aquelas pessoas para as quais um presente seu possa fazer grande diferença ou ser o único presente que receberão.
    

   Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear :-(

   Dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
    

   

   Junte as duas listas, em ordem de prioridade

   Lembre-se de que estamos falando de logística, e não do aspecto emocional. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente adequado é mais urgente ou importante para o completamento da tarefa, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode até presentear com atraso.
    

   Agrupe parte dos integrantes da lista

   Dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
    

   Estime o custo dos presentes “padronizados”

   Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão “presentes padronizados”. Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas do Departamento de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles – escolhendo o DVD adequado a cada colega.
    

   

   Distribua o saldo do seu orçamento entre os presenteados restantes

   As pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos – se for o caso, repita os passos acima até acertar.
    

   Defina (em casa) o presente ideal para cada pessoa

   Não deixe para quando já estiver num shopping ou acessando uma loja on-line, sendo bombardeado por sugestões que não consideram o seu interesse nem o do presenteado, e sim o do lojista. Sente-se confortavelmente em casa, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
    

   Crie o roteiro e agenda de compras

   Quando chegar neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal, e garante que vai às lojas o quanto antes for possível, e de preferência em horários favoráveis. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão mais apinhadas conforme dezembro avança, portanto antecipe (a primeira semana de dezembro é o limite do conforto!) ou prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
    

   Antecipe o amigo secreto

   O amigo secreto decidido em cima da hora pelos colegas de trabalho, da pós, do clube ou mesmo pelos familiares tem grande potencial de ser o fator que fará até mesmo o indivíduo mais planejado ter de enfrentar o comércio bem na semana de Natal, em que parecem sumir as vagas para estacionar e as lojas sem longa fila. Minha alternativa é uma aposta baseada em cenários: eu tento adivinhar onde podem surgir iniciativas como essa na minha vida, e qual seria o presente “genérico” adequado – e compro antes. Se o amigo secreto não surgir, é um presente a mais para alguém que não seria contemplado, ou eu fico com ele para mim ツ Mas se surgir – e geralmente eu acerto – já estarei preparado.
    

   

   Cuidado com as armadilhas

   Os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido – que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
    

   Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. Navegue pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas, mas lembre que quanto mais perto do Natal, maior o risco de problema na entrega, ou de atraso completamente fora do seu controle.

E não esqueça: o espírito natalino não se encerra nos presentes. Comprando com mais eficiência e aplicando um pouco de logística, talvez você tenha mais tempo (e alguma sobra de recursos) para refletir sobre o que a data realmente significa, e para praticar um pouco desta idéia que perdura há tantos séculos.

Organizando com o ZTD (ou o GTD)

Esta é uma situação em que vale a pena ter uma lista de atividades específica de um projeto: as compras de Natal. Nela você pode colocar as atividades correspondentes ao que foi tratado acima.

Um exemplo de como poderia ficar no meu caso pessoal, incluindo observações sobre algumas tarefas:

1. Definir orçamento disponível para as compras de Natal – considerando totais para compras a prazo e à vista, e em que datas as despesas devem ocorrer.
2. Fazer a lista das pessoas que vão ser presenteadas
3. Agrupar na lista as pessoas que podem receber presentes semelhantes (comprados em bloco)
4. Destacar na lista as pessoas selecionadas que têm presente à parte já definido ou que precisam de pesquisa sobre qual o presente ideal
5. Observar o custo dos presentes que serão comprados em bloco (por exemplo: DVDs, livros, cestas de Natal, chocolates) – até verificar que há o saldo orçamentário desejado para a compra dos demais.
6. Pesquisar os presentes ideais para as pessoas que demandam pesquisa
7. Prevenir a ameaça de amigos secretos imprevistos
8. Conferir os valores de tudo, considerando o orçamento previsto e ajustando se necessário
9. Encomendar o que vai ser comprado on-line – para encomendar tão cedo quanto possível, serviços de entrega pouco confiáveis durante o ano todo pioram quando dezembro começa.
10. Definir onde e quando serão comprados os demais presentes
11. Comprar os presentes do local A
12. Comprar os presentes do local B
13. Comprar os presentes do local C

O planejamento ocorre como de hábito, já exposto no post recente sobre ZTD minimalista: a cada dia você tira da lista do projeto algumas tarefas, para executá-las.

