Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho

A eficiência no escritório exige saber lidar com um suprimento inesgotável de distrações, mas mesmo quem trabalha em casa não está livre de uma série de obstáculos à produtividade.

Muitas vezes, as próprias ferramentas nascidas para oferecer mais eficiência a seus usuários acabam se tornando em verdadeiros atoleiros em que a produtividade fica encalhada sem jamais sair: o telefone que toca sem parar, a dependência viciosa no e-mail, ou mesmo aquele condicionador de ar que faz excesso de barulho e prejudica a sua concentração sem você perceber.

Fazendo um inventário de quais são as principais fontes de interrupção que prejudicam sua produtividade, você saberá quais devem ser tratadas primeiro, e quais as que são inescapáveis. E ao removê-las ou reduzi-las, o ganho não será apenas na eficiência pessoal: a redução no stress para realizar as mesmas tarefas terá reflexo também na sua qualidade de vida.

7 armadilhas que ameaçam sua produtividade todos os dias

  1. Telefones: maiores vilões contra a concentração da maioria das pessoas, o telefone de mesa e o celular são algozes implacáveis, tocando em qualquer horário e sem levar em conta o que você está fazendo, ou qual o seu nível de foco. Não há proatividade que resista a um telefone que não pára de tocar. Se você puder, ou quando você puder, recorra a uma secretária eletrônica ou a uma pessoa que possa receber as chamadas e filtrá-las. Aprenda também a dizer as palavras mágicas: "Alô, eu estou em uma reunião que deve durar uns 25 minutos, posso te ligar em seguida?"
  2. Bate-papo do escritório: o convívio social é importante - e é até mesmo algo que as pessoas que passam a trabalhar em casa acabam sentindo falta - mas precisa ocorrer dentro de limites razoáveis. Alguns truques para não deixar a conversa sair do controle são: levantar-se no momento em que um interlocutor entrar em sua sala, e falar com ele de pé, evitando convidá-lo a sentar; não ter em sua sala iscas - itens exclusivos, que tendem a atrair visitas de colegas; não posicionar sua mesa de forma a sentir-se obrigado a cumprimentar toda pessoa que passa em frente à sua sala.
  3. MSN e outros mensageiros instantâneos: assim como o telefone, trata-se de uma família de ferramentas de produtividade que pode subverter sua função e virar um dreno de tempo. Se você usar este tipo de ferramenta profissionalmente, aprenda a usar seus recursos de status para definir os momentos em que você está ausente ou ocupado, e não irá ler ou responder a mensagens. E resista à tentação de interagir com o sistema se estiver ocupado com outra coisa.
  4. e-mail: Pouca gente pode abrir mão desta ferramenta de trabalho hoje, mas você pode torná-lo uma fonte de interrupção mais controlada se conseguir resistir e passar a manter desativada a verificação automática de e-mails (se for deixá-la ativada, faça com que seja a intervalos não menores que meia hora) e os alertas visuais e sonoros de chegada de novo e-mail - assim você irá olhar a caixa de entrada quando você quiser e puder, e não por uma interrupção a cada chegada de mensagem.
  5. Outras interrupções tecnológicas: Desligue a televisão, desative o alerta do leitor de RSS, acostume-se a deixar a playlist de MP3 tocar até o fim, sem ficar escolhendo novas músicas o tempo todo.
  6. Sua criatividade: Esteja preparado para o momento em que aquela idéia brilhante surgir bem no momento em que você esteja dedicado a outros afazeres. Tenha um bom bloco de notas e registre os pontos principais da idéia, para mais tarde se dedicar a ela - sem atrapalhar a tarefa na qual você está atuando no momento.
  7. Distrações do ambiente: olhe ao seu redor e encontre as fontes de distração visual ou auditiva. Remova-as sem piedade, e aproveite para deixar seu ambiente em ordem, mantendo visível apenas o que for relevante. Se não for possível remover fontes de barulho, procure mascará-las com algo que gere ruído branco ou um som suave.

O Lifehack.org publicou uma lista de interrupções que inclui várias das mencionadas acima, além de algumas outras. Confira!

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