Efetividade.net

O Anny Rose, do vizinho TV Retrô, mandou uma dica que funciona como complemento ao nosso artigo anterior Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho.

A dica é simples mas parece bastante efetiva para quem tem os 2 modos distintos de uso do computador que ela descreveu. E o que é melhor: funciona bem em qualquer sistema operacional. Vamos ao texto dela:

Muito freqüentemente, quem trabalha no computador acaba perdendo o foco, seja jogando, entrando no msn ou qualquer coisa desse tipo.

Além de trabalhar no computador, uso-o para jogar, assistir animes e esse tipo de coisa.

Mas mesmo não fazendo esse tipo de coisa enquanto estou trabalhando, tinha a sensação de estar em um “ambiente de entretenimento”.

Então eu encontrei uma simples solução: Criar uma nova conta de usuário.

Nela uso configurações (wallpaper e outro tipo de coisa) diferente da que normalmente uso. Isso ajuda a criar um ambiente diferente

Também não deixo nenhum atalho para jogos ou outras aplicações que não uso durante o trabalho.

E quando termino de trabalhar, não fico visitando sites e outras coisas; quando termino o trabalho imediatamente faço logoff e entro na outra conta pra fazer o que bem entender.

Obrigado, Anny Rose!

Tornar menos acessíveis os atalhos para os geradores de distração, quando se quer trabalhar sem interrupções, pode ser eficaz. A mudança no visual do ambiente pode também gerar uma atmosfera produtiva - eu uso temas bem diferentes entre si nos diferentes desktops em que atuo, para evitar confusão entre meus papéis.

Você usa alguma técnica para ajudar a criar um ambiente diferenciado em seu computador quando quer remover as distrações? Compartilhe conosco nos comentários!

No último final de semana, o coordenador do meu curso de pós graduação (em gerenciamento de projetos, veja só) realizou uma reunião com os alunos para coletar feedback, especialmente na forma de sugestões sobre como corrigir os problemas do curso, e como melhorá-lo.

Me chamou a atenção que ele não estava tomando notas das sugestões, e nem pediu a ninguém para secretariar para ele. Pensei: “esse cara deve ter uma memória de elefante!” Infelizmente eu estava enganado. Eu e vários outros colegas demos várias sugestões, que foram debatidas e aceitas. Ao final, ele pediu: “então vocês me mandam por e-mail durante a semana as sugestões que discutimos aqui, ok?”

Um bom exemplo negativo para uma futura aula que trate da gestão do conhecimento? Pode ser, mas infelizmente eu estou entre os prejudicados - já que provavelmente nem todo mundo que deu sugestões vai lembrar de enviá-las, e mesmoos que lembrarem talvez não recordarão de todas - , e me sinto ainda pior por não ter tomado eu mesmo a iniciativa de fazer uma ata informal durante a reunião, como é o meu hábito - sou um fã de atas e resumos executivos, e recomendo a leitura do meu artigo anterior (”Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade“) sobre atas formais.

Para contrabalançar, um exemplo um pouco melhor: estou em curso (de Gestão por Competências) durante toda esta semana - talvez você tenha percebido que o site está com poucas atualizações, e esta é a razão. A turma está lotada de colegas de trabalho, e ontem no coffee break surgiu uma idéia interessante, que acabou virando uma reunião informal, em que estavam presentes os principais executivos envolvidos no tema. Discutiu-se a questão em profundidade, mas mais uma vez não havia ninguém secretariando. Desta vez pelo menos há uma boa justificativa: não foi uma reunião agendada e nem oficial, foi um encontro ad hoc no cafezinho do auditório.

Mas desta vez, ainda com a experiência de sábado vívida na memória, agi diferente. Assim que retornei para o auditório, peguei uma folha e fiz o registro informal, de memória mesmo, das conclusões da reunião. Circulei-o entre os participantes, obtive sua aprovação (também informal, tanto quanto a reunião e esta “ata”), e me baseei nisso para tomar a primeira atitude no sentido de acionar as equipes que vão iniciar os estudos sobre o novo projeto que surgirá. Muito melhor do que sábado, certo? E os frutos já começaram a surgir.

Vamos, portanto, dedicar alguns minutos e linhas a discorrer sobre a importância das atas, resumos, memórias e registros de reuniões.

