Você odeia reuniões?
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Reuniões indesejadas, assim como as apresentações em slides com textos grandes e gente que atende o celular em momentos impróprios, são males inevitáveis do mundo moderno.
Já tratei do tema muitas vezes aqui no Efetividade (veja a coleção de links para os artigos), mas ele sempre volta à baila, e na semana corrente foi bastante discutido entre meus colegas de trabalho – o que já seria razão mais do que suficiente para eu tratar do assunto brevemente por aqui.
Mas há outro motivo: o Freakonomics (blog de um dos meus livros preferidos da década) publicou um post sobre reuniões (tratando inclusive do ódio contra as reuniões) que merece ser lido e debatido.
Se você manda bem no inglês, corra pra ler o post deles, e também o post do Paul Graham que deu origem ao tema por lá.
Ou, para quem preferir, segue meu resumo adaptado:
Reuniões, gestores e técnicos
Uma razão pela qual os técnicos em geral (e as pessoas cujo trabalho envolve produzir ou criar coisas, em particular) odeiam tanto as reuniões é que os cronogramas deles são diferentes dos das demais pessoas – e por isso as reuniões custam bem mais a eles.
O cronograma dos gestores absorve muito melhor as reuniões, porque a atividade deles é baseada na tomada de decisões. As comunicações diretas e reuniões são ferramentas essenciais para eles, e a agenda deles, dividida na prática em pequenos blocos (às vezes realmente com a duração de uma hora, como vemos nas agendas de papel) comporta muito melhor este tipo de compromisso, e permite mudar de atividade muitas vezes ao longo do dia. Marcar uma reunião ou uma discussão acaba sendo algo muito mais próximo da simplicidade teórica de arrumar um horário, um local e ir lá.
Geralmente (mas nem sempre), os detentores do poder em uma organização trabalham neste tipo de cronograma, e naturalmente esperam (até por não perceber a existência de diferença) que toda a equipe se adeque.
Um stand-up meeting, previsto em metodologias ágeis de projetos
Mas os técnicos (em sentido amplo: escritores, programadores, pesquisadores…) funcionam de outro jeito: a atividade essencial deles demora para engrenar, e quando engrena, precisa de continuidade. A “agenda natural” deles é dividida em blocos maiores, de 3 ou 4 horas, devido a essa latência inicial (o período que demora até a atividade técnica ou criativa engrenar), e ao ganho de produtividade que vem em seguida.
É difícil escrever ou programar bem em períodos de 1h de cada vez. Pessoalmente, para escrever, eu me dou muito melhor com períodos mais longos, demorando uns 45 minutos até alcançar a velocidade de cruzeiro, e às vezes escrevendo vários artigos por vez, para aproveitar o nível de produtividade alcançado. Ter de interromper isso devido a uma reunião ou contato é um fato da vida, mas realmente é bastante custoso para a produtividade e motivação – ainda mais quando a necessidade da reunião não é aceita ou percebida.
Minha atividade diária me coloca em uma agenda de gestor, e aí realmente é natural parar tudo para participar ou coordenar uma reunião, ou para receber algum contato. Neste contexto, não é nada custoso, pois eu já estava no modo de cronograma adequado.
Mas quando entro em alguma atividade que me coloca no modo de cronograma de técnico, aí as interrupções realmente começam a custar caro, e às vezes a presença de uma reunião em um período chega a inviabilizar o bom uso das demais horas daquele período para as atividades que eu inicialmente havia planejado.
E na prática?
Claro que isso não é uma tradução fiel do artigo original, cuja leitura eu recomendo – minha versão tem interpretações e opiniões bastante pessoais. Mas é algo que eu vivo no meu dia-a-dia profissional (inclusive porque vario entre os 2 modos de cronograma), e nunca havia percebido assim, de forma tão objetiva.
Entender a natureza dos desafios da nossa administração do tempo ajuda a resolvê-los de maneira mais efetiva, e não tenho dúvida de que a compreensão destes fatores pode ajudar, no mínimo, a escolher melhor os métodos (como o stand-up meeting, da foto lá de cima), datas e horários das reuniões das equipes técnicas, para evitar o desperdício desnecessário do seu potencial. E não vejo limite máximo para as melhorias de produtividade e resultados que o uso otimizado das reuniões pode trazer. Afinal, ele traz vantagens pelos 2 lados: o melhor aproveitamento do potencial da equipe, e as vantagens que a comunicação efetiva (nterna, com parceiros, fornecedores, clientes, etc.) trazem por natureza.
E já que estamos tratando do assunto, leia também “Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade” e “Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho” – depois compartilhe conosco suas impressões!
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Rafael Perrone comentou:
em July 30 2009 @
Nunca tinha analisado desta forma: cronograma de gestor e cronograma de técnico. Agora, depois da “solução apresentada”, faz bastante sentido.
Coincidentemente, escrevi dois artigos esta semana em blogs diferentes sobre este mesmo tema. Porém, lendo agora este novo (para mim) ponto de vista, penso que os meus foram um pouco reativos.
Talvez isto se deva ao fato de eu trabalhar em uma empresa com MUITAS reuniões improdutivas.
Parabéns, gostei muito.
Luiz Angioletti comentou:
em July 30 2009 @
Post maravilhoso.
Freakonomics é um dos livros mais fora do comum que já li. A utilização de estudos de longo prazo (como o caso do controle de natalidade) para provar que ‘trends’ atuais não são responsabilidade de um ato isolado é fantástica. Vale a pena ser lido.
Particularmente, sou um “maker”, mas gostaria muito mais de ser um “manager”. Gosto de pessoas, de ‘brainstormings’, de reuniões interessantes. Claro, existem reuniões que simplesmente nunca acabam, por mais que durem 15 minutos. Mas não estive em muitas dessas até agora.
Parabéns pelo tópico
Elias Amaral comentou:
em August 1 2009 @
Você lê o Paul Graham! :)
Aproveito para sugerir um post sobre empreendedorismo na internet e empresas .com :)
Aquecedor Solar comentou:
em August 2 2009 @
Sou a favor de reuniões pois acho que é forma democratica para resolver os problemas.
André Simões comentou:
em August 2 2009 @
Eu nunca havia percebido estas diferenças de forma tão clara.
Agora muitos dos meus problemas estão fazendo mais sentido e inclusive estou conseguindo analisá-lo de forma que antes conseguia.
Como eu estou sempre no cronograma técnico para mim a mudança de cronograma é sempre um problema. Como a equipe em que trabalho segue um modelo onde todos participam de todas as reuniões (inclusive aquelas onde não há envolvimento direto no projeto) a mudança de calendário gera sempre um pouco de estresse.
Este artigo me deu idéias de como melhorar as reformas que já estou fazendo no gerenciamento dos meus cronogramas.
Links de Quinta-Feira na Quarta-feira? « Alguém vai me ouvir! AVMO comentou:
em August 5 2009 @
[...] Trabalho, Efetividade.net : Você odeia reuniões? [...]
Alexandre Bagetti comentou:
em September 8 2009 @
Eu já fiquei famoso por evitar reuniões e brigar para mantê-la na linha. Geralmente relembro a todos que temos um objetivo e caso o assunto saia do trilho, nao hesito em encerrar e fechar o assunto via discussão em emails.
[]s
Alexandre Bagetti
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
LoL de muito interssante este projeto site br informativo…beijos E.E.E….
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
sério estou bem impolgada com esse este … material…bjokax ELIS IFARRAGUIRRE MORENO(…)
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
OK
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
OBA…
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
FUI…
Iris ...elis... imp... comentou:
em November 24 2009 @
Y – PÁ -I – TALS | KUKMARI YA…