Produtividade pessoal: Vencendo seu e-mail

21 Nov, 2007, por Augusto Campos Comunicação, GTD, organização

Efetividade.net é a sua fonte de informações originais e atualizadas sobre produtividade pessoal, efetividade, lifehacking, GTD e truques espertos para o seu dia-a-dia. Leia também:

Estamos na semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e hoje é o dia de lidarmos com um dos maiores vilões deste campo: o e-mail. Ao mesmo tempo em que pode servir como uma grande ferramenta de eficiência, o e-mail tem maneiras que só ele conhece para nos prender, arrastar e impedir que nos libertemos.

Como vencer os e-mails? O ideal é tocar cada mensagem apenas uma vez. Se o que ela pede puder ser resolvido por você em menos de 2 minutos, deve ser resolvido imediatamente. Caso contrário, você deve tomar uma decisão: delegá-la (também imediatamente) a alguém mais, colocá-la em uma lista de pendências (que você de fato consulte regularmente para resolver), ou excluí-la. Mas não a mantenha na sua caixa de entrada após ter lido - a caixa de entrada deve servir apenas para recepcionar as mensagens, e não para mantê-las indefinidamente até que se resolvam.

Sou relativamente disciplinado quanto ao e-mail, mas no momento em que escrevo, tenho mensagens de mais de 10 dias de idade que eu ainda não abri. Ao longo desta Semana da Produtividade Pessoal, quero vencê-las! Os detalhes sobre o que eu penso deste assunto você encontra nos artigos anteriores aqui do Efetividade.net:

NÃO comece seu dia lendo o e-mail - ler e-mail é importante, mas começar por ele pode tirar a atenção do que é ainda mais importante.
Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails - se a sua caixa de entrada já está em processo de falência, aqui você descobrirá como saneá-la rapidamente.
Como enviar e-mail para receber melhores respostas - enviar bons e-mails é a base para receber as respostas que se deseja.
3 dicas de produtividade com o Gmail - são básicas, mas aposto que 80% dos usuários não as pratica. E elas fazem a diferença!
Organizando sua caixa de e-mail com efetividade - a jóia da coroa: este é o método simples e completo para manter a caixa de entrada sempre em dia.

Se você conseguir dominar o seu e-mail, pode prosseguir lendo o artigo “How to Shave Ten Hours Off Your Work Week“, para entender mais maneiras de deixar de gastar tempo com o que não agrega valor!

Leia também:

Como dormir melhor

Plano de Negócios: como fazer

Emprego sem experiência? Existe solução

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8 Comentários até agora

Rodrigo Lupatini comentou:

em November 21 2007 @

Mês passado lendo uma matéria na Rolling Stone, sobre a autora do blog Lifehacker, vi uma dica interessante.

Ela tem três pastas, ou marcadores, em seu e-mail. São elas: ação, esperando, arquivo.

Adotei a dica e ajudou em muito minha vida no e-amil. No caso eu só mudei para, ação, aguardando e arquivo. Meus três “a´s”.
Dinheiro Internet - Blog de Dinheiro » Produtividade pessoal: Vencendo seu e-mail comentou:

em November 21 2007 @

[...] os dias e as horas - blog do alberto guzik - UOL Blog wrote an interesting post today!.Here’s a quick excerpt Estamos na semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e hoje é o dia de lidarmos com um dos maiores vilões deste campo: o e-mail. Ao mesmo tempo em que pode servir como uma grande ferramenta de eficiência, o e-mail tem maneiras que só ele conhece para nos prender, arrastar e impedir que nos libertemos. [IMG] Como vencer os e-mails? O ideal é tocar cada mensagem apenas uma vez. Se o que ela pede puder ser resolvido por você em menos de 2 minutos, deve ser resolvido imediatament [...]
Eduardo Otubo comentou:

em November 21 2007 @

Eu pessoalmente sou viciado em emails, admito! E é bastante complicado viver com esse vício, quando preciso MESMO me manter focado eu fecho a aba do Firefox do Gmail.

Mas esse processo de descontrole é variável. Quando estou estressado com mil trabalhos a coisa é mais intensa. Quando estou com menos trabalhos é mais tranquilo…

Enfim, boas dicas por aqui.
Parabéns.

[]’s
Luciana comentou:

em November 21 2007 @

Olá Augusto,

faz algum tempo que acompanho suas matérias e primeiramente gostaria de parabenizá-lo!
Tanto a qualidade como o conteúdo são excelentes.
Suas dicas me ajudam muito…

Porém gostaria de saber alguma dica a respeito de como vencer meus feeds. Comecei utilizando o google reader este mês e gasto boa parte do meu tempo lendo ele…

abraços,
Luciana

augusto comentou:

em November 22 2007 @

Eu sobrevivo ao Google Reader separando os feeds em várias categorias. Quando estou sem tempo, ou houve muito acúmulo, eu abro as categorias que considero de baixa prioridade e marco como lidos todos os feeds delas de uma vez só, sem nem mesmo analisar.

Falência de e-mail: como evitar « Efetividade.net comentou:

em May 7 2008 @

[...] Produtividade pessoal: Vencendo seu e-mail [...]
Felipe Araldi comentou:

em May 28 2008 @

Augusto,

Que bom ver o Efetividade atualizado mais frequentemente, (apesar de eu estar comentando um texto antigo). Esse tema de vencer os feeds também é muito complicado, os assuntos acabam se misturando e aparecendo na sua tela mesmo no momento que você não quer ler. Mesmo categorizando fica difícil. E quando você deixa de ler um post, especialmente dos grandes, é quase certo que não o lerá nunca mais. Abraço, e parabéns pelo blogue.
Aplicações no Pendrive: algumas colocações « Blog do Jonas comentou:

em August 26 2008 @

[...] Uma grande dica a considerar é que se você quer deixar seus e-mails no pendrive, você precisa primeiramente mantê-los organizados e ter em mente que caixa de entrada não é repositório de arquivos e sim um local temporário. Caso contrário seu pendrive poderá encher em pouco tempo. Uma dica legal é começar por aqui. [...]