» Leia o restante do artigo “Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais”

Perdeu um cliente importante, o projeto foi rejeitado e o chefão não está satisfeito com a sua equipe?

Liderar e manter a equipe motivada quando o time está ganhando, o sol brilha e o vento está a favor não é tão difícil assim. Mas o líder (ou *algum* líder) também precisa atuar quando o tempo fecha, o vento muda e o time perde de goleada - ou então a derrota em uma batalha acaba significando também perder a guerra.

No meu trabalho, algumas situações acabam levando ao risco constante de o tempo fechar e o vento mudar, e aposto que no seu o sol também não brilha eternamente. E felizmente - tanto no meu caso quanto no seu, a não ser que a sua equipe esteja a ponto de desistir - sempre há um líder (mesmo que não seja o responsável formal) para conduzir o grupo nos momentos difíceis, colocando a equipe de volta nos trilhos e a caminho da recuperação. Este líder acaba sendo reconhecido quando o sol volta a brilhar, portanto acaba sempre sendo um investimento de esforço para as pessoas que conseguem pensar além do curto prazo.

Se você é, ou pretende ser, este líder, há alguns pontos nos quais você pode focalizar para aperfeiçoar seu talento de liderar também nas horas difíceis.

» Leia o restante do artigo “Liderança e Motivação: como liderar nos momentos difíceis”

Para fechar a semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, um chamado à razão: se você não se organizar, jamais será tão produtivo quanto pode ser.

Cada um sabe onde o sapato lhe aperta, mas estes artigos anteriores podem ser bons primeiros passos para repensar a sua organização:

• Organização: Que tal reduzir o volume e a complexidade antes de começar? - Como tornar menos árdua a tarefa de livrar-se da bagunça acumulada, e de evitar que ela volte a se acumular.
• Sempre atrasado? Aprenda como fazer o relógio trabalhar a seu favor. Estar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, mas algumas pessoas transformam o atraso em uma característica - e em uma razão pela qual seus colegas e parceiros não querem depender deles, ou atuar em conjunto. Não seja uma delas.
• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade - não lembra do que lhe disseram? Anote! Por melhor que seja a sua memória, existem poucos bons substitutos para anotações quando se trata de garantir que o que lemos ou ouvimos hoje poderá ser relembrado no momento da prova ou da escrita do relatório trimestral.
• Dicas simples para reuniões mais produtivas - Organize as reuniões do seu departamento, e tudo o mais se acertará. Ou quase.

Depois que você organizar seus objetos e seus horários, quem poderá lhe impedir de ser produtivo?

No que diz respeito ao trabalho, eu vivo uma vida dupla: ao mesmo tempo em que sou feliz em um emprego da “velha economia”, atuando no campo profissional que escolhi, eu também exploro todos os dias os limites da “nova economia” virtual. Não sou “problogger” e nem pretendo, mas faz um bom tempo que os rendimentos mensais dos sites que eu mantenho rivalizam com o salário “oficial” todos os meses, e de vez em quando até ultrapassam.

Isso é bastante interessante sob o ponto de vista pessoal, porque são duas carreiras em paralelo funcionando bem - e sinergicamente, porque é comum trazer experiências do emprego para os sites, e vice-versa. Mas ao mesmo tempo cria um desafio permanente: como manter atualizados 2 sites, trabalhando neles apenas nas horas vagas, sem deixar a qualidade cair?

Meu escritório em casa

A resposta está tanto no campo da eficiência quanto no da efetividade. Quanto a este último, faz bastante tempo que escolho apenas as atividades que acredito que agregam mais valor ao serviço que presto ao leitor. Não participo de todas as modas dos blogs, e nem me sinto tentado a testar todo novo recurso ou serviço. Nada contra quem faz diferente, mas já que eu tenho tempo limitado, procuro utilizá-lo o melhor possível.

Já quanto à eficiência, a questão é simples: o tempo é limitado, os recursos também, portanto é necessário usá-los bem, produzindo o maior (ou melhor) resultado com o que se tem disponível. E boa parte disso se consegue investindo nas ferramentas certas e na preparação do ambiente.

Diversas das técnicas que eu adoto já foram cobertas aqui antes, e vou aproveitar a semana corrida para relembrá-las hoje, com links para os artigos originais.

» Leia o restante do artigo “Produtividade pessoal: “Top 10″ de dicas para render mais, sem arrancar os cabelos”