Mas este projeto tem um detalhe interessante: admite paralelismo, ou seja, você pode ir começando algumas das atividades posteriores (como fazer as encomendas on-line) sem terminar as anteriores, desde que não perca de vista o impacto sobre o orçamento ou a vantagem potencial de poder rever alguns dos presentes inicialmente definidos antes de começar a comprar todos em bloco. Possivelmente você só vai riscar as tarefas iniciais definitivamente quando concluir até as últimas.

E na execução você vai perceber claramente que as atividades iniciais (de 1 a 8 – orçar, definir lista de pessoas, de presentes, etc.) precisam de muito mais detalhamento e atenção, mas são as atividades finais (de 9 em diante – operacionalização das compras) que vão consumir mais tempo e esforço, além de eventualmente exigir retorno aos passos de planejamento.

Lembre-se de quem tem menos do que você

Natal não é comércio: esta é uma época de solidariedade, união e celebração de determinados valores que não estão à venda no shopping.

As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui – não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. O foco deste post é a questão das compras, mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que a essência dessa época não pode ser o consumo, e que se formos eficientes neste aspecto, sobra mais tempo e recursos para se dedicar ao que realmente importa.

Agora que já vimos como ter mais produtividade pessoal usando um modelo minimalista baseado em apenas 4 hábitos essenciais, chegou a hora de entender como enriquecer a mistura praticando ativamente um quinto hábito: a revisão semanal.

Nos 2 artigos anteriores eu apresentei a vocês um modelo minimalista de produtividade pessoal baseado no ZTD, e descrevi como eu mesmo coloco esta produtividade em prática com ajuda do Wunderlist (que tem versões para Mac, Windows, Linux, iPad, iPhone, Android e web).

O modelo em si é um subconjunto do método ZTD, mais amplo – e para ficar mais simples, se baseia em apenas 4 dos 10 hábitos que o compõem. São eles:

1. CAPTURA permanente: registrar livremente todas as ideias, pendências, tarefas, compromissos e contatos que surgem.
2. PROCESSAMENTO regular: esvaziar todas as caixas de entrada tomando decisões rapidamente, resolvendo imediatamente o que for rápido, e transformando o restante do conteúdo em itens prontos para serem executados quando chegar a hora – e tirando do caminho o que serve apenas para guardar como referência ou mesmo descartar.
3. PLANEJAMENTO diário e semanal: antes do início de cada período, identificar o conjunto de poucas tarefas mais importantes que precisam ser vencidas nele, e as tarefas adicionais que aproveitarão o tempo, os recursos e a atenção que sobrarem.
4. EXECUÇÃO constante: fazer uma tarefa de cada vez, sem deixar que a gestão tire muito tempo ou atenção da realização.

Estes 4 hábitos são suficientes para boa parte das demandas comuns de organização e produtividade pessoal, e os detalhes sobre eles você encontra no artigo anterior.

Expandindo o modelo

A suficiência dos 4 hábitos acima se baseia em uma presunção (confirmada por mim na prática) de que os outros 6 hábitos do ZTD (como ter um lugar para cada coisa, ou estabelecer rotinas eficientes) acabam sendo realizados, no grau necessário, conforme você aperfeiçoa estes 4 que são básicos.

Mas a minha prática do ZTD mínimo me fez perceber a importância de agregar à receita básica mais um hábito, o 7^o da lista “oficial”: a Revisão.

Ao longo de cada semana, o processo diário de Planejamento (que eu faço em 2 partes: no final de cada expediente, e antes de começar o próximo) é suficiente para manter em andamento o plano semanal registrado na última meia-hora de trabalho da sexta-feira anterior – afinal, tudo está fresco na memória, e ao planejar o dia seguinte as informações do dia que passou são automaticamente consideradas.

