Rumo ao home office sem papel

É possível reduzir a papelada das nossas pilhas, gavetas e arquivos, e passar a uma realidade mais organizada e espaçosa, em que o conteúdo dos papeis passa a residir organizadamente no seu computador ou mesmo na Internet.

Hoje veremos um software que facilita a busca por esta realidade, além de algumas dicas sobre o que fazer com os papeis restantes e a oportunidade de concorrer a um kit organizador para home offices.

Um sonho possível - ajustado

Para mim a ideia de um escritório doméstico sem papel é muito mais uma aspiração ou um uma meta de longo prazo do que uma possibilidade atingível hoje.

A Receita Federal, a necessidade de comprovar pagamentos realizados, e tantas outras demandas exigem de mim um arquivo de pastas suspensas onde caem, assim que são processados (e imediatamente organizados na sua pasta certa), os boletos pagos, os comprovantes fiscais necessários para o ano corrente e seguinte, os comprovantes de garantia dos produtos, e tantos outros documentos que podem vir a ser exigidos na sua forma original.

A quantidade de documentos em papel obrigatoriamente arquivados às vezes decresce: por exemplo, uma lei recente nos dispensou a todos de continuar guardando comprovantes de pagamento de anos anteriores de uma série de serviços (desde que o prestador cumpra sua nova obrigação de enviar - em papel... - um comprovante de quitação anual, que substitui os mensais).

Além disso há uma série de informações que chegam nativamente em papel mas não precisam ser arquivadas na sua forma original ou, mesmo que precisem, podem ser substituídas por uma cópia digital em parte considerável dos seus usos.

Um exemplo claro é o dos termos de licenciamento de softwares proprietários comprados no varejo, para os quais os 2 casos de uso são claros:

  • na eventualidade de haver fiscalização sobre o seu cumprimento (motivada, por exemplo, pelas associações "anti-pirataria" que defendem os interesses da indústria), será necessário oferecer as comprovações na sua forma original.
  • para todos os demais usos que sejam do interesse do próprio usuário - tais como o acesso aos códigos que habilitam para a instalação do software, ou mesmo a realização de um inventário de licenças - a consulta a uma imagem ou transcrição do documento de licença é suficiente.

Assim, ao tratar da digitalização do acervo de documentos de um home office ou mesmo na organização doméstica, não necessariamente temos como alvo o mítico "escritório sem papel": a ideia prática e alcançável pode simplesmente ser tornar mais conveniente (via facilidades de arquivamento e pesquisa digital) o acesso aos documentos que precisam permanecer arquivados.

Por consequência, livrar-se permanentemente de ter que armazenar fisicamente o restante da papelada, cujo conteúdo é importante mas a forma pode ser dispensada, vem quase como um bônus - é a cereja do sorvete.

Tudo isso, claro, pode ser muito bem complementado por uma estratégia de reduzir a quantidade de papeis que chegam a nós - optando por receber contas via Internet, ou assinando edições eletrônicas de revistas técnicas, por exemplo.

As precauções

Vamos falar a seguir sobre uma ferramenta de software que facilita a conversão dos documentos em papel para os documentos digitalizados, só que antes preciso fazer um alerta que muitas vezes gera grave (e ineficaz) arrependimento tardio quando não é observado.

E é algo muito simples a ponto de poder ser considerado óbvio: ao migrar dos arquivos em papel para os arquivos digitais, você precisa escolher um armazenamento compatível com a importância e valor do conteúdo em questão, e tomar as precauções adequadas.

Ou seja: conteúdo insubstituível e valioso exige muito planejamento e investimento no seu armazenamento, e conteúdo facilmente obtível pode ser armazenado com precauções mínimas.

Afinal, quando está tudo digitalizado, a enchente, a pane elétrica e o ladrão de ocasião têm muito maior condição de causar danos completos e irreparáveis às suas informações armazenadas - tanto no sentido de negar a você permanentemente o acesso a elas, quanto no de fazer com que terceiros tenham acesso indevido a elas.

