Organizando sua caixa de e-mail com efetividade

Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita - algumas mais efetivas, outras menos. Por outro lado, as realidades são bem diferentes: tem gente que acha muito receber 15 mensagens em uma mesma semana, outros se espantam ao receber menos de 200 mensagens em um dia.

Eu tenho duas realidades diferentes: uma é o e-mail pessoal, que eu recebo via uma série de contas (uma para a família, outra para o BR-Linux, outra para o efetividade.net, e assim por diante) e acabo centralizando no gmail, e outra é o e-mail corporativo, que leio no Thunderbird. Nos dois casos eu acabei desenvolvendo um método próprio de filtragem automática, com o objetivo de separar e identificar as mensagens, permitindo que eu leia antes as mensagens mais importantes e urgentes, e tenha facilidade pra depois consultar aquelas que recebo apenas para referência futura.

Abaixo eu compartilho com vocês um resumo do meu método de filtragem, que tem 5 níveis. Futuramente pretendo escrever um pouco sobre técnicas para esvaziar rapidamente a caixa de entrada, processando adequadamente cada uma das mensagens. Mas uma coisa de cada vez, certo? ;-)


Vamos ao método:

1) Remover spam, vírus e outras mensagens indesejadas: o primeiro passo para uma caixa de entrada saudável é não deixar entrar nela nenhuma mensagem que você tem certeza absoluta, de antemão, que não quer ler e nem preservar para consulta posterior. Existem muitos métodos para isso, alguns ao alcance do usuário final e outros configurados pelos provedores. Eu uso um conjunto de ferramentas que me atendem bem pra isso, e sugiro que você pesquise as que melhor se adaptarem ao seu caso (e troque dicas com o pessoal nos comentários). As minhas preferidas, pelas quais todas as minhas mensagens passam, são o amavisd-new, spamassassin, procmail, mcafee viruscan, clamav e o antivírus/antispam do gmail. Se você tiver alguma inclinação técnica mas não muita paciência para ficar testando ferramentas, uma solução simples é usar criativamente os redirecionamentos do seu programa de e-mail, e uma conta "estepe" do gmail, para transformar o gmail em um filtro de spam e vírus para seu cliente de e-mail preferido.

2) Desviar listas de discussão e mensagens automáticas recebidas apenas para referência: Eu assino uma série de listas de discussão que não tenho interesse em ler continuamente, mas gosto de arquivar para posterior consulta. Da mesma forma, uma série de serviços da Internet me mandam mensagens periódicas de notificação que eu preciso ter, mas não trazem nada que eu precise ler imediatamente. Faço o possível para que estas mensagens não fiquem no meu caminho, filtrando-as automaticamente para pastas em que ficam organizadas, aguardando chegar o momento em que farei uso delas.

3) Identificar e separar as mensagens das listas de discussão e notificação que eu de fato acompanho: Aqui eu divirjo do David Allen, do método GTD: ele diz que devemos ter só uma caixa de entrada, e lá separar tudo. Mas para as listas de discussão que eu realmente leio e as mensagens de notificação eu prefiro ter caixas de entrada em separado, até porque de modo geral as mensagens delas não contêm itens que eu precise transformar em ação - no máximo, itens que eu precise disseminar como informação para outros membros da equipe, ou incluir como referências para algum projeto em andamento. Assim, eu tiro estas mensagens da minha caixa de entrada principal, preservando-a para as mensagens que geram necessidade de ação.

4) Separar e guardar na "caixa de entrada principal" as mensagens nas quais eu consto como destinatário: a prática ensinou que quando alguém inclui meu endereço pessoal nos campos "To:" ou "Cc:" da mensagem, ela terá interesse especial para mim. Assim, filtro todas elas e as desvio para a minha caixa postal principal, que eu leio com mais prioridade e processo tão rapidamente quanto possível. Este meu conjunto de filtros tem ainda um recurso adicional: destacar, usando recursos do programa de e-mail (cores no Thunderbird, ou rótulos no gmail), as mensagens de remetentes especiais - diretoria, líderes de projeto, familiares, etc.

5) Separar todas as outras mensagens em uma "caixa de entrada secundária": Depois de todo o escrutínio dos 4 passos acima, esta caixa postal traz apenas as sobras, mas algumas das sobras são importantes - por exemplo, as mensagens enviadas com BCC para você, e que portanto o sistema não teve como saber que deveriam ter sido colocadas na caixa postal principal. Aqui também surgem as eventuais listas ainda não descobertas e filtradas pelos passos 2 e 3, e uma miscelânea de mensagens com pouca importância - por exemplo, os spams não identificados no passo 1.

Aí está, essa é a minha receita de filtragem. Qual é a sua? Compartilhe suas dicas!

Veja também o interessante artigo E-mail for fun and profit.

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