Mas quando chega a sexta-feira e é hora de planejar a semana seguinte, as lembranças já não estão mais tão frescas, e o aproveitamento delas pode já não ser tão automático – e é neste ponto que começa a ganhar valor o hábito da Revisão semanal, realizado imediatamente antes ou em conjunto com o Planejamento da semana seguinte.

E não é só pra isso que ele serve: como em todo ciclo que considera o aperfeiçoamento dos processos (genericamente conhecidos como “PDCA”, caracterizados pela sequência planejar-executar-revisar-ajustar ou plan-do-check-act), a Revisão no ZTD também tem o papel de avaliar o que foi feito de certo e de errado, de que forma os sucessos da semana contribuíram para seus objetivos pessoais, e assim ajustar as semanas seguintes de acordo com as conclusões, de olho em manter o foco também considerando períodos mais longos.

Revisão semanal: como fazer

Como em tudo o que se refere ao ZTD, a chave do sucesso é encontrar qual o grau de intensidade de revisão semanal que você precisa. Para isso, veremos a seguir os passos gerais a considerar.
 

1. Rever as anotações

O hábito da Coleta conduz a uma série de anotações feitas em um local único, que na hora do Processamento se convertem em entradas na sua lista de tarefas e pendências, na agenda de compromissos, na lista de contatos, ou mesmo em referências.

Essas informações em estado bruto já foram processadas ao longo da semana e não precisam ser reprocessadas, mas na hora do fechamento semanal pode valer a pena percorrê-las rapidamente, pela possibilidade de identificar algo que se perdeu entre o registro inicial e o resultado do processamento, e também para colocar o contexto da semana como um todo na sua mente antes dos passos seguintes.
 

2. Rever a agenda de compromissos

Por mais que confiemos nas ferramentas que armazenam as datas e horários dos compromissos, sempre há possibilidade de algo que tenha passado em branco ou sido insuficientemente resolvido.

Além disso, rever de uma vez só o conjunto dos compromissos da semana pode ajudar a perceber o que funcionou bem e deve ser repetido, o que funcionou mal e precisa ser ajustado na próxima vez (por exemplo: um compromisso que usou bem mais do que o tempo que havia sido destinado a ele),  e até a identificar alguma nova tarefa ou pendência decorrente de como foi o tratamento da agenda.
 

3. Rever as listas de tarefas e pendências

Talvez você trabalhe apenas com uma lista, ou talvez você use o modelo mais amplo típico do GTD (com listas para vários contextos, listas adicionais para projetos, uma lista de “algum dia/talvez” e mais).

Não importa: a revisão semanal é o momento de dar uma olhada em todas, com atenção especial às que tiveram andamento na semana que passou, e em verificar se não há itens precisando de ajustes.
 

4. Avaliar a semana considerando seus objetivos pessoais

O método ZTD completo sugere que você tenha clareza de que em algum momento vai precisar definir objetivamente seus objetivos de vida, e considera que você trabalha sempre sabendo 01 objetivo de longo prazo para o qual todos os seus esforços são orientados.

Assim, quando se trabalha com Revisão, a fase semanal de Planejamento permite definir metas a alcançar na semana seguinte avançando em direção a este objetivo de longo prazo, e a Revisão seguinte irá avaliar quanto elas foram cumpridas, ajustando assim o Planejamento da semana seguinte (que será feito imediatamente após) para ser mais ambicioso ou mais comedido na hora de definir as novas metas.

Uma nota sobre objetivos pessoais

Talvez a estratégia acima, baseada em apenas um objetivo de longo prazo, seja insuficiente para você – e neste caso você deve manter seus múltiplos objetivos existentes, pois podem ser muito mais ricos do que este modelo simplificado do ZTD.

O modelo simplificado, baseado em um único objetivo desafiador e alcançável, tem uma razão de ser: embora definir múltiplos objetivos de longo prazo não seja complexo, transformá-los em ações ao longo do extenso período necessário à sua concretização pode ser, e assim o autor do ZTD sugere cuidar de apenas um.