Scaneando, escaneando e escanerizando

Feito o alerta, surge a dica: após analisar as minhas próprias demandas, optei por armazenar os meus documentos digitalizados em 2 locais diferentes: o Evernote (quando são materiais de referência) e o Dropbox nos demais casos (ambos complementados por estratégias de backup).

Mas mesmo com as comodidades do armazenamento e compartilhamento em serviços como estes, scanear (ou escanear/escanerizar, como o Houaiss preferiu grafar) os documentos com os aplicativos que acompanham os scanners e multifuncionais muitas vezes é uma tarefa ingrata.

Afinal, embora na classe de equipamentos mais comum seja quase impossível impedir que seja enfadonha a tarefa de ficar inserindo e virando as folhas que se quer reproduzir, tudo fica pior quando a infinidade de opções e seleções típicas destes programas ficam no nosso caminho quando o que queremos é apenas produzir e armazenar um documento textual simples.

Dependendo do scanner e do software escolhido, podem surgir complicações adicionais: além de nunca se cansarem de perguntar sobre profundidades de cores, resoluções e outros detalhes, alguns deles não oferecem uma opção fácil de scanear múltiplas páginas em um único documento PDF, outros não facilitam rotacionar, reordenar ou mesmo recortar partes das páginas escaneadas.

Entra em cena o Scandrop

O Scandrop é uma ferramenta bastante simples, mas que realiza bem a sua única tarefa: transformar páginas de papel em documentos PDF armazenados no local de sua preferência.

Disponível para Windows (download grátis) e para Mac (a versão da descrição a seguir foi comprada em oferta na Mac App Store, por US$ 1,99), ele se encarregada da produção dos documentos e os armazena automaticamente em um dos meios a seguir:

  • disco local
  • Dropbox
  • Evernote
  • Google Docs
  • Officedrop

O aplicativo é esperto o suficiente para oferecer, no momento de scanear, o acesso aos recursos úteis do meio de armazenamento selecionado - por exemplo, se o Evernote estiver selecionado, será possível escolher tags e até preencher uma anotação sobre o conteúdo, que permitirá melhor localizá-lo em buscas posteriores. Já se você estiver armazenando num disco local, ou no Dropbox, só vai poder escolher o nome do arquivo e a pasta de destino, e se dar por satisfeito ;-)

Mas é na hora de realmente digitalizar cada documento que o Scandrop brilha, alcançando uma característica de usabilidade que eu sempre aprecio: ele não fica no caminho.

Após pressionar o botão de scanear no aplicativo, ele exibe uma interface simplificada para esta operação, com poucas opções visíveis e as demais pré-selecionadas em valores default que me atendem plenamente, e aí você só tem que ir colocando as páginas no scanner e pressionando o botão de página adicional, até acabar de digitalizar todas - mesmo que sejam em formatos variados - por exemplo, uma página A4, uma terceira via (amarela) de nota fiscal, um ticket de caixa e um cartão postal podem perfeitamente ser páginas de um mesmo PDF.

Ao terminar de scanear as páginas, é possível que alguma delas esteja "de lado", fora da ordem ou precise ser recortada, e mais uma vez a simplicidade está presente: a sequência scaneada é exibida (com zoom configurável), e você pode selecionar qualquer página para recortar, rotacionar ou mesmo remover. E para mudá-las de ordem, basta arrastá-las para a posição que devem ocupar.

Quando estiver tudo como deve estar, basta apertar o botão de upload (ou "save & finish", se for para o Dropbox ou disco local), e o PDF é gerado e armazenado, encerrando o procedimento e já ficando tudo posicionado para o início de uma nova digitalização, se for o caso.

Eu uso o Scandrop e estou gostando, mas tenho interesse em saber quais as soluções de vocês - fiquem à vontade para compartilhar nos comentários!

Organizando o escritório: Como lidar com os papeis que ainda precisam ser mantidos?

Já tratamos do assunto anteriormente por aqui (e voltaremos a ele de forma detalhada e específica ainda na semana corrente), mas não custa sumarizar: perde-se muito esforço e tempo com papeis armazenados de forma errada, sem controle ou desnecessariamente.

