Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade

Marcar compromissos e reuniões de forma efetiva envolve um conjunto de técnicas simples, mas nem tão evidentes. Para quantas reuniões você já foi chamado sem saber o assunto, a pauta, quem mais estaria presente? Quantas vezes uma reunião na qual você exerceria papel importante foi marcada para uma data na qual você estava indisponível?

E quantas vezes você mesmo marcou uma reunião sem considerar as questões acima com relação aos demais participantes?

Para evitar este tipo de erro e garantir que as reuniões agendadas por você mesmo *não* sejam vistas como uma inconveniência, o Efetividade.net reuniu esta série de dicas de agendamento de reuniões. Fique à vontade se quiser imprimir e "esquecer" na mesa do seu chefe, da secretária dele, ou mesmo pregar no mural perto do bebedouro! Este não é um talento que você possa incluir com facilidade no seu currículo, mas pode sempre ser um diferencial na carreira, ou pelo menos na vida funcional ;-)

Dicas para agendamento efetivo de compromissos

  • Tenha certeza de precisar de uma reunião: quantas reuniões são marcadas de forma desnecessária ou redundante? Quanto mais formalizados os processos, mais oportunidade há para surgir a demanda por reuniões sem um objetivo real - a entrega de um documento que não será discutido nesta mesma oportunidade, a obtenção da assinatura formal em um documento já previamente aprovado, etc. Use bem as rotinas de gabinete e protocolo, e deixe as reuniões apenas para os momentos em que de fato for haver interação que interfira na tomada de decisões, ou trabalho realizado em conjunto.
  • Chame só quem precisa comparecer: quem não tem informações relevantes, não será diretamente afetado, e não tem o poder de decisão apropriado, geralmente não precisa comparecer. Chamar a equipe completa, para garantir que todos sejam informados ou se sintam comprometidos, evidencia problemas de comunicação que precisam ser resolvidos de outra forma. E se o seu chefe se sente deixado de lado se não for avisado de todas as reuniões, procure desenvolver o talento de convencê-lo de que determinadas reuniões estão abaixo do nível de importância dele - a não ser que a presença dele de fato acrescente algo ao resultado da reunião.
  • Defina e divulgue a pauta: ter uma pauta conhecida por todos ajuda a reunião em si a ser produtiva, mas também é muito importante para o agendamento. Sabendo exatamente qual a lista de temas programados, cada participante terá melhores condições de tomar suas decisões relativas ao agendamento, priorização, etc. - além de poder se preparar e levar os documentos e dados necessários.
  • Ofereça uma série de alternativas de datas e horários: quem nunca passou por uma longa série de e-mails entre 4 participantes de uma mesma reunião futura, tentando achar a data perfeita para todos? "Terça eu não posso", "De tarde não vai dar", etc. Isto acontece porque a pessoa que iniciou a marcação da reunião foi específica demais (propôs um único horário e data) ou genérica ao extremo (propôs que seja em qualquer dia da semana que vem, por exemplo). Uma boa alternativa é propor uma série de 3 a 5 datas e horários, para que cada participante diga qual prefere, e em quais não pode. Assim, após receber uma resposta de cada um, a pessoa responsável por marcar a reunião pode tomar a decisão certa, e comunicar a todos. Existem diversos softwares e sites que automatizam o processo, mas quando a reunião é de poucas pessoas, isto pode ser feito facilmente por e-mail.
  • Reduza o tempo de deslocamento: Se a reunião vai exigir que parte dos participantes se desloque, leve isso em conta. Marque o compromisso para um horário que seja compatível com o tempo de deslocamento, e se possível faça-o em um local que seja conveniente para a maioria dos participantes. Sou integrante de uma associação que marca seus encontros semanais para uma cidade em que nenhum dos associados reside, baseada no critério de que é o ponto mais próximo do meio do caminho para todos. Me parece uma decisão próxima da estupidez: assim o que se garante é que absolutamente todos tenham que se deslocar, em geral por horas, de forma a compartilhar a inconveniência entre todos, e assim todos terem tratamento igual. A maneira racional seria realizar as reuniões ordinariamente no local em que a maioria dos associados estejam (mesmo que não seja o local em que eu mesmo me encontre), e ocasionalmente (e de forma proporcional) realizá-las nos demais locais. Quando o tempo de deslocamento for pequeno ou os participantes estiverem geograficamente dispersos, aí sim faz sentido agendar para um local no meio do caminho e que seja conveniente para todos.
  • Deixe espaço antes e depois do evento: Se o evento é às 10h e vai durar 45 min, eu prefiro agendar das 9h40 às 11h (sem contar deslocamento), sempre que possível. Parece um uso ineficiente do tempo, mas assumir desde o princípio que vou precisar de 20 minutos para me preparar e de 15 minutos para as notas e contatos pós-reunião na verdade ajusta a agenda à realidade, e impede que estas atividades (que na prática sempre ocorrem) atrapalhem outros agendamentos.
  • Não misture os compromissos pessoais e os profissionais: ou ao menos evite tanto quanto puder. Quando o agendamento não dá certo - e de vez em quando não vai dar, por mais efetivo que você seja - e uma reunião se prolonga, é relativamente fácil avisar e explicar isto para as pessoas com quem você teria outros compromissos de trabalho ou da mesma natureza. Mas se o próximo compromisso fosse com os filhos, a esposa ou uma consulta no médico, tudo fica mais complicado. Deixe espaços maiores entre compromissos de natureza diferente!
  • Mantenha os guardiões da sua agenda sempre atualizados: Se mais pessoas cuidam da sua agenda, além de você, é importante que elas sempre saibam a tempo das modificações que você mesmo promoveu, ou dos compromissos que agendou pessoalmente. Agendas compartilhadas ou públicas (como o Google Calendar, especialmente se você usá-lo em seu smartphone) podem ser uma boa opção neste caso, mas não substituem a sua própria disciplina. E a pena para não atualizar todo mundo que tem controle sobre a sua agenda é de vez em quando perceber que precisaria estar em 2 lugares ao mesmo tempo, ou que duas pessoas igualmente importantes estão do lado de fora da sua sala, aguardando para tratar de assuntos que lhe interessam, no mesmo horário.

As dicas acima, e várias outras, podem ser vistas em mais detalhes (e com explicações bem diferentes!) no artigo 10 Tips For Improving Your Appointment Setting Skills. Conto com vocês para oferecerem suas próprias dicas de agendamento, nos comentários!

Leia também:

Aproveite e leia também o texto "Por que não gostamos de reuniões", do Pedro Pimentel.

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