Mas eu vejo uma razão a mais para esta singularidade: percebo que muitas pessoas embarcam na busca da produtividade pessoal sem definir claramente o seu objetivo com isso, achando que “produzir mais” é o que lhes satisfará – e se desapontam ao perceber que se transformar em um eficientíssimo triturador de tarefas não basta.

Assim, ter 01 objetivo de longo prazo é muito melhor do que não definir claramente nenhum. Quanto antes você identificar para que deseja produzir mais (ou se produzir mais é realmente o que você precisa), migrando da busca da eficiência para a da efetividade, melhor proveito você tirará da experiência.

O que é ZTD mesmo?

ZTD (Zen to Done) é um método de produtividade pessoal proposto em 2007 como alternativa (e derivado) ao popular GTD (Getting Things Done), e se diferencia deste por buscar deslocar o foco completamente ao aqui e agora, à tarefa em execução, e não tão atento ao planejamento ou a ferramentas de gestão.

A “pátria” do ZTD é o blog Zen Habits, cujo autor disponibiliza um e-book descrevendo detalhadamente o método (em inglês), incluindo como implementar os 10 hábitos, como organizá-los em um sistema simples, e como simplificar o que você precisa fazer.

No nosso post que apresenta o ZTD você encontra link para uma versão em português, e em outro post recente você encontra uma maneira simplificada de começar a colocar o ZTD em prática.

Na semana passada vimos um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, que se aproxima do que eu pratico no meu dia-a-dia para as tarefas pessoais.

Hoje chegou a hora de passarmos da teoria à prática, e vou fazer algo que normalmente evito: sair da mera recomendação genérica e mostrar como eu mesmo implemento este modelo usando o software gratuito Wunderlist (mas poderia ser outro com características semelhantes) em uma configuração bem simples, usando apenas 6 pastas ou grupos de tarefas.

O Wunderlist está disponível em quase todas as plataformas populares: tem versão para Mac, Linux, Windows, iPad, iPhone e Android. E tem também uma versão web, acessível pelo navegador. Na rua eu uso no MacBook e no celular, no escritório eu uso no desktop, e quando necessário, acesso via web em computadores emprestados.

E todas elas sincronizam entre si automaticamente e de forma direta, então se você gerencia as suas tarefas no computador do escritório, terá acesso a elas no smartphone – e se uma pendência nova surge enquanto você está na rua, você pode cadastrá-la onde estiver, usando o seu smartphone. O mesmo vale para o notebook, o tablet, ou até mesmo o acesso via web no computador da casa dos seus pais no final de semana prolongado.

O ZTD minimalista que vimos na semana passada se baseia em 4 hábitos, e veremos a seguir como o Wunderlist se encaixa na minha rotina com relação a cada um deles.

Hábito 1. Wunderlist na Captura

Para quem usa smartphone, portanto, o Wunderlist serve muito bem ao hábito da Captura Permanente que vimos no post que ensinou um modelo minimalista de produtividade pessoal com o ZTD, na semana passada.

Recapitulando: a ideia da Captura Permanente é levar sempre consigo uma ferramenta para anotar as tarefas e outras informações que surgem enquanto o seu dia se desenrola, e quando retornar à base (seu escritório, casa, etc.) fazer uma revisão das anotações, como se fosse uma caixa de entrada, transformando-as em entradas apropriadas na sua lista de tarefas, de compromissos, de contatos, de referências ou tomando a ação que for indicada.

E o Wunderlist em um smartphone (ou no aparelho que estiver sempre com você na hora de capturar novas informações) se presta muito bem a isso, porque a entrada de dados nele é muito fácil (não tem campos a preencher, só a descrição e nada mais) a cada nova informação que surge, ao contrário da operação detalhada que é exigida na hora de inserir diretamente um contato ou uma entrada de calendário.

Além disso, de modo geral a sincronização com o Wunderlist do computador em que trabalharei ao retornar à minha base é automática e tranquila, me permitindo fazer rapidamente o necessário Processamento (que é o hábito 2) ao chegar.