Algumas ferramentas básicas que podem ajudar a manter o controle:

Bandeja de entrada e saída: para o que está chegando e ainda não foi identificado, e para o que está pronto para ser entregue. Veja detalhes em Produtividade servida em uma bandeja.

Escaninhos para procedimentos em andamento: os materiais referentes a cada uma das suas atividades em andamento devem estar na sua mesa (quando em processamento) ou armazenados todos juntos (quando estiverem aguardando a vez de serem processados). Dedique a cada processo ou projeto seu próprio escaninho, prateleira, gaveta ou caixa organizadora.

Arquivo de pastas suspensas: uma pasta por tema ou assunto referente ao seu escritório permitem encontrar rapidamente as contas pagas, o contrato de cada serviço, os alvarás, certificados e tantos outros papéis. Veja detalhes em Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais.

Porta-revistas: além de servir para revistas, armazena de firma organizada também os folhetos, catálogos, materiais de referência encadernados e outros similares típicos de qualquer escritório. Veja detalhes em Pilhas e mais pilhas? Como organizar suas revistas e periódicos de referência.

Lixeira bem posicionada: uma lixeira (ou fragmentadora) fora do alcance permanente das suas mãos aumenta muito a probabilidade de uma folha de papel que poderia ser descartada ir parar numa pilha ou gaveta. Veja detalhes em Home Office: organizando como uma cabine de avião

Arquivo morto: documentos que precisam ser mantidos acessíveis por longo tempo (por exemplo, referentes a exigências legais de comprovação) não precisam ficar permanentemente no seu caminho nas pastas suspensas: Compre na papelaria algumas caixas de arquivo morto (em papelão ou plástico polionda) e mova as pastas inteiras diretamente para eles. Etiquete-os adequadamente e tire-os do caminho, colocando em alguma prateleira alta ou outro espaço menos nobre.

Um kit inicial

Boa parte dos meus materiais de escritório são da marca Dello, que tem uma linha extensa de itens de organização.

Recentemente recebi deles como cortesia um kit que posso recomendar sem medo a quem está começando a colocar ordem no seu escritório: o Kit Office DelloGift.

Em uma caixa surpreendente pequena, o kit traz (desmontados, naturalmente) 4 dos itens básicos mencionados acima:

  • Um organizador de pastas suspensas para papéis tamanho A4
  • Um porta-revistas
  • Uma caixa organizadora para materiais em processamento
  • Uma lixeira

Todos estes materiais são produzidos considerando a sustentabilidade de suas matérias-primas, e deixam evidente a robustez que eu já conhecia de outras linhas da Dello: satisfazem ao mesmo tempo a estética e a resistência necessária para tolerar o uso típico de escritório.

Ideal para quem está começando a organizar seu home office ou escritório, este tipo de kit pode depois ser complementado por um suporte para maior quantidade de pastas suspensas e caixas organizadoras adicionais, para manter-se adequado à sua carga de trabalho e quantidade crescente de registros típica de qualquer empreendimento.

Ganhe seu Kit Office DelloGift

A cortesia da Dello em enviar um kit tão prático para nossa avaliação vai acabar revertendo em favor dos leitores do Efetividade: vou sortear um Kit Office DelloGift entre os leitores.

Para concorrer é muito simples: basta ser seguidor do @efetividadeblog no Twitter e twittar a frase e URL a seguir: Já estou concorrendo ao kit #dellogift de organização de home office que o @efetividadeblog vai sortear: http://efetivida.de/!3888

O prazo para participar está encerrado (foi até 4 de abril), e o sorteio (que será feito com número gerado via random.org) ocorrerá no dia 5, com divulgação do resultado via twitter e via atualização deste post. O vencedor terá 2 dias úteis a partir da divulgação do resultado para entrar em contato informando o seu endereço postal no Brasil para o qual deverá ser enviado o brinde.

O sorteio foi realizado em 5 de abril entre todos os participantes que reuniam as condições necessárias, e a vencedora é Debora Jahn Quandt (@deborajahn), que tem até as 23h59 de quinta-feira (7/4/2011) para entrar em contato informando o endereço postal para onde devo enviar o kit!

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