GTD e processamento: Como domar sua Caixa de Entrada

No artigo anterior em nossa nova série sobre o método GTD de produtividade pessoal tratamos da fase da Coleta, que dá início à implantação do hábito. Relembrando: ao final da coleta inicial, recolhemos todo o conteúdo das pilhas de papel, das gavetas, e-mails pendentes, rabiscos na capa da agenda e outros documentos, materiais e símbolos que representam itens pendentes de algum processamento por você – ou por alguém que precisa ser acionado por você.

A coleta inicial é importantíssima, mas quem mantém em funcionamento a produtividade pessoal pelo GTD é o Processamento, responsável por analisar cada item da sua Caixa de Entrada (real ou metafórica) e decidir o que, afinal, precisa ser feito em seguida com ele.

Ao final de cada ciclo de processamento, a sua Caixa de Entrada estará vazia, e os itens dispersos que constavam nela terão sido acolhidos na sua organização pessoal, na forma de ações (agendamentos ou tarefas pendentes, por exemplo) ou referências arquivadas – ou terão sido descartados, afinal uma parte importante do processamento é reconhecer aquilo que foi recebido mas não precisa ser guardado.

David Allen, no livro A Arte de Fazer Acontecer (“Getting Things Done”, origem do acrônimo GTD), define este processamento ao redor de 3 alternativas básicas: Fazer, Delegar e Adiar.

Pessoalmente, defino o mesmo processo ao redor de outra de suas seleções essenciais: separar os itens que exigem alguma ação e os que não exigem.

E as duas visões sobre o mesmo processo estarão presentes neste artigo que, devido à sua extensão, será publicado em duas partes: esta de hoje e a que sairá na próxima quinta-feira.

Conto com a sua participação nos comentários e convido a, se gostar, ajudar a espalhar a mensagem da produtividade pessoal compartilhando com seus amigos a URL (http://efetivida.de/!4066) deste post ;-)

 

O processamento não pode parar

Como não temos controle sobre a chegada de novos itens à nossa Caixa de Entrada, a fase do GTD que precisa se repetir todos os dias (várias vezes por dia, geralmente) é o Processamento.

O primeiro processamento é especialmente longo e trabalhoso porque, como você já notou, a Coleta inicial termina por formar uma Caixa de Entrada gigantesca e lotada.

Mas depois que o processamento dessa primeira Caixa de Entrada termina, os próximos serão mais simples, porque a ideia do GTD é justamente manter a Caixa de Entrada vazia, ou seja, Processar os itens rapidamente assim que chegam.

Você já ouviu dizer que várias espécies de tubarão nunca podem parar de nadar, senão se asfixiam, porque é o movimento de nadar que faz circular a água que os oxigena? A importância do Processamento no GTD é similar: você precisa realizá-lo todos os dias, com a frequência adequada ao volume que chega em sua caixa de entrada, senão acaba sufocado pelo excesso de pendências não processadas que não deixa espaço para tratar do que realmente lhe interessar.

 

Vitórias imediatas: itens que não geram pendência

Para evitar um equívoco, esclareço: processar rapidamente, e manter a caixa de entrada vazia, não significa resolver todos os problemas completamente assim que eles chegam, mas simplesmente a garantia de uma identificação ou triagem para permitir o tratamento adequado ao que realmente interessa.

Mesmo assim, atenção especial deve ser dada aos itens recebidos que não devem gerar pendência com você – ou seja, tratar rapidamente os itens que você:

  • Pode descartar imediatamente porque são inservíveis permanentemente (vale até definir uma política default: a conservadora, segura e trabalhosa “na dúvida, guarde”, ou a libertadora e mais arriscada “na dúvida, jogue fora”)
  • Pode resolver imediatamente ou em intervalo de tempo negligível (a definição usual é 2 minutos)
  • Pode classificar como referência e simplesmente arquivar, porque o item tem utilidade mas não exige ação nenhuma.

 

Classificando conforme a próxima ação

Itens que não geram pendência são processados com alegria, claro. Mas o que sobrar, naturalmente, serão os itens que exigem ação da sua parte e não podem ser resolvidos de imediato.

Os itens que geram pendência sairão da caixa de entrada mesmo assim, geralmente indo para 3 destinos diferentes, dependendo da próxima ação exigida por eles:

  • Uma agenda, no caso das ações que têm data e hora para acontecer, que chamaremos de compromissos.
  • Uma lista de próximas ações, que chamaremos de tarefas, que não têm data e hora marcada e podem ser realizadas no momento em que você tiver condições ou que as circunstâncias apropriadas (estar no local certo, ter as ferramentas à mão, etc.) estejam disponíveis.
  • Uma delegação: Quando a próxima ação associada a este item cabe a mais alguém, encaminhe mas registre a pendência ou agendamento correspondente à necessidade de esperar o retorno, para ter certeza de que a pessoa recebeu e entendeu a delegação, e para verificar caso não haja o retorno.

Há também 2 casos específicos em que a ação é colocada em listas à parte:

  • A lista de ações de algum projeto pessoal seu em andamento, que seja complexo a ponto de merecer um processamento à parte.
  • A lista de ações “algum dia/talvez” – ações que você gostaria de manter registradas, mas não são propriamente pendências, porque você ainda não decidiu realizá-las.

A definição de categorias acima permite começar a tratar seus itens, mas a ideia é apenas que você entenda quais são as classificações existentes.

Os detalhes sobre elas (bem como sobre as ações associadas a elas) são apresentados com bastante atenção no livro de David Allen, e voltaremos a eles em artigos futuros.

 

No próximo capítulo

A segunda parte deste artigo já está no ar, com mais detalhes sobre o conceito de Próxima Ação e apresentará as 3 Leis Universais que garantem o sucesso do processamento! Acessar a segunda parte.

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

 

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