Em tempo: um caso especial da Captura, mencionado no livro do ZTD, é o das interrupções. Quando você está concentrado em fazer algo e é interrompido (por um telefonema, um colega que chega, um alerta de algum aplicativo, etc.), simplesmente registre na mesma Caixa de Entrada de sempre qualquer nova pendência que surgir, e siga na tarefa a que estava dedicado originalmente, confiante de que a nova pendência será devidamente tratada na próxima rodada de processamento.

Hábito 2. Wunderlist no Processamento

Processamento, você já sabe, não é sinônimo de execução – é tirar as coisas das caixas de entrada e posicioná-las onde devem estar para cumprir seu papel.

Quando eu estou no “modo Captura”, eu insiro todas as entradas em um grupo de tarefas do Wunderlist apropriadamente chamado de “Caixa de Entrada”, usando abreviaturas, sem me preocupar muito com a correção ortográfica – o importante é mencionar todos os dados necessários, porque sei que ao chegar na base eu farei o processamento e posso promover as devidas correções e ajustes.

Na hora do Processamento desta caixa de entrada, o que eu faço (além de corrigir erros de digitação e expandir as abreviações) é o que o ZTD minimalista propõe – leio cada um dos itens, na ordem que se encontram, e decido a ação apropriada na lista a seguir:

• fazer imediatamente (se a ação necessária demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos de forma apropriada.

Esse processamento ocorre várias vezes por dia, de modo que o grupo Caixa de Entrada tende a estar vazio e os outros grupos vão enchendo ツ

Além da Caixa de Entrada (Inbox), os outros grupos relevantes para a fase de Processamento são 2:

• Futuro: neste grupo eu acumulo todas as tarefas e pendências que vão chegando e ainda não têm data definida para serem Executadas, mas sem o mesmo grau de tolerância da Caixa de Entrada: aqui só entram as tarefas já processadas, e descritas de maneira completa.
   
  
• Big Rocks: o nome vem do texto do ZTD, que lembra a velha fábula que diz que quem deseja encher uma caixa com pedras e areia deve começar pelas pedras maiores, e aí ir colocando as pedras menores nos espaços que sobrarem, despejando a areia só no final. Ou seja: na pasta Big Rocks armazeno as tarefas mais extensas, mais complicadas, mais urgentes e mais importantes, para que possa sempre dar atenção especial a elas por primeiro na hora do Planejamento, que é o terceiro hábito do ZTD minimalista.

Hábito 3. Wunderlist no Planejamento

O hábito do Planejamento, no ZTD minimalista que estamos adotando como guia, é bem simples: a cada semana e a cada dia definir quais as tarefas que serão executadas no período.

O planejamento de cada semana ocorre movendo para o grupo “Semana” um conjunto de tarefas diretamente a partir dos grupos “Big Rocks” e “Futuro”, fazendo a escolha consciente sobre qual parte das pendências será atacada a cada vez.

Já o planejamento diário começa a cada final de dia e é completado na primeira hora do dia seguinte, movendo para o grupo “Pra hoje” um conjunto de tarefas do grupo “Semana”, conforme a disponibilidade de tempo e de esforço, os deslocamentos previstos, etc.

Nos 2 casos (semanal e diário) eu começo a escolha pelas tarefas mais extensas, complicadas ou relevantes (ou seja, as que um dia estiveram na pasta “Big Rocks”), e depois complemento com tarefas menores conforme a previsão de sobra de tempo e energia.

O complemento necessário é um grupo chamado “Pra amanhã”, que não é objeto de planejamento específico (ou seja: normalmente começa vazio) mas vai sendo preenchido ao longo do dia com tarefas complementares às que estão sendo executadas hoje, ou com os compromissos que vão sendo assumidos e não têm flexibilidade de tempo a ponto de serem incluídos no fluxo normal do Processamento.

