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Para organizar o seu e-mail e usá-lo a seu favor, é necessário escolher as ferramentas certas.

Embora o Gmail venha angariando cada vez mais adeptos (eu sou um deles), o Thunderbird vem alcançando bastante sucesso entre usuários pessoais e corporativos, juntamente com o reconhecimento da imprensa especializada - a revista Info deu a vitória a ele em um recente comparativo com o Outlook Express, por exemplo.

E a recém-lançada versão 2 do Thunderbird trouxe consigo um recurso popularizado originalmente pelo Gmail: a possibilidade de aplicar tags às mensagens.

Colocar tags é um mecanismo completamente diferente da organização em pastas, porque cada mensagem pode naturalmente ter mais de uma tag (por exemplo, “clientes”, “cobrança” e “pendente”), e remover uma das tags não prejudica as demais. E é claro que o Thunderbird (assim como o Gmail) oferece mecanismos para classificar as mensagens por tags (”quero ver todas as mensagens marcadas como clientes”), e até mesmo filtros para inserir tags automaticamente em mensagens recebidas ou enviadas. Fãs do GTD vão perceber que isto cai como uma luva para as aplicações do método.

Antes e depois: Thunderbird 2 sem a extensão (esquerda) e com ela (direita)

Curiosamente, nem o Gmail e nem o Thunderbird oferecem por default o recurso de colorizar os índices de mensagens a partir da tag de cada uma de uma forma que realmente chame a atenção: o layout original parece ter ênfase em ser discreto. Mas como se trata de programas bastante extensíveis, a própria comunidade de usuários se encarrega de prover os complementos.

Para saber como resolver a questão, portanto, basta seguir as dicas já existentes. Leia o artigo Make Thunderbird’s Labels Stand Out para aprender uma forma simples de realmente destacar as cores das suas tags no Thunderbird. Para fazer algo parecido no Gmail, use o script Label Colors.

Leia também: Organizando sua caixa de e-mail com efetividade e 3 dicas de produtividade com o Gmail.