A cada fim de dia, uma avaliação das tarefas completadas (o Wunderlist as mostra em destaque logo abaixo das pendências) e um planejamento inicial do dia seguinte são feitos, e no fim do expediente de sexta-feira ocorre a edição especial tratando da semana inteira ツ

Hábito 4. Wunderlist na Execução

A Execução é o hábito mais importante do ZTD e de qualquer método de produtividade pessoal: é aqui que as pendências e tarefas se convertem em ação, são resolvidas e viram um mero registro histórico de seu completamento ツ

E isso se faz consultando a lista “Pra Hoje”, escolhendo uma tarefa única, e concentrando-se na execução dela até concluir (ou enquanto for possível). E repetindo o processo várias vezes ao longo do dia, sempre que houver disponibilidade de começar mais uma.

Às vezes (por exemplo, em casos de interrupção, de definição inicial deficiente ou de impasse) uma tarefa “Pra Hoje” procria, ou mesmo se divide em outras menores, que já são incluídas diretamente na mesma lista para execução imediata, ou vão para a Caixa de Entrada aguardando Processamento posterior.

Nos raros casos em que eu termino a lista “Pra Hoje” muito cedo, eu tento adiantar o que já estiver no “Pra amanhã”, ou repito a fase de Planejamento.

Como mencionei na abertura, esta é a forma como eu opero, e o Wunderlist é a ferramenta que escolhi. Provavelmente você pode adaptar os mesmos 4 hábitos a outra forma de proceder e a outra ferramenta, ou mesmo acrescentar os graus de complexidade típicos do GTD se a sua rotina exige mais gerenciamento.

E se você o fizer, compartilhe conosco os resultados nos comentários!

ZTD é um método de produtividade pessoal baseado no GTD, mas que oferece uma alternativa de execução mais simples.

Ele dá atenção às mesmas mudanças de hábitos básicas que são essenciais ao sucesso no GTD, mas busca uma forma mais prática de operá-los, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura necessária.

Em outras palavras, é um enfoque de produtividade que busca um ponto de equilíbrio favorável entre a complexidade do método (e de suas ferramentas) e o objetivo alcançado.

Contrastando com o GTD

O método de produtividade pessoal que eu comento com mais frequência aqui no Efetividade é o GTD (Getting Things Done), porque é o que eu reconheço como resposta ao que o público me questiona: foco na eficiência, em cumprir todas as tarefas que surgem, em processos claramente definidos e estruturados, e com uma série de ferramentas interessantes que ajudam a atrair o interesse e manter a atenção durante as semanas em que a pessoa está incorporando o método à sua vida.

Eu já passei pelo GTD, continuo achando prático e bastante adequado, mas conforme os hábitos da produtividade pessoal vão se arraigando, acredito que o praticante tem oportunidade de escolher um caminho diferente: trocar a eficiência pela efetividade, deixar de lado a ideia de conseguir cumprir todas as tarefas que surgem e passar a pensar mais em prioridades e relevâncias.

Neste sentido, o método ZTD pode ser uma resposta superior. Só que, como tudo que envolve a iluminação do Zen, sua busca envolve trilhar um caminho, e não apenas conhecê-lo. Assim, passar pela prática do GTD para aperfeiçoar suas habilidades de organização pode ser um bom acesso à simplicidade do ZTD, para quando você estiver disposto a abrir mão da estrutura voltada ao planejamento e à manutenção de um sistema e de suas ferramentas, e se considerar pronto a manter a produtividade com o foco na tarefa em execução, no aqui e agora.

4 hábitos para o ZTD minimalista

O ZTD é definido na forma de 10 hábitos, mas seu autor propõe também uma forma minimalista de entendê-lo, baseada em ferramentas simples (um bloco, uma lista de pendências/tarefas, uma agenda de compromissos) e em apenas 4 hábitos, que veremos a seguir.
 

1. Capturar

Tenha sempre consigo uma caderneta (ou a ferramenta de anotações que lhe atender, mas sempre a mesma, e quanto mais simples, melhor) e anote livremente todas as tarefas, ideias, projetos e outras informações que lhe surgirem.

Assim como no GTD, o objetivo é ter um local confiável para consultar e acompanhar, e poder deixar a sua mente focalizada no presente, e não nas pendências.

Não gaste tempo encontrando o local certo para anotar: anote no próximo espaço livre da caderneta. Ao retornar à sua base, trate a caderneta como uma caixa de entrada qualquer: faça uma revisão e transfira as anotações para a sua lista de pendências, agenda de compromissos ou de contatos, conforme o caso.
 

2. Processar

Processar não é sinônimo de executar: é identificar o que precisa ser feito com cada item que chega, esvaziando as caixas de entrada a cada vez.

Tome decisões rapidamente sobre os itens nas suas caixas de entrada, não os deixe para depois. Deixar as coisas se acumularem é procrastinar decisões necessárias.

Processe suas caixas de entrada (e-mail, bandejas de documentos, correio de voz, SMS, bloco de anotações) ao menos uma vez por dia, e mais se necessário.

Ao processar, faça-o na ordem em que os itens estão (de cima para baixo), tomando uma decisão sobre cada item, como no GTD:

• fazer imediatamente (se demorar menos de 2 minutos),
• descartar,
• delegar,
• arquivar ou
• inserir na sua lista de pendências ou agenda de compromissos.

3. Planejar

Defina as tarefas mais importantes para cada semana e dia.

A cada semana, com base em suas anotações, pendências e compromissos anotados, prepare a lista das Tarefas Mais Importantes (MITs – Most Important Tasks) que você deverá vencer, e a cada dia faça uma lista de 1 a 3 delas, e certifique-se de completá-las naquele dia.

Trate das Tarefas Mais Importantes no início do dia para tirá-las do caminho, e assim garanta que outras tarefas menos importantes que surgem não o impeçam de dedicar-se ao que foi escolhido para o dia.

Este será todo o seu planejamento: 3 tarefas mais importantes, e o conhecimento da lista de outras que estão pendentes. Você provavelmente não precisa mais do que isto em seu planejamento pessoal.
 

4. Executar (foco)

Este é um dos hábitos mais importantes, assim como em qualquer sistema de produtividade: é o ponto em que saímos do planejamento e vamos ao “fazejamento” – no caso do ZTD, tratando de uma tarefa de cada vez, e evitando as distrações.

Ao executar, selecione uma das suas pendências escolhidas para o dia (dando preferência às Tarefas Mais Importantes) e concentre-se nela, excluindo todo o restante. Tire da sua atenção o e-mail, comunicador instantâneo, redes sociais, outras coisas que estejam na sua mesa, etc.

Use um temporizador se desejar (usando a Técnica Pomodoro ou a da Galinha Temporal), ou simplesmente se concentre na tarefa por tanto tempo quanto possível.

Não se distraia. Se for interrompido, anote a solicitação ou a nova tarefa na sua caderneta (hábito 1) e prossiga na tarefa original. Não tente ser multitarefa.

O que ficou de fora

Para ser minimalista, esta implementação do ZTD naturalmente deixa de fora alguns hábitos que fazem parte do “ZTD integral”. A prática do modelo resumido pode servir bem para conhecer o método, mas é provável que você logo deseje incorporar algum dos que faltaram – ou vários, ou todos ツ

São eles:

• Manter um sistema de listas simples
• Organizar tudo
• Revisões semanais
• Simplificar as tarefas e projetos
• Definir rotinas pessoais
• Encontrar sua paixão

Para saber mais sobre os 4 hábitos mencionados e os 6 que ficaram de fora desta implementação minimalista, nosso post anterior sobre o ZTD tem detalhes e o link para o livro que define o método, bem como para uma tradução para o português que pode ser lida gratuitamente.

Existe também uma versão em audiobook (em inglês) para você se tornar mais produtivo mesmo quando está preso no engarrafamento, fazendo exercício, limpando a casa ou em qualquer outra situação em que possa ouvir o livro ツ

E a sede oficial do ZTD na Internet é o blog Zen Habits, mantido por seu autor, Leo Babauta.